Bazele muncii în Japonia Laborator

Eleganța personală (おしゃれ, oshare) este pentru tine, ținuta îngrijită (身だしなみ, midashinami) este pentru celălalt. Cu două repere — impresia de curățenie și TPO — înveți să te pregătești astfel încât să nu pierzi nimic în primele secunde ale unei întâlniri.

Cel care te întâlnește prima dată își formează o impresie din păr, haine, pantofi și lucrurile pe care le porți cu tine, înainte ca tu să începi să vorbești. Important aici este că ținuta îngrijită și eleganța personală sunt două lucruri diferite. Eleganța personală exprimă gusturile tale, iar cel care hotărăște dacă e reușită sau nu ești tu însuți. Ținuta îngrijită este grija de a nu-i provoca celuilalt disconfort, iar cei care hotărăsc dacă e reușită sau nu sunt celălalt și situația. De aceea „mie îmi place așa” nu este un motiv valabil în materie de ținută îngrijită. Când eziți, mută întrebarea: cum arată lucrul acesta văzut din partea celuilalt?

Concret, înainte de a pleca la serviciu, te treci în revistă de sus în jos, în ordine. Părul nu-ți cade în ochi, nu are șuvițe răvășite din somn? Te bărbierești, iar dacă porți barbă, este ea aranjată? Gulerul și manșetele cămășii sunt fără urme de murdărie, cutele sunt netezite? Nu stă vreun nasture să cadă? Unghiile sunt tăiate scurt și la fel de lungi? Pantofii sunt curați, tocurile nu sunt tocite? Mirosul este greu de observat la tine însuți, așa că ține parfumul și produsele de coafat la un nivel discret și ai grijă să nu-ți fi rămas mirosul de mâncare sau de țigară. Evită să reporți cămașa purtată în ajun pe motiv că mirosul nu te deranjează. Propriul nas este cel mai puțin de încredere judecător.

Ce anume porți se hotărăște după TPO, adică după timp, loc și situație. Mai întâi, dacă la locul tău de muncă există o regulă vestimentară, ea are prioritate absolută. Expresia „office casual” nu are o definiție comună pe întreaga țară, iar marja admisă diferă de la firmă la firmă, așa că verifică standardul firmei tale înainte de a te alinia la el. Când eziți asupra unui punct pe care nicio regulă scrisă nu îl acoperă, dacă înclini spre partea îngrijită, nu spre cea relaxată, nu dai greș. În zilele în care primești sau faci o vizită, ridici ținuta cu o treaptă ca să te potrivești cu celălalt; în zilele în care vizitezi o fabrică sau un șantier, urmezi condițiile de echipament de protecție și de încălțăminte indicate de gazdă. Astfel, aceeași haină devine potrivită sau nepotrivită după cum se schimbă situația.

La costum, croiala contează mai mult decât prețul. Dacă linia umărului și lungimea mânecii se potrivesc, ansamblul arată îngrijit chiar dacă nu a costat scump. La accesorii, regula de bază este să le limitezi numărul: dacă adaugi un ceas de mână sau un inel, încrederea nu crește. Alege o geantă destul de mare încât documentele de format A4 să încapă fără să se îndoaie și care stă în picioare singură când o pui pe podea — atunci gesturile tale nu se dezordonează la gazdă. Și în zilele de muncă de acasă cu ședințe online, felul de a gândi este același. Chiar dacă pe ecran apare doar partea de sus a corpului, se întâmplă să te ridici între timp și pot apărea și ieșiri neprevăzute. Schimbă-te într-o ținută pe care o persoană din afara firmei o poate vedea fără probleme și verifică, înainte de început, cadrul pe care îl prinde camera, fundalul și direcția luminii, ca fața să nu rămână în umbră.

Pregătirea ținutei îngrijite (seara dinainte și dimineața zilei)
Seara dinainte 1: Uită-te la programul de a doua zi și verifică dacă ai vizitatori, vizite de făcut sau deplasare pe teren
Seara dinainte 2: Scoate hainele pe care le vei purta și verifică cutele, tivurile descusute și nasturii
Seara dinainte 3: Lustruiește pantofii și schimbă conținutul genții
În ziua respectivă 1: Aranjează-ți părul, barba și unghiile
În ziua respectivă 2: În fața oglinzii, de sus în jos: gulerul, manșetele, poalele hainei, pantofii
În ziua respectivă 3: Verifică parfumul și mirosul rămas după masă înainte de a ieși din casă

Ținută îngrijită (身だしなみ, midashinami)

A-ți aranja înfățișarea astfel încât să nu-i provoci celuilalt disconfort. Criteriul de judecată nu este gustul tău, ci celălalt și situația în care te afli.

Impresie de curățenie (清潔感, seiketsukan)

Pe lângă faptul de a fi efectiv curat, starea în care asta se și vede. Principalele puncte de verificat sunt părul, unghiile, pantofii, gulerul și manșetele, cutele și mirosul.

TPO

Inițialele de la time (timp), place (loc) și occasion (situație). Ideea că aceeași haină devine potrivită sau nepotrivită după cum se schimbă situația.

Cod vestimentar (ドレスコード, doresu kōdo)

Regula de îmbrăcăminte cerută într-un anumit cadru. La ceremonii și mese festive o poate indica partea care organizează, iar dacă a fost indicată, o urmezi.

Office casual (オフィスカジュアル, ofisu kajuaru)

Denumirea generică a ținutei de serviciu mai relaxate decât costumul. Nu are o definiție comună pe întreaga țară, iar marja admisă diferă de la firmă la firmă, așa că verifici standardul firmei tale.

Atenția la miros (におい への配慮, nioi e no hairyo)

A ține în frâu mirosurile de parfum, produse de coafat, mâncare, tutun și altele. Tu însuți te obișnuiești cu ele și le observi greu, iar preferințele diferă de la om la om.

Ținuta la munca de acasă (在宅勤務の服装, zaitaku kinmu no fukusō)

Pregătirea care cuprinde și cadrul care apare în ședința online, și fundalul. Ideea că e de ajuns să-ți aranjezi doar partea de sus a corpului se prăbușește în clipa în care te ridici.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Primul, privindu-l pe celălalt, cu o voce care ajunge până la el. Îți însușești bazele salutului și cele trei feluri de plecăciune folosite după situație, până la ordinea mișcărilor.

La locul de muncă apar de multe ori pe zi ocazii de a saluta. Ceea ce face diferența aici nu este conținutul, ci faptul de a lua tu inițiativa. Numai dacă spui tu înainte ca celălalt să apuce să spună, impresia se schimbă. Cu o voce care ajunge până la el, privindu-l în ochi și, dacă se poate, oprind ce faci cu mâinile. A răspunde cu ochii rămași pe ecranul calculatorului nu se deosebește prea mult de a nu răspunde deloc. Dimineața se spune „ohayō gozaimasu” (bună dimineața), către partenerii din afara firmei „osewa ni natte orimasu” (vă mulțumim pentru colaborare), celui care pleacă „itterasshaimase” (drum bun), celui care s-a întors „okaerinasaimase” (bine ați revenit), iar când pleci tu primul spui „osaki ni shitsurei shimasu” (îmi cer scuze că plec înaintea dumneavoastră), la care cei care rămân răspund „otsukaresama deshita” (vă mulțumim pentru osteneală). De reținut că „gokurōsama” este considerată o formulă prin care un superior recunoaște osteneala unui subaltern, așa că uzanța larg împărtășită este să nu o folosești față de șef.

Expresia feței ajunge înaintea cuvintelor. Când asculți, ridici colțurile gurii și te întorci cu tot corpul spre cel care vorbește. Dacă îți vine greu să susții privirea, așază-ți privirea nu pe ochii înșiși, ci în jurul ochilor sau în zona sprâncenelor: celuilalt tot i se transmite că este privit. Dacă rămâi cu ochii în documentele din față, se înțelege că nu asculți. În situațiile în care porți mască, gura fiind acoperită, ai grijă cu atât mai mult la expresia din jurul ochilor și la tonul vocii.

Plecăciunile sunt, în linii mari, de trei feluri. Eshaku este cea mai ușoară și se folosește când te încrucișezi cu cineva pe coridor, când intri și ieși dintr-o încăpere sau când treci prin fața unui vizitator. Keirei, numită și futsūrei (plecăciunea obișnuită), este standardul situațiilor formale: când întâmpini un vizitator, când saluți la o firmă vizitată, când faci schimb de cărți de vizită. Saikeirei este cea mai adâncă și se folosește pentru scuze mari, pentru mulțumiri adânci și la conducerea formală a oaspeților. Unghiul cu care se înclină partea de sus a corpului este dat în general ca aproximativ 15 grade la eshaku, aproximativ 30 de grade la keirei și aproximativ 45 de grade la saikeirei, dar aceste cifre variază de la o școală la alta și nu înseamnă că trebuie neapărat respectat un anumit număr de grade. Mai important decât măsurarea unghiului este ca adâncimea să corespundă intensității sentimentului.

Ce trebuie reținut ca formă sunt postura și ordinea. Stai cu călcâiele lipite și îndoi partea de sus a corpului din șolduri, ținând spatele drept. Dacă îndoi numai gâtul, arăți lipsit de siguranță. Mâinile se suprapun ușor în față sau se lasă firesc pe lângă corp. Jos, te oprești o clipă, revii încet, iar la final îl privești din nou pe celălalt. Se consideră mai politicos gosenkōrei (a rosti mai întâi cuvintele și abia apoi a înclina capul) decât dōjirei (a rosti cuvintele și a face plecăciunea în același timp). Când vă înclinați amândoi deodată, respectul se transmite dacă începi să te înclini înaintea celuilalt și te ridici după ce s-a ridicat el. La conducerea oaspeților, contează ca, atunci când celălalt se întoarce, tu să te afli încă în postura de a-l petrece cu privirea, așa că nu te întoarce în clipa în care el ți-a întors spatele, ci îl petreci până când nu se mai vede.

Pașii plecăciunii (forma gosenkōrei: mai întâi cuvântul, apoi plecăciunea)
1: Te oprești din mers și lipești călcâiele
2: Îl privești pe celălalt în ochi
3: Rostești formula (ohayō gozaimasu / osewa ni natte orimasu)
4: Îndoi partea de sus a corpului din șolduri, ținând spatele drept
5: Jos de tot, te oprești o clipă
6: Ridici încet partea de sus a corpului
7: Îl privești încă o dată în ochi

Inițiativa la salut (あいさつの先手, aisatsu no sente)

A vorbi tu primul, înaintea celuilalt. Față de atitudinea pasivă în care doar răspunzi, impresia se schimbă mult.

Eshaku (会釈)

Cea mai ușoară dintre cele trei plecăciuni. Se folosește când te încrucișezi cu cineva pe coridor, la intrarea și ieșirea din încăpere și în situații asemănătoare. În general se dă ca aproximativ 15 grade.

Keirei (敬礼, plecăciunea obișnuită / 普通礼 futsūrei)

Plecăciunea standard pentru situațiile formale. Se folosește la întâmpinarea unui vizitator, la salutul făcut într-o firmă vizitată și la schimbul de cărți de vizită. În general se dă ca aproximativ 30 de grade.

Saikeirei (最敬礼)

Cea mai adâncă plecăciune. Se folosește pentru scuze mari, mulțumiri adânci și la conducerea formală a oaspeților. În general se dă ca aproximativ 45 de grade.

Gosenkōrei (語先後礼)

Forma în care rostești mai întâi cuvintele, îl privești o clipă pe celălalt și abia apoi faci plecăciunea. Se consideră mai politicoasă decât dōjirei, în care cuvintele și plecăciunea se fac deodată.

Contactul vizual (アイコンタクト, ai kontakuto)

A-ți îndrepta privirea spre celălalt. Dacă îți vine greu să susții privirea, e bine să-ți așezi privirea în jurul ochilor sau în zona sprâncenelor.

„Gokurōsama” și „otsukaresama” (ご苦労さま と お疲れさま)

„Gokurōsama” este considerată o formulă prin care un superior recunoaște osteneala unui subaltern, de aceea uzanța este ca față de șef să folosești „otsukaresama deshita”.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Acțiunea cu 5 minute înainte, vestea proastă cu atât mai repede și vorba „ies puțin de la birou”. Încrederea se face din adunarea acestor trei lucruri.

Mai întâi, timpul. Ora de începere a programului nu este „ora la care ajungi la firmă”, ci „ora la care ești la birou și poți începe lucrul”. Deplasarea, schimbatul hainelor și pornirea calculatorului se termină înainte de ea. Reperul obișnuit este să te așezi la ședință cu 5 minute înainte și să te anunți la recepție cu 5 minute înainte de ora vizitei stabilite; o sosire prea devreme se evită de asemenea, fiindcă îl grăbește pe celălalt cu pregătirile. Dacă îți dai seama că ai să întârzii, dai telefon imediat în acel moment. Nu e sigur că celălalt se uită la e-mail sau la mesaje. Ce transmiți este faptul întârzierii, motivul și ora estimată de sosire. Abia când cunoaște estimarea poate celălalt să-și refacă programul.

Urmează raportarea. Când primești o dispoziție, repeți punctele esențiale, verifici termenul și forma rezultatului cerut și le notezi. Când raportezi, spui întâi concluzia, apoi desfășurarea, iar la sfârșit propria părere, fiecare separat. Dacă amesteci faptele cu presupunerile, îl faci pe cel care ascultă să judece greșit. La lucrările de lungă durată introduci rapoarte intermediare la punctele de etapă. Chiar dacă pe parcurs direcția s-a abătut, celui care lucrează îi este greu să vadă asta, iar cu cât îți dai seama mai devreme, cu atât corectura este mai mică. Iar cel mai important lucru este ca vestea proastă să fie transmisă cu atât mai repede. Justificări precum „după ce repar eu”, „când e șeful bine dispus” sau „după ce cercetez cauza” întârzie toate raportarea, iar între timp numărul soluțiilor dintre care se poate alege scade.

Când pleci de la birou, adaugi o vorbă. Dacă le spui celor din apropiere unde te duci și la ce oră ai de gând să te întorci, ei pot răspunde telefoanelor și vizitatorilor care apar între timp cu „este așteptat înapoi pe la ora cutare”. Faptul că ecranul calculatorului este deschis nu dovedește că ești la birou. Absențele lungi și ieșirile din firmă se trec în agendă sau în avizierul comun. Când pleci acasă, le spui o vorbă celor care rămân și abia apoi pleci.

În sfârșit, comportamentul în cadrul respectiv. Telefonul mobil se trece pe modul silențios înainte de începerea ședinței și, de principiu, se pune pe masă fără să te mai atingi de el. Chiar dacă sunetul este oprit, vorbitorul își dă seama dacă te uiți la ecran sau umbli pe el. Dacă aștepți o legătură de care nu te poți dispensa, anunți dinainte și ieși din încăpere. Informațiile aflate la serviciu nu se scriu pe rețelele sociale personale. Chiar dacă ascunzi numele firmei, partenerul poate fi identificat din dată sau din loc, iar chiar dacă restrângi cercul celor care văd postarea, nu poți opri redistribuirea. A continua discuția despre un dosar în tren în timpul deplasării sau la cafenea prezintă același pericol. Fumatul se face în locurile stabilite, fără să lipsești de mai multe ori în timpul programului. Cât privește fumatul pasiv la locul de muncă, articolul 68-2 din Legea privind securitatea și sănătatea în muncă (労働安全衛生法, Rōdō Anzen Eisei Hō) cere angajatorului să se străduiască să ia măsurile potrivite, adaptate situației reale, pentru a preveni expunerea lucrătorilor la fumatul pasiv în spații interioare sau în medii asimilate acestora. Grija față de miros și de zgomot face și ea parte din atenția datorată celor care lucrează în același loc.

Pașii de urmat când riști să întârzii
1: În momentul în care îți dai seama că vei întârzia, calculează ora estimată de sosire
2: Dă telefon celeilalte părți (nu te mulțumi doar cu un e-mail)
3: Cere-ți scuze pentru faptul că întârzii
4: Spune pe scurt motivul
5: Comunică ora estimată de sosire
6: Cere îndrumare despre ce se face cu programul stabilit
7: După ce ajungi, cere-ți scuze din nou, față în față

Acțiunea cu 5 minute înainte (5分前行動, gofunmae kōdō)

Felul de a-ți lua timpul: la ședință te așezi cu 5 minute înainte, la o vizită te anunți la recepție cu 5 minute înainte. Se evită și sosirea prea devreme, fiindcă îl grăbește pe celălalt cu pregătirile.

Hōrensō (報連相)

Inițialele de la raportare (報告 hōkoku), informare (連絡 renraku) și consultare (相談 sōdan). Prin raportare transmiți ce s-a încheiat, prin informare faptele care trebuie împărtășite, prin consultare lucrurile pentru care vrei o hotărâre de la altcineva.

A vorbi începând cu concluzia (結論から話す, ketsuron kara hanasu)

Felul de a vorbi în care spui întâi rezultatul, iar desfășurarea și părerea proprie le spui după aceea, separat. Cel care ascultă poate lua mai ușor hotărârea următoare.

Raportul intermediar (中間報告, chūkan hōkoku)

A comunica stadiul lucrării pe parcurs. Abaterile de direcție pot fi îndreptate cât sunt încă mici. Cu cât lucrarea durează mai mult, cu atât efectul este mai mare.

Vorba spusă când pleci de la birou (離席の一言, riseki no hitokoto)

Când ieși de la locul tău, să le spui celor din jur unde te duci și la ce oră ai de gând să te întorci. Astfel nu se blochează răspunsul la telefoane și la vizitatori.

Prevenirea fumatului pasiv (受動喫煙の防止, judō kitsuen no bōshi)

Împiedicarea expunerii la fumul de țigară al altora. Articolul 68-2 din Legea privind securitatea și sănătatea în muncă (労働安全衛生法) stabilește pentru angajator obligația de diligență de a lua măsurile potrivite, adaptate situației reale.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

„Îndrumarul privind limbajul de politețe” al Agenției pentru Afaceri Culturale împarte keigo în 5 feluri. Punem în ordine pe cine înalță fiecare dintre ele: sonkeigo, kenjōgo I, kenjōgo II, teineigo și bikago.

Când dai telefon unui partener de afaceri, în cuprinsul unei conversații scurte apar unele după altele „fapta celuilalt”, „fapta ta” și „fapta unui om din firma ta”. Numai pentru „a spune”, cuvântul ales se schimbă: dacă spune celălalt, „ossharu”; dacă îi spui tu celuilalt, „mōshiageru”; dacă transmiți respectuos ceva de pe partea ta, „mōsu”. Ce anume alegi nu se hotărăște după gradul de politețe, ci după cine este înălțat prin acea vorbă. Dacă greșești aici, ajungi să-l cobori pe celălalt sau să-i ridici pe ai tăi.

Îndrumarul împarte keigo în 5 feluri: limbaj respectuos (尊敬語 sonkeigo, tipul irassharu, ossharu), limbaj modest I (謙譲語Ⅰ kenjōgo I, tipul ukagau, mōshiageru), limbaj modest II, adică limbaj deferent (謙譲語Ⅱ kenjōgo II / 丁重語 teichōgo, tipul mairu, mōsu), limbaj politicos (丁寧語 teineigo, tipul desu, masu) și limbaj de înfrumusețare (美化語 bikago, tipul o-sake, o-ryōri). În vechea împărțire în 3 categorii, kenjōgo I și kenjōgo II erau luate laolaltă drept „kenjōgo”, iar teineigo și bikago laolaltă drept „teineigo”. Aproape toate accidentele de keigo care se întâmplă la locul de muncă se concentrează tocmai în partea reîmpărțită, adică în deosebirea dintre kenjōgo I și kenjōgo II.

Sonkeigo se folosește vorbind despre faptele, lucrurile sau starea celuilalt ori a unei a treia persoane, înălțând persoana respectivă. În „sensei wa raishū kaigai e irassharu” (domnul profesor pleacă săptămâna viitoare în străinătate) este înălțat profesorul, cel care face fapta; în „sensei no o-namae” (numele domnului profesor) este înălțat profesorul ca posesor; în „o-isogashii” (sunteți ocupat) este înălțat cel care se află în acea stare. Kenjōgo I se folosește pentru fapte și lucruri care pornesc dinspre tine spre celălalt sau spre o a treia persoană, înălțând persoana spre care se îndreaptă fapta. În „sensei no tokoro ni ukagau” (mă duc la domnul profesor), verbul ukagau îl înalță pe profesor, care este ținta deplasării. De reținut că „kudasaru” exprimă totodată, pe lângă înălțarea celui care face fapta, și primirea unui bine, iar „itadaku”, pe lângă înălțarea țintei faptei, tot primirea unui bine.

Kenjōgo II (teichōgo) se folosește ca să vorbești deferent despre faptele și lucrurile de pe partea ta față de cel căruia îi vorbești sau îi scrii. Aici intră mairu, mōsu, itasu, oru, zonjiru. Marea deosebire față de kenjōgo I este că se poate folosi chiar dacă nu există o țintă potrivită pentru a fi înălțată: „otōto no tokoro ni ukagaimasu” este o greșeală, fiindcă ajungi să-l înalți pe propriul frate mai mic, în timp ce „otōto no tokoro ni mairimasu” (mă duc la fratele meu mai mic) nu are nimic problematic. Pe de altă parte, kenjōgo II se folosește în principiu pentru lucrurile de pe partea ta, așa că nu este potrivit pentru fapta celuilalt, ca în „dochira kara mairimashita ka”. De asemenea, în general se folosește însoțit de „masu”.

Teineigo se formează adăugând „desu” și „masu” ca să vorbești politicos față de cel căruia i te adresezi, iar cu un grad de politețe și mai înalt există „(de) gozaimasu”. Bikago înfrumusețează lucrurile despre care se vorbește, ca în „o-sake” (băutură) și „o-ryōri” (mâncare), și nu are rolul de a înălța pe cineva. La urmă, există trei principii pentru folosirea lui sonkeigo și kenjōgo I: pe cei de pe partea ta nu îi înalți; folosirea tipică este să-l înalți pe celălalt; despre o a treia persoană judeci în ansamblu și o înalți dacă e mai potrivit să o înalți, având însă grija de a nu înălța o a treia persoană despre care crezi că, din punctul de vedere al celui cu care vorbești, nu este văzută drept cineva de înălțat.

Ordinea în care alegi forma de politețe
1 Stabilește a cui este fapta (de pe partea ta, ori a celuilalt sau a unei a treia persoane)
2 Dacă e fapta celuilalt sau a unei a treia persoane, sonkeigo (sensei ga irasshaimasu)
3 Dacă e o faptă de pe partea ta, vezi dacă ținta ei este cineva de înălțat
4 Dacă este, kenjōgo I (sensei no tokoro ni ukagaimasu)
5 Dacă nu este, kenjōgo II (otōto no tokoro ni mairimasu)
6 Închei fraza cu teineigo (desu / masu / (de) gozaimasu)

Limbaj respectuos (尊敬語, sonkeigo)

Keigo prin care vorbești despre faptele, lucrurile sau starea celuilalt ori a unei a treia persoane, înălțând acea persoană. Irassharu, ossharu, nasaru, meshiagaru, o-tsukai ni naru, o-namae, o-isogashii etc.

Limbaj modest I (謙譲語Ⅰ, kenjōgo I)

Keigo prin care vorbești despre fapte și lucruri care pornesc dinspre tine spre celălalt sau spre o a treia persoană, înălțând persoana spre care se îndreaptă fapta. Ukagau, mōshiageru, o-me ni kakaru, sashiageru, o-todoke suru etc.

Limbaj modest II / limbaj deferent (謙譲語Ⅱ・丁重語, kenjōgo II / teichōgo)

Keigo prin care vorbești deferent despre faptele și lucrurile de pe partea ta, față de cel căruia îi vorbești sau îi scrii. Mairu, mōsu, itasu, oru, zonjiru, sessho (cartea mea), shōsha (firma noastră) etc. În general se folosește însoțit de „masu”.

Limbaj politicos (丁寧語, teineigo)

Keigo prin care vorbești politicos față de cel căruia i te adresezi. „Desu” și „masu”. Cu un grad de politețe și mai înalt există „(de) gozaimasu”.

Limbaj de înfrumusețare (美化語, bikago)

Forme care înfrumusețează lucrul despre care se vorbește. „O-sake”, „o-ryōri”. Nu are rolul de a înălța pe cineva — nici pe autorul faptei, nici ținta ei, nici interlocutorul — și este socotit keigo în sens larg.

A înălța (立てる, tateru)

A vorbi așezând persoana respectivă mai sus în plan lingvistic. Este o denumire care acoperă trăsătura comună nu numai cazurilor de venerație sinceră, ci și celor în care respecți poziția cuiva sau păstrezi distanța.

Kudasaru și itadaku (くださる・いただく)

„Kudasaru” adaugă la sonkeigo, iar „itadaku” la kenjōgo I, și înțelesul suplimentar „din acea faptă mi se face un bine”.

Sursa: Raportul Consiliului pentru Afaceri Culturale „Îndrumar privind limbajul de politețe” (敬語の指針, Keigo no Shishin; 2 februarie Heisei 19, adică 2007), capitolul 2 Alcătuirea limbajului de politețe, secțiunea 1 Felurile limbajului de politețe și rolul lor

Keigo are forme speciale, care înlocuiesc cuvântul cu altul anume, și forme generale, care se aplică la o mulțime de cuvinte. Reținem folosirea lui o- și go-, formele care nu se pot construi și deosebirea dintre dublul onorific și înlănțuirea de forme onorifice.

Sonkeigo are forme speciale, care înlocuiesc cuvântul cu altul — iku, kuru și iru cu „irassharu”, iu cu „ossharu”, suru cu „nasaru”, taberu și nomu cu „meshiagaru”, kureru cu „kudasaru” — și forme generale, care se pot aplica pe scară largă la tot felul de cuvinte. Formele generale sunt „o- (go-) … ni naru”, „… (ra)reru”, „… nasaru”, „go- … nasaru”, „o- (go-) … da (desu)” și „o- (go-) … kudasaru”. Aici trebuie luată aminte forma „o- (go-) … suru”: ea este o formă de kenjōgo I, deci nu se poate folosi ca sonkeigo. De asemenea, „go- … sareru” este considerată, la origine, o formă nepotrivită de sonkeigo.

Folosirea lui o- și go- urmează principiul „o- înaintea unui cuvânt de origine japoneză (wago)” și „go- înaintea unui cuvânt de origine chineză (kango)”. Astfel: yomu → o-yomi ni naru, dekakeru → o-dekake ni naru, riyō suru → go-riyō ni naru, shusseki suru → go-shusseki ni naru. Totuși, în bikago se preferă o- chiar și înaintea unui kango, ca în „o-ryōri” și „o-keshō”, iar în afara bikago există exemple neregulate precum „o-kagen” și „o-genki”. Mai mult, există verbe care prin uzanță nu se combină cu o- sau go- și pentru care „o- (go-) … ni naru” nu se poate construi. Îndrumarul dă ca exemple de forme imposibile o-shini ni naru, go-shippai ni naru și go-unten ni naru, arătând în locul lor o-nakunari ni naru / nakunarareru, shippai nasaru / shippai sareru și, respectiv, unten nasaru / unten sareru. Go-ran ni naru, oide ni naru, o-yasumi ni naru și o-meshi ni naru sunt exemple de construcții neregulate.

Formele speciale de kenjōgo I sunt ukagau, mōshiageru, zonjiageru, sashiageru, itadaku, o-me ni kakaru, o-me ni kakeru, go-ran ni ireru, haiken suru și haishaku suru. Formele generale sunt „o- (go-) … suru”, „o- (go-) … mōshiageru”, „… te itadaku” și „o- (go-) … itadaku”. Fiindcă „o- (go-) … suru” este o formă care înalță ținta faptei, ea se poate construi numai la verbele care au o persoană drept țintă. Todokeru (a duce, a livra) și annai suru (a conduce, a îndruma) au o țintă, deci se poate spune o-todoke suru și go-annai suru; în schimb, la taberu (a mânca) și jōsha suru (a urca în vehicul) nu se poate presupune o persoană-țintă, așa că formele o-tabe suru și go-jōsha suru nu se pot construi. Kenjōgo II are o singură formă generală, „… itasu”, iar aceasta se poate folosi numai cu verbele de tip sahen.

Când adaugi înțelesul de posibilitate, treci mai întâi cuvântul în formă de politețe și abia apoi în forma posibilității. La sonkeigo: meshiagareru, o-yomi ni nareru, go-riyō ni nareru; la kenjōgo I: ukagaeru, o-todoke dekiru, go-hōkoku dekiru. Invers, „o- (go-) … dekiru” este forma de posibilitate a lui kenjōgo I „o- (go-) … suru”, deci nu este potrivit să o folosești pentru fapta celuilalt. Anunțul din gară „go-jōsha dekimasen” se cuvine spus „go-jōsha ni naremasen”, fiind cu putință și formulările „go-jōsha itadakemasen” și „go-jōsha wa dekimasen”. La cuvintele alcătuite dintr-un verb și un adjectiv, ca „wakari-nikui” (greu de înțeles) și „yomi-yasui” (ușor de citit), treci în sonkeigo numai partea verbală: „o-wakari ni nari-nikui”, „o-yomi ni nari-yasui”.

Când la un singur cuvânt se folosesc de două ori forme de politețe de același fel, avem un dublu onorific, cum este „o-yomi ni narareru”. Dublul onorific este socotit în general nepotrivit, dar există și forme fixate prin uzanță, precum o-meshiagari ni naru, o-mie ni naru, o-ukagai suru, o-ukagai itasu și o-ukagai mōshiageru. Față de acestea, îmbinarea a două sau mai multe cuvinte puse fiecare în formă de politețe și legate cu „te” se numește înlănțuire de forme onorifice (敬語連結, keigo renketsu) și, dacă fiecare formă în parte este potrivită și legătura nu are nimic nelogic, este în principiu admisă. Exemple: „o-yomi ni natte irassharu”, „o-yomi ni natte kudasaru”. Sunt însă nepotrivite înlănțuirile în care descrii fapta celuilalt cu kenjōgo I și ajungi astfel să te înalți pe tine, ca în „sensei wa watashi no ie ni ukagatte kudasatta” și „watashi wa sensei ni go-annai shite itadaita”; ultima devine potrivită dacă scoți „shite” și spui „go-annai itadaku”.

Și particulele cer atenție. La „kudasaru” subiectul este profesorul, iar la „itadaku” subiectul ești tu, de unde „sensei ga shidō shite kudasatta” și „sensei ni shidō shite itadaita”. Dacă spui „sensei ga go-shidō itadaita”, cum itadaku are înțelesul de a primi, iese că profesorul a primit îndrumare de la altcineva.

Tipare de reformulare
go-riyō sareru → go-riyō ni naru / riyō nasaru / riyō sareru
go-jōsha dekimasen → go-jōsha ni naremasen / go-jōsha itadakemasen
o-wakari nikui → o-wakari ni nari-nikui
o-yomi yasui → o-yomi ni nari-yasui
go-unten ni naru → unten nasaru / unten sareru
go-annai shite itadaku → go-annai itadaku
o-yomi ni narareru → o-yomi ni naru

Forma specială (特定形, tokuteikei)

Forma prin care cuvântul însuși este înlocuit cu un altul spre a deveni keigo, ca iku → irassharu sau tazuneru → ukagau.

Forma generală (一般形, ippankei)

Forma prin care se face keigo aplicând un tipar la o mulțime de cuvinte, ca „o- (go-) … ni naru” și „o- (go-) … suru”.

Dublul onorific (二重敬語, nijū keigo)

Folosirea de două ori, la un singur cuvânt, a unor forme de politețe de același fel. De exemplu o-yomi ni narareru. În general este nepotrivit, dar există și forme fixate prin uzanță, precum o-meshiagari ni naru și o-ukagai suru.

Înlănțuirea de forme onorifice (敬語連結, keigo renketsu)

Două sau mai multe cuvinte puse fiecare în formă de politețe și legate cu particula de legătură „te”. De exemplu o-yomi ni natte irassharu. Dacă fiecare formă în parte este potrivită și nu e nimic nelogic, este în principiu admisă.

o- + wago, go- + kango (お+和語・御+漢語)

Principiul folosirii lui o- și go-. O-yomi ni naru / go-riyō ni naru. Totuși, în bikago se preferă o- chiar și la un kango, iar există și neregularități precum o-kagen și o-genki.

o- (go-) … dekiru (お(ご)……できる)

Forma de posibilitate a lui kenjōgo I „o- (go-) … suru”. Se poate folosi pentru fapta proprie, dar nu se poate folosi ca sonkeigo pentru a exprima posibilitatea faptei celuilalt. Forma de posibilitate a lui sonkeigo este „o- (go-) … ni nareru”.

Kenjōgo II la substantive (名詞の謙譲語Ⅱ)

Cuvinte care îți prezintă cu modestie propria parte adăugând gu-, shō-, setsu- sau hei-, ca guken (părerea mea), shōsha (firma noastră), sessho (cartea mea), heisha (firma noastră). Aproape exclusiv de limbă scrisă.

Sursa: Raportul Consiliului pentru Afaceri Culturale „Îndrumar privind limbajul de politețe” (敬語の指針, Keigo no Shishin; 2 februarie Heisei 19, adică 2007), capitolul 2 Alcătuirea limbajului de politețe, secțiunea 2 Formele keigo / același text, capitolul 3 Folosirea concretă a keigo, secțiunea 2 Alegerea potrivită a formelor de politețe

Cel mai frecvent accident de keigo la locul de muncă este să folosești kenjōgo I pentru fapta celuilalt. Verificăm confuziile pentru care Îndrumarul dă exemple concrete și locul potrivit al lui „sasete itadaku”.

Îi spui unui client, la recepție, „tantōsha ni ukagatte kudasai”; îl întrebi pe șef „sono fairu mo o-mochi shimasu ka”; scrii într-un anunț „go-zaitaku suru hitsuyō wa arimasen”. Toate acestea sunt exemple, luate în discuție de Îndrumar, în care s-a folosit kenjōgo I deși era vorba de fapta celuilalt. Ukagau, o-kiki suru, o-tazune suru, o-mochi suru și go-zaitaku suru sunt toate forme de kenjōgo I, deci nu se pot folosi pentru faptele clientului sau ale șefului. Se trec în sonkeigo, respectiv: o-kiki kudasai / o-tazune kudasai, o-mochi ni narimasu ka, go-zaitaku nasaru hitsuyō / go-zaitaku no hitsuyō. Nici dacă adaugi kudasai, ca în „tantōsha ni o-kiki shite kudasai”, faptul că o-kiki suru este kenjōgo I nu se schimbă, deci tot nu se poate folosi.

Există și confuzii legate de kenjōgo II. Chiar dacă îi spui domnului Katō „Ashita wa, Tanaka-sensei no tokoro ni mairimasu”, nu iese că l-ai înălțat pe domnul Tanaka. Mairu este un keigo prin care vorbești deferent față de interlocutor și nu are rolul de a înălța o a treia persoană care apare în discuție. Ca să-l înalți pe domnul Tanaka, spui „ukagaimasu”. Invers, există expresii care, deși conțin mairu sau mōsu, nu funcționează ca kenjōgo II. „Go-jisan kudasai”, „o-mōshide kudasai” și „o-mōshikomi kudasai” se folosesc fără nicio problemă pentru fapta celuilalt. Dacă totuși te deranjează, le poți înlocui cu „o-mochi kudasai” și „osshatte kudasai”. Și „Sono yō ni mōshitsutaete okimasu” este o formulare spusă cu deferență președintelui firmei, adică interlocutorului, și nu îl ridică pe subalternul căruia i se transmite mesajul.

A pune o- sau go- la lucrurile de pe propria parte nu este întotdeauna interzis. În „(sensei o) o-machi suru” (îl aștept pe domnul profesor) și „(Yamada-san ni) go-setsumei o shitai” (vreau să-i explic domnului Yamada) nu e absolut nicio problemă, fiind vorba de kenjōgo I, care înalță ținta faptei, iar uneori forma se folosește ca bikago, ca în „watashi no o-kashi” (dulciurile mele). Nu se pune atunci când, ca în „watashi no o-kangae” și „watashi no go-ryokō”, ai ajunge să înalți propriile fapte sau lucruri; aceasta este greșeala de a folosi sonkeigo pentru propria parte.

Itadaku și kudasaru se pot folosi amândouă. „Go-riyō itadaku” este kenjōgo I, „go-riyō kudasaru” este sonkeigo, iar cum și persoana înălțată, și faptul că exprimă conștiința primirii unui bine sunt aceleași, judecata Îndrumarului este că în amândouă keigo este folosit potrivit. Se arată totuși că, în privința felului în care este receptată, folosirea lui „go-riyō itadaku” diferă de la om la om.

„(O- / go-) … (sa)sete itadaku” este forma folosită atunci când există faptul sau sentimentul că ceea ce faci tu se face cu îngăduința celuilalt sau a unei a treia persoane și că din asta primești un bine. „Kopī o torasete itadakemasu ka” (îmi dați voie să fac o copie?), spus înainte de a copia cartea celuilalt, îndeplinește această condiție. „Happyō sasete itadakimasu”, la începutul unei comunicări științifice, sau „Honjitsu, kyūgyō sasete itadakimasu”, pe un afiș, sunt cam prolixe când condiția îngăduinței lipsește, iar „happyō itashimasu” și „kyūgyō itashimasu” sunt mai concise. „○○ kōkō o sotsugyō sasete itadakimashita”, spus la prezentarea personală, este socotit nepotrivit atunci când se simte că nu e vorba nici de îngăduință, nici de vreun bine primit.

Alegi forma de politețe după a cui este fapta
Fapta celuilalt sau a șefului → sonkeigo (o-kiki ni naru / o-tazune ni naru / o-mochi ni naru)
Fapta ta, care înalță ținta spre care se îndreaptă → kenjōgo I (o-kiki suru / o-tazune suru / o-mochi suru)
Ceva de pe partea ta, spus cu deferență interlocutorului → kenjōgo II (mairu / mōsu / itasu / oru)
Nici cu kudasai adăugat, kenjōgo I nu devine sonkeigo
Când faci ceva cu îngăduința cuiva și primești un bine → sasete itadaku

Confuzia (取り違え, torichigae)

Folosirea greșită a persoanei înălțate: kenjōgo I pentru fapta celuilalt, sonkeigo pentru fapta proprie și altele asemenea. Îndrumarul dă multe exemple concrete.

O-kiki suru, o-tazune suru (お聞きする・お尋ねする)

Kenjōgo I, la fel ca ukagau. Nu se pot folosi pentru faptele clientului sau ale șefului. Când vrei ca celălalt să întrebe, treci în sonkeigo: o-kiki kudasai, o-tazune kudasai.

Go-jisan kudasai (御持参ください)

Conține caracterul din mairu, dar aici 参 nu funcționează ca kenjōgo II, deci se poate folosi fără probleme pentru fapta celuilalt. La fel, o-mōshide kudasai și o-mōshikomi kudasai.

Mōshitsutaeru (申し伝える)

Felul de a spune cu deferență, față de interlocutor, că vei transmite ceva unei persoane de pe partea ta. Nu îl ridică pe subalternul căruia i se transmite.

Go-riyō itadaku (御利用いただく)

Kenjōgo I. Exprimă fapta celuilalt sau a unei a treia persoane din poziția vorbitorului și este un keigo la fel de potrivit ca sonkeigo „go-riyō kudasaru”.

Sasete itadaku (させていただく)

Forma folosită când ceea ce faci tu (a) se face cu îngăduința celuilalt sau a unei a treia persoane și (b) îți aduce un bine. Gradul de acceptabilitate variază după cât de mult sunt îndeplinite aceste condiții.

Sursa: Raportul Consiliului pentru Afaceri Culturale „Îndrumar privind limbajul de politețe” (敬語の指針, Keigo no Shishin; 2 februarie Heisei 19, adică 2007), capitolul 3 Folosirea concretă a keigo, secțiunea 2 Alegerea potrivită a formelor de politețe

Chiar cu aceeași persoană, keigo se schimbă după cine este cel căruia îi vorbești. Verificăm, situație cu situație, tratamentul celor din propria tabără, recunoașterea ostenelii și lauda, felul de a formula o rugăminte și keigo din manualele de deservire.

Față de un partener de afaceri, și șeful tău este un om de pe partea ta, adică din uchi (ウチ, înăuntru). Chiar dacă în fiecare zi îi vorbești cu keigo domnului Tanaka, șeful de departament, când vorbești despre el cu cineva din afara firmei nu e nicio problemă să-i spui „Tanaka”. Există și felul de a spune care arată treapta ierarhică tratându-l totuși ca pe unul dintre ai tăi, „buchō no Tanaka” (Tanaka, șeful nostru de departament), iar în situații formale se poate spune „heisha no buchō” (șeful de departament al firmei noastre), în situații mai relaxate „uchi no buchō” (șeful nostru de departament). De luat aminte la „Tanaka-buchō”: aceasta nu este o formulă care îl tratează ca pe unul dintre ai tăi, deci nu este potrivită. Și despre propria familie, în situații formale se spune de bază chichi (tata), haha (mama), sofu (bunicul), sobo (bunica), ani (fratele mai mare), ane (sora mai mare).

Linia dintre uchi și soto (ソト, în afară) se trage altfel când se schimbă interlocutorul. Dacă ești prezentator la petrecerea de sfârșit de an numai cu angajații firmei, poți să-l înalți pe președinte și să spui „Shachō kara go-aisatsu o itadakimasu”; la o reuniune cu mulți oameni din afară îi înalți pe aceștia și spui „Shachō kara go-aisatsu o mōshiagemasu”. Când un șef de birou îi transmite șefului de departament spusele șefului de secție, există părerea că, fiindcă din punctul de vedere al șefului de departament șeful de secție nu este văzut ca cineva de înălțat, e mai bine ca acesta din urmă să nu fie înălțat, spunând cu kenjōgo II „Kachō wa, kono yō ni mōshite orimashita”. Pe de altă parte, există și părerea că, dacă îl înalți pe șeful de secție, îl înalți implicit și pe șeful de departament aflat mai sus, iar aceasta admite „osshatte imashita”; și în acel caz se poate avea grija de a tempera politețea, până la ceva de felul „iwarete imashita”. De reținut că la școală, când îi comunici unui părinte că domnul învățător Tanaka, colegul tău, nu este de față, după conștiința uchi–soto ar fi „Tanaka wa orimasen”, dar în sondajele de opinie mulți susțin „Tanaka-sensei”, existând și metoda neutră de a-l numi cu titlul funcției, „Tanaka-kyōyu” (învățătorul Tanaka).

Recunoașterea ostenelii și lauda au un sens al lor. „Go-kurō-sama” este, în esență, o expresie prin care îi recunoști osteneala cuiva care a muncit pentru tine, iar cum recunoașterea ostenelii merge de la cel de sus către cel de jos, se consideră mai bine să nu o folosești față de cineva mai mare în rang. Șefului care te-a învățat cum se face treaba îi transmiți mulțumire, spunând „Arigatō gozaimashita”, iar șefului care a stat împreună cu tine peste întocmirea hârtiilor, când pleacă acasă, îi poți spune „O-tsukare-sama de gozaimashita”. Și cu lauda e la fel: faptul de a-ți fi lăudate hainele, lucrurile purtate sau înfățișarea se petrece în principiu între oameni apropiați, așa că a-i lăuda cravata unui conferențiar cu care nu ești chiar apropiat nu se poate numi potrivit. Mai potrivit este să-i spui că expunerea a fost ușor de urmărit sau că ți-a folosit. De asemenea, evită să întrebi direct un superior despre capacitățile, intențiile sau dorințele lui, și pune întrebarea în forma unui fapt, ca în „Furansugo mo o-hanashi ni narimasu ka” (vorbiți și franceză?).

Și felul de a te adresa, și rugămintea au tiparele lor. „Anata” se folosește astăzi în general față de cineva egal sau mai jos în rang și este un cuvânt greu de folosit față de un superior. Pe cel al cărui nume îl știi îl chemi pe nume, iar față de cel al cărui nume nu îl știi poți ocoli problema folosind keigo pentru fapta lui: „O-kangae o o-kikase kudasai” (spuneți-mi, vă rog, ce credeți). La adresa de pe o scrisoare, a scrie „Yamada Ichirō-sensei onchū” când numele persoanei este cunoscut este nepotrivit, fiindcă onchū (御中) este o formulă care arată că scrisoarea se adresează celor din interiorul unei organizații sau instituții. La rugăminți, dacă spui „Kono shigoto o shite itadakimasu” fără a fi tu cel răspunzător, formularea sună de parcă ai avea putere de decizie, așa că lași hotărârea celuilalt: „shite itadakemasu ka”, „o-negai dekimasu ka”. Iar dacă, în loc să lași ceva pe birou spunând brusc „Kore, o-negai shimasu”, adaugi o formulă de introducere precum „sumimasen ga” (scuzați-mă, dar), impresia se schimbă numai prin atât.

Și keigo din manualele de deservire a clienților este util ca tipar, dar unele formule s-au fixat greșite. „Go-chūmon no shina wa o-soroi ni narimashita deshō ka” înalță, prin forma de sonkeigo „o- … ni naru”, un obiect, adică produsele comandate. Se spune „Go-chūmon no shina wa, soroimashita deshō ka” sau „Go-chūmon no shina wa, ijō de yoroshii deshō ka”. Îndrumarul arată că, atunci când manualele prescriu pentru fiecare situație o folosire excesiv de uniformă a keigo, se ajunge ușor, dimpotrivă, la a-i face pe oameni să se simtă prost sau la o folosire nepotrivită prin exces ori prin lipsă, dar spune totodată că ele sunt utile ca îndreptar pentru cei care nu au deprins încă limbajul de politețe.

Reformulări după situație
„Go-kurō-sama deshita” către un superior → „Arigatō gozaimashita” (o schimbi în mulțumire)
Către șeful cu care ai muncit împreună → „O-tsukare-sama de gozaimashita”
„Furansugo mo o-hanashi ni naremasu ka” → „Furansugo mo o-hanashi ni narimasu ka” (întrebi un fapt)
„Doko e irassharu tsumori desu ka” → „Dochira e irasshaimasu ka”
„Shite itadakimasu” fără a fi tu cel răspunzător → „Shite itadakemasu ka”
„Go-chūmon no shina wa o-soroi ni narimashita deshō ka” → „Go-chūmon no shina wa, soroimashita deshō ka”

Uchi și soto (ウチ・ソト)

Deosebirea dintre cercul socotit ca fiind al tău și partea cealaltă, din afara lui. Față de oamenii din afara firmei, și propriul șef este tratat ca om din uchi și nu este înălțat când vorbești despre el.

Buchō no Tanaka (部長の田中)

Formula care arată treapta ierarhică, tratându-l totuși ca pe unul dintre ai tăi. Se pot folosi și „Tanaka” sau „heisha no buchō”. „Tanaka-buchō” nu este o formulă de tratare ca om din uchi, deci este nepotrivită față de exterior.

Go-kurō-sama (御苦労様)

Expresie prin care îi recunoști osteneala cuiva care a muncit pentru tine. Cum recunoașterea ostenelii merge de la cel de sus către cel de jos, e mai bine să nu o folosești față de cineva mai mare în rang.

O-tsukare-sama (お疲れ様)

Expresie de recunoaștere a ostenelii, pe care oamenii și-o adresează unii altora, de pildă după ce au muncit împreună. Într-o formă politicoasă precum „O-tsukare-sama de gozaimashita”, se poate folosi și față de șef.

Tondemo gozaimasen (とんでもございません)

Expresie prin care respingi ușor lauda sau aprecierea venită de la celălalt. Astăzi se consideră că folosirea ei în asemenea situații nu ridică probleme.

Onchū (御中)

Formulă adăugată la adresă care arată că scrisoarea nu se adresează unei persoane anume, ci celor din interiorul organizației sau instituției. Este nepotrivit să o adaugi când numele persoanei este cunoscut.

Keigo de manual (マニュアル敬語, manyuaru keigo)

Formulările de limbă arătate concret pentru situațiile de deservire a clienților și altele. Utile ca tipar, dar folosirea excesiv de uniformă duce ușor la un keigo cu exces sau cu lipsă.

Sursa: Raportul Consiliului pentru Afaceri Culturale „Îndrumar privind limbajul de politețe” (敬語の指針, Keigo no Shishin; 2 februarie Heisei 19, adică 2007), capitolul 3 Folosirea concretă a keigo, secțiunea 3 Folosirea keigo în situații concrete

Cartea de vizită (名刺, meishi) se tratează ca și cum ar fi chipul celuilalt. Dacă ai dinainte, ca pe o singură înlănțuire, ordinea în care o întinzi, felul de a o primi și modul de a o așeza pe masă, nu te pierzi în cele câteva zeci de secunde ale primei întâlniri.

Ai fost condus în salonul de primire și, în timp ce stai jos și aștepți, intră persoana de contact. De aici începe schimbul de cărți de vizită. Mai întâi te ridici în picioare și te muți într-o poziție în care nici masa, nici geanta nu se interpun între tine și celălalt. A întinde mâna peste masă ca să dai cartea de vizită este o formă prescurtată, care se evită la o primă întâlnire formală. Portcardul se ține într-un loc de unde poate fi scos imediat, ca să nu se ivească un răstimp în care scotocești pe fundul genții. Cărțile de vizită se verifică înainte de plecare: nu au colțuri îndoite sau pete, nu au rămas cu vechea secție sau cu vechiul număr de telefon și sunt în portcard într-un număr mai mare decât al persoanelor prevăzute.

Uzanța larg acceptată este ca prima să întindă cartea de vizită partea care a venit în vizită și partea care se află mai jos ca poziție. Între vânzător și cumpărător, vânzătorul o întinde primul. Ierarhia funcțiilor este criteriul pentru stabilirea ordinii în interiorul aceleiași părți sau atunci când sunt mai multe persoane de fiecare parte; relația dintre cel care vizitează și cel care primește vine înaintea ei. Când o dai, așezi cartea de vizită deasupra portcardului, o întorci astfel încât scrisul să fie cu fața spre celălalt și o întinzi cu amândouă mâinile, la înălțimea pieptului. În același timp te prezinți în ordinea: numele firmei, numele secției, numele tău. În clipa în care o dai, cartea de vizită nu este citită, așa că are rost să transmiți datele cu vocea. Dacă celălalt și-a întins cartea primul, o primești mai întâi, adaugi „mōshiokuremashita” (iertați-mă că m-am prezentat cu întârziere) și abia apoi îi dai cartea ta.

În fapt, se întâmplă mai des ca amândoi să întindă cartea în același timp, iar aceasta se numește schimb simultan. Cu mâna dreaptă întinzi propria carte de vizită, iar cu portcardul ținut în mâna stângă o primești pe a celuilalt, trecând-o îndată în amândouă mâinile. În acel moment ai grijă să nu-ți pui degetele peste scrisul cu numele firmei sau cu numele persoanei. Dacă nu știi cum se citește un nume, nu e nicio problemă să întrebi pe loc: „Shitsurei desu ga, nan to o-yomi sureba yoroshii deshō ka” (iertați-mă, cum se citește, vă rog?). Dacă îl chemi mai departe după cum ai ghicit, forma greșită se fixează și este greu de îndreptat mai târziu. În alcătuirile cu tine și șeful tău, iar de partea cealaltă tot mai multe persoane, fac schimb întâi cei mai mari în rang de ambele părți, apoi cei mai mici.

După ce schimbul s-a încheiat, vă așezați. Dacă lași cărțile de vizită primite pe marginea dinspre tine a mesei, aranjate după cum sunt așezați oamenii, poți vorbi fără să încurci numele cu chipurile. Când este una singură, o pui deasupra portcardului. Pe durata discuției le lași afară, iar la sfârșit le strângi urmărind mișcările celuilalt. Dacă le strângi tu primul, pare un semn că vrei să închei mai repede. Dacă îți dai seama că ai rămas fără cărți de vizită, nu ascunzi asta, ci îți ceri scuze — „Mōshiwake gozaimasen, meishi o kirashite orimasu” (îmi pare rău, am rămas fără cărți de vizită) — te prezinți verbal și îi dai una altă dată sau i-o trimiți prin poștă. De reținut că pe cărțile de vizită primite se află numele și datele de contact, care sunt date cu caracter personal, așa că se păstrează după metoda stabilită în firmă, iar distrugerea lor se face tot după procedura stabilită.

Cei 5 pași ai schimbului de cărți de vizită
1: Te ridici în picioare și te muți într-o poziție în care nu se interpun nici masa, nici geanta
2: Așezi cartea de vizită deasupra portcardului, cu scrisul spre celălalt
3: Te prezinți în ordinea firmă, secție, nume și o întinzi cu amândouă mâinile, la înălțimea pieptului
4: Dai cu mâna dreaptă și, cu portcardul din mâna stângă, primești cartea celuilalt, trecând-o apoi în amândouă mâinile
5: Te așezi și o pui pe marginea mesei dinspre tine, potrivit ordinii în care stau ceilalți

Portcardul (名刺入れ, meishi-ire)

Suportul în care porți cărțile de vizită și care servește și de tăviță când le dai. Când dai, așezi cartea deasupra lui; când primești, îl ții în mâna stângă și îl folosești ca suport de primire.

Principiul ordinii la întindere (出す順の原則, dasu jun no gensoku)

Uzanța potrivit căreia întind primii cartea de vizită partea care a venit în vizită și partea aflată mai jos ca poziție. Ierarhia funcțiilor este criteriul pentru ordinea din interiorul aceleiași părți și pentru cazul mai multor persoane de fiecare parte.

Schimbul simultan (同時交換, dōji kōkan)

Forma în care amândouă părțile întind cartea de vizită în același timp. Dai cu mâna dreaptă, primești cu portcardul din stânga și, după ce ai primit-o, o treci în amândouă mâinile.

Așezarea cărților de vizită (名刺の置き方, meishi no okikata)

După ce v-ați așezat, le pui pe marginea mesei dinspre tine, aranjate după ordinea în care stau ceilalți. Când este una singură, o pui deasupra portcardului.

Când ai rămas fără cărți de vizită (名刺を切らしたとき, meishi o kirashita toki)

Îți ceri scuze pentru acest fapt, te prezinți verbal și dai cartea altă dată sau o trimiți prin poștă. Dacă doar primești în tăcere, celuilalt nu-i rămân datele tale de contact.

Chōdai suru (頂戴する)

Formula folosită la primirea unei cărți de vizită. Dacă spui „chōdai itashimasu” și primești cu amândouă mâinile, gestul și vorba se potrivesc.

Gestionarea cărților de vizită (名刺の管理, meishi no kanri)

Cărțile de vizită primite conțin nume, apartenență și date de contact, adică date cu caracter personal, deci se păstrează după regulile firmei, iar distrugerea lor se face după metoda stabilită.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Pe cine prezinți primul? Acest singur punct hotărăște impresia lăsată. Îl reții pe 2 axe: intern și extern, superior și subaltern.

Când mergi în vizită la un partener de afaceri însoțindu-ți șeful sau când îi faci cunoștință unui vizitator cu șeful tău, cel care îi leagă pe cei doi ești tu, în rolul de prezentator. Scopul prezentării este ca celor doi să le fie ușor să înceapă conversația care urmează. De aceea nu te opri după ce ai spus doar numele, ci adaugă pe scurt informații care pot deveni fir de discuție: numele firmei, secția, treburile de care se ocupă. Invers, chestiunile personale, cum ar fi locul de origine sau componența familiei, precum și aprecierile despre acea persoană nu se aduc în discuție fără consimțământul ei.

Principiile ordinii sunt 2. Unul decurge din ideea că informația se dă mai întâi celui care trebuie înălțat. Față de oamenii din afara firmei, oamenii firmei tale sunt ai tăi, deci pe omul firmei tale îl prezinți primul celui din afară. Celălalt privește interiorul aceleiași părți: pe cel mai mic în rang îl prezinți primul celui mai mare în rang. Dacă în firmă îi faci cunoștință șefului de departament cu un angajat nou, îl prezinți întâi pe angajatul nou șefului de departament.

Există situații în care aceste 2 principii par să se ciocnească: atunci când îi faci cunoștință șefului de departament al partenerului cu președintele firmei tale. Dacă te uiți numai la funcții, președintele este mai sus, dar față de partea din afară oamenii firmei tale sunt ai tăi, indiferent de înălțimea funcției, așa că îl prezinți întâi pe președintele firmei tale șefului de departament al partenerului. Ierarhia funcțiilor este criteriul pentru stabilirea ordinii în interiorul aceleiași părți și nu trece peste distincția dintre interiorul și exteriorul firmei. Când de aceeași parte sunt mai multe persoane, prezinți în ordine, începând cu cei mai mari în rang.

Și mișcările celui care este prezentat sunt stabilite. Te ridici în picioare înainte ca prezentarea să înceapă și, cât ține prezentarea, aștepți întors spre celălalt. Dacă scoți între timp cartea de vizită din proprie inițiativă sau începi să adaugi lămuriri, înlănțuirea se rupe. Abia după ce prezentarea s-a încheiat te prezinți tu însuți și treceți la schimbul de cărți de vizită. Când, în conversația de după prezentare, te adresezi celuilalt, îi spui pe nume adăugând „-sama” sau îi spui numele urmat de funcție. Dacă îl chemi numai cu funcția sau cu „sochira-sama” (dumneavoastră, cei de acolo), nu se mai știe limpede la cine te referi. De reținut că, atunci când un partener de afaceri te roagă să-i faci cunoștință cu persoana de contact de la o altă firmă, îi faci cunoștință numai după ce ai întrebat neapărat acea persoană și ai primit încuviințarea ei. Datele de contact sunt informația ei, nu ceva de dat unui terț fără permisiune.

Pașii prezentării
1: Te așezi într-o poziție din care cei doi se pot privi în față și le atragi atenția amândurora
2: Îl prezinți întâi pe omul firmei tale celui din afara firmei
3: Adaugi pe scurt firma, secția, numele și treburile de care se ocupă
4: Apoi îl prezinți pe cel din afară omului firmei tale
5: După ce prezentarea s-a încheiat, fiecare se prezintă singur și treceți la schimbul de cărți de vizită

Ordinea prezentărilor (紹介の順序, shōkai no junjo)

Principiul de a-l prezenta întâi pe omul firmei tale celui din afară și întâi pe cel mai mic în rang celui mai mare în rang. Dacă gândești că informația se dă mai întâi celui care trebuie înălțat, nu mai eziți.

Ai tăi și cei din afara firmei (身内と社外, miuchi to shagai)

Față de partea din afară, oamenii firmei tale sunt tratați ca fiind ai tăi, indiferent de funcție. De aceea, chiar și președintele firmei tale este prezentat primul șefului de departament al partenerului.

Facerea cunoștinței (引き合わせ, hikiawase)

Fapta de a lega doi oameni care nu se cunosc. Dacă adaugi pe scurt apartenența și atribuțiile, celor doi le va fi mai ușor să înceapă conversația care urmează.

Ținuta în timpul prezentării (紹介中の姿勢, shōkaichū no shisei)

Te ridici în picioare înainte de începerea prezentării, aștepți până se termină și abia apoi te prezinți singur. Nu scoate cartea de vizită și nu începe să vorbești în timpul prezentării.

Consimțământul pentru prezentare (紹介の同意, shōkai no dōi)

Când prezinți un terț, obții dinainte încuviințarea persoanei respective. Datele de contact și cartea de vizită sunt informația ei și nu se dau fără permisiune.

Felul de adresare (呼び方, yobikata)

După prezentare i te adresezi cu numele plus „-sama” sau cu numele urmat de funcție. Se evită numai funcția, „sochira-sama” și prenumele.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Vizita a început încă dinainte de a intra pe ușă. De la felul de a stabili întâlnirea până la salutul de plecare, urmărim tiparul de-a lungul desfășurării în timp.

Mai întâi stabilești întâlnirea. Fie prin telefon, fie prin e-mail, conținutul transmis este același: obiectul întâlnirii, durata aproximativă, mai multe variante de dată și oră dorite, iar dacă vii însoțit, numărul și numele celor care te însoțesc. Abia cunoscând acestea poate celălalt să hotărască cine iese la întâlnire, ce încăpere se folosește și ce trebuie pregătit. La dată și oră are prioritate disponibilitatea celuilalt. După ce s-a stabilit, notezi data și ora, locul, secția și numele persoanei de contact și drumul până acolo, iar în ajun confirmi programarea. Schimbările și anulările se comunică imediat ce le afli.

În ziua respectivă ajungi la clădire cu 10 minute înainte, te aranjezi la toaletă sau undeva prin apropiere și potrivești lucrurile astfel încât să te prezinți la recepție cu 5 minute înainte de ora stabilită. Dacă te prezinți la recepție cu 30 de minute mai devreme, ajungi să-l chemi pe cel care se află încă în pregătiri și, dimpotrivă, îl deranjezi. Iar dacă sosești fix la oră, întârzii cu exact atât cât ia drumul de la recepție până în încăpere. Când riști să întârzii din pricina unei perturbări în transportul public, dai telefon părții gazdă în momentul în care afli, îi spui situația și ora estimată de sosire și îi ceri îndrumare. E-mailul nu se folosește pentru comunicările urgente, fiindcă nu e sigur că celălalt se uită la el.

Uzanța este ca paltonul să fie scos înainte de a intra în clădirea celuilalt. Ea vine din ideea de a nu aduce praful de afară înăuntru. Paltonul scos se ține pe braț cu căptușeala în afară, iar umbrela se pune în suportul de la intrare sau într-o husă de umbrelă. La recepție spui numele firmei și numele tău, secția și numele persoanei cu care ai întâlnirea și ora stabilită. Cu aceste 4 lucruri, recepția te poate anunța mai departe. Nu este nevoie să explici la recepție și în ce constă obiectul vizitei.

După ce ai fost condus în salonul de primire, te așezi pe locul care ți se oferă. Există principiul că vizitatorul stă pe locul de jos (下座, shimoza), dar când partea care te primește îți oferă un loc, se cuvine să te supui fără împotrivire. Dacă nu ți se arată niciun loc, aștepți pe locul de jos. Geanta se pune la picioare, nu pe masă și nici pe scaunul de alături. Materialele și afișele din încăpere nu se iau în mână, iar din băutura adusă guști abia după ce a venit persoana de contact și te-a îmbiat. Când intră persoana de contact, te ridici în picioare și saluți.

După ce s-a încheiat obiectul întâlnirii, tu ești cel care închide discuția. Celălalt se află în poziția în care îi vine greu să spună asta, așa că, dacă aștepți, întâlnirea se lungește peste ce ar fi nevoie. Mulțumești, îți strângi materialele, iar paltonul îl îmbraci după ce ai ieșit din clădire. Dacă ai fost condus până la lift, după ce ai urcat te întorci cu fața și stai cu capul plecat până când se închid ușile. Aceasta fiindcă cel care te conduce rămâne în picioare până se închid ușile. În ziua de după vizită, dacă transmiți persoanei de contact, împreună cu mulțumirile, o punere în ordine a celor hotărâte atunci și a celor de făcut mai departe, nu rămân neînțelegeri.

Pașii prezentării la recepție
1: Înainte de a intra în clădire îți scoți paltonul și îl ții pe braț
2: La recepție spui numele firmei și numele tău
3: Spui secția și numele persoanei cu care ai întâlnirea
4: Spui ora stabilită (am o întâlnire stabilită la ora 14)
5: Te deplasezi după îndrumări, iar în salonul de primire te așezi pe locul care ți se oferă

Programarea vizitei (アポイントメント, apointomento)

Înțelegerea cu privire la vizită. Se obține transmițând obiectul întâlnirii, durata, variantele de dată și oră dorite și numărul însoțitorilor. La dată și oră are prioritate disponibilitatea celuilalt.

Recepția cu 5 minute înainte (5分前の受付, gofunmae no uketsuke)

Reperul este să te prezinți la recepție cu 5 minute înainte de ora stabilită. Ajungi la clădire cu 10 minute înainte, te aranjezi și abia apoi mergi la recepție. Și o sosire prea devreme îl grăbește pe celălalt cu pregătirile.

Ce faci cu paltonul (コートの扱い, kōto no atsukai)

Uzanța de a-l scoate înainte de a intra în clădirea celuilalt. Îl ții pe braț cu căptușeala în afară, iar la plecare îl îmbraci după ce ai ieșit din clădire.

Prezentarea la recepție (受付での名乗り, uketsuke de no nanori)

A spune cele 4 lucruri: numele firmei, numele tău, secția și numele persoanei cu care ai întâlnirea și ora stabilită. Nu este nevoie să explici și în ce constă obiectul vizitei.

A aștepta pe locul de jos (下座で待つ, shimoza de matsu)

Când nu ți se arată niciun loc, aștepți așezat pe locul de jos. Dacă însă partea care te primește îți oferă un loc, se cuvine să te așezi pe acela.

Plecarea (辞去, jikyo)

A-ți lua rămas-bun de la gazdă. După ce obiectul întâlnirii s-a încheiat, faptul că partea venită în vizită este cea care închide discuția este forma prin care se respectă timpul celuilalt.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Ca să nu încremenești la întrebarea „unde să-l poftesc să se așeze”, îți însușești principiul că locul cel mai depărtat de ușă este locul de sus și felul de a-l aplica la salonul de primire, la sala de ședințe și la camera în stil japonez.

Ordinea locurilor (席次, sekiji) este uzanța de a hotărî unde se așază fiecare după poziția pe care o are cel de față. Nu este stabilită prin lege, ci nu e decât o convenție care face vizibilă dorința de a-l înălța pe celălalt. Tocmai fiindcă este o convenție, dacă faci pe dos fără să știi, se poate înțelege că „am fost luat în ușor”. Baza este una singură: locul cel mai depărtat de ușă este locul de sus (上座, kamiza), iar locul cel mai apropiat de ușă este locul de jos (下座, shimoza; numit și 末席, masseki, ultimul loc). Dacă înțelegi ideea că, cu cât ești mai departe de neliniștea intrărilor și ieșirilor de oameni, de zgomotul de pe coridor și de ușa care se deschide brusc, cu atât locul este mai înalt, atunci poți judeca singur și într-o încăpere în care intri prima dată.

În salonul de primire, la aceasta se adaugă rangul mobilei. Canapeaua este socotită mai sus decât fotoliul de o persoană, așa că într-un ansamblu în care canapeaua și fotoliile stau față în față, cel mai de sus loc este canapeaua de pe latura mai depărtată de ușă. Chiar și pe aceeași canapea, partea mai depărtată de ușă este mai sus, iar partea mai apropiată de ușă este mai jos. După ce ai condus vizitatorul înăuntru, îi arăți locul cu palma și îl inviți să se așeze — „dōzo oku e o-kake kudasai” (poftiți, așezați-vă în capăt) — iar partea firmei tale se așază pe latura dinspre ușă. Și ceaiul se servește începând cu locul de sus, mai întâi părții venite în vizită, apoi părții firmei tale.

În sala de ședințe este obișnuit ca oamenii să stea față în față, cu masa lungă între ei. Rândul mai depărtat de ușă este al vizitatorilor, iar rândul mai apropiat de ușă este al firmei tale. Pentru ordinea din interiorul unui rând există o școală care socotește mai sus locurile dinspre centru (cele mai apropiate de locul președintelui de ședință sau al moderatorului) și o școală care merge în ordinea depărtării de ușă. Fiind un punct în care părerile se despart, dacă există plăcuțe cu nume sau un obicei al firmei tale, le urmezi pe acelea. Într-o încăpere cu 2 uși, ia drept reper ușa principală, pe unde intră și ies în fapt cei mai mulți oameni. Cum locul cel mai potrivit se poate schimba după felul în care se folosește încăperea — poziția din fața proiectorului, locul din care se vede bine tabla albă —, dacă eziți, conduci oaspetele adăugând motivul: „de aici se vede mai bine, poftiți”; astfel nu se supără nimeni.

În camera în stil japonez, reperul nu este distanța față de ușă, ci tokonoma (床の間, nișa ornamentală). Locul din fața nișei, adică locul cu spatele la nișă, este locul de sus, iar locul apropiat de ușă, de pildă de ușile glisante fusuma, este locul de jos. Aceasta după ideea că poziția cu spatele la sulul caligrafiat și la flori are rangul cel mai înalt. Se consideră cuviincios să te așezi pe pernă (座布団, zabuton) abia după ce ai fost poftit și să nu calci pe pernă în picioare, nici să-i muți singur locul. De reținut că se întâmplă ca, deși ai vrut să te așezi pe locul de jos, gazda să-ți ofere locul de sus. Arată o dată că te ferești, iar dacă ți se oferă din nou, mulțumește și așază-te. A refuza mai departe înseamnă a-i strica obrazul celui care a vrut să te omenească, adică a ieși din rostul ordinii locurilor.

Pașii pentru a stabili ordinea locurilor
1. Verifică poziția ușii. Când sunt mai multe, ia drept reper ușa folosită în principal de oameni
2. Locul cel mai depărtat de acea ușă este locul de sus, iar cel mai apropiat, locul de jos
3. Dacă există canapea și fotolii de o persoană, citește canapeaua ca fiind mai sus
4. La camera în stil japonez, înlocuiește reperul ușii cu tokonoma, iar locul din fața nișei este locul de sus
5. Dacă persoana cea mai sus-pusă are o problemă de sănătate sau o dorință, aceasta trece înaintea principiului

Locul de sus (上座, kamiza)

Locul pe care se așază cel mai sus-pus dintre cei de față. De principiu, locul cel mai depărtat de ușă. În camera în stil japonez este locul din fața nișei tokonoma, iar la o masă rotundă, tot locul cel mai depărtat de ușă.

Locul de jos, ultimul loc (下座・末席, shimoza / masseki)

Locul cel mai apropiat de ușă. Aici se așază cel care are un rol în mișcare: servește ceaiul, face legătura, plătește nota. Este locul celor tineri, al organizatorului, al părții care conduce oaspeții.

Garnitura de primire (応接セット, ōsetsu setto)

Mobila salonului de primire, alcătuită din canapea, fotolii de o persoană și masă. Canapeaua este socotită mai sus decât fotoliul de o persoană.

Tokonoma (床の間)

Porțiune din peretele camerei în stil japonez ridicată cu o treaptă, în care se pun un sul caligrafiat și flori. Locul din fața ei este locul de sus. În camera japoneză aceasta este reperul ordinii locurilor.

Partea care conduce oaspeții (案内する側, annai suru gawa)

Partea care îl duce pe vizitator în încăpere, îi oferă locul și îi servește ceaiul. De principiu se așază pe locul de jos și își asumă poziția de lângă ușă și de pe traseul de circulație.

Uzanța (慣行, kankō)

Convenție care s-a fixat prin practică largă, nu prin lege sau regulament. Ordinea locurilor este de acest fel, iar amănuntele diferă după ramură și după firmă.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Chiar la aceeași „mașină”, locul de sus se schimbă după cine ține volanul. Reținem cele 4 cazuri — taxiul, autoturismul condus de celălalt, trenul și liftul — fiecare cu motivul lui.

Când cel care conduce este un terț, un șofer profesionist, ca la taxi sau la mașina cu șofer închiriată, locul de sus este în spatele scaunului șoferului. Aceasta fiindcă de acolo urci și cobori în tihnă și este socotit locul cel mai sigur din mașină. Urmează locul din spatele scaunului din dreapta față, apoi, dacă pe bancheta din spate stau 3 persoane, locul din mijloc, iar ultimul loc este scaunul din dreapta față. Scaunul din dreapta față este ultimul loc fiindcă cel care stă acolo îi spune șoferului unde se merge, verifică drumul, plătește cursa și ia chitanța. Cu alte cuvinte, „locul unde se muncește cel mai mult” este ultimul loc, și îți pică bine la înțelegere dacă te gândești că lucrurile se hotărăsc după rol, nu după rangul poziției în sine.

Toate acestea se întorc pe dos exact atunci când volanul este ținut chiar de partenerul de afaceri sau de șeful tău, într-un autoturism personal. În acest caz, locul de sus este scaunul din dreapta față. Aceasta fiindcă se socotește cuviincios ca însoțitorul să nu-l lase singur pe cel care conduce și să-i țină de vorbă de alături. Dacă aduci în autoturismul personal regula de la taxi, „locul de sus este în spatele șoferului”, ajungi să-l tratezi ca pe un șofer pe cel care te duce cu mașina, ceea ce iese, dimpotrivă, o lipsă de respect. Punctul care hotărăște nu este nici tipul mașinii, nici distanța, ci un singur lucru: dacă cel care conduce este un terț sau este partenerul ori cineva dintre ai tăi.

În tren, locul de sus este socotit cel de la fereastră, cu fața în sensul de mers. Aceasta fiindcă se vede peisajul și fiindcă e mai mică și povara răului de mișcare, care apare mai ușor cu spatele la sensul de mers. Când folosiți un rând de 3 locuri, de pildă în Shinkansen, cel de la fereastră este socotit cel mai sus, urmează cel dinspre culoar, iar cel din mijloc, strâns între celelalte două și cel mai incomod, este cel mai jos. În general îți iei asupra ta locul dinspre culoar, unde trec oamenii, sau pe cel din mijloc. Totuși și aici, dacă cineva vrea să-și întindă picioarele sau coboară pe drum, dorința persoanei are prioritate. Ordinea locurilor este un mijloc de a-l omeni pe celălalt, nu un scop.

La lift, reperul nu este poziția, ci panoul de comandă. Locul din fața panoului este ultimul loc, fiindcă are rolul de a apăsa etajul, de a ține ușile deschise și de a veghea la urcarea și coborârea oamenilor. Locul de sus este în fund, mai ales în partea din fund privind dinspre panou. Dacă în cabină nu este nimeni, partea care conduce oaspeții urcă prima, ocupă panoul și îl primește pe vizitator ținând ușile deschise. La coborâre, vizitatorul iese primul. Invers, când în cabină sunt deja câțiva oameni și nu e nevoie să asiguri panoul, ții ușa cu mâna și îl lași pe vizitator să urce primul. Dacă reții numai vorba „vizitatorul primul” și o aplici și la urcare, și la coborâre, nu mai rămâne nimeni să țină ușa, așa că ține minte lucrurile după motivul pentru care se face așa.

Pașii pentru a conduce un vizitator la lift
1. Vezi dacă în cabina sosită se află oameni
2. Dacă nu este nimeni, urci tu primul și te așezi în fața panoului de comandă
3. Ținând apăsat butonul de deschidere, îl primești pe vizitator cu „dōzo” (poftiți)
4. Dacă în cabină sunt deja oameni, ții ușa cu mâna și îl lași pe vizitator să urce primul
5. Apeși etajul, iar la sosire apeși butonul de deschidere și îl lași pe vizitator să coboare primul
6. Tu cobori ultimul și continui să-l conduci, arătând cu mâna direcția

Mașina cu șofer (ハイヤー, haiyā)

Autoturism închiriat cu tot cu șofer. Prin faptul că cel care conduce este un terț este la fel ca taxiul, deci și felul de a gândi ordinea locurilor este același.

Scaunul din dreapta față (助手席, joshuseki)

Locul de lângă scaunul șoferului. Loc care se inversează după situație: ultimul loc dacă șoferul este un terț, locul de sus dacă mașina este condusă de partener sau de cineva dintre ai tăi.

Panoul de comandă (操作盤, sōsaban)

Panoul din lift pe care sunt înșirate butoanele de etaj și cele de deschidere și închidere. Cel care stă în fața lui se ocupă de comenzi, de aceea acela este ultimul loc.

Sensul de mers (進行方向, shinkō hōkō)

Direcția în care înaintează trenul. Locul de la fereastră cu fața în acest sens este socotit locul de sus și este tratat ca fiind mai înalt decât cel cu spatele la sensul de mers.

Traseul de circulație (動線, dōsen)

Drumul pe care se mișcă oamenii. Când judeci ordinea locurilor, te uiți la poziția față de uși și de culoar tocmai după ideea că, cu cât ești mai departe de acest traseu, cu atât stai mai în tihnă.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Felul de a gândi ordinea locurilor continuă și în timpul dinainte și de după așezare. Reținem laolaltă mersul pe coridor și pe scări, poziția organizatorului la banchet și felul de a învârti masa rotundă chinezească.

Pe coridor, mijlocul este socotit mai sus, iar partea dinspre perete mai jos. Îl inviți pe vizitator să meargă pe mijloc, iar partea care conduce merge cu 2-3 pași înainte, pieziș, arătând direcția de mers. Dacă mergi chiar în spatele lui, nu poți arăta drumul, iar a merge cu spatele, drept în fața lui, este periculos. La colțuri te oprești o dată, arăți direcția cu palma întinsă, cu degetele lipite, și abia apoi coteșți. Evită să arăți ridicând un singur deget. Îți potrivești pasul după celălalt și, dacă te întorci din când în când și verifici distanța, nu ieși în postura de a-l fi lăsat în urmă.

În privința scărilor, explicațiile se despart: la urcare, cel care conduce merge înainte sau în urmă, și la fel la coborâre. De vreme ce părerile se despart, mai practic decât să hotărăști care variantă este cea corectă este să pui pe primul loc siguranța și claritatea. Ce se poate spune în comun este să-l inviți pe vizitator să meargă pe partea cu balustrada, să-i spui unde mergeți înainte de a urca — „vă conduc în salonul de primire de la etajul 3” — și să nu-l privești de sus și nici să nu te lipești chiar în spatele lui. Pe o scară îngustă, dacă adaugi o vorbă, „o-saki ni shitsurei itashimasu” (îmi cer voie să merg eu înainte), și treci în față, însăși discuția despre ordine nu mai constituie o problemă.

Nici la mese și la banchete reperul nu se schimbă. La o încăpere cu tatami, locul din fața nișei tokonoma este locul de sus, adică locul oaspetelui de onoare, iar locul cel mai apropiat de ușă este locul de jos, adică locul organizatorului. Organizatorul stă pe locul de jos fiindcă are de umblat pentru comenzi, pentru băuturile suplimentare, pentru vorbit cu oamenii localului și pentru plata notei. Și ordinea în care sunt conduși oamenii este stabilită: ceilalți participanți se așază după ce s-a așezat oaspetele de onoare. Dacă arăți dinainte unde se lasă paltoanele și bagajele mari, nu se mai iscă zăpăceală după ce lumea s-a așezat.

Masa rotundă de la restaurantul chinezesc fiind rotundă, e ușor să eziți, dar și aici locul cel mai depărtat de ușă este al oaspetelui de onoare, iar locul cel mai apropiat de ușă este al gazdei care a invitat. Locul din stânga oaspetelui de onoare este al doilea, cel din dreapta al treilea, iar de aici înainte, cu cât te depărtezi alternând stânga și dreapta față de oaspetele de onoare, cu atât locul este mai jos. Aceasta după ideea japoneză a „întâietății stângii” (左上位, sajōi), dar cum în protocolul internațional și în stilul chinezesc dreapta este uneori socotită mai sus, dacă există plăcuțe cu nume sau indicații ale gazdei, le urmezi pe acelea. Platoul rotitor se învârte de obicei în sensul acelor de ceasornic, pornind de la oaspetele de onoare, iar după ce ți-ai luat, îl oprești într-o poziție din care următorului îi este ușor să-și ia. La recepțiile în picioare nu există propriu-zis o ordine a locurilor de așezare, dar salutul către oaspetele de onoare și către cei mai sus-puși rămâne necesar, iar scaunele puse acolo trebuie socotite ca fiind pentru odihnă.

Pașii pe care îi face organizatorul la o masă
1. Înainte de începere verifică cu ochii tăi unde este ușa și unde este nișa tokonoma
2. Stabilește drept loc al oaspetelui de onoare locul cel mai depărtat de ușă
3. Așază-i pe cei mai sus-puși în ordinea: vecinul din stânga, apoi vecinul din dreapta oaspetelui de onoare
4. Tu te așezi pe locul cel mai apropiat de ușă și îți asiguri o poziție din care poți vorbi cu oamenii localului
5. Condu-i pe cei care sosesc de la cuierul de paltoane până la locurile lor
6. Așteaptă să se așeze oaspetele de onoare și abia apoi invită-i pe ceilalți participanți să se așeze

Oaspetele de onoare (主賓, shuhin)

Invitatul care trebuie înălțat cel mai mult la acea reuniune. La masă este condus pe locul de sus, iar așezarea, saluturile și toastul se organizează pornind de la el.

Organizatorul (幹事, kanji)

Cel care se ocupă de aranjamentele reuniunii, de desfășurarea ei și de plată. Ca să se poată mișca ușor, se așază pe locul de jos, cel mai apropiat de ușă.

Întâietatea stângii (左上位, sajōi)

Ideea că, între poziții de rang egal, stânga este cea de sus. Din ea vine faptul că la masa rotundă vecinul din stânga al oaspetelui de onoare este al doilea loc, iar cel din dreapta al treilea. În protocolul internațional și în stilul chinezesc dreapta este uneori socotită mai sus.

Platoul rotitor (回転卓, kaitentaku)

Tăblia care se învârte, așezată în mijlocul mesei rotunde. Se învârte în sensul acelor de ceasornic pornind de la oaspetele de onoare, iar după ce ți-ai luat, se oprește într-o poziție din care următorului îi este ușor să-și ia.

Formatul în picioare (立食形式, risshoku keishiki)

Formatul în care se mănâncă, se bea și se stă de vorbă în picioare, fără așezare la masă. Nu are o ordine a locurilor, dar salutul către oaspetele de onoare și către cei mai sus-puși nu se sare.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Fiindcă fața nu se vede, numai vocea și cuvintele fac impresia despre firmă. Fixăm ca pași tiparul de a răspunde: iuțeala cu care ridici, prima vorbă, transferul legăturii și punerea în așteptare.

Un reper este ca la telefonul primit de firmă să răspunzi în cel mult 3 apeluri. Când ai depășit acest număr, adaugi înainte de a te prezenta o vorbă: „o-matase itashimashita” (iertați-mă că v-am făcut să așteptați). Aceasta fiindcă, dacă te prezinți ca și cum nu s-ar fi întâmplat nimic, celuilalt i se pare că timpul cât a așteptat a fost șters. Prima vorbă este numele firmei, precedat de „hai”: „hai, ○○ kabushiki-gaisha de gozaimasu” (da, aici societatea pe acțiuni ○○). La telefoanele de serviciu nu se folosește „moshi moshi” (alo). Pe lângă faptul că se receptează ca o adresare prea familiară, prezentarea întârzie și se ivește un răstimp în care celălalt nu știe unde a sunat.

Pregătirea de dinainte de a ridica receptorul este, de fapt, tot un moment hotărâtor. Ține mereu hârtie de notițe și pix lângă telefon și lasă liberă mâna cu care scrii, ținând receptorul cu cealaltă. Dacă începi să cauți pixul după ce ai ridicat receptorul, în acele câteva secunde scapi numele firmei și numele persoanei. După ce celălalt s-a prezentat, repeți ca să confirmi și rostești salutul: „○○ kabushiki-gaisha no △△-sama de irasshaimasu ne. Itsumo o-sewa ni natte orimasu” (sunteți domnul △△ de la societatea ○○, nu-i așa. Vă mulțumim pentru colaborarea de totdeauna). Repetarea nu se sare, fiindcă are rostul de a împiedica o încurcătură chiar și atunci când ai auzit bine.

Când faci legătura cu persoana cerută, pui neapărat convorbirea în așteptare și abia apoi strigi. Chiar dacă acoperi receptorul cu mâna, se întâmplă ca discuția din birou să se audă la celălalt capăt, iar dacă răzbate o vorbă de-a casei, precum „azi e cutare pe la noi”, lucrul nu mai poate fi luat înapoi. Când faci legătura, îi spui mai întâi persoanei cerute cine este la telefon și apoi îi dai legătura. Reperul pentru așteptare este de aproximativ 30 de secunde, iar dacă riști să-l depășești, revii o dată pe fir și fie explici situația — „mōshiwake gozaimasen, mō sukoshi o-jikan o itadakemasu deshō ka” (îmi pare rău, îmi mai dați puțin timp?) —, fie propui să suni tu înapoi. Lăsat în așteptare fără nicio veste, celălalt nu mai știe dacă să închidă sau să aștepte și devine neliniștit.

Încă un lucru de luat aminte la transferul legăturii este felul în care numești oamenii firmei tale. Față de partea din afară, șeful tău este tratat ca om de pe partea ta, deci este greșit să folosești formule de politețe sau sonkeigo, ca în „Tanaka-buchō wa seki o hazushite irasshaimasu”. „Îndrumarul privind limbajul de politețe” al Agenției pentru Afaceri Culturale ia în discuție situația în care vorbești unui partener de afaceri despre Tanaka, șeful tău de departament, și explică astfel: nu este nicio problemă să-i spui „Tanaka”, se poate și forma care arată treapta ierarhică, „buchō no Tanaka”, dar felul de a-l numi „Tanaka-buchō” este nepotrivit, fiindcă nu iese o formulă care îl tratează ca om de pe partea ta. Forma sigură este „Buchō no Tanaka wa, tadaima seki o hazushite orimasu”.

Cei 5 pași ai răspunsului la telefon
1. Ridici receptorul în cel mult 3 apeluri și, după „hai”, spui numele firmei
2. Asculți numele firmei și al persoanei, repeți ca să confirmi și rostești salutul
3. Asculți obiectul apelului și notezi data și ora, cantitățile și numele proprii
4. Dacă persoana cerută este de față, pui în așteptare, îi spui cine sună și îi dai legătura
5. Dacă ai rezolvat tu, repeți punctele esențiale, îți spui numele și abia apoi închizi

3 apeluri (3コール, surī kōru)

Numărul de tonuri de apel socotit reper până la ridicarea receptorului. Când l-ai depășit, adaugi ca primă vorbă „o-matase itashimashita”.

Persoana cerută (名指し人, nazashinin)

Omul din firmă cu care celălalt a cerut anume să vorbească. Înainte de a-i da legătura, îi spui cine sună.

Așteptarea (保留, horyū)

Funcția prin care convorbirea se oprește temporar și celălalt așteaptă. Reperul este de aproximativ 30 de secunde, iar când îl depășești, revii o dată pe fir și explici situația.

Repetarea de confirmare (復唱, fukushō)

A repeta numele firmei, numele persoanei, data și ora, cantitățile pe care le-ai auzit, ca să le confirmi. Se face chiar dacă ai auzit bine, spre a preveni o încurcătură.

Uchi și soto (ウチとソト)

Deosebirea dintre oamenii de pe partea ta și ceilalți. Față de partea din afară, și șeful tău este tratat ca om de pe partea ta și nu i se adaugă formule de politețe.

Prima vorbă (第一声, daiissei)

Cuvintele pe care le rostești întâi la telefon. De bază, după „hai” spui numele firmei, iar în mediul de afaceri nu se folosește „moshi moshi”.

Sursa: Raportul Consiliului pentru Afaceri Culturale „Îndrumar privind limbajul de politețe” (敬語の指針, Keigo no Shishin; 2 februarie Heisei 19, adică 2007), capitolul 3 Folosirea concretă a keigo / ※ restul sunt uzanțe comerciale fără reglementare oficială

Tocmai când persoana cerută lipsește se vede iscusința celui care a răspuns. Reținem felul de a anunța absența, tiparul biletului cu mesajul și rânduiala de urmat când suni tu.

Când persoana cerută lipsește, comunici mai întâi faptul absenței și când este așteptată să revină. Punctul esențial este să pui laolaltă faptul și reperul de timp, ca în „ainiku seki o hazushite orimasu. 15-ji goro modoru yotei de gozaimasu” (din păcate nu este la birou. Este așteptat să revină pe la ora 15). Nu este nevoie să explici amănunțit motivul absenței și se evită transmiterea ca atare a unor împrejurări personale, de felul „a ieșit cu treburi personale” sau „este la spital”. La fel se evită și darea numărului de mobil al persoanei fără încuviințarea ei; dacă e nevoie, se merge pe varianta apelului înapoi. Apoi întrebi dacă preferă să fie sunat înapoi, dacă poți lua un mesaj sau dacă poți asculta tu, în locul colegului, despre ce este vorba.

Când iei un mesaj, faci un bilet din care să se înțeleagă 5 lucruri: când, din partea cui, cu ce obiect, ce se cere să se facă și cine a primit mesajul. Dacă lipsește oricare dintre aceste 5, persoana cerută ajunge să întrebe pe altcineva ca să lămurească, și munca se face de două ori. Mai ales cifrele — data și ora, cantitățile, sumele, numerele de telefon — se aud ușor greșit, așa că repetă-le neapărat. La cele care se confundă între ele, cum sunt „ora 1” și „ora 7”, este sigur să verifici reformulând: „ora 13, nu-i așa”, „ora 19, adică 7 seara, nu-i așa”. La sfârșit, dacă spui „watakushi, △△ ga uketamawarimashita” (eu, △△, am luat mesajul), celălalt știe cu cine a vorbit și rămâne liniștit.

Este important și să nu te oprești la a lăsa biletul pe birou. Biletul lăsat acolo se rătăcește printre hârtii. Când persoana cerută se întoarce, i-l dai în mână și îi spui și verbal punctele esențiale. Dacă treaba este urgentă, nu aștepți întoarcerea ei, ci o înștiințezi dinainte pe mobil sau pe chat. Chiar dacă este în ședință, verifică până când trebuie dat răspunsul și găsește o formă care se poate hotărî în interiorul firmei, de pildă strecurarea unui bilet. Dacă hotărăști din capul locului „e în ședință, deci nu fac nimic”, se poate să nu mai apuci termenul.

Când suni tu, înainte de a face legătura scrii pe puncte obiectul, concluzia și cifrele de care ai nevoie și îți pregătești materialele la îndemână. De vreme ce ceri din timpul celuilalt, este de evitat să-ți limpezești gândurile în timp ce vorbești. După ce s-a făcut legătura, spui numele firmei tale și numele tău, iar când ți se dă legătura cu persoana cerută te prezinți din nou, întrebi dacă îi convine — „tadaima o-jikan yoroshii deshō ka” (aveți puțin timp acum?) — și abia apoi treci la subiect. Este nevoie de grijă și la ora la care suni. Imediat după începerea programului, în pauza de prânz și chiar înainte de sfârșitul programului lumea este de obicei încărcată, așa că le eviți, iar înainte de începerea programului sau după sfârșitul lui eviți să suni fiindcă este în afara orelor de lucru ale celuilalt. La închidere, în general se spune că închide primul cel care a sunat, dar când celălalt este un partener de afaceri sau cineva mai mare în rang, aștepți să închidă el și pui receptorul jos după ce ai apăsat încet furca cu degetul.

Pașii unui apel dat de tine
1. Scrii pe puncte obiectul, concluzia și cifrele de care ai nevoie și pui materialele la îndemână
2. Verifici numele firmei, secția, numele persoanei și numărul de telefon
3. Suni la o oră care ocolește începutul programului, pauza de prânz și sfârșitul programului
4. După ce s-a făcut legătura, spui numele firmei tale și numele tău și ceri persoana cu care vrei să vorbești
5. Când ți se dă legătura cu ea, te prezinți din nou și întrebi dacă îi vine bine să vorbiți acum
6. Spui obiectul începând cu concluzia și repeți, ca să confirmi, cele hotărâte
7. Mulțumești, iar tu, cel care ai sunat, pui receptorul jos în liniște

Biletul cu mesajul (伝言メモ, dengon memo)

Însemnarea prin care conținutul convorbirii ajunge la persoana cerută. Se scriu 5 lucruri: data și ora primirii, cine a sunat, obiectul, dorința celui care a sunat și cine a primit mesajul.

Apelul înapoi (折り返し, orikaeshi)

A suna tu din nou. Verifici numărul celuilalt și intervalul orar care îi convine și îi spui și un reper despre momentul în care vei suna.

Uketamawaru (承る)

Forma modestă a verbelor „a primi” și „a asculta”. Spunând „watakushi, △△ ga uketamawarimashita”, faci limpede cine s-a ocupat de convorbire.

A întreba dacă îi convine (都合を尋ねる, tsugō o tazuneru)

A verifica, înainte de a intra în subiect, prin „tadaima o-jikan yoroshii deshō ka”. Dacă celălalt este prins cu ceva, suni din nou altă dată.

Cifrele care se aud ușor greșit (聞き間違いやすい数字, kikimachigai yasui sūji)

Ora 1 și ora 7, 4 și 7 și altele. Dacă repeți reformulând, prin „ora 13”, „ora 19, adică 7 seara”, previi încurcătura.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Plângeri, interlocutori pe care nu-i auzi, telefonul mobil, apeluri greșite. Cu cât lucrurile merg mai greu, cu atât e mai mare nevoia de un tipar. Punem în ordine și capcanele keigo din manualele de deservire.

La telefonul cu o reclamație, aproape totul se hotărăște în primele mișcări. Mai întâi asculți până la capăt, fără să întrerupi, și notezi punctele esențiale. Dacă în mijlocul povestirii îi atragi atenția că „aceasta este o neînțelegere”, celălalt simte că nu a fost ascultat și lucrurile se încurcă. După ce l-ai ascultat în întregime, îți ceri scuze pentru neplăcerea pricinuită. Aceasta este altceva decât a recunoaște răspunderea pe de-a-ntregul și este partea care se poate spune chiar și în etapa în care starea de fapt nu se cunoaște încă. Apoi verifici faptele în ordinea: când, ce anume, ce s-a întâmplat, și desparți ceea ce poți răspunde pe loc de ceea ce trebuie lămurit. Cel mai periculos este să răspunzi din presupuneri la ceea ce nu poți răspunde: pe urmă e nevoie de o corectare, iar problema se mărește. Comunici termenul în care vei suna înapoi și persoana care se va ocupa, îți spui numele și, imediat după convorbire, împărtășești totul șefului și secției de resort.

Când auzi greu vocea celuilalt, eviți formulările care îl fac pe el subiect, de felul „nu vă aud, vorbiți încet”, și folosești o formulare care pune cauza pe seama liniei: „osoreirimasu, sukoshi o-denwa ga tōi yō desu” (iertați-mă, se pare că legătura este slabă). Cel mai rău este să te prefaci că ai auzit și să mergi mai departe: discuția se încheie cu un conținut greșit. Și când nu știi cu ce caractere se scrie numele, întreabă pe loc: „osoreirimasu ga, dono yō na ji o o-kaki ni narimasu ka” (iertați-mă, cu ce caractere se scrie?). Numele de familie care se pot scrie în mai multe feluri, cum este „Saitō-sama”, cer o verificare aparte; dacă le scrii după cum ai ghicit, însemnarea ajunge pe numele altei persoane.

Când suni pe mobilul cuiva, nu ai de unde ști dacă el se află în drum sau într-o ședință. Te prezinți și, după ce ai verificat prin „tadaima o-hanashi shite mo yoroshii deshō ka” (pot să vă vorbesc acum?), treci la subiect. Când nu răspunde, eviți să suni de mai multe ori la rând fără pauză; fie lași să treacă timp, fie lași pe robot numele firmei, numele tău, pe scurt obiectul apelului și numărul la care poate suna înapoi. Și când primești un apel greșit, de vreme ce este un telefon care a intrat la firma ta, impresia lăsată de felul în care răspunzi devine impresia despre firmă. Dacă cel care a sunat a rostit numărul, îl compari cu al vostru și îi spui unde este deosebirea; nu închizi în tăcere și nu-i reproșezi neatenția.

La urmă, felul de a vorbi. În așa-numitul keigo de manual există formulări care sună politicos, dar al căror înțeles este, de fapt, deplasat. În „tantōsha no hō ni o-tsunagi shimasu”, „~ no hō” arată la origine o direcție sau una dintre mai multe variante, iar folosirea lui pentru a estompa obiectul este de evitat. În „kochira ga shiryō ni narimasu”, „~ ni narimasu” exprimă o schimbare, deci nu se potrivește la explicarea unui lucru care nu se schimbă. Și „yoroshikatta deshō ka” este socotit nefiresc, prin aceea că folosește trecutul pentru ceva ce urmează abia să fie verificat. Și „Îndrumarul privind limbajul de politețe” al Agenției pentru Afaceri Culturale dă drept exemplu de asemenea keigo de manual „go-chūmon no shina wa o-soroi ni narimashita deshō ka”, explicând că este o greșeală prin care, cu forma de sonkeigo „o- … ni naru”, ajunge să fie înălțată marfa, și arată că este de ajuns să se spună „soroimashita deshō ka”. De reținut că formele în care „o-” se adaugă la propria acțiune, ca în „o-machi shite orimasu” (vă aștept), nu ridică nicio problemă, fiind kenjōgo I, care îl înalță pe celălalt.

Pașii de urmat la un telefon cu o reclamație
1. Asculți până la capăt fără să întrerupi și notezi punctele esențiale și înșiruirea în timp
2. Îți ceri scuze pentru neplăcerea pricinuită
3. Verifici faptele în ordinea: când, ce anume, ce s-a întâmplat
4. Desparți ceea ce poți răspunde pe loc de ceea ce trebuie lămurit
5. Nu răspunzi din presupuneri și comunici termenul apelului înapoi și persoana care se va ocupa
6. Îți spui numele și, imediat după convorbire, împărtășești totul șefului și secției de resort

Prima intervenție (一次対応, ichiji taiō)

Ce face cel care primește primul reclamația. Cei 4 stâlpi ai ei sunt: să asculți, să-ți ceri scuze, să verifici faptele și să promiți un termen pentru apelul înapoi.

„O-denwa ga tōi” (お電話が遠い)

Formula consacrată pentru cazul în care auzi greu vocea celuilalt. Punând cauza pe seama liniei, iar nu pe seama lui, iese o formă care nu îl învinovățește.

Keigo de manual (マニュアル敬語, manyuaru keigo)

Denumirea generică a formulărilor răspândite ca tipar în deservirea clienților. Sunt luate în discuție și în „Îndrumarul privind limbajul de politețe” al Agenției pentru Afaceri Culturale, unde se arată exemple greșite ca formă de keigo.

Kenjōgo I (謙譲語Ⅰ)

Keigo care înalță persoana spre care se îndreaptă fapta ta. „O-machi suru”, „ukagau” și altele. Faptul că „o-” se adaugă la propria acțiune nu este o greșeală.

Robotul telefonic (留守番電話, rusuban denwa)

Funcția prin care lași un mesaj când celălalt nu răspunde. Înregistrezi concis numele firmei, numele tău, pe scurt obiectul apelului și numărul la care poate suna înapoi.

Sursa: Raportul Consiliului pentru Afaceri Culturale „Îndrumar privind limbajul de politețe” (敬語の指針, Keigo no Shishin; 2 februarie Heisei 19, adică 2007), capitolul 3 Folosirea concretă a keigo / ※ restul sunt uzanțe comerciale fără reglementare oficială

În cele câteva zeci de secunde de când observi vizitatorul până când îl pui în legătură cu persoana de contact, impresia despre firmă este aproape hotărâtă. Facem un tipar din felul de a-l ruga să se prezinte, din vorba spusă când îl faci să aștepte și din felul de a te mișca atunci când persoana căutată lipsește.

Când observi un vizitator, oprești lucrul pe care îl ai în mâini, te ridici în picioare, îl privești în ochi și îl întâmpini cu „irasshaimase” (bine ați venit). Important aici nu este conținutul, ci iuțeala. Un răspuns în care abia după ce ți s-a vorbit reacționezi sau în care te mulțumești cu o plecăciune ușoară, rămas pe scaun, se întipărește, din partea vizitatorului, ca „secundele în care am fost ignorat”. Să te întorci cu tot corpul spre om în clipa în care s-a oprit la recepție — numai prin atât, impresia este aproape hotărâtă.

Apoi verifici numele firmei și numele persoanei, obiectul vizitei și dacă are sau nu o întâlnire stabilită. Întrebi sub formă de rugăminte, punând înainte o vorbă-tampon: „osoreirimasu ga, on-shamei to o-namae o o-ukagai dekimasu deshō ka” (iertați-mă, îmi puteți spune numele firmei dumneavoastră și numele dumneavoastră?). După ce s-a prezentat, repeți: „○○ Shōji no Satō-sama de irasshaimasu ne” (sunteți domnul Satō de la ○○ Shōji, nu-i așa). Repetarea este singurul mijloc prin care o neînțelegere auditivă poate fi ștearsă chiar sub ochii celuilalt și este totodată un semn că „am primit bine mesajul”. Faptul dacă are sau nu o întâlnire stabilită se verifică după ce omul s-a prezentat și nu trebuie făcut o condiție pusă înaintea prezentării.

Felul de a vorbi când transmiți mai departe are regulile lui. Când vorbești unui om din afară despre cineva din firma ta, îl tratezi pe acesta ca pe unul de pe partea ta, adică din uchi, deci nu îi adaugi formule de politețe. Nu „Tanaka-buchō ga tadaima mairimasu”, ci „Buchō no Tanaka ga tadaima mairimasu”. Și îndrumarul privind limbajul de politețe al Agenției pentru Afaceri Culturale spune că, atunci când îți tratezi șeful ca om din uchi, este de ajuns să-i spui „Tanaka” sau „buchō no Tanaka”, iar felul de a-l numi „Tanaka-buchō” este nepotrivit, fiindcă nu iese o formulă de tratare ca om din uchi. Când faci legătura cu persoana de contact prin interior, îi spui numele firmei vizitatorului, numele lui, obiectul vizitei, dacă are sau nu întâlnire stabilită și locul unde îl faci să aștepte.

Când persoana de contact lipsește, nu încheia conversația cu „nu este”. Când se întoarce, dacă altcineva în locul lui poate rezolva treaba, dacă poți lua un mesaj, dacă e bine să fie sunat înapoi — răspunsul înseamnă să înșiri aceste patru variante și să-l lași pe vizitator să aleagă. Dacă ți se încredințează o carte de vizită sau niște materiale, spui că le primești în păstrare, îți spui secția și numele și abia apoi le iei. Faptul de a-i arăta celuilalt cine a luat lucrurile în primire înseamnă tocmai stabilirea răspunderii.

Cei 6 pași ai primirii la recepție
1. În cel mult 3 secunde oprești lucrul, te ridici, privești în ochi și spui „irasshaimase”
2. „Osoreirimasu ga, on-shamei to o-namae o o-ukagai dekimasu deshō ka”
3. Repeți: „○○ Shōji no Satō-sama de irasshaimasu ne”
4. Verifici obiectul vizitei și dacă are sau nu o întâlnire stabilită
5. Ceri îngăduință: „Kakunin shite mairimasu node, shōshō o-machi itadakemasu deshō ka”
6. Îi transmiți persoanei de contact firma, numele, obiectul, existența întâlnirii și locul de așteptare

Transmiterea mai departe (取り次ぎ, toritsugi)

A pune vizitatorul sau problema primită la recepție ori la telefon în legătură cu persoana de resort din firmă. Cuprinde și transmiterea într-o formă din care aceasta poate judeca cine a venit și cu ce treabă.

Întâlnirea stabilită (アポイント, apointo)

Înțelegerea de a te întâlni, făcută dinainte. Cum felul de a lucra al recepției se schimbă după cum există sau nu o astfel de înțelegere, aceasta se verifică neapărat după ce omul s-a prezentat.

Vorba-tampon (クッション言葉, kusshon kotoba)

Cuvinte precum „osoreirimasu ga” (iertați-mă, dar) și „sashitsukae nakereba” (dacă nu vă este cu supărare), puse înaintea unei rugăminți sau a unui refuz ca să înmoaie lovitura.

Repetarea de confirmare (復唱, fukushō)

A repeta pe loc numele firmei și numele persoanei, așa cum le-a rostit ea, spre a le confirma. O neînțelegere auditivă poate fi îndreptată sub ochii celuilalt.

Numirea celor de-ai casei (身内呼称, miuchi koshō)

Felul de a numi pe cineva din firma ta fără formule de politețe, ca în „buchō no Tanaka”, atunci când vorbești unui om din afară.

Biletul cu mesajul (伝言メモ, dengon memo)

Hârtia pe care se lasă scrisă treaba destinată celui absent. Se scriu numele firmei, numele persoanei, datele de contact, obiectul, data și ora primirii și numele celui care a primit mesajul.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Principiul conducerii este „mergi puțin înaintea clientului, dar nu-i sta în față”. Dacă îți hotărăști dinainte poziția și vorbele pentru cele patru situații — coridorul, scările, liftul și ușa — nu mai rămâne loc de ezitare.

Baza conducerii este să mergi pieziș, cu 2-3 pași înaintea vizitatorului. Din poziția piezișă poți arăta cu tot corpul direcția de mers, fără să-i acoperi vizitatorului câmpul vederii. Dacă mergi drept în fața lui, îi arăți întruna spatele și îi și blochezi drumul. Dacă mergi exact alături, nu mai ești cel care conduce, iar din spate, pieziș, îl pui pe vizitator să caute singur drumul. Te întorci din când în când și îți potrivești pasul, iar la colțuri, cu puțin înainte, îi spui „kochira de gozaimasu” (pe aici, vă rog). Când arăți direcția, ții palma în sus cu degetele lipite și arăți cu tot brațul. Gesturile de a arăta cu arătătorul sau cu bărbia se evită ca gesturi îndreptate spre un om.

Înainte de a porni, spui unde mergeți și la ce etaj: „vă conduc în primul salon de primire de la etajul 4”. Numai prin atât, vizitatorul știe unde este dus, iar liniștea lui în timpul mersului este alta. La scări se consideră că trebuie să ai grijă să nu stai într-o poziție din care îl privești de sus pe vizitator, iar cele mai multe explicații spun că la urcare merge vizitatorul înainte, iar la coborâre merge înainte cel care conduce. Cum însă explicațiile privind cine merge întâi diferă de la o firmă și de la un curs la altul, socotește că ceea ce este cu siguranță comun sunt două lucruri: să spui dinainte etajul unde mergeți și să-i spui „ashimoto ni o-ki o tsuke kudasai” (aveți grijă unde călcați).

La lift, mișcările se schimbă după cum în cabină nu se află nimeni sau se află deja alți oameni. Când cabina e goală, ceri voie cu „o-saki ni shitsurei shimasu” (îmi cer voie să intru eu întâi), intri primul, te așezi în fața panoului de comandă și ții ușa. Aceasta fiindcă, dacă îl lași pe vizitator să intre primul, îi lași lui deschiderea și închiderea ușii. Când în cabină sunt deja oameni, ții ușa cu mâna din afară, îl lași pe vizitator să intre primul, iar tu intri după el și te așezi lângă panou. La coborâre, în amândouă cazurile, cel care conduce apasă butonul de deschidere, ține ușa și îl lasă pe vizitator să iasă primul. Faptul că locul din fața panoului este al părții care conduce se potrivește și cu ideea din ordinea locurilor, unde locul din fața panoului este socotit ultimul.

La uși, mișcările se inversează după sensul în care se deschid. La ușa care se deschide spre exterior, trăgând-o spre tine, cel care a deschis-o poate rămâne pe loc ținând-o, așa că stai în afară și îl lași pe vizitator să treacă primul, spunând „dōzo”. La ușa care se deschide spre interior, împinsă înăuntru, nu o poți ține stând afară, așa că spui „shitsurei shimasu”, intri tu primul, ții ușa dinăuntru și îl lași pe vizitator să treacă. Criteriul de judecată pe care trebuie să-l reții nu este „vizitatorul primul”, ci „vizitatorul să nu atingă ușa”. Cu acest singur criteriu ai răspunsul pentru amândouă sensurile.

Vorbele spuse când conduci oaspeții
Spui întâi unde mergeți: „vă conduc în primul salon de primire de la etajul 4”
„Kochira e dōzo” și arăți direcția cu palma în sus
Cu puțin înainte de colț: „kochira de gozaimasu”
Pe scări: „ashimoto ni o-ki o tsuke kudasai”
La lift ceri voie cu „o-saki ni shitsurei shimasu” și intri primul
În salonul de primire: „kochira e o-kake kudasai” și îi oferi locul de sus

Pieziș-înainte (斜め前, naname mae)

Poziția din față-lateral, față de direcția în care merge vizitatorul. Este poziția de bază a celui care conduce: arată direcția fără să acopere câmpul vederii.

Mâna care îndrumă (誘導の手, yūdō no te)

Gestul de a arăta direcția cu tot brațul, cu palma în sus și degetele lipite. Se evită arătatul cu un singur deget.

Ușa care se deschide spre exterior (外開き, sotobiraki)

Ușa care se deschide trăgând-o spre tine. Cel care conduce o trage, o ține și îl lasă pe vizitator să treacă primul.

Ușa care se deschide spre interior (内開き, uchibiraki)

Ușa care se deschide împingând-o înăuntru. Cel care conduce intră primul, o ține dinăuntru și îl lasă pe vizitator să treacă.

Panoul de comandă (操作盤, sōsaban)

Fața pe care sunt înșirate butoanele de etaj și cele de deschidere și închidere ale liftului. În ordinea locurilor este ultimul loc și este poziția celui care conduce.

Locul de sus (上座, kamiza)

Locul de pe latura depărtată de ușă. În salonul de primire, acesta i se oferă vizitatorului.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Adevărata treabă începe după ce l-ai condus în salonul de primire. Facem un singur șir de gesturi din felul de a oferi locul de sus, din ordinea servirii ceaiului și locul unde se pune ceașca, din felul de a umbla cu farfurioara și din petrecerea oaspetelui până se închid ușile de tot.

După ce l-ai condus în salonul de primire, arăți cu mâna locul de pe latura depărtată de ușă, adică locul de sus, și îl inviți: „kochira e o-kake kudasai” (așezați-vă aici, vă rog). Locul de lângă ușă este locul de jos, deci nu este un loc pe care să-l oferi vizitatorului. Dacă vizitatorul alege alt loc, nu-l sili. Dacă a rămas cu paltonul pe el, îi propui „o-azukari itashimasu” (vi-l iau eu). Rolul tău este să propui; dacă îl dă sau nu, hotărăște vizitatorul. Nu este îngăduit să treci în spatele lui fără să spui nimic și să i-l dai jos, fiindcă aceasta înseamnă să te atingi de trupul celuilalt.

Când duci ceaiul, ajungi în fața ușii în stare de a putea lăsa o clipă tava pe o măsuță laterală sau în alt loc, apoi bați la ușă, aștepți răspunsul și intri spunând „shitsurei itashimasu”. Aștepți răspunsul ca să nu tai pe neașteptate discuția dintre vizitator și persoana de contact. Ordinea servirii este: mai întâi cel mai sus-pus dintre vizitatori, iar după ce ai terminat cu toți vizitatorii treci la cel mai sus-pus din firma ta. Dacă îl servești pe șeful tău de departament înaintea vizitatorului, iese că ai pus pe unul de-ai casei mai sus decât oaspetele. Locul unde se pune ceașca este, de bază, în față-dreapta vizitatorului; dacă are hârtii întinse pe masă, nu le muta fără voie, ci ceri îngăduință — „kochira ni okasete itadakimasu” (îmi dați voie să pun aici) — și pui ceașca într-un loc liber.

Ceașca și farfurioara (茶托, chataku) se duc separat, iar ceașca se așază pe farfurioară abia chiar înainte de a o pune pe masă. Dacă le duci împreună, ceaiul vărsat la o înclinare udă farfurioara și ajungi să pui în fața vizitatorului o farfurioară murdară. Dacă pe ceașcă este un desen, o întorci astfel încât desenul să fie cu fața spre vizitator, și o mânuiești cu amândouă mâinile. Se mai spune că farfurioara cu fibra lemnului vizibilă se pune cu fibra paralelă cu vizitatorul, dar cum la asemenea amănunte explicațiile diferă de la o firmă și de la o regiune la alta, fixează mai întâi acestea: să le duci separat, să servești cu amândouă mâinile și să servești în ordine, începând cu partea oaspeților. După ce ai terminat de servit, ții tava lipită de o parte a corpului, faci o plecăciune la ieșire și închizi ușa în liniște.

Petrecerea oaspetelui poate să se termine în fața salonului de primire, să ajungă până la holul liftului, până la intrarea clădirii sau până la mașină; întinderea ei se schimbă după relația cu celălalt și după obiceiul firmei. Oricare ar fi întinderea, ceea ce este comun este felul în care se încheie. La lift spui „honjitsu wa arigatō gozaimashita” (vă mulțumesc pentru ziua de azi) și aștepți cu capul plecat până se închid ușile de tot. Dacă ridici capul chiar înainte de închidere, în ochii vizitatorului lucrul apare ca și cum ai fi tăiat-o pe la mijloc. Înainte ca el să plece, verifică dacă i-ai înapoiat paltonul și lucrurile luate în păstrare și dacă nu a uitat ceva. După ce a plecat, nu se mai poate îndrepta nimic.

Cei 7 pași ai servirii ceaiului
1. În fața ușii bați de 2-3 ori, aștepți răspunsul și spui „shitsurei itashimasu”
2. Lași o clipă tava pe măsuța laterală sau pe latura locului de jos
3. Așezi ceașca pe farfurioară și întorci desenul cu fața spre vizitator
4. Servești în ordine, începând cu cel mai sus-pus dintre vizitatori, iar după ce i-ai servit pe toți treci la partea firmei tale
5. Pui ceașca cu amândouă mâinile în față-dreapta vizitatorului, într-un loc unde nu dă peste hârtii
6. După ce ai terminat de servit, ții tava lipită de o parte a corpului
7. Faci o plecăciune la ieșire, spui „go-yukkuri dōzo” și închizi ușa în liniște

Locul de sus (上座, kamiza)

Locul de pe latura depărtată de ușă. În salonul de primire, acesta i se oferă vizitatorului.

Locul de jos (下座, shimoza)

Locul de pe latura apropiată de ușă. Aici se așază partea care iese și intră și care face legătura.

Farfurioara de ceai (茶托, chataku)

Suportul care se pune sub ceașca de ceai. Se duce separat de ceașcă, iar ceașca se așază pe el chiar înainte de servire.

Măsuța laterală (サイドテーブル, saido tēburu)

Măsuța mică așezată, de pildă, într-un colț al salonului de primire. Se folosește ca loc unde tava poate fi lăsată o clipă.

Lucrurile luate în păstrare (預かり物, azukarimono)

Paltonul, cartea de vizită, materialele și celelalte încredințate de vizitator. Cad în răspunderea celui care le-a primit, așa că le iei după ce ți-ai spus numele.

Petrecerea la plecare (見送り, miokuri)

A-l însoți pe vizitatorul care pleacă și a-l conduce afară. Stai cu capul plecat până la un hotar limpede: până se închid ușile, până nu se mai vede mașina.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Documentele trimise în afara firmei sunt făcute din piese cu ordine și perechi fixate. Reținem scheletul care nu are voie să fie stricat: îmbinarea formulei de deschidere cu cea de închidere, locul salutului de anotimp și lista de date care strânge miezul în puncte.

Documentul trimis în afara firmei se înșiră de sus în jos astfel: data expedierii, destinatarul, numele expeditorului, titlul documentului, textul propriu-zis, lista de date (記書き, kigaki), cuvântul de încheiere „ijō” (以上), datele de contact ale persoanei responsabile. Data este ziua în care documentul a fost trimis și se pune la început. Aceasta fiindcă este însemnarea care servește drept punct de reper când se fac verificări mai târziu. Forma obișnuită este ca destinatarul să fie așezat la stânga, iar numele expeditorului la dreapta. Titlul se face astfel încât dintr-un rând să se înțeleagă despre ce și de ce fel este documentul, ca în „Invitație la prezentarea noului produs”. Și „Concepția privind redactarea documentelor oficiale” a Agenției pentru Afaceri Culturale spune că titlul trebuie să arate subiectul și caracterul documentului, folosind cuvinte precum raport, propunere, răspuns, organizare; iar această gândire se potrivește întocmai și titlurilor documentelor trimise în afara firmei.

Textul începe cu formula de deschidere (頭語, tōgo), urmează partea introductivă, partea principală și partea finală și se închide cu formula de închidere (結語, ketsugo). Partea introductivă cuprinde salutul de anotimp și cuvintele prin care întrebi de sănătatea celuilalt; partea principală este miezul, deschis cu „sate” (așadar); partea finală este salutul de încheiere. Și în cunoștințele de bază despre scrisori ale Japan Post este arătată alcătuirea formulă de deschidere, parte introductivă, text, parte finală, mențiuni de sfârșit, cu explicația că formula de închidere trebuie să corespundă celei de deschidere. Salutul de anotimp se pune la intrarea în partea introductivă și se alege o expresie potrivită cu anotimpul. Dacă folosești aceeași expresie tot anul, atunci ea nu mai este un salut de anotimp.

Formula de deschidere și cea de închidere se hotărăsc în perechi. În lista Japan Post, la scrisoarea obișnuită lui haikei (拝啓) îi corespund keigu (敬具), keihaku (敬白) și haigu (拝具); la scrisoarea formală, lui kinkei (謹啓) îi corespund kinpaku (謹白), kingen (謹言) și keihaku; la scrisoarea grabnică, lui kyūkei (急啓) îi corespund sōsō (草々) și sōsō (早々); la răspuns, lui haifuku (拝復) îi corespund keigu și haitō (拝答); iar la forma prescurtată, lui zenryaku (前略) îi corespund sōsō (草々), sōsō (早々) și fuitsu (不一). Zenryaku înseamnă declarația „las la o parte partea introductivă”, așa că a scrie zenryaku și a continua apoi cu salutul de anotimp este o contradicție cu tine însuți. De vreme ce ai scris o formulă de deschidere, trebuie să închei cu formula de închidere care îi corespunde, iar aceasta nu poate fi omisă. Zenryaku fiind o formă prescurtată, nu se folosește într-o cerere oficială către un partener de afaceri nou sau către cineva mai mare în rang.

Informațiile pe care cititorul le culege și le folosește — data și ora, locul, sumele, numărul de exemplare — nu se îngroapă în text, ci se trec în lista de date. După formula de închidere scrii la mijloc „ki” (記), dedesubt înșiri rubricile pe puncte, iar la sfârșit închizi scriind la dreapta „ijō” (以上). Ceea ce ai deschis cu „ki” se închide cu „ijō” — sunt o pereche și nu există numai una dintre ele. Dacă tot continui cu text curgător, atunci nu mai are niciun rost să faci o listă de date, așa că, o dată deschisă lista, trece neapărat totul în puncte.

Înșiruirea pieselor dintr-un document trimis în afara firmei
1. Reiwa ○ nen ○ gatsu ○ nichi (aliniat la dreapta; data expedierii)
2. Kabushiki-gaisha ○○, Secția de vânzări, șef de departament Yamada Ichirō-sama (aliniat la stânga)
3. Kabushiki-gaisha △△, Secția administrativă, Tanaka Hanako (aliniat la dreapta)
4. Invitație la prezentarea noului produs (la mijloc; titlul documentului)
5. Haikei. Jika masumasu go-seiei no koto to o-yorokobi mōshiagemasu. (formula de deschidere și partea introductivă)
6. Sate, kono tabi heisha de wa…… (partea principală)
7. Mazu wa ryakugi nagara shochū o motte go-annai mōshiagemasu. Keigu (partea finală și formula de închidere)
8. Ki / data și ora, locul, ce trebuie adus, trecute pe puncte / Ijō (aliniat la dreapta)

Formula de deschidere (頭語, tōgo)

Cuvântul pus la începutul unei scrisori sau al unui document trimis în afara firmei. Haikei, kinkei, zenryaku, haifuku și altele. Face pereche cu formula de închidere.

Formula de închidere (結語, ketsugo)

Cuvântul care închide textul. Keigu, kinpaku, sōsō și altele. Pentru fiecare formulă de deschidere este stabilit cuvântul care îi corespunde.

Partea introductivă (前文, zenbun)

Partea pusă după formula de deschidere, cu salutul de anotimp și cu salutul prin care întrebi de sănătate. Când folosești zenryaku, această parte se lasă deoparte.

Partea principală (主文, shubun)

Partea cu miezul, deschisă cu „sate” sau cu ceva asemănător. Aici se scrie însuși scopul documentului.

Lista de date (記書き, kigaki)

Partea în care, după formula de închidere, se pune titlul „ki” și se strâng pe puncte data, ora, locul și celelalte. Se închide cu „ijō”.

Titlul documentului (件名, kenmei)

Capul de rând care arată într-un rând subiectul și caracterul documentului. În „Concepția privind redactarea documentelor oficiale” este numit hyōdai (標題).

Sursa: Japan Post (日本郵便), „Cunoștințe de bază despre scrisori — forma de bază a scrisorii” (verificat în august 2026)

La documentele interne, răspunsul corect este să tai saluturile și să lași numai miezul. În schimb, formulele de politețe de la adresă nu se pot tăia. Fixăm folosirea lui sama, onchū, kakui și sensei și scrierea feței plicului.

Documentele interne — înștiințări, rapoarte, formularele de aprobare ringisho, procesele-verbale și celelalte — sunt unelte de lucru care circulă în interiorul aceleiași organizații. Nu au nevoie nici de salut de anotimp, nici de formulă de deschidere, nici de formulă de închidere. Se înșiră în ordinea titlu, concluzie, motiv, amănunte, iar limbajul de politețe se ține la nivelul „desu / masu”. Cu cât cei care citesc sunt mai mulți, cu atât mai repede și mai exact se transmite un text scurt. Și „Concepția privind redactarea documentelor oficiale” a Agenției pentru Afaceri Culturale cere ca fraza să fie scurtă și ca într-o frază să fie un singur punct de discuție. Dacă lași concluzia la urmă, timpul de citire se adună înmulțit cu numărul celor care citesc.

Formula de politețe se hotărăște după felul destinatarului. La o persoană, „sama” (様); la o organizație sau la o secție, „onchū” (御中); iar când același document se trimite mai multor oameni, „kakui” (各位). Cea mai frecventă greșeală aici este suprapunerea formulelor de politețe. „Kakui” este el însuși o formulă de politețe, cu înțelesul „dumneavoastră, toți”, așa că nu se scrie „kakui-sama” sau „kakui-dono”. Iar la cei cărora li se spune „sensei” — medici, cadre didactice, avocați — „sensei” funcționează ca formulă de politețe, deci nici „sensei-sama” nu se scrie. Și Japan Post arată că este greșit să suprapui formulele la adresa unei organizații sau a unei secții, ca în „○○-ka onchū Yūbin Tarō-sama”.

Se greșește mai ales atunci când scrii alături numele organizației și numele persoanei. Onchū este o mențiune adăugată la adresă cu înțelesul că scrisoarea se adresează celor din interiorul acelei organizații sau instituții, iar nu unei persoane anume, deci, dacă numele persoanei este cunoscut, se contrazice cu acest înțeles. Și îndrumarul privind limbajul de politețe socotește nepotrivit felul de a scrie „○○ Chūgakkō Yamada Ichirō-sensei onchū” și spune că este de ajuns să scrii „○○ Chūgakkō Yamada Ichirō-sensei”. La adresă, o singură formulă de politețe pentru un singur destinatar. Ține minte simplu: la organizație onchū, la persoană sama.

Pe fața plicului, numele firmei se scrie cu denumirea oficială, „Kabushiki-gaisha ○○”, fără prescurtarea „(kabu)”. Faptul că „kabushiki-gaisha” stă înainte sau după nume ține de însăși denumirea oficială a firmei, deci nu este ceva ce cel care scrie poate muta după cum îi vine lui mai ușor de citit. Dacă scrii numele persoanei la mijloc și puțin mai mare, echilibrul iese mai ușor. Timbrul se lipește în locul care ajunge sus-stânga când plicul este ținut pe lungime. Cuvintele care arată conținutul sau modul de tratare se adaugă de obicei jos-stânga pe față: „shinten” (親展, personal) când vrei ca plicul să fie deschis chiar de destinatar, „seikyūsho zaichū” (請求書在中, conține factură) când arăți felul actelor. Pe spate se scriu adresa și numele expeditorului, cu litere mai mici decât pe față.

Pașii scrierii feței plicului
1. Codul poștal se scrie în căsuțe
2. Numele firmei se scrie cu denumirea oficială, fără a prescurta „kabushiki-gaisha”
3. Scrii secția și funcția, iar numele persoanei la mijloc și puțin mai mare
4. O singură formulă de politețe pentru fiecare destinatar. La persoană sama, la organizație onchū
5. Cuvintele care arată conținutul sau modul de tratare se adaugă jos-stânga pe față
6. Timbrul se lipește sus-stânga, când plicul este ținut pe lungime
7. Pe spate scrii adresa și numele expeditorului, cu litere mai mici decât pe față

Onchū (御中)

Mențiune adăugată la adresă care arată că scrisoarea se adresează celor din interiorul acelei organizații sau instituții, iar nu unei persoane anume. Nu se folosește alături de numele unei persoane.

Kakui (各位)

Formulă de politețe îndreptată către fiecare dintre mai mulți destinatari. Corespunde lui „dumneavoastră, toți”, așa că nu i se adaugă sama sau dono după el.

Shinten (親展)

Cuvânt care arată că se dorește ca plicul să fie deschis chiar de destinatar. Se adaugă pe fața plicului.

Zaichū (在中)

Cuvânt care arată felul conținutului plicului. Se scrie ca în „seikyūsho zaichū” și îl ajută pe cel care primește să sorteze corespondența.

Ringisho (稟議書)

Document intern pe care îl inițiază responsabilul și care obține pe rând sigiliile de aprobare ale celor implicați până la decizia finală. Nu se scriu saluturi în el.

Mențiunea alăturată (脇付け, wakizuke)

Cuvântul adăugat lângă adresă. Onchū și shinten sunt de acest fel.

Sursa: Japan Post (日本郵便), „Mărunțișuri despre scrisori — cum se scriu fața și spatele plicului” (verificat în august 2026)

Subiectul, câmpurile de destinatari, tiparul textului, răspunsul, atașamentele. Accidentele cu e-mailul se petrec aproape numai în aceste cinci locuri. Și toate se pot preveni în minutul dinaintea trimiterii.

Subiectul este numele care îl face pe cititor să aleagă, din lista căsuței de primire, „pe acesta îl deschid întâi”. Numai cu „vă mulțumim pentru colaborare” sau „o informare” nu se știe ce conține până nu se deschide. Dacă în subiect stau înșirate despre ce este vorba, ce se cere și până când — ca în „[Cerere] Reemiterea facturii pe luna septembrie (până la 5 septembrie)” —, cititorul își poate stabili prioritățile înainte de a-l deschide. Dacă îl zorești înșirând semne de exclamare, nu se adaugă niciun element după care să judece cât de urgent este. Este aceeași gândire cu cea din „Concepția privind redactarea documentelor oficiale” a Agenției pentru Afaceri Culturale, care cere ca titlul să arate subiectul și caracterul documentului.

Câmpurile de destinatari sunt trei. TO este pentru cel de la care vrei o rezolvare sau un răspuns, CC este pentru cel pe care vrei doar să-l ții la curent, iar BCC se folosește când nu vrei ca destinatarul să fie văzut de ceilalți primitori. Adresele puse în TO și în CC se văd de către toți primitorii. Aici se petrece accidentul: dacă înșiri în TO sau în CC mai multe firme străine una de alta, iese că ai dat unui terț datele de contact ale partenerilor tăi. La o trimitere în masă, ori pui adresele în BCC, ori trimiți câte un mesaj pe rând. Cum CC se vede și dacă lași TO gol, nu se rezolvă nimic prin golirea câmpului TO.

Textul urmează ordinea: adresarea, salutul și prezentarea, obiectul, încheierea, semnătura. Pentru un destinatar din afara firmei, pui laolaltă firma, secția și numele: „Kabushiki-gaisha ○○ Sōmubu Yamada-sama”. Fără adresare, la o redirecționare nu se mai știe cui îi era destinat mesajul, iar fără prezentare, celălalt ajunge să ghicească expeditorul după adresa de e-mail. „Otsukaresama desu” este un salut din interiorul firmei, deci nu se folosește către exterior. Principiul este un mesaj, un subiect. Dacă îngrămădești mai multe, partea a doua este sărită la citit, iar răspunsul vine adesea numai la una dintre ele. Dacă nu le poți despărți, le desparți punând subtitluri. La răspuns, lași citatul, ca să se vadă la ce răspunzi, iar „Re:” din subiect se lasă, de principiu, așa cum este. Când subiectul discuției s-a schimbat, este mai ușor de căutat mai târziu dacă trimiți din nou, cu un subiect nou.

Atașamentele și trimiterile greșite nu se previn prin atenție, ci prin procedură. Dacă ai scris că atașezi ceva, uită-te cu ochii tăi, înainte de trimitere, dacă fișierul este într-adevăr acolo. Un fișier prea mare, dacă depășește limita de la primitor, nu ajunge și nimeni nu bagă de seamă, așa că verifici dinainte sau te înțelegi asupra unei alte căi de predare. Trimiterea în bucăți îi lasă celuilalt osteneala de a le reuni, iar comprimarea nu garantează că vei ajunge sub limită. Împotriva trimiterii greșite ajută rânduiala pașilor: să scrii adresa la urmă, după ce ai terminat textul, și să-ți setezi un răgaz de anulare a trimiterii. Obiceiul de a alege primul rezultat din lista de sugestii de adrese este cauza tipică a accidentului prin care mesajul ajunge la un omonim. Cererile se scriu cu o vorbă-tampon înainte și cu ceea ce vrei să se facă și termenul scrise concret. La o revenire, nu porni de la ideea că celălalt a greșit, ci lasă-i o portiță — „iertați-mă dacă mesajele noastre s-au încrucișat” — și abia apoi roagă-l să verifice cum stau lucrurile.

Verificarea de dinainte de a apăsa butonul de trimitere
1. Adresa este cea corectă? Nu ai ales cumva un omonim sau o persoană cu nume afișat asemănător?
2. Nu lipsește din CC vreun șef sau vreo persoană implicată care ar trebui să fie acolo?
3. Se înțelege numai din subiect despre ce este vorba și care este termenul?
4. Sunt corecte caracterele din numele firmei, al secției și al persoanei din adresare?
5. Este într-adevăr atașat fișierul despre care ai scris că îl atașezi?
6. Sunt scrise în text ce anume vrei să facă celălalt și până când?
7. Semnătura cuprinde numele firmei, numele tău și datele de contact?

Subiectul (件名, kenmei)

Capul mesajului. Dacă îi dai un nume din care se înțeleg obiectul, la ce se referă și termenul, cititorul își poate stabili prioritățile înainte de a-l deschide.

CC

Câmpul în care pui persoanele cu care vrei să împărtășești conținutul. Adresele puse acolo se văd de către toți primitorii, iar de principiu nu li se cere să facă ceva.

BCC

Câmpul prin care trimiți fără ca adresa să fie văzută de ceilalți primitori. Se folosește la trimiterea în masă către mai mulți destinatari care nu se cunosc între ei.

Semnătura (署名, shomei)

Blocul cu numele firmei, secția, numele și datele de contact, așezat la sfârșitul textului. Îl scutește pe celălalt de căutarea unui mijloc de a lua legătura.

Răspunsul cu citat (引用返信, in'yō henshin)

A răspunde lăsând textul celuilalt în mesaj. Astfel el înțelege la ce anume îi răspunzi.

Încrucișarea mesajelor (行き違い, ikichigai)

Starea în care înștiințările s-au încrucișat. Folosită ca introducere la o revenire, îi îngăduie celuilalt să răspundă fără să-și piardă obrazul.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Administratorul (取締役, torishimariyaku) și cenzorul (監査役, kansayaku) sunt organe stabilite de Legea societăților, iar președintele (社長, shachō) și directorul executiv (専務, senmu) sunt denumiri interne pe care firma le dă cum vrea. Punem mai întâi în ordine faptul că aceste două straturi sunt lucruri diferite.

În cuvintele care îi arată pe „oamenii mari” dintr-o firmă se amestecă două feluri: unele stabilite prin lege și altele pe care firma și le hotărăște singură. Legea societăților stabilește organe precum adunarea generală a acționarilor, administratorul, consiliul de administrație, administratorul reprezentant și cenzorul: puterile lor sunt scrise în lege și se și înscriu în registrul comerțului. În schimb, pentru denumiri ca președinte, vicepreședinte, director executiv (専務, senmu), director (常務, jōmu) sau șef de direcție, Legea societăților nu are nicio definiție a felului „ce este un președinte”. Fiind lucruri hotărâte de firmă ca organizare internă, chiar la același „senmu”, dacă firma este alta, altele sunt și puterile, și tratamentul. Punctul de plecare în acest domeniu este să nu duci înțelesul unei funcții de la o firmă la alta.

Legea societăților prevede că o societate pe acțiuni trebuie să aibă unul sau mai mulți administratori (Legea societăților, articolul 326 alineatul 1). Față de aceasta, consiliul de administrație, consilierul contabil (会計参与, kaikei san'yo), cenzorul, consiliul cenzorilor, auditorul financiar și celelalte sunt organe facultative, care pot fi înființate dacă se prevede astfel în actul constitutiv (același articol, alineatul 2). Cu alte cuvinte, „o societate pe acțiuni fără consiliu de administrație” nu este nici ilegală, nici o excepție. La întreprinderile mici și mijlocii nu este ceva neobișnuit ca firma să aibă un singur administrator. De reținut că, atunci când se înființează un consiliu de administrație, administratorii trebuie să fie cel puțin trei (Legea societăților, articolul 331 alineatul 5).

Cel care are puterea de a reprezenta societatea este administratorul reprezentant (代表取締役, daihyō torishimariyaku). La societățile cu consiliu de administrație se prevede că acesta trebuie să aleagă administratorul reprezentant dintre administratori (Legea societăților, articolul 362 alineatul 3), iar administratorul reprezentant are puterea de a face toate actele judiciare și extrajudiciare privitoare la activitatea societății (Legea societăților, articolul 349 alineatul 4). La multe firme, peste calitatea de administrator reprezentant se suprapune denumirea de „președinte”, iar persoana se prezintă drept „daihyō torishimariyaku shachō”, dar aceasta nu este decât alăturarea în scris a poziției legale cu denumirea internă; nu există o funcție legală numită președinte.

Cu toate acestea, numele de „președinte” are o credibilitate socială. Legea societăților prevede că, atunci când unui administrator care nu este administrator reprezentant i s-a dat denumirea de președinte, vicepreședinte sau alta asemenea, societatea răspunde față de terțul de bună-credință pentru actele făcute de acel administrator (Legea societăților, articolul 354). Aceasta se numește administrator reprezentant aparent (表見代表取締役, hyōken daihyō torishimariyaku). Cu alte cuvinte, titulatura de pe cartea de vizită este pentru celălalt un element important de judecată. De asemenea, „membrii organelor de conducere” (役員, yakuin) în înțelesul Legii societăților sunt administratorii, consilierii contabili și cenzorii (Legea societăților, articolul 329 alineatul 1), iar ofițerul executiv (執行役員, shikkō yakuin), pe care în vorbirea de zi cu zi lumea îl include ușor printre yakuin, nu intră în categoria din acest text de lege. Ofițerul executiv este o denumire fără reglementare în Legea societăților; sunt firme care îl încadrează ca salariat și firme la care funcția este cumulată de un administrator.

Cum se ajunge la un „președinte” într-o societate cu consiliu de administrație
1. Adunarea generală a acționarilor alege administratorii (Legea societăților, articolul 329 alineatul 1)
2. Toți administratorii aleși alcătuiesc consiliul de administrație (Legea societăților, articolul 362 alineatul 1)
3. Consiliul de administrație alege dintre administratori administratorul reprezentant (Legea societăților, articolul 362 alineatul 3)
4. Firma îi dă acelei persoane, în temeiul regulamentelor interne, denumirea de președinte
5. Pe cartea de vizită se scrie „daihyō torishimariyaku shachō” (administrator reprezentant și președinte)

Adunarea generală a acționarilor (株主総会, kabunushi sōkai)

Organul de decizie al societății, alcătuit din acționari. Alege administratorii și ceilalți membri ai organelor de conducere (Legea societăților, articolul 329 alineatul 1). La societățile cu consiliu de administrație, chestiunile asupra cărora poate hotărî sunt limitate la cele prevăzute de lege și de actul constitutiv (Legea societăților, articolul 295 alineatul 2).

Administratorul (取締役, torishimariyaku)

Organ a cărui înființare este obligatorie potrivit Legii societăților; o societate pe acțiuni are nevoie de cel puțin unul (Legea societăților, articolul 326 alineatul 1). Este poziția care ia deciziile de conducere și este o calitate diferită de funcțiile salariaților, precum șef de departament.

Consiliul de administrație (取締役会, torishimariyakukai)

Organ alcătuit din toți administratorii. Hotărăște asupra conducerii activității, supraveghează îndeplinirea atribuțiilor de către administratori și alege și revocă administratorul reprezentant (Legea societăților, articolul 362). Este un organ facultativ, care se înființează dacă actul constitutiv prevede astfel.

Administratorul reprezentant (代表取締役, daihyō torishimariyaku)

Administratorul care are puterea de a reprezenta societatea. La societățile cu consiliu de administrație este ales de acesta dintre administratori (Legea societăților, articolul 362 alineatul 3).

Cenzorul (監査役, kansayaku)

Organul care verifică îndeplinirea atribuțiilor de către administratori și întocmește raportul de verificare (Legea societăților, articolul 381 alineatul 1). Nu se află de partea celor care conduc activitatea, ci de partea celor care o controlează.

Administratorul reprezentant aparent (表見代表取締役, hyōken daihyō torishimariyaku)

Mecanismul prin care, dacă unui administrator care nu este administrator reprezentant i s-a dat denumirea de președinte, vicepreședinte sau alta asemenea, societatea răspunde față de terțul de bună-credință pentru actele acelei persoane (Legea societăților, articolul 354).

Ofițerul executiv (執行役員, shikkō yakuin)

Denumire pe care firma o dă poziției însărcinate cu conducerea activității. Nu are reglementare în Legea societăților și nu intră printre membrii organelor de conducere din articolul 329 alineatul 1 al Legii societăților. Locul lui diferă de la firmă la firmă.

Actul constitutiv (定款, teikan)

Documentul care stabilește regulile de bază ale societății. Tot prin actul constitutiv se prevede dacă se înființează sau nu consiliu de administrație și cenzor (Legea societăților, articolul 326 alineatul 2).

Sursa: Legea societăților (会社法, Kaisha-hō), articolele 326, 329, 331, 349, 354, 362 și 381

Reținem înșiruirea obișnuită de la președintele consiliului până la șeful de grup și puterea de aprobare care însoțește fiecare funcție. Premisa de la care se pleacă este că și ierarhia, și puterile diferă de la firmă la firmă.

În general se vorbește cel mai adesea despre înșiruirea, de sus în jos: președinte al consiliului (会長, kaichō), președinte (社長, shachō), vicepreședinte (副社長, fukushachō), senmu (専務), jōmu (常務), șef de direcție (本部長, honbuchō), șef de departament (部長, buchō), adjunct de departament (次長, jichō), șef de secție (課長, kachō), șef de birou (係長, kakarichō) și șef de grup (主任, shunin); de obicei, de la președintele consiliului până pe la jōmu se numește stratul membrilor conducerii, iar de la șeful de direcție până pe la șeful de secție, stratul funcțiilor de conducere. Aceasta este însă doar o uzanță, iar o lege care să fi stabilit această ierarhie nu există. Care este mai sus, șeful de direcție sau șeful de departament, diferă de la firmă la firmă; sunt firme care îl tratează pe shunin ca funcție de conducere și firme la care denumirea rămâne una dintre cele ale salariaților obișnuiți. Când te uiți la cartea de vizită a cuiva dintr-o altă firmă, este sigur să nu judeci ierarhia cu măsura firmei tale, ci să afli ce loc are acea persoană în firma ei.

La funcții există deosebirea dintre posturile de linie și posturile de sprijin. Postul de linie are subalterni și este poziția care dă dispoziții de lucru și pune organizația în mișcare; aici intră șeful de departament, șeful de secție și șeful de birou. Postul de sprijin nu are subalterni și este poziția care susține organizația prin specializare; se întâmplă să existe posturi precum șef de departament însărcinat cu un anume domeniu (担当部長, tantō buchō) sau șef de departament specialist (専門部長, senmon buchō), care au tratamentul de nivel de șef de departament, dar nu au subalterni. Cu alte cuvinte, chiar dacă pe cartea de vizită scrie „buchō”, nu înseamnă neapărat că are subalterni. Fiind o deosebire fără legătură cu forma de angajare sau cu locul de muncă, nu o confunda cu acestea.

La numele funcțiilor se adaugă uneori cuvinte precum „dairi” (代理, locțiitor), „kokoroe” (心得, împuternicit), „hosa” (補佐, adjunct) sau „tsuki” (付, atașat pe lângă). În general, kachō dairi este poziția care îndeplinește atribuțiile șefului de secție în locul lui, kachō hosa este poziția care îl ajută pe șeful de secție, iar buchō tsuki este poziția pusă în subordinea directă a șefului de departament; și aici însă greutatea diferă de la firmă la firmă. În activitatea practică este mai de folos să te uiți la ce anume poate hotărî persoana decât să numeri treptele ierarhiei.

Ceea ce pune în scris „ce poate hotărî cine” este regulamentul puterilor de decizie (職務権限規程, shokumu kengen kitei). La multe firme există un tabel care arată, pe sume de cheltuială și pe feluri de contracte, până la ce funcție se poate aproba. De pildă, până la 100.000 de yeni hotărăște șeful de secție, până la 1.000.000 de yeni șeful de departament, iar peste această sumă membrii conducerii. Dacă știi până unde poate hotărî șeful tău, afli până unde trebuie ridicat dosarul de aprobare ringi și scad întoarcerile din drum. De reținut că, și dacă are loc o delegare de putere către cineva de mai jos, răspunderea de administrare a celui care a delegat nu dispare, după cum nu dispare nici obligația de raportare a celui căruia i s-a delegat. Întinderea delegării se lămurește neapărat în scris.

Pașii pentru a afla traseul aprobării
1. Deschide regulamentul puterilor de decizie din culegerea de regulamente interne
2. Vezi în ce categorie intră dosarul tău
3. Verifică faptul că cel care aprobă se schimbă după sumă și după durata contractului
4. Verifică traseul până la cel care aprobă și secțiile cu care este nevoie de avizare comună
5. Dacă eziți, întreabă-ți șeful cine aprobă, înainte de a redacta dosarul

Funcția de conducere (管理職, kanrishoku)

Poziția care răspunde de funcționarea unei direcții sau a unei secții și îi conduce pe subalterni. În general îi arată pe șefii de departament și pe șefii de secție, dar de la ce treaptă în sus se socotește funcție de conducere diferă de la firmă la firmă.

Postul de linie (ライン職, rain shoku)

Funcția care are subalterni, dă dispoziții de lucru și pune organizația în mișcare. Șef de departament, șef de secție, șef de birou și altele.

Postul de sprijin (スタッフ職, sutaffu shoku)

Funcția care nu are subalterni și susține organizația prin specializare. Există forme fără subalterni chiar și la nivel de funcție, precum tantō buchō și senmon buchō.

Regulamentul puterilor de decizie (職務権限規程, shokumu kengen kitei)

Regulamentul intern care stabilește, pe sume și pe feluri de dosare, până unde poate aproba fiecare funcție.

Puterea de aprobare (決裁権限, kessai kengen)

Puterea de a aproba în ultimă instanță un dosar. De obicei, cu cât suma este mai mare sau după felul contractului, cu atât funcția necesară urcă.

Delegarea de putere (権限委譲, kengen ijō)

Încredințarea puterii de aprobare a unui superior către cineva de mai jos. Întinderea delegării trebuie lămurită în scris, iar răspunderea de administrare a celui care a delegat rămâne.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Reținem ce fac principalele secții — administrativă, de personal, contabilitate și celelalte — și mecanismul ringi prin care lucrurile se hotărăsc în interiorul firmei.

Secțiile unei firme se împart, în linii mari, în cele care fac vânzările și cele care le sprijină. Vânzările și producția fac parte din primele, iar secția administrativă (総務, sōmu), personalul și contabilitatea din celelalte; partea care sprijină se numește la un loc secțiile de administrare sau secțiile corporative. Ce trebuie să învețe mai întâi un angajat nou este „unde să mă duc când am o problemă”. S-a stricat un obiect de inventar — la administrativ; o nelămurire despre pontaj sau despre o mutare — la personal; decontarea cheltuielilor — la contabilitate; verificarea unui contract — la juridic; o defecțiune la calculator — la sistemele informatice. Numai prin faptul că știi unde te adresezi, viteza muncii se schimbă.

Ușor de confundat, fiindcă au nume asemănătoare, sunt contabilitatea (経理, keiri) și finanțele (財務, zaimu). Contabilitatea este munca de a înregistra tranzacțiile zilnice și de a întocmi situațiile financiare, iar finanțele sunt munca de a atrage și a folosi fondurile; negocierile cu banca și gestionarea lichidităților cad în sarcina finanțelor. Și administrativul și personalul sunt de multe ori despărțite: administrativul se ocupă de treburile generale ale întregii firme — clădirea, obiectele de inventar, gestionarea documentelor, lucrările pentru adunarea generală a acționarilor —, iar personalul de treburile privitoare la oameni: recrutare, repartizare, evaluare, instruire. La firmele mici se întâmplă însă ca administrativul să cumuleze și personalul, și contabilitatea, iar felul împărțirii diferă de la firmă la firmă.

Documentul care se poartă pe la cei implicați spre a le strânge aprobările, atunci când se hotărăște ceva în firmă, este dosarul ringi (稟議書, ringisho). Cel care îl inițiază scrie scopul, conținutul, suma și efectul, dosarul trece prin avizarea comună a secțiilor implicate, iar cel care are puterea de decizie îl aprobă. Aprobarea se numește kessai (決裁), hotărârea luată pe răspunderea proprie de cineva căruia i s-a delegat dinainte puterea se numește senketsu (専決), iar hotărârea luată în locul celui cu putere de decizie atunci când acesta lipsește se numește daiketsu (代決). Este obișnuit ca dosarul hotărât prin daiketsu să fie apoi arătat titularului, printr-o verificare ulterioară numită kōetsu (後閲). Scurtăturile de felul „împrumut sigiliul altcuiva și îl aplic eu” sau „fac comanda înainte de aprobare” sunt, toate, încălcări ale regulamentelor.

Cum ringi ia timp, ajută ca, în loc să porți hârtiile dintr-odată, să le explici dinainte secțiilor implicate despre ce este vorba — ceea ce se numește nemawashi (根回し). Nemawashi nu este un mijloc de a sări peste avizarea comună, ci o pregătire îndreptățită, prin care punctele de discuție se aliniază înainte ca hârtia să înceapă drumul și scad întoarcerile din drum. Cele mai multe întoarceri au drept cauză trei lucruri: „suma nu are temei”, „lipsește rezultatul unei comparații cu alte variante” și „nu se înțelege ce este necesar și până când”. Dacă înainte de a redacta verifici cine aprobă și cu cine trebuie avizat și dacă pui laolaltă materialele anexate, precum ofertele și tabelul comparativ, dosarul trece din prima.

Mersul unui dosar ringi până la aprobare
1. Inițiatorul întocmește dosarul ringi, scriind scopul, conținutul, suma și efectul
2. Anexează materialele care servesc drept temei: oferte, tabele comparative și altele
3. Îi explică șefului direct conținutul și îi obține acordul
4. Trimite dosarul la avizarea comună a secțiilor implicate (juridic, contabilitate, sisteme informatice și altele)
5. Cel care are puterea de decizie aprobă
6. Abia după aprobare se trece la punerea în fapt: comanda, contractul și celelalte

Secțiile de administrare (管理部門, kanri bumon)

Denumirea generică a secțiilor care sprijină secțiile operaționale: administrativ, personal, contabilitate, juridic și altele. Se mai numesc și secții corporative.

Dosarul ringi (稟議書, ringisho)

Document intern prin care se obțin aprobările purtându-l pe la cei implicați, fără a ține o ședință. Se inițiază cu scopul, conținutul, suma și efectul, însoțite de materialele care servesc drept temei.

Aprobarea (決裁, kessai)

Aprobarea în ultimă instanță a dosarului de către cel cu putere de decizie. Abia după aprobare se trece la punerea în fapt: comanda, contractul și celelalte.

Senketsu (専決)

Hotărârea luată pe răspunderea proprie de cineva căruia i s-a delegat dinainte puterea. Întinderea ei este stabilită în regulamentul puterilor de decizie.

Daiketsu (代決)

Hotărârea luată în locul celui cu putere de decizie, atunci când acesta lipsește. De obicei se face apoi o verificare ulterioară, kōetsu, prin care titularul confirmă hotărârea.

Avizarea comună (合議, gōgi)

Procedura prin care, înainte de aprobare, se obțin părerile și verificările secțiilor implicate. Pentru fiecare fel de dosar sunt stabilite secțiile care avizează: juridicul la contracte, contabilitatea la cheltuieli.

Nemawashi (根回し)

A le explica celor implicați despre ce este vorba, înainte de a pune hârtia pe drum, și a le afla dinainte punctele de discuție și temerile. O pregătire menită să scadă întoarcerile din drum.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Raportarea, informarea și consultarea par asemănătoare, dar au și destinatari, și scopuri diferite. Munca începe de la a primi exact o dispoziție și a răspunde exact la ea.

Hōrensō (報連相) este cuvântul făcut din începuturile lui hōkoku (報告, raportare), renraku (連絡, informare) și sōdan (相談, consultare). Raportarea înseamnă a-i întoarce rezultatul sau mersul lucrurilor celui care a dat dispoziția, informarea înseamnă a le aduce faptele la cunoștință celor implicați, iar consultarea înseamnă a cere o părere sau un sfat atunci când eziți asupra unei hotărâri. Esențialul este că destinatarul diferă: raportarea merge în sus, informarea în lateral și în jur, iar consultarea către șef sau către colegii mai vechi. Cea mai frecventă greșeală din categoria „credeam că am spus” este scăparea de felul: i-am raportat șefului, dar nu am informat secția implicată.

Raportarea începe cu concluzia. Ordinea este: „în privința firmei A, ne-au cerut să prelungim termenul de livrare cu 1 săptămână. Motivul este întârzierea materialelor la ei. Efectul asupra noastră este…”. Dacă începi cu desfășurarea, cel care ascultă trebuie să țină minte informațiile în timp ce așteaptă concluzia, iar hotărârea întârzie. Iar regula de fier este ca vestea proastă să fie transmisă cu atât mai repede. Cum, pe măsură ce trece timpul, scad soluțiile dintre care se poate alege, scoți faptele la iveală chiar dacă lucrurile nu s-au rezolvat, punând înainte „încă nu s-a rezolvat, dar…”. Ce îl pune cel mai rău pe șef este să afle de o problemă abia în ziua termenului.

Când primești o dispoziție, dacă ai fost chemat, mergi mai întâi cu ceva de scris și cu ce scrie. De principiu, asculți până la capăt și nu întrerupi, dar după ce ai ascultat verifici ce lipsește din 5W2H, adică: când, unde, cine, ce, de ce, cum și cât. Mai ales termenul și forma rezultatului cerut, adică până unde trebuie dus lucrul, se verifică neapărat. Dacă ți se spune „cât mai repede”, propui tu o dată și o oră concrete și cădeți de acord: „este bine până la sfârșitul zilei de azi?”. La sfârșit repeți punctele esențiale, iar când te-ai întors la locul tău pui notițele în ordine și stabilești când începi — abia aici se încheie șirul de operațiuni.

La munca de acasă nu se mai transmite de la sine ceea ce se transmitea firesc când stăteați aproape. Împărtășești pe scurt când începi lucrul, când ajungi la o etapă și când termini. Chatul are avantajul că celălalt își alege când citește, dar tocmai de aceea nu se potrivește treburilor grabnice, așa că treci la telefon sau la o ședință. La consultările în care ceri o hotărâre nu face schimburi lungi doar în scris, ci o convorbire scurtă. Dacă știi să faci aceste trei schimbări, munca merge și de la depărtare. Pe de altă parte, convorbirea nu lasă urmă, așa că cele hotărâte se scriu neapărat și se împărtășesc. Chiar dacă există o înregistrare, căutarea în ea ia timp, deci punerea în scris a punctelor esențiale nu se poate sări.

Cei 6 pași ai primirii unei dispoziții
1. Dacă ai fost chemat, mergi cu ceva de scris și cu ce scrie
2. Asculți până la capăt și nu întrerupi
3. Verifici ce lipsește din 5W2H (mai ales termenul și forma rezultatului cerut)
4. Întrebi și care este fondul, adică de ce este nevoie de această muncă
5. Repeți punctele esențiale, ca să vă potriviți în înțelegere
6. Când te-ai întors la locul tău, pui notițele în ordine și stabilești când începi

Raportarea (報告, hōkoku)

A-i întoarce rezultatul sau mersul lucrurilor celui care a dat dispoziția. Spui întâi concluzia și desparți faptele de propria părere.

Informarea (連絡, renraku)

A le aduce faptele la cunoștință celor implicați. Nu cere o hotărâre, iar esențialul este să ajungă la toți cei pe care îi privește.

Consultarea (相談, sōdan)

A cere o părere sau un sfat de la șef sau de la un coleg mai vechi atunci când eziți asupra unei hotărâri. Dacă vii cu situația și cu variantele pregătite, lucrul se hotărăște în scurt timp.

5W2H

Cele șapte puncte de verificat: când, unde, cine, ce, de ce, cum și cât. Se folosesc ca să vezi ce lipsește din dispoziția primită.

Raportul intermediar (中間報告, chūkan hōkoku)

A raporta stadiul lucrării înainte ca ea să se încheie. La lucrările lungi, dacă stabilești puncte de etapă și le introduci, abaterile de direcție se pot îndrepta devreme.

Repetarea de confirmare (復唱, fukushō)

A repeta cu voce tare punctele esențiale ale dispoziției primite, spre a verifica dacă ați înțeles amândoi la fel.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Reținem felul de a-ți așeza treburile când ai mai multe deodată, felul de a comunica stadiul lor și bazele legale privitoare la timpul de lucru și la concediu.

Când treburile se suprapun, le așezi după două axe: cât de urgente și cât de importante sunt. Cele urgente și totodată importante au prioritatea cea mai mare, dar ceea ce hotărăște rezultatul sunt cele importante, dar nu urgente: alcătuirea planurilor, îmbunătățirile, învățarea, legarea relațiilor. Acestea rămân mereu pe planul al doilea dacă nu le rezervi timp dinainte. La cele urgente, dar nu importante — de pildă o întrebare la care poți răspunde pe loc — te apuci fără să vrei mai întâi, dar dacă te îngropi în ele, munca importantă ajunge de fiecare dată chiar înaintea termenului. La cele care nu sunt nici urgente, nici importante, te sfătuiești cu șeful, inclusiv dacă se poate renunța la ele. Când eziți, este mai ușor de hotărât dacă măsori nu numai după termen, ci și după „cine și cât de mult are de suferit dacă întârzii”.

PDCA este felul de a gândi în care se învârt cele patru etape Plan (planificare), Do (execuție), Check (verificare) și Act (îmbunătățire). Important este să introduci neapărat Check, fiindcă, dacă lași lucrurile făcute și atât, repeți aceleași greșeli. Ca să poți evalua, este nevoie ca încă din etapa planificării să hotărăști, în cifre sau ca stare, „ce anume trebuie să se întâmple ca lucrul să fie o izbândă”. Dacă treci la execuție cu un obiectiv rămas neclar, mai târziu nu mai ai cum să evaluezi.

Programul se alcătuiește socotind înapoi de la termen. Dacă înșiri timpii de lucru fără niciun spațiu între ei, întârzii negreșit din pricina întreruperilor și a refacerilor, așa că lași liber, ca rezervă, cam două zecimi din total. Nu uita să cuprinzi în etape și timpul de așteptare a verificărilor și a aprobărilor de la alții. La lucrările lungi îți pui singur termene intermediare și faci acolo rapoarte intermediare. În momentul în care îți dai seama că riști să întârzii, spui întâi concluzia și apoi până unde ai ajuns, care este cauza, de ce ai nevoie și când ai putea preda. Rapoartele prea amănunțite răpesc timpul celuilalt, deci este bine să stabilești puncte de etapă și să le dai atunci.

Timpul de lucru are limite legale. Legea privind standardele de muncă prevede că lucrătorul nu poate fi pus să muncească peste 40 de ore pe săptămână și peste 8 ore pe zi, fără a socoti pauzele (Legea privind standardele de muncă, articolul 32). Ca să poată munci peste aceste limite, este nevoie de un acord scris încheiat cu sindicatul care cuprinde mai mult de jumătate dintre lucrători sau cu reprezentantul a mai mult de jumătate dintre lucrători, acord care trebuie depus la autoritatea administrativă (Legea privind standardele de muncă, articolul 36). Acest acord este ceea ce se numește în general acordul 36 (36協定, saburoku kyōtei). Orele suplimentare nu se încep după judecata proprie, ci se cer după procedura stabilită de firmă. Și în privința pauzelor se prevede că, atunci când timpul de lucru depășește 6 ore, trebuie acordate în cursul lui cel puțin 45 de minute, iar când depășește 8 ore, cel puțin 1 oră (Legea privind standardele de muncă, articolul 34 alineatul 1).

Concediul anual plătit trebuie acordat, în măsură de 10 zile lucrătoare, luate continuu sau fracționat, lucrătorului care a lucrat neîntrerupt 6 luni socotite de la ziua angajării și care s-a prezentat la lucru cel puțin 8 zecimi (80%) din totalul zilelor lucrătoare (Legea privind standardele de muncă, articolul 39 alineatul 1). Mai departe, numărul de zile crește după anii de vechime neîntreruptă. Pentru a-l lua nu există obligația de a explica motivul. Totuși, dacă acordarea lui în perioada cerută ar împiedica mersul normal al activității, firma îl poate acorda în altă perioadă (același articol, alineatul 5). În practică, buna rânduială este ca, după ce s-au hotărât zilele libere, să depui cererea din timp și să le comunici celor implicați stadiul dosarelor aflate în lucru, datele de contact pe durata absenței și cum se procedează.

Cei 5 pași ai raportării când riști să întârzii
1. Vorbești imediat ce ți-ai dat seama că riști să întârzii
2. Spui întâi concluzia (nu ajung cu termenul stabilit inițial)
3. Arăți până unde ai terminat până acum
4. Comunici concret cauza întârzierii și sprijinul de care ai nevoie
5. Propui tu până când ai putea preda

Gradul de urgență (緊急度, kinkyūdo)

Cât de curând trebuie făcut lucrul. Se măsoară după apropierea termenului.

Gradul de importanță (重要度, jūyōdo)

Cât de mult lucrează acea treabă la rezultat. Este mai ușor de judecat dacă îl măsori după cine și cât de mult are de suferit dacă întârzii.

PDCA

Felul de a înainta prin repetarea celor patru etape Plan (planificare), Do (execuție), Check (verificare) și Act (îmbunătățire). Dacă sari peste verificare, repeți aceleași greșeli.

Socotitul înapoi (逆算, gyakusan)

A alcătui planul urcând etapele înapoi, pornind de la termen. Se lasă o rezervă pentru întreruperi și pentru așteptarea verificărilor de la alții.

Acordul 36 (36協定, saburoku kyōtei)

Denumirea obișnuită a acordului dintre angajator și lucrători, necesar pentru a se munci peste timpul de lucru legal. Trebuie încheiat în scris și depus la autoritatea administrativă (Legea privind standardele de muncă, articolul 36).

Concediul anual plătit (年次有給休暇, nenji yūkyū kyūka)

Concediul de 10 zile lucrătoare care se acordă lucrătorului ce a lucrat neîntrerupt 6 luni și s-a prezentat la lucru cel puțin 8 zecimi din totalul zilelor lucrătoare (Legea privind standardele de muncă, articolul 39 alineatul 1). Pentru a-l lua nu trebuie explicat motivul.

Dreptul de schimbare a perioadei (時季変更権, jiki henkōken)

Mecanismul prin care firma poate acorda concediul plătit în altă perioadă, dacă acordarea lui în perioada cerută ar împiedica mersul normal al activității (Legea privind standardele de muncă, articolul 39 alineatul 5).

Sursa: Legea privind standardele de muncă (労働基準法, Rōdō Kijun Hō), articolele 32, 34, 36 și 39 / ※ restul sunt uzanțe comerciale fără reglementare oficială

Cu cât lucrurile merg mai prost, cu atât e mai mare nevoia de un tipar. Strângem laolaltă primele mișcări după o greșeală, felul de a cere ceva cuiva și de a refuza, buna rânduială a ședințelor și predarea atribuțiilor.

Primele mișcări, atunci când ai observat o greșeală, se reduc la a nu o ascunde și a-i spune îndată șefului. Ordinea este: mai întâi oprești lărgirea pagubei, apoi comunici faptele, arăți întinderea efectelor, propui o rezolvare de urgență și ceri îndrumare, iar la sfârșit pui laolaltă cauza și măsurile de preîntâmpinare a repetării. Analiza cauzei se poate face după ce te-ai liniștit; ceea ce trebuie mai întâi este oprirea pagubei. Dacă folosești timpul încercând să îndrepți totul singur, între timp efectele se lărgesc. Nu începe cu justificări, ci scoate faptele întâi — „îmi pare rău, s-a întâmplat lucrul acesta” — și explică despărțind presupunerile de fapte. Când există riscul unei scurgeri de informații, ca la un e-mail trimis greșit, verifici cum se procedează la nivelul firmei înainte de a lua tu legătura cu cel implicat, după judecata ta.

Când ceri cuiva să facă o treabă, îi transmiți patru lucruri: fondul chestiunii, rezultatul cerut, termenul și volumul. Numai cu „te rog, ia asta” cel care primește nu știe ce trebuie să facă și lucrul se reia de la capăt. Cererea este o faptă prin care îi înmulțești celuilalt munca, așa că îi verifici situația, iar dacă lucrul este grabnic, adaugi pe scurt motivul. Dacă înșiri pe larg cât de ocupat ești tu, conținutul muncii lui tot nu se lămurește. Invers, când refuzi o rugăminte, nu spui din capul locului „nu pot”, ci pui o vorbă-tampon, precum „osoreirimasu ga”, și arăți motivul pentru care nu poți primi treaba și ceea ce poți face în schimb: un alt termen, numai o parte, un alt coleg. Să primești ușor și apoi să scapi termenul deranjează mult mai mult decât un refuz de la bun început.

La ședințe, calitatea se hotărăște prin trimiterea scopului și a ordinii de zi înainte de deschidere. În ordinea de zi se scriu punctele de discuție, timpul necesar fiecărui punct și ceea ce vrei să se hotărască la acea ședință, iar materialele se trimit dinainte. În timpul ședinței se consemnează nu numai luările de cuvânt, ci și motivele pentru care s-a ajuns la hotărâri, iar la sfârșit se citesc cu voce tare, spre confirmare, hotărârile și sarcinile rămase. În procesul-verbal trebuie neapărat să se afle: data, ora și locul, participanții, punctele de discuție, hotărârile, sarcinile rămase și programul următoarei ședințe. O sarcină rămasă funcționează abia atunci când sunt laolaltă trei lucruri: cine, până când și ce face. Și pentru punctele la care nu s-a ajuns la o concluzie, dacă nu lași scris că sunt nerezolvate și cine le duce la capăt până când, la ședința următoare se reia aceeași discuție. Cum procesul-verbal are cu atât mai multă valoare cu cât apare mai repede, reperul este împărtășirea lui chiar în ziua respectivă.

Predarea atribuțiilor este munca de a face astfel încât treaba să meargă fără ca urmașul tău să fie nevoit să te întrebe pe tine. În documentul de predare strângi lista atribuțiilor, dosarele în lucru și stadiul lor, persoanele implicate și datele lor de contact, istoricul și punctele de luat aminte, precum și locul unde se află actele și datele. La o predare făcută numai pe cale orală apar negreșit scăpări. Mai ales „înțelegerile care nu au rămas în scris” și „împrejurările în care era cât pe ce să apară o problemă” sunt partea care îl încurcă cel mai mult pe urmaș, așa că se scriu neapărat și se lasă scrise.

Cei 6 pași ai primelor mișcări după ce ai observat o greșeală
1. Mai întâi oprești lărgirea pagubei (oprești trimiterea, expedierea, publicarea)
2. Nu ascunzi nimic și îi spui îndată șefului
3. Explici faptele în ordinea desfășurării lor în timp (desparți presupunerile de fapte)
4. Arăți întinderea efectelor (pe cine și până unde ajung)
5. Propui o rezolvare de urgență și ceri îndrumare
6. După ce te-ai liniștit, cercetezi cauza și pui laolaltă măsurile de preîntâmpinare a repetării

Primele mișcări (初動, shodō)

Prima faptă pe care o săvârșești imediat după ivirea unei probleme. Stâlpii ei sunt oprirea lărgirii pagubei și înștiințarea grabnică a șefului.

Preîntâmpinarea repetării (再発防止, saihatsu bōshi)

Îndreptarea mecanismelor și a procedurilor astfel încât aceeași problemă să nu se mai ivească a doua oară. Analiza cauzei se face după ce s-a încheiat rezolvarea de urgență.

Vorba-tampon (クッション言葉, kusshon kotoba)

Formulări precum „osoreirimasu ga” (iertați-mă, dar) și „ainiku desu ga” (din păcate), puse înaintea unei rugăminți sau a unui refuz spre a înmuia impresia.

Ordinea de zi (アジェンダ, ajenda)

Materialul împărțit dinainte, în care se scriu punctele de discuție ale ședinței, timpul necesar fiecăruia și ceea ce se vrea hotărât. Slujește ca participanții să vină pregătiți.

Procesul-verbal (議事録, gijiroku)

Consemnarea ședinței. Se scriu data, ora și locul, participanții, punctele de discuție, hotărârile, sarcinile rămase și programul următoarei ședințe. Se lasă scrise și chestiunile nerezolvate.

Documentul de predare (引継書, hikitsugisho)

Documentul care strânge, la schimbarea celui însărcinat, lista atribuțiilor, dosarele în lucru, persoanele implicate, punctele de luat aminte și locul unde se află materialele.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Reținem, pornind de la felul în care se citesc cifrele adevărate, treptele prin care din vânzări se naște profitul și ce anume înfățișează contul de profit și pierdere și bilanțul.

Cifrele unei firme se citesc tăind câștigul treaptă cu treaptă. Mai întâi, suma rămasă după ce din cifra de afaceri se scade costul vânzărilor este profitul brut, numit pe teren arari (粗利) (Regulamentul privind calculele societăților, articolul 89). Profitul brut arată câtă putere are în sine acel produs sau serviciu. Apoi, dacă scazi cheltuielile de desfacere și cheltuielile generale de administrare — cheltuielile cu personalul, chiria, publicitatea și celelalte cheltuieli necesare vânzării —, obții profitul din exploatare (același regulament, articolul 90), care arată cât s-a câștigat din activitatea de bază. Mai departe, dacă la profitul din exploatare adaugi veniturile din afara exploatării și scazi cheltuielile din afara exploatării, precum dobânzile la împrumuturi, obții profitul curent (același regulament, articolul 91). Dacă „profitul brut există, dar profitul din exploatare este subțire”, se poate citi că pricina stă în felul de a vinde sau în felul în care se cheltuiesc costurile indirecte.

Dintre situațiile financiare, contul de profit și pierdere arată curgerea lucrurilor: cât s-a câștigat și cât s-a cheltuit într-o perioadă anume, de pildă un an. Bilanțul arată soldurile la un anumit moment, ziua încheierii exercițiului: ce se deține și cui și cât se datorează. Bilanțul se prezintă împărțit în 3 părți — active, datorii și capitaluri proprii (Regulamentul privind calculele societăților, articolul 73) —, iar totalul activelor este neapărat egal cu totalul datoriilor și al capitalurilor proprii. Contul de profit și pierdere se împarte în cifră de afaceri, costul vânzărilor, cheltuieli de desfacere și cheltuieli generale de administrare, venituri din afara exploatării, cheltuieli din afara exploatării, câștiguri extraordinare și pierderi extraordinare (același regulament, articolul 88). Dacă îți așezi de la început în minte deosebirea dintre documentul care arată curgerea și cel care arată soldurile, nu mai eziți.

Cheltuielile se văd mai limpede dacă le împarți în costuri fixe și costuri variabile. Costurile fixe sunt cele care apar aproape în aceeași sumă fie că vânzările cresc, fie că scad; cele mai tipice sunt chiria biroului și salariile angajaților permanenți. Costurile variabile sunt cele care cresc și scad odată cu vânzările: materialele, mărfurile cumpărate, comisioanele de vânzare legate de cifra de afaceri. Suma rămasă după ce din prețul de vânzare scazi costul variabil pe bucată se numește marja de contribuție, iar dacă împarți costurile fixe la marja de contribuție, afli pragul de rentabilitate, adică numărul de bucăți vândute la care nu ai nici pierdere, nici câștig. Cum încadrarea într-o categorie sau alta se schimbă după ramură și după forma contractului, judecă potrivit realității din firma ta.

Echipamentele folosite vreme îndelungată nu se trec pe cheltuieli cu întreaga sumă în anul cumpărării, ci se repartizează pe cheltuieli de-a lungul anilor de folosință. Aceasta este amortizarea (Legea impozitului pe profitul persoanelor juridice, 法人税法, articolul 31). La metoda liniară, imaginea cheltuielii anuale de amortizare este suma obținută împărțind valoarea de intrare la durata de folosință. Taxa pe consum funcționează astfel: din suma de taxă pe care întreprinzătorul a primit-o odată cu vânzările se scade suma de taxă plătită la cumpărări și la cheltuieli, iar diferența se varsă la stat (Legea taxei pe consum, 消費税法, articolul 30). Cota standard este în total de 10 la sută, iar cota redusă, în total de 8 la sută (aceeași lege, articolul 29). Cum partea de taxă pe consum rămasă la tine este bani care până la urmă se varsă la stat, pentru lichidități este mai sigur să ții minte să nu o amesteci cu propriul câștig. Pentru calculele și declarațiile concrete, întreabă la administrația fiscală sau la un consilier fiscal.

Aflarea numărului de bucăți la pragul de rentabilitate (exemplu)
Preț de vânzare 900 de yeni, cost variabil pe bucată 400 de yeni, costuri fixe 3.000.000 de yeni pe lună
Marja de contribuție pe bucată: 900 − 400 = 500 de yeni
Cantitatea la pragul de rentabilitate: 3.000.000 ÷ 500 = 6.000 de bucăți
Verificare (vânzări): 900 × 6.000 = 5.400.000 de yeni
Verificare (cheltuieli): 400 × 6.000 + 3.000.000 = 5.400.000 de yeni, deci se potrivesc

Profitul brut (売上総利益・粗利, uriage sōrieki / arari)

Suma rămasă după scăderea costului vânzărilor din cifra de afaceri. Arată marja produsului sau a serviciului în sine (Regulamentul privind calculele societăților, articolul 89).

Profitul din exploatare (営業利益, eigyō rieki)

Suma rămasă după scăderea cheltuielilor de desfacere și a cheltuielilor generale de administrare din profitul brut. Arată cât s-a câștigat din activitatea de bază (Regulamentul privind calculele societăților, articolul 90).

Profitul curent (経常利益, keijō rieki)

Suma obținută adăugând la profitul din exploatare veniturile din afara exploatării și scăzând cheltuielile din afara exploatării. Puterea reală, cuprinzând și rezultatele obișnuite din afara activității de bază, precum dobânzile (Regulamentul privind calculele societăților, articolul 91).

Bilanțul (貸借対照表, taishaku taishōhyō)

Documentul care arată situația patrimonială la un anumit moment. Se împarte în 3 părți: active, datorii și capitaluri proprii (Regulamentul privind calculele societăților, articolul 73).

Costuri fixe și costuri variabile (固定費と変動費, koteihi to hendōhi)

Costurile fixe apar în aceeași sumă indiferent de vânzări, iar cele variabile cresc și scad odată cu vânzările. Se folosesc la calculul pragului de rentabilitate.

Amortizarea (減価償却, genka shōkyaku)

Ideea de a repartiza valoarea de intrare a unui bun folosit vreme îndelungată pe cheltuielile anilor de folosință (Legea impozitului pe profitul persoanelor juridice, articolul 31).

Sursa: Regulamentul privind calculele societăților (会社計算規則, Kaisha Keisan Kisoku), articolele 89, 90 și 91

Reținem ordinea în care se înșiră documentele ce pun în mișcare o tranzacție și ce dovedește fiecare dintre ele, ajungând într-un singur șir până la regulile privind timbrul fiscal, păstrarea secretului și tranzacțiile de subcontractare.

Documentele unei tranzacții au o ordine, iar fiecare are rolul lui. Oferta este arătarea faptului că lucrul se poate face în aceste condiții și la această sumă; comanda este oferta de a contracta din partea cumpărătorului; confirmarea de comandă este acceptarea din partea celui care primește comanda; avizul de însoțire este însemnarea predării; recepția este momentul în care cel care a primit marfa îi verifică conținutul și o declară corespunzătoare; iar la urmă vin factura și plata. Contractul însuși se încheie atunci când cealaltă parte acceptă o ofertă care i-a arătat conținutul, iar în afara cazurilor în care legea prevede altfel în mod special, nu este nevoie de nicio formă anume, cum ar fi înscrisul (Codul civil, articolul 522). Cu toate acestea, înscrisurile se schimbă între părți spre a păstra conținutul înțelegerii, ca mai târziu să nu se ajungă la „am spus – n-am spus”.

Recepția este un moment foarte important în practică, fiindcă de multe ori de la ea pornește plata. Se verifică cantitatea, specificațiile și calitatea, iar dacă este ceva în neregulă, se spune în această etapă. Când bunul predat nu se potrivește cu conținutul contractului în privința felului, a calității sau a cantității, cumpărătorul poate cere aducerea la conformitate, de pildă repararea sau predarea unui bun de înlocuire (Codul civil, articolul 562). De reținut că antrepriza este contractul prin care una dintre părți se obligă să ducă la bun sfârșit o lucrare, iar cealaltă se obligă să plătească o remunerație pentru rezultatul ei (Codul civil, articolul 632). Dacă vă potriviți de la început asupra a ceea ce înseamnă „terminat”, nu se ivesc neînțelegeri la recepție.

La taxa de timbru, obligația de plată revine celui care întocmește un document dintre cele enumerate în anexa nr. 1 la Legea taxei de timbru, adică un document impozabil (Legea taxei de timbru, articolul 3). Cel mai des se întâlnește chitanța: pentru dovada de primire a unei sume de bani sau a unor titluri de valoare, dacă suma primită înscrisă în ea este mai mică de 50.000 de yeni, este scutită de taxă (aceeași lege, anexa nr. 1, documentul nr. 17). Nu este de ajuns ca timbrul să fie lipit: el trebuie anulat în chip limpede, printr-un semn care să treacă și peste document, și peste desenul timbrului (aceeași lege, articolul 8 alineatul 2). Cum, în cazul schimbului făcut numai prin date electronice, felul de a trata lucrurile este uneori discutabil, întreabă la administrația fiscală sau la un consilier fiscal.

Acordul de confidențialitate, așa-numitul NDA, este acela prin care se făgăduiește că informațiile aflate în cursul discuțiilor sau al lucrului împreună nu vor fi folosite în alt scop și nu vor fi dezvăluite unui terț. De bază, se încheie înainte de a se vorbi. Pe lângă el este neapărat trebuincioasă și buna gestionare din interiorul firmei. Secretul de afaceri în înțelesul Legii privind prevenirea concurenței neloiale este acela care îndeplinește 3 condiții: să fie gestionat ca secret, să fie o informație tehnică sau comercială folositoare activității și să nu fie cunoscută public (aceeași lege, articolul 2 alineatul 6). Cu alte cuvinte, informația care nu este gestionată se apără greu. Cât privește regulile tranzacțiilor de subcontractare, Legea privind prevenirea întârzierii plății către subcontractanți a fost modificată și a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2026, denumirea ei prescurtată fiind Legea privind corectitudinea tranzacțiilor încredințate întreprinderilor mici și mijlocii, iar denumirea uzuală, Tekitekihō. Plata prin cambie a fost interzisă, la vechiul criteriu al capitalului social s-a adăugat criteriul numărului de salariați, iar în sfera de aplicare a intrat și încredințarea transportului necesar predării bunurilor fabricate sau a altor asemenea bunuri; astfel, întinderea legii s-a lărgit.

1. Potriviți specificațiile și termenul de livrare și primești oferta
2. Emiți comanda abia după ce ai trecut prin aprobarea internă
3. Primești confirmarea de comandă și lași în scris faptul că s-a încheiat contractul
4. După ce ai primit marfa, o compari cu avizul de însoțire
5. Faci recepția, iar dacă este ceva neconform, anunți în această etapă
6. După încheierea recepției primești factura și plătești la termen

Oferta (見積書, mitsumorisho)

Arătarea faptului că lucrul se poate face în aceste condiții și la această sumă. Documentul prin care suma și specificațiile se pun de acord înainte de comandă.

Confirmarea de comandă (注文請書, chūmon ukesho)

Documentul care arată că partea care primește comanda a acceptat oferta de a contracta cuprinsă în comandă. Este dovada încheierii contractului.

Recepția (検収, kenshū)

Verificarea faptului că bunul livrat este conform comenzii și declararea lui drept corespunzător. De multe ori de aici pornește plata.

Documentul impozabil (課税文書, kazei bunsho)

Documentul enumerat în anexa nr. 1 la Legea taxei de timbru. Cel care îl întocmește are obligația de plată a taxei de timbru (aceeași lege, articolul 3).

NDA (秘密保持契約, himitsu hoji keiyaku)

Contractul prin care se făgăduiește că informațiile aflate nu vor fi folosite în alt scop și nu vor fi dezvăluite unui terț. De bază, se încheie înaintea discuțiilor.

Legea privind corectitudinea tranzacțiilor încredințate întreprinderilor mici și mijlocii (中小受託取引適正化法)

Denumirea prescurtată a legii intrate în vigoare la 1 ianuarie 2026 prin modificarea Legii privind prevenirea întârzierii plății către subcontractanți. Denumirea uzuală este Tekitekihō.

Sursa: Codul civil (民法, Minpō), articolul 522; Legea taxei de timbru (印紙税法, Inshizei Hō), articolul 3; Legea privind prevenirea concurenței neloiale (不正競争防止法, Fusei Kyōsō Bōshi Hō), articolul 2 alineatul 6

Verificăm, cu temeiul textelor de lege alături, regulile privind timpul de muncă și zilele libere, cotele sporurilor pentru ore suplimentare, deosebirea dintre asigurările sociale și asigurările de muncă și felul de a citi fluturașul de salariu.

Principiul timpului de lucru este de 8 ore pe zi și 40 de ore pe săptămână, fără a socoti pauzele (Legea privind standardele de muncă, articolul 32). Ca lucrătorii să poată fi puși să muncească peste acestea, este nevoie de un acord scris cu sindicatul care cuprinde mai mult de jumătate dintre lucrători sau cu reprezentantul a mai mult de jumătate dintre ei — așa-numitul acord 36 — care trebuie depus la autoritatea administrativă (aceeași lege, articolul 36 alineatul 1). Limita prelungirii este, de principiu, de 45 de ore pe lună și 360 de ore pe an (același articol, alineatul 4). Pauza se acordă în cursul programului: cel puțin 45 de minute când timpul de lucru depășește 6 ore și cel puțin 1 oră când depășește 8 ore (aceeași lege, articolul 34). Ziua liberă se acordă cel puțin o dată pe săptămână sau cel puțin 4 zile în decurs de 4 săptămâni (aceeași lege, articolul 35).

Concediul anual plătit se acordă, în măsură de 10 zile lucrătoare, lucrătorului care a lucrat neîntrerupt 6 luni socotite de la ziua angajării și care s-a prezentat la lucru cel puțin 8 zecimi din totalul zilelor lucrătoare (Legea privind standardele de muncă, articolul 39 alineatul 1). După aceea, numărul de zile crește potrivit anilor de vechime. De principiu, concediul se acordă în perioada cerută de lucrător, iar firma nu poate decât să-l mute în altă perioadă dacă acordarea lui ar împiedica mersul normal al activității (același articol, alineatul 5). În textul legii nu există obligația de a explica motivul luării lui. Pe deasupra, pentru lucrătorii cărora li se acordă cel puțin 10 zile pe an, firma trebuie să stabilească ea perioada și să-i facă să ia 5 zile în termen de 1 an de la data de referință (același articol, alineatul 7).

Cotele minime ale sporurilor de salariu sunt stabilite prin lege. Pentru munca peste program este de cel puțin 25 la sută, iar pentru munca în ziua liberă legală, de cel puțin 35 la sută (Legea privind standardele de muncă, articolul 37 alineatul 1, și Decretul guvernamental nr. 5 din Heisei 6, adică 1994). Partea din munca peste program care depășește 60 de ore într-o lună ajunge la cel puțin 50 la sută (același alineat, teza finală). Pentru munca de noapte, de principiu de la ora 22 (10 seara) până la ora 5 dimineața, este nevoie de un spor de cel puțin 25 la sută (același articol, alineatul 4), iar dacă munca peste program cade și în timpul nopții, sporurile se adună. De reținut că sporul pentru familie și cel pentru transport nu se cuprind în salariul care stă la baza calculului sporurilor (același articol, alineatul 5).

Asigurările se rețin mai ușor dacă le împarți în două ramuri. Asigurarea de sănătate și asigurarea de pensie a salariaților sunt așa-numitele asigurări sociale, iar contribuțiile se suportă în jumătăți egale de către lucrător și de către angajator (Legea asigurării de sănătate, articolul 161; Legea asigurării de pensie a salariaților, articolul 82). Asigurarea pentru accidente de muncă și asigurarea de șomaj se numesc la un loc asigurări de muncă; la asigurarea pentru accidente de muncă nu există o parte suportată de lucrător, iar la asigurarea de șomaj lucrătorul suportă și el o parte (Legea privind încasarea contribuțiilor de asigurare de muncă, articolul 31). Fluturașul de salariu este alcătuit din 3 zone — prezența, sumele acordate și reținerile —, iar suma de plată rămasă după scăderea totalului reținerilor din totalul acordat este salariul net. De principiu, salariul se plătește în bani, direct lucrătorului, în întregime, cel puțin o dată pe lună, la o dată stabilită (Legea privind standardele de muncă, articolul 24).

Calculul plății orelor suplimentare (când salariul pe 1 oră este de 2.000 de yeni)
Cota de spor pentru munca peste program: 1 + 0,25 = 1,25
Pe 1 oră: 2.000 × 1,25 = 2.500 de yeni
Pentru 2 ore peste program: 2.500 × 2 = 5.000 de yeni
Dacă acele 2 ore cad și în timpul nopții: 1 + 0,25 + 0,25 = 1,5
Pe 1 oră: 2.000 × 1,5 = 3.000 de yeni

Timpul de lucru legal (法定労働時間, hōtei rōdō jikan)

Principiul timpului de lucru de 8 ore pe zi și 40 de ore pe săptămână, fără a socoti pauzele (Legea privind standardele de muncă, articolul 32).

Acordul 36 (36協定, saburoku kyōtei)

Acordul dintre angajator și lucrători, încheiat și depus pentru a se putea presta muncă peste program sau în zilele libere (Legea privind standardele de muncă, articolul 36 alineatul 1). Limita este, de principiu, de 45 de ore pe lună și 360 de ore pe an.

Concediul anual plătit (年次有給休暇, nenji yūkyū kyūka)

Concediul plătit de 10 zile lucrătoare care se acordă lucrătorului ce a lucrat neîntrerupt 6 luni și s-a prezentat la lucru cel puțin 8 zecimi din totalul zilelor lucrătoare (Legea privind standardele de muncă, articolul 39 alineatul 1).

Sporul de salariu (割増賃金, warimashi chingin)

Salariul adăugat: cel puțin 25 la sută pentru munca peste program, cel puțin 35 la sută pentru ziua liberă legală și cel puțin 25 la sută pentru munca de noapte (Legea privind standardele de muncă, articolul 37).

Totalul acordat și salariul net (総支給額と手取り, sōshikyūgaku to tedori)

Suma salariului de bază și a sporurilor este totalul acordat, iar suma rămasă după scăderea totalului reținerilor din el este salariul net.

Asigurările de muncă (労働保険, rōdō hoken)

Denumirea comună a asigurării pentru accidente de muncă și a asigurării de șomaj. La contribuția de asigurare pentru accidente de muncă nu există o parte suportată de lucrător (Legea privind încasarea contribuțiilor de asigurare de muncă, articolul 31).

Sursa: Legea privind standardele de muncă (労働基準法, Rōdō Kijun Hō), articolele 32, 34, 35, 37 și 39

Ca să vă apărați și firma, și pe voi înșivă, reținem tiparele hărțuirii, felul de a umbla cu datele cu caracter personal, rețelele sociale și scurgerile de informații, tranzacțiile pe bază de informații privilegiate și linia de jos a dreptului de autor.

Hărțuirea prin abuz de putere la locul de muncă (パワーハラスメント, pawāharasumento) se lămurește prin 3 elemente: să fie vorbe și fapte care au în spate un raport de superioritate, să depășească limitele necesare și potrivite pentru activitate și să vatăme mediul de muncă al lucrătorului. Angajatorul are obligația de a lua măsurile necesare în administrarea forței de muncă, precum organizarea unui sistem de consiliere (Legea privind promovarea integrată a politicilor de ocupare a forței de muncă, articolul 30-2 alineatul 1). Îndrumarul ministrului sănătății, muncii și bunăstării arată drept 6 tipuri reprezentative: atacul fizic, atacul psihic, izolarea din relațiile omenești, cererile prea mari, cererile prea mici și încălcarea vieții personale. Cum intenția de a vătăma nu intră printre elemente, fapta se poate încadra chiar și fără rea intenție; pe de altă parte, aceasta nu neagă îndrumarea care rămâne în limitele necesare și potrivite pentru activitate — rețineți amândouă fețele.

Hărțuirea sexuală se lămurește în două tipuri — cel în care lucrătorul suferă un dezavantaj în condițiile de muncă din pricina felului în care a răspuns unor vorbe sau fapte cu caracter sexual și cel în care mediul de muncă este vătămat prin vorbe sau fapte cu caracter sexual — iar angajatorul are obligația de a lua măsuri (Legea privind egalitatea de șanse la angajare între bărbați și femei, articolul 11 alineatul 1). Pentru cea prin vorbe și fapte legate de sarcină, naștere și altele asemenea, obligația de a lua măsuri este stabilită de articolul 11-3 din aceeași lege, iar pentru cea prin vorbe și fapte legate de folosirea unor drepturi precum concediul pentru creșterea copilului sau concediul pentru îngrijirea unui membru al familiei, de articolul 25 din Legea privind concediul pentru creșterea copilului și pentru îngrijire. În toate cazurile este interzisă concedierea sau orice alt tratament dezavantajos pe motiv că persoana a cerut consiliere ori a spus adevărul ajutând la soluționarea unei sesizări.

Când umbli cu date cu caracter personal, mai întâi determini pe cât posibil scopul folosirii lor (Legea privind protecția informațiilor cu caracter personal, articolul 17 alineatul 1). Fără să obții dinainte consimțământul persoanei, nu ai voie să le tratezi dincolo de limitele necesare atingerii scopului determinat (aceeași lege, articolul 18 alineatul 1). Când le-ai obținut, în afară de cazul în care ai făcut public dinainte scopul folosirii, o înștiințezi de îndată pe persoană sau faci scopul public (aceeași lege, articolul 21 alineatul 1). Predarea către un terț se face, de principiu, cu consimțământul obținut dinainte de la persoană, în afara cazurilor întemeiate pe lege și a altora asemenea (aceeași lege, articolul 27 alineatul 1). Rasa, credințele, poziția socială, istoricul medical, antecedentele penale și altele asemenea sunt date cu caracter personal ce necesită o grijă deosebită și cer o tratare mai prudentă (aceeași lege, articolul 2 alineatul 3).

Împotriva scurgerii de informații, baza este: nu scoate afară, nu arăta, nu conecta. Nu purta cu tine lista de clienți sau cartela de acces laolaltă cu lucrurile personale, nu deschide ecranul în locuri publice, nu conecta suporturi de stocare personale la datele de serviciu. La rețelele sociale, chiar și o vorbă gândită numai pentru cei din firmă nu mai poate fi luată înapoi din clipa în care a ieșit în spațiul public. Persoana legată de o societate cotată la bursă sau de alta asemenea, care a aflat în legătură cu atribuțiile sale un fapt important privitor la activitatea acelei societăți, nu are voie să vândă sau să cumpere acțiuni ale acelei societăți sau altele asemenea înainte ca faptul important să fi fost făcut public (Legea privind tranzacțiile cu instrumente financiare, articolul 166 alineatul 1). Operele altora nu se pot folosi fără încuviințare, în afara cazurilor precum citarea unei opere publicate, făcută potrivit uzanțelor corecte și în limitele îndreptățite de scopul citării (Legea dreptului de autor, articolul 32 alineatul 1). Dreptul de autor dăinuie, de principiu, până la 70 de ani după moartea autorului (aceeași lege, articolul 51 alineatul 2). Dacă eziți asupra unui caz anume, întreabă neapărat secția de administrare din firmă sau un specialist.

Pașii de verificare înainte de a umbla cu date cu caracter personal
1. Pune în cuvinte și determină pentru ce anume vor fi folosite
2. Verifică dacă acel scop a fost adus la cunoștința persoanei sau făcut public
3. Controlează dacă nu le folosești dincolo de limitele scopului
4. Dacă le dai în afara firmei, verifică dacă ai dinainte consimțământul persoanei
5. Uită-te dacă nu s-au amestecat date ce necesită o grijă deosebită, precum istoricul medical
6. Datele de care nu mai ai nevoie se șterg fără scăpare, după metoda stabilită

Cele 3 elemente ale hărțuirii prin abuz de putere (パワーハラスメントの3要素)

Vorbe și fapte care au în spate un raport de superioritate, depășirea limitelor necesare și potrivite pentru activitate și vătămarea mediului de muncă (Legea privind promovarea integrată a politicilor de ocupare a forței de muncă, articolul 30-2).

Cele 6 tipuri (6類型)

Tipurile reprezentative arătate de îndrumarul ministrului sănătății, muncii și bunăstării: atacul fizic, atacul psihic, izolarea din relațiile omenești, cererile prea mari, cererile prea mici și încălcarea vieții personale.

Tipul cu contraprestație și tipul de mediu (対価型と環境型)

Tipul cu contraprestație este acela în care lucrătorul suferă un dezavantaj în condițiile de muncă din pricina felului în care a răspuns unor vorbe sau fapte cu caracter sexual; tipul de mediu este acela în care mediul de muncă este vătămat prin vorbe sau fapte cu caracter sexual (Legea privind egalitatea de șanse la angajare între bărbați și femei, articolul 11).

Date cu caracter personal ce necesită o grijă deosebită (要配慮個人情報, yōhairyo kojin jōhō)

Datele cu caracter personal care cuprind mențiuni ce cer o grijă aparte: rasa, credințele, poziția socială, istoricul medical, antecedentele penale și altele asemenea (Legea privind protecția informațiilor cu caracter personal, articolul 2 alineatul 3).

Faptul important (重要事実, jūyō jijitsu)

Fapt important privitor la activitatea unei societăți cotate la bursă sau a alteia asemenea. Persoanei legate de societate care l-a aflat în legătură cu atribuțiile sale îi este interzis să tranzacționeze înainte de publicarea lui (Legea privind tranzacțiile cu instrumente financiare, articolul 166).

Citarea (引用, in'yō)

Folosirea unei opere publicate potrivit uzanțelor corecte și în limitele îndreptățite de scop (Legea dreptului de autor, articolul 32 alineatul 1). Se arată sursa, iar propriul text trebuie să fie partea principală.

Sursa: Legea privind promovarea integrată a politicilor de ocupare a forței de muncă (労働施策総合推進法), articolul 30-2; Legea privind protecția informațiilor cu caracter personal (個人情報保護法), articolul 17; Legea dreptului de autor (著作権法), articolul 32

Pornind de la darul de nuntă, îți însușești într-un singur șir alegerea șnurului mizuhiki, înțelesul podoabei noshi, felul de a scrie inscripția de pe plic, pregătirea plicului de dar și răspunsul la invitație.

Când dăruiești un lucru sau bani la o ocazie fericită, mai întâi alegi șnurul mizuhiki (水引). Pentru bucuriile care se pot repeta oricâte ori se folosește chōmusubi (蝶結び, nodul-fundă), numit și hanamusubi (花結び), care se poate desface și lega din nou de oricâte ori. Pentru lucrurile despre care se dorește să fie o singură dată, cum este căsătoria, se folosește musubikiri (結び切り), nodul care nu se desface, precum și awaji musubi (あわじ結び), un fel al lui. Și la kaiki iwai (快気祝い), darul pentru însănătoșirea după o boală sau o rană, se alege musubikiri, fiindcă e mai bine să nu se repete. Cum, dacă greșești aici, înțelesul se întoarce pe dos, verifică pentru ce este darul înainte de a cumpăra plicul. De reținut că la amănunte există deosebiri de la o regiune la alta, așa că, dacă eziți, cel mai sigur este să întrebi o persoană mai în vârstă sau vânzătorul.

Noshi, scris cu caracterele 熨斗, este podoaba lungă și îngustă prinsă în colțul din dreapta sus al hârtiei de învelit sau al plicului de dar. La origine era carne de urechea-mării uscată și întinsă subțire, și are înțelesul de a adăuga darului ceva proaspăt, crud. De aceea, când dăruiești chiar un aliment crud, precum peștele sau carnea, nu se mai pune și noshi peste el. Fiind un semn al ocaziilor fericite, nu se pune nici la ocaziile de doliu. Cum pe plicurile și hârtiile de învelit din comerț podoaba este de multe ori deja tipărită, dacă alegi ce se potrivește cu prilejul, forma iese de la sine corectă.

Inscripția de pe plic se scrie la mijloc, deasupra șnurului mizuhiki, iar numele celui care dăruiește la mijloc, sub șnur, ceva mai mic decât inscripția. La darul de nuntă sunt obișnuite kotobuki (寿), o-iwai (御祝) și go-kekkon o-iwai (御結婚御祝), iar forma iwai go-kekkon (祝御結婚), care ocolește cele 4 caractere, este și ea larg folosită. La scrierea mai multor nume, cum în scrierea verticală dreapta este poziția de sus, numele se înșiră spre dreapta începând cu cel mai mare ca poziție sau ca vârstă. Când oamenii sunt mulți, la stânga numelui reprezentantului se scrie hoka ichidō (外一同, și ceilalți laolaltă), iar numele tuturor se trec pe plicul interior sau pe o foaie separată. De scris se scrie de bază cu pensula sau cu pensula-stilou, cu tuș negru și gros.

Și conținutul plicului de dar, și felul de a-l înmâna au tiparul lor. La ocaziile fericite se pun bancnote noi, ca să se arate că gândul a fost pregătit dinainte, și se așază cu portretul spre fața plicului interior și cu portretul în sus. Suma se scrie pe fața plicului interior cu cifre în caractere chinezești, iar adresa și numele pe spate. Când îl porți cu tine, îl învelești într-o pânză fukusa (袱紗), iar la recepție îl scoți din pânză și îl dai cu amândouă mâinile, întors cu fața spre celălalt. Se consideră că pentru ocaziile fericite fukusa este în culori calde, pentru cele de doliu în culori reci, iar violetul se poate folosi la amândouă.

Răspunsul la invitație se trimite cât mai repede după ce ai primit-o. Dacă participi, tai cu două linii caracterul go (御) din go-shusseki (御出席) și încercuiești shusseki, iar go-kesseki (御欠席), pe care nu îl folosești, îl tai cu totul cu două linii. La go-hōmei (御芳名) tai până la go-hō și lași mei, iar dedesubt îți scrii numele. La go-jūsho (御住所) tai numai go. Cuvintele gyō sau ate de la adresa destinatarului se taie cu două linii și se înlocuiesc cu sama. Dacă adaugi pe marginea liberă o urare și o vorbă despre bucuria de a putea veni, impresia lăsată este mai bună.

Cum se scrie răspunsul la invitație
1. După ce ai primit-o, o pui la poștă cât mai repede
2. Tai cu două linii caracterul go din go-shusseki și încercuiești shusseki
3. Tai cu totul, cu două linii, go-kesseki, pe care nu îl folosești
4. La go-hōmei tai până la go-hō, lași mei și îți scrii numele
5. Tai cu două linii gyō sau ate de la adresa destinatarului și scrii sama
6. Adaugi pe marginea liberă o vorbă de urare

Mizuhiki (水引)

Șnurul care se pune pe plicul de dar sau pe hârtia de învelit. Înțelesul se schimbă după felul nodului, folosindu-se pe rând chōmusubi și musubikiri.

Chōmusubi (蝶結び)

Nodul care se poate lega din nou de oricâte ori, numit și hanamusubi. Se folosește la lucrurile care e bine să se repete: darul pentru naștere, darul de vară o-chūgen și altele.

Musubikiri (結び切り)

Nodul care nu se desface. Se folosește la lucrurile pentru care e mai bine să nu se repete: darul de nuntă, darul pentru însănătoșire, ocaziile de doliu. Și awaji musubi este un fel al lui.

Noshi (のし・熨斗)

Podoaba lungă și îngustă prinsă în colțul din dreapta sus al hârtiei de învelit. La origine carne de urechea-mării uscată; are înțelesul de a adăuga ceva crud. Nu se pune la darurile care sunt chiar alimente crude, nici la ocaziile de doliu.

Inscripția de pe plic (表書き, omotegaki)

Cuvântul care arată prilejul, scris deasupra șnurului mizuhiki. La darul de nuntă: kotobuki, o-iwai, go-kekkon o-iwai și altele. Numele se scrie sub șnur, ceva mai mic.

Fukusa (袱紗)

Pânza în care se învelește plicul de dar sau plicul de doliu spre a fi purtat. Se consideră că pentru ocaziile fericite este în culori calde, pentru cele de doliu în culori reci, iar violetul se poate folosi la amândouă.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate

Punem în ordine felul de a te purta la priveghi și la slujba de rămas-bun, inscripția de pe plicul cu bani de doliu, care se schimbă după religie, cuvintele de ocolit, precum și perioadele și inscripțiile pentru o-chūgen și o-seibo.

Când primești vestea unui deces, verifici data și ora, locul, numele celui care conduce doliul (喪主, moshu) și forma religioasă. Tsuya (通夜, privegherea) este slujba ținută noaptea, iar kokubetsushiki (告別式) este slujba de rămas-bun de la cel plecat; adesea se merge numai la una dintre ele. Când vii în grabă la priveghi, se consideră că nu este nicio supărare dacă porți haine obișnuite, de pildă un costum în culori discrete, iar despre slujba de rămas-bun se explică de obicei că are ca bază ținuta de doliu. Podoabele se țin la un nivel discret și se evită lucrurile lucioase sau împodobite. Mătăniile juzu (数珠) se folosesc la ceremoniile budiste; la cele în stil shintoist sau creștin nu se poartă. Dacă firma sau regiunea are o uzanță statornicită, potrivește-te după ea.

Cum inscripția de pe plicul cu bani de doliu se schimbă după religie, verifici neapărat dinainte. La ceremonia budistă se pot folosi larg go-kōden (御香典) și go-kōryō (御香料), la cea shintoistă o-tamagushiryō (御玉串料) și o-sakakiryō (御榊料), iar la cea creștină o-hanaryō (御花料). Go-reizen (御霊前) se folosește adesea la privegherea și la înmormântarea budiste, în timp ce despre școala Jōdo Shinshū se explică faptul că se folosește go-butsuzen (御仏前), fiindcă învățătura ei spune că omul devine buddha îndată ce moare. Când nu știi ce școală este, cel mai sigur este să pui o inscripție neutră, precum go-kōden, sau să întrebi familia ori casa de pompe funebre. Este datina ca inscripția să se scrie cu tuș diluat, deschis la culoare.

Plicul de doliu se face cu șnur mizuhiki în nod musubikiri, iar noshi, care este semn al ocaziilor fericite, nu se pune. Bancnotele puse înăuntru, spre deosebire de cele noi de la ocaziile fericite, nu se pun noi, ca să se ocolească impresia că le pregătiseși prevăzând nenorocirea; există uzanța ca, dacă la îndemână ai numai bancnote noi, să le faci o îndoitură înainte de a le pune. Pentru fukusa alegi culorile reci. La recepție îl scoți din pânză, rostești cuvintele de întristare și îl dai cu amândouă mâinile, întors cu fața spre celălalt. Cum reperele privind suma și amănuntele de bună rânduială se schimbă după regiune și după cât de apropiat îți era omul, verifică dacă în firmă există o datină.

În felul de a vorbi se folosesc formule consacrate, precum „kono tabi wa go-shūshō-sama de gozaimasu” (primiți condoleanțele mele pentru cele întâmplate) și „kokoro yori o-kuyami mōshiagemasu” (vă transmit din inimă condoleanțe), și nu se întreabă de pricina morții, nici nu se stă la vorbă lungă. Cuvintele care se dublează, precum kasanegasane, tabitabi, kaesugaesu și masumasu, se ocolesc drept cuvinte de rău augur (忌み言葉, imi kotoba), fiindcă duc cu gândul la repetarea nenorocirii. Formulările „go-meifuku o o-inori shimasu” (mă rog pentru odihna sufletului), kuyō (供養, slujbă de pomenire) și jōbutsu (成仏, intrarea în starea de buddha) sunt cuvinte budiste, așa că nu se folosesc la ceremoniile shintoiste sau creștine. Când nu poți fi de față, comanzi o telegramă de condoleanțe (弔電, chōden), astfel încât să ajungă la timp pentru priveghi sau pentru slujba de rămas-bun, adresată la casa de ceremonii, pe numele celui care conduce doliul.

O-chūgen (お中元) și o-seibo (お歳暮) sunt saluturi de sezon prin care se transmite recunoștința pentru purtarea de grijă de peste an, iar nu daruri de sărbătoare. Cum se repetă în fiecare an, șnurul mizuhiki este chōmusubi, iar inscripția se face go-chūgen (御中元) și go-seibo (御歳暮). Perioada trimiterii diferă de la o regiune la alta: se consideră că o-chūgen se trimite cam de la începutul până la mijlocul lunii iulie, iar în unele regiuni până la mijlocul lunii august, în timp ce o-seibo, de la începutul lunii a 12-a, decembrie, până pe la 20 ale lunii. Dacă perioada a trecut, se schimbă inscripția: la o-chūgen, până la risshū (立秋, începutul toamnei după calendar) se scrie shochū o-mimai (暑中御見舞), iar după risshū, zansho o-mimai (残暑御見舞); la o-seibo, după intrarea în noul an și până la sfârșitul zilelor de sărbătoare matsu no uchi (松の内) se scrie o-nenga (御年賀), iar după aceea kanchū o-mimai (寒中御見舞). Către cei mai mari în rang se scrie uneori shochū o-ukagai (暑中御伺) și zansho o-ukagai (残暑御伺). Nefiind daruri de sărbătoare, se consideră că pot fi trimise și cuiva aflat în doliu, dar se evită șnurul mizuhiki roșu-alb și se folosește de obicei o bandă de hârtie simplă, fără model.

Pașii pentru a trimite o telegramă de condoleanțe
1. Verifică data, ora și locul privegherii și ale slujbei de rămas-bun
2. Socotește înapoi ora la care ajunge la una dintre ele și fă comanda
3. Adresa este casa de ceremonii, iar destinatarul, numele întreg al celui care conduce doliul
4. Dacă nu știi cine conduce doliul, adaugi la numele celui plecat formula „go-izoku-sama” (către familia îndoliată)
5. Scoate din text cuvintele care se dublează și cuvintele care nu se potrivesc cu religia
6. La expeditor treci numele firmei, al secției și numele tău

Privegherea (通夜, tsuya)

Slujba ținută înaintea înmormântării. Fiindcă are caracterul unei veniri în grabă, se consideră că nu este nicio supărare dacă porți haine obișnuite, în culori discrete.

O-tamagushiryō (御玉串料)

Inscripția folosită la înmormântarea în stil shintoist. Se folosește și o-sakakiryō. La ceremoniile shintoiste nu se folosesc mătăniile juzu.

O-hanaryō (御花料)

Inscripția folosită la înmormântarea în stil creștin. Nu se folosesc cuvinte budiste, precum meifuku (odihna sufletului) sau kuyō (slujbă de pomenire).

Cuvintele de rău augur (忌み言葉, imi kotoba)

Cuvinte precum kasanegasane, tabitabi și kaesugaesu, ocolite la ocaziile de doliu fiindcă duc cu gândul la repetarea nenorocirii.

Telegrama de condoleanțe (弔電, chōden)

Telegrama de întristare trimisă atunci când nu poți fi de față. Se comandă astfel încât să ajungă la timp pentru priveghi sau pentru slujba de rămas-bun, la casa de ceremonii, pe numele celui care conduce doliul.

Kanchū o-mimai (寒中御見舞)

Inscripția folosită la darurile trimise după trecerea zilelor de sărbătoare matsu no uchi. După intrarea în noul an și până la sfârșitul lui matsu no uchi se scrie o-nenga.

※ Nu există nicio reglementare oficială în această privință. Este o sistematizare a unor uzanțe de afaceri larg acceptate