Dasar Etiket Bisnis Jepang Lab

Bergaya, oshare (おしゃれ), dilakukan untuk diri sendiri; merapikan penampilan, midashinami (身だしなみ), dilakukan untuk orang lain. Dengan dua tolok ukur, yaitu kesan bersih dan TPO, Anda mempelajari persiapan agar tidak rugi pada beberapa detik pertama saat bertemu.

Orang yang baru pertama kali bertemu Anda sudah membentuk kesan dari rambut, pakaian, sepatu, dan barang bawaan sebelum Anda mulai berbicara. Yang penting di sini adalah bahwa merapikan penampilan (midashinami) dan bergaya (oshare) merupakan dua hal yang berbeda. Bergaya adalah cara menampilkan selera sendiri, dan yang menentukan baik buruknya adalah diri sendiri. Merapikan penampilan adalah perhatian agar tidak membuat orang lain merasa tidak nyaman, dan yang menentukan baik buruknya adalah lawan bicara serta situasi saat itu. Karena itu, "saya sendiri menyukainya" bukan alasan yang berlaku untuk urusan penampilan. Bila ragu dalam menilai, gantilah pertanyaannya menjadi: bagaimana ini terlihat dari sisi orang lain.

Secara konkret, sebelum berangkat kerja, periksalah diri berurutan dari atas ke bawah. Apakah rambut tidak menutupi mata, apakah tidak ada rambut yang berdiri karena bekas tidur. Apakah kumis dan janggut sudah dicukur, dan bila dipelihara, apakah bentuknya sudah rapi. Apakah kerah dan ujung lengan kemeja tidak kotor, apakah kerutannya sudah licin. Apakah ada kancing yang hampir lepas. Apakah kuku sudah dipotong pendek dan rata. Apakah sepatu tidak kotor, apakah haknya tidak aus. Bau adalah hal yang sulit disadari sendiri, jadi pakailah parfum dan minyak rambut secukupnya saja, dan perhatikan apakah bau makanan atau rokok masih tertinggal. Hindari memakai ulang kemeja hari sebelumnya hanya karena baunya terasa tidak mengganggu. Hidung sendiri adalah alat ukur yang paling tidak bisa diandalkan.

Apa yang dikenakan ditentukan oleh TPO, yaitu waktu, tempat, dan situasi. Pertama, jika tempat kerja memiliki aturan berpakaian, aturan itulah yang paling diutamakan. Istilah office casual tidak punya definisi yang sama di seluruh negeri, dan batas yang diperbolehkan berbeda-beda menurut perusahaan, jadi pastikan dulu standar perusahaan Anda sendiri lalu menyesuaikan diri. Bila ragu pada hal-hal yang tidak diatur secara tertulis, condonglah ke sisi yang lebih rapi, bukan ke sisi yang lebih santai, maka Anda tidak akan salah. Pada hari ada tamu atau kunjungan, rapikan diri satu tingkat lebih baik menyesuaikan lawan; pada hari mengunjungi pabrik atau lokasi kerja, ikuti syarat alat pelindung dan sepatu yang ditentukan pihak sana. Jadi, dengan pakaian yang sama pun, kepantasannya berubah begitu situasinya berubah.

Untuk setelan jas, ukuran lebih berpengaruh daripada harga. Bila posisi bahu dan panjang lengan pas, jas yang tidak mahal pun terlihat rapi. Prinsip dasar untuk aksesori adalah membatasi jumlahnya; menambah jam tangan atau cincin tidak membuat kepercayaan bertambah. Pilihlah tas yang cukup besar untuk memuat dokumen ukuran A4 tanpa harus dilipat dan dapat berdiri sendiri saat diletakkan di lantai, agar gerak-gerik Anda tidak kacau di tempat yang dikunjungi. Pada hari bekerja dari rumah dan mengikuti rapat daring, cara berpikirnya sama. Meskipun yang tampak di layar hanya tubuh bagian atas, ada saat Anda harus berdiri di tengah rapat, dan keperluan keluar mendadak juga bisa terjadi. Gantilah dengan pakaian yang tidak masalah dilihat orang luar perusahaan, dan sebelum rapat dimulai, periksa juga area yang masuk kamera, latar belakang, serta arah cahaya agar wajah tidak gelap.

Persiapan penampilan (malam sebelumnya dan pagi harinya)
Malam sebelumnya 1: Lihat jadwal esok hari, pastikan ada tidaknya tamu, kunjungan, atau lokasi kerja
Malam sebelumnya 2: Keluarkan pakaian yang akan dipakai, periksa kerutan, jahitan lepas, dan kancing
Malam sebelumnya 3: Semir sepatu dan tata ulang isi tas
Hari itu 1: Rapikan rambut, kumis dan janggut, serta kuku
Hari itu 2: Di depan cermin, periksa dari atas ke bawah berurutan: kerah, ujung lengan, ujung bawah pakaian, sepatu
Hari itu 3: Pastikan aroma dan bau setelah makan sebelum keluar rumah

Penampilan diri, midashinami (身だしなみ)

Menata penampilan agar tidak membuat orang lain merasa tidak nyaman. Tolok ukurnya bukan selera sendiri, melainkan lawan bicara dan situasi saat itu.

Kesan bersih

Selain benar-benar bersih, juga kondisi yang tampak bersih di mata orang. Titik periksa utamanya adalah rambut, kuku, sepatu, kerah dan ujung lengan, kerutan, serta bau.

TPO

Huruf awal dari time (waktu), place (tempat), dan occasion (situasi). Cara pandang bahwa dengan pakaian yang sama pun kepantasannya berubah bila situasinya berubah.

Aturan berpakaian (dress code)

Ketentuan pakaian yang dituntut di suatu tempat. Pada upacara atau jamuan makan, pihak penyelenggara kadang menyebutkannya, dan bila disebutkan, ikutilah.

Office casual

Sebutan umum untuk pakaian kerja yang lebih santai daripada setelan jas. Tidak ada definisi yang sama di seluruh negeri dan batas yang diterima berbeda tiap perusahaan, jadi pastikan standar perusahaan sendiri.

Perhatian terhadap bau

Menahan diri dari bau parfum, minyak rambut, makanan, rokok, dan sebagainya. Diri sendiri sudah terbiasa sehingga sulit menyadarinya, dan seleranya pun berbeda antarorang.

Pakaian saat bekerja dari rumah

Persiapan yang mencakup area yang tampak di rapat daring beserta latar belakangnya. Anggapan bahwa cukup merapikan tubuh bagian atas runtuh pada saat Anda berdiri.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Dahulukan diri, tatap lawan bicara, dan bersuara yang terdengar. Anda akan menguasai dasar-dasar memberi salam serta tiga jenis bungkukan yang dipakai sesuai situasi, sampai ke urutan gerakannya.

Di tempat kerja ada banyak kesempatan memberi salam dalam sehari. Yang membedakan di sini bukan isinya, melainkan siapa yang lebih dulu. Cukup dengan mengucapkannya sendiri sebelum lawan bicara mengucapkannya, kesan yang timbul sudah berbeda. Bersuaralah yang terdengar, tatap mata lawan bicara, dan kalau bisa hentikan pekerjaan sejenak. Menjawab sambil terus menatap layar komputer hampir sama saja dengan tidak menjawab. Pagi hari diucapkan "ohayou gozaimasu" (selamat pagi), kepada pihak luar perusahaan "osewa ni natte orimasu" (terima kasih atas kerja samanya selama ini), kepada orang yang hendak keluar "itterasshaimase" (selamat jalan), kepada orang yang baru kembali "okaerinasaimase" (selamat datang kembali), dan ketika diri sendiri pulang lebih dulu "osaki ni shitsurei shimasu" (permisi, saya pulang duluan), sedangkan pihak yang masih tinggal menjawab "otsukaresama deshita". Perlu diketahui, "gokurousama" dianggap sebagai ungkapan atasan untuk menghargai jerih payah bawahan, sehingga kebiasaan yang dipegang luas adalah tidak memakainya kepada atasan.

Ekspresi wajah sampai lebih dahulu daripada kata-kata. Saat mendengarkan, angkatlah sudut bibir dan hadapkan seluruh tubuh ke arah lawan bicara. Jika Anda tidak nyaman menatap mata terus-menerus, arahkan pandangan bukan tepat ke matanya melainkan ke sekitar mata atau alisnya, maka lawan bicara tetap merasa diperhatikan. Bila Anda terus menatap dokumen di tangan, itu akan diterima sebagai tanda tidak mendengarkan. Pada situasi memakai masker, karena bagian mulut tertutup, sadarilah ekspresi di sekitar mata dan nada suara Anda.

Bungkukan secara garis besar ada tiga jenis. Eshaku (会釈) adalah yang paling ringan, dipakai saat berpapasan di lorong, saat masuk dan keluar ruangan, serta saat lewat di depan tamu. Keirei (敬礼), yang juga disebut futsuurei (普通礼) atau bungkukan biasa, adalah standar untuk situasi resmi seperti menyambut tamu, memberi salam di tempat yang dikunjungi, dan bertukar kartu nama. Saikeirei (最敬礼) adalah yang paling dalam, dipakai untuk permintaan maaf yang besar, ucapan terima kasih yang mendalam, dan pengantaran kepergian yang bersifat resmi. Sudut mencondongkan badan pada umumnya dikatakan sekitar 15 derajat untuk eshaku, sekitar 30 derajat untuk keirei, dan sekitar 45 derajat untuk saikeirei, tetapi angka ini bervariasi menurut aliran ajarannya dan bukan berarti harus tepat sekian derajat. Daripada mengukur sudut, yang lebih penting adalah menyelaraskan kedalaman bungkukan dengan kuatnya perasaan yang ingin disampaikan.

Yang perlu dipegang sebagai bentuk adalah sikap tubuh dan urutannya. Berdirilah dengan tumit dirapatkan, lalu condongkan tubuh dari pinggang sambil punggung tetap lurus. Menekuk leher saja membuat Anda tampak tidak tenang. Tangan ditumpuk ringan di depan tubuh atau diletakkan wajar di sisi badan. Berhentilah sejenak di titik terendah, kembalilah perlahan, dan terakhir tataplah lawan bicara sekali lagi. Gosenkourei (語先後礼), yaitu mengucapkan kata-kata lebih dulu baru menundukkan kepala, dianggap lebih santun daripada doujirei (同時礼), yaitu mengucapkan kata sambil membungkuk bersamaan. Pada situasi Anda membungkuk bersamaan dengan lawan, mulailah menunduk lebih dulu daripada dia dan bangkitlah setelah dia bangkit, maka rasa hormat Anda akan tersampaikan. Saat mengantar kepergian, yang bermakna adalah keadaan bahwa Anda masih mengantar ketika lawan menoleh, jadi jangan berbalik pada saat dia memunggungi Anda, melainkan antarlah sampai sosoknya tak terlihat lagi.

Langkah membungkuk (bentuk gosenkourei)
1: Berhenti melangkah dan rapatkan tumit
2: Tatap mata lawan bicara
3: Ucapkan kata-katanya (ohayou gozaimasu / osewa ni natte orimasu)
4: Condongkan tubuh dari pinggang dengan punggung tetap lurus
5: Berhenti sejenak di titik paling bawah
6: Kembalikan tubuh perlahan ke posisi tegak
7: Tatap mata lawan bicara sekali lagi

Mendahului dalam memberi salam

Menyapa lebih dulu dari pihak lain. Dibandingkan sikap pasif yang hanya menjawab, kesan yang ditimbulkan berbeda jauh.

Eshaku (会釈)

Bungkukan paling ringan dari ketiga jenis. Dipakai saat berpapasan di lorong, saat masuk dan keluar ruangan, dan sebagainya. Umumnya dikatakan sekitar 15 derajat.

Keirei (敬礼), bungkukan biasa (futsuurei, 普通礼)

Bungkukan standar untuk situasi resmi. Dipakai saat menyambut tamu, memberi salam di tempat yang dikunjungi, dan bertukar kartu nama. Umumnya dikatakan sekitar 30 derajat.

Saikeirei (最敬礼)

Bungkukan paling dalam. Dipakai untuk permintaan maaf yang besar, ucapan terima kasih yang mendalam, dan pengantaran kepergian yang resmi. Umumnya dikatakan sekitar 45 derajat.

Gosenkourei (語先後礼)

Bentuk mengucapkan kata-kata lebih dulu, menatap lawan sejenak, lalu membungkuk. Dianggap lebih santun daripada doujirei (同時礼) yang menggabungkan kata dan bungkukan sekaligus.

Kontak mata

Mengarahkan pandangan kepada lawan bicara. Bila Anda tidak nyaman menatap mata terus-menerus, arahkan pandangan ke sekitar mata atau alisnya.

Gokurousama dan otsukaresama

"Gokurousama" dianggap sebagai ungkapan atasan untuk menghargai jerih payah bawahan, sehingga kebiasaannya adalah memakai "otsukaresama deshita" kepada atasan.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Bertindak 5 menit lebih awal, semakin buruk kabarnya semakin cepat dilaporkan, dan sepatah kata "saya meninggalkan meja sebentar". Kepercayaan terbentuk dari penumpukan ketiga hal ini.

Pertama soal waktu. Jam mulai kerja bukan "jam tiba di kantor", melainkan "jam ketika Anda sudah duduk di meja dan bisa mulai bekerja". Perjalanan, berganti pakaian, dan menyalakan komputer diselesaikan sebelum itu. Patokan umumnya adalah duduk di kursi 5 menit sebelum rapat dan melapor di resepsionis 5 menit sebelum janji kunjungan; datang terlalu awal pun dihindari karena membuat pihak lain terburu-buru menyiapkan diri. Begitu Anda tahu akan terlambat, segera teleponlah saat itu juga. Belum tentu lawan sedang melihat surel atau pesan. Yang harus disampaikan adalah fakta bahwa Anda terlambat, alasannya, dan perkiraan jam tiba. Baru setelah tahu perkiraannya, pihak lain bisa menyusun ulang jadwalnya.

Berikutnya soal pelaporan. Setelah menerima instruksi, ulangi pokok-pokoknya, pastikan tenggat dan bentuk hasil kerjanya, lalu catat. Saat melapor, sampaikan kesimpulan lebih dulu, kemudian jalannya perkara, dan terakhir pendapat Anda sendiri, masing-masing secara terpisah. Mencampur fakta dengan dugaan akan menyesatkan penilaian pihak yang mendengarkan. Pada pekerjaan yang memakan waktu lama, sisipkan laporan antara pada tiap tahapnya. Sebab, kalaupun arahnya sudah menyimpang di tengah jalan, orang yang mengerjakannya sendiri sulit melihatnya, dan makin cepat disadari makin kecil pula koreksi yang diperlukan. Dan yang paling penting, semakin buruk kabarnya semakin cepat disampaikan. Alasan seperti nanti setelah saya perbaiki sendiri, nanti kalau suasana hati atasan sedang baik, atau nanti setelah saya selidiki penyebabnya, semuanya hanya memperlambat pelaporan, dan selama itu pilihan tindakan yang tersedia terus berkurang.

Saat meninggalkan meja, tambahkan sepatah kata. Bila Anda memberi tahu orang di dekat Anda ke mana Anda pergi dan kira-kira jam berapa kembali, maka telepon atau tamu yang datang selama itu bisa dilayani orang sekitar dengan mengatakan "beliau diperkirakan kembali sekitar pukul sekian". Layar komputer yang terbuka bukanlah bukti bahwa Anda ada di tempat. Meninggalkan meja dalam waktu lama atau keluar kantor dicatat pada jadwal atau papan informasi bersama. Ketika pulang kerja, sapalah dulu orang-orang yang masih tinggal, baru pulang.

Terakhir, perilaku di tempat. Ponsel selama rapat pada dasarnya disetel ke mode senyap sebelum rapat dimulai, diletakkan di atas meja, dan tidak disentuh. Meskipun suaranya dimatikan, kalau Anda melihat atau mengoperasikan layarnya, orang yang sedang berbicara pasti tahu. Bila ada komunikasi yang tidak bisa dilewatkan, mintalah izin lebih dahulu lalu keluar sebentar. Informasi yang Anda ketahui dari pekerjaan tidak boleh ditulis di media sosial pribadi. Sekalipun nama perusahaan disamarkan, pihak yang dimaksud kadang bisa dikenali dari tanggal atau tempatnya, dan sekalipun jangkauan publikasinya dibatasi, penyalinan ulang tidak bisa dicegah. Melanjutkan pembicaraan tentang suatu perkara di dalam kereta atau kafe saat perjalanan juga mengandung bahaya yang sama. Merokok dilakukan di tempat yang sudah ditentukan, dan jangan berulang kali menghilang dari meja selama jam kerja. Mengenai perokok pasif di tempat kerja, Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja (労働安全衛生法, Roudou Anzen Eisei Hou) Pasal 68 ayat 2 menuntut pengusaha untuk berupaya mengambil langkah yang tepat sesuai keadaan nyata guna mencegah pekerja terpapar asap rokok orang lain di dalam ruangan atau lingkungan yang setara dengannya. Perhatian terhadap bau dan suara juga merupakan bagian dari kepedulian kepada orang yang bekerja di tempat yang sama.

Langkah ketika Anda mungkin terlambat
1: Begitu tahu akan terlambat, hitung perkiraan jam tiba
2: Teleponlah pihak yang bersangkutan (jangan cukup dengan surel)
3: Mintalah maaf atas fakta keterlambatannya
4: Sampaikan alasannya secara ringkas
5: Sampaikan perkiraan jam tiba
6: Mintalah petunjuk tentang apa yang harus dilakukan dengan jadwalnya
7: Setelah tiba, mintalah maaf sekali lagi secara langsung

Bertindak 5 menit lebih awal

Cara mengatur waktu berupa duduk di kursi 5 menit sebelum rapat dan melapor di resepsionis 5 menit sebelum kunjungan. Datang terlalu awal pun dihindari karena membuat pihak lain terburu-buru bersiap.

Hourensou (報連相)

Huruf awal dari houkoku (laporan), renraku (pemberitahuan), dan soudan (konsultasi). Laporan menyampaikan hal yang sudah selesai, pemberitahuan menyampaikan fakta yang perlu dibagikan, dan konsultasi menyampaikan hal yang butuh keputusan atasan.

Bicara mulai dari kesimpulan

Cara bicara dengan menyebut hasilnya lebih dulu, lalu jalannya perkara dan pendapat sendiri secara terpisah setelahnya. Pihak yang mendengarkan jadi lebih mudah mengambil keputusan berikutnya.

Laporan antara

Menyampaikan perkembangan di tengah pekerjaan. Penyimpangan arah bisa diperbaiki selagi masih kecil. Makin lama pekerjaannya, makin besar manfaatnya.

Sepatah kata saat meninggalkan meja

Memberi tahu orang sekitar tujuan dan perkiraan jam kembali ketika meninggalkan meja. Pelayanan telepon dan tamu jadi tidak tersendat.

Pencegahan perokok pasif

Mencegah orang terpapar asap rokok orang lain. Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja Pasal 68 ayat 2 menetapkan kewajiban upaya bagi pengusaha untuk mengambil langkah yang tepat sesuai keadaan nyata.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

"Pedoman Bahasa Hormat" dari Badan Kebudayaan membagi bahasa hormat menjadi 5 jenis. Kita akan menata siapa yang ditinggikan oleh masing-masing: sonkeigo, kenjougo I, kenjougo II, teineigo, dan bikago.

Ketika Anda menelepon mitra bisnis, dalam percakapan singkat itu bermunculan berturut-turut "tindakan lawan bicara", "tindakan diri sendiri", dan "tindakan orang dari perusahaan sendiri". Untuk kata "mengatakan" saja, kata yang dipilih berubah: bila lawan yang mengatakan menjadi ossharu, bila diri sendiri mengatakannya kepada lawan menjadi moushiageru, dan bila menyampaikan hal pihak sendiri secara khidmat menjadi mousu. Pilihan itu tidak ditentukan oleh seberapa kuat kesantunannya, melainkan oleh siapa yang ditinggikan lewat kata itu. Bila keliru di titik ini, Anda bisa merendahkan lawan bicara atau justru meninggikan orang dari pihak sendiri.

Pedoman itu membagi bahasa hormat menjadi 5 jenis: sonkeigo (尊敬語, bahasa meninggikan; tipe irassharu, ossharu), kenjougo I (謙譲語Ⅰ, bahasa merendah I; tipe ukagau, moushiageru), kenjougo II atau teichougo (謙譲語Ⅱ／丁重語, bahasa khidmat; tipe mairu, mousu), teineigo (丁寧語, bahasa santun; tipe desu, masu), dan bikago (美化語, bahasa memperindah; tipe osake, oryouri). Pada pembagian 3 golongan yang lama, kenjougo I dan kenjougo II digabung menjadi "kenjougo", sedangkan teineigo dan bikago digabung menjadi "teineigo". Hampir semua kecelakaan bahasa hormat yang terjadi di tempat kerja terpusat justru pada bagian yang dibagi ulang itu, yaitu pada perbedaan antara kenjougo I dan kenjougo II.

Sonkeigo adalah bentuk yang menuturkan tindakan, hal, atau keadaan pihak lawan maupun pihak ketiga dengan meninggikan orang tersebut. Pada "sensei wa raishuu kaigai e irassharu" (guru akan pergi ke luar negeri minggu depan) yang ditinggikan adalah guru sebagai pelaku, pada "sensei no onamae" (nama guru) yang ditinggikan adalah guru sebagai pemilik, dan pada "oisogashii" (sibuk) yang ditinggikan adalah orang yang berada dalam keadaan itu. Kenjougo I adalah bentuk yang, untuk tindakan atau hal yang bergerak dari pihak sendiri menuju pihak lawan atau pihak ketiga, meninggikan orang yang menjadi tujuan tindakan itu. Kata ukagau pada "sensei no tokoro ni ukagau" (berkunjung ke tempat guru) meninggikan guru sebagai tempat tujuan. Perlu dicatat, kudasaru menyatakan sekaligus makna meninggikan pelaku dan menerima kebaikan darinya, sedangkan itadaku menyatakan sekaligus makna meninggikan pihak tujuan dan menerima kebaikan darinya.

Kenjougo II (teichougo) adalah bentuk yang menuturkan tindakan atau hal pihak sendiri secara khidmat kepada lawan bicara atau pembaca. Yang termasuk di sini adalah mairu, mousu, itasu, oru, dan zonjiru. Perbedaan besarnya dengan kenjougo I adalah bentuk ini bisa dipakai meskipun tidak ada pihak tujuan yang layak ditinggikan: "otouto no tokoro ni ukagaimasu" adalah kesalahan pemakaian karena jadinya meninggikan adik sendiri, sedangkan "otouto no tokoro ni mairimasu" tidak bermasalah. Sebaliknya, karena kenjougo II pada dasarnya dipakai untuk hal pihak sendiri, memakainya untuk tindakan pihak lawan seperti "dochira kara mairimashita ka" tidaklah tepat. Selain itu, umumnya dipakai bersama masu.

Teineigo adalah bentuk yang menuturkan sesuatu secara santun kepada lawan bicara atau pembaca dengan menambahkan desu dan masu, dan yang tingkat kesantunannya lebih tinggi lagi adalah (de) gozaimasu. Bikago adalah bentuk yang memperindah penyebutan sesuatu seperti osake (minuman keras) dan oryouri (masakan), dan tidak berfungsi meninggikan siapa pun. Terakhir, ada tiga asas dalam memakai sonkeigo dan kenjougo I: pihak sendiri tidak ditinggikan; meninggikan pihak lawan adalah pemakaian yang khas; pihak ketiga ditinggikan bila setelah dipertimbangkan secara menyeluruh memang lebih pantas ditinggikan, tetapi diambil sikap tidak meninggikan pihak ketiga yang diperkirakan tidak dipandang sebagai objek yang perlu ditinggikan dari sudut pandang lawan bicara.

Urutan saat memilih bahasa hormat
1 Tentukan itu tindakan siapa (pihak sendiri, atau pihak lawan dan pihak ketiga)
2 Bila tindakan pihak lawan atau pihak ketiga, pakai sonkeigo (sensei ga irasshaimasu)
3 Bila tindakan pihak sendiri, lihat apakah pada pihak tujuan ada orang yang harus ditinggikan
4 Bila ada, pakai kenjougo I (sensei no tokoro ni ukagaimasu)
5 Bila tidak ada, pakai kenjougo II (otouto no tokoro ni mairimasu)
6 Akhir kalimat dirapikan dengan teineigo (desu / masu / (de) gozaimasu)

Sonkeigo (尊敬語)

Bahasa hormat yang menuturkan tindakan, hal, atau keadaan pihak lawan maupun pihak ketiga dengan meninggikan orang tersebut. Contoh: irassharu, ossharu, nasaru, meshiagaru, otsukai ni naru, onamae, oisogashii.

Kenjougo I (謙譲語Ⅰ)

Bahasa hormat yang, untuk tindakan atau hal yang bergerak dari pihak sendiri menuju pihak lawan atau pihak ketiga, meninggikan orang yang menjadi tujuannya. Contoh: ukagau, moushiageru, ome ni kakaru, sashiageru, otodoke suru.

Kenjougo II (謙譲語Ⅱ), teichougo (丁重語)

Bahasa hormat yang menuturkan tindakan atau hal pihak sendiri secara khidmat kepada lawan bicara atau pembaca. Contoh: mairu, mousu, itasu, oru, zonjiru, seccho, shousha. Umumnya dipakai bersama masu.

Teineigo (丁寧語)

Bahasa hormat yang menuturkan sesuatu secara santun kepada lawan bicara atau pembaca, yaitu desu dan masu. Yang tingkat kesantunannya lebih tinggi lagi adalah (de) gozaimasu.

Bikago (美化語)

Bentuk yang memperindah penyebutan sesuatu, seperti osake dan oryouri. Tidak berfungsi meninggikan pelaku, pihak tujuan, maupun lawan bicara, tetapi dalam arti luas digolongkan sebagai bahasa hormat.

Meninggikan (tateru, 立てる)

Menuturkan sesuatu dengan menempatkan orang tersebut pada kedudukan yang tinggi secara kebahasaan. Sebutan untuk ciri bersama yang mencakup bukan hanya rasa hormat yang tulus, tetapi juga penghormatan atas kedudukan dan penjagaan jarak.

Kudasaru dan itadaku

Kata yang menambahkan makna "menerima kebaikan dari tindakan itu" pada sonkeigo (kudasaru) dan pada kenjougo I (itadaku).

Sumber: Rekomendasi Dewan Kebudayaan "Pedoman Bahasa Hormat" (2 Februari Heisei 19, yaitu tahun 2007) Bab 2 Mekanisme bahasa hormat, Bagian 1 Jenis dan fungsi bahasa hormat

Bahasa hormat memiliki bentuk khusus yang mengganti kata dengan kata tertentu, dan bentuk umum yang bisa diterapkan pada bermacam kata. Kita akan menguasai pemakaian o dan go, bentuk yang tidak bisa dibuat, serta perbedaan antara bahasa hormat ganda dan rangkaian bahasa hormat.

Sonkeigo memiliki bentuk khusus yang mengganti iku, kuru, dan iru menjadi irassharu; iu menjadi ossharu; suru menjadi nasaru; taberu dan nomu menjadi meshiagaru; kureru menjadi kudasaru; serta bentuk umum yang bisa diterapkan secara luas pada bermacam kata. Bentuk umumnya adalah o (go) ... ni naru, ... (ra)reru, ... nasaru, go ... nasaru, o (go) ... da (desu), dan o (go) ... kudasaru. Yang perlu diperhatikan di sini adalah o (go) ... suru, sebab itu adalah bentuk kenjougo I sehingga tidak bisa dipakai sebagai sonkeigo. Selain itu, go ... sareru dinyatakan bukan bentuk sonkeigo yang tepat.

Asas pemakaian o dan go adalah "o + kata asli Jepang (wago)" dan "go + kata serapan Tionghoa (kango)". Contohnya: yomu menjadi oyomi ni naru, odekakeru menjadi odekake ni naru, riyou suru menjadi goriyou ni naru, dan shusseki suru menjadi goshusseki ni naru. Namun pada bikago, o lebih disukai bahkan di depan kango, seperti oryouri dan okeshou, dan di luar bikago pun ada contoh menyimpang seperti okagen dan ogenki. Lebih jauh, ada pula kata kerja yang secara kebiasaan tidak dapat dipasangkan dengan o atau go sehingga bentuk o (go) ... ni naru tidak bisa dibuat. Pedoman itu menyebut oshini ni naru, goshippai ni naru, dan gounten ni naru sebagai contoh bentuk yang tidak bisa dibuat, dan menunjukkan penggantinya berturut-turut: onakunari ni naru atau nakunarareru; shippai nasaru atau shippai sareru; unten nasaru atau unten sareru. Goran ni naru, oide ni naru, oyasumi ni naru, dan omeshi ni naru adalah contoh cara pembentukan yang menyimpang.

Bentuk khusus kenjougo I mencakup ukagau, moushiageru, zonjiageru, sashiageru, itadaku, ome ni kakaru, ome ni kakeru, goran ni ireru, haiken suru, dan haishaku suru. Bentuk umumnya adalah o (go) ... suru, o (go) ... moushiageru, ... te itadaku, dan o (go) ... itadaku. Karena o (go) ... suru adalah bentuk yang meninggikan pihak tujuan, bentuk ini hanya bisa dibuat pada kata kerja yang punya orang sebagai tujuan. Todokeru dan annai suru memiliki pihak tujuan sehingga bisa dikatakan otodoke suru dan goannai suru, tetapi taberu dan jousha suru tidak bisa dibayangkan punya orang sebagai tujuan sehingga bentuk otabe suru dan gojousha suru tidak bisa dibuat. Bentuk umum kenjougo II hanyalah ... itasu, dan itu hanya bisa dipakai pada kata kerja sa-hen.

Ketika menambahkan makna kemampuan, ubahlah dulu ke bentuk bahasa hormat, baru kemudian ke bentuk kemampuan. Untuk sonkeigo menjadi meshiagareru, oyomi ni nareru, dan goriyou ni nareru; untuk kenjougo I menjadi ukagaeru, otodoke dekiru, dan gohoukoku dekiru. Sebaliknya, o (go) ... dekiru adalah bentuk kemampuan dari kenjougo I o (go) ... suru, sehingga tidak tepat dipakai untuk tindakan lawan bicara. Pengumuman stasiun "gojousha dekimasen" sepatutnya menjadi "gojousha ni naremasen", dan bisa juga dikatakan "gojousha itadakemasen" atau "gojousha wa dekimasen". Kata gabungan antara kata kerja dan kata sifat seperti wakarinikui dan yomiyasui diubah hanya pada bagian kata kerjanya menjadi sonkeigo, sehingga menjadi owakari ni nari nikui dan oyomi ni nari yasui.

Pemakaian dua lapis bahasa hormat sejenis pada satu kata disebut bahasa hormat ganda (nijuu keigo, 二重敬語), dan contohnya adalah oyomi ni narareru. Bahasa hormat ganda pada umumnya dinyatakan tidak tepat, tetapi ada pula yang sudah mapan sebagai kebiasaan seperti omeshiagari ni naru, omie ni naru, oukagai suru, oukagai itasu, dan oukagai moushiageru. Sebaliknya, dua kata atau lebih yang masing-masing dijadikan bahasa hormat lalu disambung dengan te disebut rangkaian bahasa hormat (keigo renketsu, 敬語連結), dan pada dasarnya diperbolehkan asalkan tiap bahasa hormatnya tepat dan sambungannya tidak janggal. Contohnya adalah oyomi ni natte irassharu dan oyomi ni natte kudasaru. Namun rangkaian yang menuturkan tindakan lawan dengan kenjougo I sehingga malah meninggikan diri sendiri, seperti "sensei wa watashi no ie ni ukagatte kudasatta" dan "watashi wa sensei ni goannai shite itadaita", tidaklah tepat; yang terakhir menjadi tepat bila shite dihapus sehingga menjadi goannai itadaku.

Partikel juga perlu diperhatikan. Kudasaru berarti gurulah yang menjadi subjek, sedangkan itadaku berarti diri sendirilah yang menjadi subjek, sehingga bentuknya adalah "sensei ga shidou shite kudasatta" dan "sensei ni shidou shite itadaita". Bila dikatakan "sensei ga goshidou itadaita", karena itadaku bermakna menerima, jadinya gurulah yang menerima bimbingan dari orang lain.

Pola penggantian ungkapan
goriyou sareru → goriyou ni naru / riyou nasaru / riyou sareru
gojousha dekimasen → gojousha ni naremasen / gojousha itadakemasen
owakari nikui → owakari ni nari nikui
oyomi yasui → oyomi ni nari yasui
gounten ni naru → unten nasaru / unten sareru
goannai shite itadaku → goannai itadaku
oyomi ni narareru → oyomi ni naru

Bentuk khusus (tokuteikei, 特定形)

Bentuk yang menjadikan sesuatu bahasa hormat dengan mengganti katanya sendiri dengan kata lain, seperti iku menjadi irassharu dan tazuneru menjadi ukagau.

Bentuk umum (ippankei, 一般形)

Bentuk yang membuat bahasa hormat dengan menerapkan pola pada bermacam kata secara luas, seperti o (go) ... ni naru dan o (go) ... suru.

Bahasa hormat ganda (nijuu keigo, 二重敬語)

Pemakaian dua lapis bahasa hormat sejenis pada satu kata, seperti oyomi ni narareru. Pada umumnya tidak tepat, tetapi ada yang sudah mapan sebagai kebiasaan seperti omeshiagari ni naru dan oukagai suru.

Rangkaian bahasa hormat (keigo renketsu, 敬語連結)

Dua kata atau lebih yang masing-masing dijadikan bahasa hormat lalu disambung dengan partikel penghubung te, seperti oyomi ni natte irassharu. Pada dasarnya diperbolehkan asalkan tiap bahasa hormatnya tepat dan tidak janggal.

o + wago, go + kango

Asas pemakaian o dan go: oyomi ni naru / goriyou ni naru. Namun pada bikago, o lebih disukai walau katanya kango, dan ada penyimpangan seperti okagen dan ogenki.

o (go) ... dekiru

Bentuk kemampuan dari kenjougo I o (go) ... suru. Bisa dipakai untuk tindakan sendiri, tetapi tidak bisa dipakai sebagai sonkeigo yang menyatakan kemampuan lawan. Bentuk kemampuan sonkeigo adalah o (go) ... ni nareru.

Kenjougo II pada kata benda

Kata yang menyatakan pihak sendiri secara merendah dengan menambahkan gu, shou, setsu, atau hei, seperti guken, shousha, seccho, dan heisha. Hampir sepenuhnya khusus bahasa tulis.

Sumber: Rekomendasi Dewan Kebudayaan "Pedoman Bahasa Hormat" (2 Februari Heisei 19, yaitu tahun 2007) Bab 2 Mekanisme bahasa hormat, Bagian 2 Bentuk bahasa hormat / Bab 3 Cara pemakaian bahasa hormat secara konkret, Bagian 2 Cara memilih bahasa hormat yang tepat

Kecelakaan bahasa hormat yang paling sering terjadi di tempat kerja adalah memakai kenjougo I untuk tindakan lawan bicara. Kita akan memeriksa kekeliruan yang contohnya disebut pedoman, serta kapan sasete itadaku dipakai.

Berkata kepada tamu di resepsionis "tantousha ni ukagatte kudasai" (silakan bertanya kepada penanggung jawabnya), bertanya kepada atasan "sono fairu mo omochi shimasu ka", menulis pada surat pemberitahuan "gozaitaku suru hitsuyou wa arimasen". Semuanya adalah contoh yang diangkat pedoman sebagai pemakaian kenjougo I padahal yang dibicarakan adalah tindakan lawan. Ukagau, okiki suru, otazune suru, omochi suru, dan gozaitaku suru semuanya berbentuk kenjougo I sehingga tidak bisa dipakai untuk tindakan tamu maupun atasan. Masing-masing dijadikan sonkeigo: okiki kudasai atau otazune kudasai; omochi ni narimasu ka; gozaitaku nasaru hitsuyou atau gozaitaku no hitsuyou. Sekalipun ditambahi kudasai seperti "tantousha ni okiki shite kudasai", kenyataan bahwa okiki suru adalah kenjougo I tidak berubah, jadi tetap tidak bisa dipakai.

Ada pula kekeliruan pada kenjougo II. Meskipun Anda berkata kepada Katou-sensei "asu wa, Tanaka-sensei no tokoro ni mairimasu", itu tidak berarti Anda meninggikan Tanaka-sensei. Sebab mairu adalah bahasa hormat yang menuturkan sesuatu secara khidmat kepada lawan bicara, dan tidak berfungsi meninggikan pihak ketiga yang muncul dalam pembicaraan. Bila hendak meninggikan Tanaka-sensei, katakan ukagaimasu. Sebaliknya, ada ungkapan yang mengandung mairu atau mousu tetapi tidak berfungsi sebagai kenjougo II. Gojisan kudasai, omoushide kudasai, dan omoushikomi kudasai tidak bermasalah dipakai untuk tindakan pihak lawan. Bila Anda tetap merasa janggal, bisa diganti menjadi omochi kudasai dan osshatte kudasai. Kalimat "sono you ni moushitsutaete okimasu" juga merupakan tuturan resmi kepada lawan bicara, yaitu direktur, dan tidak berarti meninggikan bawahan.

Menambahkan o atau go pada hal pihak sendiri tidak selalu dilarang. Bila itu kenjougo I yang meninggikan pihak tujuan, seperti "(sensei o) omachi suru" dan "(Yamada-san ni) gosetsumei o shitai", sama sekali tidak bermasalah, dan ada pula pemakaian sebagai bikago seperti "watashi no okashi". Yang tidak boleh diberi imbuhan adalah kasus seperti "watashi no okangae" dan "watashi no goryokou", yaitu ketika tindakan atau hal pihak sendiri malah ditinggikan; ini menjadi kesalahan berupa memakai sonkeigo untuk pihak sendiri.

Itadaku dan kudasaru dua-duanya bisa dipakai. Goriyou itadaku adalah kenjougo I dan goriyou kudasaru adalah sonkeigo; karena objek yang ditinggikan sama dan sama-sama menyatakan kesadaran menerima kebaikan, penilaian pedoman adalah keduanya memakai bahasa hormat secara tepat. Namun disebutkan pula bahwa cara orang menerima pemakaian goriyou itadaku berbeda-beda antarindividu.

Bentuk (o/go) ... (sa)sete itadaku dipakai bila ada kenyataan atau perasaan bahwa hal yang dilakukan pihak sendiri itu dijalankan atas izin pihak lawan atau pihak ketiga, dan dari situ diperoleh kebaikan. Ucapan sebelum menyalin buku milik lawan, "kopii o torasete itadakemasu ka", memenuhi syarat ini. Ucapan pembuka presentasi penelitian "happyou sasete itadakimasu" dan tulisan tempelan "honjitsu, kyuugyou sasete itadakimasu" agak bertele-tele bila tidak ada syarat izin; "happyou itashimasu" dan "kyuugyou itashimasu" lebih ringkas. Ucapan perkenalan diri "○○ koukou o sotsugyou sasete itadakimashita" dinilai tidak tepat bila terasa tidak ada izin maupun kebaikan yang diterima.

Menentukan bahasa hormat dari siapa pelakunya
Tindakan lawan atau atasan → sonkeigo (okiki ni naru / otazune ni naru / omochi ni naru)
Tindakan sendiri yang meninggikan pihak tujuan → kenjougo I (okiki suru / otazune suru / omochi suru)
Menuturkan hal pihak sendiri secara khidmat kepada lawan → kenjougo II (mairu / mousu / itasu / oru)
Menambahkan kudasai tidak mengubah kenjougo I menjadi sonkeigo
Melakukan atas izin dan menerima kebaikan → sasete itadaku

Kekeliruan memilih

Pemakaian yang salah menentukan pihak yang ditinggikan, seperti memakai kenjougo I untuk tindakan lawan atau sonkeigo untuk tindakan sendiri. Pedoman menyebut banyak contoh konkretnya.

Okiki suru dan otazune suru

Kenjougo I, sama seperti ukagau. Tidak bisa dipakai untuk tindakan tamu maupun atasan. Bila ingin lawan yang bertanya, jadikan sonkeigo: okiki kudasai atau otazune kudasai.

Gojisan kudasai

Mengandung huruf san dari mairu, tetapi di sini tidak berfungsi sebagai kenjougo II sehingga tidak bermasalah dipakai untuk tindakan pihak lawan. Begitu pula omoushide kudasai dan omoushikomi kudasai.

Moushitsutaeru

Cara menuturkan secara resmi kepada lawan bicara bahwa Anda akan menyampaikan sesuatu kepada orang di pihak sendiri. Tidak berarti meninggikan bawahan yang menjadi penerima pesan.

Goriyou itadaku

Kenjougo I. Menyatakan tindakan pihak lawan atau pihak ketiga dari sudut pandang pihak sendiri, dan sama tepatnya sebagai bahasa hormat dengan sonkeigo goriyou kudasaru.

Sasete itadaku

Bentuk yang dipakai bila hal yang dilakukan pihak sendiri (a) dijalankan atas izin pihak lawan atau pihak ketiga dan (b) dari situ diperoleh kebaikan. Tingkat penerimaannya berubah menurut seberapa jauh syarat itu terpenuhi.

Sumber: Rekomendasi Dewan Kebudayaan "Pedoman Bahasa Hormat" (2 Februari Heisei 19, yaitu tahun 2007) Bab 3 Cara pemakaian bahasa hormat secara konkret, Bagian 2 Cara memilih bahasa hormat yang tepat

Untuk orang yang sama pun, bahasa hormat berubah menurut kepada siapa Anda berbicara. Kita akan memeriksa per situasi: perlakuan terhadap orang pihak sendiri, ungkapan menghargai jerih payah dan memuji, cara meminta, serta bahasa hormat manual.

Terhadap mitra bisnis, atasan pun termasuk pihak sendiri, yaitu orang uchi (内, dalam). Kepala bagian Tanaka yang sehari-hari Anda ajak bicara dengan bahasa hormat pun tidak bermasalah disebut "Tanaka" saja ketika Anda berbicara dengan orang luar perusahaan. Ada juga cara menyebut yang memperlihatkan jabatannya sambil tetap memperlakukannya sebagai orang uchi, yaitu "buchou no Tanaka", dan pada situasi resmi bisa dikatakan "heisha no buchou", sedangkan pada situasi yang agak santai "uchi no buchou". Yang perlu diperhatikan adalah "Tanaka-buchou": sebutan ini tidak menjadi sebutan yang memperlakukannya sebagai orang uchi sehingga tidak tepat. Untuk keluarga sendiri pun, pada situasi resmi pada dasarnya disebut chichi (ayah), haha (ibu), sofu (kakek), sobo (nenek), ani (kakak lelaki), dan ane (kakak perempuan).

Garis pemisah uchi dan soto (外, luar) berubah bila lawan bicaranya berubah. Bila Anda menjadi pembawa acara pesta akhir tahun yang hanya dihadiri karyawan, meninggikan direktur dengan mengatakan "shachou kara goaisatsu o itadakimasu" sudah tepat; sedangkan pada acara yang banyak dihadiri orang luar perusahaan, merekalah yang ditinggikan sehingga dikatakan "shachou kara goaisatsu o moushiagemasu". Bila seorang kepala subseksi menyampaikan ucapan kepala seksi kepada kepala bagian, ada pandangan bahwa lebih baik tidak meninggikan kepala seksi dan menuturkannya dengan kenjougo II, "kachou wa, kono you ni moushite orimashita", karena dari sudut pandang kepala bagian, kepala seksi tidak dipandang sebagai objek yang perlu ditinggikan. Di sisi lain ada pula pandangan yang membolehkan "osshatte imashita" dengan alasan bahwa meninggikan kepala seksi berarti meninggikan pula kepala bagian yang lebih tinggi darinya, dan dalam hal itu pun bisa dipertimbangkan sikap menahan kadar bahasa hormat sampai sebatas "iwarete imashita". Adapun di sekolah, ketika memberi tahu orang tua murid bahwa rekan sejawat Guru Tanaka sedang tidak ada, dari kesadaran uchi dan soto bentuknya adalah "Tanaka wa orimasen", tetapi dalam jajak pendapat umum lebih banyak orang mendukung "Tanaka-sensei", dan ada pula cara netral berupa menyebut jabatannya, "Tanaka-kyouyu".

Ungkapan menghargai jerih payah dan memuji punya arah. "Gokurousama" pada dasarnya adalah ungkapan penghargaan kepada orang yang bekerja demi pihak kita sendiri, dan karena penghargaan atas jerih payah mengalir dari orang yang berkedudukan lebih tinggi ke yang lebih rendah, dinyatakan lebih baik tidak dipakai kepada orang yang lebih tinggi. Kepada atasan yang mengajari pekerjaan, sampaikanlah rasa terima kasih dengan "arigatou gozaimashita", dan ketika atasan yang bersama-sama sibuk menyusun dokumen hendak pulang, cukup katakan misalnya "otsukaresama de gozaimashita". Soal memuji pun, dipuji atas barang yang dikenakan, barang bawaan, atau penampilan pada dasarnya berlaku antara orang yang berhubungan akrab, sehingga memuji dasi seorang pembicara yang tidak begitu akrab tidak bisa dikatakan tepat. Lebih tepat menyampaikan bahwa isi ceramahnya mudah dipahami atau menjadi bahan yang berguna. Selain itu, hindarilah menanyakan kemampuan, kehendak, atau keinginan orang yang lebih tinggi secara langsung, dan gunakan bentuk yang menanyakan fakta seperti "furansugo mo ohanashi ni narimasu ka".

Cara menyebut dan cara meminta juga punya polanya. "Anata" pada masa kini umumnya dipakai kepada orang yang setara atau lebih rendah, dan sulit dipakai kepada orang yang lebih tinggi. Orang yang namanya Anda ketahui dipanggil dengan namanya, dan untuk yang tidak Anda ketahui namanya, hal ini bisa dihindari dengan memakai bahasa hormat pada tindakannya seperti "okangae o okikase kudasai". Pada alamat surat, menulis "Yamada Ichirou-sensei onchuu" padahal nama orangnya jelas adalah tidak tepat, sebab onchuu (御中) adalah wakizuke yang menyatakan bahwa surat itu ditujukan kepada pihak terkait yang berada di dalam suatu organisasi atau lembaga. Dalam permintaan, bila Anda bukan penanggung jawab tetapi berkata "kono shigoto o shite itadakimasu", ungkapan itu terdengar seolah Anda punya hak memutuskan, jadi serahkan penilaiannya kepada lawan dengan "shite itadakemasu ka" atau "onegai dekimasu ka". Alih-alih tiba-tiba meletakkan pekerjaan sambil berkata "kore, onegai shimasu", kesan yang timbul sudah berubah hanya dengan menambahkan pengantar seperti "sumimasen ga".

Bahasa hormat manual dalam pelayanan pelanggan, di satu sisi berguna sebagai pola, tetapi di sisi lain ada yang telanjur mapan dalam bentuk yang keliru. Pada "gochuumon no shina wa osoroi ni narimashita deshou ka", karena o ... ni naru adalah bentuk sonkeigo, jadinya barang pesanan itulah yang ditinggikan. Katakanlah "gochuumon no shina wa, soroimashita deshou ka" atau "gochuumon no shina wa, ijou de yoroshii deshou ka". Pedoman menunjukkan bahwa bila manual memaparkan pemakaian bahasa hormat yang terlalu seragam untuk tiap situasi, hal itu justru mudah menimbulkan perasaan tidak nyaman atau menghasilkan pemakaian bahasa hormat yang berlebih maupun kurang bagi situasinya, sambil menyatakan pula bahwa manual tetap berguna sebagai panduan bagi orang yang belum terlatih.

Penggantian ungkapan menurut situasi
"Gokurousama deshita" kepada orang yang lebih tinggi → "arigatou gozaimashita" (ubah menjadi ucapan terima kasih)
Kepada atasan yang bekerja bersama → "otsukaresama de gozaimashita"
"Furansugo mo ohanashi ni naremasu ka" → "furansugo mo ohanashi ni narimasu ka" (menanyakan fakta)
"Doko e irassharu tsumori desu ka" → "dochira e irasshaimasu ka"
Bukan penanggung jawab tetapi berkata "shite itadakimasu" → "shite itadakemasu ka"
"Gochuumon no shina wa osoroi ni narimashita deshou ka" → "gochuumon no shina wa, soroimashita deshou ka"

Uchi dan soto (ウチ・ソト)

Pembedaan antara lingkup yang dianggap pihak sendiri dan pihak lawan di luarnya. Terhadap orang luar perusahaan, atasan sendiri pun diperlakukan sebagai orang uchi dan dituturkan tanpa ditinggikan.

Buchou no Tanaka

Sebutan yang memperlihatkan jabatan sambil memperlakukannya sebagai orang uchi. "Tanaka" dan "heisha no buchou" juga bisa. "Tanaka-buchou" tidak menjadi sebutan uchi sehingga tidak tepat untuk pihak luar.

Gokurousama

Ungkapan penghargaan kepada orang yang bekerja demi pihak kita sendiri. Karena penghargaan atas jerih payah mengalir dari yang berkedudukan lebih tinggi ke yang lebih rendah, lebih baik tidak dipakai kepada orang yang lebih tinggi.

Otsukaresama

Ungkapan penghargaan yang saling dilontarkan misalnya setelah bekerja bersama. Bila dalam bentuk santun seperti "otsukaresama de gozaimashita", bisa dipakai juga kepada atasan.

Tondemo gozaimasen

Ungkapan untuk menyangkal secara halus pujian atau sanjungan dari lawan. Pada masa kini dinyatakan tidak bermasalah dipakai dalam keadaan seperti itu.

Onchuu (御中)

Wakizuke yang menyatakan bahwa surat ditujukan bukan kepada orang tertentu, melainkan kepada pihak terkait di dalam organisasi atau lembaga itu. Tidak tepat ditambahkan bila nama orangnya jelas.

Bahasa hormat manual

Pemaparan konkret tentang pemakaian bahasa pada situasi pelayanan pelanggan dan sejenisnya. Berguna sebagai pola, tetapi pemakaian yang terlalu seragam mudah berujung pada bahasa hormat yang berlebih atau kurang.

Sumber: Rekomendasi Dewan Kebudayaan "Pedoman Bahasa Hormat" (2 Februari Heisei 19, yaitu tahun 2007) Bab 3 Cara pemakaian bahasa hormat secara konkret, Bagian 3 Cara memakai bahasa hormat pada situasi konkret

Kartu nama diperlakukan sama seperti wajah pemiliknya. Bila urutan menyerahkan, cara menerima, sampai cara meletakkannya di meja sudah menjadi satu alur, Anda tidak akan panik pada beberapa puluh detik pertemuan pertama.

Ketika Anda dipersilakan masuk ke ruang tamu dan menunggu sambil duduk, penanggung jawabnya masuk. Dari sinilah pertukaran kartu nama dimulai. Pertama, berdirilah dan bergeraklah ke posisi yang tidak menempatkan meja atau tas di antara Anda dan lawan. Menyerahkan kartu dengan mengulurkan tangan melewati meja adalah cara ringkas, dan dihindari pada pertemuan pertama yang bersifat resmi. Simpanlah tempat kartu nama di tempat yang mudah dijangkau agar tidak perlu waktu untuk mengaduk-aduk dasar tas. Sebelum berangkat, pastikan kartu nama tidak terlipat sudutnya atau kotor, nama bagian dan nomor teleponnya tidak masih yang lama, dan jumlahnya lebih banyak daripada jumlah orang yang direncanakan.

Kebiasaan yang berlaku luas adalah pihak yang berkunjung menyerahkan lebih dulu, dan pihak yang kedudukannya lebih rendah menyerahkan lebih dulu. Antara penjual dan pembeli, penjuallah yang menyerahkan lebih dulu. Tinggi rendahnya jabatan adalah patokan untuk menentukan urutan di dalam pihak yang sama atau ketika kedua belah pihak terdiri atas beberapa orang; hubungan antara yang berkunjung dan yang menerima kunjungan lebih diutamakan. Saat menyerahkan, letakkan kartu nama di atas tempat kartu nama, arahkan hurufnya menghadap lawan, dan ulurkan dengan kedua tangan setinggi dada. Bersamaan dengan itu, sebutkan nama perusahaan, nama bagian, lalu nama diri secara berurutan. Kartu nama tidak dibaca pada saat itu juga, jadi menyampaikannya dengan suara punya makna tersendiri. Bila lawan menyerahkan lebih dulu, terimalah dahulu, tambahkan "moushiokuremashita" (maaf, saya terlambat menyebutkan diri), lalu serahkan kartu nama Anda.

Pada kenyataannya, lebih sering keduanya menyerahkan pada saat bersamaan, dan ini disebut pertukaran serentak. Sambil mengulurkan kartu nama Anda dengan tangan kanan, terimalah kartu lawan dengan tempat kartu nama yang dipegang di tangan kiri, dan setelah diterima segera pindahkan ke kedua tangan. Pada saat itu, jangan menaruh jari di atas tulisan nama perusahaan atau nama orangnya. Bila ada nama yang tidak Anda ketahui cara bacanya, tidak apa-apa menanyakannya saat itu juga dengan "shitsurei desu ga, nan to oyomi sureba yoroshii deshou ka". Bila Anda terus memanggilnya berdasarkan dugaan, kesalahan itu akan mengendap dan sulit dikoreksi belakangan. Pada kombinasi Anda bersama atasan dan pihak sana juga beberapa orang, yang lebih tinggi kedudukannya dari kedua belah pihak bertukar lebih dulu, disusul oleh yang lebih rendah.

Setelah pertukaran selesai, duduklah. Kartu nama yang diterima diletakkan di bagian depan meja mengikuti susunan tempat duduk lawan, sehingga Anda bisa berbicara tanpa tertukar antara nama dan wajah. Bila hanya satu lembar, letakkan di atas tempat kartu nama. Selama pertemuan, biarkan tetap di luar, dan pada akhirnya simpan mengikuti gerak lawan. Menyimpannya lebih dulu terlihat seperti isyarat bahwa Anda ingin cepat mengakhiri pertemuan. Bila Anda sadar kehabisan kartu nama, jangan menyembunyikannya; mintalah maaf dengan "moushiwake gozaimasen, meishi o kirashite orimasu", sebutkan diri Anda secara lisan, lalu serahkan kartu pada kesempatan lain atau kirim lewat pos. Perlu diketahui, kartu nama yang Anda terima memuat nama dan kontak sehingga tergolong informasi pribadi, jadi simpanlah dengan cara yang ditetapkan perusahaan dan musnahkan pula menurut prosedur yang ditetapkan.

5 langkah pertukaran kartu nama
1: Berdiri dan bergerak ke posisi yang tidak menyelipkan meja atau tas di antara kalian
2: Letakkan kartu nama di atas tempat kartu nama dan arahkan menghadap lawan
3: Sebutkan nama perusahaan, nama bagian, dan nama diri sambil mengulurkannya dengan kedua tangan setinggi dada
4: Serahkan dengan tangan kanan sambil menerima kartu lawan dengan tempat kartu nama di tangan kiri, lalu pindahkan ke kedua tangan
5: Duduk dan letakkan kartu di bagian depan meja mengikuti susunan tempat duduk lawan

Tempat kartu nama (meishi-ire, 名刺入れ)

Wadah untuk membawa kartu nama yang sekaligus menjadi alas saat menyerahkannya. Saat menyerahkan, kartu diletakkan di atasnya; saat menerima, wadah itu dipegang di tangan kiri sebagai penampan.

Asas urutan menyerahkan

Kebiasaan bahwa pihak yang berkunjung dan pihak yang kedudukannya lebih rendah menyerahkan lebih dulu. Tinggi rendahnya jabatan adalah patokan untuk urutan di dalam pihak yang sama atau saat beberapa orang berhadapan dengan beberapa orang.

Pertukaran serentak

Bentuk ketika kedua pihak mengulurkan kartu nama pada saat bersamaan. Serahkan dengan tangan kanan, terima dengan tempat kartu nama di tangan kiri, dan setelah diterima pindahkan ke kedua tangan.

Cara meletakkan kartu nama

Setelah duduk, kartu diletakkan di bagian depan meja mengikuti susunan tempat duduk lawan. Bila hanya satu lembar, diletakkan di atas tempat kartu nama.

Saat kehabisan kartu nama

Tindakan berupa meminta maaf atas kenyataan itu, menyebut diri secara lisan, lalu menyerahkan kartu di lain hari atau mengirimkannya lewat pos. Bila hanya diam dan menerima saja, lawan tidak memegang kontak Anda.

Choudai suru (頂戴する)

Ungkapan yang dipakai saat menerima kartu nama. Bila Anda mengucapkan "choudai itashimasu" sambil menerima dengan kedua tangan, gerakan dan kata-kata menjadi selaras.

Pengelolaan kartu nama

Kartu nama yang diterima memuat nama, afiliasi, dan kontak sehingga merupakan informasi pribadi; simpanlah menurut aturan perusahaan dan musnahkan pula dengan cara yang ditetapkan.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Siapa yang diperkenalkan lebih dulu. Satu titik inilah yang menentukan kesan suatu pertemuan. Ingatlah dengan 2 sumbu: dalam perusahaan dan luar perusahaan, serta yang lebih tinggi dan yang lebih rendah.

Ketika Anda mengunjungi mitra bisnis sambil membawa atasan, atau ketika Anda mempertemukan atasan Anda dengan tamu, yang menghubungkan keduanya adalah Anda sebagai pihak yang memperkenalkan. Tujuan perkenalan adalah memudahkan keduanya memulai percakapan sesudah itu. Karena itu, jangan berhenti pada penyebutan nama saja; tambahkan secara singkat informasi yang bisa menjadi pintu masuk pembicaraan, seperti nama perusahaan, bagian, dan pekerjaan yang ditanganinya. Sebaliknya, hal pribadi seperti daerah asal dan susunan keluarga, serta penilaian terhadap orang itu, jangan diangkat tanpa persetujuan yang bersangkutan.

Asas urutannya ada 2. Yang pertama lahir dari cara berpikir bahwa informasi diberikan lebih dulu kepada pihak yang patut ditinggikan. Terhadap orang luar perusahaan, orang dari perusahaan sendiri termasuk pihak sendiri, jadi orang perusahaan sendiri diperkenalkan lebih dulu kepada orang luar. Yang kedua berlaku di dalam pihak yang sama: orang yang kedudukannya lebih rendah diperkenalkan lebih dulu kepada yang lebih tinggi. Bila di dalam perusahaan Anda mempertemukan kepala bagian dengan karyawan baru, karyawan barulah yang diperkenalkan lebih dulu kepada kepala bagian.

Ada situasi ketika kedua asas ini tampak bertabrakan, yaitu saat mempertemukan kepala bagian dari mitra bisnis dengan direktur perusahaan Anda. Kalau hanya dilihat dari jabatan, direktur lebih tinggi; tetapi terhadap lawan dari luar perusahaan, pihak perusahaan sendiri adalah pihak sendiri tanpa memandang tinggi jabatannya, jadi direktur perusahaan Anda diperkenalkan lebih dulu kepada kepala bagian mitra bisnis. Tinggi rendahnya jabatan adalah patokan untuk menentukan urutan di dalam pihak yang sama, dan tidak melampaui pembedaan antara dalam dan luar perusahaan. Bila di satu pihak ada beberapa orang, perkenalkanlah berurutan mulai dari yang kedudukannya paling tinggi.

Gerak pihak yang diperkenalkan pun sudah tertentu. Berdirilah sebelum perkenalan dimulai, dan selama perkenalan berlangsung menghadaplah ke arah lawan sambil menunggu. Bila di tengah jalan Anda mengeluarkan kartu nama sendiri atau mulai menambahkan keterangan, alurnya terputus. Sebutkan diri Anda sendiri setelah perkenalan selesai, lalu beralih ke pertukaran kartu nama. Ketika memanggil lawan dalam percakapan setelah perkenalan, tambahkan sama pada namanya atau sebutkan namanya beserta jabatannya. Memanggil dengan jabatan saja atau dengan "sochira-sama" membuat siapa yang dimaksud menjadi kabur. Perlu dicatat, bila mitra bisnis meminta Anda memperkenalkan penanggung jawab dari perusahaan lain, pastikan dahulu kepada penanggung jawab tersebut dan pertemukan mereka setelah memperoleh persetujuannya. Kontak adalah informasi milik orang itu sendiri, bukan sesuatu yang diserahkan kepada pihak ketiga tanpa izin.

Langkah memperkenalkan
1: Berdirilah di posisi yang memungkinkan keduanya berhadapan dan arahkan perhatian kedua pihak
2: Perkenalkan orang perusahaan sendiri lebih dulu kepada lawan dari luar perusahaan
3: Tambahkan secara singkat nama perusahaan, bagian, nama, dan pekerjaan yang ditanganinya
4: Selanjutnya, perkenalkan lawan dari luar perusahaan kepada orang perusahaan sendiri
5: Setelah perkenalan selesai, masing-masing menyebutkan diri lalu beralih ke pertukaran kartu nama

Urutan memperkenalkan

Asas bahwa orang perusahaan sendiri diperkenalkan lebih dulu kepada orang luar, dan orang yang lebih rendah diperkenalkan lebih dulu kepada yang lebih tinggi. Anda tidak akan bingung bila berpikir bahwa informasi diberikan lebih dulu kepada pihak yang patut ditinggikan.

Pihak sendiri dan pihak luar

Terhadap lawan dari luar perusahaan, orang perusahaan sendiri diperlakukan sebagai pihak sendiri tanpa memandang jabatan. Karena itu direktur perusahaan sendiri pun diperkenalkan lebih dulu kepada kepala bagian mitra bisnis.

Mempertemukan

Tindakan menghubungkan dua orang yang belum saling kenal. Bila afiliasi dan bidang tugasnya ditambahkan secara singkat, keduanya lebih mudah memulai percakapan sesudah itu.

Sikap selama diperkenalkan

Berdiri sebelum perkenalan dimulai, menunggu sampai selesai, baru menyebutkan diri sendiri. Jangan mengeluarkan kartu nama atau mulai berbicara di tengah jalan.

Persetujuan untuk memperkenalkan

Saat memperkenalkan pihak ketiga, mintalah persetujuan orang yang bersangkutan lebih dahulu. Kontak dan kartu nama adalah informasi milik orang itu dan tidak diserahkan tanpa izin.

Cara memanggil

Setelah perkenalan, panggillah dengan menambahkan sama pada nama atau dengan menyebut nama beserta jabatan. Hindari memanggil dengan jabatan saja, dengan "sochira-sama", atau dengan nama kecil.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Kunjungan sudah dimulai sebelum Anda melangkah masuk pintu depan. Kita akan menelusuri polanya mengikuti alur waktu, dari cara membuat janji sampai salam perpisahan.

Pertama, buatlah janji. Baik lewat telepon maupun surel, isi yang disampaikan sama: keperluannya, perkiraan lama waktunya, beberapa pilihan tanggal dan jam yang Anda harapkan, serta jumlah dan nama orang yang ikut bila ada. Baru setelah mengetahui semua itu, pihak lawan bisa menentukan siapa yang akan menemui, ruangan mana yang dipakai, dan apa yang perlu disiapkan. Untuk tanggal dan jam, dahulukan kesempatan pihak lawan. Setelah ditetapkan, catatlah tanggal dan jam, tempat, nama bagian dan penanggung jawab pihak sana, serta cara menuju ke sana, lalu pastikan kembali jadwalnya sehari sebelumnya. Perubahan atau pembatalan disampaikan segera pada saat diketahui.

Pada hari itu, tibalah di gedung 10 menit sebelumnya, rapikan penampilan di toilet atau di dekat situ, lalu atur agar Anda muncul di resepsionis 5 menit sebelum janji. Bila Anda sudah muncul di resepsionis 30 menit lebih awal, Anda memanggil keluar lawan yang sedang bersiap dan justru merepotkannya. Bila tiba tepat pada jamnya, Anda terlambat sebanyak waktu perjalanan dari resepsionis ke ruangan. Bila Anda mungkin terlambat karena gangguan transportasi, teleponlah pihak sana pada saat Anda mengetahuinya, sampaikan keadaannya dan perkiraan kedatangan, lalu mintalah petunjuk. Surel belum tentu dilihat lawan, jadi jangan dipakai untuk pemberitahuan yang mendesak.

Kebiasaannya, mantel dilepas sebelum masuk ke gedung pihak lawan. Ini berasal dari cara berpikir untuk tidak membawa masuk debu dari luar. Mantel yang sudah dilepas dibawa disampirkan di lengan dengan bagian dalamnya di sisi luar, dan payung diletakkan di tempat payung di pintu masuk atau dimasukkan ke kantong payung. Di resepsionis, sebutkan nama perusahaan dan nama Anda, nama bagian dan nama orang yang berjanji dengan Anda, serta jam janjinya. Bila keempat hal ini lengkap, mereka bisa menyambungkan Anda. Isi keperluan tidak perlu dijelaskan sampai rinci di resepsionis.

Setelah dipersilakan masuk ke ruang tamu, duduklah di kursi yang ditawarkan. Memang ada asas bahwa pengunjung duduk di kursi bawah (shimoza), tetapi ketika pihak yang menerima menawarkan kursi, menurutinya dengan tulus itulah yang sesuai adab. Bila tidak ada arahan, tunggulah di kursi bawah. Tas diletakkan di dekat kaki, bukan di atas meja atau di kursi sebelah. Bahan atau tempelan yang ada di ruangan jangan diambil, dan minuman yang disuguhkan baru disentuh setelah penanggung jawabnya datang dan mempersilakan. Begitu penanggung jawab masuk, berdirilah dan berilah salam.

Setelah urusan selesai, Andalah yang mengakhiri pertemuan. Pihak lawan berada pada posisi yang sulit mengatakannya, jadi kalau Anda menunggu, pertemuan akan berlarut lebih lama daripada perlunya. Sampaikan terima kasih, bereskan bahan-bahan, dan pakailah mantel setelah keluar dari gedung. Bila Anda diantar sampai lift, setelah masuk berbaliklah menghadap keluar dan tundukkan kepala sampai pintunya tertutup. Sebab pihak yang mengantar tetap berdiri sampai pintu tertutup. Sehari setelah kunjungan, bila Anda menyampaikan terima kasih sekaligus merapikan hal-hal yang sudah diputuskan saat itu dan langkah berikutnya kepada penanggung jawabnya, tidak akan tertinggal perbedaan pemahaman.

Langkah menyebutkan diri di resepsionis
1: Lepas mantel sebelum masuk gedung dan bawalah disampirkan di lengan
2: Sebutkan nama perusahaan dan nama Anda di resepsionis
3: Sebutkan nama bagian dan nama orang yang berjanji dengan Anda
4: Sebutkan jam janjinya (juuyoji ni oyakusoku o itadaite orimasu)
5: Ikuti arahan petugas, dan di ruang tamu duduklah di kursi yang ditawarkan

Janji temu (appointment)

Janji untuk berkunjung. Dibuat dengan menyampaikan keperluan, lama waktu, pilihan tanggal dan jam, serta jumlah orang yang ikut. Untuk tanggal dan jam, kesempatan pihak lawan didahulukan.

Ke resepsionis 5 menit sebelumnya

Patokannya, Anda muncul di resepsionis 5 menit sebelum janji. Tibalah di gedung 10 menit sebelumnya, rapikan penampilan, baru menuju resepsionis. Datang terlalu awal pun membuat lawan terburu-buru bersiap.

Perlakuan terhadap mantel

Kebiasaan melepasnya sebelum masuk ke gedung pihak lawan. Dibawa disampirkan di lengan dengan bagian dalamnya di sisi luar, dan saat pulang dipakai setelah keluar dari gedung.

Menyebutkan diri di resepsionis

Menyampaikan 4 hal: nama perusahaan, nama sendiri, nama bagian dan nama orang yang berjanji, serta jam janjinya. Isi keperluan tidak perlu dijelaskan.

Menunggu di kursi bawah

Duduk menunggu di kursi bawah (shimoza) bila tidak ada arahan. Namun bila pihak yang menerima menawarkan suatu kursi, duduk di kursi itulah yang sesuai adab.

Pamit (jikyo, 辞去)

Meninggalkan tempat yang dikunjungi. Setelah urusan selesai, pihak yang berkunjunglah yang mengakhiri pertemuan, dan itulah bentuk menghargai waktu lawan.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Supaya Anda tidak kaku memikirkan "harus dipersilakan duduk di mana", Anda akan menguasai asas bahwa kursi yang terjauh dari pintu adalah kursi atas, beserta cara menerapkannya di ruang tamu, ruang rapat, dan ruang bergaya Jepang.

Urutan tempat duduk (sekiji, 席次) adalah kebiasaan menentukan posisi duduk sesuai kedudukan orang yang hadir. Ini tidak ditetapkan undang-undang, melainkan sekadar kesepakatan yang mewujudkan perasaan meninggikan lawan dalam bentuk yang kasatmata. Namun justru karena ini kesepakatan, bila Anda melakukan kebalikannya tanpa mengetahuinya, hal itu bisa diterima sebagai "saya diremehkan". Dasarnya hanya satu: kursi yang terjauh dari pintu keluar-masuk adalah kursi atas (kamiza, 上座), dan yang terdekat dengan pintu adalah kursi bawah (shimoza, 下座) atau kursi terakhir (masseki, 末席). Bila Anda memahaminya sebagai cara berpikir bahwa makin jauh suatu tempat dari sumber ketidaktenangan seperti lalu lalang orang, suara dari lorong, dan pintu yang tiba-tiba terbuka, makin tinggi kedudukannya, Anda bisa menilai sendiri bahkan di ruangan yang baru pertama kali Anda masuki.

Di ruang tamu, pada dasar itu ditambahkan pula tingkat perabotnya. Kursi panjang (sofa) dianggap lebih tinggi daripada kursi tunggal, jadi pada set ruang tamu yang menghadapkan kursi panjang dengan kursi tunggal, kursi panjang di sisi yang jauh dari pintu adalah kursi atas yang paling utama. Di dalam kursi panjang yang sama pun, sisi yang jauh dari pintu lebih tinggi dan sisi yang dekat pintu lebih rendah. Setelah tamu dipersilakan masuk, tunjukkan dengan telapak tangan sambil berkata "douzo oku e okake kudasai" (silakan duduk di sebelah dalam) agar mereka duduk, dan pihak perusahaan sendiri duduk di sisi yang dekat pintu. Saat menyuguhkan teh pun, mulailah dari kursi atas, dahulukan pihak tamu, dan pihak perusahaan sendiri belakangan.

Di ruang rapat, bentuk yang umum adalah saling berhadapan dengan meja panjang di tengah. Deret yang jauh dari pintu adalah sisi tamu, dan deret yang dekat pintu adalah sisi perusahaan sendiri. Untuk urutan di dalam satu deret, ada aliran yang menganggap posisi yang lebih dekat ke tengah (lebih dekat ke kursi ketua atau pemandu acara) sebagai yang lebih tinggi, dan ada pula aliran yang mengurutkannya dari yang terjauh dari pintu. Karena ini titik yang berbeda-beda, ikutilah kartu nama meja bila ada, atau kebiasaan tempat kerja Anda. Pada ruangan yang punya 2 pintu keluar-masuk, jadikan pintu utama yang benar-benar banyak dilalui orang sebagai patokan. Kursi terbaik juga bisa berubah menurut cara ruangan itu dipakai, misalnya posisi tepat di depan proyektor atau posisi yang enak melihat papan tulis; jadi bila ragu, arahkan tamu sambil menyebutkan alasannya, "dari sini lebih enak dilihat, silakan", maka tidak akan menimbulkan ganjalan.

Di ruang bergaya Jepang, patokannya bukan jarak dari pintu, melainkan tokonoma (床の間). Tempat di depan tokonoma, yaitu kursi yang membelakangi tokonoma, adalah kursi atas, sedangkan tempat yang dekat pintu seperti fusuma adalah kursi bawah. Ini berdasarkan cara berpikir bahwa posisi yang membelakangi gulungan lukisan dan rangkaian bunga adalah yang paling tinggi tingkatnya. Bantal duduk (zabuton) baru diduduki setelah dipersilakan, dan adabnya adalah tidak berjalan di atas bantal duduk sambil berdiri serta tidak menggeser posisinya sendiri. Perlu dicatat, ada kalanya Anda hendak duduk di kursi bawah tetapi pihak sana menawarkan kursi atas. Tunjukkanlah sekali sikap sungkan, dan bila mereka menawarkan lagi, ucapkan terima kasih lalu duduklah. Terus-menerus menolak berarti mempermalukan lawan yang hendak menjamu Anda, dan itu menyimpang dari tujuan urutan tempat duduk.

Langkah menentukan urutan tempat duduk
1. Pastikan posisi pintu keluar-masuk. Bila ada beberapa, jadikan pintu yang paling banyak dipakai orang sebagai patokan
2. Jadikan kursi terjauh dari pintu itu sebagai kursi atas, dan yang terdekat sebagai kursi bawah
3. Bila ada kursi panjang dan kursi tunggal, baca ulang bahwa kursi panjanglah yang lebih tinggi
4. Di ruang bergaya Jepang, ganti patokannya dari pintu menjadi tokonoma, dan jadikan tempat di depan tokonoma sebagai kursi atas
5. Bila ada kondisi kesehatan atau keinginan dari orang yang berkedudukan lebih tinggi, dahulukan itu daripada asasnya

Kursi atas (kamiza, 上座)

Kursi tempat duduk orang yang kedudukannya paling tinggi di tempat itu. Pada asasnya kursi yang terjauh dari pintu keluar-masuk. Di ruang bergaya Jepang berupa tempat di depan tokonoma, dan di meja bundar pun berupa kursi terjauh dari pintu.

Kursi bawah (shimoza, 下座), kursi terakhir (masseki, 末席)

Kursi yang terdekat dengan pintu keluar-masuk. Ditempati orang yang memegang peran bergerak seperti menyuguhkan teh, menyambungkan panggilan, dan mengurus pembayaran. Kursi untuk yang muda, panitia, atau pihak yang memandu.

Set ruang tamu

Perabot ruang tamu berupa gabungan kursi panjang (sofa), kursi tunggal, dan meja. Kursi panjang dianggap lebih tinggi daripada kursi tunggal.

Tokonoma (床の間)

Bagian dinding ruang bergaya Jepang yang ditinggikan satu tingkat untuk memajang gulungan lukisan dan rangkaian bunga. Tempat di depannya menjadi kursi atas. Di ruang bergaya Jepang, inilah patokan urutan tempat duduk.

Pihak yang memandu

Pihak yang mengantar tamu ke ruangan, menawarkan kursi, dan menyuguhkan teh. Pada asasnya duduk di kursi bawah dan mengambil posisi yang dekat dengan pintu serta jalur lalu lalang.

Kebiasaan (kankou, 慣行)

Kesepakatan yang mengendap karena lama dijalankan, bukan undang-undang atau peraturan. Urutan tempat duduk termasuk di sini, dan rinciannya berbeda menurut industri dan perusahaan.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Pada "mobil" yang sama pun, kursi atas bisa bertukar tergantung siapa yang memegang setir. Kita akan mengingat keempatnya, yaitu taksi, mobil pribadi yang disetir lawan, kereta, dan lift, beserta alasannya masing-masing.

Bila yang menyetir adalah pengemudi profesional selaku pihak ketiga, seperti pada taksi dan mobil sewaan berpengemudi (hire), kursi atas adalah kursi di belakang kursi pengemudi. Sebab di situ naik-turun bisa dilakukan dengan tenang dan tempat itu dianggap paling aman di dalam mobil. Berikutnya kursi di belakang kursi penumpang depan, lalu bagian tengah bila kursi belakang diisi 3 orang, dan kursi penumpang depan menjadi kursi terakhir. Kursi penumpang depan menjadi kursi terakhir karena orang yang duduk di situ menyampaikan tujuan kepada pengemudi, memastikan rutenya, serta mengurus pembayaran dan penerimaan kuitansi. Artinya, "kursi yang paling banyak bekerja" adalah kursi terakhir; Anda akan lebih mudah menerimanya bila memahaminya sebagai penentuan berdasarkan peran, bukan berdasarkan tingkat posisinya semata.

Yang justru terbalik dari itu adalah mobil pribadi yang disetir sendiri oleh orang dari mitra bisnis atau oleh atasan Anda. Dalam hal ini, kursi penumpang depanlah yang menjadi kursi atas. Sebab dianggap sebagai adab penumpang untuk tidak membiarkan orang yang menyetir sendirian dan menjadi teman bicaranya di sebelahnya. Bila Anda membawa aturan taksi "belakang kursi pengemudi adalah kursi atas" ke mobil pribadi, jadinya Anda memperlakukan orang yang menyetir untuk Anda sebagai sopir, dan itu justru tidak sopan. Titik pembedanya bukan jenis mobil ataupun jarak tempuh, melainkan satu hal saja: apakah yang menyetir adalah pihak ketiga, atau pihak lawan maupun orang pihak sendiri.

Di kereta, kursi dekat jendela yang menghadap arah laju kereta dianggap kursi atas. Sebab pemandangannya terlihat dan beban mabuk kendaraan yang mudah timbul saat menghadap ke belakang pun lebih kecil. Bila memakai deret 3 kursi seperti di Shinkansen, kursi dekat jendela dianggap yang tertinggi, disusul kursi dekat lorong, dan kursi tengah yang terjepit kedua sisinya serta paling sempit dianggap yang terendah. Umumnya, Andalah yang mengambil kursi dekat lorong atau kursi tengah yang banyak dilalui orang. Namun di sini pun, bila ada keadaan tertentu seperti ingin meluruskan kaki atau akan turun di tengah jalan, keinginan orang yang bersangkutanlah yang didahulukan. Urutan tempat duduk adalah sarana untuk menjamu, bukan tujuan.

Di lift, patokannya bukan posisi, melainkan panel kendali. Tempat di depan panel kendali adalah kursi terakhir karena ada tugas menekan lantai tujuan, menahan pintu tetap terbuka atau tertutup, dan mengawasi orang naik-turun. Bagian dalam, khususnya sisi dalam dilihat dari panel kendali, menjadi kursi atas. Bila kabinnya kosong, pihak yang memandulah yang naik lebih dulu untuk menguasai panel kendali, lalu menyambut tamu masuk sambil menahan pintu tetap terbuka. Saat turun, tamu yang lebih dulu. Sebaliknya, bila sudah ada beberapa orang di dalam sehingga tidak perlu menguasai panel kendali, tahanlah pintu dengan tangan dan persilakan tamu naik lebih dulu. Bila Anda hanya menghafal kalimat "tamu lebih dulu" lalu menerapkannya baik saat naik maupun turun, tidak akan ada orang yang menahan pintu; jadi hafalkanlah berdasarkan alasan mengapa demikian.

Langkah memandu tamu di lift
1. Lihat apakah ada orang di dalam kabin yang tiba
2. Bila tidak ada siapa pun, naiklah lebih dulu dan berdirilah di depan panel kendali
3. Sambil menekan tombol buka, sambutlah tamu masuk dengan berkata "douzo"
4. Bila sudah ada orang di dalam, tahanlah pintu dengan tangan dan persilakan tamu naik lebih dulu
5. Tekan lantai tujuan, dan setibanya tekan tombol buka lalu persilakan tamu turun lebih dulu
6. Anda turun paling akhir, lalu lanjutkan memandu dengan menunjukkan arah memakai tangan

Hire (mobil sewaan berpengemudi)

Mobil yang disewa penuh lengkap dengan pengemudinya. Sama seperti taksi dalam hal yang menyetir adalah pihak ketiga, sehingga cara berpikir urutan tempat duduknya pun sama.

Kursi penumpang depan

Kursi di sebelah kursi pengemudi. Kursi yang berbalik menurut keadaan: menjadi kursi terakhir bila pengemudinya pihak ketiga, dan menjadi kursi atas pada mobil pribadi yang disetir pihak lawan atau orang pihak sendiri.

Panel kendali

Papan berisi jajaran tombol lantai serta tombol buka dan tutup di dalam lift. Karena orang yang berdiri di depannya memegang tugas mengoperasikannya, tempat itu menjadi kursi terakhir.

Arah laju

Arah kereta bergerak maju. Kursi dekat jendela yang menghadap arah ini dianggap kursi atas dan diperlakukan lebih tinggi daripada kursi yang membelakanginya.

Jalur lalu lalang (dousen, 動線)

Jalur perpindahan orang. Ketika menilai urutan tempat duduk, kita melihat hubungan posisi dengan pintu dan lorong karena adanya pemikiran bahwa makin jauh dari jalur lalu lalang ini, makin tenang tempatnya.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Cara berpikir urutan tempat duduk berlanjut pula pada waktu sebelum dan sesudah duduk. Kita akan menguasai sekaligus cara berjalan di lorong dan tangga, posisi panitia pada perjamuan, sampai cara memutar meja bundar masakan Tionghoa.

Di lorong, bagian tengah dianggap lebih tinggi dan sisi dinding lebih rendah. Persilakan tamu berjalan di sisi tengah, dan pihak yang memandu berjalan 2 sampai 3 langkah serong di depan sambil menunjukkan arah tujuan. Berjalan tepat di belakang membuat Anda tidak bisa menunjukkan rute, dan berdiri tepat di depan lalu berjalan mundur itu berbahaya. Di tikungan, berhentilah sejenak, tunjukkan arahnya dengan telapak tangan yang dirapatkan, baru berbelok. Hindarilah menunjuk dengan satu jari teracung. Sesuaikan kecepatan berjalan dengan lawan, dan bila sesekali Anda menoleh untuk memastikan jaraknya, Anda tidak akan meninggalkannya di belakang.

Mengenai tangga, penjelasannya terbelah dalam hal apakah pemandu berjalan lebih dulu atau di belakang saat naik, dan bagaimana saat turun. Karena memang terbelah, daripada memastikan mana yang benar, lebih praktis mendahulukan keselamatan dan kejelasan. Yang bisa dikatakan berlaku umum adalah: persilakan tamu berjalan di sisi pegangan tangga; sebelum naik, sampaikan tujuannya dengan berkata "saya antar ke ruang tamu di lantai 3"; dan jangan memandang lawan dari atas atau menempel tepat di belakangnya. Pada tangga yang sempit, bila Anda berjalan lebih dulu sambil menambahkan sepatah kata "osaki ni shitsurei itashimasu", perdebatan tentang urutan itu sendiri tidak lagi menjadi masalah.

Pada jamuan makan dan perjamuan pun, patokannya tidak berubah. Bila di ruang bertatami, tempat di depan tokonoma adalah kursi atas untuk tamu utama, dan kursi yang paling dekat dengan pintu adalah kursi bawah untuk panitia. Panitia duduk di kursi bawah karena ia harus bergerak untuk memesan, menambah minuman, berurusan dengan orang restoran, dan mengurus pembayaran. Urutan mempersilakan pun sudah tertentu: tamu utama duduk lebih dulu, baru peserta lain. Bila Anda lebih dahulu menunjukkan tempat menitipkan mantel dan barang besar, orang tidak perlu kerepotan setelah duduk.

Meja bundar masakan Tionghoa mudah membingungkan karena bentuknya bulat, tetapi tetap saja kursi yang terjauh dari pintu adalah kursi tamu utama, dan kursi yang terdekat dengan pintu adalah kursi tuan rumah pihak pengundang. Sebelah kiri tamu utama adalah kursi ke-2 dan sebelah kanannya kursi ke-3, lalu seterusnya makin jauh dari tamu utama secara berselang-seling kiri dan kanan, makin rendah. Di Jepang ini berdasarkan cara berpikir "kiri lebih tinggi" (sajoui, 左上位), tetapi dalam tata upacara internasional maupun cara Tiongkok kadang justru kanan yang lebih tinggi, jadi bila ada kartu nama meja atau arahan penyelenggara, ikutilah itu. Meja putar umumnya diputar searah jarum jam mulai dari tamu utama, dan setelah Anda mengambil, hentikanlah pada posisi yang memudahkan orang berikutnya mengambil. Pada pesta berdiri tidak ada urutan tempat duduk sama sekali, tetapi salam kepada tamu utama dan orang yang lebih tinggi tetap diperlukan, dan anggaplah kursi yang disediakan itu untuk beristirahat.

Langkah yang dilakukan panitia pada jamuan makan
1. Sebelum acara mulai, pastikan sendiri dengan mata Anda posisi pintu dan tokonoma ruangan itu
2. Tetapkan kursi yang terjauh dari pintu sebagai kursi tamu utama
3. Tempatkan orang yang lebih tinggi berurutan di sebelah kiri lalu sebelah kanan tamu utama
4. Anda sendiri duduk di kursi yang paling dekat dengan pintu, mengamankan posisi yang bisa berbicara dengan orang restoran
5. Antarkan orang yang tiba dari gantungan mantel sampai ke kursinya
6. Tunggu tamu utama duduk, baru persilakan peserta lain duduk

Tamu utama (shuhin, 主賓)

Tamu yang paling patut ditinggikan pada acara itu. Pada jamuan makan diantar ke kursi atas, dan urutan duduk, salam, maupun tos disusun bertitik tolak dari tamu utama.

Panitia (kanji, 幹事)

Orang yang menangani persiapan, jalannya acara, dan pembayaran. Duduk di kursi bawah yang paling dekat dengan pintu agar mudah bergerak.

Kiri lebih tinggi (sajoui, 左上位)

Cara berpikir bahwa di antara yang sederajat, sisi kirilah yang lebih tinggi. Inilah dasar penetapan sebelah kiri tamu utama sebagai kursi ke-2 dan sebelah kanannya kursi ke-3 pada meja bundar. Dalam tata upacara internasional dan cara Tiongkok kadang kanan yang lebih tinggi.

Meja putar

Papan berputar yang diletakkan di tengah meja bundar. Diputar searah jarum jam mulai dari tamu utama, dan setelah selesai mengambil dihentikan pada posisi yang memudahkan orang berikutnya.

Bentuk pesta berdiri

Bentuk acara ketika orang makan, minum, dan berbincang sambil berdiri tanpa duduk. Tidak ada urutan tempat duduk, tetapi salam kepada tamu utama dan orang yang lebih tinggi tidak dilewatkan.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Karena wajah tidak terlihat, hanya suara dan kata-kata yang menjadi kesan tentang perusahaan. Kita akan memantapkan pola menerima telepon dalam bentuk langkah: kecepatan mengangkat, ucapan pertama, penyambungan, dan penahanan panggilan.

Telepon yang masuk ke perusahaan dianggap sepatutnya diangkat dalam 3 nada dering; itulah salah satu patokannya. Bila melewatinya, tambahkan sepatah kata "omatase itashimashita" (maaf telah membuat Anda menunggu) sebelum menyebutkan nama perusahaan. Sebab bila Anda langsung menyebut nama seolah tidak terjadi apa-apa, penelepon merasa waktu tunggunya dianggap tidak ada. Ucapan pertamanya adalah menyebut nama perusahaan setelah kata "hai", seperti "hai, ○○ kabushiki-gaisha de gozaimasu". Pada telepon bisnis, kata "moshimoshi" tidak dipakai. Selain diterima sebagai sapaan yang terlalu santai, penyebutan nama jadi tertunda sehingga muncul jeda ketika penelepon tidak tahu ia menelepon siapa.

Persiapan sebelum mengangkat gagang telepon sebenarnya juga penentu. Sediakan selalu kertas catatan dan pena di dekat telepon, kosongkan tangan yang biasa Anda pakai menulis, dan pegang gagang telepon dengan tangan sebelahnya. Bila Anda baru mencari pena setelah mengangkat gagang, dalam beberapa detik itu Anda kehilangan nama perusahaan dan nama penelepon. Setelah penelepon menyebutkan dirinya, ulangi untuk memastikan sambil memberi salam: "○○ kabushiki-gaisha no △△-sama de irasshaimasu ne. Itsumo osewa ni natte orimasu". Pengulangan tetap tidak dilewatkan meskipun Anda sudah mendengarnya dengan jelas, sebab gunanya mencegah kekeliruan.

Ketika menyambungkan kepada orang yang diminta, tahan dulu panggilannya, baru memanggil orang itu. Menutup gagang telepon dengan tangan pun kadang tidak mencegah percakapan di kantor terdengar oleh penelepon, dan bila suara urusan internal seperti "hari ini si anu sedang datang" bocor, hal itu tidak bisa ditarik kembali. Saat menyambungkan, beri tahu dulu orang yang diminta itu siapa peneleponnya, baru gagangnya diserahkan. Patokan penahanan panggilan adalah sekitar 30 detik, dan bila akan melewatinya, angkatlah sekali untuk menyampaikan keadaan dengan "moushiwake gozaimasen, mou sukoshi ojikan o itadakemasu deshou ka" atau tawarkan untuk menelepon balik. Bila dibiarkan tertahan, penelepon menjadi cemas karena tidak tahu apakah boleh menutup telepon atau harus menunggu.

Satu hal lagi yang perlu diperhatikan dalam penyambungan adalah bagaimana menyebut orang dari perusahaan sendiri. Terhadap lawan dari luar perusahaan, atasan Anda diperlakukan sebagai orang pihak sendiri, jadi memakai sebutan hormat atau sonkeigo seperti "Tanaka-buchou wa seki o hazushite irasshaimasu" adalah keliru. "Pedoman Bahasa Hormat" dari Badan Kebudayaan mengangkat situasi berbicara kepada mitra bisnis tentang kepala bagian Tanaka dari perusahaan sendiri, dan menjelaskan bahwa menyebutnya "Tanaka" tidak bermasalah dan bisa pula disebut dengan memperlihatkan jabatannya seperti "buchou no Tanaka", tetapi sebutan "Tanaka-buchou" tidak menjadi sebutan yang memperlakukannya sebagai orang pihak sendiri sehingga tidak tepat. Bentuk yang aman adalah "buchou no Tanaka wa, tadaima seki o hazushite orimasu".

5 langkah menerima telepon
1. Angkat gagang telepon dalam 3 nada dering, dan sebutkan nama perusahaan setelah kata "hai"
2. Dengarkan nama perusahaan dan nama penelepon, ulangi untuk memastikan, lalu sampaikan salam
3. Dengarkan keperluannya, dan catat tanggal-jam, jumlah, serta nama diri ke dalam catatan
4. Bila ada orang yang diminta, tahan panggilannya, beri tahu siapa peneleponnya, lalu serahkan gagangnya
5. Bila Anda sendiri yang menanganinya, ulangi pokok-pokoknya, sebutkan nama Anda, baru tutup telepon

3 nada dering

Jumlah nada panggil yang dijadikan patokan sampai telepon diangkat. Bila melewatinya, tambahkan "omatase itashimashita" sebagai ucapan pertama.

Orang yang diminta (nazashinin, 名指し人)

Orang di dalam perusahaan yang secara khusus ingin diajak bicara oleh penelepon. Sebelum menyambungkan, beri tahu orang itu siapa peneleponnya.

Penahanan panggilan (hold)

Fungsi untuk menghentikan percakapan sementara dan meminta penelepon menunggu. Patokannya sekitar 30 detik, dan bila melewatinya, angkatlah sekali untuk menyampaikan keadaan.

Pengulangan (fukushou, 復唱)

Mengulangi nama perusahaan, nama, tanggal-jam, dan jumlah yang Anda dengar untuk memastikannya. Tetap dilakukan meskipun sudah terdengar jelas, demi mencegah kekeliruan.

Uchi dan soto

Pembedaan antara orang pihak sendiri dan selainnya. Terhadap lawan dari luar perusahaan, atasan sendiri pun diperlakukan sebagai pihak sendiri dan tidak diberi sebutan hormat.

Ucapan pertama

Kata yang pertama kali diucapkan saat mengangkat telepon. Dasarnya adalah menyebut nama perusahaan setelah kata "hai", dan dalam bisnis "moshimoshi" tidak dipakai.

Sumber: Rekomendasi Dewan Kebudayaan "Pedoman Bahasa Hormat" (2 Februari Heisei 19, yaitu tahun 2007) Bab 3 Cara pemakaian bahasa hormat secara konkret / ※ Selebihnya adalah kebiasaan dagang yang tidak diatur secara resmi

Justru ketika orang yang diminta tidak ada, kemampuan penerima teleponlah yang terlihat. Kita akan menguasai cara menyampaikan ketidakhadiran, pola catatan pesan, serta persiapan ketika kita sendiri yang menelepon.

Ketika orang yang diminta tidak ada, pertama-tama sampaikan bahwa ia tidak ada beserta perkiraan kembalinya. Pokoknya adalah menyatukan fakta dengan patokan waktu, seperti "ainiku seki o hazushite orimasu. Juugoji goro modoru yotei de gozaimasu" (maaf, beliau sedang tidak di tempat, diperkirakan kembali sekitar pukul 15.00). Alasan ketidakhadirannya tidak perlu dijelaskan terperinci, dan hindari menyampaikan keadaan pribadi apa adanya seperti "beliau keluar untuk urusan pribadi" atau "beliau sedang ke rumah sakit". Begitu pula, hindari memberikan nomor ponsel yang bersangkutan tanpa izin, dan bila perlu, jadikanlah dalam bentuk telepon balik. Setelah itu, tanyakan apakah lebih baik ditelepon balik, apakah Anda boleh menerima pesan, atau apakah Anda boleh mendengarkan keperluannya sebagai penggantinya.

Ketika menerima pesan, buatlah catatan yang memperlihatkan 5 hal: kapan, dari siapa, keperluan apa, ingin ditindaklanjuti bagaimana, dan siapa yang menerimanya. Bila salah satu dari kelimanya hilang, orang yang diminta harus bertanya lagi kepada seseorang untuk memastikannya, sehingga timbul pekerjaan ganda. Terutama angka seperti tanggal-jam, jumlah, nominal uang, dan nomor telepon mudah salah didengar, jadi pastikan Anda mengulanginya. Untuk yang mudah tertukar seperti "ichiji" (pukul 1) dan "shichiji" (pukul 7), lebih pasti bila Anda memastikannya dengan mengganti sebutannya menjadi "juusanji desu ne" (pukul 13, ya) atau "gogo shichiji desu ne" (pukul 7 malam, ya). Terakhir, bila Anda menyampaikan nama Anda dengan "watakushi, △△ ga uketamawarimashita", penelepon menjadi tenang karena tahu kepada siapa ia berbicara.

Penting pula untuk tidak berhenti pada meletakkan catatan di meja. Catatan yang diletakkan akan terselip di antara dokumen. Setelah orang yang diminta kembali, serahkan langsung ke tangannya dan sampaikan pula pokok-pokoknya secara lisan. Bila keperluannya mendesak, jangan menunggu ia kembali; beri tahu lebih dulu lewat ponsel atau obrolan daring. Sekalipun ia sedang rapat, pastikan dulu batas waktu penyampaiannya, lalu jadikan sesuatu yang bisa diputuskan di dalam perusahaan, misalnya dengan menyelipkan catatan kepadanya. Bila Anda memutuskan "karena sedang rapat, saya tidak melakukan apa-apa", ada kalanya semuanya menjadi terlambat.

Ketika Anda sendiri yang menelepon, sebelum tersambung, tuliskan keperluan dan kesimpulannya serta angka-angka yang diperlukan dalam bentuk butir-butir, dan siapkan bahannya di dekat Anda. Karena Anda meminta waktu lawan, sedapat mungkin hindari menyusun pikiran sambil berbicara. Setelah tersambung, sebutkan nama perusahaan dan nama Anda; setelah beralih ke orang yang Anda tuju, sebutkan lagi nama Anda, tanyakan kesempatannya dengan "tadaima ojikan yoroshii deshou ka", baru masuk ke keperluan. Waktu meneleponnya pun perlu diperhatikan. Tepat setelah jam masuk kerja, jam istirahat siang, dan menjelang jam pulang biasanya sedang padat sehingga dihindari; menelepon sebelum jam masuk kerja atau setelah jam pulang termasuk di luar jam kerja lawan sehingga juga dihindari. Saat menutup, umumnya dikatakan pihak yang meneleponlah yang menutup lebih dulu, tetapi bila lawan adalah mitra bisnis atau orang yang lebih tinggi, tunggulah ia menutup, lalu tekan tuas telepon dengan jari secara perlahan sebelum meletakkan gagangnya.

Langkah menelepon
1. Tuliskan keperluan dan kesimpulan serta angka yang diperlukan dalam butir-butir, dan letakkan bahannya di dekat Anda
2. Pastikan nama perusahaan, bagian, nama, dan nomor telepon lawan
3. Teleponlah pada waktu yang menghindari saat tepat setelah jam masuk kerja, jam istirahat siang, dan menjelang jam pulang
4. Setelah tersambung, sebutkan nama perusahaan dan nama Anda, lalu sebutkan orang yang Anda tuju
5. Setelah beralih ke orang itu, sebutkan lagi nama Anda dan tanyakan apakah ini waktu yang tepat untuk berbicara
6. Sampaikan keperluan mulai dari kesimpulan, lalu ulangi hal yang sudah diputuskan untuk memastikannya
7. Sampaikan terima kasih, dan pihak yang menelepon meletakkan gagangnya dengan perlahan

Catatan pesan

Rekaman isi telepon untuk disampaikan kepada orang yang diminta. Ditulis 5 hal: tanggal-jam penerimaan, lawan bicara, keperluan, keinginan pihak sana, dan penerima teleponnya.

Telepon balik (orikaeshi, 折り返し)

Menelepon kembali dari pihak kita. Pastikan nomor dan rentang waktu yang tepat bagi lawan, dan sampaikan pula patokan kapan kira-kira akan ditelepon kembali.

Uketamawaru (承る)

Bentuk kenjougo dari "menerima" dan "mendengar". Dengan menyebut "watakushi, △△ ga uketamawarimashita", jelaslah siapa yang menangani panggilan itu.

Menanyakan kesempatan lawan

Memastikan dengan "tadaima ojikan yoroshii deshou ka" sebelum masuk ke keperluan. Bila lawan sedang sibuk, teleponlah kembali di lain waktu.

Angka yang mudah salah dengar

Misalnya ichiji (pukul 1) dan shichiji (pukul 7), atau 4 dan 7. Kekeliruan bisa dicegah dengan mengulanginya sambil mengganti sebutannya menjadi "juusanji" (pukul 13) atau "gogo shichiji" (pukul 7 malam).

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Keluhan, lawan bicara yang tidak terdengar jelas, ponsel, dan telepon salah sambung. Justru situasi yang tidak berjalan mulus memerlukan pola. Sekaligus kita menata jebakan bahasa hormat manual.

Telepon keluhan hampir seluruhnya ditentukan oleh penanganan awalnya. Pertama, dengarkan sampai habis tanpa memotong, dan catat pokok-pokoknya. Bila di tengah pembicaraan Anda menyanggah dengan "itu salah paham", lawan merasa tidak didengarkan dan pembicaraan menjadi kusut. Setelah mendengarkan semuanya, mintalah maaf atas perasaan tidak nyaman yang ditimbulkan. Ini berbeda dari mengakui tanggung jawab sepenuhnya, dan merupakan bagian yang bisa disampaikan bahkan pada tahap ketika duduk perkaranya belum diketahui. Setelah itu, pastikan faktanya dengan urutan kapan, apa, dan menjadi bagaimana, lalu pilahkan mana yang bisa Anda jawab saat itu juga dan mana yang perlu dipastikan lebih dulu. Menjawab hal yang tidak bisa Anda jawab dengan dugaan adalah yang paling berbahaya, sebab belakangan perlu diralat dan justru membesarkan masalah. Sampaikan batas waktu telepon balik dan siapa penanggung jawabnya, sebutkan nama Anda, dan segera setelah panggilan berakhir, bagikan hal itu kepada atasan dan bagian yang menangani.

Ketika suara lawan sulit ditangkap, hindarilah ungkapan yang menjadikan lawan sebagai subjek seperti "suara Anda kecil sehingga tidak terdengar", dan pakailah ungkapan yang menempatkan penyebabnya pada saluran telepon, "osoreirimasu, sukoshi odenwa ga tooi you desu" (mohon maaf, sambungannya sepertinya agak jauh). Berpura-pura mendengar lalu meneruskan pembicaraan adalah yang terburuk, karena pembicaraan menjadi tetap dengan isi yang keliru. Bila Anda tidak tahu huruf kanji sebuah nama, tanyakanlah saat itu juga: "osoreirimasu ga, dono you na ji o okaki ni narimasu ka". Marga yang punya beberapa cara penulisan seperti "Saitou-sama" khususnya perlu dipastikan, sebab bila ditulis berdasarkan dugaan, catatannya menjadi tertuju kepada orang lain.

Ketika Anda menelepon ponsel lawan, Anda tidak bisa tahu apakah ia sedang dalam perjalanan atau sedang rapat. Sebutkan nama Anda, pastikan dulu dengan "tadaima ohanashi shite mo yoroshii deshou ka", baru masuk ke keperluan. Bila tidak diangkat, hindari menelepon ulang berkali-kali tanpa jeda; berilah jeda waktu, atau tinggalkan nama perusahaan, nama, garis besar keperluan, dan nomor untuk dihubungi balik pada mesin penjawab. Bila ada telepon salah sambung pun, karena itu tetap telepon yang masuk ke perusahaan Anda, kesan penanganannya menjadi kesan tentang perusahaan. Bila lawan menyebutkan nomornya, cocokkan dengan nomor Anda dan sampaikan bedanya; jangan menutup telepon tanpa berkata apa-apa atau menyalahkan kecerobohan lawan.

Terakhir soal pilihan kata. Dalam apa yang disebut bahasa hormat manual, ada ungkapan yang terdengar santun padahal maknanya melenceng. Kata "~no hou" dalam "tantousha no hou ni otsunagi shimasu" aslinya menunjuk arah atau salah satu dari beberapa pilihan, jadi pemakaian yang mengaburkan objek sebaiknya dihindari. Kata "~ni narimasu" dalam "kochira ga shiryou ni narimasu" adalah ungkapan yang menyatakan perubahan, sehingga tidak cocok untuk menjelaskan sesuatu yang tidak berubah. "Yoroshikatta deshou ka" pun dianggap tidak wajar karena memakai bentuk lampau untuk hal yang baru akan dipastikan. "Pedoman Bahasa Hormat" dari Badan Kebudayaan juga mengangkat "gochuumon no shina wa osoroi ni narimashita deshou ka" sebagai contoh bahasa hormat manual, menjelaskan bahwa itu keliru karena bentuk sonkeigo o ... ni naru malah meninggikan barangnya, dan menyatakan cukup dikatakan "soroimashita deshou ka". Perlu dicatat, bentuk yang menambahkan o pada tindakan sendiri seperti "omachi shite orimasu" tidak bermasalah karena itu kenjougo I yang meninggikan lawan.

Langkah saat menerima telepon keluhan
1. Dengarkan sampai habis tanpa memotong, dan catat pokok-pokoknya beserta urutan waktunya
2. Mintalah maaf atas perasaan tidak nyaman yang ditimbulkan
3. Pastikan faktanya dengan urutan kapan, apa, dan menjadi bagaimana
4. Pilahkan mana yang bisa dijawab saat itu juga dan mana yang perlu dipastikan lebih dulu
5. Jangan menjawab dengan dugaan; sampaikan batas waktu telepon balik dan siapa penanggung jawabnya
6. Sebutkan nama Anda, dan segera setelah panggilan berakhir bagikan kepada atasan dan bagian yang menangani

Penanganan tingkat pertama

Penanganan yang dilakukan orang yang pertama kali menerima keluhan. Tiangnya ada 4: mendengarkan, meminta maaf, memastikan fakta, dan menjanjikan batas waktu telepon balik.

Odenwa ga tooi (お電話が遠い)

Ungkapan baku ketika suara lawan sulit ditangkap. Dengan menempatkan penyebabnya pada saluran telepon dan bukan pada lawan, bentuknya menjadi tidak menyalahkan lawan.

Bahasa hormat manual

Sebutan umum bagi ungkapan yang menyebar sebagai pola pelayanan pelanggan. Diangkat juga dalam "Pedoman Bahasa Hormat" Badan Kebudayaan, dan ada contoh yang keliru sebagai bentuk bahasa hormat.

Kenjougo I

Bahasa hormat yang meninggikan orang yang menjadi tujuan tindakan pihak sendiri, seperti omachi suru dan ukagau. Menambahkan o pada tindakan sendiri bukanlah kesalahan.

Mesin penjawab

Fungsi untuk meninggalkan keperluan ketika lawan tidak mengangkat. Rekamlah secara ringkas nama perusahaan, nama, garis besar keperluan, dan nomor untuk dihubungi balik.

Sumber: Rekomendasi Dewan Kebudayaan "Pedoman Bahasa Hormat" (2 Februari Heisei 19, yaitu tahun 2007) Bab 3 Cara pemakaian bahasa hormat secara konkret / ※ Selebihnya adalah kebiasaan dagang yang tidak diatur secara resmi

Kesan tentang perusahaan hampir seluruhnya ditentukan dalam beberapa puluh detik sejak Anda menyadari kedatangan tamu sampai menyambungkannya ke penanggung jawab. Kita akan menjadikan pola: cara meminta tamu menyebutkan diri, sepatah kata saat membuatnya menunggu, dan cara bergerak ketika penanggung jawabnya tidak ada.

Begitu Anda menyadari ada tamu, hentikan pekerjaan yang sedang Anda kerjakan, berdirilah, tatap matanya, dan sambut dengan "irasshaimase". Yang penting di sini bukan isinya, melainkan kecepatannya. Penanganan berupa baru bereaksi setelah disapa lawan, atau cukup mengangguk sambil tetap duduk, akan tertinggal di mata tamu sebagai "beberapa detik ketika saya diabaikan". Berbaliklah dengan seluruh tubuh pada saat seseorang berdiri di resepsionis; hanya dengan itu kesannya hampir sepenuhnya ditentukan.

Selanjutnya, pastikan nama perusahaan dan namanya, keperluannya, serta ada atau tidaknya janji. Tanyakanlah dalam bentuk permintaan setelah meletakkan kata bantalan, seperti "osoreirimasu ga, onshamei to onamae o oukagai dekimasu deshou ka". Setelah ia menyebutkan dirinya, ulangi dengan "○○ shouji no Satou-sama de irasshaimasu ne". Pengulangan adalah satu-satunya cara menghapus salah dengar tepat di depan lawan, dan sekaligus menjadi isyarat bahwa "saya sudah menerimanya dengan pasti". Ada atau tidaknya janji adalah hal yang dipastikan setelah ia menyebutkan dirinya, dan tidak boleh dijadikan syarat sebelum ia menyebutkan diri.

Ungkapan saat menyambungkan pun ada ketentuannya. Ketika berbicara kepada orang luar perusahaan tentang orang dari perusahaan sendiri, orang itu diperlakukan sebagai pihak sendiri, yaitu uchi, sehingga tidak diberi sebutan hormat. Bukan "Tanaka-buchou ga tadaima mairimasu", melainkan "buchou no Tanaka ga tadaima mairimasu". Pedoman bahasa hormat dari Badan Kebudayaan pun menyatakan bahwa ketika memperlakukan atasan sebagai orang uchi, cukup menyebutnya "Tanaka" atau "buchou no Tanaka", sedangkan sebutan "Tanaka-buchou" tidak menjadi sebutan yang memperlakukannya sebagai orang uchi sehingga tidak tepat. Ketika menyambungkan ke penanggung jawab lewat saluran internal, sampaikan nama perusahaan tamu, namanya, keperluannya, ada atau tidaknya janji, serta tempat ia menunggu.

Ketika penanggung jawabnya tidak ada, jangan akhiri percakapan dengan "beliau tidak ada". Kapan ia kembali, apakah orang lain bisa menggantikannya, apakah Anda boleh menerima pesan, dan apakah cukup ditelepon balik. Menjajarkan keempat hal ini dan membiarkan tamu memilihnya, itulah baru penanganan yang utuh. Bila Anda dititipi kartu nama atau bahan, nyatakan bahwa Anda menerimanya dengan pasti, sebutkan bagian dan nama Anda, baru terima. Menunjukkan kepada lawan siapa yang menerimanya sekaligus menjadi kejelasan letak tanggung jawab.

6 langkah penanganan di resepsionis
1. Dalam 3 detik hentikan pekerjaan, berdiri, tatap matanya, dan ucapkan "irasshaimase"
2. "Osoreirimasu ga, onshamei to onamae o oukagai dekimasu deshou ka"
3. Ulangi dengan "○○ shouji no Satou-sama de irasshaimasu ne"
4. Pastikan keperluannya dan ada atau tidaknya janji
5. Mintalah izin dengan "kakunin shite mairimasu node, shoushou omachi itadakemasu deshou ka"
6. Sampaikan kepada penanggung jawab: nama perusahaan, nama, keperluan, ada atau tidaknya janji, dan tempat menunggu

Penyambungan (toritsugi, 取り次ぎ)

Menyambungkan tamu atau keperluan yang diterima di resepsionis maupun lewat telepon kepada penanggung jawab di dalam perusahaan. Termasuk menyampaikannya dalam bentuk yang memungkinkan penanggung jawab menilai siapa datang untuk urusan apa.

Janji temu

Kesepakatan pertemuan yang dibuat sebelumnya. Karena cara resepsionis bergerak berubah menurut ada tidaknya janji, hal ini selalu dipastikan setelah tamu menyebutkan dirinya.

Kata bantalan

Kata yang diletakkan sebelum permintaan atau penolakan untuk memperlembut benturannya, seperti "osoreirimasu ga" dan "sashitsukae nakereba".

Pengulangan

Mengulangi nama perusahaan dan nama yang disebutkan lawan untuk memastikannya di tempat. Salah dengar bisa diperbaiki di hadapan lawan.

Sebutan untuk orang pihak sendiri

Cara menyebut orang perusahaan sendiri kepada orang luar tanpa sebutan hormat, misalnya "buchou no Tanaka".

Catatan pesan

Kertas untuk menuliskan keperluan yang ditujukan kepada orang yang tidak ada. Ditulis nama perusahaan, nama, kontak, keperluan, tanggal-jam penerimaan, dan nama penerimanya.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Asas memandu adalah "berjalan sedikit di depan tamu, tetapi tidak menghalangi jalannya". Bila posisi berdiri dan sapaan sudah Anda tetapkan untuk empat situasi, yaitu lorong, tangga, lift, dan pintu, tidak akan ada lagi saat Anda kebingungan.

Dasar memandu adalah berjalan 2 sampai 3 langkah di depan serong dari tamu. Dengan posisi serong depan, Anda bisa menunjukkan arah tujuan dengan tubuh dan sekaligus tidak menghalangi pandangan tamu. Bila Anda berjalan tepat di depannya, Anda terus memperlihatkan punggung dan juga menutup jalan. Bila Anda berjalan sejajar di sampingnya, Anda tidak menjadi penunjuk jalan; dan bila dari serong belakang, Anda membuat tamu mencari jalannya sendiri. Sesekali menoleh untuk menyamakan langkah, dan di tikungan menyapa lebih dahulu dengan "kochira de gozaimasu". Ketika menunjukkan arah, hadapkan telapak tangan ke atas dengan jari-jari dirapatkan, dan tunjukkan dengan seluruh lengan. Gerak seperti menunjuk dengan satu telunjuk atau menunjuk dengan dagu dihindari sebagai gerak yang diarahkan kepada orang.

Sebelum mulai memandu, sebutkan tujuan dan lantainya: "saya antar ke ruang tamu pertama di lantai 4". Hanya dengan ini, tamu tahu ke mana ia dibawa, dan ketenangannya selama berjalan pun berbeda. Untuk tangga, dinyatakan agar Anda memperhatikan supaya tidak berdiri pada posisi yang memandang tamu dari atas, dan banyak dijumpai penjelasan bahwa saat naik tamu berjalan lebih dulu, sedangkan saat turun pemandu lebih dulu. Namun karena penjelasan tentang siapa lebih dulu ini berbeda-beda menurut perusahaan dan pelatihannya, anggaplah yang pasti sama di mana-mana adalah dua hal: menyebutkan lantai tujuan lebih dahulu, dan menyapa dengan "ashimoto ni oki o tsuke kudasai" (hati-hati dengan langkah Anda).

Gerakan di lift berbeda antara saat kabinnya kosong dan saat sudah ada penumpang lain. Bila kosong, pemandu naik lebih dulu setelah meminta izin dengan "osaki ni shitsurei shimasu", lalu berdiri di depan panel kendali dan menahan pintu. Sebab bila tamu dinaikkan lebih dulu, jadinya buka-tutup pintu diserahkan kepada tamu. Bila sudah ada orang di dalam, tahanlah pintu dengan tangan dari luar dan persilakan tamu naik lebih dulu, lalu Anda naik belakangan dan berdiri di dekat panel kendali. Saat turun, pada kedua keadaan itu, pemandulah yang menekan tombol buka dan menahan pintu, lalu mempersilakan tamu turun lebih dulu. Bahwa depan panel kendali menjadi posisi pihak yang memandu juga sejalan dengan cara berpikir urutan tempat duduk yang menempatkan depan panel kendali sebagai kursi terakhir.

Untuk pintu, gerakannya berkebalikan menurut arah bukaannya. Pintu yang membuka ke arah luar dengan ditarik ke depan bisa terus ditahan pemandu pada posisinya semula setelah dibuka, jadi Anda tetap berdiri di sisi luar dan mempersilakan tamu lewat lebih dulu dengan "douzo". Pintu yang membuka ke dalam dengan didorong tidak bisa terus ditahan bila Anda tetap berdiri di luar, jadi pemandu masuk lebih dulu sambil berkata "shitsurei shimasu", lalu menahan pintu dari dalam dan mempersilakan tamu lewat. Patokan penilaian yang harus diingat bukan "tamu lebih dulu", melainkan "jangan biarkan tamu menyentuh pintu". Dengan satu patokan ini, jawaban untuk kedua arah bukaan itu keluar sendiri.

Sapaan saat memandu
Sebutkan tujuannya lebih dahulu: "saya antar ke ruang tamu pertama di lantai 4"
"Kochira e douzo" sambil menunjukkan arah dengan telapak tangan menghadap ke atas
Sebelum tikungan: "kochira de gozaimasu"
Di tangga: "ashimoto ni oki o tsuke kudasai"
Di lift: naik lebih dulu setelah meminta izin dengan "osaki ni shitsurei shimasu"
Di ruang tamu: tawarkan kursi atas dengan "kochira e okake kudasai"

Serong depan

Posisi serong di depan terhadap arah jalan tamu. Posisi berdiri dasar bagi pemandu, yang menunjukkan arah sekaligus tidak menghalangi pandangan.

Tangan penunjuk arah

Gerak menunjukkan arah dengan seluruh lengan, telapak tangan menghadap ke atas, dan jari-jari dirapatkan. Menunjuk dengan satu jari dihindari.

Bukaan ke luar

Pintu yang dibuka dengan ditarik ke depan. Pemandu menariknya dan menahannya, lalu mempersilakan tamu lewat lebih dulu.

Bukaan ke dalam

Pintu yang dibuka dengan didorong ke dalam. Pemandu masuk lebih dulu, menahannya dari dalam, lalu mempersilakan tamu lewat.

Panel kendali

Bidang berisi jajaran tombol lantai serta tombol buka dan tutup di lift. Dalam urutan tempat duduk termasuk kursi terakhir, dan menjadi posisi berdirinya pemandu.

Kursi atas

Kursi di sisi yang jauh dari pintu. Di ruang tamu, kursi inilah yang ditawarkan kepada tamu.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Yang sesungguhnya justru dimulai setelah tamu dipersilakan masuk ke ruang tamu. Kita akan menjadikan satu rangkaian gerak: cara menawarkan kursi atas, urutan menyuguhkan teh dan posisi meletakkannya, perlakuan terhadap alas cangkir, serta pengantaran sampai pintu tertutup rapat.

Setelah tamu dipersilakan masuk ke ruang tamu, tunjukkan dengan tangan kursi di sisi yang jauh dari pintu, yaitu kursi atas, dan tawarkan dengan "kochira e okake kudasai". Kursi yang dekat pintu adalah kursi bawah, jadi bukan kursi yang ditawarkan kepada tamu. Bila tamu memilih kursi lain, jangan memaksanya. Bila ia masih mengenakan mantel, tawarkan dengan "oazukari itashimasu" (biar saya simpankan). Penanganannya sampai sebatas menawarkan; menitipkan atau tidak adalah keputusan tamu. Berputar ke belakangnya tanpa izin lalu melepaskan mantelnya tidak diperbolehkan, karena itu tindakan menyentuh tubuh orang lain.

Ketika membawa teh, siapkan dulu keadaan agar nampan bisa diletakkan sejenak di meja samping atau tempat lain di depan pintu, lalu ketuklah pintu, tunggu jawabannya, dan masuklah sambil berkata "shitsurei itashimasu". Menunggu jawaban itu supaya Anda tidak memutus percakapan tamu dan penanggung jawab secara tiba-tiba. Urutan penyuguhan dimulai dari orang yang tertinggi di pihak tamu, dan setelah seluruh pihak tamu selesai disuguhi, barulah beralih ke orang tertinggi pihak perusahaan sendiri. Bila kepala bagian perusahaan Anda disuguhi lebih dulu daripada tamu, jadinya Anda menempatkan orang pihak sendiri di atas tamu. Posisi meletakkannya pada dasarnya di serong kanan depan tamu; bila dokumen sedang terbentang, jangan memindahkannya tanpa izin, melainkan letakkan di tempat yang kosong sambil meminta izin dengan "kochira ni okasete itadakimasu".

Cangkir dan alas cangkir dibawa terpisah, dan tepat sebelum diletakkan, cangkir ditaruh di atas alasnya baru disuguhkan. Sebab bila dibawa dalam keadaan sudah bertumpuk, teh yang tumpah karena miring akan membasahi alasnya, dan Anda jadi menyuguhkan alas cangkir yang kotor apa adanya di depan tamu. Bila cangkirnya bergambar, hadapkan gambarnya ke depan dilihat dari tamu, dan tanganilah dengan kedua tangan. Ada juga yang mengatakan bahwa alas cangkir bermotif serat kayu diletakkan dengan serat kayunya sejajar dengan tamu, tetapi rincian semacam ini penjelasannya berbeda-beda menurut perusahaan dan daerah, jadi pertama-tama mantapkanlah tiga hal: membawanya terpisah, menyuguhkan dengan kedua tangan, dan menyuguhkan berurutan mulai dari pihak tamu. Setelah selesai menyuguhkan, peganglah nampan di sisi tubuh, lalu membungkuklah sekali di pintu keluar dan tutuplah pintu dengan perlahan.

Pengantaran kepergian berbeda-beda jangkauannya menurut hubungan dengan lawan dan kebiasaan perusahaan: berakhir di depan ruang tamu, keluar sampai lobi lift, keluar sampai pintu depan, atau mengantar sampai mobilnya. Di mana pun jangkauannya, yang sama adalah cara mengakhirinya. Bila di lift, ucapkan "honjitsu wa arigatou gozaimashita" dan tunggulah sambil tetap menundukkan kepala sampai pintunya tertutup rapat. Bila Anda mengangkat kepala tepat sebelum pintu tertutup, di mata tamu itu tampak seperti Anda menyudahinya di tengah jalan. Sebelum tamu pulang, pastikan mantel dan barang yang Anda titipi sudah dikembalikan dan tidak ada barang yang tertinggal. Setelah ia pulang, semuanya sudah tidak bisa ditarik kembali.

7 langkah menyuguhkan teh
1. Di depan pintu, ketuk 2 sampai 3 kali, tunggu jawabannya, lalu ucapkan "shitsurei itashimasu"
2. Letakkan nampan sejenak di meja samping atau di sisi kursi bawah
3. Taruh cangkir di atas alasnya, dan hadapkan gambarnya ke depan dilihat dari tamu
4. Suguhkan berurutan mulai dari orang tertinggi di pihak tamu, dan setelah pihak tamu selesai baru ke pihak perusahaan sendiri
5. Letakkan dengan kedua tangan di serong kanan depan tamu, pada posisi yang tidak menimpa dokumen
6. Setelah selesai menyuguhkan, pegang nampan di sisi tubuh
7. Membungkuk sekali di pintu keluar, ucapkan "goyukkuri douzo", dan tutup pintu dengan perlahan

Kursi atas

Kursi di sisi yang jauh dari pintu. Di ruang tamu, kursi inilah yang ditawarkan kepada tamu.

Kursi bawah

Kursi di sisi yang dekat pintu. Diduduki pihak yang keluar masuk dan yang menyambungkan urusan.

Alas cangkir (chataku, 茶托)

Piring alas yang diletakkan di bawah cangkir teh. Dibawa terpisah dari cangkirnya dan ditumpuk tepat sebelum disuguhkan.

Meja samping

Meja kecil yang diletakkan misalnya di sudut ruang tamu. Dipakai sebagai tempat meletakkan nampan sejenak.

Barang titipan

Mantel, kartu nama, bahan, dan lainnya yang dititipkan tamu. Karena menjadi tanggung jawab orang yang menerimanya, terimalah setelah menyebutkan nama Anda.

Mengantar kepergian

Menyertai tamu yang hendak pulang dan melepasnya. Kepala tetap ditundukkan sampai batas tertentu, misalnya sampai pintu tertutup atau mobilnya tak terlihat lagi.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Dokumen yang dikirim ke luar perusahaan tersusun dari bagian-bagian yang urutannya dan pasangannya sudah tertentu. Kita akan menguasai kerangka yang tidak boleh dirusak: pasangan kata pembuka dan kata penutup, posisi salam musim, sampai bagian rincian yang merangkum pokok persoalan dalam butir-butir.

Dokumen keluar perusahaan tersusun dari atas dengan urutan: tanggal pengiriman, nama tujuan, nama pengirim, judul, isi surat, bagian rincian, kata "ijou", lalu kontak penanggung jawab. Tanggal ditulis sesuai hari dokumen itu dikirim dan diletakkan di bagian paling atas. Sebab itu adalah catatan yang menjadi petunjuk ketika ditelusuri belakangan. Bentuk yang umum adalah nama tujuan di kiri dan nama pengirim di kanan. Judul dibuat menjadi nama yang dalam satu baris memperlihatkan dokumen itu tentang apa dan bersifat apa, misalnya "Pemberitahuan Penyelenggaraan Sesi Penjelasan Produk Baru". "Cara Berpikir Penyusunan Dokumen Resmi" dari Badan Kebudayaan pun menyatakan bahwa pada judul harus diperlihatkan pokok bahasan dan sifat dokumennya serta digunakan kata seperti laporan, usulan, jawaban, dan penyelenggaraan; cara berpikir ini berlaku apa adanya untuk judul dokumen keluar perusahaan.

Isi surat dimulai dari kata pembuka (tougo, 頭語), disusul bagian pendahuluan (zenbun, 前文), bagian pokok (shubun, 主文), dan bagian penutup (matsubun, 末文), lalu ditutup dengan kata penutup (ketsugo, 結語). Bagian pendahuluan berisi salam musim dan kata menanyakan kabar lawan, bagian pokok adalah persoalan utama yang dibuka dengan "sate", dan bagian penutup adalah salam penutup. Pengetahuan dasar surat dari Japan Post juga menunjukkan susunan berupa kata pembuka, pendahuluan, isi, penutup, dan bagian akhir, serta menjelaskan bahwa kata penutup disesuaikan dengan kata pembukanya. Salam musim diletakkan di pintu masuk bagian pendahuluan, dan pilihlah ungkapan yang cocok dengan musimnya. Bila ungkapan yang sama dipakai sepanjang tahun, itu bukan lagi salam musim.

Kata pembuka dan kata penutup sudah ditetapkan berpasangan. Dalam daftar Japan Post disebutkan bahwa haikei untuk surat umum berpasangan dengan keigu, keihaku, dan haigu; kinkei untuk surat resmi berpasangan dengan kinpaku, kingen, dan keihaku; kyuukei untuk surat mendesak berpasangan dengan sousou dan soussou; haifuku untuk surat balasan berpasangan dengan keigu dan haitou; sedangkan zenryaku yang bersifat ringkas berpasangan dengan sousou, soussou, dan fuitsu. Zenryaku adalah pernyataan "saya menghilangkan bagian pendahuluan", jadi menulis zenryaku lalu melanjutkannya dengan salam musim itu bertentangan dengan dirinya sendiri. Selama Anda menulis kata pembuka, Anda harus menutupnya dengan kata penutup yang berpasangan dengannya, dan itu tidak bisa dihilangkan. Karena zenryaku bersifat ringkas, ia tidak dipakai pada surat permohonan resmi kepada mitra bisnis yang baru pertama kali berhubungan atau kepada orang yang lebih tinggi.

Informasi yang akan dipetik dan dipakai pembaca, seperti tanggal-jam, tempat, nominal uang, dan jumlah eksemplar, jangan ditanam di dalam isi surat, melainkan dijadikan bagian rincian. Setelah kata penutup, tulislah "ki" (記) di tengah, jajarkan butir-butirnya di bawahnya, dan tutuplah dengan menulis "ijou" (以上) rata kanan di bagian terakhir. Dibuka dengan "ki" dan ditutup dengan "ijou" adalah satu pasangan; tidak pernah hanya salah satunya. Bila diteruskan dalam bentuk kalimat biasa, membuat bagian rincian jadi tidak ada gunanya sejak awal, jadi begitu Anda menegakkan bagian rincian, pastikan isinya berupa butir-butir.

Susunan dokumen keluar perusahaan
1. Reiwa ○ nen ○ gatsu ○ nichi (rata kanan, tanggal pengiriman)
2. Kabushiki-gaisha ○○ Bagian Penjualan, Kepala Bagian Yamada Ichirou-sama (rata kiri)
3. Kabushiki-gaisha △△ Bagian Umum, Tanaka Hanako (rata kanan)
4. Pemberitahuan Penyelenggaraan Sesi Penjelasan Produk Baru (tengah, judul)
5. Haikei. Jika ki masumasu goseiei no koto to oyorokobi moushiagemasu. (kata pembuka dan pendahuluan)
6. Sate, kono tabi heisha de wa ...... (bagian pokok)
7. Mazu wa ryakugi nagara shochuu o motte goannai moushiagemasu. Keigu (bagian penutup dan kata penutup)
8. Ki / butir-butir tanggal-jam, tempat, dan barang bawaan / Ijou (rata kanan)

Kata pembuka (tougo, 頭語)

Kata yang diletakkan pada awal surat atau dokumen keluar perusahaan, seperti haikei, kinkei, zenryaku, dan haifuku. Berpasangan dengan kata penutup.

Kata penutup (ketsugo, 結語)

Kata yang menutup isi surat, seperti keigu, kinpaku, dan sousou. Kata pasangannya sudah ditentukan untuk tiap kata pembuka.

Bagian pendahuluan (zenbun, 前文)

Bagian berisi salam musim dan salam menanyakan kabar, yang diletakkan setelah kata pembuka. Bila memakai zenryaku, bagian ini dihilangkan.

Bagian pokok (shubun, 主文)

Bagian persoalan utama yang dibuka misalnya dengan "sate". Di sinilah ditulis tujuan dokumen itu sendiri.

Bagian rincian (kakigaki, 記書き)

Bagian yang mencantumkan "ki" setelah kata penutup lalu merangkum tanggal-jam, tempat, dan sebagainya dalam butir-butir. Ditutup dengan "ijou".

Judul

Kepala yang memperlihatkan pokok bahasan dan sifat dokumen dalam satu baris. Dalam "Cara Berpikir Penyusunan Dokumen Resmi" disebut hyoudai.

Sumber: Japan Post "Pengetahuan Dasar Surat: Bentuk Dasar Surat" (diperiksa Agustus 2026)

Untuk dokumen internal, jawaban yang benar adalah membuang salam dan menyisakan pokoknya saja. Sebaliknya, sebutan hormat pada alamat tidak bisa dibuang. Kita akan memantapkan pemakaian sama, onchuu, kakui, dan sensei, serta penulisan muka amplop.

Dokumen internal, yaitu pemberitahuan, laporan, surat permintaan persetujuan (ringisho), notulen, dan sejenisnya, adalah perkakas kerja yang dipertukarkan di dalam organisasi yang sama. Salam musim, kata pembuka, maupun kata penutup tidak diperlukan. Jajarkan dengan urutan judul, kesimpulan, alasan, lalu perinciannya, dan batasi bahasa hormatnya sekadar bentuk desu dan masu. Makin banyak orang yang membacanya, makin cepat dan tepat pula isinya tersampaikan bila dokumennya pendek. "Cara Berpikir Penyusunan Dokumen Resmi" dari Badan Kebudayaan juga menyebutkan agar satu kalimat dibuat pendek dan agar satu kalimat memuat satu pokok bahasan saja. Bila kesimpulan ditaruh di bagian paling akhir, waktu membaca akan menumpuk sebanyak jumlah orang yang membacanya.

Sebutan hormat ditentukan oleh jenis tujuannya. Untuk perorangan dipakai "sama", untuk organisasi atau bagian dipakai "onchuu", dan bila dokumen yang sama dikirim kepada beberapa orang dipakai "kakui". Kesalahan yang paling banyak di sini adalah penumpukan sebutan hormat. "Kakui" itu sendiri sudah merupakan sebutan hormat yang setara dengan "para hadirin", jadi jangan menulis "kakui-sama" atau "kakui-dono". Untuk lawan yang dipanggil "sensei" seperti dokter, guru, dan pengacara, kata "sensei" sudah berfungsi sebagai sebutan hormat, jadi jangan pula menulis "sensei-sama". Japan Post juga menyatakan bahwa menumpuk sebutan hormat pada alamat lembaga atau bagian seperti "○○-ka onchuu Yuubin Tarou-sama" adalah keliru.

Yang khususnya mudah keliru adalah ketika nama organisasi dan nama orang ditulis berjajar. Onchuu adalah wakizuke yang bermakna ditujukan kepada pihak terkait di dalam organisasi atau lembaga itu dan bukan kepada orang tertentu, jadi bila nama orangnya sudah jelas, hal itu bertentangan dengan maknanya. Pedoman bahasa hormat pun menyatakan penulisan "○○ Chuugakkou Yamada Ichirou-sensei onchuu" tidak tepat dan cukup ditulis "○○ Chuugakkou Yamada Ichirou-sensei". Sebutan hormat pada alamat itu satu untuk satu tujuan. Tegaslah pada aturan ini: onchuu bila ditujukan kepada organisasi, sama bila ditujukan kepada perorangan.

Pada muka amplop, nama perusahaan ditulis dengan nama resminya, "kabushiki-gaisha ○○", dan tidak disingkat menjadi "(kabu)". Apakah kata kabushiki-gaisha diletakkan di depan atau di belakang adalah bagian dari nama resmi perusahaan itu sendiri, jadi bukan sesuatu yang boleh ditukar oleh penulis demi enak dibaca. Nama orang lebih mudah seimbang bila ditulis di tengah dengan huruf agak besar. Perangko ditempel pada posisi yang menjadi kiri atas ketika amplop ditegakkan memanjang. Kata yang menunjukkan isi atau cara penanganannya umumnya ditambahkan di kiri bawah muka amplop: tulis "shinten" (親展) bila Anda ingin surat itu dibuka oleh orang yang dituju sendiri, atau "seikyuusho zaichuu" (請求書在中) bila menunjukkan jenis dokumennya. Pada bagian belakang, tulislah alamat dan nama pengirim dengan huruf yang lebih kecil daripada di muka.

Langkah menulis muka amplop
1. Tulis kode pos di dalam kotaknya
2. Tulis nama perusahaan dengan nama resminya, jangan menyingkat "kabushiki-gaisha"
3. Tulis nama bagian dan nama jabatan, dan tulis nama orang di tengah dengan huruf agak besar
4. Sebutan hormat hanya satu untuk tiap tujuan. Sama untuk perorangan, onchuu untuk organisasi
5. Kata yang menunjukkan isi atau cara penanganannya ditambahkan di kiri bawah muka amplop
6. Tempelkan perangko di kiri atas ketika amplop ditegakkan memanjang
7. Tulis alamat dan nama pengirim di bagian belakang dengan huruf lebih kecil daripada di muka

Onchuu (御中)

Wakizuke yang menunjukkan bahwa surat ditujukan kepada pihak terkait di dalam organisasi atau lembaga itu, bukan kepada perorangan tertentu. Tidak dipakai berjajar dengan nama orang.

Kakui (各位)

Sebutan hormat yang ditujukan kepada masing-masing dari beberapa orang. Karena setara dengan "para hadirin", jangan menambahkan sama atau dono di belakangnya.

Shinten (親展)

Kata yang menunjukkan bahwa surat ingin dibuka oleh orang yang dituju sendiri. Ditambahkan pada muka amplop.

Zaichuu (在中)

Kata yang menunjukkan jenis isi amplop. Ditulis seperti "seikyuusho zaichuu" (berisi tagihan) dan membantu penyortiran di pihak penerima.

Ringisho (稟議書)

Dokumen internal yang diajukan penanggung jawab lalu memperoleh cap persetujuan pihak terkait secara berurutan sampai mendapat keputusan. Tidak ditulisi salam.

Wakizuke (脇付け)

Kata yang ditambahkan di samping alamat tujuan. Onchuu dan shinten termasuk di sini.

Sumber: Japan Post "Serba-serbi Surat: Cara Menulis Muka dan Belakang Amplop" (diperiksa Agustus 2026)

Judul, kolom tujuan, pola isi, balasan, dan lampiran. Hampir semua kecelakaan surel terjadi di lima tempat ini. Semuanya bisa dicegah dalam satu menit sebelum dikirim.

Judul adalah nama yang membuat orang memilih "ini yang saya buka lebih dulu" di antara daftar kotak masuk. Dengan "osewa ni natte orimasu" atau "pemberitahuan" saja, isinya tidak diketahui sampai dibuka. Bila berjajar keperluannya apa, yang diminta apa, dan batas waktunya kapan, seperti "[Permohonan] Penerbitan Ulang Tagihan Bulan September (paling lambat 5 September)", pembaca bisa menentukan prioritasnya sebelum membuka. Menjajarkan tanda seru untuk mendesak tidak menambah bahan apa pun untuk menilai tingkat kegentingannya. Ini gagasan yang sama dengan "Cara Berpikir Penyusunan Dokumen Resmi" Badan Kebudayaan yang meminta agar judul memperlihatkan pokok bahasan dan sifat dokumennya.

Kolom tujuan ada tiga. TO untuk pihak yang Anda harapkan menangani atau membalas, CC untuk pihak yang Anda harap mengetahui isinya, dan BCC dipakai ketika Anda tidak ingin alamat tujuan terlihat oleh penerima lain. Alamat yang dimasukkan ke TO dan CC terlihat oleh semua penerima. Di sinilah kecelakaan terjadi: bila Anda menjajarkan beberapa perusahaan lain yang tidak saling kenal di TO atau CC, jadinya Anda menyerahkan kontak mitra bisnis kepada pihak ketiga. Untuk pengiriman serentak, masukkan ke BCC atau kirim satu per satu. Mengosongkan TO pun tidak mengubah kenyataan bahwa CC tetap terlihat, jadi mengosongkan TO bukanlah pemecahannya.

Isi surel disusun dengan urutan nama tujuan, salam dan penyebutan diri, keperluan, penutup, lalu tanda tangan. Untuk pihak luar perusahaan, lengkapilah nama perusahaan, bagian, dan nama orangnya seperti "Kabushiki-gaisha ○○ Soumubu Yamada-sama". Tanpa nama tujuan, ketika surel diteruskan, tidak jelas ia ditujukan kepada siapa; dan tanpa penyebutan diri, lawan harus menduga pengirimnya dari alamat surel. "Otsukaresama desu" adalah salam internal sehingga tidak dipakai kepada pihak luar. Asasnya satu surel untuk satu keperluan. Bila ditulis sekaligus, bagian belakangnya terlewat dibaca dan balasannya pun cenderung hanya untuk salah satunya. Bila tidak bisa dipisah, berilah kepala bagian sebagai pemisah. Pada balasan, sisakan kutipannya agar jelas ini jawaban atas apa, dan "Re:" pada judul pada asasnya dibiarkan apa adanya. Ketika topiknya berubah, mengirim ulang dengan judul baru membuatnya lebih mudah dicari belakangan.

Lampiran dan salah kirim dicegah bukan dengan kewaspadaan, melainkan dengan prosedur. Bila Anda sudah menulis bahwa ada lampiran, lihatlah dengan mata sendiri sebelum mengirim apakah lampirannya benar-benar terpasang. Berkas berukuran besar yang melampaui batas di sisi penerima tidak akan sampai tanpa disadari, jadi pastikan lebih dulu atau bicarakan cara penyerahan lain. Pengiriman terpisah membebani lawan dengan pekerjaan menggabungkannya, dan pemampatan pun tidak menjamin ukurannya turun di bawah batas. Untuk salah kirim, siasat urutan berikut ampuh: masukkan alamat tujuan paling akhir setelah selesai menulis isinya, dan setel tenggang waktu pembatalan pengiriman. Kebiasaan langsung memilih kandidat teratas ketika daftar alamat muncul adalah penyebab khas kecelakaan mengirim kepada orang lain yang bermarga sama. Untuk permintaan, tambahkan kata bantalan dan tulis secara konkret apa yang Anda minta beserta batas waktunya. Untuk penagihan, jangan memastikan bahwa lawan yang keliru; buatlah jalan keluar dengan "mohon maaf bila surat kita saling bersilangan", baru mintalah ia memastikan keadaannya.

Pemeriksaan sebelum menekan tombol kirim
1. Apakah alamat tujuannya benar. Apakah Anda tidak memilih orang lain yang bermarga sama atau nama tampilannya mirip
2. Apakah atasan atau pihak terkait yang seharusnya masuk CC tidak tertinggal
3. Apakah keperluan dan batas waktunya sudah jelas hanya dari judulnya
4. Apakah kanji nama perusahaan, nama bagian, dan nama orang pada tujuan sudah benar
5. Apakah berkas yang Anda tulis sebagai lampiran benar-benar terpasang
6. Apakah hal yang Anda minta dari lawan dan batas waktunya tertulis di isi surel
7. Apakah tanda tangan memuat nama perusahaan, nama, dan kontak

Judul

Kepala surel. Bila dibuat menjadi nama yang memperlihatkan keperluan, objek, dan batas waktu, pembaca bisa menentukan prioritas sebelum membukanya.

CC

Kolom untuk memasukkan pihak yang isinya ingin Anda bagikan. Alamat yang dimasukkan terlihat oleh semua penerima, dan pada asasnya tidak dimintai penanganan.

BCC

Kolom untuk mengirim dalam bentuk yang tidak terlihat oleh penerima lain. Dipakai untuk pengiriman serentak kepada beberapa pihak yang tidak saling kenal.

Tanda tangan

Kesatuan berisi nama perusahaan, bagian, nama, dan kontak yang diletakkan di akhir isi surel. Lawan jadi tidak perlu mencari cara menghubungi Anda.

Balasan berkutipan

Membalas dengan menyisakan tulisan lawan. Lawan jadi tahu ini jawaban atas apa.

Bersilangan (yukichigai, 行き違い)

Keadaan ketika pemberitahuan saling bersimpangan. Bila dipakai sebagai pengantar penagihan, lawan bisa menjawab tanpa kehilangan muka.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Direktur (torishimariyaku) dan auditor (kansayaku) adalah organ yang ditetapkan Undang-Undang Perseroan, sedangkan shachou dan senmu adalah sebutan internal yang bebas diberikan perusahaan. Pertama-tama kita menata bahwa kedua lapisan ini berbeda.

Dalam kata-kata yang menunjuk "orang penting" di perusahaan, bercampur dua jenis: yang ditetapkan undang-undang dan yang ditetapkan sendiri oleh perusahaan secara bebas. Yang ditetapkan Undang-Undang Perseroan (会社法, Kaishahou) adalah organ seperti rapat umum pemegang saham, direktur (取締役, torishimariyaku), dewan direktur (取締役会, torishimariyakukai), direktur perwakilan (代表取締役, daihyou torishimariyaku), dan auditor (監査役, kansayaku); kewenangannya tertulis dalam undang-undang dan didaftarkan pula dalam registrasi perusahaan. Sebaliknya, untuk sebutan seperti shachou (社長), fukushachou (副社長), senmu (専務), joumu (常務), dan honbuchou (本部長), di dalam Undang-Undang Perseroan tidak ada definisi "apa itu shachou". Karena itu ditetapkan perusahaan sebagai susunan jabatan internal, maka "senmu" yang sama pun berbeda kewenangan dan perlakuannya bila perusahaannya berbeda. Titik tolak bidang ini adalah tidak membawa makna suatu jabatan dari satu perusahaan ke perusahaan lain.

Undang-Undang Perseroan menetapkan bahwa perseroan terbatas harus menempatkan satu atau lebih direktur (Undang-Undang Perseroan Pasal 326 ayat 1). Sebaliknya, dewan direktur, penasihat akuntansi, auditor, dewan auditor, dan akuntan pemeriksa adalah organ pilihan yang boleh ditempatkan bila ditetapkan dalam anggaran dasar (pasal yang sama ayat 2). Artinya, "perseroan terbatas tanpa dewan direktur" bukanlah pelanggaran hukum maupun perkecualian. Di perusahaan kecil dan menengah, perusahaan yang direkturnya hanya satu orang pun tidak jarang. Perlu dicatat, bila dewan direktur ditempatkan, direkturnya harus berjumlah 3 orang atau lebih (Undang-Undang Perseroan Pasal 331 ayat 5).

Yang memiliki kewenangan mewakili perusahaan adalah direktur perwakilan. Pada perseroan yang menempatkan dewan direktur, dewan direktur harus memilih direktur perwakilan dari antara para direktur (Undang-Undang Perseroan Pasal 362 ayat 3), dan direktur perwakilan memiliki kewenangan melakukan segala perbuatan di dalam maupun di luar pengadilan yang berkaitan dengan usaha perusahaan (Undang-Undang Perseroan Pasal 349 ayat 4). Di banyak perusahaan, sebutan "shachou" ditumpangkan pada direktur perwakilan sehingga ia menyebut dirinya "daihyou torishimariyaku shachou", tetapi itu hanyalah menuliskan berdampingan kedudukan menurut undang-undang dengan sebutan internal, dan bukan berarti ada jabatan "shachou" menurut undang-undang.

Meski begitu, nama "shachou" memiliki kepercayaan sosial. Undang-Undang Perseroan menetapkan bahwa apabila sebutan seperti shachou atau fukushachou diberikan kepada direktur yang bukan direktur perwakilan, perusahaan menanggung tanggung jawab kepada pihak ketiga yang beriktikad baik atas perbuatan yang dilakukan direktur tersebut (Undang-Undang Perseroan Pasal 354). Inilah yang disebut direktur perwakilan semu (hyouken daihyou torishimariyaku, 表見代表取締役). Artinya, jabatan pada kartu nama adalah bahan penilaian yang penting bagi lawan. Selain itu, "pengurus" (yakuin, 役員) yang dimaksud Undang-Undang Perseroan menunjuk direktur, penasihat akuntansi, dan auditor (Undang-Undang Perseroan Pasal 329 ayat 1); adapun executive officer (shikkou yakuin, 執行役員) yang dalam bahasa sehari-hari cenderung dimasukkan sebagai pengurus tidak termasuk pengurus dalam pasal ini. Executive officer adalah sebutan yang tidak diatur dalam Undang-Undang Perseroan; ada perusahaan yang menempatkannya sebagai karyawan dan ada pula yang merangkapkannya dengan direktur.

Alur sampai "shachou" ditetapkan pada perseroan yang menempatkan dewan direktur
1. Rapat umum pemegang saham mengangkat direktur (Undang-Undang Perseroan Pasal 329 ayat 1)
2. Seluruh direktur yang terpilih membentuk dewan direktur (Undang-Undang Perseroan Pasal 362 ayat 1)
3. Dewan direktur memilih direktur perwakilan dari antara para direktur (Undang-Undang Perseroan Pasal 362 ayat 3)
4. Perusahaan memberikan sebutan shachou kepada orang itu berdasarkan peraturan internal
5. Pada kartu nama ditulis "daihyou torishimariyaku shachou"

Rapat umum pemegang saham

Organ pengambil keputusan perusahaan yang terdiri atas para pemegang saham. Mengangkat pengurus seperti direktur (Undang-Undang Perseroan Pasal 329 ayat 1). Pada perseroan yang menempatkan dewan direktur, hal yang bisa diputuskannya terbatas pada ketentuan undang-undang dan anggaran dasar (Undang-Undang Perseroan Pasal 295 ayat 2).

Direktur (torishimariyaku, 取締役)

Organ yang penempatannya diwajibkan Undang-Undang Perseroan; perseroan terbatas memerlukan satu orang atau lebih (Undang-Undang Perseroan Pasal 326 ayat 1). Kedudukan yang menangani pengambilan keputusan manajemen, dan berbeda dari jabatan karyawan seperti kepala bagian.

Dewan direktur (torishimariyakukai, 取締役会)

Organ yang dibentuk oleh seluruh direktur. Menetapkan pelaksanaan usaha, mengawasi pelaksanaan tugas direktur, serta memilih dan memberhentikan direktur perwakilan (Undang-Undang Perseroan Pasal 362). Organ pilihan yang ditempatkan bila ditetapkan dalam anggaran dasar.

Direktur perwakilan (daihyou torishimariyaku, 代表取締役)

Direktur yang memiliki kewenangan mewakili perusahaan. Pada perseroan yang menempatkan dewan direktur, ia dipilih dewan direktur dari antara para direktur (Undang-Undang Perseroan Pasal 362 ayat 3).

Auditor (kansayaku, 監査役)

Organ yang mengaudit pelaksanaan tugas direktur dan menyusun laporan audit (Undang-Undang Perseroan Pasal 381 ayat 1). Berdiri di pihak yang memeriksa, bukan pihak yang melaksanakan usaha.

Direktur perwakilan semu (hyouken daihyou torishimariyaku, 表見代表取締役)

Mekanisme bahwa apabila sebutan seperti shachou atau fukushachou diberikan kepada direktur yang bukan direktur perwakilan, perusahaan menanggung tanggung jawab kepada pihak ketiga yang beriktikad baik atas perbuatan orang itu (Undang-Undang Perseroan Pasal 354).

Executive officer (shikkou yakuin, 執行役員)

Sebutan yang ditempatkan perusahaan sebagai kedudukan yang menjalankan usaha. Tidak diatur dalam Undang-Undang Perseroan dan tidak termasuk pengurus dalam Undang-Undang Perseroan Pasal 329 ayat 1. Kedudukannya berbeda-beda menurut perusahaan.

Anggaran dasar (teikan, 定款)

Dokumen yang menetapkan aturan dasar perusahaan. Apakah dewan direktur dan auditor ditempatkan juga ditetapkan dalam anggaran dasar (Undang-Undang Perseroan Pasal 326 ayat 2).

Sumber: Undang-Undang Perseroan Pasal 326, Pasal 329, Pasal 331, Pasal 349, Pasal 354, Pasal 362, Pasal 381

Kita akan menguasai susunan umum dari kaichou sampai shunin, serta kewenangan pengambilan keputusan yang menyertai jabatan. Premis utamanya adalah bahwa urutan maupun kewenangannya berbeda-beda menurut perusahaan.

Umumnya, susunannya sering dibicarakan dari atas sebagai kaichou (会長, ketua), shachou (社長, presiden direktur), fukushachou (副社長, wakil presiden direktur), senmu (専務, direktur eksekutif), joumu (常務, direktur pelaksana), honbuchou (本部長, kepala divisi), buchou (部長, kepala bagian), jichou (次長, wakil kepala bagian), kachou (課長, kepala seksi), kakarichou (係長, kepala subseksi), dan shunin (主任, penyelia); lazimnya kaichou sampai sekitar joumu disebut lapisan pengurus, dan honbuchou sampai sekitar kachou disebut lapisan manajerial. Namun ini semata-mata kebiasaan, dan tidak ada undang-undang yang menetapkan urutan ini. Mana yang lebih tinggi antara honbuchou dan buchou berbeda menurut perusahaan; ada perusahaan yang memperlakukan shunin sebagai jabatan manajerial, dan ada pula yang membatasinya sekadar sebutan di antara karyawan biasa. Ketika melihat kartu nama perusahaan lain, lebih aman memastikan kedudukannya di perusahaan tersebut daripada menilai urutannya dengan tolok ukur perusahaan Anda sendiri.

Pada jabatan ada pembedaan antara jabatan lini dan jabatan staf. Jabatan lini adalah kedudukan yang memiliki bawahan serta menggerakkan organisasi dengan mengeluarkan perintah kerja, dan yang termasuk di sini adalah buchou, kachou, serta kakarichou. Jabatan staf adalah kedudukan yang tidak memiliki bawahan dan menopang organisasi dengan keahliannya; kadang ditempatkan tantou buchou atau senmon buchou yang perlakuannya setingkat kepala bagian tetapi tanpa bawahan. Artinya, meskipun di kartu nama tertulis "buchou", belum tentu ia punya bawahan. Karena ini pembedaan yang tidak berhubungan dengan bentuk hubungan kerja maupun lokasi kerja, jangan mencampuradukkannya.

Pada nama jabatan kadang ditambahkan kata seperti "dairi" (代理, pengganti), "kokoroe" (心得, pejabat sementara), "hosa" (補佐, pembantu), dan "tsuki" (付, diperbantukan). Umumnya, kachou dairi menunjuk kedudukan yang menjalankan tugas kepala seksi sebagai penggantinya, kachou hosa menunjuk kedudukan yang membantu kepala seksi, dan buchou tsuki menunjuk kedudukan yang ditempatkan langsung di bawah kepala bagian; tetapi bobotnya pun berbeda menurut perusahaan. Dalam praktik kerja, lebih berguna melihat apa yang bisa diputuskan orang itu daripada menghitung urutannya.

Yang menuangkan "apa yang bisa diputuskan" ke dalam dokumen adalah peraturan kewenangan tugas. Di banyak perusahaan, dibuat tabel tentang sampai jabatan mana suatu hal bisa diputuskan, menurut jumlah pengeluaran dan jenis kontraknya. Misalnya sampai 100.000 yen oleh kepala seksi, sampai 1.000.000 yen oleh kepala bagian, dan bila melebihi itu oleh pengurus. Bila Anda tahu sampai sejauh mana atasan Anda bisa memutuskan, Anda jadi tahu sampai tingkat mana permintaan persetujuan harus dinaikkan, dan pengembalian berkas pun berkurang. Perlu dicatat, sekalipun dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahan, tanggung jawab pengelolaan pihak yang mendelegasikan tidak hilang, dan kewajiban melapor pihak yang menerima delegasi pun tidak hilang. Lingkup pendelegasian harus selalu diperjelas dalam dokumen.

Langkah memastikan jalur pengambilan keputusan
1. Buka peraturan kewenangan tugas dalam kumpulan peraturan internal
2. Lihat perkara Anda termasuk golongan yang mana
3. Pastikan bahwa pemutus berubah menurut jumlah uang dan jangka waktu kontrak
4. Pastikan jalur sampai ke pemutus dan bagian mana saja yang perlu dimintai pertimbangan
5. Bila ragu, pastikan siapa pemutusnya kepada atasan sebelum Anda mengajukan usulan

Jabatan manajerial

Kedudukan yang bertanggung jawab atas pengelolaan divisi atau seksi dan memimpin bawahan. Umumnya menunjuk buchou dan kachou, tetapi dari mana batas jabatan manajerial itu berbeda menurut perusahaan.

Jabatan lini

Jabatan yang memiliki bawahan dan menggerakkan organisasi dengan mengeluarkan perintah kerja, seperti buchou, kachou, dan kakarichou.

Jabatan staf

Jabatan yang tidak memiliki bawahan dan menopang organisasi dengan keahliannya. Ada bentuk seperti tantou buchou dan senmon buchou yang setingkat jabatan tertentu tetapi tidak memiliki bawahan.

Peraturan kewenangan tugas

Peraturan internal yang menetapkan sampai sejauh mana suatu jabatan bisa memutuskan suatu hal, menurut jumlah uang dan jenis perkaranya.

Kewenangan memutuskan

Kewenangan menyetujui suatu perkara secara akhir. Lazimnya, makin besar jumlah uangnya dan menurut jenis kontraknya, makin tinggi pula jabatan yang diperlukan.

Pendelegasian wewenang

Menyerahkan kewenangan memutuskan yang dimiliki orang yang lebih tinggi kepada bawahannya. Lingkupnya perlu diperjelas dalam dokumen, dan tanggung jawab pengelolaan pihak yang mendelegasikan tetap ada.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Kita akan menguasai apa yang dikerjakan bagian-bagian utama seperti umum, personalia, dan akuntansi, serta mekanisme ringi yang membuat sesuatu diputuskan di dalam perusahaan.

Bagian-bagian di perusahaan secara garis besar terbagi menjadi divisi yang menghasilkan penjualan dan divisi yang menopangnya. Penjualan dan produksi termasuk yang pertama, sedangkan umum, personalia, dan akuntansi termasuk yang kedua; sisi yang menopang itu secara keseluruhan disebut divisi administrasi atau divisi korporat. Yang pertama-tama ingin dihafal karyawan baru adalah "ke mana harus pergi ketika menghadapi kesulitan". Barang inventaris rusak ke bagian umum, konsultasi soal kehadiran dan mutasi ke personalia, penggantian biaya ke akuntansi, pemeriksaan surat perjanjian ke bagian hukum, dan gangguan komputer ke sistem informasi. Hanya dengan mengetahui tujuannya, kecepatan kerja sudah berubah.

Yang namanya mirip dan mudah tertukar adalah akuntansi (keiri) dan keuangan (zaimu). Akuntansi adalah pekerjaan mencatat transaksi harian dan menyusun laporan keuangan, sedangkan keuangan adalah pekerjaan menghimpun dan mengelola dana; perundingan dengan bank dan pengaturan arus kas ditangani keuangan. Bagian umum dan personalia pun sering dipisah: bagian umum menangani urusan rumah tangga perusahaan secara keseluruhan seperti gedung, inventaris, pengelolaan dokumen, dan administrasi rapat umum pemegang saham, sedangkan personalia menangani hal-hal tentang manusia seperti perekrutan, penempatan, penilaian, dan pendidikan. Namun di perusahaan berskala kecil, kadang bagian umum merangkap personalia dan akuntansi, sehingga cara pembagiannya berbeda menurut perusahaan.

Dokumen yang diedarkan kepada pihak terkait untuk mengumpulkan persetujuan ketika sesuatu hendak diputuskan di dalam perusahaan adalah surat ringi (稟議書, ringisho). Pengusul menuliskan tujuan, isi, jumlah uang, dan dampaknya; setelah melewati pertimbangan bagian-bagian terkait, pemegang kewenangan memutuskan menyetujuinya. Menyetujui disebut kessai (決裁, pengambilan keputusan), memutuskan atas tanggung jawab sendiri oleh orang yang telah didelegasi wewenang disebut senketsu (専決), dan memutuskan sebagai pengganti ketika pemegang kewenangan tidak ada disebut daiketsu (代決). Perkara yang diputuskan secara daiketsu lazimnya dilanjutkan dengan kouetsu (後閲), yaitu diperlihatkan kepada yang bersangkutan belakangan. Jalan pintas seperti meminjam stempel orang lain untuk dibubuhkan atau melakukan pemesanan sebelum keputusan turun, semuanya merupakan pelanggaran peraturan.

Karena ringi memakan waktu, alih-alih langsung mengedarkan berkas, akan ampuh bila Anda melakukan nemawashi (根回し), yaitu menjelaskan maksudnya lebih dahulu kepada bagian-bagian terkait. Nemawashi bukan sarana untuk melompati pertimbangan bagian lain, melainkan persiapan yang sah untuk menyelaraskan pokok persoalan sebelum berkas beredar sehingga mengurangi pekerjaan ulang. Sebagian besar pengembalian berkas disebabkan tiga hal: "tidak ada dasar untuk jumlah uangnya", "tidak ada hasil kajian perbandingan dengan usulan lain", dan "tidak jelas apa yang diperlukan dan sampai kapan". Bila sebelum mengusulkan Anda memastikan siapa pemutusnya dan bagian mana yang harus dimintai pertimbangan, lalu melengkapi lampiran seperti surat penawaran dan tabel perbandingan sebelum mengedarkannya, berkas itu akan lolos dalam sekali jalan.

Alur sampai ringi disetujui
1. Pengusul membuat surat ringi berisi tujuan, isi, jumlah uang, dan dampaknya
2. Melampirkan bahan yang menjadi dasarnya, seperti surat penawaran dan tabel perbandingan
3. Menjelaskan isinya kepada atasan langsung dan memperoleh persetujuannya
4. Mengedarkan berkas untuk pertimbangan bagian terkait (hukum, akuntansi, sistem informasi, dan lainnya)
5. Pemegang kewenangan mengambil keputusan
6. Setelah keputusan turun, barulah beralih ke pelaksanaan seperti pemesanan atau kontrak

Divisi administrasi

Sebutan umum bagi divisi yang menopang divisi usaha, seperti umum, personalia, akuntansi, dan hukum. Disebut juga divisi korporat.

Surat ringi (ringisho, 稟議書)

Dokumen internal untuk memperoleh persetujuan dengan mengedarkannya kepada pihak terkait tanpa mengadakan rapat. Diusulkan dengan melampirkan tujuan, isi, jumlah uang, dampak, dan bahan pendukungnya.

Kessai (決裁)

Pemegang kewenangan menyetujui suatu perkara secara akhir. Pelaksanaan seperti pemesanan dan kontrak baru dijalankan setelah keputusan turun.

Senketsu (専決)

Orang yang telah didelegasi wewenang memutuskan atas tanggung jawabnya sendiri. Lingkupnya ditetapkan dalam peraturan kewenangan tugas.

Daiketsu (代決)

Memutuskan sebagai pengganti ketika pemegang kewenangan tidak ada. Lazimnya dilanjutkan dengan kouetsu, yaitu dimintakan pemeriksaan kepada yang bersangkutan belakangan.

Pertimbangan bagian terkait (gougi, 合議)

Prosedur memperoleh pendapat atau pemeriksaan dari bagian yang terkait sebelum keputusan diambil. Tujuan pertimbangannya sudah ditentukan per perkara: hukum untuk kontrak, akuntansi untuk pengeluaran.

Nemawashi (根回し)

Menjelaskan maksudnya kepada pihak terkait sebelum berkas diedarkan, sehingga pokok persoalan dan kekhawatiran diketahui lebih dahulu. Persiapan untuk mengurangi pekerjaan ulang.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Laporan, pemberitahuan, dan konsultasi tampak mirip padahal tujuan penerimanya dan maksudnya berbeda. Pekerjaan dimulai dari menerima instruksi dengan tepat dan mengembalikannya dengan tepat.

Hourensou (報連相) adalah kata yang merangkai huruf awal houkoku (laporan), renraku (pemberitahuan), dan soudan (konsultasi). Laporan adalah mengembalikan hasil atau perkembangan kepada orang yang memberi instruksi, pemberitahuan adalah memberitahukan fakta kepada orang yang terkait, dan konsultasi adalah meminta pendapat atau nasihat ketika Anda ragu dalam mengambil keputusan. Pokoknya adalah bahwa tujuannya berbeda: laporan mengarah ke atas, pemberitahuan ke samping dan sekeliling, dan konsultasi kepada atasan atau senior. Kegagalan yang paling sering dalam hal "saya kira sudah menyampaikan" adalah kelalaian berupa sudah melapor kepada atasan tetapi tidak memberitahukannya kepada bagian terkait.

Laporan disampaikan mulai dari kesimpulan. Urutannya seperti ini: "Mengenai perkara perusahaan A, mereka meminta tenggat diperpanjang 1 minggu. Alasannya keterlambatan bahan di pihak mereka. Dampaknya bagi kita adalah...". Bila Anda mulai bicara dari jalannya perkara, pendengar harus memikul informasi sambil menunggu kesimpulan, sehingga penilaiannya jadi tertunda. Dan kaidah bakunya, semakin buruk kabarnya semakin cepat disampaikan. Makin lama waktu berjalan, makin sedikit pilihan tindakan yang tersisa, jadi sekalipun belum terpecahkan, keluarkanlah faktanya dengan pengantar "ini belum terpecahkan, tetapi...". Yang paling menyulitkan atasan adalah baru diberi tahu adanya masalah pada hari tenggatnya.

Ketika menerima instruksi, begitu dipanggil bawalah dulu catatan dan alat tulis. Dasarnya adalah mendengarkan sampai selesai dan tidak menyela di tengah; tetapi setelah selesai mendengarkan, periksalah kelengkapan 5W2H, yaitu kapan, di mana, siapa, apa, mengapa, bagaimana, dan berapa banyak. Terutama tenggatnya dan bentuk hasil kerja berupa sampai sejauh mana harus dikerjakan, itu wajib dipastikan. Bila Anda diberi tahu "secepatnya saja", ambil kesepakatan dengan menyodorkan tanggal dan jam yang konkret dari pihak Anda, misalnya "apakah dalam hari ini sudah cukup?". Terakhir, ulangi pokok-pokoknya, dan setelah kembali ke meja, rapikan catatan lalu tetapkan rencana memulainya; sampai di situlah satu rangkaian pekerjaannya.

Pada kerja dari rumah, hal yang tadinya tersampaikan begitu saja karena meja berdekatan jadi tidak tersampaikan. Bagikan secara singkat ketika Anda mulai bekerja, ketika mencapai satu tahap, dan ketika selesai. Obrolan daring punya kelebihan berupa lawan bisa memilih waktu membacanya, tetapi sebaliknya tidak cocok untuk urusan mendesak sehingga beralihlah ke telepon atau rapat. Untuk konsultasi yang meminta keputusan, jangan berbalas-balasan panjang hanya dengan tulisan, melainkan jadikan panggilan suara singkat. Bila Anda bisa melakukan ketiga peralihan ini, pekerjaan tetap berjalan meskipun terpisah jarak. Di sisi lain, panggilan suara tidak meninggalkan rekaman, jadi hal yang sudah diputuskan harus selalu dituliskan dan dibagikan. Sekalipun ada rekaman video, mencarinya memakan waktu sehingga penulisan pokok-pokoknya tetap tidak bisa dilewatkan.

6 langkah menerima instruksi
1. Begitu dipanggil, bawalah catatan dan alat tulis
2. Dengarkan sampai selesai dan jangan menyela di tengah
3. Periksa kelengkapan 5W2H (terutama tenggat dan bentuk hasil kerjanya)
4. Tanyakan juga latar belakangnya, yaitu mengapa pekerjaan itu diperlukan
5. Ulangi pokok-pokoknya untuk menyamakan pemahaman
6. Setelah kembali ke meja, rapikan catatan dan tetapkan rencana memulainya

Laporan (houkoku, 報告)

Mengembalikan hasil atau perkembangan kepada orang yang memberi instruksi. Kesimpulan disampaikan lebih dulu, dan fakta dipisahkan dari pendapat sendiri.

Pemberitahuan (renraku, 連絡)

Memberitahukan fakta kepada orang yang terkait. Bukan untuk meminta keputusan; pokoknya adalah menyampaikannya kepada semua orang yang terkena dampaknya.

Konsultasi (soudan, 相談)

Meminta pendapat atau nasihat kepada atasan atau senior ketika ragu mengambil keputusan. Bila Anda datang sambil menyiapkan keadaan dan pilihan-pilihannya, keputusan bisa diambil dalam waktu singkat.

5W2H

Tujuh butir pemeriksaan: kapan, di mana, siapa, apa, mengapa, bagaimana, dan berapa banyak. Dipakai untuk memeriksa kelengkapan saat menerima instruksi.

Laporan antara

Melaporkan perkembangan di tengah jalan sebelum pekerjaan selesai. Pada pekerjaan yang panjang, bila Anda menetapkan titik-titik tahapnya, penyimpangan arah bisa cepat diperbaiki.

Pengulangan

Mengulangi pokok-pokok instruksi yang diterima dengan bersuara, untuk memastikan pemahaman sudah sama.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Kita akan menguasai cara menjajarkan pekerjaan ketika beberapa pekerjaan menumpuk bersamaan, cara menyampaikan kemajuan, serta dasar-dasar hukum tentang jam kerja dan cuti.

Bila pekerjaan menumpuk, jajarkanlah dengan dua sumbu: tingkat kegentingan dan tingkat kepentingan. Yang genting sekaligus penting adalah prioritas tertinggi, tetapi yang menentukan hasil kerja adalah yang penting namun tidak genting, yaitu penyusunan rencana, perbaikan, pembelajaran, dan pembinaan hubungan. Bagian ini akan selalu tertunda bila waktunya tidak diamankan lebih dulu. Yang genting tetapi tidak penting, misalnya pertanyaan yang bisa segera dijawab, cenderung Anda kerjakan duluan; tetapi bila Anda tenggelam di dalamnya, pekerjaan yang penting selalu berakhir tepat menjelang tenggat. Untuk yang tidak genting dan tidak penting sekaligus, konsultasikan kepada atasan termasuk kemungkinan menghentikannya. Bila ragu, keputusannya jadi lebih mudah bila Anda mengukurnya bukan hanya dari tenggatnya, melainkan dari "siapa yang akan kesulitan dan seberapa besar bila ini terlambat".

PDCA adalah cara berpikir memutar empat tahap: Plan (rencana), Do (pelaksanaan), Check (penilaian), dan Act (perbaikan). Yang penting adalah memastikan Check dimasukkan; bila dibiarkan hanya dijalankan tanpa dinilai, kesalahan yang sama akan terulang. Agar bisa dinilai, pada tahap perencanaan perlu ditetapkan "apa yang terjadi barulah disebut berhasil" dalam bentuk angka atau keadaan. Bila Anda beralih ke pelaksanaan dengan sasaran yang masih kabur, tidak ada cara menilainya belakangan.

Jadwal disusun dengan menghitung mundur dari tenggatnya. Bila waktu kerja dijajarkan tanpa celah, penundaan pasti terjadi karena adanya sisipan pekerjaan dan pengulangan, jadi kosongkanlah sekitar dua puluh persen dari keseluruhan sebagai kelonggaran. Jangan lupa memasukkan pula waktu menunggu pemeriksaan atau keputusan orang lain ke dalam tahapannya. Pada pekerjaan yang panjang, tetapkan sendiri tenggat antara dan sampaikan laporan antara pada titik itu. Begitu Anda tahu akan terlambat, sampaikan kesimpulannya lebih dulu, lalu sudah sejauh mana kemajuannya, apa penyebabnya, apa yang diperlukan, dan kapan Anda bisa menyerahkannya. Laporan yang terlalu rinci merampas waktu lawan, jadi lebih baik menetapkan titik-titik tahapnya lalu melaporkannya.

Jam kerja memiliki batas atas menurut undang-undang. Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan (労働基準法, Roudou Kijunhou) menetapkan bahwa pekerja tidak boleh dipekerjakan melebihi 40 jam seminggu dan 8 jam sehari, di luar waktu istirahat (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 32). Untuk mempekerjakan melebihi itu, diperlukan perjanjian tertulis dengan serikat pekerja yang beranggotakan lebih dari separuh pekerja atau dengan wakil lebih dari separuh pekerja, serta pelaporannya kepada instansi pemerintah (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 36). Perjanjian inilah yang umum disebut Perjanjian Pasal 36 (36協定, saburoku kyoutei). Kerja lembur tidak dimulai atas penilaian Anda sendiri, melainkan diajukan menurut prosedur yang ditetapkan perusahaan. Mengenai istirahat pun ditetapkan bahwa bila jam kerja melebihi 6 jam harus diberikan sekurang-kurangnya 45 menit, dan bila melebihi 8 jam sekurang-kurangnya 1 jam, di tengah jam kerja (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 34 ayat 1).

Cuti tahunan berbayar ditetapkan wajib diberikan sebanyak 10 hari kerja, baik berturut-turut maupun terbagi, kepada pekerja yang telah bekerja terus-menerus selama 6 bulan terhitung sejak hari penerimaan kerja dan hadir sekurang-kurangnya 80 persen dari seluruh hari kerja (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 39 ayat 1). Setelah itu, jumlah harinya bertambah sesuai lama masa kerja terus-menerus. Dalam mengambilnya, tidak ada kewajiban menjelaskan alasannya. Namun bila memberikannya pada waktu yang diminta akan mengganggu jalannya usaha secara normal, perusahaan dapat memberikannya pada waktu lain (pasal yang sama ayat 5). Sebagai praktik kerja, adabnya adalah mengajukan permohonan sedini mungkin begitu hari liburnya ditetapkan, serta menyampaikan kepada pihak terkait keadaan perkara yang sedang berjalan, kontak selama Anda tidak ada, dan arah penanganannya.

5 langkah melapor ketika Anda mungkin terlambat
1. Segera menyapa pada saat Anda tahu akan terlambat
2. Sampaikan kesimpulannya lebih dulu (saya tidak akan sempat pada tenggat semula)
3. Tunjukkan sudah sampai mana yang selesai saat ini
4. Sampaikan penyebab keterlambatan dan bantuan yang diperlukan secara konkret
5. Usulkan sendiri kapan Anda bisa menyerahkannya

Tingkat kegentingan

Derajat sampai kapan sesuatu harus dikerjakan. Diukur dari dekatnya tenggat.

Tingkat kepentingan

Derajat seberapa besar pengaruh pekerjaan itu terhadap hasil. Lebih mudah dinilai bila diukur dari siapa yang akan kesulitan dan seberapa besar bila terlambat.

PDCA

Cara menjalankan pekerjaan dengan mengulang empat tahap: Plan (rencana), Do (pelaksanaan), Check (penilaian), Act (perbaikan). Bila penilaiannya dilewati, kesalahan yang sama akan terulang.

Hitung mundur

Menyusun rencana dengan menelusuri tahapannya mundur dari tenggat. Perhitungkan kelonggaran untuk menghadapi sisipan pekerjaan dan waktu menunggu pemeriksaan orang lain.

Perjanjian Pasal 36 (36協定, saburoku kyoutei)

Sebutan bagi perjanjian antara pekerja dan pengusaha yang diperlukan untuk mempekerjakan melebihi jam kerja menurut undang-undang. Perjanjian tertulis harus dibuat dan dilaporkan kepada instansi pemerintah (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 36).

Cuti tahunan berbayar

Cuti sebanyak 10 hari kerja yang diberikan kepada pekerja yang telah bekerja terus-menerus 6 bulan dan hadir sekurang-kurangnya 80 persen dari seluruh hari kerja (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 39 ayat 1). Pengambilannya tidak memerlukan penjelasan alasan.

Hak mengubah waktu cuti

Mekanisme yang memungkinkan perusahaan memberikan cuti pada waktu lain apabila memberikannya pada waktu yang diminta akan mengganggu jalannya usaha secara normal (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 39 ayat 5).

Sumber: Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 32, Pasal 34, Pasal 36, Pasal 39 / ※ Selebihnya adalah kebiasaan dagang yang tidak diatur secara resmi

Justru ketika keadaan tidak berjalan mulus, pola diperlukan. Kita akan merangkum tindakan awal ketika berbuat salah, cara meminta tolong dan cara menolak, adab rapat, serta serah terima pekerjaan.

Tindakan awal ketika menyadari kesalahan intinya hanya dua: jangan menyembunyikannya, dan segera sampaikan kepada atasan. Urutannya: pertama hentikan meluasnya kerugian, lalu sampaikan faktanya, tunjukkan lingkup dampaknya, ajukan usulan penanganan darurat dan mintalah petunjuk, dan terakhir rangkumlah penyebabnya beserta pencegahan agar tidak terulang. Analisis penyebab boleh dilakukan setelah keadaan tenang; yang lebih dahulu diperlukan adalah menghentikan kerugiannya. Bila Anda memakai waktu untuk berusaha menebusnya sendirian, selama itu dampaknya justru meluas. Jangan mulai dari dalih; keluarkan faktanya lebih dulu dengan "mohon maaf, telah terjadi hal seperti ini", dan jelaskan dengan memisahkan dugaan dari fakta. Bila ada kemungkinan berujung pada kebocoran informasi seperti pada salah kirim surel, pastikan dahulu bagaimana penanganan perusahaan sebelum Anda menghubungi pihak itu atas penilaian Anda sendiri.

Ketika meminta orang lain mengerjakan sesuatu, sampaikan empat hal: latar belakang, hasil kerja yang diharapkan, tenggat, dan volumenya. Dengan "tolong ini saja", pihak yang menerima tidak tahu harus membuat apa dan berakhir dengan pengerjaan ulang. Permintaan adalah tindakan yang menambah pekerjaan lawan, jadi pastikan keadaannya, dan bila mendesak, tambahkan alasannya secara singkat. Menguraikan panjang lebar betapa sibuknya Anda tidak akan menentukan isi pekerjaan lawan. Sebaliknya, ketika menolak permintaan, jangan langsung berkata "tidak bisa"; letakkan kata bantalan seperti "osoreirimasu ga", lalu tunjukkan alasan Anda tidak bisa menerimanya beserta hal yang bisa Anda lakukan sebagai gantinya, misalnya tenggat lain, hanya sebagiannya, atau penanggung jawab lain. Menyanggupi dengan gampang lalu meleset dari tenggat jauh lebih merepotkan daripada menolak sejak awal.

Mutu rapat ditentukan oleh pembagian tujuan dan agenda sebelum rapat dibuka. Pada agenda, tulislah pokok bahasannya, lama waktu tiap pokok bahasan, dan apa yang ingin diputuskan dalam rapat itu, lalu kirimkan bahannya lebih dahulu. Selama rapat, catatlah bukan hanya ucapan orang, melainkan juga alasan sampai suatu keputusan diambil; dan pada akhirnya bacakan hal yang diputuskan beserta pekerjaan rumahnya untuk dipastikan. Yang wajib ada dalam notulen adalah tanggal-jam dan tempat, peserta, pokok bahasan, hal yang diputuskan, pekerjaan rumah, dan rencana pertemuan berikutnya. Pekerjaan rumah baru berfungsi bila tiga hal lengkap: siapa, sampai kapan, dan mengerjakan apa. Pokok bahasan yang tidak menghasilkan kesimpulan pun, bila tidak dicatat bahwa ia belum diputuskan dan siapa yang akan mematangkannya sampai kapan, akan membuat perdebatan yang sama terulang pada rapat berikutnya. Notulen makin cepat makin tinggi nilainya, jadi jadikan pembagiannya pada hari itu juga sebagai patokan.

Serah terima adalah pekerjaan menciptakan keadaan agar pekerjaan tetap berjalan tanpa penerus Anda perlu bertanya kepada Anda. Rangkumlah dalam surat serah terima: daftar pekerjaan yang ditangani, perkara yang sedang berjalan beserta keadaannya, pihak terkait dan kontaknya, riwayat masa lalu dan hal yang perlu diperhatikan, serta tempat penyimpanan dokumen dan data. Serah terima yang hanya lisan pasti menyisakan yang terlewat. Terutama "janji yang tidak tertinggal dalam dokumen" dan "riwayat kejadian yang nyaris menjadi masalah" adalah bagian yang paling menyulitkan penerus, jadi pastikan ditulis dan ditinggalkan.

6 langkah tindakan awal saat menyadari kesalahan
1. Pertama hentikan meluasnya kerugian (hentikan pengiriman, pengapalan, atau publikasi)
2. Jangan menyembunyikannya, dan segera sampaikan kepada atasan
3. Jelaskan faktanya menurut urutan waktu (pisahkan dugaan dari fakta)
4. Tunjukkan lingkup dampaknya (kepada siapa dan sejauh mana)
5. Tunjukkan usulan penanganan darurat dan mintalah petunjuk
6. Setelah tenang, selidiki penyebabnya dan rangkumlah pencegahan agar tidak terulang

Tindakan awal

Tindakan pertama yang diambil tepat setelah masalah terjadi. Tiangnya adalah menghentikan meluasnya kerugian dan cepat menyampaikannya kepada atasan.

Pencegahan berulang

Memperbaiki mekanisme dan prosedur agar masalah yang sama tidak terjadi dua kali. Analisis penyebab dilakukan setelah penanganan darurat selesai.

Kata bantalan

Ungkapan yang diletakkan sebelum permintaan atau penolakan untuk memperlembut kesannya, seperti "osoreirimasu ga" dan "ainiku desu ga".

Agenda

Bahan yang dibagikan sebelum rapat, berisi pokok bahasan, lama waktu tiap pokok bahasan, dan apa yang ingin diputuskan. Dibuat agar peserta bisa datang dengan persiapan.

Notulen

Rekaman rapat. Ditulis tanggal-jam dan tempat, peserta, pokok bahasan, hal yang diputuskan, pekerjaan rumah, dan rencana berikutnya. Hal yang belum diputuskan pun ditinggalkan.

Surat serah terima

Dokumen yang merangkum daftar pekerjaan, perkara yang sedang berjalan, pihak terkait, hal yang perlu diperhatikan, dan tempat penyimpanan bahan, ketika terjadi pergantian penanggung jawab.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Kita akan menguasai tahapan sejak penjualan sampai lahirnya laba, serta apa yang sebenarnya dipotret laporan laba rugi dan neraca, dimulai dari cara membaca angka yang sesungguhnya.

Angka-angka perusahaan dilihat dengan mengikis keuntungannya setahap demi setahap. Pertama, jumlah penjualan dikurangi harga pokok penjualan adalah laba kotor penjualan, yang di lapangan disebut arari (粗利, laba kotor) (Peraturan Perhitungan Perseroan Pasal 89). Laba kotor memperlihatkan seberapa besar kekuatan barang atau jasa itu sendiri. Berikutnya, bila dikurangi beban penjualan serta beban umum dan administrasi, yaitu biaya yang diperlukan untuk menjual seperti biaya tenaga kerja, sewa, dan iklan, hasilnya menjadi laba usaha (Peraturan yang sama Pasal 90), dan inilah yang menyatakan seberapa besar perusahaan mampu menghasilkan dari usaha pokoknya. Selanjutnya, laba usaha ditambah pendapatan di luar usaha dan dikurangi beban di luar usaha seperti bunga pinjaman, hasilnya adalah laba biasa (Peraturan yang sama Pasal 91). Bila "laba kotornya keluar tetapi laba usahanya tipis", pembacaannya adalah penyebabnya ada pada cara menjual atau cara membelanjakan biaya tidak langsung.

Di antara laporan keuangan, laporan laba rugi memperlihatkan aliran berupa berapa yang dihasilkan dan berapa yang dibelanjakan selama satu jangka waktu tertentu, misalnya 1 tahun. Neraca memperlihatkan saldo berupa apa yang dimiliki dan kepada siapa serta berapa besar kewajiban yang harus dikembalikan pada satu titik waktu tertentu, yaitu tanggal penutupan buku. Neraca ditetapkan harus disajikan terbagi ke dalam 3 bagian, yaitu aset, liabilitas, dan ekuitas (Peraturan Perhitungan Perseroan Pasal 73), dan jumlah aset selalu sama dengan jumlah liabilitas ditambah ekuitas. Laporan laba rugi dibagi menjadi penjualan, harga pokok penjualan, beban penjualan serta beban umum dan administrasi, pendapatan di luar usaha, beban di luar usaha, keuntungan luar biasa, dan kerugian luar biasa (Peraturan yang sama Pasal 88). Bila sejak awal Anda menanamkan perbedaannya, yaitu dokumen yang melihat aliran dan dokumen yang melihat saldo, Anda tidak akan bingung.

Biaya menjadi lebih jelas bila dipilah menjadi biaya tetap dan biaya variabel. Biaya tetap adalah biaya yang jumlahnya hampir tetap baik ketika penjualan naik maupun turun; contoh utamanya sewa kantor dan gaji karyawan tetap. Biaya variabel adalah biaya yang naik turun mengikuti penjualan, dan yang termasuk di sini adalah biaya bahan, pembelian, serta komisi penjualan yang mengikuti penjualan. Harga jual dikurangi biaya variabel per unit disebut laba marjinal, dan bila biaya tetap dibagi laba marjinal, diperoleh titik impas, yaitu jumlah unit penjualan yang tidak menghasilkan rugi maupun untung. Karena penggolongan ke salah satunya berubah menurut jenis usaha dan bentuk kontrak, nilailah sesuai keadaan nyata perusahaan Anda.

Peralatan yang dipakai untuk jangka panjang tidak dijadikan biaya seluruhnya pada tahun pembeliannya, melainkan dibagi ke dalam jumlah tahun pemakaiannya lalu dijadikan biaya. Inilah penyusutan (Undang-Undang Pajak Penghasilan Badan Pasal 31). Dengan metode garis lurus, gambarannya adalah harga perolehan dibagi masa manfaat menjadi beban penyusutan tiap tahun. Pajak konsumsi adalah mekanisme ketika pengusaha menyetorkan jumlah pajak yang diterimanya bersama penjualan setelah dikurangi jumlah pajak yang ia bayarkan pada pembelian dan pengeluaran (Undang-Undang Pajak Konsumsi Pasal 30). Tarif standarnya seluruhnya 10 persen dan tarif ringannya seluruhnya 8 persen (Undang-Undang yang sama Pasal 29). Karena bagian pajak konsumsi yang ada di tangan Anda pada akhirnya adalah uang yang harus disetorkan, dari sisi arus kas lebih aman bila Anda sadar untuk tidak mencampurnya dengan keuntungan Anda sendiri. Untuk perhitungan dan pelaporan yang konkret, pastikanlah kepada kantor pajak atau konsultan pajak.

Menghitung jumlah unit penjualan pada titik impas (contoh)
Harga jual 900 yen, biaya variabel per unit 400 yen, biaya tetap 3.000.000 yen per bulan
Laba marjinal per unit: 900 − 400 = 500 yen
Jumlah unit titik impas: 3.000.000 ÷ 500 = 6.000 unit
Pemeriksaan (penjualan): 900 × 6.000 = 5.400.000 yen
Pemeriksaan (biaya): 400 × 6.000 + 3.000.000 = 5.400.000 yen, jadi cocok

Laba kotor penjualan (arari, 粗利)

Jumlah penjualan dikurangi harga pokok penjualan. Memperlihatkan marjin dari barang atau jasa itu sendiri (Peraturan Perhitungan Perseroan Pasal 89).

Laba usaha

Laba kotor penjualan dikurangi beban penjualan serta beban umum dan administrasi. Memperlihatkan seberapa besar perusahaan menghasilkan dari usaha pokoknya (Peraturan Perhitungan Perseroan Pasal 90).

Laba biasa

Laba usaha ditambah pendapatan di luar usaha dan dikurangi beban di luar usaha. Kemampuan nyata yang mencakup laba rugi rutin di luar usaha pokok seperti bunga (Peraturan Perhitungan Perseroan Pasal 91).

Neraca

Dokumen yang memperlihatkan keadaan keuangan pada satu titik waktu. Terbagi ke dalam 3 bagian, yaitu aset, liabilitas, dan ekuitas (Peraturan Perhitungan Perseroan Pasal 73).

Biaya tetap dan biaya variabel

Yang jumlahnya tetap tanpa memandang penjualan adalah biaya tetap, sedangkan yang naik turun mengikuti penjualan adalah biaya variabel. Dipakai untuk menghitung titik impas.

Penyusutan

Cara berpikir membagi harga perolehan aset yang dipakai jangka panjang ke dalam jumlah tahun pemakaiannya lalu menjadikannya biaya (Undang-Undang Pajak Penghasilan Badan Pasal 31).

Sumber: Peraturan Perhitungan Perseroan Pasal 89, Pasal 90, Pasal 91

Kita akan menguasai urutan dokumen yang menggerakkan transaksi dan apa yang dibuktikan masing-masingnya, lalu memahaminya sebagai satu rangkaian sampai aturan meterai, kerahasiaan, dan transaksi subkontrak.

Dokumen transaksi punya urutan, dan masing-masing memiliki perannya. Surat penawaran adalah pernyataan bahwa sesuatu bisa dikerjakan dengan syarat dan harga tertentu; surat pesanan adalah penawaran mengikat dari pihak pembeli; surat penerimaan pesanan adalah penerimaan dari pihak yang mengerjakan; surat pengiriman barang adalah catatan bahwa barang telah diserahkan; pemeriksaan penerimaan (kenshuu, 検収) adalah tahap ketika pihak penerima memeriksa isinya dan mengakuinya lulus; lalu surat tagihan dan pembayaran. Kontrak itu sendiri terbentuk ketika pihak lawan menyatakan penerimaan atas penawaran yang memperlihatkan isinya, dan kecuali ada ketentuan khusus dalam peraturan perundang-undangan, tidak diperlukan bentuk tertentu seperti dokumen tertulis (Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Pasal 522). Meski begitu, dokumen tetap dipertukarkan agar isi kesepakatan tercatat sehingga tidak berujung pada perselisihan siapa mengatakan apa.

Pemeriksaan penerimaan adalah tahap yang sangat penting dalam praktik karena sering menjadi titik tolak pembayaran. Periksalah jumlah, spesifikasi, dan mutunya, dan bila ada masalah sampaikanlah pada tahap ini. Apabila barang yang diserahkan tidak sesuai dengan isi kontrak dalam hal jenis, mutu, atau jumlah, pembeli dapat menuntut pemenuhan tambahan seperti perbaikan atau penyerahan barang pengganti (Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Pasal 562). Perlu dicatat, ukeoi (請負, pemborongan) adalah kontrak ketika salah satu pihak berjanji menyelesaikan suatu pekerjaan dan pihak lawan berjanji membayar imbalan atas hasilnya (Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Pasal 632). Bila sejak awal disepakati apa yang dianggap sebagai selesai, pemeriksaan penerimaan tidak akan menimbulkan perselisihan.

Untuk pajak meterai, kewajiban membayar pajak ada pada orang yang membuat dokumen yang tercantum dalam Lampiran Pertama Undang-Undang Pajak Meterai, yaitu dokumen kena pajak (Undang-Undang Pajak Meterai Pasal 3). Yang sering dijumpai adalah kuitansi; surat tanda terima uang atau surat berharga ditetapkan tidak kena pajak bila jumlah terima yang tercantum kurang dari 50.000 yen (Undang-Undang yang sama, Lampiran Pertama, Dokumen Nomor 17). Meterai tidak cukup hanya ditempel; ia harus dibatalkan secara jelas dengan tanda yang menutupi dokumen sekaligus corak meterainya (Undang-Undang yang sama Pasal 8 ayat 2). Untuk perlakuan pada pertukaran yang seluruhnya berupa data elektronik, ada situasi ketika penilaiannya berbeda-beda, jadi pastikanlah kepada kantor pajak atau konsultan pajak.

Perjanjian kerahasiaan, yang lazim disebut NDA, adalah janji untuk tidak memakai informasi yang diketahui dari pertemuan atau kerja sama di luar tujuannya dan tidak mengungkapkannya kepada pihak ketiga. Dasarnya adalah membuatnya sebelum pembicaraan dimulai. Bersamaan dengan itu, pengelolaan di dalam perusahaan pun tidak boleh diabaikan. Rahasia dagang menurut Undang-Undang Pencegahan Persaingan Curang adalah yang memenuhi 3 syarat: dikelola sebagai rahasia, merupakan informasi teknis atau usaha yang berguna bagi kegiatan usaha, dan tidak diketahui umum (Undang-Undang yang sama Pasal 2 ayat 6). Artinya, informasi yang tidak dikelola sulit dilindungi. Adapun aturan transaksi subkontrak: Undang-Undang Pencegahan Keterlambatan Pembayaran Biaya Subkontrak dan Sejenisnya telah diubah dan berlaku pada 1 Januari 2026, dengan singkatan Undang-Undang Penyehatan Transaksi Penerimaan Pekerjaan Usaha Kecil dan Menengah, dan nama umumnya Toritekihou. Pembayaran dengan wesel dilarang, kriteria jumlah karyawan ditambahkan pada kriteria modal yang sudah ada, dan pengalihan pekerjaan pengangkutan yang diperlukan untuk menyerahkan barang produksi juga masuk sebagai objeknya, sehingga cakupannya meluas.

1. Sepakati spesifikasi dan tenggat, lalu mintalah surat penawaran
2. Terbitkan surat pesanan setelah melewati keputusan internal
3. Terimalah surat penerimaan pesanan, dan tinggalkan bukti tertulis bahwa kontrak telah terbentuk
4. Setelah barang diterima, cocokkan surat pengiriman barang dengan barang fisiknya
5. Lakukan pemeriksaan penerimaan, dan bila ada ketidaksesuaian hubungilah pada tahap ini
6. Setelah pemeriksaan penerimaan selesai, terimalah surat tagihan dan bayarlah pada tanggal jatuh temponya

Surat penawaran

Pernyataan bahwa sesuatu bisa dikerjakan dengan syarat dan harga tertentu. Dokumen untuk menyelaraskan harga dan spesifikasi sebelum pemesanan.

Surat penerimaan pesanan

Dokumen yang memperlihatkan bahwa pihak yang mengerjakan menerima penawaran mengikat berupa surat pesanan. Menjadi bukti terbentuknya kontrak.

Pemeriksaan penerimaan (kenshuu, 検収)

Memeriksa apakah barang yang dikirim sesuai pesanan dan mengakuinya lulus. Sering menjadi titik tolak pembayaran.

Dokumen kena pajak

Dokumen yang tercantum dalam Lampiran Pertama Undang-Undang Pajak Meterai. Orang yang membuatnya berkewajiban membayar pajak meterai (Undang-Undang yang sama Pasal 3).

NDA (perjanjian kerahasiaan)

Kontrak berisi janji untuk tidak memakai informasi yang diketahui di luar tujuannya dan tidak mengungkapkannya kepada pihak ketiga. Dasarnya dibuat sebelum pertemuan.

Undang-Undang Penyehatan Transaksi Penerimaan Pekerjaan Usaha Kecil dan Menengah

Singkatan bagi undang-undang yang berlaku pada 1 Januari 2026 sebagai hasil perubahan Undang-Undang Pencegahan Keterlambatan Pembayaran Biaya Subkontrak dan Sejenisnya. Nama umumnya Toritekihou.

Sumber: Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Pasal 522, Undang-Undang Pajak Meterai Pasal 3, Undang-Undang Pencegahan Persaingan Curang Pasal 2 ayat 6

Kita akan memastikan aturan waktu bekerja dan libur, tarif tambahan upah lembur, perbedaan asuransi sosial dan asuransi ketenagakerjaan, sampai cara membaca slip gaji, lengkap dengan dasar pasalnya.

Asas jam kerja adalah 8 jam sehari dan 40 jam seminggu, di luar waktu istirahat (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 32). Untuk mempekerjakan melebihi itu, diperlukan perjanjian tertulis dengan serikat pekerja yang beranggotakan lebih dari separuh pekerja atau dengan wakil lebih dari separuh pekerja, yaitu yang disebut Perjanjian Pasal 36, serta pelaporannya kepada instansi pemerintah (Undang-Undang yang sama Pasal 36 ayat 1). Batas waktu yang boleh diperpanjang pada asasnya 45 jam sebulan dan 360 jam setahun (pasal yang sama ayat 4). Istirahat diberikan di tengah jam kerja, sekurang-kurangnya 45 menit bila jam kerja melebihi 6 jam, dan sekurang-kurangnya 1 jam bila melebihi 8 jam (Undang-Undang yang sama Pasal 34). Hari libur diberikan sekurang-kurangnya 1 kali setiap minggu, atau 4 hari atau lebih dalam kurun 4 minggu (Undang-Undang yang sama Pasal 35).

Cuti tahunan berbayar diberikan sebanyak 10 hari kerja kepada pekerja yang telah bekerja terus-menerus selama 6 bulan terhitung sejak hari penerimaan kerja dan hadir sekurang-kurangnya 80 persen dari seluruh hari kerja (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 39 ayat 1). Sesudah itu, jumlahnya bertambah sesuai masa kerja. Asasnya, cuti diberikan pada waktu yang diminta pekerja, dan perusahaan hanya sebatas dapat mengubahnya ke waktu lain apabila hal itu mengganggu jalannya usaha secara normal (pasal yang sama ayat 5). Kewajiban menjelaskan alasan pengambilannya tidak ada dalam pasalnya. Bersamaan dengan itu, bagi pekerja yang diberi 10 hari atau lebih dalam setahun, perusahaan wajib menetapkan waktunya dan membuat pekerja mengambil 5 hari di antaranya dalam kurun 1 tahun sejak tanggal acuan (pasal yang sama ayat 7).

Tarif minimum upah lembur ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan. Kerja lembur di luar jam kerja adalah 25 persen atau lebih, dan kerja pada hari libur menurut undang-undang adalah 35 persen atau lebih (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 37 ayat 1; Keputusan Pemerintah Nomor 5 Tahun Heisei 6, yaitu tahun 1994). Bagian kerja lembur yang melebihi 60 jam dalam 1 bulan menjadi 50 persen atau lebih (klausul pengecualian ayat yang sama). Kerja pada larut malam, yang pada asasnya pukul 10 malam sampai pukul 5 pagi, memerlukan tambahan 25 persen atau lebih (pasal yang sama ayat 4); dan bila kerja lembur jatuh pada waktu larut malam, keduanya dijumlahkan. Perlu dicatat, tunjangan keluarga dan tunjangan transportasi tidak dimasukkan ke dalam upah yang menjadi dasar penghitungan upah lembur (pasal yang sama ayat 5).

Asuransi lebih mudah diingat bila dipilah ke dalam 2 kelompok. Asuransi kesehatan dan asuransi pensiun karyawan adalah yang disebut asuransi sosial, dan iurannya ditanggung separuh-separuh oleh pekerja dan pengusaha (Undang-Undang Asuransi Kesehatan Pasal 161, Undang-Undang Asuransi Pensiun Karyawan Pasal 82). Asuransi kecelakaan kerja dan asuransi ketenagakerjaan secara bersama disebut asuransi perburuhan; pada iuran asuransi kecelakaan kerja tidak ada bagian yang ditanggung pekerja, sedangkan pada asuransi ketenagakerjaan pekerja menanggung sebagiannya (Undang-Undang tentang Pemungutan Iuran Asuransi Perburuhan dan Sejenisnya Pasal 31). Slip gaji tersusun dari 3 blok, yaitu kehadiran, pembayaran, dan potongan; jumlah bersih yang diterima adalah total pembayaran dikurangi total potongan. Asasnya, upah dibayarkan dalam mata uang, langsung kepada pekerja, dalam jumlah penuh, sekurang-kurangnya 1 kali sebulan, pada tanggal yang telah ditetapkan (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 24).

Menghitung upah lembur (bila upah per jam 2.000 yen)
Tarif tambahan untuk kerja lembur: 1 + 0,25 = 1,25
Per jam: 2.000 × 1,25 = 2.500 yen
Untuk lembur 2 jam: 2.500 × 2 = 5.000 yen
Bila 2 jam itu jatuh pula pada waktu larut malam: 1 + 0,25 + 0,25 = 1,5
Per jam: 2.000 × 1,5 = 3.000 yen

Jam kerja menurut undang-undang

Asas jam kerja berupa 8 jam sehari dan 40 jam seminggu, di luar waktu istirahat (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 32).

Perjanjian Pasal 36

Perjanjian pekerja-pengusaha yang dibuat dan dilaporkan untuk memungkinkan kerja lembur dan kerja pada hari libur (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 36 ayat 1). Batasnya pada asasnya 45 jam sebulan dan 360 jam setahun.

Cuti tahunan berbayar

Cuti berbayar sebanyak 10 hari kerja yang diberikan kepada pekerja yang telah bekerja terus-menerus 6 bulan dan hadir sekurang-kurangnya 80 persen dari seluruh hari kerja (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 39 ayat 1).

Upah lembur

Upah tambahan berupa 25 persen atau lebih untuk kerja lembur, 35 persen atau lebih untuk hari libur menurut undang-undang, dan 25 persen atau lebih untuk larut malam (Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 37).

Total pembayaran dan jumlah bersih

Jumlah gaji pokok dan tunjangan adalah total pembayaran, dan total itu dikurangi seluruh potongan menghasilkan jumlah bersih yang diterima.

Asuransi perburuhan

Sebutan bersama bagi asuransi kecelakaan kerja dan asuransi ketenagakerjaan. Pada iuran asuransi kecelakaan kerja tidak ada bagian yang ditanggung pekerja (Undang-Undang Pemungutan Iuran Asuransi Perburuhan Pasal 31).

Sumber: Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Pasal 32, Pasal 34, Pasal 35, Pasal 37, Pasal 39

Demi melindungi perusahaan sekaligus diri sendiri, kita akan menguasai pola pelecehan, penanganan informasi pribadi, media sosial dan kebocoran informasi, perdagangan orang dalam, serta batas minimum hak cipta.

Pelecehan kekuasaan (power harassment) di tempat kerja ditata dengan 3 hal: merupakan ucapan atau tindakan yang berlatar hubungan yang lebih unggul, melampaui batas yang perlu dan wajar dalam pekerjaan, serta merusak lingkungan kerja pekerja. Pengusaha berkewajiban mengambil langkah yang diperlukan dalam pengelolaan ketenagakerjaan, seperti menyiapkan sistem pengaduan (Undang-Undang Pendorong Menyeluruh Kebijakan Ketenagakerjaan Pasal 30-2 ayat 1). Pedoman Menteri Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan menyebut 6 jenis yang khas: serangan fisik, serangan mental, pemutusan dari hubungan antarmanusia, tuntutan yang berlebihan, tuntutan yang terlalu kecil, dan pelanggaran atas ranah pribadi. Niat mencelakai tidak termasuk unsurnya sehingga tanpa maksud buruk pun sesuatu bisa tergolong pelecehan; namun di sisi lain, ini tidak lantas menyangkal bimbingan yang perlu dan wajar dalam pekerjaan. Peganglah kedua sisi ini.

Pelecehan seksual ditata menjadi jenis ketika pekerja mengalami kerugian dalam syarat kerjanya akibat tanggapannya terhadap ucapan atau tindakan bermuatan seksual, dan jenis ketika lingkungan kerjanya rusak akibat ucapan atau tindakan bermuatan seksual; pengusaha memiliki kewajiban mengambil langkah penanganan (Undang-Undang Kesempatan Kerja Setara Pria dan Wanita Pasal 11 ayat 1). Untuk yang berkaitan dengan ucapan atau tindakan seputar kehamilan dan persalinan, kewajiban itu diatur Pasal 11-3 undang-undang yang sama, dan untuk yang berkaitan dengan ucapan atau tindakan seputar pemakaian sistem seperti cuti mengasuh anak dan cuti merawat keluarga, diatur Pasal 25 Undang-Undang Cuti Mengasuh Anak dan Merawat Keluarga. Pada semuanya, melakukan pemutusan hubungan kerja atau perlakuan merugikan lainnya dengan alasan seseorang mengajukan pengaduan atau menyatakan fakta karena bekerja sama dalam penanganan pengaduan itu dilarang.

Ketika menangani informasi pribadi, pertama-tama tentukan tujuan pemakaiannya sespesifik mungkin (Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi Pasal 17 ayat 1). Tanpa memperoleh persetujuan yang bersangkutan lebih dahulu, informasi itu tidak boleh ditangani melampaui batas yang diperlukan untuk mencapai tujuan pemakaian yang telah ditentukan (Undang-Undang yang sama Pasal 18 ayat 1). Ketika memperolehnya, kecuali tujuan pemakaiannya telah diumumkan sebelumnya, beri tahukanlah dengan segera kepada yang bersangkutan atau umumkanlah (Undang-Undang yang sama Pasal 21 ayat 1). Untuk penyerahan kepada pihak ketiga, asasnya adalah memperoleh persetujuan yang bersangkutan lebih dahulu, kecuali dalam hal yang berdasarkan peraturan perundang-undangan dan sejenisnya (Undang-Undang yang sama Pasal 27 ayat 1). Ras, keyakinan, kedudukan sosial, riwayat penyakit, riwayat kejahatan, dan sejenisnya tergolong informasi pribadi yang memerlukan perhatian khusus sehingga dituntut penanganan yang lebih berhati-hati (Undang-Undang yang sama Pasal 2 ayat 3).

Untuk kebocoran informasi, dasarnya adalah jangan dibawa keluar, jangan diperlihatkan, dan jangan disambungkan. Jangan membawa-bawa daftar pelanggan atau kartu akses gedung bersama barang pribadi, jangan membuka layar di tempat umum, dan jangan menyambungkan media penyimpanan milik pribadi ke data kerja. Untuk media sosial, sekalipun Anda mengira pembicaraannya hanya untuk kalangan internal, begitu keluar ke ruang publik semuanya tidak bisa ditarik kembali. Orang dalam perusahaan yang karena tugasnya mengetahui fakta penting tentang usaha perusahaan tercatat dan sejenisnya tidak boleh memperjualbelikan saham perusahaan itu sebelum fakta penting tersebut diumumkan (Undang-Undang Instrumen Keuangan dan Bursa Pasal 166 ayat 1). Karya cipta orang lain tidak boleh dipakai tanpa izin, kecuali misalnya dalam hal mengutip karya yang telah diterbitkan sesuai kebiasaan yang wajar dan dalam batas yang sah menurut tujuan pengutipannya (Undang-Undang Hak Cipta Pasal 32 ayat 1). Hak cipta pada asasnya berlaku sampai 70 tahun setelah penciptanya meninggal (Undang-Undang yang sama Pasal 51 ayat 2). Bila Anda ragu dalam penilaian pada kasus tertentu, konsultasikanlah kepada divisi administrasi di perusahaan atau kepada ahlinya.

Langkah pemeriksaan sebelum menangani informasi pribadi
1. Nyatakan dengan kata-kata untuk apa informasi itu dipakai
2. Pastikan apakah tujuan itu sudah diberitahukan kepada yang bersangkutan atau diumumkan
3. Periksa apakah pemakaiannya tidak melampaui batas tujuan itu
4. Bila diserahkan ke luar perusahaan, pastikan ada persetujuan yang bersangkutan lebih dahulu
5. Lihat apakah tercampur informasi pribadi yang memerlukan perhatian khusus seperti riwayat penyakit
6. Hapus data yang tidak diperlukan lagi secara tuntas dengan cara yang telah ditetapkan

3 unsur pelecehan kekuasaan

Ucapan atau tindakan yang berlatar hubungan yang lebih unggul, melampaui batas yang perlu dan wajar dalam pekerjaan, serta merusaknya lingkungan kerja (Undang-Undang Pendorong Menyeluruh Kebijakan Ketenagakerjaan Pasal 30-2).

6 jenis

Pola khas yang ditunjukkan pedoman Menteri Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan: serangan fisik, serangan mental, pemutusan dari hubungan antarmanusia, tuntutan berlebihan, tuntutan terlalu kecil, dan pelanggaran atas ranah pribadi.

Jenis imbalan dan jenis lingkungan

Jenis imbalan adalah ketika seseorang mengalami kerugian pada syarat kerjanya akibat tanggapannya terhadap ucapan atau tindakan bermuatan seksual, sedangkan jenis lingkungan adalah ketika lingkungan kerjanya rusak akibat ucapan atau tindakan bermuatan seksual (Undang-Undang Kesempatan Kerja Setara Pria dan Wanita Pasal 11).

Informasi pribadi yang memerlukan perhatian khusus

Informasi pribadi yang memuat uraian yang menuntut kehati-hatian istimewa, seperti ras, keyakinan, kedudukan sosial, riwayat penyakit, dan riwayat kejahatan (Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi Pasal 2 ayat 3).

Fakta penting

Fakta penting tentang usaha perusahaan tercatat dan sejenisnya. Orang dalam perusahaan yang mengetahuinya karena tugasnya dilarang memperjualbelikan sahamnya sebelum diumumkan (Undang-Undang Instrumen Keuangan dan Bursa Pasal 166).

Pengutipan

Memakai karya yang telah diterbitkan sesuai kebiasaan yang wajar dan dalam batas yang sah menurut tujuannya (Undang-Undang Hak Cipta Pasal 32 ayat 1). Cantumkan sumbernya dan jadikan tulisan Anda sendiri sebagai yang utama.

Sumber: Undang-Undang Pendorong Menyeluruh Kebijakan Ketenagakerjaan Pasal 30-2, Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi Pasal 17, Undang-Undang Hak Cipta Pasal 32

Berpusat pada hadiah pernikahan, Anda akan menguasai sebagai satu rangkaian: cara memilih mizuhiki, makna noshi, cara menulis di muka amplop, cara merapikan amplop hadiah, sampai membalas undangan.

Ketika memberikan barang atau uang tunai pada acara sukacita, pertama-tama pilihlah mizuhiki (水引), yaitu tali hias pada amplop. Untuk perayaan yang boleh terjadi berulang kali, dipakai chou musubi (蝶結び), simpul kupu-kupu yang bisa dilepas dan diikat ulang berkali-kali, dan disebut juga hana musubi (花結び). Untuk hal yang diharapkan hanya terjadi sekali seumur hidup seperti pernikahan, dipakai musubi kiri (結び切り), simpul mati yang tidak bisa dilepas, termasuk salah satu jenisnya yaitu awaji musubi (あわじ結び). Kaiki iwai, yaitu perayaan kesembuhan dari sakit atau cedera, juga sebaiknya tidak berulang sehingga dipilih musubi kiri. Karena bila Anda keliru di sini maknanya menjadi terbalik, pastikan dulu peruntukannya sebelum membeli amplopnya. Perlu dicatat, ada perbedaan menurut daerah dalam adab yang rinci, jadi bila ragu, lebih pasti bertanya kepada orang yang lebih tua atau kepada tokonya.

Noshi, yang ditulis dengan kanji 熨斗, adalah hiasan memanjang yang menempel di kanan atas kertas pembungkus atau amplop hadiah. Asalnya adalah abalon kering yang dipipihkan, dan bermakna menyertakan bahan mentah. Karena itu, ketika Anda memberikan bahan mentah itu sendiri seperti ikan atau daging, noshi tidak ditambahkan lagi. Karena ini tanda untuk acara sukacita, noshi juga tidak ditambahkan pada acara dukacita. Amplop dan kertas pembungkus yang dijual di toko umumnya sudah tercetak sedemikian rupa, jadi bila Anda memilih yang sesuai peruntukannya, bentuknya dengan sendirinya menjadi benar.

Tulisan peruntukan ditulis di tengah bagian atas mizuhiki, dan nama pemberinya di tengah bagian bawah mizuhiki, dengan huruf sedikit lebih kecil daripada tulisan peruntukannya. Untuk hadiah pernikahan, yang umum adalah kotobuki (寿), oiwai (御祝), dan gokekkon oiwai (御結婚御祝); bentuk shuku gokekkon (祝御結婚) yang menghindari 4 huruf juga luas dipakai. Pada penulisan nama bersama, karena dalam tulisan vertikal sisi kanan lebih tinggi, jajarkanlah dari orang yang kedudukan atau usianya lebih tinggi ke arah kanan. Bila jumlah orangnya banyak, tulislah hoka ichidou (外一同) di sebelah kiri nama wakilnya, dan tulis nama semua orang pada bungkus dalam atau kertas terpisah. Alat tulisnya pada dasarnya kuas atau pena kuas dengan tinta pekat.

Isi amplop hadiah dan cara menyerahkannya pun punya polanya. Pada acara sukacita, kumpulkanlah uang kertas baru untuk menyatakan bahwa Anda telah menyiapkan niat baik itu sebelumnya, dan masukkan sehingga wajah tokoh berada di sisi muka bungkus dalam dan wajah itu berada di bagian atas. Jumlah uangnya ditulis dengan angka kanji di muka bungkus dalam, sedangkan alamat dan nama ditulis di baliknya. Saat membawanya, bungkuslah dengan fukusa (袱紗), dan di meja penerimaan keluarkan dari fukusa lalu serahkan dengan kedua tangan sedemikian rupa sehingga sisi mukanya menghadap lawan. Fukusa untuk acara sukacita bernuansa warna hangat, untuk acara dukacita bernuansa warna sejuk, dan ungu dikatakan bisa dipakai untuk keduanya.

Balasan undangan dikirim secepat mungkin setelah undangannya tiba. Bila Anda hadir, coretlah huruf go pada "goshusseki" dengan dua garis dan lingkarilah kata shusseki, lalu coretlah "gokesseki" yang tidak dipakai berikut hurufnya dengan dua garis. Pada "gohoumei", coretlah sampai bagian "gohou" dan sisakan "mei", lalu tulis nama Anda di bawahnya. Pada "gojuusho", coretlah huruf go saja. Kata gyou atau ate pada baris alamat tujuan dicoret dengan dua garis dan diganti menjadi sama. Bila pada ruang kosongnya Anda menambahkan sepatah ucapan selamat dan rasa senang bisa hadir, kesannya menjadi lebih baik.

Cara menulis balasan undangan
1. Kirimkan secepat mungkin setelah undangannya tiba
2. Coret huruf go pada goshusseki dengan dua garis, dan lingkari kata shusseki
3. Coret gokesseki yang tidak dipakai berikut hurufnya dengan dua garis
4. Pada gohoumei, coret sampai bagian gohou, sisakan mei, dan tulis nama Anda
5. Coret gyou atau ate pada baris alamat tujuan dengan dua garis dan tulis sama
6. Tambahkan sepatah ucapan selamat pada ruang kosongnya

Mizuhiki (水引)

Tali yang dipasang pada amplop hadiah atau kertas pembungkus. Maknanya berubah menurut cara simpulnya, dan chou musubi serta musubi kiri dipakai sesuai keadaannya.

Chou musubi (蝶結び)

Simpul yang bisa diikat ulang berkali-kali, disebut juga hana musubi. Dipakai untuk hal yang boleh terjadi berulang, seperti hadiah kelahiran dan ochuugen.

Musubi kiri (結び切り)

Simpul yang tidak bisa dilepas. Dipakai untuk hal yang sebaiknya tidak berulang, seperti hadiah pernikahan, perayaan kesembuhan, dan acara dukacita. Awaji musubi termasuk salah satu jenisnya.

Noshi (のし)

Hiasan memanjang yang menempel di kanan atas kertas pembungkus. Asalnya abalon kering, dan bermakna menyertakan bahan mentah. Tidak dipasang pada bahan mentah itu sendiri maupun pada acara dukacita.

Tulisan peruntukan (omotegaki, 表書き)

Kata peruntukan yang ditulis di atas mizuhiki. Untuk hadiah pernikahan misalnya kotobuki, oiwai, dan gokekkon oiwai. Nama ditulis di bawah mizuhiki dengan huruf sedikit lebih kecil.

Fukusa (袱紗)

Kain untuk membungkus amplop hadiah atau amplop dukacita saat dibawa. Untuk acara sukacita bernuansa warna hangat, untuk dukacita bernuansa warna sejuk, dan ungu dikatakan bisa dipakai untuk keduanya.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas

Kita akan menata cara bergerak pada tsuya dan kokubetsushiki, tulisan muka amplop kouden yang berubah menurut agamanya, kata-kata yang perlu dihindari, sampai waktu dan tulisan muka amplop untuk ochuugen dan oseibo.

Setelah menerima kabar duka, pastikan tanggal dan jam, tempat, nama pemimpin keluarga duka (moshu), serta bentuk keagamaannya. Tsuya (通夜) adalah upacara yang diadakan pada malam hari, dan kokubetsushiki (告別式) adalah upacara untuk mengucapkan perpisahan kepada mendiang; sering pula orang hanya menghadiri salah satunya. Bila Anda bergegas datang ke tsuya, dinyatakan tidak menjadi masalah memakai pakaian biasa seperti setelan berwarna sederhana, sedangkan untuk kokubetsushiki umumnya dijelaskan bahwa dasarnya adalah pakaian berkabung. Perhiasan dibuat sederhana, dan benda yang berkilau atau mencolok dihindari. Juzu (tasbih Buddha) dipakai pada acara bercorak Buddha, dan tidak dibawa pada acara bercorak Shinto maupun Kristen. Bila perusahaan atau daerah setempat memiliki kebiasaan tertentu, ikutilah kebiasaan itu.

Tulisan muka amplop kouden (香典, uang duka) berubah menurut agamanya, jadi pastikan selalu lebih dahulu. Pada corak Buddha, gokouden dan gokouryou luas dipakai; pada corak Shinto dipakai gotamagushiryou dan gosakakiryou; dan pada corak Kristen dipakai gohanaryou. Goreizen banyak dipakai pada tsuya dan pemakaman bercorak Buddha, tetapi pada aliran Joudo Shinshuu dijelaskan bahwa yang dipakai adalah gobutsuzen, berdasarkan ajaran bahwa orang langsung menjadi Buddha begitu meninggal. Bila Anda tidak tahu alirannya, lebih pasti memakai tulisan yang aman seperti gokouden, atau memastikannya kepada pihak keluarga maupun penyelenggara pemakaman. Ada kebiasaan menulis tulisan muka amplop itu dengan tinta encer.

Amplop dukacita memakai mizuhiki bersimpul musubi kiri, dan noshi yang merupakan tanda acara sukacita tidak dipasang. Untuk uang kertas yang dimasukkan, berkebalikan dengan uang kertas baru pada acara sukacita, ada kebiasaan tidak memakai uang kertas baru demi menghindari kesan bahwa Anda telah menyiapkannya karena menduga akan ada musibah; dan bila di tangan Anda hanya ada uang kertas baru, uang itu dilipat dulu sehingga berbekas baru dimasukkan. Untuk fukusa, pilihlah yang bernuansa warna sejuk. Di meja penerimaan, keluarkan dari fukusa, sampaikan ucapan belasungkawa, lalu serahkan dengan kedua tangan sedemikian rupa sehingga sisi mukanya menghadap lawan. Karena patokan jumlah uang dan adab yang rinci berubah menurut daerah dan kedekatan hubungan, pastikanlah bila ada kelaziman di dalam perusahaan.

Dalam pilihan kata, pakailah ungkapan baku seperti "kono tabi wa goshuushou-sama de gozaimasu" dan "kokoro yori okuyami moushiagemasu", serta jangan menanyakan sebab kematian atau berbicara panjang lebar. Kata berulang seperti kasanegasane, tabitabi, kaesugaesu, dan masumasu mengingatkan pada musibah yang terulang sehingga dihindari sebagai imikotoba (kata pantangan). Ungkapan seperti "gomeifuku o oinori shimasu", kuyou, dan joubutsu adalah istilah Buddha sehingga tidak dipakai pada acara bercorak Shinto maupun Kristen. Bila Anda tidak dapat hadir, urus pengiriman telegram belasungkawa agar tiba tepat waktu untuk tsuya atau kokubetsushiki, ditujukan ke balai pemakaman dan atas nama pemimpin keluarga duka.

Ochuugen (お中元) dan oseibo (お歳暮) adalah salam musiman untuk menyampaikan rasa terima kasih sehari-hari, bukan ucapan selamat. Karena diulang setiap tahun, mizuhiki yang dipakai adalah chou musubi, dan tulisan muka amplopnya adalah gochuugen dan goseibo. Waktu pengirimannya berbeda menurut daerah: ochuugen kira-kira dari awal sampai pertengahan Juli (bulan 7), dan di sebagian daerah sampai pertengahan Agustus (bulan 8), sedangkan oseibo dari awal Desember (bulan 12) sampai sekitar tanggal 20. Bila waktunya sudah lewat, ubahlah tulisan muka amplopnya: untuk ochuugen, sampai risshuu (awal musim gugur) menjadi shochuu omimai, dan setelah risshuu menjadi zansho omimai; untuk oseibo, setelah tahun berganti sampai matsu no uchi menjadi onenga, dan sesudahnya menjadi kanchuu omimai. Kepada orang yang lebih tinggi, kadang dipakai shochuu oukagai dan zansho oukagai. Karena ini bukan ucapan selamat, dinyatakan boleh dikirim juga kepada orang yang sedang berkabung; tetapi mizuhiki merah putih dihindari, dan umumnya dipakai pita kertas polos atau sejenisnya.

Langkah mengurus telegram belasungkawa
1. Pastikan tanggal, jam, dan tempat tsuya serta kokubetsushiki
2. Hitung mundur waktu agar tiba tepat untuk salah satunya, lalu ajukan pemesanannya
3. Alamat tujuannya balai pemakaman, dan nama tujuannya nama lengkap pemimpin keluarga duka
4. Bila pemimpin keluarga duka tidak diketahui, tambahkan "goizoku-sama" pada nama mendiang
5. Buanglah kata berulang dan kata yang tidak cocok dengan agamanya dari naskahnya
6. Masukkan nama perusahaan, nama bagian, dan nama Anda sebagai pengirim

Tsuya (通夜)

Upacara yang diadakan sebelum pemakaman. Karena sifatnya bergegas datang, dinyatakan tidak menjadi masalah memakai pakaian biasa berwarna sederhana.

Gotamagushiryou (御玉串料)

Tulisan muka amplop yang dipakai pada pemakaman bercorak Shinto. Gosakakiryou juga dipakai. Pada acara bercorak Shinto, juzu tidak dipakai.

Gohanaryou (御花料)

Tulisan muka amplop yang dipakai pada pemakaman bercorak Kristen. Istilah Buddha seperti meifuku dan kuyou tidak dipakai.

Imikotoba (忌み言葉)

Kata yang dihindari pada acara dukacita karena mengingatkan pada musibah yang terulang, seperti kasanegasane, tabitabi, dan kaesugaesu.

Telegram belasungkawa (chouden, 弔電)

Telegram belasungkawa yang dikirim ketika Anda tidak dapat hadir. Diurus agar tiba tepat waktu untuk tsuya atau kokubetsushiki, ditujukan ke balai pemakaman atas nama pemimpin keluarga duka.

Kanchuu omimai (寒中御見舞)

Tulisan muka amplop ketika mengirim setelah matsu no uchi lewat. Setelah tahun berganti sampai matsu no uchi dipakai onenga.

※ Tidak ada ketentuan resmi mengenai hal ini. Ini adalah rangkuman kebiasaan bisnis yang berlaku luas