일본 비즈니스 기초 랩

멋내기는 나를 위한 것, 몸가짐은 상대를 위한 것. 청결감과 TPO라는 두 가지 잣대로, 만난 첫 몇 초에 손해 보지 않는 준비를 익힙니다.

처음 만나는 상대는 당신이 말을 꺼내기 전에 머리·옷·구두·소지품에서 인상을 만듭니다. 여기서 중요한 것은 몸가짐(身だしなみ, midashinami)과 멋내기(おしゃれ, oshare)가 별개라는 점입니다. 멋내기는 자기 취향을 드러내는 것이어서 좋고 나쁨을 정하는 것은 자기 자신입니다. 몸가짐은 상대에게 불쾌감을 주지 않기 위한 배려여서, 좋고 나쁨을 정하는 것은 상대와 그 자리입니다. 그래서 '나는 마음에 든다'는 몸가짐의 이유가 되지 못합니다. 판단이 망설여지면 상대에게 어떻게 보일지로 바꿔서 생각합니다.

구체적으로는 출근 전에 위에서 아래로 순서대로 살펴봅니다. 머리카락이 눈을 가리지 않는지, 눌린 자국은 없는지. 수염은 깎았는지, 기른다면 모양이 정돈되어 있는지. 셔츠의 깃과 소매에 때가 없는지, 주름은 펴져 있는지. 단추가 떨어지려 하지는 않는지. 손톱은 짧게 잘라 가지런한지. 구두는 더럽지 않은지, 뒷굽이 닳지 않았는지. 냄새는 스스로 알아차리기 어려우므로 향수나 헤어 제품은 은은하게 하고, 식사나 흡연 냄새가 남아 있지 않은지 신경 씁니다. 전날 입은 셔츠를 냄새가 나지 않는다는 이유로 다시 입어 돌려 쓰는 것은 피합니다. 자기 코가 가장 믿을 것이 못 됩니다.

무엇을 입을지는 TPO, 즉 때와 장소와 상황으로 정해집니다. 우선 근무처에 복장 규정이 있다면 그것이 최우선입니다. 오피스 캐주얼(オフィスカジュアル, office casual)이라는 표현에는 전국 공통의 정의가 없고 허용되는 범위가 회사마다 다르므로, 자기 회사의 기준을 확인한 뒤에 맞춥니다. 명문 규정이 없는 부분에서 망설여질 때는 편한 쪽이 아니라 격식 있는 쪽으로 기울여 두면 실패하지 않습니다. 손님이 오거나 방문이 있는 날은 상대에 맞춰 한 단계 더 갖추고, 공장이나 현장을 견학하는 날은 상대방이 지정하는 보호구나 신발 조건에 따르는 식으로, 같은 옷이라도 상황이 바뀌면 적절한지 여부가 달라집니다.

정장은 가격보다 치수가 효과가 있습니다. 어깨 위치와 소매 길이가 맞으면 비싸지 않아도 정돈되어 보입니다. 소품은 개수를 줄이는 것이 기본이며, 손목시계나 반지를 늘린다고 해서 신뢰가 늘어나지는 않습니다. 가방은 A4 서류가 접히지 않고 들어가는 크기로, 바닥에 놓았을 때 스스로 서는 것을 고르면 방문처에서 동작이 흐트러지지 않습니다. 재택근무로 온라인 회의에 참석하는 날도 사고방식은 같습니다. 화면에 비치는 것은 상반신이라 해도 도중에 일어서는 일이 있고, 갑작스러운 외출도 생깁니다. 사외 사람이 보아도 무방한 옷으로 갈아입고, 카메라에 비치는 범위와 배경, 얼굴이 어두워지지 않는 빛의 방향까지 시작하기 전에 확인해 둡니다.

몸가짐 준비 (전날 밤과 당일 아침)
전날 밤1: 다음 날 일정을 보고 내방·방문·현장 유무를 확인한다
전날 밤2: 입을 옷을 꺼내 주름·올 풀림·단추를 확인한다
전날 밤3: 구두를 닦고 가방 속 내용물을 바꿔 넣는다
당일1: 머리·수염·손톱을 정돈한다
당일2: 거울 앞에서 위에서 아래로, 깃·소매·밑단·구두 순으로 본다
당일3: 향과 식후 냄새를 확인하고 나서 집을 나선다

몸가짐 (身だしなみ, midashinami)

상대에게 불쾌감을 주지 않도록 차림새를 갖추는 것. 판단 기준은 자기 취향이 아니라 상대와 그 자리에 있다.

청결감 (清潔感, seiketsukan)

실제로 청결한 것에 더해 겉보기에도 그렇게 전달되는 상태. 머리·손톱·구두·깃과 소매·주름·냄새가 주된 확인 지점.

TPO

time(때)·place(장소)·occasion(상황)의 머리글자. 같은 옷이라도 상황이 바뀌면 적절한지 여부가 달라진다는 사고방식.

드레스 코드

그 자리에서 요구되는 복장의 규칙. 의식이나 회식에서는 주최자 측이 제시하는 경우가 있으며, 제시되면 따른다.

오피스 캐주얼 (オフィスカジュアル, office casual)

정장보다 격식을 덜어낸 출근복의 총칭. 전국 공통의 정의는 없고 허용 범위는 회사마다 다르므로 자기 회사의 기준을 확인한다.

냄새에 대한 배려

향수·헤어 제품·식사·흡연 등의 냄새를 삼가는 것. 스스로는 익숙해져 알아차리기 어렵고, 취향도 사람마다 갈린다.

재택근무의 복장

온라인 회의에서 비치는 범위와 배경까지 포함한 준비. 상반신만 갖추면 된다는 생각은 일어서는 순간 무너진다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

먼저, 상대를 보고, 닿는 목소리로. 인사의 기본과 상황에 따라 가려 쓰는 세 가지 절을 동작의 순서까지 익힙니다.

직장에서는 하루에도 여러 번 인사할 기회가 있습니다. 여기서 차이가 나는 것은 내용이 아니라 선수입니다. 상대가 말하기 전에 내가 먼저 말한다, 그것만으로 인상이 달라집니다. 닿는 목소리로, 상대의 눈을 보고, 가능하면 하던 손을 멈추고. 컴퓨터 화면을 본 채로 답하는 것은 답하지 않은 것과 별로 다르지 않습니다. 아침에는 '오하요고자이마스(おはようございます)', 사외 상대에게는 '오세와니 낫테오리마스(お世話になっております)', 나가는 사람에게는 '잇테랏샤이마세(いってらっしゃいませ)', 돌아온 사람에게는 '오카에리나사이마세(お帰りなさいませ)', 자신이 먼저 퇴근할 때는 '오사키니 시쓰레이시마스(お先に失礼します)', 남는 쪽은 '오쓰카레사마데시타(お疲れさま, otsukaresama)'라고 답합니다. 참고로 '고쿠로사마(ご苦労さま, gokurōsama)'는 윗사람이 아랫사람의 노고를 치하하는 말투로 여겨지므로, 상사에게는 쓰지 않는 것이 널리 공유된 관행입니다.

표정은 말보다 먼저 닿습니다. 이야기를 들을 때는 입꼬리를 올리고 몸째로 상대 쪽을 향합니다. 계속 눈을 맞추는 것이 서툴다면 눈 그 자체가 아니라 눈 주위나 눈썹 언저리에 시선을 두면, 상대에게는 바라보고 있다고 전달됩니다. 손에 든 자료만 계속 보면 듣고 있지 않다고 받아들여집니다. 마스크를 쓰고 있는 상황에서는 입가가 가려지는 만큼 눈매의 표정과 목소리 톤을 의식합니다.

절은 크게 세 가지입니다. 가벼운 목례에 해당하는 에샤쿠(会釈, eshaku)는 가장 가벼우며, 복도에서 스쳐 지나갈 때, 방에 들어가고 나올 때, 손님 앞을 지날 때 씁니다. 게이레이(敬礼, keirei)는 보통례(普通礼)라고도 불리며, 손님을 맞이할 때, 방문처에서 인사할 때, 명함을 교환할 때 등 격식 있는 자리의 표준입니다. 군대식 경례가 아니라 허리를 굽히는 절을 가리킵니다. 사이케이레이(最敬礼, saikeirei)는 가장 깊으며, 큰 사과나 깊은 감사, 격식 있는 배웅에 씁니다. 상체를 숙이는 각도는 일반적으로 에샤쿠가 15도 전후, 게이레이가 30도 전후, 사이케이레이가 45도 전후라고 하지만, 이 수치는 유파에 따라 폭이 있으며 엄밀히 몇 도여야만 하는 것은 아닙니다. 각도를 재는 것보다 마음의 강도와 깊이를 대응시키는 편이 더 중요합니다.

형태로서 짚어 둘 것은 자세와 순서입니다. 뒤꿈치를 모아 서서 등을 편 채로 허리부터 상체를 접습니다. 목만 굽히면 침착하지 못해 보입니다. 손은 앞에서 가볍게 포개거나 몸 옆에 자연스럽게 붙입니다. 숙인 곳에서 한 번 멈추고, 천천히 되돌린 다음, 마지막에 한 번 더 상대를 봅니다. 말과 절을 동시에 하는 도지레이(同時礼, dōjirei)보다, 먼저 말을 하고 나서 머리를 숙이는 고센고레이(語先後礼, gosengorei) 쪽이 정중하다고 여겨집니다. 상대와 동시에 절하는 상황에서는 상대보다 먼저 숙이기 시작하고 상대가 든 뒤에 들면 경의가 전달됩니다. 배웅에서는 상대가 돌아보았을 때 이쪽이 배웅하고 있는 상태인 것에 의미가 있으므로, 등을 돌린 순간에 돌아서지 말고 모습이 보이지 않을 때까지 배웅합니다.

절하는 순서 (고센고레이의 형태)
1: 멈춰 서서 뒤꿈치를 모은다
2: 상대의 눈을 본다
3: 말을 한다 (오하요고자이마스／오세와니 낫테오리마스)
4: 등을 편 채로 허리부터 상체를 접는다
5: 가장 아래에서 잠시 멈춘다
6: 천천히 상체를 되돌린다
7: 한 번 더 상대의 눈을 본다

인사의 선수

상대보다 먼저 자신이 말을 거는 것. 답하기만 하는 수동적인 태도와 비교해 인상이 크게 달라진다.

에샤쿠 (会釈, eshaku)

세 가지 중 가장 가벼운 절, 가벼운 목례. 복도에서 스쳐 지나갈 때, 드나들 때 등에 쓴다. 일반적으로 15도 전후라고 한다.

게이레이 (敬礼, keirei) / 보통례

격식 있는 자리의 표준이 되는 절. 손님을 맞이할 때, 방문처에서의 인사, 명함 교환 때 쓴다. 일반적으로 30도 전후라고 한다. 군대식 경례가 아니다.

사이케이레이 (最敬礼, saikeirei)

가장 깊은 절. 큰 사과, 깊은 감사, 격식 있는 배웅에 쓴다. 일반적으로 45도 전후라고 한다.

고센고레이 (語先後礼, gosengorei)

먼저 말을 하고 상대를 한 번 본 뒤에 절을 하는 형태. 말과 절을 동시에 하는 도지레이(同時礼)보다 정중하다고 여겨진다.

아이 콘택트

상대에게 시선을 향하는 것. 계속 눈을 맞추는 것이 서툰 경우에는 눈 주위나 눈썹 언저리에 시선을 두면 좋다.

고쿠로사마(ご苦労さま)와 오쓰카레사마(お疲れさま)

'고쿠로사마(ご苦労さま, gokurōsama)'는 윗사람이 아랫사람의 노고를 치하하는 말투로 여겨지므로, 상사에게는 '오쓰카레사마데시타(お疲れさま, otsukaresama)'를 쓰는 것이 관행이다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

5분 전 행동, 나쁜 보고일수록 빨리, 그리고 '자리를 비우겠습니다'라는 한마디. 신뢰는 이 세 가지가 쌓여서 만들어집니다.

먼저 시간입니다. 시업 시각은 '회사에 도착하는 시각'이 아니라 '자리에 앉아 일을 시작할 수 있는 시각'입니다. 이동, 옷 갈아입기, 컴퓨터 켜기는 그전에 끝냅니다. 회의는 5분 전에 착석, 방문은 약속의 5분 전에 접수, 라는 것이 일반적인 기준이며, 너무 이른 도착 또한 상대의 준비를 재촉하게 되므로 피합니다. 늦을 것 같다고 판단되면 그 시점에 바로 전화를 합니다. 메일이나 메시지는 상대가 보고 있다고 장담할 수 없습니다. 전할 것은 늦는다는 사실, 이유, 그리고 도착 예상 시각입니다. 예상 시각을 알아야 비로소 상대가 일정을 다시 짤 수 있습니다.

다음은 보고입니다. 지시를 받으면 요점을 복창하고 기한과 결과물의 형태를 확인해 메모합니다. 보고할 때는 결론부터 말하고, 그다음에 경과, 마지막에 자신의 생각을 각각 나누어 말합니다. 사실과 추측을 섞으면 듣는 쪽의 판단을 그르치게 합니다. 오래 걸리는 일에서는 구획이 지어지는 지점에서 중간보고를 넣습니다. 도중에 방향이 어긋나 있어도 본인에게는 잘 보이지 않고, 빨리 알아차릴수록 수정이 작게 끝나기 때문입니다. 그리고 가장 중요한 것은 나쁜 소식일수록 빨리 전하는 것입니다. 스스로 만회하고 나서, 상사의 기분이 좋을 때, 원인을 조사하고 나서 같은 이유 붙이기는 모두 보고를 늦추고, 그사이에 고를 수 있는 수단이 줄어듭니다.

자리를 뜰 때는 한마디를 덧붙입니다. 행선지와 돌아올 예정 시각을 가까운 사람에게 전해 두면, 그동안 걸려 온 전화나 찾아온 손님에게 주위에서 '◯◯시쯤 돌아올 예정입니다'라고 응대할 수 있습니다. 컴퓨터 화면이 켜져 있는 것은 자리에 있다는 증명이 되지 않습니다. 장시간 자리를 비우거나 외출할 때는 일정표나 공유 게시에 반영합니다. 퇴근할 때는 남아 있는 사람에게 인사하고 나서 돌아갑니다.

마지막으로 그 자리에서의 처신입니다. 회의 중 휴대전화는 시작 전에 매너 모드로 하고, 책상 위에 놓은 채 만지지 않는 것이 기본입니다. 소리를 껐어도 화면을 보거나 조작하면 발언자에게는 보입니다. 빼놓을 수 없는 연락이 있는 경우에는 미리 양해를 구하고 자리를 뜹니다. 업무로 알게 된 정보는 사적인 SNS에 쓰지 않습니다. 회사 이름을 가려도 날짜나 장소에서 상대가 특정되는 경우가 있고, 공개 범위를 좁혀도 퍼 나르는 것까지는 막을 수 없습니다. 이동 중 차 안이나 카페에서 안건 이야기를 계속하는 것도 같은 위험이 있습니다. 흡연은 정해진 장소에서 하고, 근무 시간 중에 여러 번 빠지지 않도록 합니다. 직장에서의 간접흡연에 대해서는 노동안전위생법(労働安全衛生法) 제68조의2가 사업자에게, 실내 또는 이에 준하는 환경에서 노동자의 간접흡연을 방지하기 위해 실정에 맞는 적절한 조치를 강구하도록 노력할 것을 요구하고 있습니다. 냄새나 소리에 대한 배려도 같은 공간에서 일하는 사람에 대한 마음 씀씀이의 일부입니다.

늦을 것 같을 때의 순서
1: 늦는다고 판단된 시점에 도착 예상 시각을 계산한다
2: 상대에게 전화를 건다 (메일만으로 끝내지 않는다)
3: 늦는다는 사실을 사과한다
4: 이유를 간결하게 전한다
5: 도착 예상 시각을 전한다
6: 일정을 어떻게 할지 지시를 구한다
7: 도착하면 다시 한번 대면으로 사과한다

5분 전 행동

회의는 5분 전에 착석, 방문은 5분 전에 접수라는 시간 잡는 방식. 너무 이른 도착도 상대의 준비를 재촉하므로 피한다.

호렌소 (報連相, hōrensō)

보고(報告)·연락(連絡)·상담(相談)의 머리글자. 보고는 끝난 일을, 연락은 공유해야 할 사실을, 상담은 판단을 구하고 싶은 것을 전한다.

결론부터 말하기

결과를 먼저 말하고 경과와 자신의 생각을 뒤에 나누어 말하는 화법. 듣는 쪽이 다음 판단을 하기 쉬워진다.

중간보고

일이 진행되는 도중에 진척 상황을 전하는 것. 방향의 어긋남을 작을 때 고칠 수 있다. 오래 걸리는 일일수록 효과가 크다.

자리를 비울 때의 한마디

자리를 뜰 때 행선지와 돌아올 예정 시각을 주위에 전하는 것. 전화나 손님에 대한 응대가 막히지 않게 된다.

간접흡연의 방지

타인의 담배 연기에 노출되는 것을 막는 것. 노동안전위생법(労働安全衛生法) 제68조의2는 사업자에게 실정에 맞는 적절한 조치를 강구할 노력 의무를 정하고 있다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

문화청 '경어의 지침'은 경어를 다섯 종류로 나눕니다. 존경어·겸양어Ⅰ·겸양어Ⅱ·정중어·미화어가 각각 누구를 높이는 경어인지를 정리합니다.

거래처에 전화를 걸면 짧은 대화 안에 '상대의 행위', '자신의 행위', '자기 회사 사람의 행위'가 잇따라 나옵니다. '말하다(言う)' 하나만 해도, 상대가 말하면 오샷샤루(おっしゃる), 내가 상대에게 말하면 모시아게루(申し上げる), 자기 쪽 일을 정중히 전하면 모스(申す)로 고르는 말이 달라집니다. 어느 것을 고를지는 정중함의 강도로 정해지는 것이 아니라, 그 한마디로 누구를 높이고 있는가로 정해집니다. 이 지점을 잘못 잡으면 상대를 낮추거나 자기 식구를 치켜세우게 됩니다.

지침은 경어를 존경어(尊敬語, 이랏샤루·오샷샤루 유형), 겸양어Ⅰ(謙譲語Ⅰ, 우카가우·모시아게루 유형), 겸양어Ⅱ 즉 데이초고(丁重語, 마이루·모스 유형), 정중어(丁寧語, 데스·마스 유형), 미화어(美化語, 오사케·오료리 유형)의 다섯 종류로 나눕니다. 종래의 3분류에서는 겸양어Ⅰ과 겸양어Ⅱ가 한데 묶여 '겸양어'로, 정중어와 미화어가 한데 묶여 '정중어'로 되어 있었습니다. 직장에서 일어나는 경어 사고의 대부분은 이렇게 다시 나눈 부분, 즉 겸양어Ⅰ과 겸양어Ⅱ의 차이에 집중됩니다.

존경어는 상대 쪽 또는 제3자의 행위·사물·상태 등에 대해 그 인물을 높여서 말하는 것입니다. '선생님은 다음 주 해외에 이랏샤루(いらっしゃる)'라면 행위자인 선생님을, '선생님의 오나마에(お名前)'라면 소유자인 선생님을, '오이소가시이(お忙しい)'라면 그 상태에 있는 사람을 높입니다. 겸양어Ⅰ은 자기 쪽에서 상대 쪽 또는 제3자로 향하는 행위·사물에 대해 그 향하는 곳의 인물을 높이는 것입니다. '선생님께 우카가우(伺う)'의 우카가우는 가는 곳인 선생님을 높이고 있습니다. 참고로 구다사루(くださる)는 행위자를 높인 위에 은혜를 받는다는 뜻을, 이타다쿠(いただく)는 향하는 곳을 높인 위에 은혜를 받는다는 뜻을 각각 함께 나타냅니다.

겸양어Ⅱ, 즉 데이초고(丁重語)는 자기 쪽의 행위나 사물을 말이나 글의 상대에게 정중하게 말하는 것입니다. 마이루(参る)·모스(申す)·이타스(いたす)·오루(おる)·존지루(存じる)가 이에 해당합니다. 높이기에 걸맞은 향하는 곳이 없어도 쓸 수 있다는 점이 겸양어Ⅰ과의 큰 차이여서, '동생에게 우카가이마스(伺います)'는 자기 동생을 높여 버리는 오용이지만 '동생에게 마이리마스(参ります)'는 문제가 없습니다. 한편 겸양어Ⅱ는 기본적으로 자기 쪽 일에 쓰므로, '도치라카라 마이리마시타카(どちらから参りましたか)'처럼 상대 쪽 행위에 쓰는 것은 부적절합니다. 또한 일반적으로 마스(ます)를 동반해 씁니다.

정중어는 데스(です)·마스(ます)를 붙여 말이나 글의 상대에게 정중하게 말하는 것이며, 정중함의 정도가 더 높은 것으로 (데)고자이마스((で)ございます)가 있습니다. 미화어는 오사케(お酒)·오료리(お料理)처럼 사물을 미화해서 말하는 것으로, 누군가를 높이는 작용은 없습니다. 마지막으로 존경어와 겸양어Ⅰ을 쓸 때의 원칙이 세 가지 있습니다. 자기 쪽은 높이지 않는다, 상대 쪽을 높이는 것이 전형적인 사용법이다, 제3자는 종합적으로 판단해 높이는 편이 걸맞으면 높인다, 다만 상대가 보기에 높일 대상으로 인식되지 않으리라 여겨지는 제3자는 높이지 않는 배려를 한다는 것입니다.

경어를 고를 때의 순서
1 누구의 행위인지 정한다 (자기 쪽인가, 상대 쪽이나 제3자인가)
2 상대 쪽이나 제3자의 행위라면 존경어 (先生がいらっしゃいます)
3 자기 쪽 행위라면 향하는 곳에 높여야 할 사람이 있는지 본다
4 있다면 겸양어Ⅰ (先生のところに伺います)
5 없다면 겸양어Ⅱ (弟のところに参ります)
6 문장 끝은 정중어로 다듬는다 (です／ます／(で)ございます)

존경어 (尊敬語, sonkeigo)

상대 쪽 또는 제3자의 행위·사물·상태 등에 대해 그 인물을 높여서 말하는 경어. いらっしゃる, おっしゃる, なさる, 召し上がる, お使いになる, お名前, お忙しい 등.

겸양어Ⅰ (謙譲語Ⅰ, kenjōgo I)

자기 쪽에서 상대 쪽 또는 제3자로 향하는 행위·사물에 대해 그 향하는 곳의 인물을 높여서 말하는 경어. 伺う, 申し上げる, お目に掛かる, 差し上げる, お届けする 등.

겸양어Ⅱ / 데이초고 (謙譲語Ⅱ・丁重語, kenjōgo II / teichōgo)

자기 쪽의 행위나 사물을 말이나 글의 상대에게 정중하게 말하는 경어. 参る, 申す, いたす, おる, 存じる, 拙著, 小社 등. 일반적으로 ます를 동반해 쓴다.

정중어 (丁寧語, teineigo)

말이나 글의 상대에게 정중하게 말하는 경어. です, ます. 정중함의 정도가 더 높은 것으로 (で)ございます 가 있다.

미화어 (美化語, bikago)

사물을 미화해서 말하는 것. お酒, お料理. 행위자·향하는 곳·상대 중 누군가를 높이는 작용은 없으며, 넓은 의미에서 경어로 자리매김된다.

높이다 (立てる, tateru)

그 인물을 말 위에서 높게 자리매김해 말하는 것. 마음으로 우러르는 경우뿐 아니라, 입장을 존중하는 경우나 거리를 두는 경우도 포함한 공통의 특징을 가리키는 말.

구다사루·이타다쿠 (くださる・いただく)

くださる 는 존경어에, いただく 는 겸양어Ⅰ에, 각각 '그 행위로부터 은혜가 주어진다'는 뜻을 함께 지니게 한 말.

출처: 문화심의회 답신 '경어의 지침(敬語の指針)' (헤이세이(平成) 19년, 2007년 2월 2일) 제2장 경어의 구조 제1 경어의 종류와 작용

경어에는 정해진 말로 바꿔 놓는 특정형과, 여러 말에 두루 적용하는 일반형이 있습니다. お・御 의 구분, 만들 수 없는 형태, 이중경어와 경어연결의 구별을 짚습니다.

존경어에는 行く·来る·いる 를 いらっしゃる 로, 言う 를 おっしゃる 로, する 를 なさる 로, 食べる·飲む 를 召し上がる 로, くれる 를 下さる 로 바꿔 놓는 특정형과, 여러 말에 널리 적용할 수 있는 일반형이 있습니다. 일반형은 お(ご)……になる, ……(ら)れる, ……なさる, ご……なさる, お(ご)……だ(です), お(ご)……くださる 입니다. 여기서 주의할 것은 お(ご)……する 인데, 이것은 겸양어Ⅰ의 형태이므로 존경어로 쓸 수 없습니다. 또 ご……される 는 본래 존경어의 적절한 형태가 아니라고 봅니다.

お 와 御 의 구분은 'お+고유일본어(和語)', '御+한자어(漢語)'가 원칙입니다. 読む→お読みになる, 出掛ける→お出掛けになる, 利用する→御利用になる, 出席する→御出席になる 하는 식입니다. 다만 미화어에서는 한자어 앞이라도 お料理, お化粧 처럼 お 가 선호되고, 미화어가 아니어도 お加減, お元気 같은 변칙적인 예가 있습니다. 나아가 관습상 お·御 와 결합되지 않아 お(ご)……になる 를 만들 수 없는 동사도 있습니다. 지침은 お死にになる, 御失敗になる, 御運転になる 를 만들 수 없는 예로 들고, 각각 お亡くなりになる·亡くなられる, 失敗なさる·失敗される, 運転なさる·運転される 를 제시합니다. 御覧になる, おいでになる, お休みになる, お召しになる 는 변칙적인 만드는 법의 예입니다.

겸양어Ⅰ의 특정형에는 伺う, 申し上げる, 存じ上げる, 差し上げる, 頂く, お目に掛かる, お目に掛ける, 御覧に入れる, 拝見する, 拝借する 가 있습니다. 일반형은 お(ご)……する, お(ご)……申し上げる, ……ていただく, お(ご)……いただく 입니다. お(ご)……する 는 향하는 곳을 높이는 형태이므로, 향하는 곳의 인물이 있는 동사에 한해 만들 수 있습니다. 届ける·案内する 에는 향하는 곳이 있으므로 お届けする·御案内する 라고 할 수 있지만, 食べる·乗車する 에는 향하는 곳의 인물을 상정할 수 없으므로 お食べする·御乗車する 라는 형태는 만들 수 없습니다. 겸양어Ⅱ의 일반형은 ……いたす 뿐이며, 이것은 サ변동사에만 쓸 수 있습니다.

가능의 뜻을 더할 때는 먼저 경어의 형태로 만든 다음 가능형으로 만듭니다. 존경어라면 召し上がれる, お読みになれる, 御利用になれる, 겸양어Ⅰ이라면 伺える, お届けできる, 御報告できる 입니다. 반대로 お(ご)……できる 는 겸양어Ⅰ お(ご)……する 의 가능형이므로 상대의 행위에 쓰는 것은 적절하지 않습니다. 역의 御乗車できません 은 御乗車になれません 으로 하는 것이 적절하고, 御乗車いただけません, 御乗車はできません 이라는 말투도 가능합니다. 分かりにくい, 読みやすい 처럼 동사와 형용사가 결합된 말은 동사 부분만 존경어로 만들어 お分かりになりにくい, お読みになりやすい 로 합니다.

하나의 말에 대해 같은 종류의 경어를 이중으로 쓴 것이 이중경어이며, お読みになられる 가 그 예입니다. 이중경어는 일반적으로 적절하지 않다고 보지만, お召し上がりになる, お見えになる, お伺いする, お伺いいたす, お伺い申し上げる 처럼 관습으로 정착한 것도 있습니다. 이에 대해 둘 이상의 말을 각각 경어로 만들어 て 로 이은 것은 경어연결이라고 부르며, 개개의 경어가 적절하고 결합에 불합리가 없으면 기본적으로 허용됩니다. お読みになっていらっしゃる, お読みになってくださる 가 그 예입니다. 다만 '先生は私の家に伺ってくださった', '私は先生に御案内していただいた' 처럼 상대의 행위를 겸양어Ⅰ로 말해 자신을 높여 버리는 연결은 부적절하며, 후자는 して 를 지워 御案内いただく 로 하면 적절해집니다.

조사에도 주의가 필요합니다. くださる 는 선생님이 주어, いただく 는 자신이 주어가 되므로, 先生が指導してくださった, 先生に指導していただいた 가 됩니다. 先生が御指導いただいた 라고 하면 いただく 가 받다·얻다 의 뜻이므로 선생님이 다른 인물의 지도를 받은 것이 되어 버립니다.

바꿔 말하기의 유형
御利用される → 御利用になる／利用なさる／利用される
御乗車できません → 御乗車になれません／御乗車いただけません
お分かりにくい → お分かりになりにくい
お読みやすい → お読みになりやすい
御運転になる → 運転なさる／運転される
御案内していただく → 御案内いただく
お読みになられる → お読みになる

특정형 (特定形, tokuteikei)

行く→いらっしゃる, 訪ねる→伺う 처럼 말 자체를 다른 말로 바꿔 놓아 경어로 만드는 형태.

일반형 (一般形, ippankei)

お(ご)……になる, お(ご)……する 처럼 여러 말에 널리 적용해 경어를 만드는 형태.

이중경어 (二重敬語, nijū keigo)

하나의 말에 대해 같은 종류의 경어를 이중으로 쓴 것. お読みになられる 등. 일반적으로 적절하지 않지만, お召し上がりになる, お伺いする 처럼 관습으로 정착한 것도 있다.

경어연결 (敬語連結, keigo renketsu)

둘 이상의 말을 각각 경어로 만들어 접속조사 て 로 이은 것. お読みになっていらっしゃる 등. 개개의 경어가 적절하고 불합리가 없으면 기본적으로 허용된다.

お+和語・御+漢語

お 와 御 의 구분 원칙. お読みになる／御利用になる. 다만 미화어는 한자어라도 お 가 선호되고, お加減·お元気 같은 변칙도 있다.

お(ご)……できる (o/go …… dekiru)

겸양어Ⅰ お(ご)……する 의 가능형. 자신의 행위에는 쓸 수 있지만, 상대의 행위의 가능을 나타내는 존경어로는 쓸 수 없다. 존경어의 가능형은 お(ご)……になれる.

명사의 겸양어Ⅱ

愚見·小社·拙著·弊社 처럼 愚·小·拙·弊 를 붙여 자기 쪽을 낮추어 나타내는 말. 거의 문어 전용이다.

출처: 문화심의회 답신 '경어의 지침(敬語の指針)' (헤이세이(平成) 19년, 2007년 2월 2일) 제2장 경어의 구조 제2 경어의 형태 / 같은 답신 제3장 경어의 구체적인 사용법 제2 경어의 적절한 선택법

직장에서 가장 많은 경어 사고는 상대의 행위에 겸양어Ⅰ을 써 버리는 것입니다. 지침이 구체적인 예를 들고 있는 혼동과, させていただく 를 쓰는 자리를 확인합니다.

접수처에서 손님에게 '担当者に伺ってください。'라고 말한다, 상사에게 'そのファイルもお持ちしますか。'라고 묻는다, 안내문에 '御在宅する必要はありません。'라고 쓴다. 이것들은 모두 상대의 행위인데도 겸양어Ⅰ을 써 버린 예로 지침이 다루고 있는 것입니다. 伺う, お聞きする, お尋ねする, お持ちする, 御在宅する 는 모두 겸양어Ⅰ의 형태이므로 손님이나 상사의 행위에는 쓸 수 없습니다. 각각 お聞きください·お尋ねください, お持ちになりますか, 御在宅なさる必要·御在宅の必要 로 존경어로 만듭니다. '担当者にお聞きしてください。'처럼 ください 를 붙여도 お聞きする 가 겸양어Ⅰ이라는 사실은 달라지지 않으므로 역시 쓸 수 없습니다.

겸양어Ⅱ의 혼동도 있습니다. 가토 선생님을 향해 '明日は、田中先生のところに参ります。'라고 말해도 다나카 선생님을 높인 것이 되지는 않습니다. 参る 는 상대에게 정중하게 말하는 경어이지, 이야기 속에 나오는 제3자를 높이는 작용은 없기 때문입니다. 다나카 선생님을 높이려면 伺います 로 합니다. 반대로 参る 나 申す 를 포함하고 있어도 겸양어Ⅱ로 작용하지 않는 표현이 있습니다. 御持参ください, お申し出ください, お申し込みください 는 상대 쪽의 행위에 써도 문제없습니다. 신경이 쓰이면 お持ちください, おっしゃってください 로 바꿔 말할 수 있습니다. 'そのように申し伝えておきます。'도 상대인 사장에게 격식을 갖춰 말한 것이지, 부하를 높이는 것이 되지는 않습니다.

자기 쪽에 お 나 御 를 붙이는 것이 늘 금지된 것은 아닙니다. '(선생님을) お待ちする', '(야마다 씨에게) 御説明をしたい' 처럼 향하는 곳을 높이는 겸양어Ⅰ이라면 전혀 문제가 없고, '私のお菓子' 처럼 미화어로 쓰는 경우도 있습니다. 붙이면 안 되는 것은 '私のお考え', '私の御旅行' 처럼 자기 쪽의 동작이나 사물을 높여 버리는 경우로, 이는 자기 쪽에 존경어를 쓰는 오용이 됩니다.

いただく 와 くださる 는 둘 다 쓸 수 있습니다. 御利用いただく 는 겸양어Ⅰ, 御利用くださる 는 존경어이며, 높이는 대상도, 은혜를 받는다는 인식을 나타내는 점도 같으므로 어느 쪽이든 경어가 적절히 쓰인 것이라는 것이 지침의 판단입니다. 다만 御利用いただく 의 용법에는 받아들이는 방식에 개인차가 있다는 점도 언급되어 있습니다.

(お·ご)……(さ)せていただく 는 자기 쪽이 하는 일을 상대 쪽 또는 제3자의 허가를 받아 행하고, 그로써 은혜를 받는다는 사실이나 마음이 있는 경우에 쓰는 형태입니다. 상대의 책을 복사하기 전의 'コピーを取らせていただけますか。'는 이 조건을 충족합니다. 연구 발표 첫머리의 '発表させていただきます。'나 게시문의 '本日、休業させていただきます。'는 허가라는 조건이 없는 경우에는 다소 장황하며, 発表いたします, 休業いたします 쪽이 간결합니다. 자기소개에서의 '○○高校を卒業させていただきました。'는 허가도 은혜도 없다고 느껴지는 경우에는 부적절하다고 판단됩니다.

누구의 행위인가로 경어를 정한다
상대나 상사의 행위 → 존경어 (お聞きになる／お尋ねになる／お持ちになる)
자신의 행위로 향하는 곳을 높인다 → 겸양어Ⅰ (お聞きする／お尋ねする／お持ちする)
자기 쪽 일을 상대에게 정중히 말한다 → 겸양어Ⅱ (参る／申す／いたす／おる)
ください 를 붙여도 겸양어Ⅰ은 존경어가 되지 않는다
허가를 얻어 행하고 은혜를 받을 때 → させていただく

혼동 (取り違え, torichigae)

상대의 행위에 겸양어Ⅰ을 쓰거나 자신의 행위에 존경어를 쓰는 등, 높일 상대를 잘못 잡는 사용법. 지침이 구체적인 예를 많이 들고 있다.

お聞きする・お尋ねする (okiki suru / otazune suru)

伺う 와 같은 겸양어Ⅰ. 손님이나 상사의 행위에는 쓸 수 없다. 상대에게 물어봐 달라고 할 때는 お聞きください·お尋ねください 로 존경어로 만든다.

御持参ください (gojisan kudasai)

参 를 포함하지만 여기서의 参 는 겸양어Ⅱ로 작용하고 있지 않으므로 상대 쪽의 행위에 써도 문제없다. お申し出ください, お申し込みください 도 마찬가지.

申し伝える (mōshitsutaeru)

자기 쪽 인물에게 전하겠다는 것을 상대에게 격식을 갖춰 말한 말투. 전할 대상인 부하를 높이는 것이 되지는 않는다.

御利用いただく (goriyō itadaku)

겸양어Ⅰ. 자기 쪽 입장에서 상대 쪽이나 제3자의 행위를 표현한 것으로, 존경어인 御利用くださる 와 마찬가지로 적절한 경어이다.

させていただく (sasete itadaku)

자기 쪽이 하는 일을 (가) 상대 쪽 또는 제3자의 허가를 받아 행하고, (나) 그로써 은혜를 받는 경우에 쓰는 형태. 조건을 어느 정도 충족하는지에 따라 허용도가 달라진다.

출처: 문화심의회 답신 '경어의 지침(敬語の指針)' (헤이세이(平成) 19년, 2007년 2월 2일) 제3장 경어의 구체적인 사용법 제2 경어의 적절한 선택법

같은 상대라도 누구를 향해 말하느냐에 따라 경어는 달라집니다. 자기 식구의 취급, 노고 치하와 칭찬, 부탁하는 방법, 매뉴얼 경어를 상황별로 확인합니다.

거래처에 대해서는 상사도 자기 쪽, 즉 우치(ウチ, uchi, 안쪽)의 사람이 됩니다. 평소 경어로 이야기하는 다나카 부장에 대해서도 사외 사람에게 말할 때는 '다나카(田中)'라고 불러도 문제없습니다. '部長の田中(부장인 다나카)'처럼 직급을 밝힌 뒤에 우치로 취급하는 말투도 있고, 격식 있는 자리에서는 弊社の部長(폐사의 부장), 다소 편한 자리에서는 うちの部長(우리 부장)라고도 할 수 있습니다. 주의할 것은 '田中部長'인데, 이것은 우치로 취급한 호칭이 되지 않으므로 부적절합니다. 자기 가족에 대해서도 격식 있는 자리에서는 父·母·祖父·祖母·兄·姉 처럼 말하는 것이 기본입니다.

우치(ウチ)와 소토(ソト, soto, 바깥쪽)는 상대가 바뀌면 선을 긋는 방식도 달라집니다. 직원만 모인 송년회에서 사회를 본다면 사장을 높여 '社長からごあいさつを頂きます。'로 되고, 사외 사람이 많은 모임에서는 그 사람들을 높여 '社長からごあいさつを申し上げます。'로 합니다. 계장이 부장을 상대로 과장의 발언을 전하는 경우에는, 부장이 보기에 과장은 높일 대상으로 인식되지 않으므로 과장을 높이지 않고 '課長は、このように申しておりました。'라고 겸양어Ⅱ로 말하는 것이 좋다는 사고방식이 있습니다. 한편으로 과장을 높이면 그보다 위인 부장도 높이는 것이 된다며 おっしゃっていました 를 인정하는 사고방식도 있고, 그 경우에도 경어를 눌러서 言われていました 정도로 하는 배려를 생각할 수 있습니다. 참고로 학교에서는 동료인 다나카 교사의 부재를 학부모에게 전할 때 우치·소토 의식으로는 '田中はおりません。'이지만, 여론조사에서는 '田中先生'을 지지하는 사람이 많고, '田中教諭'라고 직명으로 부르는 중립적인 방법도 있습니다.

노고 치하와 칭찬에는 방향이 있습니다. '고쿠로사마(御苦労様, gokurōsama)'는 기본적으로 자기 쪽을 위해 일해 준 사람에게 노고를 치하하는 마음을 담아 쓰는 표현이며, 노고 치하는 윗사람이 아랫사람에게 향하는 것이 되므로 윗사람에게는 쓰지 않는 편이 좋다고 봅니다. 일을 가르쳐 준 상사에게는 'ありがとうございました。'라고 감사를 전하고, 함께 서류 작성에 쫓기던 상사가 돌아갈 때는 '오쓰카레사마데고자이마시타(お疲れ様でございました, otsukaresama)' 등으로 말하면 됩니다. 칭찬에 대해서도, 몸에 걸치는 물건이나 소지품, 용모를 칭찬받는 것은 기본적으로 친한 관계의 사람끼리이며, 그다지 친하지 않은 강사의 넥타이를 칭찬하는 것은 적절하다고 할 수 없습니다. 강연 내용이 이해하기 쉬웠다, 참고가 되었다는 점을 전하는 편이 적절합니다. 또 윗사람에게 능력이나 의사나 바람을 직접 묻는 것은 피하고, 'フランス語もお話しになりますか。'처럼 사실을 묻는 형태로 합니다.

부르는 법과 부탁에도 유형이 있습니다. あなた 는 현재로서는 동등하거나 아래인 사람에게 쓰는 것이 일반적이며, 윗사람에게는 쓰기 어려운 말입니다. 이름을 아는 상대는 이름으로 부르고, 모르는 상대에게는 그 사람의 동작에 경어를 써서 'お考えをお聞かせください。'라고 하면 피할 수 있습니다. 편지 수신인란에서 성명이 분명한데도 '山田一郎先生御中'라고 하는 것은 부적절한데, 온추(御中, onchū)는 조직이나 기관 안에 있는 관계자 앞으로 보낸다는 것을 나타내는 와키즈케(脇付け, 곁들임 말)이기 때문입니다. 부탁할 때는 자신이 책임자가 아닌데 'この仕事をしていただきます。'라고 하면 결정권을 가진 듯한 표현이 되므로, 'していただけますか。', 'お願いできますか。'라고 상대에게 판단을 맡깁니다. 갑자기 'これ、お願いします。'라며 놓고 가는 것이 아니라, 'すみませんが' 같은 앞말을 덧붙이는 것만으로도 인상은 달라집니다.

접객의 매뉴얼 경어도 형식으로서 유효한 한편, 잘못된 채 정착한 것이 있습니다. '御注文の品はおそろいになりましたでしょうか。'는 お……になる 가 존경어의 형태이므로 '주문하신 물건'이라는 사물을 높여 버리고 있습니다. '御注文の品は、そろいましたでしょうか。' 또는 '御注文の品は、以上でよろしいでしょうか。'로 합니다. 지침은 매뉴얼이 장면마다 지나치게 획일적인 경어 사용을 제시하면 오히려 불쾌감을 주거나 그 자리에 맞지 않는 과부족 있는 경어 사용이 되기 쉽다고 지적하면서도, 아직 익숙하지 않은 사람을 위한 안내로는 유효하다고도 말하고 있습니다.

상황별 바꿔 말하기
윗사람에게 「御苦労様でした」 → 「ありがとうございました」 (감사로 바꾼다)
함께 일한 상사에게 → 「お疲れ様でございました」
「フランス語もお話しになれますか」 → 「フランス語もお話しになりますか」 (사실을 묻는다)
「どこへいらっしゃるつもりですか」 → 「どちらへいらっしゃいますか」
책임자가 아닌데 「していただきます」 → 「していただけますか」
「御注文の品はおそろいになりましたでしょうか」 → 「御注文の品は、そろいましたでしょうか」

우치·소토 (ウチ・ソト, uchi/soto)

자기 쪽으로 보는 범위와 그 바깥인 상대 쪽의 구별. 사외 사람에 대해서는 자신의 상사도 우치의 인물로 다루어 높이지 않고 말한다.

部長の田中 (부장인 다나카)

직급을 밝힌 뒤에 우치로 취급한 호칭. 田中, 弊社の部長 도 가능. 田中部長 는 우치 취급의 호칭이 되지 않으므로 사외에는 부적절하다.

고쿠로사마 (御苦労様, gokurōsama)

자기 쪽을 위해 일해 준 사람에 대한 노고 치하의 표현. 노고 치하는 윗사람이 아랫사람에게 향하는 것이 되므로 윗사람에게는 쓰지 않는 편이 좋다.

오쓰카레사마 (お疲れ様, otsukaresama)

함께 일한 뒤 등에 서로 주고받는 노고 치하의 표현. お疲れ様でございました 같은 정중한 말투라면 상사에게도 쓸 수 있다.

とんでもございません (tondemo gozaimasen)

상대의 칭찬이나 찬사를 가볍게 부정할 때의 표현. 현재로서는 이런 상황에서 쓰는 데 문제가 없다고 본다.

온추 (御中, onchū)

구체적인 개인이 아니라 그 조직이나 기관 안에 있는 관계자 앞으로 보낸다는 것을 나타내는 와키즈케(脇付け). 성명이 분명한 경우에 덧붙이는 것은 부적절하다.

매뉴얼 경어

접객 장면 등의 언어 사용을 구체적으로 제시한 것. 형식으로서 유효하지만, 지나치게 획일적인 사용은 과부족 있는 경어 사용으로 이어지기 쉽다.

출처: 문화심의회 답신 '경어의 지침(敬語の指針)' (헤이세이(平成) 19년, 2007년 2월 2일) 제3장 경어의 구체적인 사용법 제3 구체적인 장면에서의 경어 사용법

명함은 상대의 얼굴과 같은 것으로 다룹니다. 내미는 순서, 받는 법, 책상 위에 놓는 법까지를 하나의 흐름으로 만들어 두면 첫 대면의 수십 초 동안 당황하지 않습니다.

응접실로 안내받아 앉아서 기다리고 있으면 담당자가 들어옵니다. 여기서부터 명함 교환이 시작됩니다. 우선 일어서서 책상이나 가방을 상대와 자신 사이에 끼우지 않는 위치로 움직입니다. 책상 너머로 손을 뻗어 건네는 것은 약식이므로 첫 대면의 격식 있는 자리에서는 피합니다. 명함 지갑은 바로 꺼낼 수 있는 곳에 넣어 두어, 가방 바닥을 뒤지는 시간을 만들지 않도록 합니다. 명함은 나가기 전에 모서리가 접히거나 더러워지지 않았는지, 부서나 전화번호가 옛것 그대로가 아닌지, 예정된 인원수보다 넉넉히 들어 있는지를 확인해 둡니다.

내미는 순서는 방문한 쪽에서 먼저, 입장이 아래인 쪽에서 먼저라는 것이 널리 통용되는 관행입니다. 파는 쪽과 사는 쪽이라면 파는 쪽에서 먼저 내밉니다. 직급의 상하는 같은 쪽 안에서 순서를 정할 때나 양쪽이 여러 명인 경우의 기준이지, 방문과 맞이함이라는 관계가 앞섭니다. 건넬 때는 명함을 명함 지갑 위에 올리고, 상대가 보기에 글자가 바로 보이는 방향으로 해서 두 손으로 가슴 높이에 내밉니다. 동시에 회사명, 부서명, 성명 순으로 자기를 소개합니다. 명함은 건네는 순간에는 읽히지 않으므로 소리로 전하는 데 의미가 있습니다. 상대가 먼저 내밀었다면 우선 받고서 '모시오쿠레마시타(申し遅れました, 인사가 늦었습니다)'라고 덧붙인 뒤 이어서 자신의 명함을 건넵니다.

실제로는 서로 동시에 내미는 형태가 되는 경우가 더 많으며, 이를 동시 교환이라고 부릅니다. 오른손으로 자신의 명함을 내밀면서 왼손에 든 명함 지갑으로 상대의 명함을 받고, 받으면 바로 두 손으로 바꿔 듭니다. 이때 회사명이나 성명이 적힌 글자 위에 손가락을 올리지 않도록 합니다. 읽는 법을 모르는 성명이 있으면 그 자리에서 '실례지만 어떻게 읽으면 되겠습니까'라고 물어도 괜찮습니다. 짐작한 채로 계속 부르면 잘못된 채 굳어져 나중에 고치기 어려워집니다. 자신과 상사, 상대방도 여러 명인 조합에서는 양쪽의 상위자끼리 먼저 교환하고, 이어서 아래 직급의 사람이 교환합니다.

교환이 끝나면 착석합니다. 받은 명함은 책상 앞쪽에, 상대가 앉아 있는 배열에 맞춰 놓아 두면 이름과 얼굴을 헷갈리지 않고 이야기할 수 있습니다. 1장뿐일 때는 명함 지갑 위에 올립니다. 협의하는 동안은 꺼내 두고, 끝날 때 상대의 움직임에 맞춰 넣습니다. 먼저 넣으면 빨리 끝내고 싶다는 신호로 보입니다. 명함이 떨어진 것을 알아차리면 감추지 말고 '죄송합니다, 명함이 떨어졌습니다'라고 사과하고 구두로 이름을 밝힌 뒤, 후일 다시 건네거나 우편으로 보냅니다. 참고로 받은 명함에는 성명이나 연락처가 적혀 있어 개인정보에 해당하므로, 사내에서 정해진 방법으로 보관하고 폐기도 정해진 절차로 합니다.

명함 교환의 5단계
1: 일어서서 책상이나 가방을 사이에 끼우지 않는 위치로 움직인다
2: 명함 지갑 위에 명함을 올리고, 상대가 보기에 바로 보이는 방향으로 한다
3: 회사명·부서명·성명 순으로 자기를 소개하면서 두 손으로 가슴 높이에 내민다
4: 오른손으로 건네면서 왼손의 명함 지갑으로 상대의 명함을 받고, 두 손으로 바꿔 든다
5: 착석해 상대의 배열에 맞춰 책상 앞쪽에 놓는다

명함 지갑 (名刺入れ, meishi-ire)

명함을 가지고 다니고, 건넬 때 받침대도 되는 케이스. 건넬 때는 명함을 그 위에 올리고, 받을 때는 왼손에 들어 받침으로 삼는다.

내미는 순서의 원칙

방문한 쪽에서, 입장이 아래인 쪽에서 먼저 내민다는 관행. 직급의 상하는 같은 쪽 안에서나 여러 명 대 여러 명일 때의 순서를 정하는 기준.

동시 교환

양쪽이 동시에 명함을 내미는 형태. 오른손으로 건네고 왼손의 명함 지갑으로 받으며, 받으면 두 손으로 바꿔 든다.

명함 놓는 법

착석 후 상대가 앉아 있는 배열에 맞춰 책상 앞쪽에 놓는 것. 1장일 때는 명함 지갑 위에 올린다.

명함이 떨어졌을 때

그 사실을 사과하고 구두로 이름을 밝힌 뒤, 후일 다시 건네거나 우편으로 보내는 대응. 잠자코 받기만 해서는 상대에게 연락처가 남지 않는다.

조다이스루 (頂戴する, chōdai suru)

명함을 받을 때 쓰는 말투. '頂戴いたします(잘 받겠습니다)'라고 말하며 두 손으로 받으면 동작과 말이 맞아떨어진다.

명함 관리

받은 명함은 성명·소속·연락처를 포함한 개인정보이므로, 사내 규칙에 따라 보관하고 폐기도 정해진 방법으로 한다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

누구를 먼저 소개하는가. 이 한 가지로 그 자리의 인상이 정해집니다. 사내와 사외, 윗사람과 아랫사람이라는 2개의 축으로 외웁니다.

상사를 모시고 거래처를 방문했을 때, 또는 손님에게 자신의 상사를 인사시킬 때, 두 사람을 이어 주는 것은 소개자인 당신입니다. 소개의 목적은 두 사람이 그 뒤의 대화를 시작하기 쉽게 하는 데 있습니다. 그러므로 성명만 말하고 끝내지 말고, 회사명이나 부서, 담당하고 있는 업무 등 이야기의 실마리가 될 정보를 짧게 덧붙입니다. 반대로 출신지나 가족 관계 같은 사적인 사항이나 그 사람에 대한 평가는 본인의 동의 없이 꺼내지 않습니다.

순서의 원칙은 2가지입니다. 하나는 높여야 할 상대에게 먼저 정보를 건넨다는 사고방식에서 나옵니다. 사외 사람에 대해서는 자기 회사 사람이 식구에 해당하므로, 자기 회사 사람을 먼저 사외 사람에게 소개합니다. 다른 하나는 같은 쪽 안에서의 이야기로, 아랫사람을 먼저 윗사람에게 소개합니다. 사내에서 부장과 신입사원을 인사시킨다면 신입사원을 먼저 부장에게 소개합니다.

이 2가지가 부딪치는 것처럼 보이는 상황이 있습니다. 거래처의 부장과 자기 회사의 사장을 인사시킬 때입니다. 직급만 보면 사장이 위지만, 사외 상대에 대해서는 직급의 높낮이와 관계없이 자기 회사 쪽이 식구이므로, 자기 회사의 사장을 먼저 거래처의 부장에게 소개합니다. 직급의 상하는 같은 쪽 안에서 순서를 정하기 위한 기준이지, 사내와 사외의 구별을 넘어서는 것이 아닙니다. 같은 쪽에 여러 사람이 있는 경우에는 상위자부터 순서대로 소개해 나갑니다.

소개받는 쪽의 움직임도 정해져 있습니다. 소개가 시작되기 전에 일어서고, 소개가 이루어지는 동안은 상대 쪽을 향해 기다립니다. 도중에 자기가 먼저 명함을 꺼내거나 보충 설명을 시작하면 흐름이 끊깁니다. 소개가 끝난 뒤에 스스로 이름을 밝히고 명함 교환으로 넘어갑니다. 소개 후 대화 속에서 상대를 부를 때는 성명에 님을 붙이거나 성명에 직급을 덧붙입니다. 직급만으로 부르거나 '그쪽 분'이라고 부르면 누구를 가리키는지가 모호해집니다. 참고로 거래처로부터 다른 회사의 담당자를 소개해 달라는 부탁을 받았을 때는 반드시 그쪽 담당자에게 확인해 양해를 얻은 뒤에 인사시킵니다. 연락처는 본인의 정보이지, 무단으로 제3자에게 건네는 것이 아닙니다.

소개의 순서
1: 두 사람이 마주 볼 수 있는 위치에 서서 양쪽의 주의를 향하게 한다
2: 자기 회사 사람을 먼저 사외 상대에게 소개한다
3: 회사명·부서·성명·담당하고 있는 업무를 짧게 덧붙인다
4: 이어서 사외 상대를 자기 회사 사람에게 소개한다
5: 소개가 끝나면 각자 이름을 밝히고 명함 교환으로 넘어간다

소개의 순서

자기 회사 사람을 먼저 사외 사람에게, 아랫사람을 먼저 윗사람에게 소개한다는 원칙. 높여야 할 상대에게 먼저 정보를 건넨다고 생각하면 헷갈리지 않는다.

식구와 사외

사외 상대에 대해서는 자기 회사 사람을 직급과 관계없이 식구로 다룬다. 그래서 자기 회사의 사장이라도 거래처의 부장에게 먼저 소개한다.

인사시키기 (引き合わせ, hikiawase)

안면이 없는 두 사람을 이어 주는 행위. 소속과 담당을 짧게 덧붙이면 두 사람이 그 뒤의 대화를 시작하기 쉬워진다.

소개 중의 자세

소개가 시작되기 전에 일어서고, 끝날 때까지 기다렸다가 스스로 이름을 밝힌다. 도중에 명함을 꺼내거나 말을 시작하지 않는다.

소개에 대한 동의

제3자를 소개할 때는 미리 본인의 양해를 얻을 것. 연락처나 명함은 본인의 정보이며 무단으로 건네지 않는다.

부르는 법

소개 후에는 성명에 님을 붙이거나 성명에 직급을 덧붙여 부른다. 직급만, '그쪽 분', 이름(名)만 부르는 것은 피한다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

방문은 현관에 들어서기 전부터 시작되어 있습니다. 약속 잡는 법에서 물러날 때의 인사까지, 시간의 흐름을 따라 형식을 짚어 갑니다.

먼저 약속을 잡습니다. 전화든 메일이든 전할 내용은 같습니다. 용건, 대략의 소요 시간, 희망 일시 후보를 여러 개, 동행자가 있으면 그 인원수와 성명. 상대는 이것을 알아야 비로소 누가 나올지, 어느 방을 쓸지, 무엇을 준비할지를 정할 수 있습니다. 일시는 상대의 사정을 우선합니다. 정해지면 일시·장소·상대방의 부서와 담당자 성명·가는 길을 적어 두고, 전날에 일정을 확인합니다. 변경이나 취소는 알게 된 시점에 바로 연락합니다.

당일에는 건물에 10분 전에 도착해 화장실이나 근처에서 매무새를 가다듬은 뒤, 접수처에 나서는 것을 약속의 5분 전에 맞춥니다. 30분이나 일찍 접수처에 나서면 준비 중인 상대를 불러내게 되어 오히려 폐를 끼칩니다. 시각 정각에 도착하면 접수처에서 방까지 이동하는 시간만큼 늦습니다. 교통기관이 어긋나 늦을 것 같을 때는 알게 된 시점에 상대방에게 전화해 사정과 도착 예상을 전하고 지시를 구합니다. 메일은 상대가 보고 있다고 장담할 수 없으므로 급한 연락에는 쓰지 않습니다.

코트는 상대의 건물에 들어가기 전에 벗는 것이 관행입니다. 바깥의 먼지를 들이지 않는다는 사고방식에서 나온 것입니다. 벗은 코트는 안감이 바깥으로 오도록 해서 팔에 걸쳐 들고, 우산은 입구의 우산꽂이나 우산 커버에 넣습니다. 접수처에서는 회사명과 자신의 성명, 약속 상대의 부서와 성명, 약속 시각을 알립니다. 이 4가지가 갖춰지면 연결해 줄 수 있습니다. 용건의 내용까지 접수처에서 설명할 필요는 없습니다.

응접실로 안내받으면 권해 준 자리에 앉습니다. 방문자는 시모자(下座, shimoza, 말석)라는 원칙은 있지만, 맞이하는 쪽이 자리를 권했을 때는 순순히 따르는 것이 예에 맞습니다. 안내가 없는 경우에는 시모자에서 기다립니다. 가방은 발밑에 놓고 책상이나 옆 의자에는 놓지 않습니다. 방에 있는 자료나 게시물은 집어 들지 않고, 내어 준 음료는 담당자가 와서 권한 뒤에 입을 댑니다. 담당자가 들어오면 일어서서 인사합니다.

용건이 끝나면 이쪽에서 자리를 정리합니다. 상대는 먼저 말을 꺼내기 어려운 입장이므로 기다리고 있으면 필요 이상으로 길어집니다. 감사를 전하고 자료를 정리하며, 코트는 건물을 나온 뒤에 입습니다. 엘리베이터까지 배웅을 받았을 때는 타고 나서 몸을 돌려 문이 닫힐 때까지 머리를 숙입니다. 배웅하는 쪽은 문이 닫힐 때까지 서 있기 때문입니다. 방문한 다음 날에는 감사와 더불어 그 자리에서 정해진 것과 다음에 할 일을 정리해 담당자에게 전하면 인식의 어긋남이 남지 않습니다.

접수처에서 이름을 밝히는 순서
1: 건물에 들어가기 전에 코트를 벗어 팔에 걸쳐 든다
2: 접수처에서 회사명과 자신의 성명을 알린다
3: 약속 상대의 부서와 성명을 알린다
4: 약속 시각을 알린다 (14시에 약속을 잡았습니다)
5: 안내에 따라 이동하고, 응접실에서는 권해 준 자리에 앉는다

어포인트먼트 (약속)

방문 약속. 용건, 소요 시간, 희망 일시 후보, 동행자 인원수를 전해 잡는다. 일시는 상대의 사정을 우선한다.

5분 전 접수

접수처에 나서는 것은 약속의 5분 전이 기준. 건물에는 10분 전에 도착해 매무새를 가다듬고 접수처로 향한다. 너무 이른 도착도 상대의 준비를 재촉한다.

코트를 다루는 법

상대의 건물에 들어가기 전에 벗는 관행. 안감이 바깥으로 오도록 팔에 걸쳐 들고, 돌아갈 때는 건물을 나와서 입는다.

접수처에서 이름 밝히기

회사명, 자신의 성명, 약속 상대의 부서와 성명, 약속 시각의 4가지를 알리는 것. 용건의 내용까지 설명할 필요는 없다.

시모자에서 기다리기 (下座, shimoza)

안내가 없을 때는 말석에 앉아 기다리는 것. 다만 맞이하는 쪽이 자리를 권한 경우에는 그 자리에 앉는 것이 예에 맞는다.

물러남 (辞去, jikyo)

방문처에서 물러나는 것. 용건이 끝나면 방문한 쪽에서 자리를 정리하는 것이 상대의 시간을 존중하는 형태가 된다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

'어디에 앉으시게 해야 하나'에서 굳어 버리지 않도록, 출입구에서 먼 자리가 상석이라는 원칙과 응접실·회의실·일본식 방에 적용하는 법을 익힙니다.

석차(席次, sekiji)란 그 자리에 있는 사람의 입장에 따라 앉을 위치를 정하는 관행입니다. 법률로 정해져 있는 것이 아니라, 상대를 높이는 마음을 눈에 보이는 형태로 만든 약속에 지나지 않습니다. 다만 약속이기 때문에 모르고 반대로 해 버리면 '가볍게 여겨졌다'고 받아들여지는 일이 있습니다. 기본은 단 하나, 출입구에서 가장 먼 자리가 가미자(上座, kamiza, 상석), 출입구에서 가장 가까운 자리가 시모자(下座, shimoza, 말석)입니다. 사람이 드나들어 안정되지 않는다, 복도 소리가 들어온다, 문이 갑자기 열린다, 그런 불안정함에서 먼 곳일수록 상위라는 사고방식이라고 이해해 두면 처음 가는 방에서도 스스로 판단할 수 있습니다.

응접실에서는 여기에 가구의 격이 더해집니다. 긴 소파는 1인용 의자보다 상위로 보므로, 긴 소파와 1인용 의자가 마주 보는 응접 세트라면 입구에서 먼 쪽의 긴 소파가 가장 높은 상석입니다. 같은 긴 소파 안에서도 입구에서 먼 쪽이 위, 입구에 가까운 쪽이 아래가 됩니다. 손님을 안내했으면 '안쪽으로 앉으시지요'라고 손바닥으로 가리켜 앉으시게 하고, 자기 회사 쪽은 입구에 가까운 쪽에 앉습니다. 차를 낼 때도 상석부터 순서대로, 손님 쪽을 먼저, 자기 회사 쪽을 나중에 합니다.

회의실에서는 긴 책상을 사이에 두고 마주 보는 형태가 일반적입니다. 입구에서 먼 열이 손님 쪽, 입구에 가까운 열이 자기 회사 쪽이 됩니다. 열 안에서의 순위는 중앙 쪽(의장석이나 진행자에 가까운 쪽)을 상위로 보는 유파와, 출입구에서 먼 순으로 보는 유파가 있습니다. 갈리는 부분이므로 자리 팻말이나 근무처의 방식이 있으면 그에 따릅니다. 출입구가 2군데 있는 방에서는 실제로 사람이 많이 드나드는 주된 입구를 기준으로 하십시오. 프로젝터의 정면이나 화이트보드가 잘 보이는 위치 등, 그 방의 쓰임에 따라 최적의 자리가 달라지기도 하므로, 망설여지면 '잘 보이는 쪽이 이쪽이니 이리로 앉으시지요'라고 이유를 덧붙여 안내하면 모나지 않습니다.

일본식 방(和室, washitsu)에서는 입구로부터의 거리가 아니라 도코노마(床の間, tokonoma)가 기준이 됩니다. 도코노마 앞, 즉 도코노마를 등지는 자리가 상석이고, 미닫이문 등 출입구에 가까운 자리가 말석입니다. 족자나 꽃을 등지는 위치가 가장 격이 높다는 사고방식에 따른 것입니다. 방석은 권유받은 뒤에 앉고, 방석 위를 선 채로 걷거나 스스로 위치를 옮기지 않는 것이 예법으로 여겨집니다. 참고로 이쪽이 말석에 앉으려 했는데 상대방이 상석을 권하는 경우가 있습니다. 한 번은 사양의 뜻을 보이되, 거듭 권하면 감사를 표하고 앉으십시오. 계속 거절하는 것은 대접하려던 상대의 체면을 깎는 일이 되어 석차의 목적에서 벗어납니다.

석차를 정하는 순서
1. 출입구의 위치를 확인한다. 여러 개일 때는 사람이 주로 쓰는 입구를 기준으로 한다
2. 그 입구에서 가장 먼 자리를 상석으로, 가까운 자리를 말석으로 한다
3. 긴 소파와 1인용 의자가 있으면, 긴 소파 쪽을 상위로 바꿔 읽는다
4. 일본식 방이라면 기준을 입구가 아니라 도코노마로 바꿔, 도코노마 앞을 상석으로 한다
5. 상위자의 몸 상태나 희망이 있으면 원칙보다 그쪽을 우선한다

가미자 (上座, kamiza, 상석)

그 자리에서 가장 입장이 위인 사람이 앉는 자리. 원칙적으로 출입구에서 가장 먼 자리. 일본식 방에서는 도코노마 앞, 원탁에서도 출입구에서 가장 먼 자리에 해당한다.

시모자·맛세키 (下座・末席, shimoza / masseki, 말석)

출입구에서 가장 가까운 자리. 차를 내거나 연결해 주거나 계산하는 등 움직이는 역할을 맡는 사람이 앉는다. 젊은 직원이나 간사, 안내하는 쪽의 자리.

응접 세트

긴 소파와 1인용 의자, 탁자를 조합한 응접실 가구. 긴 소파 쪽이 1인용보다 상위로 여겨진다.

도코노마 (床の間, tokonoma)

일본식 방의 벽 일부를 한 단 높게 만들어 족자나 꽃을 장식하는 자리. 그 앞이 상석이 된다. 일본식 방에서는 이것이 석차의 기준이 된다.

안내하는 쪽

손님을 방으로 이끌고 자리를 권하며 차를 내는 쪽. 원칙적으로 말석에 앉아 문이나 동선에 가까운 위치를 맡는다.

관행 (慣行, kankō)

법률이나 규칙이 아니라 널리 행해져 오면서 정착한 약속. 석차가 이에 해당하며, 업계나 회사에 따라 세부가 다르다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

같은 '차'라도 운전대를 잡는 사람이 누구냐에 따라 상석이 뒤바뀝니다. 택시, 상대가 운전하는 자가용차, 열차, 엘리베이터의 4가지를 이유와 함께 외웁니다.

택시나 하이어처럼 운전하는 사람이 제3자인 전문 운전기사인 경우, 상석은 운전석 뒤입니다. 타고 내리기가 편안하고 차 안에서 가장 안전하다고 여겨지는 위치이기 때문입니다. 다음이 조수석 뒤, 뒷좌석에 3명이 앉는다면 중앙, 그리고 조수석이 말석이 됩니다. 조수석이 말석인 것은 거기 앉는 사람이 운전기사에게 행선지를 전하고 길을 확인하며 요금 정산과 영수증 수령을 하기 때문입니다. 즉 '가장 많이 일하는 자리'가 말석이며, 위치의 격 그 자체라기보다 역할로 정해져 있다고 생각하면 납득이 갑니다.

이것이 그대로 뒤집히는 것이, 거래처 분이나 자기 회사 상사가 직접 운전대를 잡는 자가용차입니다. 이 경우에는 조수석이 상석이 됩니다. 운전하고 있는 사람을 혼자 두지 않고 옆에서 말벗이 되어 주는 것이 동승자의 예의라고 여겨지기 때문입니다. 택시의 '운전석 뒤가 상석'을 자가용차에 그대로 가져오면 운전해 주는 상대를 운전기사 취급하는 것이 되어 오히려 실례가 됩니다. 판단이 갈리는 지점은 차종도 거리도 아니고, 운전하는 사람이 제3자인가 상대방 또는 식구인가라는 한 가지입니다.

열차에서는 진행 방향을 향한 창가 쪽이 상석으로 여겨집니다. 경치가 보이고, 뒤를 향할 때 생기기 쉬운 멀미의 부담도 적기 때문입니다. 신칸센 등에서 3인석을 쓰는 경우에는 창가 쪽이 상위, 다음이 통로 쪽, 양옆에 끼여 가장 답답한 중앙이 하위로 여겨집니다. 사람이 오가는 통로 쪽이나 중앙을 자신이 맡는 것이 일반적입니다. 다만 여기서도 다리를 뻗고 싶다, 도중에 내린다 같은 사정이 있으면 본인의 희망이 우선합니다. 석차는 대접의 수단이지 목적이 아닙니다.

엘리베이터는 위치가 아니라 조작반이 기준입니다. 조작반 앞은 목적 층을 누르고 문 여닫힘을 유지하며 타고 내림을 지켜보는 역할이 있으므로 말석입니다. 안쪽, 특히 조작반에서 보아 안쪽이 상석이 됩니다. 아무도 타고 있지 않은 칸이라면 안내하는 쪽이 먼저 타서 조작반을 맡고, 문을 열어 둔 채 손님을 맞아들입니다. 내릴 때는 손님이 먼저입니다. 반대로 이미 몇 사람이 타고 있어 조작반을 확보할 필요가 없을 때는 문을 손으로 잡아 두고 손님이 먼저 타시게 합니다. '손님이 먼저'라는 말만 외워서 타고 내리는 양쪽에 적용하면 문을 잡아 줄 사람이 없어져 버리므로, 왜 그렇게 하는지로 외우십시오.

엘리베이터에서 손님을 안내하는 순서
1. 도착한 칸에 사람이 타고 있는지를 본다
2. 아무도 타고 있지 않으면 자신이 먼저 타서 조작반 앞에 선다
3. 열림 버튼을 누른 채 '이쪽으로 오시지요'라며 손님을 맞아들인다
4. 이미 사람이 타고 있으면 문을 손으로 잡아 두고 손님이 먼저 타시게 한다
5. 목적 층을 누르고, 도착하면 열림 버튼을 눌러 손님이 먼저 내리시게 한다
6. 자신은 마지막에 내리고, 나아갈 방향을 손으로 가리키며 안내를 이어 간다

하이어 (ハイヤー, hire)

운전기사가 딸린 채로 통째로 빌리는 차. 운전하는 사람이 제3자라는 점은 택시와 같으며, 석차의 사고방식도 같아진다.

조수석

운전석 옆자리. 운전기사가 제3자라면 말석, 상대방이나 식구가 운전하는 자가용차라면 상석으로, 상황에 따라 뒤바뀌는 자리.

조작반

엘리베이터 안의 층수 버튼과 여닫힘 버튼이 늘어선 판. 이 앞에 서는 사람이 조작을 맡으므로 그곳이 말석이 된다.

진행 방향

열차가 나아가는 방향. 이쪽을 향한 창가 쪽이 상석으로 여겨지며, 등지고 앉는 자리보다 상위로 다뤄진다.

동선

사람이 이동하는 길. 석차를 판단할 때 출입구나 통로와의 위치 관계를 보는 것은, 이 동선에서 멀수록 편안하다는 생각에 따른 것이다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

앉기 전후의 시간에도 석차의 사고방식은 이어집니다. 복도와 계단에서 걷는 법, 연회에서 간사의 위치, 중식 원탁을 돌리는 법까지 한데 모아 짚습니다.

복도에서는 중앙이 상위, 벽 쪽이 하위로 여겨집니다. 손님에게는 중앙 쪽을 걷게 해 드리고, 안내하는 쪽은 두세 걸음 비스듬히 앞을 걸으며 나아갈 방향을 가리킵니다. 바로 뒤를 걸으면 길을 가리킬 수 없고, 정면에 서서 뒷걸음질로 걷는 것은 위험합니다. 모퉁이에서는 한 번 멈춰 서서 손바닥을 모아 방향을 가리킨 뒤에 돕니다. 손가락 하나를 세워 가리키는 것은 피하십시오. 걷는 속도는 상대에게 맞추고, 이따금 돌아보아 거리를 확인하면 두고 가는 모양새가 되지 않습니다.

계단에 대해서는 오를 때 안내자가 먼저인지 나중인지, 내려갈 때는 어떤지로 설명이 갈립니다. 갈리는 이상 어느 쪽이 정답이라고 단정하기보다 안전과 알기 쉬움을 우선하는 것이 실무적입니다. 공통으로 말할 수 있는 것은 손님에게 손잡이 쪽을 걷게 해 드릴 것, 오르기 전에 '3층 응접실로 안내해 드리겠습니다'라고 행선지를 미리 전할 것, 그리고 상대를 내려다보거나 바로 뒤에 바싹 붙지 않을 것입니다. 좁은 계단에서는 '먼저 실례하겠습니다'라고 한마디 덧붙이고 앞장서면 순서를 둘러싼 논의 자체가 문제가 되지 않습니다.

회식이나 연회에서도 기준은 달라지지 않습니다. 다다미방이라면 도코노마(床の間) 앞이 상석이자 주빈의 자리, 출입구에서 가장 가까운 자리가 말석이자 간사의 자리입니다. 간사가 말석에 앉는 것은 주문, 추가 음료, 가게 직원과의 대화, 그리고 계산을 위해 움직이기 때문입니다. 안내하는 순서도 정해져 있어서, 주빈이 착석하고 나서 다른 참석자가 앉습니다. 코트나 큰 짐을 맡길 곳을 먼저 안내해 두면 자리에 앉고 나서 허둥대지 않아도 됩니다.

중화요리의 원탁은 둥글어서 헷갈리기 쉽지만, 역시 출입구에서 가장 먼 자리가 주빈의 자리, 출입구에서 가장 가까운 자리가 초대한 쪽 주인의 자리입니다. 주빈의 왼쪽 옆이 제2석, 오른쪽 옆이 제3석이며, 이하 주빈으로부터 좌우 번갈아 멀어질수록 하위가 됩니다. 일본에서는 왼쪽을 위로 보는 '좌상위(左上位)'의 사고방식에 따른 것이지만, 국제 의례나 중국식에서는 오른쪽을 위로 삼기도 하므로 자리 팻말이나 주최자의 안내가 있으면 그에 따릅니다. 회전판은 주빈부터 시계 방향으로 돌리는 것이 일반적이며, 자신이 덜었으면 다음 사람이 덜기 쉬운 위치에서 멈춥니다. 서서 하는 형식의 파티에는 착석 석차 자체가 없지만 주빈이나 상위자에 대한 인사는 필요하며, 놓여 있는 의자는 휴식용이라고 생각하십시오.

회식에서 간사가 하는 순서
1. 방의 출입구와 도코노마의 위치를 시작 전에 자기 눈으로 확인한다
2. 출입구에서 가장 먼 자리를 주빈의 자리로 정한다
3. 주빈의 왼쪽 옆, 오른쪽 옆 순으로 상위자를 배치한다
4. 자신은 출입구에서 가장 가까운 자리에 앉아 가게 직원과 이야기할 수 있는 위치를 확보한다
5. 도착한 사람을 코트 걸이에서 자리까지 안내한다
6. 주빈의 착석을 기다렸다가 다른 참석자가 앉게 한다

주빈 (主賓, shuhin)

그 모임에서 가장 높여야 할 손님. 회식에서는 상석으로 안내하며, 착석도 인사도 건배도 주빈을 기점으로 짜 나간다.

간사 (幹事, kanji)

모임의 준비와 진행, 계산을 맡는 사람. 움직이기 쉽도록 출입구에서 가장 가까운 말석에 앉는다.

좌상위 (左上位, sajōi)

같은 격 안에서는 왼쪽을 위로 보는 사고방식. 원탁에서 주빈의 왼쪽 옆을 제2석, 오른쪽 옆을 제3석으로 하는 것은 이 때문이다. 국제 의례나 중국식에서는 오른쪽을 위로 삼기도 한다.

회전판 (回転卓, kaitentaku)

원탁 중앙에 놓인 도는 받침. 주빈부터 시계 방향으로 돌리고, 다 덜었으면 다음 사람이 덜기 쉬운 위치에서 멈춘다.

서서 하는 형식 (立食, risshoku)

착석하지 않고 선 채로 먹고 마시며 담소하는 형식. 착석 석차는 없지만 주빈이나 상위자에 대한 인사는 생략하지 않는다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

얼굴이 보이지 않는 만큼 목소리와 말만이 회사의 인상이 됩니다. 받기까지의 속도, 첫마디, 연결, 보류라는 받는 법의 형식을 순서로 굳힙니다.

회사로 걸려 온 전화는 3콜 이내에 받는 것이 하나의 기준으로 여겨집니다. 이를 넘겼을 때는 이름을 밝히기 전에 '오래 기다리셨습니다'라고 한마디 덧붙입니다. 아무 일도 없었다는 듯이 이름을 밝히면 기다린 시간이 없던 일이 된 것처럼 느껴지기 때문입니다. 첫마디는 '네, ○○주식회사입니다'처럼 '네'에 이어 회사명을 밝힙니다. 업무 전화에서는 '모시모시(もしもし, 여보세요)'를 쓰지 않습니다. 편한 사이의 부름말로 받아들여지는 데다, 이름 밝히기가 늦어져 상대가 어디에 전화했는지 모르는 시간이 생겨 버립니다.

수화기를 들기 전의 준비도 사실 승부처입니다. 메모지와 펜을 전화기 옆에 늘 두고, 쓸 수 있도록 주로 쓰는 손을 비우고 반대쪽 손으로 수화기를 듭니다. 수화기를 든 뒤에 펜을 찾으면 그 몇 초 사이에 회사명이나 이름을 놓칩니다. 상대가 이름을 밝히면 '○○주식회사의 △△ 님이시군요. 늘 신세를 지고 있습니다'라고 복창해 확인하고 인사를 합니다. 복창은 잘 알아들었을 때라도 혼동을 막는 의미가 있으므로 생략하지 않습니다.

지명된 사람에게 연결할 때는 반드시 보류를 걸고 나서 부릅니다. 수화기를 손으로 막아도 사내의 대화가 상대에게 들리는 경우가 있고, '오늘은 누구누구가 와 있으니까' 같은 내부 이야기가 새어 나가면 돌이킬 수 없습니다. 연결할 때는 누구에게서 온 전화인지를 지명된 사람에게 전하고 나서 바꿔 줍니다. 보류는 30초 정도가 기준이며, 그것을 넘길 것 같으면 한 번 나와서 '죄송합니다, 조금만 더 시간을 주실 수 있을까요'라고 상황을 전하거나 회신 전화를 제안합니다. 보류 상태로 방치되면 상대는 끊어도 되는지 기다려야 하는지 몰라 불안해집니다.

연결에서 또 하나 주의할 것이 자기 회사 사람을 어떻게 부르는가입니다. 사외 상대에 대해 자기 회사 상사는 자기 쪽 인물로 다루므로, '田中部長は席を外していらっしゃいます(다나카 부장님은 자리를 비우셨습니다)'처럼 경칭이나 존경어를 쓰면 잘못이 됩니다. 문화청의 '경어의 지침'은 거래처에 대해 자기 회사의 다나카 부장 이야기를 하는 장면을 다루면서, '田中(다나카)'라고 부르는 데 문제가 없고 '部長の田中(부장인 다나카)'처럼 직급을 밝힌 뒤에 부를 수도 있지만, '田中部長'이라는 호칭은 자기 쪽으로 다룬 호칭이 되지 않으므로 부적절하다고 설명하고 있습니다. '部長の田中は、ただいま席を外しております(부장인 다나카는 지금 자리를 비웠습니다)'가 안전한 형태입니다.

전화 받는 법 5단계
1. 3콜 이내에 수화기를 들고, '네'에 이어 회사명을 밝힌다
2. 상대의 회사명과 성명을 듣고, 복창해 확인한 뒤 인사를 한다
3. 용건을 듣고 일시·수량·고유명사를 메모에 받아 적는다
4. 지명된 사람이 있으면 보류를 걸고, 누구에게서 온 전화인지 전한 뒤 바꿔 준다
5. 자신이 대응한 경우에는 요점을 복창하고 자신의 이름을 전한 뒤 끊는다

3콜

전화를 받기까지의 기준으로 여겨지는 신호음 횟수. 넘긴 경우에는 '오래 기다리셨습니다'를 첫마디에 덧붙인다.

지명된 사람 (名指し人, nazashinin)

상대가 통화하고 싶다고 지명해 온 사내의 상대. 연결하기 전에 누구에게서 온 전화인지를 본인에게 전한다.

보류

통화를 일시적으로 멈추고 상대를 기다리게 하는 기능. 기준은 30초 정도이며, 넘길 때는 한 번 나와 상황을 전한다.

복창

받아들은 회사명·성명·일시·수량을 되풀이해 확인하는 것. 잘 알아들었어도 혼동 방지를 위해 한다.

우치와 소토 (ウチとソト, uchi/soto)

자기 쪽 인물인가 그 밖인가라는 구별. 사외 상대에 대해서는 자기 회사 상사도 자기 쪽으로 다루어 경칭을 붙이지 않는다.

첫마디

전화를 받아 처음 내뱉는 말. '네'에 이어 회사명을 밝히는 것이 기본이며, 업무에서는 '모시모시(もしもし)'를 쓰지 않는다.

출처: 문화심의회 답신 '경어의 지침(敬語の指針)' (헤이세이(平成) 19년, 2007년 2월 2일) 제3장 경어의 구체적인 사용법 / ※ 그 밖은 공적인 규정이 없는 상관행입니다

지명된 사람이 없을 때야말로 받은 사람의 솜씨를 보일 때입니다. 부재를 전하는 법과 전언 메모의 형식, 그리고 이쪽에서 걸 때의 준비를 짚습니다.

지명된 사람이 부재중일 때는 먼저 부재라는 것과 돌아올 예상을 전합니다. '공교롭게도 자리를 비웠습니다. 15시쯤 돌아올 예정입니다'처럼 사실과 기준을 한 세트로 하는 것이 요점입니다. 부재의 이유를 자세히 설명할 필요는 없으며, '개인 용무로 나갔습니다', '병원에 갔습니다'처럼 사적인 사정을 그대로 전하는 것은 피합니다. 본인의 휴대전화 번호를 무단으로 알려 주는 것도 마찬가지로 피하고, 필요하면 회신 전화의 형태로 합니다. 그런 다음 회신 전화가 좋을지, 전언을 받아도 될지, 자신이 대신 용건을 들어도 될지를 묻습니다.

전언을 맡을 때는 언제·누구에게서·어떤 용건으로·어떻게 해 주기를 바라는지·누가 받았는지의 5가지를 알 수 있는 메모로 만듭니다. 이 5가지 중 어느 하나가 빠지면 지명된 사람이 확인을 위해 누군가에게 다시 물어야 하고, 두 번 일하는 일이 생깁니다. 특히 일시, 수량, 금액, 전화번호 같은 숫자는 잘못 듣기 쉬우므로 반드시 복창하십시오. 일본어로 '이치지(1時, 1시)'와 '시치지(7時, 7시)'처럼 헷갈리기 쉬운 것은 '13시 말씀이시군요', '오후 7시 말씀이시군요'라고 바꿔 말해 확인하면 확실합니다. 마지막으로 '제가, △△가 받았습니다'라고 자신의 이름을 전하면 상대는 누구에게 이야기했는지를 알아 안심합니다.

메모는 책상에 놓아 두는 것으로 끝내지 않는 것도 중요합니다. 놓아 둔 메모는 서류에 섞여 버립니다. 지명된 사람이 돌아오면 직접 건네고 구두로도 요점을 전합니다. 급한 용건이라면 본인이 돌아오기를 기다리지 말고 휴대전화나 채팅으로 먼저 알립니다. 회의 중이더라도 언제까지 연락이 필요한지를 확인한 다음 메모를 들여보내는 등 사내에서 판단할 수 있는 형태로 하십시오. '회의 중이니까 아무것도 하지 않는다'고 정해 버리면 시간을 맞추지 못하는 일이 생깁니다.

이쪽에서 걸 때는 전화를 연결하기 전에 용건과 결론, 필요한 숫자를 항목별로 적고 자료를 손 닿는 곳에 갖춰 둡니다. 상대의 시간을 쓰게 하는 이상, 말하면서 생각을 정리하는 것은 피하고 싶은 부분입니다. 연결되면 자신의 회사명과 성명을 밝히고, 지명한 사람으로 바뀌면 다시 이름을 밝힌 뒤 '지금 시간 괜찮으실까요'라고 사정을 물은 다음 용건으로 들어갑니다. 시간대에도 배려가 필요합니다. 시업 직후, 점심시간, 종업 직전은 바쁜 경우가 많으므로 피하고, 시업 전이나 종업 후에 거는 것은 상대의 근무시간 외에 해당하므로 피합니다. 끊을 때는 일반적으로 건 쪽이 먼저 끊는다고 보지만, 상대가 거래처나 윗사람인 경우에는 상대가 끊기를 기다리고, 후크를 손가락으로 조용히 누른 뒤에 수화기를 놓습니다.

전화를 거는 순서
1. 용건과 결론, 필요한 숫자를 항목별로 적고 자료를 손 닿는 곳에 둔다
2. 상대의 회사명·부서·성명·전화번호를 확인한다
3. 시업 직후, 점심시간, 종업 직전을 피한 시간에 건다
4. 연결되면 자신의 회사명과 성명을 밝히고 지명할 사람을 전한다
5. 지명한 사람으로 바뀌면 다시 이름을 밝히고, 이야기해도 되는 시간인지 묻는다
6. 결론부터 용건을 전하고, 정해진 것을 복창해 확인한다
7. 감사를 전하고, 건 쪽에서 조용히 수화기를 놓는다

전언 메모

전화 내용을 지명된 사람에게 전하기 위한 기록. 받은 일시, 상대, 용건, 상대방의 희망, 받은 사람의 5가지를 적는다.

회신 전화 (折り返し, orikaeshi)

이쪽에서 다시 거는 것. 상대의 번호와 편한 시간대를 확인하고, 언제쯤 다시 걸지의 기준도 전한다.

우케타마와루 (承る, uketamawaru)

받다·듣다 의 겸양어. '제가, △△가 承りました(받았습니다)'라고 이름을 밝힘으로써 누가 대응했는지를 분명히 한다.

사정을 묻기

용건에 들어가기 전에 '지금 시간 괜찮으실까요'라고 확인하는 것. 상대가 바쁘면 다시 걸도록 한다.

잘못 듣기 쉬운 숫자

일본어의 1時(이치지)와 7時(시치지), 4와 7 등. '13시', '오후 7시'처럼 바꿔 말해 복창하면 혼동을 막을 수 있다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

항의, 알아들을 수 없는 상대, 휴대전화, 잘못 걸린 전화. 잘 풀리지 않는 상황일수록 형식이 필요합니다. 아울러 매뉴얼 경어의 함정도 정리합니다.

항의 전화는 초기 대응에서 거의 결정됩니다. 우선 가로막지 말고 끝까지 듣고 요점을 메모합니다. 이야기 도중에 '그건 오해입니다'라고 지적하면 상대는 들어 주지 않았다고 느껴 이야기가 꼬입니다. 한 차례 다 들었으면 불쾌한 마음이 들게 한 점에 대해 사과합니다. 이것은 책임을 전면적으로 인정하는 것과는 별개이며, 아직 사실관계를 모르는 단계에서도 말할 수 있는 부분입니다. 그런 다음 언제·무엇이·어떻게 되었는지의 순으로 사실을 확인하고, 그 자리에서 답할 수 있는 것과 확인이 필요한 것을 갈라냅니다. 답할 수 없는 것에 짐작으로 답하는 것이 가장 위험하며, 나중에 정정이 필요해져 문제를 키웁니다. 회신 기한과 담당자를 전하고 자신의 이름을 밝히며, 통화 후 곧바로 상사와 담당 부서에 공유하십시오.

상대의 목소리를 알아듣기 어려울 때는 '목소리가 작아서 들리지 않습니다'처럼 상대를 주어로 삼는 말투를 피하고, '죄송합니다, 전화가 조금 먼 것 같습니다'라고 회선 쪽에 원인을 두는 말투를 씁니다. 들린 척하고 진행하는 것이 최악이며, 잘못된 내용 그대로 이야기가 확정되어 버립니다. 이름의 한자를 모를 때도 그 자리에서 '죄송하지만 어떤 글자를 쓰십니까'라고 물으십시오. '사이토 님'처럼 쓰는 법이 여러 가지인 성은 특히 확인이 필요하며, 짐작으로 쓰면 다른 사람 앞으로 된 기록이 됩니다.

상대의 휴대전화에 걸 때는 상대가 이동 중인지 회의 중인지 이쪽에서는 알 수 없습니다. 이름을 밝힌 뒤 '지금 통화해도 괜찮으실까요'라고 확인하고 나서 용건으로 들어갑니다. 받지 않을 때 간격을 두지 않고 몇 번씩 다시 거는 것은 피하고, 시간을 두거나 음성 사서함에 회사명·성명·용건의 개요·회신받을 곳을 남깁니다. 잘못 걸린 전화가 왔을 때도 자기 회사로 걸려 온 전화인 이상 응대의 인상이 회사의 인상이 됩니다. 상대가 번호를 말했다면 이쪽 번호와 대조해 차이를 알려 주고, 말없이 끊거나 상대의 부주의를 탓하지는 않습니다.

마지막으로 말투입니다. 이른바 매뉴얼 경어에는 정중하게 들리지만 실은 뜻이 어긋난 말투가 있습니다. '担当者のほうにおつなぎします(담당자 쪽으로 연결해 드리겠습니다)'의 '〜のほう(〜쪽)'는 본래 방향이나 여럿 중 한쪽을 가리키는 말투여서, 대상을 흐리는 사용법은 피하고 싶은 부분입니다. 'こちらが資料になります(이쪽이 자료가 되겠습니다)'의 '〜になります'는 변화를 나타내는 말투이므로 변하지 않는 것의 설명에는 맞지 않습니다. 'よろしかったでしょうか(괜찮으셨을까요)'도 앞으로 확인할 것에 과거형을 쓰는 점이 부자연스럽다고 봅니다. 문화청의 '경어의 지침'도 이러한 매뉴얼 경어의 예로 '御注文の品はおそろいになりましたでしょうか'를 들며, 'お……になる'라는 존경어의 형태 때문에 물건 쪽을 높여 버린 잘못이라고 설명하고 'そろいましたでしょうか' 등으로 말하면 된다고 하고 있습니다. 참고로 'お待ちしております(기다리고 있겠습니다)'처럼 자신의 동작에 お 가 붙는 형태는 상대를 높이는 겸양어Ⅰ이므로 문제없습니다.

항의 전화를 받았을 때의 순서
1. 가로막지 말고 끝까지 듣고, 요점과 시간 순서를 메모한다
2. 불쾌한 마음이 들게 한 점에 대해 사과한다
3. 언제·무엇이·어떻게 되었는지의 순으로 사실을 확인한다
4. 그 자리에서 답할 수 있는 것과 확인이 필요한 것을 갈라낸다
5. 짐작으로 답하지 말고, 회신 기한과 담당자를 전한다
6. 자신의 이름을 밝히고, 통화 후 곧바로 상사와 담당 부서에 공유한다

1차 대응

항의를 처음 받은 사람이 하는 대응. 듣기, 사과하기, 사실을 확인하기, 회신 기한을 약속하기의 4가지가 기둥.

전화가 멉니다 (お電話が遠い)

상대의 목소리를 알아듣기 어려울 때의 정형 표현. 상대가 아니라 회선 쪽에 원인을 둠으로써 상대를 탓하지 않는 형태로 만든다.

매뉴얼 경어

접객의 형식으로 퍼진 말투의 총칭. 문화청 '경어의 지침'에서도 다루어지며, 경어의 형태로서 잘못된 예가 있다.

겸양어Ⅰ (謙譲語Ⅰ, kenjōgo I)

자기 쪽 행위가 향하는 곳의 인물을 높이는 경어. お待ちする, 伺う 등. 자신의 동작에 お 가 붙어도 잘못이 아니다.

음성 사서함

상대가 받지 않을 때 용건을 남기는 기능. 회사명, 성명, 용건의 개요, 회신받을 곳의 번호를 간결하게 남긴다.

출처: 문화심의회 답신 '경어의 지침(敬語の指針)' (헤이세이(平成) 19년, 2007년 2월 2일) 제3장 경어의 구체적인 사용법 / ※ 그 밖은 공적인 규정이 없는 상관행입니다

손님을 알아차리고 담당자에게 이어 줄 때까지의 수십 초에 회사의 인상은 거의 정해집니다. 이름을 밝히게 하는 물음법, 기다리게 할 때의 한마디, 담당자가 부재중일 때의 움직임을 형식으로 만듭니다.

손님을 알아차리면 하던 작업을 멈추고 일어서서, 상대의 눈을 보며 '이랏샤이마세(いらっしゃいませ, 어서 오십시오)'라고 맞이합니다. 여기서 중요한 것은 내용보다 속도입니다. 상대가 말을 걸어 온 뒤에야 반응한다, 앉은 채로 가벼운 목례만으로 끝낸다 하는 응대는, 손님 쪽에서 보면 '무시당한 몇 초'로 남습니다. 접수처에 사람이 선 순간 몸째로 돌아서는 것, 그것만으로 인상은 거의 정해집니다.

다음으로 회사명과 성명, 용건, 약속의 유무를 확인합니다. '죄송합니다만, 회사명과 성함을 여쭤 봐도 될까요'처럼 쿠션 말을 놓은 뒤 부탁의 형태로 묻습니다. 이름을 밝혀 주시면 '○○상사의 사토 님이시군요'라고 복창합니다. 복창은 잘못 들은 것을 상대 눈앞에서 지울 수 있는 유일한 수단이며, 동시에 '확실히 받아들였습니다'라는 신호도 됩니다. 약속의 유무는 이름을 밝혀 주신 뒤에 확인할 사항이지, 이름을 밝히기 전의 조건으로 삼아서는 안 됩니다.

연결할 때의 말투에는 규칙이 있습니다. 사외 사람에게 자기 회사 인물 이야기를 할 때는 그 인물을 자기 쪽, 즉 우치(ウチ)로 다루므로 경칭을 붙이지 않습니다. '田中部長がただいま参ります'가 아니라 '部長の田中がただいま参ります(부장인 다나카가 지금 나옵니다)'로 합니다. 문화청의 경어 지침도 상사를 우치로 다룰 때는 '田中' 또는 '部長の田中'라고 부르면 되고, '田中部長'이라는 호칭은 우치로 다룬 호칭이 되지 않으므로 부적절하다고 말하고 있습니다. 담당자에게 내선으로 이어 줄 때는 손님의 회사명·성명·용건·약속의 유무·기다리시게 한 장소를 전합니다.

담당자가 부재중일 때는 '없습니다'로 대화를 끝내지 않는 것입니다. 언제 돌아오는지, 대신할 사람으로 용무가 해결되는지, 전언을 맡을지, 회신 연락으로 괜찮은지. 이 네 가지를 늘어놓고 손님이 고르시게 하는 데까지가 응대입니다. 명함이나 자료를 맡기시면 확실히 맡겠다는 뜻을 말하고, 자신의 부서와 성명을 밝힌 뒤에 받습니다. 누가 맡았는지를 상대에게 밝혀 두는 것이 그대로 책임 소재가 됩니다.

접수 응대의 6단계
1. 3초 이내에 손을 멈추고 일어서서, 눈을 보며 '어서 오십시오'
2. '죄송합니다만, 회사명과 성함을 여쭤 봐도 될까요'
3. '○○상사의 사토 님이시군요'라고 복창한다
4. 용건과 약속의 유무를 확인한다
5. '확인하고 오겠으니 잠시만 기다려 주시겠습니까'라고 양해를 구한다
6. 담당자에게 회사명·성명·용건·약속의 유무·대기 장소를 전한다

연결 (取り次ぎ, toritsugi)

접수처나 전화로 받은 손님·용건을 사내 담당자에게 이어 주는 것. 누가 무슨 용무로 왔는지를 담당자가 판단할 수 있는 형태로 전하는 데까지를 포함한다.

어포인트 (약속)

사전에 정해 둔 면회 약속. 약속의 유무에 따라 접수처의 움직임이 달라지므로, 이름을 밝혀 주신 뒤에 반드시 확인한다.

쿠션 말 (クッション言葉)

'죄송합니다만', '괜찮으시다면'처럼 부탁이나 거절 앞에 놓아 충격을 누그러뜨리는 말.

복창

상대가 밝힌 회사명이나 성명을 그 자리에서 되풀이해 확인하는 것. 잘못 들은 것을 상대 앞에서 바로잡을 수 있다.

식구 호칭

사외 사람에게 자기 회사 인물을 말할 때 경칭을 붙이지 않고 '部長の田中(부장인 다나카)'처럼 부르는 말투.

전언 메모

부재자 앞으로 온 용건을 적어 남기는 종이. 상대의 회사명·성명·연락처·용건·받은 일시·받은 사람의 이름을 적는다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

안내의 원칙은 '손님보다 조금 앞을 걷되, 손님의 앞을 막지 않는다'. 복도·계단·엘리베이터·문의 네 장면에서 설 자리와 말 걸기를 정해 두면 망설일 일이 없어집니다.

안내의 기본은 손님의 비스듬히 앞을 두세 걸음 앞서 걷는 것입니다. 비스듬히 앞이면 나아갈 방향을 몸으로 가리킬 수 있고, 게다가 손님의 시야를 막지 않습니다. 정면을 걸으면 등을 계속 보이게 되고 길도 막습니다. 바로 옆에 나란히 서면 앞장서는 것이 되지 않고, 비스듬히 뒤에서는 손님이 길을 찾게 만듭니다. 이따금 돌아보아 걸음을 맞추고, 모퉁이에서는 그 앞에서 '이쪽입니다'라고 말을 겁니다. 방향을 가리킬 때는 손바닥을 위로 향하고 손가락을 모아 팔 전체로 가리킵니다. 집게손가락 하나로 가리키거나 턱으로 가리키는 몸짓은 사람에게 향하는 것으로는 피합니다.

안내를 시작하기 전에 '4층 제1응접실로 안내해 드리겠습니다'라고 행선지와 층을 알립니다. 이것만으로도 손님은 자신이 어디로 안내되는지를 알게 되어 걷는 동안의 편안함이 다릅니다. 계단에서는 손님을 내려다보는 위치에 서지 않도록 배려한다고 하며, 오를 때는 손님이 먼저, 내려갈 때는 안내자가 먼저라는 설명이 많이 보입니다. 다만 이 앞뒤에 관한 설명은 회사나 연수에 따라 갈리므로, 확실하게 공통되는 것은 행선지의 층을 먼저 알리는 것과 '발밑을 조심하십시오'라고 말을 거는 것 두 가지라고 생각하십시오.

엘리베이터는 칸에 아무도 타고 있지 않을 때와 먼저 탄 사람이 있을 때에 움직임이 달라집니다. 아무도 없을 때는 '먼저 실례하겠습니다'라고 양해를 구하고 안내자가 먼저 타서, 조작반 앞에 서서 문을 잡아 둡니다. 손님을 먼저 타시게 하면 문의 여닫힘을 손님에게 맡기는 것이 되기 때문입니다. 이미 사람이 타고 있을 때는 문을 밖에서 손으로 잡아 두고 손님이 먼저 타시게 하고, 자신은 나중에 타서 조작반 가까이에 섭니다. 내릴 때는 어느 경우든 안내자가 열림 버튼을 눌러 문을 잡고 손님이 먼저 내리시게 합니다. 조작반 앞이 안내하는 쪽의 위치가 되는 것은, 석차의 사고방식에서 조작반 앞이 말석으로 여겨지는 것과도 일치합니다.

문은 열리는 방향에 따라 움직임이 반대가 됩니다. 앞으로 당겨서 여는 바깥여닫이 문은 연 안내자가 그 위치 그대로 문을 잡고 있을 수 있으므로, 자신은 바깥쪽에 선 채로 '이쪽으로 오시지요'라며 손님을 먼저 통과시킵니다. 안쪽으로 밀어서 여는 안여닫이 문은 밖에 선 채로는 계속 잡고 있을 수 없으므로, '실례하겠습니다'라고 말하고 안내자가 먼저 들어가 안쪽에서 문을 잡고 손님을 통과시킵니다. 외워야 할 판단 기준은 '손님이 먼저'가 아니라 '손님이 문을 만지지 않게 한다'입니다. 이 하나로 양쪽 방향 모두에 답이 나옵니다.

안내할 때의 말 걸기
'4층 제1응접실로 안내해 드리겠습니다'라고 행선지를 먼저 알린다
'이쪽으로 오시지요'라며 손바닥을 위로 향해 방향을 가리킨다
모퉁이 앞에서 '이쪽입니다'
계단에서는 '발밑을 조심하십시오'
엘리베이터에서는 '먼저 실례하겠습니다'라고 양해를 구하고 먼저 탄다
응접실에서는 '이쪽으로 앉으시지요'라며 상석을 권한다

비스듬히 앞

손님의 진행 방향에 대해 비스듬히 앞쪽 위치. 안내자의 기본 위치로, 방향을 가리키면서 시야를 막지 않는다.

안내하는 손

손바닥을 위로 향하고 손가락을 모아 팔 전체로 방향을 가리키는 몸짓. 손가락 하나로 가리키는 것은 피한다.

바깥여닫이 (外開き, sotobiraki)

앞으로 당겨서 여는 문. 안내자가 당겨서 잡고 손님을 먼저 통과시킨다.

안여닫이 (内開き, uchibiraki)

안쪽으로 밀어서 여는 문. 안내자가 먼저 들어가 안쪽에서 잡고 손님을 통과시킨다.

조작반

엘리베이터의 층수 버튼과 여닫힘 버튼이 늘어선 면. 석차에서는 말석에 해당하며, 안내자가 서는 위치.

가미자 (上座, kamiza, 상석)

입구에서 먼 쪽의 자리. 응접실에서는 손님에게 이쪽을 권한다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

응접실로 안내하고 나서가 본무대입니다. 상석을 권하는 법, 차를 내는 순서와 놓는 위치, 찻잔받침 다루는 법, 그리고 문이 완전히 닫힐 때까지의 배웅을 한 줄기 동작으로 만듭니다.

응접실로 안내했으면 입구에서 먼 쪽의 자리, 즉 가미자(上座, 상석)를 손으로 가리키며 '이쪽으로 앉으시지요'라고 권합니다. 입구에 가까운 자리는 시모자(下座, 말석)이므로 손님에게 안내할 자리가 아닙니다. 손님이 다른 자리를 고른 경우에는 억지로 권하지 않습니다. 코트를 입은 채라면 '맡아 드리겠습니다'라고 제안합니다. 제안하는 데까지가 응대이고, 맡길지 말지는 손님이 정할 일입니다. 양해 없이 뒤로 돌아가 벗기는 것은 상대의 몸에 닿는 행위이므로 허용되지 않습니다.

차를 나를 때는 문 앞에서 쟁반을 보조 탁자 등에 한 번 내려놓을 수 있는 상태로 만든 뒤, 노크를 하고 대답을 기다렸다가 '실례하겠습니다'라고 말하고 들어갑니다. 대답을 기다리는 것은 손님과 담당자의 이야기를 불쑥 끊지 않기 위해서입니다. 내는 순서는 먼저 손님 쪽의 상위자부터, 손님 쪽을 모두 내고 나서 자기 회사 쪽의 상위자로 옮겨 갑니다. 자기 회사 부장을 손님보다 먼저 내면 식구를 손님보다 위에 둔 것이 됩니다. 놓는 위치는 손님의 오른쪽 비스듬히 앞이 기본이고, 서류가 펼쳐져 있을 때는 무단으로 옮기지 말고 '여기에 놓아 드리겠습니다'라고 양해를 구하고 비어 있는 자리에 놓습니다.

찻잔과 차타쿠(茶托, chataku, 찻잔받침)는 따로따로 나르고, 놓기 직전에 찻잔을 찻잔받침에 올린 뒤에 냅니다. 올린 채로 나르면 기울어져 흘러넘친 차가 찻잔받침을 적시고, 더러워진 찻잔받침을 그대로 손님 앞에 내게 되기 때문입니다. 찻잔에 그림이 있으면 손님이 보기에 정면이 되도록 향하고 두 손으로 다룹니다. 나뭇결이 있는 찻잔받침은 나뭇결이 손님과 평행이 되도록 놓는다고도 하지만, 이런 종류의 세부는 회사나 지역에 따라 설명이 갈리므로, 우선은 따로따로 나를 것, 두 손으로 낼 것, 손님 쪽부터 순서대로 낼 것을 굳히십시오. 다 내고 나면 쟁반을 몸 옆에 들고, 출구에서 한 번 인사하고 조용히 문을 닫습니다.

배웅은 응접실 앞에서 끝내기, 엘리베이터 홀까지 나가기, 현관까지 나가기, 차까지 배웅하기 등 상대와의 관계나 사내 관습에 따라 범위가 달라집니다. 범위가 어디든 공통되는 것은 끝내는 방식입니다. 엘리베이터라면 '오늘은 감사했습니다'라고 말하고, 문이 완전히 닫힐 때까지 머리를 숙인 채 기다립니다. 닫히기 직전에 머리를 들면 손님의 눈에는 도중에 그만둔 것처럼 비칩니다. 돌아가시기 전에 맡아 둔 코트나 짐을 돌려드렸는지, 두고 가시는 물건이 없는지를 확인해 둡니다. 돌아가신 뒤에는 돌이킬 수 없습니다.

차 내기의 7단계
1. 문 앞에서 노크를 두세 번, 대답을 기다렸다가 '실례하겠습니다'
2. 쟁반을 보조 탁자나 말석 쪽에 일단 내려놓는다
3. 찻잔을 찻잔받침에 올리고, 그림을 손님이 보기에 정면으로 향한다
4. 손님 쪽의 상위자부터 순서대로 내고, 손님을 다 내고 나서 자기 회사 쪽으로
5. 손님의 오른쪽 비스듬히 앞, 서류에 걸리지 않는 위치에 두 손으로 놓는다
6. 다 내고 나면 쟁반을 몸 옆에 든다
7. 출구에서 한 번 인사하고 '편히 계십시오'라고 말한 뒤 조용히 닫는다

가미자 (上座, kamiza, 상석)

입구에서 먼 쪽의 자리. 응접실에서는 손님에게 이쪽을 권한다.

시모자 (下座, shimoza, 말석)

입구에 가까운 쪽의 자리. 드나들거나 연결해 주는 쪽이 앉는다.

차타쿠 (茶托, chataku, 찻잔받침)

찻잔 아래에 까는 받침. 찻잔과는 따로 나르고, 내기 직전에 올린다.

보조 탁자

응접실 구석 등에 놓는 작은 탁자. 쟁반을 일단 내려놓는 자리로 쓴다.

맡은 물건

손님에게서 맡은 코트·명함·자료 등. 받은 사람의 책임이 되므로 이름을 밝히고 나서 받는다.

배웅

돌아가는 손님을 따라가 보내 드리는 것. 문이 닫힌다, 차가 보이지 않게 된다 같은 구획까지 머리를 숙인다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

사외로 내보내는 문서는 순서와 짝이 정해진 부품으로 이루어져 있습니다. 머리말과 맺음말의 조합, 계절 인사의 위치, 본론을 항목으로 정리하는 기가키까지, 무너뜨려서는 안 되는 뼈대를 짚습니다.

사외 문서는 위에서부터 발신 일자·수신인·발신자명·제목·본문·기가키(記書き)·이조(以上)·담당자 연락처의 순으로 늘어섭니다. 날짜는 문서를 내보낸 날을 적어 맨 앞에 둡니다. 나중에 조회할 때 실마리가 되는 기록이기 때문입니다. 수신인은 왼쪽, 발신자명은 오른쪽에 두는 것이 일반적인 형태입니다. 제목은 '신제품 설명회 개최 안내'처럼 무엇에 관한, 어떤 성격의 문서인지가 한 줄로 드러나는 이름으로 만듭니다. 문화청의 '공용문 작성의 사고방식'도 표제에서는 주제와 문서의 성격을 나타내고 보고·제안·회답·개최 같은 말을 쓰라고 말하고 있으며, 이 사고방식은 사외 문서의 제목에도 그대로 들어맞습니다.

본문은 도고(頭語, tōgo, 머리말)로 시작해 젠분(前文, 앞글), 슈분(主文, 본론), 맛분(末文, 맺음글)으로 이어지고 게쓰고(結語, ketsugo, 맺음말)로 닫습니다. 젠분은 계절 인사와 상대의 안부를 묻는 말, 슈분은 '사테(さて, 그런데)'로 말을 꺼내는 본론, 맛분은 마무리 인사입니다. 일본우편의 편지 기초 지식에서도 머리말·앞글·본문·맺음글·아토즈케(あとづけ, 날짜와 서명 부분)라는 구성이 제시되어 있고, 맺음말은 머리말에 대응시킨다고 설명하고 있습니다. 계절 인사는 젠분의 입구에 두고 계절에 맞는 표현을 고릅니다. 한 해 내내 같은 표현을 쓴다면 그것은 계절 인사가 아니게 됩니다.

도고와 게쓰고는 짝으로 정해져 있습니다. 일본우편의 목록에서는 일반적인 편지의 하이케이(拝啓)에는 게이구(敬具)·게이하쿠(敬白)·하이구(拝具), 격식 있는 편지의 긴케이(謹啓)에는 긴파쿠(謹白)·긴겐(謹言)·게이하쿠(敬白), 급한 용무의 규케이(急啓)에는 소소(草々)·소소(早々), 답장인 하이후쿠(拝復)에는 게이구(敬具)·하이토(拝答), 그리고 약식인 젠랴쿠(前略)에는 소소(草々)·소소(早々)·후이쓰(不一)가 대응한다고 되어 있습니다. 젠랴쿠는 '앞글을 생략합니다'라는 선언이므로, 젠랴쿠라고 쓰고 나서 계절 인사를 잇는 것은 자기모순입니다. 머리말을 쓴 이상 대응하는 맺음말로 닫아야 하며 생략할 수 없습니다. 젠랴쿠는 약식이므로 처음 거래하는 곳이나 윗사람에게 보내는 정식 의뢰장에는 쓰지 않습니다.

일시·장소·금액·부수처럼 읽는 사람이 뽑아내어 쓰는 정보는 본문 안에 묻지 말고 기가키(記書き)로 만듭니다. 맺음말 뒤에 가운데로 '기(記)'라고 쓰고, 그 아래에 항목을 항목별로 늘어놓은 뒤, 마지막에 오른쪽으로 붙여 '이조(以上)'라고 써서 닫습니다. '기(記)'로 열었으면 '이조(以上)'로 닫는 것이 짝이며, 한쪽만 있는 일은 없습니다. 문장 그대로 이어 갈 것이라면 애초에 기가키로 만들 의미가 없으므로, 기가키를 세웠으면 반드시 항목으로 만듭니다.

사외 문서의 배열
1. 레이와(令和) ○년 ○월 ○일 (오른쪽 정렬·발신일)
2. 주식회사 ○○ 영업부 부장 야마다 이치로 님 (왼쪽 정렬)
3. 주식회사 △△ 총무부 다나카 하나코 (오른쪽 정렬)
4. 신제품 설명회 개최 안내 (가운데·제목)
5. 拝啓 시하 더욱더 번영하심을 경하드립니다. (머리말과 앞글)
6. さて、이번에 폐사에서는…… (본론)
7. 우선 약식이나마 서면으로 안내드립니다. 敬具 (맺음글과 맺음말)
8. 記／일시·장소·지참물을 항목별로／以上 (오른쪽 정렬)

도고 (頭語, tōgo, 머리말)

편지나 사외 문서의 첫머리에 두는 말. 拝啓·謹啓·前略·拝復 등. 맺음말과 짝을 이루고 있다.

게쓰고 (結語, ketsugo, 맺음말)

본문을 닫는 말. 敬具·謹白·草々 등. 머리말마다 대응하는 말이 정해져 있다.

젠분 (前文, zenbun, 앞글)

머리말 뒤에 두는 계절 인사와 안부 인사 부분. 前略 를 쓸 때는 여기를 생략한다.

슈분 (主文, shubun, 본론)

さて 등으로 말을 꺼내는 본론 부분. 문서의 목적 그 자체를 적는다.

기가키 (記書き, kigaki)

맺음말 뒤에 '記'라고 내걸고 일시나 장소 등을 항목별로 정리하는 부분. '以上'으로 닫는다.

제목 (件名, kenmei)

문서의 주제와 성격을 한 줄로 나타내는 표제. 공용문 작성의 사고방식에서는 표제(標題)라고 부른다.

출처: 일본우편 '편지의 기초 지식 편지의 기본 형식' (2026년 8월 확인)

사내 문서는 인사를 덜어 내고 요점만 남기는 것이 정답입니다. 한편 수신인의 경칭은 덜어 낼 수 없습니다. 様·御中·各位·先生 의 구분과 봉투 겉면 쓰기를 굳힙니다.

사내 문서, 즉 통지·보고·린기쇼(稟議書)·의사록 등은 같은 조직 안에서 주고받는 실무의 도구입니다. 계절 인사도 머리말도 맺음말도 필요 없습니다. 제목, 결론, 이유, 상세의 순으로 늘어놓고, 경어는 데스·마스(です・ます) 정도로 그칩니다. 읽는 사람이 많을수록 짧은 편이 빠르고 정확하게 전달됩니다. 문화청의 '공용문 작성의 사고방식'도 한 문장을 짧게 할 것, 한 문장의 논점은 하나로 할 것을 들고 있습니다. 결론을 맨 뒤로 미루면 읽는 사람 수만큼 읽는 시간이 쌓이게 됩니다.

경칭은 수신처의 종류로 정해집니다. 개인에게는 사마(様), 조직이나 부서에는 온추(御中), 여러 사람에게 같은 문서를 낼 때는 가쿠이(各位). 여기서 가장 많은 잘못이 경칭을 겹쳐 붙이는 것입니다. 各位 는 그 자체가 '여러분'에 해당하는 경칭이므로 '各位様', '各位殿'라고 쓰지 않습니다. 의사·교원·변호사 등 '선생(先生)'이라 부르는 상대에게는 先生 이 경칭으로 작용하므로 '先生様'라고도 하지 않습니다. 일본우편도 단체나 부서 앞으로 '○○課御中 郵便太郎様'처럼 경칭을 겹치는 것은 잘못이라고 하고 있습니다.

특히 틀리기 쉬운 것이 조직명과 개인명을 나란히 쓸 때입니다. 御中 는 구체적인 사람이 아니라 그 조직이나 기관 안에 있는 관계자 앞으로 보낸다는 뜻의 와키즈케(脇付け)이므로, 성명이 분명하면 그 점과 모순됩니다. 경어의 지침도 '○○中学校 山田一郎先生御中'라는 표기를 부적절하다고 보고 '○○中学校 山田一郎先生'로 하면 된다고 말하고 있습니다. 수신인의 경칭은 하나의 수신처에 하나. 조직 앞이면 御中, 개인 앞이면 様 라고 딱 잘라 두십시오.

봉투 겉면에는 회사명을 '(株)'로 줄이지 말고 '株式会社○○'라고 정식 명칭으로 씁니다. 마에카부(前株, 앞에 붙는 株式会社)인지 아토카부(後株, 뒤에 붙는 株式会社)인지는 회사의 정식 명칭 그 자체이므로, 쓰는 사람이 읽기 좋은 쪽으로 바꿔 넣어도 되는 것이 아닙니다. 성명은 가운데에 조금 크게 쓰면 균형이 잡히기 쉬워집니다. 우표는 세로로 세웠을 때 왼쪽 위가 되는 위치에 붙입니다. 내용물이나 취급을 나타내는 말은 겉면 왼쪽 아래에 덧붙여 쓰는 것이 일반적이며, 수신인 본인이 열어 주기를 바랄 때는 '신텐(親展)', 서류의 종류를 나타낼 때는 '請求書在中(청구서 재중)'처럼 씁니다. 뒷면에는 발신인의 주소와 성명을 겉면보다 작은 글씨로 씁니다.

봉투 겉면 쓰는 순서
1. 우편번호는 칸 안에 쓴다
2. 회사명은 '株式会社'를 줄이지 말고 정식 명칭으로 쓴다
3. 부서명·직급명을 쓰고, 성명은 가운데에 조금 크게 쓴다
4. 경칭은 수신처마다 하나만. 개인이면 様, 조직이면 御中
5. 내용물이나 취급을 나타내는 말은 겉면 왼쪽 아래에 덧붙여 쓴다
6. 우표는 세로로 세웠을 때의 왼쪽 위에 붙인다
7. 뒷면에 발신인의 주소와 성명을 겉면보다 작은 글씨로 쓴다

온추 (御中, onchū)

구체적인 개인이 아니라 그 조직이나 기관 안에 있는 관계자 앞으로 보낸다는 것을 나타내는 와키즈케. 개인명과 나란히 써서는 안 된다.

가쿠이 (各位, kakui)

여러 상대 각각에게 향하는 경칭. '여러분'에 해당하므로 뒤에 様 나 殿 를 붙이지 않는다.

신텐 (親展, shinten)

수신인 본인이 개봉하기를 바란다는 것을 나타내는 말. 봉투 겉면에 덧붙여 쓴다.

자이추 (在中, zaichū, 재중)

봉투 내용물의 종류를 나타내는 말. '請求書在中(청구서 재중)'처럼 써서 받는 쪽의 분류를 돕는다.

린기쇼 (稟議書, ringisho)

담당자가 기안해 관계자의 승인 도장을 차례로 받아 결재를 얻는 사내 문서. 인사말은 쓰지 않는다.

와키즈케 (脇付け, wakizuke)

수신인 옆에 덧붙여 쓰는 말. 御中 나 親展 등이 이에 해당한다.

출처: 일본우편 '편지 상식 봉투 겉면·뒷면 쓰는 법' (2026년 8월 확인)

제목, 수신란, 본문의 형식, 답장, 첨부. 메일 사고는 거의 이 다섯 군데에서 일어납니다. 보내기 전 1분으로 막을 수 있는 것들뿐입니다.

제목은 받은 편지함 목록 안에서 '이것을 먼저 열자'고 고르게 하기 위한 이름입니다. '신세를 지고 있습니다', '연락드립니다'만으로는 열기 전까지 내용을 알 수 없습니다. '【의뢰】9월분 청구서 재발행 건 (9월 5일까지)'처럼 무슨 용건인지, 무엇을 해 주기를 바라는지, 언제까지인지가 늘어서 있으면 읽는 사람은 열기 전에 우선순위를 정할 수 있습니다. 느낌표를 늘어놓아 재촉해도 긴급도를 판단할 재료는 조금도 늘지 않습니다. 문화청의 공용문 작성의 사고방식이 표제에서 주제와 문서의 성격을 나타내라고 하는 것과 같은 발상입니다.

수신란은 세 가지가 있습니다. TO는 대응이나 답장을 해 주기를 바라는 상대, CC는 내용을 알아 두기를 바라는 상대, BCC는 수신처를 다른 수신자에게 보이고 싶지 않을 때 씁니다. TO와 CC에 넣은 주소는 수신자 전원에게 보입니다. 여기가 사고가 일어나는 곳으로, 안면이 없는 여러 타사를 TO나 CC에 늘어놓으면 거래처의 연락처를 제3자에게 건넨 것이 됩니다. 일괄 발송이라면 BCC에 넣거나 한 건씩 보냅니다. TO를 비워도 CC가 보이는 것은 마찬가지이므로, TO를 공란으로 하면 해결되는 것이 아닙니다.

본문은 수신인, 인사와 이름 밝히기, 용건, 맺음, 서명의 순입니다. 사외 앞이라면 '株式会社○○ 総務部 山田様'처럼 회사명·부서·성명을 갖춥니다. 수신인이 없으면 전달되었을 때 누구 앞인지 알 수 없고, 이름 밝히기가 없으면 상대는 주소로 보낸 사람을 짐작하게 됩니다. '오쓰카레사마데스(お疲れ様です)'는 사내의 인사이므로 사외에는 쓰지 않습니다. 원칙은 1통에 1용건입니다. 한데 묶어 쓰면 뒷부분을 건너뛰고 읽게 되고 답장도 한쪽만 오기 쉽습니다. 나눌 수 없는 경우에는 소제목을 붙여 구획합니다. 답장에서는 인용을 남겨 무엇에 대한 답인지 알 수 있게 하고, 제목의 'Re:'는 원칙적으로 그대로 둡니다. 화제가 바뀌었을 때는 새 제목으로 다시 보내는 편이 나중에 찾기 쉬워집니다.

첨부와 오발송은 주의력이 아니라 절차로 막습니다. 첨부한다고 썼으면 발송 전에 정말 붙어 있는지를 눈으로 본다. 용량이 큰 파일은 받는 쪽의 상한을 넘으면 도착하지 않은 채 알아차리지 못하게 되므로, 사전에 확인하거나 다른 전달 방법을 상의한다. 분할 발송은 상대에게 결합하는 수고를 떠넘기는 것이고, 압축해도 상한을 밑돈다는 보장은 없습니다. 오발송은 본문을 다 쓰고 나서 마지막에 수신처를 입력한다, 발송 취소 유예를 설정해 둔다 하는 순서의 궁리가 효과가 있습니다. 수신처 후보가 떴을 때 맨 위를 그대로 고르는 버릇은 같은 성을 가진 다른 사람에게 보내는 사고의 전형적인 원인입니다. 의뢰는 쿠션 말을 덧붙여, 해 주기를 바라는 것과 기한을 구체적으로 씁니다. 독촉은 상대의 실수라고 단정하지 말고 '엇갈렸다면 죄송합니다'라고 빠져나갈 길을 만든 뒤에 상황 확인을 부탁하는 형태로 합니다.

발송 버튼을 누르기 전의 점검
1. 수신처는 올바른가. 같은 성이나 비슷한 표시명의 다른 사람을 고르지 않았는가
2. CC에 넣어야 할 상사나 관계자가 빠지지 않았는가
3. 제목만으로 용건과 기한을 알 수 있는가
4. 수신인의 회사명·부서명·성명의 한자는 맞는가
5. 첨부한다고 쓴 파일이 실제로 붙어 있는가
6. 상대에게 바라는 것과 기한이 본문에 적혀 있는가
7. 서명에 회사명·성명·연락처가 들어 있는가

제목

메일의 표제. 용건·대상·기한을 알 수 있는 이름으로 하면 읽는 사람이 열기 전에 우선순위를 정할 수 있다.

CC

내용을 공유해 두고 싶은 상대를 넣는 칸. 넣은 주소는 수신자 전원에게 보이며, 원칙적으로 대응은 요구하지 않는다.

BCC

다른 수신자에게는 보이지 않는 형태로 보내는 칸. 안면이 없는 여러 상대에게 일괄 발송할 때 쓴다.

서명

본문 끝에 두는 회사명·부서·성명·연락처의 묶음. 상대가 연락 수단을 찾지 않아도 되게 한다.

인용 답장

상대의 글을 남긴 채 답장하는 것. 무엇에 대한 답인지가 상대에게 전달된다.

엇갈림 (行き違い, ikichigai)

연락이 서로 스쳐 지나간 상태. 독촉의 앞말로 쓰면 상대가 체면을 지킨 채 답할 수 있다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

도리시마리야쿠(이사)나 간사야쿠(감사)는 일본 회사법이 정하는 기관, 사장이나 전무는 회사가 자유롭게 붙이는 사내 호칭입니다. 우선 이 두 층이 별개라는 것을 정리합니다.

회사의 '높은 사람'을 가리키는 말에는 법률로 정해져 있는 것과 회사가 자유롭게 정하고 있는 것 두 종류가 섞여 있습니다. 일본 회사법이 정하는 것은 주주총회·도리시마리야쿠(取締役, 이사)·도리시마리야쿠카이(取締役会, 이사회)·다이효토리시마리야쿠(代表取締役, 대표이사)·간사야쿠(監査役, 감사) 같은 기관으로, 권한이 법률에 적혀 있고 등기도 됩니다. 한편 사장·부사장·전무·상무·본부장 같은 호칭에 대해서는 회사법에 '사장이란 무엇인가'라는 정의가 없습니다. 사내의 직제로서 회사가 정하고 있는 것이므로, 같은 '전무'라도 회사가 다르면 권한도 대우도 다릅니다. 직책의 의미를 다른 회사에 그대로 가져가지 않는 것이 이 분야의 출발점입니다.

회사법은 주식회사에는 한 명 또는 두 명 이상의 이사를 두어야 한다고 정하고 있습니다(회사법 제326조 제1항). 이에 비해 이사회·가이케이산요(会計参与, 회계참여)·감사·감사회·회계감사인 등은 정관으로 정하면 둘 수 있는 임의의 기관입니다(같은 조 제2항). 즉 '이사회가 없는 주식회사'는 위법도 예외도 아닙니다. 중소기업에서는 이사가 한 명뿐인 회사도 드물지 않습니다. 참고로 이사회를 두는 경우에는 이사가 세 명 이상이어야 한다고 되어 있습니다(회사법 제331조 제5항).

회사를 대표하는 권한을 가지는 것이 대표이사입니다. 이사회 설치 회사에서는 이사회가 이사 중에서 대표이사를 선정해야 한다고 되어 있고(회사법 제362조 제3항), 대표이사는 회사의 업무에 관한 일체의 재판상 또는 재판 외의 행위를 할 권한을 가집니다(회사법 제349조 제4항). 많은 회사에서는 대표이사에 '사장'이라는 호칭을 겹쳐 '代表取締役社長(대표이사 사장)'이라고 칭하지만, 이것은 법률상의 지위와 사내의 호칭을 나란히 적은 것일 뿐이며 사장이라는 법률상의 직책이 있는 것은 아닙니다.

그렇다고는 해도 '사장'이라는 이름에는 사회적인 신용이 있습니다. 회사법은 대표이사가 아닌 이사에게 사장·부사장 등의 명칭을 붙인 경우, 그 이사가 한 행위에 대해 선의의 제3자에 대하여 회사가 책임을 진다고 정하고 있습니다(회사법 제354조). 이를 표현대표이사(表見代表取締役)라고 합니다. 명함의 직함은 상대에게 중요한 판단 재료라는 것입니다. 또 회사법에서 말하는 '임원(役員)'은 이사·회계참여·감사를 가리키며(회사법 제329조 제1항), 일상어로는 임원에 포함하기 쉬운 시코야쿠인(執行役員, shikkō yakuin)은 이 조문의 임원에 해당하지 않습니다. 시코야쿠인은 회사법에 규정이 없는 호칭으로, 종업원으로 두는 회사도 있고 이사가 겸하는 회사도 있습니다. 한국 상법의 집행임원과 같은 법정 기관이 아니라는 점에 주의하십시오.

이사회 설치 회사에서 '사장'이 정해지기까지의 흐름
1. 주주총회에서 이사를 선임한다 (회사법 제329조 제1항)
2. 선임된 이사 전원으로 이사회를 조직한다 (회사법 제362조 제1항)
3. 이사회가 이사 중에서 대표이사를 선정한다 (회사법 제362조 제3항)
4. 회사가 사내 규정에 근거해 그 사람에게 사장이라는 호칭을 준다
5. 명함에는 '代表取締役社長(대표이사 사장)'이라고 표기한다

주주총회 (株主総会)

주주로 구성하는 회사의 의사결정 기관. 이사 등의 임원을 선임한다(회사법 제329조 제1항). 이사회 설치 회사에서는 결의할 수 있는 사항이 법률의 규정과 정관의 규정에 한정된다(회사법 제295조 제2항).

도리시마리야쿠 (取締役, torishimariyaku, 이사)

회사법이 두도록 의무화하는 기관으로, 주식회사에는 한 명 이상 필요하다(회사법 제326조 제1항). 경영의 의사결정을 맡는 지위이며, 부장 등 종업원의 직책과는 별개의 지위.

도리시마리야쿠카이 (取締役会, 이사회)

모든 이사로 조직하는 기관. 업무 집행의 결정, 이사의 직무 집행 감독, 대표이사의 선정과 해임을 한다(회사법 제362조). 정관으로 정한 경우에 두는 임의의 기관.

다이효토리시마리야쿠 (代表取締役, 대표이사)

회사를 대표하는 권한을 가지는 이사. 이사회 설치 회사에서는 이사회가 이사 중에서 선정한다(회사법 제362조 제3항).

간사야쿠 (監査役, kansayaku, 감사)

이사의 직무 집행을 감사하고 감사보고를 작성하는 기관(회사법 제381조 제1항). 업무를 집행하는 쪽이 아니라 점검하는 쪽에 선다.

표현대표이사 (表見代表取締役)

대표이사가 아닌 이사에게 사장·부사장 등의 명칭을 붙인 경우, 그 사람의 행위에 대해 회사가 선의의 제3자에게 책임을 진다는 구조(회사법 제354조).

시코야쿠인 (執行役員, shikkō yakuin)

업무 집행을 맡는 지위로서 회사가 두는 호칭. 회사법에 규정이 없고, 회사법 제329조 제1항의 임원에 포함되지 않는다. 자리매김은 회사마다 다르며, 한국 상법의 집행임원 같은 법정 기관이 아니다.

정관 (定款, teikan)

회사의 기본 규칙을 정한 문서. 이사회나 감사를 둘지 여부도 정관으로 정한다(회사법 제326조 제2항).

출처: 일본 회사법(会社法) 제326조·제329조·제331조·제349조·제354조·제362조·제381조

회장부터 주임까지의 일반적인 배열과, 직책에 따르는 결재 권한을 짚습니다. 서열도 권한도 회사마다 다르다는 것이 대전제입니다.

일반적으로는 위에서부터 회장·사장·부사장·전무·상무·본부장·부장·차장·과장·계장·주임이라는 배열로 이야기되는 경우가 많고, 회장에서 상무 언저리까지를 임원층, 본부장에서 과장 언저리까지를 관리직층이라고 부르는 것이 통례입니다. 다만 이것은 어디까지나 관행이며, 이 서열을 정한 법률은 없습니다. 본부장과 부장 중 어느 쪽이 위인지는 회사에 따라 다르고, 주임을 관리직으로 다루는 회사도 있는가 하면 일반 사원 중의 호칭에 그치는 회사도 있습니다. 다른 회사의 명함을 보았을 때는 자기 회사의 잣대로 서열을 판단하지 말고, 상대 회사에서의 자리매김을 확인하는 것이 안전합니다.

직책에는 라인직과 스태프직의 구별이 있습니다. 라인직은 부하를 두고 업무 명령을 내려 조직을 움직이는 지위로, 부장·과장·계장이 이에 해당합니다. 스태프직은 부하를 두지 않고 전문성으로 조직을 떠받치는 지위로, 부장급 대우이면서도 부하가 없는 담당부장·전문부장 등을 두는 경우가 있습니다. 명함에 '부장'이라고 적혀 있어도 부하가 있다고 장담할 수 없다는 것입니다. 고용 형태나 근무지와는 관계없는 구별이므로 혼동하지 않도록 합니다.

직책명에는 '다이리(代理, 대리)', '고코로에(心得, 직무대행)', '호사(補佐, 보좌)', '즈키(付, 직속 배속)' 같은 말이 붙는 경우가 있습니다. 일반적으로 과장대리는 과장의 직무를 대신해 수행하는 지위, 과장보좌는 과장을 돕는 지위, 부장즈키는 부장 직속에 놓이는 지위를 가리키지만, 이것도 회사에 따라 무게가 다릅니다. 서열을 세는 것보다 그 사람이 무엇을 결정할 수 있는지를 보는 편이 실무에서는 도움이 됩니다.

'무엇을 결정할 수 있는가'를 문서로 만든 것이 직무권한규정입니다. 많은 회사에서는 지출 금액이나 계약의 종류별로 어느 직책까지 결재할 수 있는지를 표로 만들어 두고 있습니다. 예를 들어 10만 엔까지는 과장, 100만 엔까지는 부장, 그것을 넘으면 임원 하는 식입니다. 자기 상사가 어디까지 결정할 수 있는지를 알고 있으면 린기(稟議)를 어디까지 올려야 하는지를 알 수 있어 반려가 줄어듭니다. 참고로 권한을 하위자에게 맡기는 권한 위임을 하더라도 맡긴 쪽의 관리 책임이 없어지는 것은 아니며, 맡겨진 쪽의 보고 의무도 없어지지 않습니다. 위임하는 범위는 반드시 문서로 명확히 합니다.

결재 경로를 확인하는 순서
1. 사내 규정집에서 직무권한규정을 펼친다
2. 자신의 안건이 어느 구분에 해당하는지 본다
3. 금액이나 계약 기간에 따라 결재자가 달라지는 것을 확인한다
4. 결재자까지의 경로와, 합의가 필요한 부서를 확인한다
5. 망설여지면 기안하기 전에 상사에게 결재자를 확인한다

관리직

부문이나 과의 운영에 책임을 지고 부하를 지휘하는 지위. 일반적으로 부장·과장 등을 가리키지만, 어디부터를 관리직으로 볼지는 회사에 따라 다르다.

라인직

부하를 두고 업무 명령을 내려 조직을 움직이는 직책. 부장·과장·계장 등.

스태프직

부하를 두지 않고 전문성으로 조직을 떠받치는 직책. 담당부장·전문부장 등, 직책급이면서도 부하를 두지 않는 형태가 있다.

직무권한규정 (職務権限規程)

어느 직책이 어디까지의 사항을 결재할 수 있는지를 금액이나 안건의 종류별로 정한 사내 규정.

결재 권한

안건을 최종적으로 승인할 수 있는 권한. 금액의 크기나 계약의 종류에 따라 필요한 직책이 올라가는 것이 통례.

권한 위임

상위자가 가진 결재 권한을 하위자에게 맡기는 것. 맡기는 범위를 문서로 명확히 할 필요가 있으며, 맡긴 쪽의 관리 책임은 남는다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

총무·인사·경리 등 주요 부서가 무엇을 하고 있는지와, 사내에서 일이 정해져 가는 린기(稟議)의 구조를 짚습니다.

회사의 부서는 크게 매출을 만드는 부문과, 그것을 떠받치는 부문으로 나뉩니다. 영업이나 제조가 전자, 총무·인사·경리 등이 후자이며, 떠받치는 쪽을 묶어 관리 부문이나 코퍼레이트 부문이라고 부릅니다. 신입사원이 먼저 익히고 싶은 것은 '곤란할 때 어디로 가면 되는가'입니다. 비품이 망가지면 총무, 근태나 인사이동 상담은 인사, 경비 정산은 경리, 계약서 확인은 법무, 컴퓨터 고장은 정보시스템 하는 식으로, 갈 곳을 아는 것만으로 일의 속도가 달라집니다.

이름이 비슷해 혼동하기 쉬운 것이 경리와 재무입니다. 경리는 나날의 거래를 기록해 결산서를 만드는 일, 재무는 자금을 조달하고 운용하는 일이며, 은행과의 교섭이나 자금 융통은 재무가 맡습니다. 총무와 인사도 나뉘어 있는 경우가 많은데, 총무는 사옥·비품·문서 관리·주주총회 사무 등 회사 전체의 서무, 인사는 채용·배치·평가·교육 등 사람에 관한 일입니다. 다만 규모가 작은 회사에서는 총무가 인사나 경리를 겸하기도 하며, 나누는 방식은 회사에 따라 다릅니다.

사내에서 무언가를 정할 때 관계자를 돌며 승인을 모으는 문서가 린기쇼(稟議書, ringisho)입니다. 기안자가 목적·내용·금액·효과를 적고, 관계 부서의 합의(合議, 고기)를 거쳐 결재권자가 승인합니다. 승인하는 것을 결재(決裁), 미리 권한을 위임받은 사람이 자신의 책임으로 결정하는 것을 센케쓰(専決, senketsu), 결재권자가 부재중일 때 대신해서 결정하는 것을 다이케쓰(代決, daiketsu)라고 합니다. 다이케쓰한 안건은 나중에 본인에게 보여 주는 고에쓰(後閲, kōetsu, 사후 열람)를 하는 것이 통례입니다. 남의 도장을 빌려 찍거나 결재 전에 발주해 버리는 지름길은 모두 규정 위반이 됩니다.

린기는 시간이 걸리므로 갑자기 서류를 돌리는 것이 아니라, 미리 관계 부서에 취지를 설명해 두는 네마와시(根回し, nemawashi)가 효과가 있습니다. 네마와시는 합의를 건너뛰기 위한 수단이 아니라, 서면이 돌기 전에 논점을 맞춰 되돌아오는 일을 줄이기 위한 정당한 준비입니다. 반려의 대부분은 '금액의 근거가 없다', '다른 안과 비교한 검토 결과가 없다', '언제까지 무엇이 필요한지 모르겠다'의 세 가지가 원인입니다. 기안 전에 결재자와 합의처를 확인하고, 견적서나 비교표 같은 첨부 자료를 갖춘 뒤에 돌리면 한 번에 통과됩니다.

린기가 통과되기까지의 흐름
1. 기안자가 목적·내용·금액·효과를 적어 린기쇼를 만든다
2. 견적서나 비교표 등 근거가 되는 자료를 첨부한다
3. 직속 상사에게 내용을 설명하고 양해를 얻는다
4. 관계 부서에 합의를 돌린다 (법무, 경리, 정보시스템 등)
5. 결재권자가 결재한다
6. 결재를 받고 나서 발주나 계약 등의 실행으로 옮긴다

관리 부문

총무·인사·경리·법무 등 사업 부문을 떠받치는 부문의 총칭. 코퍼레이트 부문이라고도 한다.

린기쇼 (稟議書, ringisho)

회의를 열지 않고 관계자를 돌며 승인을 얻기 위한 사내 문서. 목적·내용·금액·효과와 근거 자료를 붙여 기안한다.

결재 (決裁, kessai)

결재권자가 안건을 최종적으로 승인하는 것. 결재를 받고 나서 발주나 계약 등의 실행으로 옮긴다.

센케쓰 (専決, senketsu)

미리 권한을 위임받은 사람이 자신의 책임으로 결정하는 것. 직무권한규정으로 범위가 정해진다.

다이케쓰 (代決, daiketsu)

결재권자가 부재중일 때 대신해서 결정하는 것. 나중에 본인에게 확인받는 고에쓰(後閲)를 하는 것이 통례.

고기 (合議, gōgi, 합의)

결재 전에 관계되는 부서의 의견이나 확인을 얻는 절차. 계약이면 법무, 지출이면 경리 하는 식으로 안건마다 합의처가 정해져 있다.

네마와시 (根回し, nemawashi)

서면을 돌리기 전에 관계자에게 취지를 설명하고 논점이나 우려를 먼저 파악해 두는 것. 되돌아오는 일을 줄이기 위한 준비.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

보고·연락·상담은 비슷해 보이지만 받는 사람도 목적도 다릅니다. 지시를 정확히 받아들이고 정확히 되돌려 주는 데서 일은 시작됩니다.

호렌소(報連相, hōrensō)는 보고(報告)·연락(連絡)·상담(相談)의 앞 글자를 이은 말입니다. 보고는 지시를 내린 사람에게 결과나 경과를 되돌려 주는 것, 연락은 관계되는 사람에게 사실을 알리는 것, 상담은 판단이 망설여질 때 의견이나 조언을 구하는 것을 말합니다. 요점은 향하는 곳이 다르다는 것으로, 보고는 위로, 연락은 옆이나 주위로, 상담은 상사나 선배에게 향합니다. '말했다고 생각했다'로 가장 많은 실패는 상사에게는 보고했지만 관계 부서에는 연락하지 않았다는 누락입니다.

보고는 결론부터 말합니다. 'A사 건입니다만, 납기를 1주일 늦춰 달라고 합니다. 이유는 상대방의 부자재 지연입니다. 저희 쪽에 미치는 영향은…' 하는 순서입니다. 경과부터 말하기 시작하면 듣는 쪽은 결론을 기다리면서 정보를 떠안게 되어 판단이 늦어집니다. 그리고 나쁜 소식일수록 빨리 전하는 것이 철칙입니다. 시간이 지날수록 고를 수 있는 수단이 줄어드므로, 해결되지 않았어도 '아직 해결되지 않았습니다만'이라고 앞말을 두고 사실을 내놓습니다. 상사가 가장 곤란한 것은 마감 당일에야 비로소 문제를 알게 되는 것입니다.

지시를 받을 때는 부르면 우선 메모와 필기구를 들고 갑니다. 이야기는 끝까지 듣고 도중에 끼어들지 않는 것이 기본이지만, 다 듣고 나면 5W2H, 즉 언제·어디서·누가·무엇을·왜·어떻게·얼마에 관한 빠진 곳을 확인합니다. 특히 기한과, 어디까지 할 것인가 하는 결과물의 형태는 반드시 확인합니다. '되도록 빨리'라는 말을 들으면 이쪽에서 '오늘 중으로 괜찮을까요'라고 구체적인 일시를 제시해 합의합니다. 마지막에 요점을 복창하고, 자리로 돌아와 메모를 정리해 착수 예정을 정하는 데까지가 하나로 이어진 작업입니다.

재택근무에서는 자리가 가까우면 자연히 전해지던 것이 전해지지 않습니다. 작업을 시작할 때, 구획이 지어졌을 때, 끝날 때에 짧게 공유한다. 채팅은 상대가 읽을 시간을 고를 수 있다는 이점이 있는 반면 급한 용건에는 맞지 않으므로 전화나 회의로 바꾼다. 판단을 구하는 상담은 글자만으로 길게 주고받지 말고 짧은 통화로 한다. 이 세 가지 전환을 할 수 있으면 떨어져 있어도 일은 돌아갑니다. 한편 통화는 기록이 남지 않으므로 정해진 것은 반드시 글자로 만들어 공유합니다. 녹화가 있어도 찾는 데 시간이 걸리므로 요점을 글자로 남기는 일은 생략할 수 없습니다.

지시를 받는 법 6단계
1. 부르면 메모와 필기구를 들고 간다
2. 이야기는 끝까지 듣고 도중에 끼어들지 않는다
3. 5W2H 에서 빠진 곳을 확인한다 (특히 기한과 결과물의 형태)
4. 왜 그 일이 필요한지라는 배경도 듣는다
5. 요점을 복창해 인식을 맞춘다
6. 자리로 돌아오면 메모를 정리하고 착수 예정을 정한다

보고 (報告)

지시를 내린 사람에게 결과나 경과를 되돌려 주는 것. 결론을 먼저 말하고, 사실과 자신의 의견을 나누어 전한다.

연락 (連絡)

관계되는 사람에게 사실을 알리는 것. 판단을 구하는 것이 아니라, 영향을 받는 사람 전원에게 닿게 하는 것이 요점.

상담 (相談)

판단이 망설여질 때 상사나 선배에게 의견이나 조언을 구하는 것. 상황과 선택지를 준비해 가져가면 짧은 시간에 정해진다.

5W2H

언제·어디서·누가·무엇을·왜·어떻게·얼마의 일곱 가지 확인 항목. 지시를 받았을 때 빠진 곳을 점검하는 데 쓴다.

중간보고

일이 끝나기 전에 도중의 진척 상황을 보고하는 것. 긴 일에서는 마디를 정해 넣으면 방향의 어긋남을 빨리 고칠 수 있다.

복창

받은 지시의 요점을 소리 내어 되풀이하고, 인식이 일치하는지를 확인하는 것.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

여러 일을 동시에 떠안았을 때의 배열 방법, 진척을 전하는 법, 그리고 노동시간과 휴가에 관한 법률상의 기본을 짚습니다.

일이 겹치면 긴급도와 중요도의 두 축으로 늘어놓습니다. 긴급하면서 중요한 것이 최우선이지만, 성과를 좌우하는 것은 중요하지만 긴급하지 않은 것, 즉 계획 세우기·개선·학습·관계 만들기입니다. 이 부분은 먼저 시간을 확보하지 않으면 늘 뒤로 밀립니다. 긴급하지만 중요하지 않은 것, 예를 들어 바로 답할 수 있는 문의는 무심코 먼저 손을 대게 되지만, 여기에 파묻히면 중요한 일이 매번 마감 직전이 됩니다. 긴급하지도 중요하지도 않은 것은 그만두어도 되는지까지 포함해 상사에게 상담합니다. 망설여질 때는 기한뿐 아니라 '늦었을 때 누가 얼마나 곤란해지는가'로 재면 정하기 쉬워집니다.

PDCA 는 Plan(계획), Do(실행), Check(평가), Act(개선)의 네 단계를 돌리는 사고방식입니다. 중요한 것은 Check 를 반드시 넣는 것이며, 하고 나서 내버려 두면 같은 실패를 되풀이합니다. 평가하려면 계획 단계에서 '무엇이 어떻게 되면 성공인가'를 숫자나 상태로 정해 둘 필요가 있습니다. 목표가 모호한 채로 실행에 옮기면 나중에 평가할 방도가 없습니다.

일정은 마감에서 거꾸로 계산해 짭니다. 작업 시간을 빈틈없이 늘어놓으면 끼어드는 일이나 되돌아오는 일로 반드시 늦어지므로, 전체의 20퍼센트 정도는 여유로 비워 둡니다. 다른 사람의 확인이나 결재를 기다리는 시간도 공정에 포함하는 것을 잊지 마십시오. 긴 일에는 스스로 중간 마감을 두고 그 지점에서 중간보고를 합니다. 늦을 것 같다고 판단된 시점에 결론을 먼저 말하고, 어디까지 진행되었고 원인은 무엇이며 무엇이 필요하고 언제라면 낼 수 있는지를 전합니다. 지나치게 자잘한 보고는 상대의 시간을 빼앗으므로 마디를 정해서 내는 것이 좋겠습니다.

노동시간에는 법률의 상한이 있습니다. 노동기준법은 휴게시간을 제외하고 1주간에 대하여 40시간, 1일에 대하여 8시간을 초과해 노동시켜서는 안 된다고 정하고 있습니다(노동기준법 제32조). 이를 초과해 일하게 하려면 노동자의 과반수로 조직하는 노동조합 또는 노동자의 과반수를 대표하는 자와 서면에 의한 협정을 맺고 행정관청에 신고할 필요가 있습니다(노동기준법 제36조). 이 협정이 일반적으로 36협정(사부로쿠 협정)이라고 불리는 것입니다. 잔업은 자기 판단으로 시작하는 것이 아니라 회사가 정한 절차로 신청합니다. 휴게에 대해서도 노동시간이 6시간을 초과하는 경우에는 적어도 45분, 8시간을 초과하는 경우에는 적어도 1시간을 노동시간 도중에 주어야 한다고 정해져 있습니다(노동기준법 제34조 제1항).

연차유급휴가는 채용일로부터 기산해 6개월간 계속 근무하고 전체 노동일의 8할 이상 출근한 노동자에 대하여, 계속되거나 분할된 10노동일을 주어야 한다고 되어 있습니다(노동기준법 제39조 제1항). 이후에는 계속 근무 연수에 따라 일수가 가산됩니다. 취득할 때 이유를 설명할 의무는 없습니다. 다만 청구된 시기에 주는 것이 사업의 정상적인 운영을 방해하는 경우에는 회사가 다른 시기에 줄 수 있습니다(같은 조 제5항). 실무로서는 쉴 날이 정해지면 일찌감치 신청하고, 진행 중인 안건의 상황, 부재중 연락처, 대응 방침을 관계자에게 전해 두는 것이 작법입니다.

늦을 것 같을 때의 보고 5단계
1. 늦을 것 같다고 판단된 시점에 바로 말을 건다
2. 결론을 먼저 말한다 (당초 기한에 맞추지 못합니다)
3. 현재 어디까지 끝났는지를 밝힌다
4. 지연의 원인과 필요한 지원을 구체적으로 전한다
5. 언제라면 낼 수 있는지를 스스로 제안한다

긴급도

언제까지 해야 하는가의 정도. 마감이 얼마나 가까운지로 잰다.

중요도

그 일이 성과에 얼마나 효과가 있는가의 정도. 늦었을 때 누가 얼마나 곤란해지는가로 재면 판단하기 쉽다.

PDCA

Plan(계획), Do(실행), Check(평가), Act(개선)의 네 단계를 되풀이하는 진행 방식. 평가를 건너뛰면 같은 실패를 되풀이한다.

역산 (逆算)

마감에서 차례로 공정을 거슬러 올라가 계획을 짜는 것. 끼어드는 일이나 다른 사람의 확인 대기에 대비해 여유를 잡는다.

36협정 (36協定, saburoku kyōtei)

법정 노동시간을 초과해 노동시키기 위해 필요한 노사 협정의 통칭. 서면에 의한 협정을 맺고 행정관청에 신고할 필요가 있다(노동기준법 제36조).

연차유급휴가

6개월간 계속 근무하고 전체 노동일의 8할 이상 출근한 노동자에게 10노동일이 주어지는 휴가(노동기준법 제39조 제1항). 취득에 이유 설명은 필요 없다.

시기변경권 (時季変更権)

청구된 시기에 유급휴가를 주는 것이 사업의 정상적인 운영을 방해하는 경우에, 회사가 다른 시기에 줄 수 있는 구조(노동기준법 제39조 제5항).

출처: 노동기준법(労働基準法) 제32조·제34조·제36조·제39조 / ※ 그 밖은 공적인 규정이 없는 상관행입니다

잘 풀리지 않을 때일수록 형식이 필요합니다. 실수했을 때의 초기 대응, 남에게 부탁하는 법과 거절하는 법, 회의의 작법, 인수인계를 한데 모읍니다.

실수를 알아차렸을 때의 초기 대응은 감추지 않는 것, 그리고 바로 상사에게 전하는 것으로 요약됩니다. 순서는 우선 피해가 커지는 것을 막고, 다음에 사실을 전하고, 영향 범위를 밝히고, 응급 대응안을 내어 지시를 구하고, 마지막에 원인과 재발 방지를 정리하는 것입니다. 원인 분석은 진정되고 나서 해도 되고, 먼저 필요한 것은 피해를 멈추는 일입니다. 혼자서 만회하려고 시간을 쓰면 그사이에 영향이 퍼집니다. 변명부터 들어가지 말고 '죄송합니다, 이런 일이 일어났습니다'라고 사실을 먼저 내놓고, 짐작과 사실은 나누어 설명합니다. 메일 오발송처럼 정보 유출로 이어질 우려가 있는 경우에는 자기 판단으로 상대에게 연락하기 전에 회사로서의 대응을 확인합니다.

남에게 일을 의뢰할 때는 배경·결과물·기한·분량의 네 가지를 전합니다. '이거 부탁해'만으로는 받은 쪽은 무엇을 만들어야 할지 몰라 다시 하게 됩니다. 의뢰는 상대의 일을 늘리는 행위이므로 상대의 상황을 확인하고, 급한 경우에는 이유를 짧게 덧붙입니다. 자신이 바쁜 사정을 길게 말해도 상대의 작업 내용은 정해지지 않습니다. 반대로 의뢰를 거절할 때는 대뜸 '못 합니다'가 아니라 '죄송합니다만' 같은 쿠션 말을 놓고, 받을 수 없는 이유와 대신 할 수 있는 것, 예를 들어 다른 기한, 일부만, 다른 담당자를 제시합니다. 쉽게 떠맡고 기한을 놓치는 편이 처음에 거절하는 것보다 훨씬 폐를 끼칩니다.

회의는 열기 전에 목적과 안건표(어젠다)를 돌리는 것으로 질이 정해집니다. 안건표에는 의제, 각 의제의 소요 시간, 그 회의에서 정하고 싶은 것을 적고, 자료는 사전에 보냅니다. 회의 중에는 발언뿐 아니라 결정에 이른 이유도 기록하고, 끝날 때 결정 사항과 과제를 소리 내어 읽어 확인합니다. 의사록에 반드시 필요한 것은 일시와 장소, 출석자, 의제, 결정 사항, 과제, 다음 회 예정입니다. 과제는 누가·언제까지·무엇을 할지의 세 가지가 갖춰져야 비로소 작동합니다. 결론이 나지 않은 의제도 미결이라는 것과 누가 언제까지 다듬을지를 남겨 두지 않으면, 다음 회의에서 같은 논의를 되풀이하게 됩니다. 의사록은 빠를수록 가치가 높으므로 당일 중 공유를 기준으로 삼습니다.

인수인계는 후임이 자신에게 묻지 않아도 일이 돌아가는 상태를 만드는 작업입니다. 담당 업무 목록, 진행 중인 안건과 그 상황, 관계자와 연락처, 과거의 경위나 주의점, 서류나 데이터를 둔 곳을 인계서에 정리합니다. 구두만의 인수인계는 반드시 빠지는 데가 생깁니다. 특히 '문서에 남아 있지 않은 약속'과 '문제가 될 뻔한 경위'는 후임이 가장 곤란해하는 부분이므로 반드시 적어서 남깁니다.

실수를 알아차렸을 때의 초기 대응 6단계
1. 우선 피해가 퍼지는 것을 막는다 (발송·출하·공개를 멈춘다)
2. 감추지 말고 바로 상사에게 전한다
3. 사실을 시간 순서로 설명한다 (짐작과 사실을 나눈다)
4. 영향 범위를 밝힌다 (누구에게, 어디까지 미치는가)
5. 응급 대응안을 제시하고 지시를 구한다
6. 진정된 뒤에 원인을 조사하고 재발 방지를 정리한다

초기 대응 (初動, shodō)

문제가 일어난 직후에 취하는 최초의 행동. 피해 확대를 멈추는 것과 상사에게 빨리 전하는 것이 기둥이 된다.

재발 방지

같은 문제가 두 번 일어나지 않도록 구조나 절차를 고치는 것. 원인 분석은 응급 대응이 끝나고 나서 한다.

쿠션 말 (クッション言葉)

'죄송합니다만', '공교롭게도' 처럼 의뢰나 거절 앞에 놓아 인상을 누그러뜨리는 표현.

안건표 (アジェンダ, 어젠다)

회의의 의제, 각 의제의 소요 시간, 정하고 싶은 것을 적은 사전 배포 자료. 참가자가 준비해서 임할 수 있게 하기 위한 것.

의사록 (議事録)

회의의 기록. 일시와 장소, 출석자, 의제, 결정 사항, 과제, 다음 회 예정을 적는다. 미결 사항도 남긴다.

인계서 (引継書, hikitsugisho)

담당 교대 때 업무 목록·진행 중인 안건·관계자·주의점·자료를 둔 곳을 정리한 문서.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

매출에서 이익이 생기기까지의 단계와, 손익계산서나 대차대조표가 무엇을 담아낸 서류인지를 실제 숫자를 읽는 법에서부터 짚습니다.

회사의 숫자는 벌이를 한 단계씩 깎아 가며 봅니다. 우선 매출액에서 매출원가를 뺀 금액이 매출총이익이며, 현장에서는 아라리(粗利, arari, 매출총이익)라고 부릅니다(회사계산규칙 제89조). 아라리는 그 상품이나 서비스 자체에 얼마나 힘이 있는지를 나타냅니다. 다음으로 판매비 및 일반관리비, 즉 인건비·임차료·광고비 등 팔기 위해 필요한 비용을 빼면 영업이익이 되고(같은 규칙 제90조), 이것이 본업에서 얼마나 벌었는지를 나타냅니다. 다시 영업이익에 영업외수익을 더하고 차입금 이자 같은 영업외비용을 빼면 경상이익입니다(같은 규칙 제91조). '아라리는 나오는데 영업이익이 얇다'면 파는 방식이나 간접비를 쓰는 방식에 원인이 있다는 식으로 읽을 수 있습니다.

결산서 중 손익계산서는 1년 등 일정 기간에 얼마를 벌어 얼마를 썼는가라는 흐름을 나타냅니다. 대차대조표는 결산일이라는 어느 한 시점에 무엇을 가지고 있고 누구에게 얼마를 갚을 의무가 있는가라는 잔액을 나타냅니다. 대차대조표는 자산·부채·순자산의 3개 부로 구분해 표시하게 되어 있으며(회사계산규칙 제73조), 자산의 합계는 부채와 순자산의 합계에 반드시 일치합니다. 손익계산서는 매출액·매출원가·판매비 및 일반관리비·영업외수익·영업외비용·특별이익·특별손실로 구분됩니다(같은 규칙 제88조). 흐름을 보는 서류와 잔액을 보는 서류라는 차이를 처음에 머리에 넣어 두면 헷갈리지 않습니다.

비용은 고정비와 변동비로 나누면 전망이 좋아집니다. 고정비는 매출이 늘어도 줄어도 거의 일정액이 드는 비용으로, 사무실 임차료나 정규직 급여가 대표적입니다. 변동비는 매출에 맞춰 늘고 주는 비용으로, 재료비나 매입, 매출에 연동되는 판매수수료가 해당합니다. 판매가에서 1개당 변동비를 뺀 금액을 한계이익이라고 하며, 고정비를 한계이익으로 나누면 손해도 이득도 보지 않는 판매수량인 손익분기점을 구할 수 있습니다. 어느 쪽으로 구분할지는 업종이나 계약의 형태에 따라 달라지므로, 자기 회사의 실태에 맞춰 판단하십시오.

오래 쓰는 설비는 산 해에 전액을 비용으로 하지 않고 쓰는 연수에 배분해 비용으로 합니다. 이것이 감가상각입니다(법인세법 제31조). 정액법이라면 취득가액을 내용연수로 나눈 금액이 해마다의 상각비 이미지가 됩니다. 소비세는 사업자가 매출과 함께 받은 세액에서 매입이나 경비로 지급한 세액을 빼서 납부하는 구조입니다(소비세법 제30조). 표준세율은 합계 10퍼센트, 경감세율은 합계 8퍼센트입니다(같은 법 제29조). 수중에 남아 있는 소비세분은 최종적으로 납부할 돈이므로, 자금 융통 면에서는 자신의 벌이와 섞지 않도록 의식해 두면 안전합니다. 구체적인 계산이나 신고는 세무서나 세무사에게 확인하십시오.

손익분기점의 판매수량을 구한다 (예)
판매가 900엔, 1개당 변동비 400엔, 고정비 월 300만 엔
1개당 한계이익: 900 − 400 = 500엔
손익분기점 수량: 3,000,000 ÷ 500 = 6,000개
검산(매출): 900 × 6,000 = 5,400,000엔
검산(비용): 400 × 6,000 + 3,000,000 = 5,400,000엔 으로 일치

매출총이익 / 아라리 (粗利, arari)

매출액에서 매출원가를 뺀 금액. 상품이나 서비스 자체의 이익 폭을 나타낸다(회사계산규칙 제89조).

영업이익

매출총이익에서 판매비 및 일반관리비를 뺀 금액. 본업에서 얼마나 벌었는지를 나타낸다(회사계산규칙 제90조).

경상이익

영업이익에 영업외수익을 더하고 영업외비용을 뺀 금액. 이자 등 본업 이외의 통상적인 손익까지 포함한 실력(회사계산규칙 제91조).

대차대조표

어느 한 시점의 재정 상태를 나타내는 서류. 자산·부채·순자산의 3개 부로 구분된다(회사계산규칙 제73조).

고정비와 변동비

매출과 관계없이 일정액이 드는 것이 고정비, 매출에 맞춰 늘고 주는 것이 변동비. 손익분기점 계산에 쓴다.

감가상각

오래 쓰는 자산의 취득가액을 사용하는 연수에 배분해 비용으로 하는 사고방식(법인세법 제31조).

출처: 일본 회사계산규칙(会社計算規則) 제89조·제90조·제91조

거래를 움직이는 서류의 순서와, 각각이 무엇을 증명하고 있는지를 짚고, 인지·비밀유지·하도급 거래의 규칙까지 한 줄기로 이해합니다.

거래 서류에는 순서가 있고, 각각이 역할을 가지고 있습니다. 견적서는 이 조건·이 금액으로 할 수 있다는 제시, 발주서나 주문서는 사는 쪽의 청약, 우케쇼(請書)나 주문우케쇼는 받는 쪽의 승낙, 납품서는 건넸다는 기록, 검수는 받은 쪽이 내용을 확인해 합격이라고 인정하는 구획, 그리고 청구서와 지급입니다. 계약 자체는 내용을 제시한 청약에 대해 상대방이 승낙했을 때 성립하며, 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고 서면 등의 방식은 필요 없습니다(민법 제522조). 그래도 서면을 주고받는 것은 나중에 말했다 안 했다가 되지 않도록 합의 내용을 남겨 두기 위해서입니다.

검수는 지급의 기점이 되는 경우가 많은, 실무상 매우 중요한 구획입니다. 수량·사양·품질을 확인하고, 문제가 있으면 이 단계에서 전합니다. 인도된 목적물이 종류·품질·수량에 관하여 계약 내용에 적합하지 않을 때 매수인은 보수(補修)나 대체물 인도 등의 추완을 청구할 수 있습니다(민법 제562조). 참고로 도급은 당사자의 한쪽이 일을 완성할 것을 약속하고 상대방이 그 결과에 대해 보수를 지급할 것을 약속하는 계약입니다(민법 제632조). 무엇을 완성으로 볼지를 처음에 맞춰 두면 검수에서 다투지 않습니다.

인지세는 인지세법 별표 제1에 열거된 문서, 즉 과세문서를 작성한 사람에게 납세 의무가 있습니다(인지세법 제3조). 자주 마주치는 것은 영수증인데, 금전 또는 유가증권의 수취서는 기재된 수취 금액이 5만 엔 미만이면 비과세로 되어 있습니다(같은 법 별표 제1 제17호 문서). 인지는 붙이는 것만으로는 부족하고, 문서와 인지의 무늬에 걸쳐 분명하게 소인해야 합니다(같은 법 제8조 제2항). 전자 데이터만으로 주고받는 경우의 취급은 판단이 갈리는 장면도 있으므로 세무서나 세무사에게 확인하십시오.

비밀유지계약, 이른바 NDA 는 협의나 공동 작업에서 알게 된 정보를 목적 외로 쓰지 않고 제3자에게 개시하지 않겠다고 약속하는 것입니다. 이야기하기 전에 맺어 두는 것이 기본이 됩니다. 아울러 사내의 관리도 빼놓을 수 없습니다. 부정경쟁방지법에서 말하는 영업비밀은 비밀로서 관리되고 있을 것, 사업 활동에 유용한 기술상 또는 영업상의 정보일 것, 공공연히 알려져 있지 않을 것의 3가지를 충족하는 것입니다(같은 법 제2조 제6항). 관리하지 않는 정보는 보호받기 어렵다는 뜻입니다. 하도급 거래의 규칙은 하도급대금 지급지연 등 방지법(下請代金支払遅延等防止法)이 개정되어 2026년 1월 1일에 시행되었고, 약칭은 중소수탁거래적정화법(中小受託取引適正化法), 통칭은 도쿠테키호(取適法)가 되었습니다. 어음 지급이 금지되고, 종래의 자본금 기준에 종업원 수 기준이 더해졌으며, 제조 등 목적물의 인도에 필요한 운송 위탁도 대상에 더해지는 등 범위가 넓어졌습니다.

1. 사양과 납기를 맞추고 견적서를 받는다
2. 사내 결재를 거친 뒤 발주서를 낸다
3. 우케쇼(請書)를 받아 계약이 성립했음을 서면으로 남긴다
4. 납품을 받으면 납품서와 현물을 대조한다
5. 검수하고, 부적합이 있으면 이 단계에서 연락한다
6. 검수 완료를 받아 청구서를 받고 기일에 지급한다

견적서

이 조건·이 금액으로 할 수 있다는 제시. 발주 전에 금액과 사양을 맞추기 위한 서류.

주문우케쇼 (注文請書, chūmon ukesho)

발주서라는 청약에 대해 받는 쪽이 승낙했음을 나타내는 서류. 계약 성립의 증거가 된다.

검수 (検収, kenshū)

납품된 것이 주문대로인지를 확인해 합격이라고 인정하는 것. 지급의 기점이 되는 경우가 많다.

과세문서

인지세법 별표 제1에 열거된 문서. 작성한 사람에게 인지세 납세 의무가 있다(같은 법 제3조).

NDA (비밀유지계약)

알게 된 정보를 목적 외로 쓰지 않고 제3자에게 개시하지 않겠다고 약속하는 계약. 협의 전에 맺는 것이 기본.

중소수탁거래적정화법 (中小受託取引適正化法)

하도급대금 지급지연 등 방지법의 개정으로 2026년 1월 1일에 시행된 법률의 약칭. 통칭은 도쿠테키호(取適法).

출처: 일본 민법(民法) 제522조, 인지세법(印紙税法) 제3조, 부정경쟁방지법(不正競争防止法) 제2조 제6항

일하는 시간과 쉬는 규칙, 잔업수당의 할증률, 사회보험과 노동보험의 차이, 급여명세 읽는 법까지를 조문의 뒷받침과 함께 확인합니다.

노동시간의 원칙은 휴게시간을 제외하고 1일 8시간, 1주 40시간입니다(노동기준법 제32조). 이를 초과해 일하게 하려면 노동자의 과반수로 조직하는 노동조합 또는 과반수를 대표하는 자와의 서면에 의한 협정, 이른바 36협정을 맺고 행정관청에 신고할 필요가 있습니다(같은 법 제36조 제1항). 연장할 수 있는 시간의 한도는 원칙적으로 1개월 45시간, 1년 360시간입니다(같은 조 제4항). 휴게는 노동시간이 6시간을 초과하는 경우에는 45분 이상, 8시간을 초과하는 경우에는 1시간 이상을 노동시간 도중에 줍니다(같은 법 제34조). 휴일은 매주 적어도 1회, 또는 4주간을 통틀어 4일 이상입니다(같은 법 제35조).

연차유급휴가는 채용일로부터 기산해 6개월간 계속 근무하고 전체 노동일의 8할 이상 출근한 노동자에게 10노동일이 주어집니다(노동기준법 제39조 제1항). 그 후에는 근속 연수에 따라 가산됩니다. 원칙은 노동자가 청구하는 시기에 주는 것이며, 회사는 사업의 정상적인 운영을 방해하는 경우에 다른 시기로 변경할 수 있는 데 그칩니다(같은 조 제5항). 취득 이유를 설명할 의무는 조문에 없습니다. 아울러 연 10일 이상 부여되는 노동자에 대해서는 기준일부터 1년 이내에 5일에 관하여 회사가 시기를 정해 취득하게 해야 합니다(같은 조 제7항).

할증임금의 최저 비율은 법령으로 정해져 있습니다. 시간외 노동은 2할 5분 이상, 법정 휴일의 노동은 3할 5분 이상입니다(노동기준법 제37조 제1항, 헤이세이(平成) 6년, 1994년 정령 제5호). 1개월에 대하여 60시간을 초과하는 시간외 노동 부분은 5할 이상이 됩니다(같은 항 단서). 심야, 원칙적으로 오후 10시부터 오전 5시까지의 노동에는 2할 5분 이상의 할증이 필요하며(같은 조 제4항), 시간외가 심야에 걸치면 각각을 더합니다. 참고로 가족수당이나 통근수당은 할증임금의 기초가 되는 임금에 산입하지 않습니다(같은 조 제5항).

보험은 2개의 계통으로 나누어 외우면 헷갈리지 않습니다. 건강보험과 후생연금보험은 이른바 사회보험으로, 보험료는 노동자와 사업주가 절반씩 부담합니다(건강보험법 제161조, 후생연금보험법 제82조). 노재보험(산재보험)과 고용보험은 묶어서 노동보험이라고 부르며, 노재보험의 보험료에 노동자의 부담분은 없고 고용보험은 노동자도 일부를 부담합니다(노동보험의 보험료 징수 등에 관한 법률 제31조). 급여명세는 근태·지급·공제의 3개 구획으로 되어 있고, 총지급액에서 공제 합계를 뺀 차인지급액이 실수령액입니다. 임금은 통화로, 직접 노동자에게, 그 전액을, 매월 1회 이상, 일정한 기일을 정해 지급하는 것이 원칙입니다(노동기준법 제24조).

잔업수당의 계산 (1시간당 임금이 2,000엔인 경우)
시간외의 할증률: 1 + 0.25 = 1.25
1시간당: 2,000 × 1.25 = 2,500엔
시간외 2시간분: 2,500 × 2 = 5,000엔
그 2시간이 심야에도 걸치는 경우: 1 + 0.25 + 0.25 = 1.5
1시간당: 2,000 × 1.5 = 3,000엔

법정 노동시간

휴게시간을 제외하고 1일 8시간, 1주 40시간이라는 노동시간의 원칙(노동기준법 제32조).

36협정 (36協定, saburoku kyōtei)

시간외 노동이나 휴일 노동을 시키기 위해 맺어 신고하는 노사 협정(노동기준법 제36조 제1항). 한도는 원칙 1개월 45시간·1년 360시간.

연차유급휴가

6개월 계속 근무하고 전체 노동일의 8할 이상 출근한 노동자에게 10노동일이 주어지는 유급 휴가(노동기준법 제39조 제1항).

할증임금

시간외는 2할 5분 이상, 법정 휴일은 3할 5분 이상, 심야는 2할 5분 이상이라는 웃돈 임금(노동기준법 제37조).

총지급액과 실수령액

기본급이나 수당을 합계한 것이 총지급액, 거기서 공제 합계를 뺀 차인지급액이 실수령액.

노동보험

노재보험(산재보험)과 고용보험의 총칭. 노재보험의 보험료에 노동자의 부담분은 없다(노동보험징수법 제31조).

출처: 노동기준법(労働基準法) 제32조·제34조·제35조·제37조·제39조

회사와 자신을 함께 지키기 위해 괴롭힘의 유형, 개인정보의 취급, SNS와 정보 유출, 내부자 거래, 저작권의 최저선을 짚습니다.

직장의 파워 하라스먼트(직장 내 괴롭힘)는 우월적인 관계를 배경으로 한 언동일 것, 업무상 필요하고 상당한 범위를 넘는 것일 것, 노동자의 취업 환경이 해쳐질 것이라는 3가지로 정리됩니다. 사업주에게는 상담 체제 정비 등 고용 관리상 필요한 조치를 강구할 의무가 있습니다(노동시책종합추진법 제30조의2 제1항). 후생노동대신의 지침은 대표적인 6유형으로 신체적인 공격, 정신적인 공격, 인간관계로부터의 분리, 과대한 요구, 과소한 요구, 사적 영역의 침해를 들고 있습니다. 가해의 의도는 요소에 들어 있지 않으므로 악의가 없어도 해당할 수 있는 한편, 업무상 필요하고 상당한 범위의 지도까지 부정하는 것은 아니라는 양면을 짚어 두십시오.

섹슈얼 하라스먼트(성희롱)는 성적인 언동에 대한 노동자의 대응에 따라 노동 조건에서 불이익을 받는 유형과, 성적인 언동으로 취업 환경이 해쳐지는 유형으로 정리되며, 사업주에게 조치 의무가 있습니다(남녀고용기회균등법 제11조 제1항). 임신·출산 등에 관한 언동에 의한 것은 같은 법 제11조의3, 육아휴업이나 개호휴업 등 제도 이용에 관한 언동에 의한 것은 육아개호휴업법 제25조가 각각 조치 의무를 정하고 있습니다. 어느 것이든 상담을 했다는 것이나 상담에 대한 대응에 협력해 사실을 말했다는 것을 이유로 해고나 그 밖의 불이익한 취급을 하는 것은 금지되어 있습니다.

개인정보를 취급할 때는 먼저 이용 목적을 가능한 한 특정합니다(개인정보보호법 제17조 제1항). 미리 본인의 동의를 얻지 않고 특정한 이용 목적의 달성에 필요한 범위를 넘어 취급해서는 안 됩니다(같은 법 제18조 제1항). 취득했을 때는 미리 이용 목적을 공표하고 있는 경우를 제외하고 신속히 본인에게 통지하거나 공표합니다(같은 법 제21조 제1항). 제3자에 대한 제공은 법령에 근거하는 경우 등을 제외하고 미리 본인의 동의를 얻는 것이 원칙입니다(같은 법 제27조 제1항). 인종, 신조, 사회적 신분, 병력, 범죄 경력 등은 요배려 개인정보로서 더 신중한 취급이 요구됩니다(같은 법 제2조 제3항).

정보 유출은 가지고 나가지 않는다·보여 주지 않는다·연결하지 않는다가 기본입니다. 고객 명단이나 출입증을 사물과 함께 들고 다니지 않는다, 공공장소에서 화면을 열지 않는다, 사물인 기록 매체를 업무 데이터에 연결하지 않는다. SNS 는 사내에서만 할 이야기라고 생각해도 공개된 자리에 나온 순간 돌이킬 수 없습니다. 상장회사 등의 업무 등에 관한 중요 사실을 직무에 관해 알게 된 회사 관계자는 그 중요 사실이 공표된 뒤가 아니면 그 회사의 주식 등을 매매해서는 안 됩니다(금융상품거래법 제166조 제1항). 타인의 저작물은 공표된 저작물을 공정한 관행에 합치하고 인용의 목적상 정당한 범위 내에서 인용하는 경우 등을 제외하고 무단으로는 쓸 수 없습니다(저작권법 제32조 제1항). 저작권은 원칙적으로 저작자의 사후 70년까지 존속합니다(같은 법 제51조 제2항). 개별 판단이 망설여지면 반드시 사내의 관리 부문이나 전문가에게 상담하십시오.

개인정보를 다루기 전의 확인 순서
1. 무엇을 위해 쓰는지를 말로 표현해 특정한다
2. 그 목적을 본인에게 통지했거나 공표하고 있는지 확인한다
3. 목적의 범위를 넘는 사용을 하고 있지 않은지 점검한다
4. 사외에 건넨다면 미리 본인의 동의가 있는지 확인한다
5. 병력 등의 요배려 개인정보가 섞여 있지 않은지 본다
6. 필요 없어진 데이터는 정해진 방법으로 확실히 지운다

파워 하라스먼트의 3요소

우월적인 관계를 배경으로 한 언동, 업무상 필요하고 상당한 범위를 넘는 것, 취업 환경이 해쳐지는 것(노동시책종합추진법 제30조의2).

6유형

후생노동대신의 지침이 제시하는 대표적인 유형. 신체적인 공격, 정신적인 공격, 인간관계로부터의 분리, 과대한 요구, 과소한 요구, 사적 영역의 침해.

대가형과 환경형

성적인 언동에 대한 대응으로 노동 조건상의 불이익을 받는 것이 대가형, 성적인 언동으로 취업 환경이 해쳐지는 것이 환경형(남녀고용기회균등법 제11조).

요배려 개인정보 (要配慮個人情報)

인종, 신조, 사회적 신분, 병력, 범죄 경력 등 특히 배려를 요하는 기술 등을 포함하는 개인정보(개인정보보호법 제2조 제3항).

중요 사실

상장회사 등의 업무 등에 관한 중요한 사실. 직무에 관해 알게 된 회사 관계자는 공표 전의 매매가 금지된다(금융상품거래법 제166조).

인용

공표된 저작물을 공정한 관행에 합치하고 목적상 정당한 범위 내에서 이용하는 것(저작권법 제32조 제1항). 출처를 밝히고 자신의 기술을 주로 삼는다.

출처: 노동시책종합추진법(労働施策総合推進法) 제30조의2, 개인정보보호법(個人情報保護法) 제17조, 저작권법(著作権法) 제32조

결혼 축하를 중심으로 미즈히키 고르는 법, 노시의 의미, 오모테가키 쓰는 법, 축의 봉투 갖추는 법, 그리고 초대장 회신까지를 한 줄기로 익힙니다.

경사에 물품이나 현금을 보낼 때는 먼저 미즈히키(水引, mizuhiki, 봉투에 두르는 장식 끈)를 고릅니다. 몇 번 있어도 좋은 축하에는 풀어서 몇 번이고 다시 묶을 수 있는 조무스비(蝶結び, chōmusubi, 나비 매듭), 다른 이름으로 하나무스비(花結び)를 씁니다. 결혼처럼 한 번뿐이기를 바라는 일에는 풀리지 않는 무스비키리(結び切り, musubikiri), 그 한 종류인 아와지무스비(あわじ結び)를 씁니다. 병이나 부상에서 회복한 것을 축하하는 가이키이와이(快気祝い)도 되풀이되지 않는 편이 좋으므로 무스비키리가 선택됩니다. 여기를 잘못 잡으면 의미가 반대가 되어 버리므로, 봉투를 사기 전에 용도를 확인하십시오. 참고로 세세한 작법에는 지역차가 있으므로 망설여지면 연장자나 판매점에 묻는 것이 확실합니다.

노시(のし), 한자로는 熨斗 라고 쓰는 것은 포장지나 축의 봉투의 오른쪽 위에 붙어 있는 가늘고 긴 장식입니다. 본래는 말린 전복을 얇게 편 것으로, 날것을 곁들인다는 의미가 있습니다. 그래서 생선이나 고기처럼 날것 자체를 보낼 때는 겹쳐서 붙이지 않습니다. 경사의 표시이므로 조사(弔事)에도 붙이지 않습니다. 시판되는 봉투나 포장지에는 미리 인쇄되어 있는 경우가 많으므로, 용도에 맞는 것을 고르면 자연히 올바른 형태가 됩니다.

오모테가키(表書き, omotegaki, 겉면에 쓰는 용도 문구)는 미즈히키 위의 가운데에, 보내는 사람의 이름은 미즈히키 아래의 가운데에 오모테가키보다 조금 작게 씁니다. 결혼 축하라면 寿(고토부키), 御祝, 御結婚御祝 등이 일반적이며, 네 글자를 피해 祝御結婚 이라고 쓰는 형태도 널리 쓰입니다. 여럿의 이름을 나란히 쓸 때는 세로쓰기에서 오른쪽이 상위가 되므로, 지위나 연령이 높은 사람부터 오른쪽으로 차례로 늘어놓습니다. 인원이 많을 때는 대표자 이름의 왼쪽에 外一同(외 일동)이라고 쓰고, 전원의 이름은 속봉투나 별지에 적습니다. 필기구는 붓 또는 붓펜의 진한 먹이 기본입니다.

슈기부쿠로(祝儀袋, shūgibukuro, 축의 봉투)의 속과 건네는 법에도 형식이 있습니다. 경사에는 미리 준비한 마음을 나타내기 위해 새 지폐를 갖추고, 속봉투의 겉면에 인물 초상이 오도록, 그 초상이 위가 되는 방향으로 넣습니다. 금액은 속봉투 겉면에 한자 숫자로 쓰고, 주소와 성명을 뒷면에 씁니다. 지참할 때는 후쿠사(袱紗, fukusa, 예를 갖춰 봉투를 싸는 보자기)에 싸고, 접수처에서 후쿠사에서 꺼내 상대에게 정면이 향하도록 해서 두 손으로 건넵니다. 경사의 후쿠사는 난색 계열, 조사는 한색 계열, 보라색은 양쪽 모두에 쓸 수 있다고 합니다.

초대장의 회신은 도착하면 되도록 빨리 보냅니다. 출석하는 경우에는 御出席 의 御 를 두 줄로 지우고 出席 을 동그라미로 감싸며, 쓰지 않는 御欠席 은 글자째 두 줄로 지웁니다. 御芳名 은 御芳 까지를 지우고 名 을 남긴 뒤, 그 아래에 자신의 이름을 씁니다. 御住所 는 御 만 지웁니다. 수신인의 行 이나 宛 은 두 줄로 지우고 様 로 고칩니다. 여백에 축하의 말과 참석할 수 있어 기쁘다는 한마디를 덧붙이면 인상이 좋아집니다.

초대장 회신 쓰는 법
1. 도착하면 되도록 빨리 부친다
2. 御出席 의 御 를 두 줄로 지우고, 出席 을 동그라미로 감싼다
3. 쓰지 않는 御欠席 은 글자째 두 줄로 지운다
4. 御芳名 은 御芳 까지를 지우고, 名 을 남겨 이름을 쓴다
5. 수신인의 行 또는 宛 을 두 줄로 지우고 様 라고 쓴다
6. 여백에 축하의 말을 한마디 덧붙인다

미즈히키 (水引, mizuhiki)

축의 봉투나 포장지에 두르는 끈. 묶는 방식에 따라 의미가 달라지며, 조무스비와 무스비키리를 가려 쓴다.

조무스비 (蝶結び, chōmusubi, 나비 매듭)

하나무스비(花結び)라고도 부르는, 몇 번이든 다시 묶을 수 있는 매듭. 출산 축하나 오추겐 등 되풀이되어도 좋은 일에 쓴다.

무스비키리 (結び切り, musubikiri)

풀리지 않는 매듭. 결혼 축하나 가이키이와이(快気祝い), 조사 등 되풀이되지 않는 편이 좋은 일에 쓴다. 아와지무스비도 이 한 종류.

노시 (のし・熨斗, noshi)

포장지의 오른쪽 위에 붙는 가늘고 긴 장식. 본래는 말린 전복으로, 날것을 곁들인다는 의미가 있다. 날것 자체나 조사에는 붙이지 않는다.

오모테가키 (表書き, omotegaki)

미즈히키 위에 쓰는 용도의 문구. 결혼 축하라면 寿, 御祝, 御結婚御祝 등. 이름은 미즈히키 아래에 조금 작게 쓴다.

후쿠사 (袱紗, fukusa)

축의 봉투나 부의 봉투를 싸서 지참하는 천. 경사는 난색 계열, 조사는 한색 계열, 보라색은 양쪽 모두에 쓸 수 있다고 한다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다

쓰야와 고쿠베쓰시키에서의 움직임, 종교에 따라 달라지는 고덴의 오모테가키, 피해야 할 말, 그리고 오추겐과 오세이보의 시기와 오모테가키까지를 정리합니다.

부고를 받으면 일시·장소·모슈(喪主, moshu, 상주)의 이름·종교의 형식을 확인합니다. 쓰야(通夜, tsuya, 밤샘 의식)는 밤에 하는 의식, 고쿠베쓰시키(告別式, kokubetsushiki, 고별식)는 고인에게 작별을 고하는 의식으로, 둘 중 한쪽에만 참석하는 경우도 많습니다. 급히 쓰야에 달려가는 경우에는 수수한 색의 정장 등 평상복이라도 무방하다고 하며, 고쿠베쓰시키는 상복이 기본이라고 설명되는 것이 일반적입니다. 장신구는 삼가고, 빛나는 것이나 화려한 것은 피합니다. 주즈(数珠, juzu, 염주)는 불교식 자리에서 쓰는 것이며, 신도식이나 기독교식에서는 지니지 않습니다. 회사나 지역에 정해진 관행이 있는 경우에는 그쪽에 맞추십시오.

고덴(香典, kōden, 조의금)의 오모테가키는 종교에 따라 달라지므로 반드시 사전에 확인합니다. 불교식에서는 御香典 나 御香料 가 널리 쓰이고, 신도식에서는 御玉串料 나 御榊料, 기독교식에서는 御花料 가 쓰입니다. 御霊前 는 불교식 쓰야나 장례에서 쓰이는 경우가 많은 한편, 정토진종(浄土真宗)에서는 세상을 떠나면 바로 부처가 된다는 가르침에서 御仏前 를 쓴다고 설명됩니다. 종파를 모를 때는 御香典 같은 무난한 오모테가키로 하거나, 상대방이나 장의사에게 확인하는 것이 확실합니다. 오모테가키는 옅은 먹으로 쓰는 관습이 있습니다.

부슈기부쿠로(不祝儀袋, 부의 봉투)는 무스비키리(結び切り)의 미즈히키를 쓰고, 경사의 표시인 노시는 붙이지 않습니다. 안에 넣는 지폐는 경사의 새 지폐와는 반대로, 불행을 예상해 준비하고 있었다는 인상을 피하기 위해 새 지폐를 쓰지 않으며, 새 지폐밖에 없을 때는 한 번 접은 자국을 내어 넣는다는 관행이 있습니다. 후쿠사(袱紗)는 한색 계열을 고릅니다. 접수처에서는 후쿠사에서 꺼내 애도의 말을 한 뒤, 상대에게 정면이 향하도록 해서 두 손으로 건넵니다. 금액의 기준이나 세세한 작법은 지역이나 사이에 따라 달라지므로, 사내의 관례가 있으면 확인하십시오.

말씨에서는 '이번에 참으로 애통하십니다(このたびはご愁傷さまでございます)', '진심으로 애도의 말씀을 드립니다(心よりお悔やみ申し上げます)' 같은 정형을 쓰고, 사인을 묻거나 긴 이야기를 하지 않습니다. 重ね重ね, たびたび, 返す返す, ますます 같은 겹말은 불행이 되풀이되는 것을 연상시키므로 이미코토바(忌み言葉, imikotoba, 꺼리는 말)로서 피합니다. ご冥福をお祈りします(명복을 빕니다), 供養(공양), 成仏(성불) 같은 말투는 불교의 말이므로 신도식이나 기독교식 자리에서는 쓰지 않습니다. 참석할 수 없을 때는 조덴(弔電, chōden, 조전)을 쓰야 또는 고쿠베쓰시키에 늦지 않도록 장례식장 앞·상주 앞으로 수배합니다.

오추겐(お中元, ochūgen)과 오세이보(お歳暮, oseibo)는 평소의 감사를 전하는 계절 인사이지 축하가 아닙니다. 미즈히키는 해마다 되풀이하는 것이므로 조무스비를 쓰고, 오모테가키는 御中元, 御歳暮 로 합니다. 보내는 시기에는 지역차가 있어, 오추겐은 대체로 7월 초부터 중순, 지역에 따라서는 8월 중순까지, 오세이보는 12월 초부터 20일경까지로 봅니다. 시기를 넘기면 오모테가키를 바꿔, 오추겐은 릿슈(立秋, 입추)까지가 暑中御見舞, 릿슈를 지나면 残暑御見舞, 오세이보는 해가 바뀌어 마쓰노우치(松の内, matsunouchi, 정초 장식을 두는 기간)까지가 御年賀, 그 뒤는 寒中御見舞 로 합니다. 윗분에게는 暑中御伺, 残暑御伺 로 하기도 합니다. 축하가 아니므로 모추(喪中, 상중)인 상대에게도 보내도 된다고 하지만, 홍백의 미즈히키는 피하고 무지의 띠지 등으로 하는 것이 일반적입니다.

조전을 수배하는 순서
1. 쓰야와 고쿠베쓰시키의 일시와 장소를 확인한다
2. 둘 중 하나에 맞출 수 있는 시각을 역산해 신청한다
3. 보낼 곳은 장례식장, 수신인은 상주의 성명 전체로 한다
4. 상주를 모르면 고인의 이름에 ご遺族様(유족 여러분) 이라고 덧붙인다
5. 문면에서 겹말과 종교에 맞지 않는 말을 뺀다
6. 발신인에 회사명·부서명·성명을 넣는다

쓰야 (通夜, tsuya)

장례 전에 하는 의식. 급히 달려간다는 성격에서 수수한 색의 평상복이라도 무방하다고 본다.

御玉串料 (오타마구시료)

신도식 장례에서 쓰이는 오모테가키. 御榊料 도 쓰인다. 신도식 자리에서는 주즈(염주)를 쓰지 않는다.

御花料 (오하나료)

기독교식 장례에서 쓰이는 오모테가키. 명복이나 공양 같은 불교의 말은 쓰지 않는다.

이미코토바 (忌み言葉, imikotoba)

重ね重ね, たびたび, 返す返す 등 불행이 되풀이되는 것을 연상시키므로 조사에서 피하는 말.

조덴 (弔電, chōden, 조전)

참석할 수 없을 때 보내는 애도의 전보. 쓰야 또는 고쿠베쓰시키에 늦지 않도록 장례식장 앞·상주 앞으로 수배한다.

寒中御見舞 (간추오미마이)

마쓰노우치(松の内)가 지난 뒤에 보낼 때의 오모테가키. 해가 바뀌어 마쓰노우치까지는 御年賀 로 한다.

※ 공적인 규정은 없습니다. 널리 통용되고 있는 비즈니스 관행을 정리한 것입니다