พื้นฐานการทำงานในบริษัทญี่ปุ่น แล็บ

การแต่งตัวสวย oshare (おしゃれ) ทำเพื่อตัวเอง ส่วนการแต่งกายให้เรียบร้อย midashinami (身だしなみ) ทำเพื่ออีกฝ่าย เราจะฝึกการเตรียมตัวที่ไม่ทำให้เสียคะแนนในไม่กี่วินาทีแรกที่พบกัน ด้วยไม้บรรทัด 2 อัน คือความสะอาดสะอ้านและ TPO

คนที่พบกันครั้งแรกจะสร้างภาพความประทับใจต่อคุณจากทรงผม เสื้อผ้า รองเท้า และของที่ถือติดตัว ตั้งแต่ก่อนที่คุณจะเริ่มพูดเสียอีก สิ่งสำคัญตรงนี้คือ การแต่งกายให้เรียบร้อย midashinami (身だしなみ) กับการแต่งตัวสวย oshare (おしゃれ) เป็นคนละเรื่องกัน การแต่งตัวสวยคือการแสดงรสนิยมของตัวเอง ผู้ที่ตัดสินว่าดีหรือไม่ดีคือตัวเราเอง ส่วนการแต่งกายให้เรียบร้อยคือความใส่ใจที่จะไม่ทำให้อีกฝ่ายรู้สึกไม่สบายใจ ผู้ที่ตัดสินว่าดีหรือไม่ดีคืออีกฝ่ายและสถานการณ์ตรงนั้น ด้วยเหตุนี้ คำว่า “ฉันชอบแบบนี้” จึงใช้เป็นเหตุผลของการแต่งกายให้เรียบร้อยไม่ได้ เมื่อลังเลว่าจะตัดสินอย่างไร ให้เปลี่ยนไปคิดว่าอีกฝ่ายมองเห็นเราอย่างไร

ในทางปฏิบัติ ก่อนออกไปทำงานให้ตรวจไล่จากบนลงล่างตามลำดับ ผมปรกตาหรือไม่ มีผมชี้จากการนอนหรือไม่ โกนหนวดแล้วหรือยัง ถ้าจะไว้หนวดก็ต้องเล็มให้เป็นทรง ปกและปลายแขนเสื้อเชิ้ตมีคราบสกปรกหรือไม่ รีดเรียบแล้วหรือยัง กระดุมหลุดใกล้จะขาดหรือไม่ เล็บตัดสั้นเสมอกันหรือยัง รองเท้าสกปรกหรือไม่ ส้นรองเท้าสึกหรือไม่ กลิ่นเป็นสิ่งที่ตัวเองสังเกตได้ยาก จึงควรใช้น้ำหอมและผลิตภัณฑ์จัดแต่งผมแต่พอประมาณ และระวังว่ามีกลิ่นอาหารหรือกลิ่นบุหรี่ติดอยู่หรือไม่ หลีกเลี่ยงการหยิบเสื้อเชิ้ตที่ใส่เมื่อวานมาใส่ซ้ำเพราะคิดว่ากลิ่นยังไม่รบกวน จมูกของตัวเองเป็นสิ่งที่เชื่อถือได้น้อยที่สุด

จะใส่อะไรนั้นตัดสินด้วย TPO คือเวลา สถานที่ และโอกาส อันดับแรก ถ้าที่ทำงานมีระเบียบเรื่องการแต่งกาย ระเบียบนั้นมาก่อนสิ่งอื่น คำว่าออฟฟิศแคชวลไม่มีคำนิยามที่ใช้ร่วมกันทั้งประเทศ ขอบเขตที่ยอมรับได้ต่างกันไปในแต่ละบริษัท จึงต้องตรวจสอบมาตรฐานของบริษัทตัวเองก่อนแล้วจึงปรับตาม ในส่วนที่ไม่มีระเบียบเขียนไว้ชัดเจน หากลังเลให้เอนไปทางที่เรียบร้อยกว่าแทนที่จะเอนไปทางสบาย ๆ แล้วจะไม่พลาด วันที่มีลูกค้ามาเยือนหรือต้องออกไปเยือนลูกค้าก็ยกระดับขึ้นอีกขั้นให้เข้ากับอีกฝ่าย วันที่ไปดูงานโรงงานหรือหน้างานก็ปฏิบัติตามเงื่อนไขเรื่องอุปกรณ์ป้องกันและรองเท้าที่ฝ่ายนั้นกำหนด เห็นได้ว่าเสื้อผ้าชุดเดียวกัน เมื่อโอกาสเปลี่ยนไป ความเหมาะสมก็เปลี่ยนตาม

สูทนั้นขนาดที่พอดีสำคัญกว่าราคา ถ้าตำแหน่งไหล่และความยาวแขนพอดี ต่อให้ไม่แพงก็ดูเรียบร้อย ของใช้ติดตัวมีหลักคือจำกัดจำนวนให้น้อย การเพิ่มนาฬิกาข้อมือหรือแหวนไม่ได้ทำให้ได้รับความเชื่อถือมากขึ้น กระเป๋าควรเลือกขนาดที่ใส่เอกสาร A4 ได้โดยไม่ต้องพับ และวางกับพื้นแล้วตั้งอยู่ได้เอง เวลาไปเยือนที่อื่นการเคลื่อนไหวจะได้ไม่เสียจังหวะ วันที่ทำงานที่บ้านและเข้าประชุมออนไลน์ก็ใช้แนวคิดเดียวกัน แม้สิ่งที่ปรากฏบนจอจะมีแค่ครึ่งบน แต่ระหว่างประชุมก็อาจต้องลุกขึ้นยืน และอาจมีเหตุให้ต้องออกไปข้างนอกกะทันหัน ให้เปลี่ยนเป็นเสื้อผ้าที่คนนอกบริษัทเห็นแล้วไม่มีปัญหา แล้วตรวจตั้งแต่ขอบเขตที่กล้องจับ ฉากหลัง ไปจนถึงทิศทางของแสงที่ทำให้ใบหน้าไม่มืด ให้เรียบร้อยก่อนเริ่มประชุม

การเตรียมตัวเรื่องการแต่งกาย (คืนก่อนหน้าและเช้าวันนั้น)
คืนก่อน1: ดูกำหนดการของวันรุ่งขึ้น ตรวจว่ามีลูกค้ามาเยือน ต้องไปเยือน หรือไปหน้างานหรือไม่
คืนก่อน2: หยิบเสื้อผ้าที่จะใส่ออกมา ตรวจรอยยับ ด้ายหลุดลุ่ย และกระดุม
คืนก่อน3: ขัดรองเท้า และจัดของในกระเป๋าใหม่
วันนั้น1: จัดผม หนวด และเล็บให้เรียบร้อย
วันนั้น2: ยืนหน้ากระจกแล้วไล่จากบนลงล่าง ดูตามลำดับ ปก ปลายแขน ชายเสื้อ รองเท้า
วันนั้น3: ตรวจกลิ่นน้ำหอมและกลิ่นหลังอาหารก่อนออกจากบ้าน

midashinami (身だしなみ) การแต่งกายให้เรียบร้อย

การจัดการแต่งกายไม่ให้อีกฝ่ายรู้สึกไม่สบายใจ เกณฑ์ตัดสินไม่ได้อยู่ที่รสนิยมของตัวเอง แต่อยู่ที่อีกฝ่ายและสถานการณ์ตรงนั้น

seiketsukan (清潔感) ความสะอาดสะอ้าน

นอกจากสะอาดจริงแล้ว ยังต้องอยู่ในสภาพที่มองเห็นแล้วสื่อออกไปเช่นนั้นด้วย จุดตรวจหลักคือ ผม เล็บ รองเท้า ปกและปลายแขน รอยยับ และกลิ่น

TPO

อักษรตัวแรกของ time (เวลา), place (สถานที่), occasion (โอกาส) เป็นแนวคิดที่ว่าเสื้อผ้าชุดเดียวกัน เมื่อโอกาสเปลี่ยน ความเหมาะสมก็เปลี่ยน

dress code ข้อกำหนดการแต่งกาย

ข้อตกลงเรื่องการแต่งกายที่งานนั้นเรียกร้อง ในงานพิธีหรืองานเลี้ยง ฝ่ายเจ้าภาพอาจระบุไว้ ถ้าระบุมาก็ปฏิบัติตาม

office casual ออฟฟิศแคชวล

คำเรียกรวมของชุดทำงานที่ผ่อนคลายกว่าสูท ไม่มีคำนิยามที่ใช้ร่วมกันทั้งประเทศ ขอบเขตที่ยอมรับได้ต่างกันไปในแต่ละบริษัท จึงต้องตรวจสอบมาตรฐานของบริษัทตัวเอง

ความใส่ใจเรื่องกลิ่น

การควบคุมกลิ่นน้ำหอม ผลิตภัณฑ์จัดแต่งผม อาหาร บุหรี่ ฯลฯ ตัวเองมักชินจนไม่รู้ตัว และความชอบก็ต่างกันไปในแต่ละคน

การแต่งกายเมื่อทำงานที่บ้าน

การเตรียมตัวที่รวมถึงขอบเขตที่ปรากฏในการประชุมออนไลน์และฉากหลังด้วย แนวคิดที่ว่าจัดแค่ครึ่งบนก็พอนั้นจะพังทันทีที่ลุกขึ้นยืน

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

ทักก่อน มองหน้าอีกฝ่าย ด้วยเสียงที่ดังถึง เราจะฝึกพื้นฐานของการทักทาย และการโค้งคำนับ 3 แบบที่ใช้ต่างกันตามสถานการณ์ ไปจนถึงลำดับการเคลื่อนไหว

ในที่ทำงานมีโอกาสทักทายหลายครั้งต่อวัน สิ่งที่สร้างความต่างไม่ใช่เนื้อหา แต่คือการชิงทักก่อน แค่พูดออกไปเองก่อนที่อีกฝ่ายจะพูด ความประทับใจก็เปลี่ยนแล้ว ด้วยเสียงที่ดังถึง มองตาอีกฝ่าย และถ้าเป็นไปได้ให้หยุดมือที่ทำอยู่ การตอบทั้งที่ยังจ้องจอคอมพิวเตอร์นั้นแทบไม่ต่างจากการไม่ตอบ ตอนเช้าพูดว่า “ohayō gozaimasu (おはようございます)” กับคนนอกบริษัทพูดว่า “osewa ni natte orimasu (お世話になっております)” กับคนที่กำลังจะออกไปข้างนอกพูดว่า “itterasshaimase (いってらっしゃいませ)” กับคนที่กลับเข้ามาพูดว่า “okaerinasaimase (お帰りなさいませ)” เวลาตัวเองกลับก่อนพูดว่า “osaki ni shitsurei shimasu (お先に失礼します)” ส่วนฝ่ายที่ยังอยู่ตอบว่า “otsukaresama deshita (お疲れさまでした)” อนึ่ง คำว่า “gokurōsama (ご苦労さま)” ถือกันว่าเป็นคำที่ผู้อาวุโสกว่าใช้ให้กำลังใจผู้ที่ต่ำกว่า จึงเป็นธรรมเนียมที่ยึดถือกันกว้างขวางว่าไม่ใช้กับหัวหน้า

สีหน้าไปถึงอีกฝ่ายก่อนคำพูด เวลาฟังเรื่องให้ยกมุมปากขึ้นและหันลำตัวทั้งตัวไปทางอีกฝ่าย ถ้าไม่ถนัดสบตาต่อเนื่อง ให้วางสายตาไว้ที่รอบดวงตาหรือบริเวณคิ้วแทนที่จะเป็นดวงตาโดยตรง เท่านี้อีกฝ่ายก็รับรู้ว่าถูกมองอยู่ ถ้ามัวแต่มองเอกสารในมือ อีกฝ่ายจะรับว่าเราไม่ได้ฟัง ในสถานการณ์ที่สวมหน้ากากอนามัย ปากถูกบังไป จึงต้องใส่ใจสีหน้าบริเวณดวงตาและน้ำเสียงเป็นพิเศษ

การโค้งคำนับแบ่งใหญ่ ๆ ได้ 3 แบบ eshaku (会釈) เบาที่สุด ใช้เมื่อเดินสวนกันในทางเดิน เมื่อเข้าและออกจากห้อง และเมื่อเดินผ่านหน้าแขก keirei (敬礼) หรืออีกชื่อว่า futsūrei (普通礼) เป็นมาตรฐานของสถานการณ์ที่เป็นทางการ เช่น เมื่อต้อนรับแขก เมื่อทักทายที่บริษัทที่ไปเยือน และเมื่อแลกนามบัตร ส่วน saikeirei (最敬礼) ลึกที่สุด ใช้กับการขออภัยครั้งใหญ่ การขอบคุณอย่างสุดซึ้ง และการส่งอย่างเป็นทางการ องศาที่ก้มลำตัวโดยทั่วไปถือว่า eshaku ราว 15 องศา keirei ราว 30 องศา และ saikeirei ราว 45 องศา แต่ตัวเลขเหล่านี้มีช่วงกว้างต่างกันไปตามสำนัก ไม่ใช่ว่าต้องเป็นกี่องศาอย่างเคร่งครัด สิ่งที่สำคัญกว่าการวัดองศาคือการทำให้ความลึกสอดคล้องกับความเข้มของความรู้สึก

สิ่งที่ควรจับให้ได้ในเชิงรูปแบบคือท่าทางและลำดับ ยืนโดยให้ส้นเท้าชิดกัน ยืดหลังตรงแล้วพับลำตัวลงจากช่วงเอว ถ้างอแต่คอจะดูไม่สงบนิ่ง มือประสานกันเบา ๆ ไว้ข้างหน้า หรือปล่อยแนบข้างลำตัวอย่างเป็นธรรมชาติ เมื่อก้มลงสุดให้หยุดนิ่งครั้งหนึ่ง แล้วค่อย ๆ ยกกลับขึ้น สุดท้ายมองอีกฝ่ายอีกครั้ง เมื่อเทียบกับ dōjirei (同時礼) ที่พูดพร้อมกับโค้งไปด้วยแล้ว gosen-gorei (語先後礼) ที่พูดคำก่อนแล้วจึงก้มหัวถือว่าสุภาพกว่า ในสถานการณ์ที่ต้องโค้งพร้อมกับอีกฝ่าย ให้เริ่มก้มก่อนอีกฝ่ายและยกขึ้นหลังจากอีกฝ่ายยกขึ้นแล้ว จะสื่อความเคารพได้ ในการส่ง สิ่งที่มีความหมายคือการที่เมื่ออีกฝ่ายหันกลับมาแล้วเห็นว่าเรายังยืนส่งอยู่ จึงอย่ากลับเข้าไปทันทีที่อีกฝ่ายหันหลังให้ แต่ให้ส่งจนกว่าจะมองไม่เห็นตัวแล้ว

ขั้นตอนการโค้งคำนับ (รูปแบบ gosen-gorei 語先後礼)
1: หยุดยืน ให้ส้นเท้าชิดกัน
2: มองตาอีกฝ่าย
3: กล่าวคำทักทาย (ohayō gozaimasu / osewa ni natte orimasu)
4: ยืดหลังตรงแล้วพับลำตัวลงจากช่วงเอว
5: หยุดนิ่งครั้งหนึ่งที่จุดต่ำสุด
6: ค่อย ๆ ยกลำตัวกลับขึ้น
7: มองตาอีกฝ่ายอีกครั้ง

การชิงทักก่อน

การเอ่ยทักออกไปเองก่อนอีกฝ่าย เมื่อเทียบกับการตั้งรับที่เอาแต่ตอบกลับ ความประทับใจต่างกันมาก

eshaku (会釈)

การโค้งที่เบาที่สุดในบรรดา 3 แบบ ใช้เมื่อเดินสวนกันในทางเดิน เมื่อเข้าออกห้อง เป็นต้น โดยทั่วไปถือว่าราว 15 องศา

keirei (敬礼) หรือ futsūrei (普通礼)

การโค้งที่เป็นมาตรฐานของสถานการณ์ที่เป็นทางการ ใช้เมื่อต้อนรับแขก ทักทายที่บริษัทที่ไปเยือน และแลกนามบัตร โดยทั่วไปถือว่าราว 30 องศา

saikeirei (最敬礼)

การโค้งที่ลึกที่สุด ใช้กับการขออภัยครั้งใหญ่ การขอบคุณอย่างสุดซึ้ง และการส่งอย่างเป็นทางการ โดยทั่วไปถือว่าราว 45 องศา

gosen-gorei (語先後礼)

รูปแบบที่กล่าวคำก่อน มองอีกฝ่ายครั้งหนึ่ง แล้วจึงโค้ง ถือว่าสุภาพกว่า dōjirei (同時礼) ที่พูดพร้อมกับโค้ง

eye contact การสบตา

การส่งสายตาไปยังอีกฝ่าย หากไม่ถนัดสบตาต่อเนื่อง ให้วางสายตาไว้ที่รอบดวงตาหรือบริเวณคิ้วก็ได้

gokurōsama (ご苦労さま) กับ otsukaresama (お疲れさま)

“gokurōsama” ถือกันว่าเป็นคำที่ผู้อาวุโสกว่าใช้ให้กำลังใจผู้ที่ต่ำกว่า จึงเป็นธรรมเนียมที่ใช้ “otsukaresama deshita” กับหัวหน้า

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

ลงมือก่อนเวลา 5 นาที ข่าวร้ายยิ่งต้องรายงานเร็ว และคำพูดสั้น ๆ ว่า “ขอลุกจากโต๊ะสักครู่” ความไว้วางใจเกิดจากการสั่งสม 3 อย่างนี้

เริ่มจากเรื่องเวลา เวลาเริ่มงานไม่ใช่ “เวลาที่ไปถึงบริษัท” แต่คือ “เวลาที่นั่งประจำโต๊ะและเริ่มทำงานได้แล้ว” การเดินทาง การเปลี่ยนเสื้อผ้า และการเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ ต้องทำให้เสร็จก่อนหน้านั้น เกณฑ์คร่าว ๆ ที่ใช้กันทั่วไปคือ การประชุมให้นั่งประจำที่ก่อนเวลา 5 นาที การไปเยือนให้ติดต่อแผนกต้อนรับก่อนเวลานัด 5 นาที และการไปถึงเร็วเกินไปก็ควรเลี่ยง เพราะทำให้อีกฝ่ายต้องรีบเตรียมตัว เมื่อรู้ว่าจะไปสาย ให้โทรศัพท์ทันทีในตอนนั้นเลย อีเมลหรือข้อความไม่แน่ว่าอีกฝ่ายจะเห็น สิ่งที่ต้องแจ้งคือ ข้อเท็จจริงว่าจะสาย เหตุผล และเวลาที่คาดว่าจะไปถึง เมื่อรู้เวลาที่คาดไว้เท่านั้น อีกฝ่ายจึงจะจัดกำหนดการใหม่ได้

ต่อมาคือการรายงาน เมื่อได้รับคำสั่งให้ทวนประเด็นสำคัญออกเสียง ตรวจสอบกำหนดส่งและรูปแบบของผลงานแล้วจดบันทึกไว้ เวลารายงานให้กล่าวข้อสรุปก่อน จากนั้นจึงเล่าลำดับเหตุการณ์ และสุดท้ายคือความคิดเห็นของตัวเอง โดยแยกออกจากกันเป็นส่วน ๆ ถ้าเอาข้อเท็จจริงกับการคาดเดามาปนกัน จะทำให้ฝ่ายที่ฟังตัดสินใจผิด ในงานที่ใช้เวลานาน ให้ใส่การรายงานระหว่างทางไว้ตรงช่วงที่แบ่งเป็นตอน ๆ เพราะแม้ทิศทางจะเบี่ยงเบนไประหว่างทาง เจ้าตัวก็มองเห็นได้ยาก และยิ่งรู้ตัวเร็ว การแก้ไขก็ยิ่งเล็กลงเท่านั้น และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ข่าวร้ายยิ่งต้องแจ้งให้เร็ว การหาเหตุผลว่าขอกู้สถานการณ์ด้วยตัวเองก่อน ขอรอตอนหัวหน้าอารมณ์ดี หรือขอสืบหาสาเหตุให้ได้ก่อน ล้วนทำให้การรายงานช้าลง และระหว่างนั้นทางเลือกที่หยิบใช้ได้ก็ลดลงเรื่อย ๆ

เมื่อจะลุกจากโต๊ะให้บอกสักคำ ถ้าบอกจุดหมายและเวลาที่คาดว่าจะกลับให้คนที่อยู่ใกล้ ๆ ทราบไว้ คนรอบข้างก็จะรับมือกับโทรศัพท์หรือแขกที่มาระหว่างนั้นได้ว่า “คาดว่าจะกลับราว ๆ ◯◯ นาฬิกา” การที่หน้าจอคอมพิวเตอร์เปิดอยู่ไม่ใช่หลักฐานว่ายังอยู่ที่โต๊ะ การลุกจากโต๊ะนาน ๆ หรือการออกไปข้างนอกต้องสะท้อนไว้ในตารางนัดหมายหรือกระดานที่ใช้ร่วมกัน เมื่อจะกลับบ้านให้เอ่ยกับคนที่ยังอยู่ก่อนแล้วจึงกลับ

สุดท้ายคือการวางตัวในที่นั้น ๆ โทรศัพท์มือถือระหว่างประชุมมีหลักว่า ให้ตั้งเป็นโหมดมารยาทก่อนเริ่ม วางไว้บนโต๊ะและไม่แตะต้อง ต่อให้ปิดเสียงแล้ว ถ้ามองจอหรือกดใช้งาน ผู้ที่กำลังพูดก็รู้ กรณีที่มีการติดต่อซึ่งเลี่ยงไม่ได้ ให้ขออนุญาตไว้ล่วงหน้าแล้วจึงลุกออกไป ข้อมูลที่ได้รู้จากงานห้ามเขียนลงโซเชียลมีเดียส่วนตัว ต่อให้ปิดชื่อบริษัทไว้ ก็อาจถูกระบุตัวอีกฝ่ายได้จากวันที่หรือสถานที่ และต่อให้จำกัดขอบเขตการเผยแพร่ ก็หยุดการคัดลอกไปเผยแพร่ต่อไม่ได้ การคุยเรื่องงานต่อในรถระหว่างเดินทางหรือในร้านกาแฟก็มีอันตรายแบบเดียวกัน การสูบบุหรี่ให้ทำในที่ที่กำหนดไว้ และอย่าหลุดออกไปหลายครั้งระหว่างเวลาทำงาน ในเรื่องการได้รับควันบุหรี่มือสองในที่ทำงานนั้น กฎหมายความปลอดภัยและอนามัยในการทำงาน มาตรา 68-2 กำหนดให้นายจ้างต้องพยายามใช้มาตรการที่เหมาะสมตามสภาพความเป็นจริง เพื่อป้องกันไม่ให้ลูกจ้างได้รับควันบุหรี่มือสองในอาคารหรือในสภาพแวดล้อมที่เทียบเท่า ความใส่ใจเรื่องกลิ่นและเสียงก็เป็นส่วนหนึ่งของการเกรงใจเพื่อนร่วมที่ทำงานเช่นกัน

ขั้นตอนเมื่อท่าทางจะไปสาย
1: ณ จุดที่รู้ว่าจะสาย ให้คำนวณเวลาที่คาดว่าจะไปถึง
2: โทรศัพท์หาอีกฝ่าย (อย่าจบด้วยอีเมลอย่างเดียว)
3: ขอโทษต่อข้อเท็จจริงที่จะไปสาย
4: แจ้งเหตุผลอย่างกระชับ
5: แจ้งเวลาที่คาดว่าจะไปถึง
6: ขอคำสั่งว่าจะจัดการกำหนดการอย่างไร
7: เมื่อไปถึงแล้ว ให้ขอโทษต่อหน้าอีกครั้ง

การลงมือก่อนเวลา 5 นาที

วิธีจับเวลาที่ว่า การประชุมให้นั่งประจำที่ก่อน 5 นาที การไปเยือนให้ติดต่อแผนกต้อนรับก่อน 5 นาที การไปถึงเร็วเกินไปก็ควรเลี่ยง เพราะทำให้อีกฝ่ายต้องรีบเตรียมตัว

hōrensō (報連相)

อักษรตัวแรกของ hōkoku (報告 การรายงาน), renraku (連絡 การแจ้งข่าว) และ sōdan (相談 การปรึกษา) การรายงานคือแจ้งสิ่งที่ทำเสร็จแล้ว การแจ้งข่าวคือแจ้งข้อเท็จจริงที่ควรรู้ร่วมกัน การปรึกษาคือแจ้งเรื่องที่อยากขอคำวินิจฉัย

การพูดจากข้อสรุปก่อน

วิธีพูดที่กล่าวผลลัพธ์ก่อน แล้วจึงแยกกล่าวลำดับเหตุการณ์และความคิดเห็นของตัวเองไว้ทีหลัง ทำให้ฝ่ายที่ฟังตัดสินใจขั้นต่อไปได้ง่ายขึ้น

การรายงานระหว่างทาง

การแจ้งความคืบหน้าระหว่างที่งานยังไม่เสร็จ ทำให้แก้ทิศทางที่เบี่ยงเบนได้ตั้งแต่ยังเล็ก งานที่ใช้เวลานานยิ่งได้ผลมาก

การบอกสักคำเมื่อลุกจากโต๊ะ

การแจ้งจุดหมายและเวลาที่คาดว่าจะกลับให้คนรอบข้างทราบเมื่อจะลุกจากโต๊ะ ทำให้การรับโทรศัพท์และการต้อนรับแขกไม่ติดขัด

การป้องกันควันบุหรี่มือสอง

การป้องกันไม่ให้ถูกควันบุหรี่ของผู้อื่น กฎหมายความปลอดภัยและอนามัยในการทำงาน มาตรา 68-2 กำหนดหน้าที่ให้นายจ้างต้องพยายามใช้มาตรการที่เหมาะสมตามสภาพความเป็นจริง

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

“แนวทางเรื่องคำสุภาพ (敬語の指針)” ของสำนักงานวัฒนธรรม แบ่งคำสุภาพออกเป็น 5 ชนิด เราจะเรียบเรียงว่า sonkeigo, kenjōgo I, kenjōgo II, teineigo และ bikago แต่ละอย่างเป็นคำสุภาพที่ยกย่องใคร

เมื่อโทรศัพท์ไปหาคู่ค้า ในบทสนทนาสั้น ๆ จะมี “การกระทำของอีกฝ่าย” “การกระทำของตัวเอง” และ “การกระทำของคนในบริษัทตัวเอง” โผล่ขึ้นมาต่อเนื่อง แค่คำว่า “พูด” คำเดียว ถ้าอีกฝ่ายเป็นผู้พูดก็ใช้ ossharu (おっしゃる) ถ้าตัวเองพูดกับอีกฝ่ายก็ใช้ mōshiageru (申し上げる) ถ้าจะเล่าเรื่องฝ่ายตัวเองอย่างนอบน้อมก็ใช้ mōsu (申す) คำที่เลือกเปลี่ยนไปเช่นนี้ การจะเลือกคำไหนไม่ได้ตัดสินด้วยระดับความสุภาพ แต่ตัดสินด้วยว่าคำนั้นกำลังยกย่องใคร ถ้าเข้าใจตรงนี้ผิด ก็จะกลายเป็นการลดอีกฝ่ายลงหรือยกคนในพวกเดียวกันขึ้น

แนวทางนี้แบ่งคำสุภาพออกเป็น 5 ชนิด คือ sonkeigo (尊敬語 คำยกย่อง แบบ irassharu / ossharu), kenjōgo I (謙譲語Ⅰ คำถ่อมตนแบบที่หนึ่ง แบบ ukagau / mōshiageru), kenjōgo II (謙譲語Ⅱ) หรือ teichōgo (丁重語 คำนอบน้อม แบบ mairu / mōsu), teineigo (丁寧語 คำสุภาพ แบบ desu / masu) และ bikago (美化語 คำทำให้ไพเราะ แบบ o-sake / o-ryōri) ในการแบ่ง 3 ชนิดแบบเดิมนั้น kenjōgo I กับ kenjōgo II ถูกรวมเป็น “kenjōgo” และ teineigo กับ bikago ถูกรวมเป็น “teineigo” อุบัติเหตุเรื่องคำสุภาพที่เกิดขึ้นในที่ทำงานเกือบทั้งหมดกระจุกอยู่ที่ส่วนที่แบ่งใหม่นี้ นั่นคือความต่างระหว่าง kenjōgo I กับ kenjōgo II

sonkeigo คือคำที่กล่าวถึงการกระทำ สิ่งของ หรือสภาพ ของฝ่ายอีกฝ่ายหรือบุคคลที่สาม โดยยกย่องบุคคลนั้น ถ้าพูดว่า “อาจารย์จะ irassharu ไปต่างประเทศสัปดาห์หน้า” ก็ยกย่องอาจารย์ผู้เป็นผู้กระทำ ถ้าพูดว่า “o-namae (お名前) ของอาจารย์” ก็ยกย่องอาจารย์ผู้เป็นเจ้าของ ถ้าพูดว่า “o-isogashii (お忙しい)” ก็ยกย่องผู้ที่อยู่ในสภาพนั้น ส่วน kenjōgo I คือคำที่กล่าวถึงการกระทำหรือสิ่งของที่มุ่งจากฝ่ายตัวเองไปยังอีกฝ่ายหรือบุคคลที่สาม โดยยกย่องบุคคลที่เป็นปลายทางนั้น คำว่า ukagau ในประโยค “จะ ukagau ไปที่อาจารย์” กำลังยกย่องอาจารย์ผู้เป็นจุดหมายปลายทาง อนึ่ง kudasaru (くださる) นั้นยกย่องผู้กระทำแล้วยังพ่วงความหมายว่าได้รับพระคุณด้วย ส่วน itadaku (いただく) นั้นยกย่องปลายทางแล้วยังพ่วงความหมายว่าได้รับพระคุณเช่นกัน

kenjōgo II (teichōgo) คือคำที่กล่าวถึงการกระทำหรือสิ่งของของฝ่ายตัวเองอย่างนอบน้อมต่อคู่สนทนาหรือผู้อ่าน คำที่จัดอยู่ในกลุ่มนี้ได้แก่ mairu, mōsu, itasu, oru, zonjiru ความต่างสำคัญจาก kenjōgo I คือใช้ได้แม้ไม่มีปลายทางที่เหมาะจะยกย่อง ประโยค “จะ ukagau ไปที่น้องชาย” เป็นการใช้ผิดเพราะกลายเป็นยกย่องน้องชายของตัวเอง แต่ประโยค “จะ mairu ไปที่น้องชาย” ไม่มีปัญหา ในทางกลับกัน kenjōgo II โดยพื้นฐานใช้กับเรื่องของฝ่ายตัวเอง การนำไปใช้กับการกระทำของฝ่ายอีกฝ่าย เช่น “ท่าน mairimashita มาจากที่ใด” จึงไม่เหมาะสม และโดยทั่วไปจะใช้พ่วงกับ “masu”

teineigo คือคำที่เติม “desu” “masu” เพื่อกล่าวอย่างสุภาพต่อคู่สนทนาหรือผู้อ่าน และคำที่มีระดับความสุภาพสูงขึ้นไปอีกคือ “(de) gozaimasu” ส่วน bikago คือคำที่กล่าวถึงสิ่งของอย่างไพเราะ เช่น “o-sake (お酒)” “o-ryōri (お料理)” ไม่มีหน้าที่ยกย่องผู้ใด สุดท้าย มีหลักการสามข้อในการใช้ sonkeigo และ kenjōgo I คือ ไม่ยกย่องฝ่ายตัวเอง การยกย่องฝ่ายอีกฝ่ายคือการใช้แบบทั่วไป และสำหรับบุคคลที่สามให้พิจารณาโดยรวมแล้วยกย่องหากเห็นว่าเหมาะกว่า ทั้งนี้ต้องระวังไม่ยกย่องบุคคลที่สามซึ่งคาดว่าอีกฝ่ายจะไม่รับรู้ว่าเป็นผู้ที่ควรยกย่อง

ลำดับเมื่อเลือกคำสุภาพ
1 ตัดสินว่าเป็นการกระทำของใคร (ฝ่ายตัวเอง หรือฝ่ายอีกฝ่ายและบุคคลที่สาม)
2 ถ้าเป็นการกระทำของอีกฝ่ายหรือบุคคลที่สาม ใช้ sonkeigo (อาจารย์ irasshaimasu)
3 ถ้าเป็นการกระทำของฝ่ายตัวเอง ให้ดูว่าปลายทางมีผู้ที่ควรยกย่องหรือไม่
4 ถ้ามี ใช้ kenjōgo I (จะ ukagaimasu ไปที่อาจารย์)
5 ถ้าไม่มี ใช้ kenjōgo II (จะ mairimasu ไปที่น้องชาย)
6 ท้ายประโยคจัดให้เรียบร้อยด้วย teineigo (desu / masu / (de) gozaimasu)

sonkeigo (尊敬語) คำยกย่อง

คำสุภาพที่กล่าวถึงการกระทำ สิ่งของ หรือสภาพ ของฝ่ายอีกฝ่ายหรือบุคคลที่สาม โดยยกย่องบุคคลนั้น เช่น irassharu, ossharu, nasaru, meshiagaru, o-tsukai ni naru, o-namae, o-isogashii

kenjōgo I (謙譲語Ⅰ) คำถ่อมตนแบบที่หนึ่ง

คำสุภาพที่กล่าวถึงการกระทำหรือสิ่งของที่มุ่งจากฝ่ายตัวเองไปยังอีกฝ่ายหรือบุคคลที่สาม โดยยกย่องบุคคลที่เป็นปลายทาง เช่น ukagau, mōshiageru, o-me ni kakaru, sashiageru, o-todoke suru

kenjōgo II (謙譲語Ⅱ) หรือ teichōgo (丁重語)

คำสุภาพที่กล่าวถึงการกระทำหรือสิ่งของของฝ่ายตัวเองอย่างนอบน้อมต่อคู่สนทนาหรือผู้อ่าน เช่น mairu, mōsu, itasu, oru, zonjiru, secchō, shōsha โดยทั่วไปใช้พ่วงกับ “masu”

teineigo (丁寧語) คำสุภาพ

คำสุภาพที่กล่าวอย่างสุภาพต่อคู่สนทนาหรือผู้อ่าน ได้แก่ “desu” “masu” และคำที่มีระดับความสุภาพสูงขึ้นไปอีกคือ “(de) gozaimasu”

bikago (美化語) คำทำให้ไพเราะ

คำที่กล่าวถึงสิ่งของอย่างไพเราะ เช่น “o-sake (お酒)” “o-ryōri (お料理)” ไม่มีหน้าที่ยกย่องผู้กระทำ ปลายทาง หรือคู่สนทนา แต่จัดอยู่ในคำสุภาพในความหมายกว้าง

tateru (立てる) การยกย่อง

การกล่าวโดยจัดวางบุคคลนั้นให้อยู่สูงในทางถ้อยคำ เป็นคำเรียกลักษณะร่วม ที่ครอบคลุมทั้งกรณีเคารพจากใจจริง กรณีให้เกียรติในฐานะตำแหน่ง และกรณีวางระยะห่าง

kudasaru (くださる) และ itadaku (いただく)

“kudasaru” คือคำที่ให้ sonkeigo พ่วงความหมายว่า “การกระทำนั้นมอบพระคุณให้” ส่วน “itadaku” คือคำที่ให้ kenjōgo I พ่วงความหมายเดียวกันนี้

แหล่งอ้างอิง: รายงานของสภาการวัฒนธรรม “แนวทางเรื่องคำสุภาพ (敬語の指針)” (วันที่ 2 กุมภาพันธ์ ปี Heisei 19) บทที่ 2 กลไกของคำสุภาพ หัวข้อที่ 1 ชนิดและหน้าที่ของคำสุภาพ

คำสุภาพมีทั้งรูปเฉพาะที่แทนที่ด้วยคำตายตัว และรูปทั่วไปที่นำไปประกอบกับคำต่าง ๆ ได้ เราจะจับหลักการใช้ o กับ go ให้ต่างกัน รูปที่สร้างไม่ได้ และการแยกคำสุภาพซ้อนออกจากการต่อคำสุภาพ

sonkeigo (尊敬語) มีทั้งรูปเฉพาะ ซึ่งแทน iku / kuru / iru ด้วย irassharu (いらっしゃる) แทน iu ด้วย ossharu (おっしゃる) แทน suru ด้วย nasaru (なさる) แทน taberu / nomu ด้วย meshiagaru (召し上がる) และแทน kureru ด้วย kudasaru (下さる) กับรูปทั่วไปที่นำไปประกอบกับคำต่าง ๆ ได้อย่างกว้างขวาง รูปทั่วไปได้แก่ “o (go) ... ni naru” “... (ra)reru” “... nasaru” “go ... nasaru” “o (go) ... da (desu)” “o (go) ... kudasaru” สิ่งที่ต้องระวังตรงนี้คือ “o (go) ... suru” ซึ่งเป็นรูปของ kenjōgo I จึงใช้เป็น sonkeigo ไม่ได้ อีกทั้ง “go ... sareru” ก็ถือกันว่าโดยแท้จริงแล้วไม่ใช่รูปที่เหมาะสมของ sonkeigo

การใช้ o กับ go ให้ต่างกันมีหลักว่า “o + คำญี่ปุ่นดั้งเดิม (wago)” และ “go + คำที่มาจากจีน (kango)” เช่น yomu → o-yomi ni naru, dekakeru → o-dekake ni naru, riyō suru → go-riyō ni naru, shusseki suru → go-shusseki ni naru อย่างไรก็ตาม ใน bikago แม้อยู่หน้าคำที่มาจากจีนก็นิยมใช้ o เช่น o-ryōri (お料理), o-keshō (お化粧) และแม้ไม่ใช่ bikago ก็ยังมีตัวอย่างผิดแบบอย่าง o-kagen (お加減), o-genki (お元気) ยิ่งกว่านั้น ยังมีคำกริยาที่ตามธรรมเนียมประกอบกับ o / go ไม่ได้ จึงสร้างรูป “o (go) ... ni naru” ไม่ได้ แนวทางยกตัวอย่างที่สร้างไม่ได้ไว้ว่า o-shini ni naru (お死にになる), go-shippai ni naru (御失敗になる), go-unten ni naru (御運転になる) และเสนอรูปที่ใช้แทนว่า o-nakunari ni naru / nakunarareru, shippai nasaru / shippai sareru, unten nasaru / unten sareru ตามลำดับ ส่วน goran ni naru (御覧になる), oide ni naru (おいでになる), o-yasumi ni naru (お休みになる), o-meshi ni naru (お召しになる) เป็นตัวอย่างของการสร้างแบบผิดแบบ

รูปเฉพาะของ kenjōgo I ได้แก่ ukagau (伺う), mōshiageru (申し上げる), zonjiageru (存じ上げる), sashiageru (差し上げる), itadaku (頂く), o-me ni kakaru (お目に掛かる), o-me ni kakeru (お目に掛ける), goran ni ireru (御覧に入れる), haiken suru (拝見する), haishaku suru (拝借する) ส่วนรูปทั่วไปได้แก่ “o (go) ... suru” “o (go) ... mōshiageru” “... te itadaku” “o (go) ... itadaku” เนื่องจาก “o (go) ... suru” เป็นรูปที่ยกย่องปลายทาง จึงสร้างได้เฉพาะกับคำกริยาที่มีบุคคลเป็นปลายทาง todokeru (ส่งมอบ) และ annai suru (นำทาง) มีปลายทาง จึงพูดว่า o-todoke suru และ go-annai suru ได้ แต่ taberu (กิน) และ jōsha suru (ขึ้นรถ) นึกไม่ออกว่าปลายทางเป็นบุคคลใด จึงสร้างรูป o-tabe suru หรือ go-jōsha suru ไม่ได้ ส่วนรูปทั่วไปของ kenjōgo II มีเพียง “... itasu” และใช้ได้เฉพาะกับคำกริยาชนิด sa-hen เท่านั้น

เมื่อจะเพิ่มความหมายว่าทำได้ ให้ทำเป็นรูปคำสุภาพก่อน แล้วจึงทำเป็นรูปแสดงความสามารถ ถ้าเป็น sonkeigo ก็ได้เป็น meshiagareru, o-yomi ni nareru, go-riyō ni nareru ถ้าเป็น kenjōgo I ก็ได้เป็น ukagaeru, o-todoke dekiru, go-hōkoku dekiru ในทางกลับกัน “o (go) ... dekiru” เป็นรูปแสดงความสามารถของ kenjōgo I “o (go) ... suru” จึงไม่เหมาะที่จะใช้กับการกระทำของอีกฝ่าย ประกาศตามสถานีที่ว่า “go-jōsha dekimasen (御乗車できません)” ควรแก้เป็น “go-jōsha ni naremasen (御乗車になれません)” และยังพูดได้อีกว่า “go-jōsha itadakemasen” หรือ “go-jōsha wa dekimasen” ส่วนคำที่ประกอบจากคำกริยากับคำคุณศัพท์ เช่น wakari-nikui (分かりにくい เข้าใจยาก) และ yomi-yasui (読みやすい อ่านง่าย) ให้ทำเฉพาะส่วนที่เป็นคำกริยาให้เป็น sonkeigo กลายเป็น o-wakari ni nari-nikui และ o-yomi ni nari-yasui

การใช้คำสุภาพชนิดเดียวกันซ้อนกันสองชั้นกับคำเดียวเรียกว่าคำสุภาพซ้อน (二重敬語) ตัวอย่างคือ o-yomi ni narareru (お読みになられる) โดยทั่วไปถือว่าคำสุภาพซ้อนไม่เหมาะสม แต่ก็มีบางคำที่ลงหลักปักฐานเป็นธรรมเนียมไปแล้ว เช่น o-meshiagari ni naru, o-mie ni naru, o-ukagai suru, o-ukagai itasu, o-ukagai mōshiageru ในทางตรงข้าม การทำคำตั้งแต่สองคำให้เป็นคำสุภาพแต่ละคำแล้วเชื่อมด้วย “te” เรียกว่าการต่อคำสุภาพ (敬語連結) ซึ่งโดยพื้นฐานยอมรับได้หากคำสุภาพแต่ละตัวเหมาะสมและการเชื่อมกันไม่ขัดเหตุผล ตัวอย่างคือ o-yomi ni natte irassharu และ o-yomi ni natte kudasaru อย่างไรก็ตาม การต่อคำที่กล่าวถึงการกระทำของอีกฝ่ายด้วย kenjōgo I แล้วกลายเป็นยกย่องตัวเอง เช่น “อาจารย์ ukagatte kudasatta มาที่บ้านผม” และ “ผม go-annai shite itadaita จากอาจารย์” นั้นไม่เหมาะสม กรณีหลังถ้าตัด shite ออกให้เหลือ go-annai itadaku ก็จะเหมาะสม

คำช่วยก็ต้องระวังเช่นกัน “kudasaru” มีอาจารย์เป็นประธาน ส่วน “itadaku” มีตัวเราเป็นประธาน จึงกลายเป็น “sensei ga shidō shite kudasatta” และ “sensei ni shidō shite itadaita” ถ้าพูดว่า “sensei ga go-shidō itadaita” เนื่องจาก itadaku มีความหมายว่าได้รับ จึงกลายเป็นว่าอาจารย์ได้รับการชี้แนะจากบุคคลอื่นแทน

รูปแบบการแก้คำพูด
go-riyō sareru (御利用される) → go-riyō ni naru (御利用になる) / riyō nasaru (利用なさる) / riyō sareru (利用される)
go-jōsha dekimasen (御乗車できません) → go-jōsha ni naremasen (御乗車になれません) / go-jōsha itadakemasen (御乗車いただけません)
o-wakari nikui (お分かりにくい) → o-wakari ni nari-nikui (お分かりになりにくい)
o-yomi yasui (お読みやすい) → o-yomi ni nari-yasui (お読みになりやすい)
go-unten ni naru (御運転になる) → unten nasaru (運転なさる) / unten sareru (運転される)
go-annai shite itadaku (御案内していただく) → go-annai itadaku (御案内いただく)
o-yomi ni narareru (お読みになられる) → o-yomi ni naru (お読みになる)

tokuteikei (特定形) รูปเฉพาะ

รูปที่ทำให้เป็นคำสุภาพโดยแทนที่ตัวคำด้วยคำอื่นไปเลย เช่น iku → irassharu, tazuneru → ukagau

ippankei (一般形) รูปทั่วไป

รูปที่สร้างคำสุภาพโดยนำไปประกอบกับคำต่าง ๆ ได้อย่างกว้างขวาง เช่น “o (go) ... ni naru” “o (go) ... suru”

nijū keigo (二重敬語) คำสุภาพซ้อน

การใช้คำสุภาพชนิดเดียวกันซ้อนกันสองชั้นกับคำเดียว เช่น o-yomi ni narareru โดยทั่วไปไม่เหมาะสม แต่ก็มีที่ลงหลักปักฐานเป็นธรรมเนียมแล้ว เช่น o-meshiagari ni naru, o-ukagai suru

keigo renketsu (敬語連結) การต่อคำสุภาพ

การทำคำตั้งแต่สองคำให้เป็นคำสุภาพแต่ละคำ แล้วเชื่อมด้วยคำช่วยเชื่อม “te” เช่น o-yomi ni natte irassharu โดยพื้นฐานยอมรับได้หากคำสุภาพแต่ละตัวเหมาะสมและไม่ขัดเหตุผล

o + wago กับ go + kango

หลักการใช้ o กับ go ให้ต่างกัน เช่น o-yomi ni naru / go-riyō ni naru แต่ bikago แม้เป็นคำจากจีนก็นิยมใช้ o และยังมีข้อยกเว้นอย่าง o-kagen, o-genki

o (go) ... dekiru

รูปแสดงความสามารถของ kenjōgo I “o (go) ... suru” ใช้กับการกระทำของตัวเองได้ แต่ใช้เป็น sonkeigo เพื่อแสดงความสามารถของอีกฝ่ายไม่ได้ รูปแสดงความสามารถของ sonkeigo คือ “o (go) ... ni nareru”

kenjōgo II ที่เป็นคำนาม

คำที่เติม gu (愚), shō (小), setsu (拙), hei (弊) เพื่อแสดงฝ่ายตัวเองอย่างถ่อมตน เช่น guken (愚見), shōsha (小社), secchō (拙著), heisha (弊社) ใช้เฉพาะในภาษาเขียนแทบทั้งหมด

แหล่งอ้างอิง: รายงานของสภาการวัฒนธรรม “แนวทางเรื่องคำสุภาพ (敬語の指針)” (วันที่ 2 กุมภาพันธ์ ปี Heisei 19) บทที่ 2 กลไกของคำสุภาพ หัวข้อที่ 2 รูปของคำสุภาพ / บทที่ 3 การใช้คำสุภาพอย่างเป็นรูปธรรม หัวข้อที่ 2 วิธีเลือกคำสุภาพให้เหมาะสม

อุบัติเหตุเรื่องคำสุภาพที่พบมากที่สุดในที่ทำงานคือการเผลอใช้ kenjōgo I กับการกระทำของอีกฝ่าย เราจะตรวจดูตัวอย่างการสับสนที่แนวทางยกไว้ และจุดที่ควรใช้ sasete itadaku

การพูดกับลูกค้าที่แผนกต้อนรับว่า “กรุณา ukagatte kudasai (伺ってください) กับผู้รับผิดชอบ” การถามหัวหน้าว่า “แฟ้มนั้นให้ o-mochi shimasu ka (お持ちしますか) ด้วยไหม” การเขียนในหนังสือแจ้งว่า “ไม่จำเป็นต้อง go-zaitaku suru (御在宅する)” ทั้งหมดนี้คือตัวอย่างที่แนวทางหยิบยกไว้ว่า เป็นการเผลอใช้ kenjōgo I ทั้งที่เป็นการกระทำของอีกฝ่าย ukagau, o-kiki suru, o-tazune suru, o-mochi suru, go-zaitaku suru ล้วนเป็นรูปของ kenjōgo I จึงใช้กับการกระทำของลูกค้าหรือหัวหน้าไม่ได้ ต้องเปลี่ยนเป็น sonkeigo ตามลำดับว่า o-kiki kudasai / o-tazune kudasai, o-mochi ni narimasu ka, go-zaitaku nasaru hitsuyō / go-zaitaku no hitsuyō ถึงจะเติม kudasai เข้าไปอย่าง “tantōsha ni o-kiki shite kudasai” ข้อเท็จจริงที่ว่า o-kiki suru เป็น kenjōgo I ก็ไม่เปลี่ยน จึงยังใช้ไม่ได้อยู่ดี

การสับสนใน kenjōgo II ก็มีเช่นกัน ต่อให้พูดกับอาจารย์คาโต้ว่า “พรุ่งนี้จะ mairimasu (参ります) ไปที่อาจารย์ทานากะ” ก็ไม่นับว่าได้ยกย่องอาจารย์ทานากะ เพราะ mairu เป็นคำสุภาพที่กล่าวอย่างนอบน้อมต่อคู่สนทนา ไม่มีหน้าที่ยกย่องบุคคลที่สามที่ปรากฏในเนื้อเรื่อง ถ้าจะยกย่องอาจารย์ทานากะต้องใช้ “ukagaimasu” ในทางกลับกัน ก็มีสำนวนที่แม้มี mairu หรือ mōsu อยู่ แต่ไม่ได้ทำหน้าที่เป็น kenjōgo II เช่น “go-jisan kudasai (御持参ください)” “o-mōshide kudasai (お申し出ください)” “o-mōshikomi kudasai (お申し込みください)” ใช้กับการกระทำของฝ่ายอีกฝ่ายได้โดยไม่มีปัญหา หากยังรู้สึกติดขัดก็เปลี่ยนเป็น “o-mochi kudasai” “osshatte kudasai” ได้ ส่วน “sono yō ni mōshitsutaete okimasu (そのように申し伝えておきます)” ก็เป็นการกล่าวอย่างเป็นทางการต่อประธานบริษัทซึ่งเป็นคู่สนทนา ไม่ได้เป็นการยกลูกน้องขึ้น

การเติม o หรือ go ให้ฝ่ายตัวเองนั้น ไม่ได้ถูกห้ามเสมอไป ถ้าเป็น kenjōgo I ที่ยกย่องปลายทาง เช่น “o-machi suru (รออาจารย์)” “go-setsumei o shitai (อยากอธิบายให้คุณยามาดะ)” ก็ไม่มีปัญหาเลย และบางกรณีก็ใช้เป็น bikago เช่น “o-kashi ของฉัน” สิ่งที่ห้ามเติมคือกรณีที่กลายเป็นยกย่องการกระทำหรือสิ่งของของฝ่ายตัวเอง เช่น “watashi no o-kangae (私のお考え)” “watashi no go-ryokō (私の御旅行)” ซึ่งเป็นการใช้ผิดโดยเอา sonkeigo มาใช้กับฝ่ายตัวเอง

itadaku กับ kudasaru ใช้ได้ทั้งคู่ “go-riyō itadaku” เป็น kenjōgo I ส่วน “go-riyō kudasaru” เป็น sonkeigo ทั้งผู้ที่ถูกยกย่องและการแสดงการรับรู้ว่าได้รับพระคุณนั้นเหมือนกัน แนวทางจึงวินิจฉัยว่าใช้คำสุภาพอย่างเหมาะสมทั้งสองแบบ อย่างไรก็ตาม แนวทางยังระบุด้วยว่าการใช้ “go-riyō itadaku” นั้นแต่ละคนรับรู้ต่างกันไป

รูป “(o / go) ... (sa)sete itadaku” ใช้ในกรณีที่สิ่งที่ฝ่ายตัวเองจะทำนั้นทำโดยได้รับอนุญาตจากฝ่ายอีกฝ่ายหรือบุคคลที่สาม และมีข้อเท็จจริงหรือความรู้สึกว่าได้รับพระคุณจากสิ่งนั้น ประโยคก่อนจะถ่ายสำเนาหนังสือของอีกฝ่ายว่า “kopī o torasete itadakemasu ka.” เข้าเงื่อนไขนี้ ส่วนประโยคเปิดการนำเสนองานวิจัยว่า “happyō sasete itadakimasu.” และป้ายประกาศว่า “honjitsu, kyūgyō sasete itadakimasu.” นั้น หากไม่มีเงื่อนไขเรื่องการอนุญาต ก็ค่อนข้างเยิ่นเย้อ ใช้ “happyō itashimasu” “kyūgyō itashimasu” จะกระชับกว่า ส่วนการแนะนำตัวว่า “จบจากโรงเรียนมัธยมปลาย ○○ sotsugyō sasete itadakimashita.” จะถูกวินิจฉัยว่าไม่เหมาะสม หากรู้สึกว่าไม่มีทั้งการอนุญาตและพระคุณ

ตัดสินคำสุภาพจากว่าเป็นการกระทำของใคร
การกระทำของอีกฝ่ายหรือหัวหน้า → sonkeigo (o-kiki ni naru / o-tazune ni naru / o-mochi ni naru)
การกระทำของตัวเองที่ยกย่องปลายทาง → kenjōgo I (o-kiki suru / o-tazune suru / o-mochi suru)
กล่าวเรื่องฝ่ายตัวเองต่ออีกฝ่ายอย่างนอบน้อม → kenjōgo II (mairu / mōsu / itasu / oru)
ต่อให้เติม kudasai เข้าไป kenjōgo I ก็ไม่กลายเป็น sonkeigo
เมื่อทำโดยได้รับอนุญาตและได้รับพระคุณ → sasete itadaku

การสับสนผู้ที่ยกย่อง

การใช้ผิดผู้ที่ถูกยกย่อง เช่น ใช้ kenjōgo I กับการกระทำของอีกฝ่าย หรือใช้ sonkeigo กับการกระทำของตัวเอง แนวทางยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมไว้จำนวนมาก

o-kiki suru และ o-tazune suru

เป็น kenjōgo I เช่นเดียวกับ ukagau ใช้กับการกระทำของลูกค้าหรือหัวหน้าไม่ได้ เมื่อจะให้อีกฝ่ายเป็นผู้ถาม ต้องใช้ sonkeigo ว่า o-kiki kudasai / o-tazune kudasai

go-jisan kudasai (御持参ください)

แม้มี san (参) อยู่ แต่ตรงนี้ 参 ไม่ได้ทำหน้าที่เป็น kenjōgo II จึงใช้กับการกระทำของฝ่ายอีกฝ่ายได้ไม่มีปัญหา o-mōshide kudasai และ o-mōshikomi kudasai ก็เช่นกัน

mōshitsutaeru (申し伝える)

วิธีพูดอย่างเป็นทางการต่ออีกฝ่าย เพื่อบอกว่าจะไปแจ้งแก่คนในฝ่ายตัวเอง ไม่ได้เป็นการยกลูกน้องซึ่งเป็นปลายทางของการแจ้งขึ้น

go-riyō itadaku (御利用いただく)

เป็น kenjōgo I แสดงการกระทำของฝ่ายอีกฝ่ายหรือบุคคลที่สามจากจุดยืนของฝ่ายตัวเอง เป็นคำสุภาพที่เหมาะสมเช่นเดียวกับ sonkeigo “go-riyō kudasaru”

sasete itadaku (させていただく)

รูปที่ใช้เมื่อสิ่งที่ฝ่ายตัวเองจะทำนั้น (ก) ทำโดยได้รับอนุญาตจากฝ่ายอีกฝ่ายหรือบุคคลที่สาม และ (ข) ได้รับพระคุณจากสิ่งนั้น ระดับการยอมรับเปลี่ยนไปตามว่าเข้าเงื่อนไขมากน้อยเพียงใด

แหล่งอ้างอิง: รายงานของสภาการวัฒนธรรม “แนวทางเรื่องคำสุภาพ (敬語の指針)” (วันที่ 2 กุมภาพันธ์ ปี Heisei 19) บทที่ 3 การใช้คำสุภาพอย่างเป็นรูปธรรม หัวข้อที่ 2 วิธีเลือกคำสุภาพให้เหมาะสม

แม้เป็นคนเดียวกัน คำสุภาพก็เปลี่ยนไปตามว่ากำลังพูดกับใคร เราจะตรวจดูการปฏิบัติต่อคนในพวกเดียวกัน การให้กำลังใจและการชม วิธีขอร้อง และคำสุภาพตามคู่มือ ทีละสถานการณ์

เมื่อพูดกับคู่ค้า หัวหน้าของเราก็กลายเป็นฝ่ายตัวเอง คือคนใน uchi (ウチ) เช่นกัน แม้ปกติเราจะพูดกับ buchō (部長 หัวหน้าฝ่าย) ทานากะด้วยคำสุภาพ แต่เมื่อพูดกับคนนอกบริษัทก็เรียกว่า “ทานากะ” ได้โดยไม่มีปัญหา ยังมีวิธีพูดที่ระบุตำแหน่งไว้ก่อนแล้วจึงปฏิบัติแบบคนใน เช่น “ทานากะ ผู้เป็น buchō” ในสถานการณ์ที่เป็นทางการก็พูดว่า “buchō ของ heisha (弊社 บริษัทของกระผม)” ในสถานการณ์ที่ผ่อนคลายลงมาก็พูดว่า “buchō ของเรา” ได้ สิ่งที่ต้องระวังคือ “ทานากะ-buchō” เพราะไม่นับเป็นการเรียกแบบปฏิบัติต่อคนใน จึงไม่เหมาะสม เรื่องครอบครัวของตัวเองก็เช่นกัน ในสถานการณ์ที่เป็นทางการมีหลักว่าให้พูดว่า chichi (父 พ่อ), haha (母 แม่), sofu (祖父 ปู่), sobo (祖母 ย่า), ani (兄 พี่ชาย), ane (姉 พี่สาว)

การแบ่ง uchi กับ soto (ソト) นั้น เมื่ออีกฝ่ายเปลี่ยน เส้นแบ่งก็เปลี่ยนตาม ถ้าเป็นพิธีกรในงานเลี้ยงส่งท้ายปีที่มีแต่พนักงาน ก็ยกย่อง shachō (社長 ประธานบริษัท) แล้วพูดว่า “จะขอรับคำกล่าวทักทายจาก shachō (ごあいさつを頂きます)” ได้ แต่ในงานที่มีคนนอกบริษัทจำนวนมาก ให้ยกย่องคนเหล่านั้นแล้วพูดว่า “shachō จะขอกล่าวคำทักทาย (ごあいさつを申し上げます)” กรณีที่ kakarichō (係長 หัวหน้าหน่วย) จะถ่ายทอดคำพูดของ kachō (課長 หัวหน้าแผนก) ให้ buchō ฟัง มีแนวคิดว่าในสายตาของ buchō นั้น kachō ไม่ถูกรับรู้ว่าเป็นผู้ที่ควรยกย่อง จึงควรกล่าวด้วย kenjōgo II โดยไม่ยกย่อง kachō ว่า “kachō พูดไว้เช่นนี้ (このように申しておりました)” ในทางกลับกันก็มีแนวคิดที่ยอมรับ “osshatte imashita” โดยเห็นว่าการยกย่อง kachō ก็เท่ากับยกย่อง buchō ซึ่งอยู่สูงกว่าไปด้วย ในกรณีนั้นก็ยังคิดถึงความระมัดระวังที่จะกดคำสุภาพลงมาให้เหลือเพียงระดับ “iwarete imashita” ได้ อนึ่ง ในโรงเรียน เมื่อจะแจ้งผู้ปกครองว่าครูทานากะซึ่งเป็นเพื่อนร่วมงานไม่อยู่ ตามสำนึกเรื่อง uchi กับ soto จะเป็น “ทานากะ orimasen” แต่ผลสำรวจความคิดเห็นพบว่ามีคนสนับสนุน “ทานากะ-sensei” มากกว่า และยังมีวิธีที่เป็นกลางคือเรียกด้วยชื่อตำแหน่งว่า “ทานากะ-kyōyu (教諭 ครู)”

การให้กำลังใจและการชมมีทิศทางของมัน “gokurōsama (御苦労様)” โดยพื้นฐานเป็นสำนวนที่ใส่ความรู้สึกให้กำลังใจแก่ผู้ที่ทำงานเพื่อฝ่ายเรา และเนื่องจากการให้กำลังใจเป็นสิ่งที่มุ่งจากผู้อยู่สูงกว่าไปยังผู้อยู่ต่ำกว่า จึงถือกันว่าไม่ควรใช้กับผู้ที่อาวุโสกว่า กับหัวหน้าที่สอนงานให้ควรสื่อความขอบคุณว่า “arigatō gozaimashita.” และเมื่อหัวหน้าที่เร่งทำเอกสารด้วยกันจะกลับ ก็พูดว่า “otsukaresama de gozaimashita.” เป็นต้นก็ได้ เรื่องการชมก็เช่นกัน การถูกชมเรื่องของที่สวมใส่ ของที่ถือติดตัว หรือรูปลักษณ์ โดยพื้นฐานเป็นเรื่องระหว่างคนที่สนิทกัน การชมเนคไทของวิทยากรที่ไม่ได้สนิทกันนักจึงพูดไม่ได้ว่าเหมาะสม การสื่อว่าเนื้อหาการบรรยายเข้าใจง่ายและเป็นประโยชน์นั้นเหมาะสมกว่า อีกทั้งควรเลี่ยงการถามผู้อยู่สูงกว่าถึงความสามารถ ความตั้งใจ หรือความปรารถนาโดยตรง ให้เปลี่ยนเป็นรูปที่ถามข้อเท็จจริงแทน เช่น “furansugo mo o-hanashi ni narimasu ka.”

วิธีเรียกและการขอร้องก็มีแบบแผน คำว่า “anata (あなた)” ปัจจุบันโดยทั่วไปใช้กับผู้ที่เท่ากันหรือต่ำกว่า จึงเป็นคำที่ใช้กับผู้อยู่สูงกว่าได้ยาก อีกฝ่ายที่เรารู้ชื่อให้เรียกด้วยชื่อ ส่วนอีกฝ่ายที่ไม่รู้ชื่อก็เลี่ยงได้โดยใช้คำสุภาพกับการกระทำของผู้นั้น เช่น “o-kangae o o-kikase kudasai.” ในการจ่าหน้าจดหมาย การเขียนว่า “Yamada Ichirō-sensei onchū (御中)” ทั้งที่รู้ชื่อชัดเจนนั้นไม่เหมาะสม เพราะ onchū เป็นคำต่อท้ายที่แสดงว่าจ่าถึงผู้เกี่ยวข้องที่อยู่ภายในองค์กรหรือหน่วยงาน ส่วนในการขอร้อง หากตัวเองไม่ใช่ผู้รับผิดชอบแต่พูดว่า “kono shigoto o shite itadakimasu.” จะกลายเป็นสำนวนที่ราวกับตนถืออำนาจตัดสินใจ จึงควรมอบการวินิจฉัยให้อีกฝ่ายด้วย “shite itadakemasu ka.” “o-negai dekimasu ka.” แทนที่จะวางงานทิ้งไว้อย่างกะทันหันด้วยคำว่า “kore, o-negai shimasu.” แค่เติมคำนำหน้าอย่าง “sumimasen ga” เข้าไป ความประทับใจก็เปลี่ยนแล้ว

คำสุภาพตามคู่มือในงานบริการลูกค้าก็เช่นกัน แม้จะใช้ได้ผลในฐานะแบบแผน แต่ก็มีบางอย่างที่ลงหลักปักฐานทั้งที่ผิด ประโยค “go-chūmon no shina wa o-soroi ni narimashita deshō ka.” นั้น เนื่องจาก “o ... ni naru” เป็นรูปของ sonkeigo จึงกลายเป็นยกย่องสิ่งของคือรายการที่สั่ง ควรใช้ว่า “go-chūmon no shina wa, soroimashita deshō ka.” หรือ “go-chūmon no shina wa, ijō de yoroshii deshō ka.” แนวทางชี้ว่า หากคู่มือกำหนดการใช้คำสุภาพที่เป็นแบบเดียวกันอย่างเกินพอดีในแต่ละสถานการณ์ ก็กลับจะทำให้เกิดความรู้สึกไม่สบายใจ หรือกลายเป็นการใช้คำสุภาพที่ขาดหรือเกินจนไม่เข้ากับสถานการณ์ได้ง่าย ขณะเดียวกันก็ระบุด้วยว่าคู่มือใช้ได้ผลในฐานะแนวทางสำหรับผู้ที่ยังไม่ชำนาญ

การแก้คำพูดตามแต่ละสถานการณ์
พูดกับผู้อาวุโสกว่าว่า “gokurōsama deshita” → “arigatō gozaimashita” (เปลี่ยนเป็นการขอบคุณ)
กับหัวหน้าที่ทำงานด้วยกัน → “otsukaresama de gozaimashita”
“furansugo mo o-hanashi ni naremasu ka” → “furansugo mo o-hanashi ni narimasu ka” (ถามข้อเท็จจริง)
“doko e irassharu tsumori desu ka” → “dochira e irasshaimasu ka”
ไม่ใช่ผู้รับผิดชอบแต่พูดว่า “shite itadakimasu” → “shite itadakemasu ka”
“go-chūmon no shina wa o-soroi ni narimashita deshō ka” → “go-chūmon no shina wa, soroimashita deshō ka”

uchi (ウチ) กับ soto (ソト)

การแยกระหว่างขอบเขตที่ถือว่าเป็นฝ่ายตัวเอง กับฝ่ายอีกฝ่ายที่อยู่นอกขอบเขตนั้น เมื่อพูดกับคนนอกบริษัท หัวหน้าของตัวเองก็ถูกปฏิบัติเป็นคนใน uchi และกล่าวถึงโดยไม่ยกย่อง

ทานากะ ผู้เป็น buchō (部長の田中)

วิธีเรียกแบบปฏิบัติต่อคนในโดยระบุตำแหน่งไว้ด้วย จะใช้ว่า “ทานากะ” หรือ “buchō ของ heisha” ก็ได้ ส่วน “ทานากะ-buchō” ไม่นับเป็นการเรียกแบบคนใน จึงไม่เหมาะสมเมื่อพูดกับคนนอก

gokurōsama (御苦労様)

สำนวนให้กำลังใจแก่ผู้ที่ทำงานเพื่อฝ่ายเรา เนื่องจากการให้กำลังใจมุ่งจากผู้อยู่สูงกว่าไปยังผู้อยู่ต่ำกว่า จึงไม่ควรใช้กับผู้ที่อาวุโสกว่า

otsukaresama (お疲れ様)

สำนวนให้กำลังใจที่กล่าวโต้ตอบกันหลังทำงานร่วมกันเป็นต้น ถ้าเป็นวิธีพูดที่สุภาพอย่าง “otsukaresama de gozaimashita” ก็ใช้กับหัวหน้าได้

tondemo gozaimasen (とんでもございません)

สำนวนที่ใช้ปฏิเสธคำชมหรือคำสรรเสริญจากอีกฝ่ายอย่างเบา ๆ ปัจจุบันถือว่าใช้ในสถานการณ์เช่นนี้ได้โดยไม่มีปัญหา

onchū (御中)

คำต่อท้ายที่แสดงว่าจ่าถึงผู้เกี่ยวข้องที่อยู่ภายในองค์กรหรือหน่วยงานนั้น ไม่ใช่บุคคลที่เจาะจง การเติมเมื่อรู้ชื่ออยู่แล้วจึงไม่เหมาะสม

คำสุภาพตามคู่มือ

สิ่งที่ระบุการใช้ภาษาในสถานการณ์บริการลูกค้าเป็นต้นไว้อย่างเป็นรูปธรรม ใช้ได้ผลในฐานะแบบแผน แต่การใช้แบบเดียวกันอย่างเกินพอดีมักนำไปสู่การใช้คำสุภาพที่ขาดหรือเกิน

แหล่งอ้างอิง: รายงานของสภาการวัฒนธรรม “แนวทางเรื่องคำสุภาพ (敬語の指針)” (วันที่ 2 กุมภาพันธ์ ปี Heisei 19) บทที่ 3 การใช้คำสุภาพอย่างเป็นรูปธรรม หัวข้อที่ 3 การใช้คำสุภาพในสถานการณ์ที่เป็นรูปธรรม

นามบัตรต้องปฏิบัติต่อเสมือนใบหน้าของอีกฝ่าย ถ้าทำตั้งแต่ลำดับการยื่น วิธีรับ ไปจนถึงการวางบนโต๊ะ ให้เป็นกระแสเดียวกันไว้ ก็จะไม่ลนลานในไม่กี่สิบวินาทีของการพบกันครั้งแรก

เมื่อถูกพาเข้าห้องรับรองแล้วนั่งรอ ผู้รับผิดชอบก็จะเดินเข้ามา การแลกนามบัตรเริ่มจากตรงนี้ อันดับแรกให้ลุกขึ้นยืน แล้วขยับไปยังตำแหน่งที่ไม่มีโต๊ะหรือกระเป๋าคั่นระหว่างเรากับอีกฝ่าย การยื่นมือข้ามโต๊ะไปส่งเป็นแบบย่อ ในการพบกันครั้งแรกที่เป็นทางการจึงควรเลี่ยง ให้เก็บกล่องนามบัตรไว้ในที่ที่หยิบออกมาได้ทันที อย่าให้เกิดช่วงเวลาที่ต้องคลำหาที่ก้นกระเป๋า ก่อนออกจากบ้านให้ตรวจนามบัตรว่ามุมพับหรือมีคราบสกปรกหรือไม่ ชื่อแผนกและหมายเลขโทรศัพท์ยังเป็นของเก่าอยู่หรือไม่ และใส่ไว้มากกว่าจำนวนคนที่นัดไว้แล้วหรือยัง

ลำดับการยื่นนั้น ธรรมเนียมที่ยอมรับกันกว้างขวางคือ ฝ่ายที่ไปเยือนยื่นก่อน และฝ่ายที่อยู่ในสถานะต่ำกว่ายื่นก่อน ถ้าเป็นผู้ขายกับผู้ซื้อ ผู้ขายก็ยื่นก่อน ส่วนลำดับสูงต่ำของตำแหน่งนั้นเป็นเกณฑ์สำหรับจัดลำดับภายในฝ่ายเดียวกัน หรือกรณีที่ทั้งสองฝ่ายมาหลายคน ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ไปเยือนกับผู้รับรองมาก่อน เวลายื่นให้วางนามบัตรบนกล่องนามบัตร หันด้านให้ตัวอักษรอยู่ตรงหน้าเมื่อมองจากอีกฝ่าย แล้วยื่นด้วยสองมือที่ระดับอก พร้อมกันนั้นให้แนะนำตัวตามลำดับ ชื่อบริษัท ชื่อแผนก และชื่อ-นามสกุล นามบัตรจะไม่ถูกอ่านในวินาทีที่ยื่นให้ การสื่อด้วยเสียงจึงมีความหมาย หากอีกฝ่ายยื่นมาก่อน ให้รับไว้ก่อนแล้วเสริมว่า “mōshiokuremashita (ขออภัยที่แนะนำตัวช้าไป)” จากนั้นจึงยื่นนามบัตรของตัวเองต่อ

ในความเป็นจริงมักกลายเป็นรูปแบบที่ทั้งสองฝ่ายยื่นพร้อมกันมากกว่า เรียกว่าการแลกพร้อมกัน ให้ยื่นนามบัตรของตัวเองด้วยมือขวา พร้อมกับรับนามบัตรของอีกฝ่ายด้วยกล่องนามบัตรที่ถือไว้ในมือซ้าย เมื่อรับแล้วให้เปลี่ยนมาถือด้วยสองมือทันที ตอนนี้ระวังอย่าวางนิ้วทับบนตัวอักษรที่เป็นชื่อบริษัทหรือชื่อบุคคล ถ้ามีชื่อที่ไม่รู้วิธีอ่าน จะถามตรงนั้นเลยว่า “shitsurei desu ga, nan to o-yomi sureba yoroshii deshō ka (ขออภัยครับ ต้องอ่านว่าอย่างไรดีครับ)” ก็ไม่เป็นไร ถ้าเดาแล้วเรียกไปเรื่อย ๆ ก็จะติดผิดไปเลยและแก้ทีหลังได้ยาก ในกรณีที่มีทั้งตัวเราและหัวหน้า และฝ่ายโน้นก็มาหลายคน ให้ผู้ที่อยู่สูงกว่าของทั้งสองฝ่ายแลกกันก่อน จากนั้นผู้ที่อยู่ต่ำกว่าจึงแลกกัน

เมื่อแลกเสร็จแล้วจึงนั่งลง นามบัตรที่รับมาให้วางไว้ด้านหน้าบนโต๊ะ โดยเรียงให้ตรงกับแนวที่อีกฝ่ายนั่งอยู่ จะได้คุยโดยไม่สลับชื่อกับใบหน้า กรณีมีเพียง 1 ใบ ให้วางไว้บนกล่องนามบัตร ระหว่างการประชุมให้วางไว้อย่างนั้น และเก็บตอนจบตามจังหวะการเคลื่อนไหวของอีกฝ่าย ถ้าเก็บก่อน จะดูเหมือนเป็นสัญญาณว่าอยากรีบจบ หากรู้ตัวว่านามบัตรหมด อย่าปิดบัง ให้ขอโทษว่า “mōshiwake gozaimasen, meishi o kirashite orimasu (ขออภัยครับ นามบัตรหมดพอดี)” แล้วแนะนำตัวด้วยวาจา จากนั้นจึงนำไปมอบใหม่ในวันหลังหรือส่งทางไปรษณีย์ อนึ่ง นามบัตรที่รับมามีชื่อและช่องทางติดต่อระบุอยู่ จึงถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ให้เก็บรักษาด้วยวิธีที่บริษัทกำหนดไว้ และทำลายตามขั้นตอนที่กำหนดไว้เช่นกัน

5 ขั้นตอนของการแลกนามบัตร
1: ลุกขึ้นยืน แล้วขยับไปยังตำแหน่งที่ไม่มีโต๊ะหรือกระเป๋าคั่น
2: วางนามบัตรบนกล่องนามบัตร หันให้ตัวอักษรอยู่ตรงหน้าเมื่อมองจากอีกฝ่าย
3: แนะนำตัวตามลำดับ ชื่อบริษัท ชื่อแผนก ชื่อ-นามสกุล พร้อมยื่นด้วยสองมือที่ระดับอก
4: ยื่นด้วยมือขวา พร้อมรับนามบัตรของอีกฝ่ายด้วยกล่องนามบัตรในมือซ้าย แล้วเปลี่ยนมาถือสองมือ
5: นั่งลง แล้ววางไว้ด้านหน้าบนโต๊ะให้ตรงกับแนวที่อีกฝ่ายนั่ง

meishi-ire (名刺入れ) กล่องนามบัตร

ภาชนะสำหรับพกนามบัตร และใช้เป็นแท่นรองตอนยื่นด้วย ตอนยื่นให้วางนามบัตรบนกล่อง ตอนรับให้ถือไว้ในมือซ้ายเป็นถาดรอง

หลักของลำดับการยื่น

ธรรมเนียมที่ว่าฝ่ายที่ไปเยือนยื่นก่อน และฝ่ายที่อยู่ในสถานะต่ำกว่ายื่นก่อน ส่วนลำดับสูงต่ำของตำแหน่งเป็นเกณฑ์จัดลำดับภายในฝ่ายเดียวกัน หรือเมื่อมาหลายคนทั้งสองฝ่าย

การแลกพร้อมกัน

รูปแบบที่ทั้งสองฝ่ายยื่นนามบัตรพร้อมกัน ยื่นด้วยมือขวา รับด้วยกล่องนามบัตรในมือซ้าย เมื่อรับแล้วเปลี่ยนมาถือด้วยสองมือ

วิธีวางนามบัตร

หลังนั่งลงแล้ว ให้วางไว้ด้านหน้าบนโต๊ะโดยเรียงตรงกับแนวที่อีกฝ่ายนั่งอยู่ กรณีมีใบเดียวให้วางบนกล่องนามบัตร

เมื่อนามบัตรหมด

การรับมือด้วยการขอโทษต่อข้อเท็จจริงนั้น แนะนำตัวด้วยวาจา แล้วนำไปมอบใหม่ในวันหลังหรือส่งทางไปรษณีย์ ถ้าเอาแต่รับเงียบ ๆ อีกฝ่ายก็ไม่มีช่องทางติดต่อของเราเหลืออยู่

chōdai suru (頂戴する)

วิธีพูดที่ใช้ตอนรับนามบัตร ถ้ากล่าวว่า “chōdai itashimasu” พร้อมรับด้วยสองมือ การเคลื่อนไหวกับถ้อยคำก็จะไปด้วยกัน

การจัดการนามบัตร

นามบัตรที่รับมามีชื่อ สังกัด และช่องทางติดต่อ จึงเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ต้องเก็บรักษาตามกฎของบริษัท และทำลายด้วยวิธีที่กำหนดไว้

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

จะแนะนำใครก่อน จุดเดียวนี้ตัดสินความประทับใจของวงสนทนา จำด้วยแกน 2 แกน คือภายในบริษัทกับนอกบริษัท และผู้อยู่สูงกว่ากับผู้อยู่ต่ำกว่า

เมื่อพาหัวหน้าไปเยือนคู่ค้า หรือเมื่อจะให้แขกได้พบกับหัวหน้าของตัวเอง คนที่เชื่อมสองฝ่ายเข้าด้วยกันคือคุณผู้ทำหน้าที่แนะนำ วัตถุประสงค์ของการแนะนำคือทำให้ทั้งสองคนเริ่มบทสนทนาต่อจากนั้นได้ง่าย จึงอย่าจบแค่การบอกชื่อ แต่ให้เสริมข้อมูลสั้น ๆ ที่เป็นเงื่อนงำของการคุย เช่น ชื่อบริษัท แผนก และงานที่รับผิดชอบอยู่ ในทางกลับกัน เรื่องส่วนตัวอย่างภูมิลำเนาหรือองค์ประกอบของครอบครัว รวมถึงการประเมินตัวบุคคลนั้น อย่าหยิบยกขึ้นมาโดยไม่ได้รับความยินยอมจากเจ้าตัว

หลักของลำดับมี 2 ข้อ ข้อแรกมาจากแนวคิดที่ว่า ให้ส่งข้อมูลไปยังผู้ที่ควรยกย่องก่อน เมื่ออยู่ต่อหน้าคนนอกบริษัท คนของบริษัทตัวเองถือเป็นคนในพวกเดียวกัน จึงแนะนำคนของบริษัทตัวเองให้คนนอกบริษัทรู้จักก่อน อีกข้อหนึ่งเป็นเรื่องภายในฝ่ายเดียวกัน คือแนะนำผู้ที่อยู่ต่ำกว่าให้ผู้ที่อยู่สูงกว่ารู้จักก่อน ถ้าจะให้ buchō (部長 หัวหน้าฝ่าย) กับพนักงานใหม่ได้พบกันภายในบริษัท ก็แนะนำพนักงานใหม่ให้ buchō รู้จักก่อน

มีสถานการณ์ที่หลัก 2 ข้อนี้ดูเหมือนจะชนกัน คือเมื่อจะให้ buchō ของคู่ค้าได้พบกับ shachō (社長 ประธานบริษัท) ของบริษัทตัวเอง ถ้าดูแค่ตำแหน่ง shachō ย่อมสูงกว่า แต่เมื่ออยู่ต่อหน้าคนนอกบริษัท ฝ่ายบริษัทตัวเองคือคนในพวกเดียวกันไม่ว่าตำแหน่งจะสูงเพียงใด จึงแนะนำ shachō ของบริษัทตัวเองให้ buchō ของคู่ค้ารู้จักก่อน ลำดับสูงต่ำของตำแหน่งเป็นเกณฑ์สำหรับจัดลำดับภายในฝ่ายเดียวกัน ไม่ใช่สิ่งที่ข้ามเส้นแบ่งระหว่างในบริษัทกับนอกบริษัทได้ กรณีที่ฝ่ายเดียวกันมีหลายคน ให้แนะนำไล่จากผู้ที่อยู่สูงกว่าลงมาตามลำดับ

การเคลื่อนไหวของฝ่ายที่ถูกแนะนำก็มีแบบแผนเช่นกัน ให้ลุกขึ้นยืนก่อนการแนะนำจะเริ่ม และระหว่างการแนะนำให้หันไปทางอีกฝ่ายแล้วรอ ถ้าหยิบนามบัตรออกมาเองหรือเริ่มพูดเสริมกลางคัน กระแสจะขาด ให้แนะนำตัวเองหลังการแนะนำจบแล้ว จากนั้นจึงย้ายไปสู่การแลกนามบัตร เวลาเรียกอีกฝ่ายในบทสนทนาหลังการแนะนำ ให้เติม sama ท้ายชื่อ-นามสกุล หรือเสริมตำแหน่งไว้กับชื่อ-นามสกุล ถ้าเรียกด้วยตำแหน่งเพียงอย่างเดียว หรือเรียกว่า sochira-sama ก็จะคลุมเครือว่าหมายถึงใคร อนึ่ง เมื่อถูกคู่ค้าขอให้แนะนำผู้รับผิดชอบของอีกบริษัทหนึ่งให้รู้จัก ต้องสอบถามผู้รับผิดชอบฝ่ายนั้นและได้รับความยินยอมก่อนเสมอ แล้วจึงพาไปพบกัน ช่องทางติดต่อเป็นข้อมูลของเจ้าตัว ไม่ใช่สิ่งที่จะส่งต่อให้บุคคลที่สามโดยพลการ

ขั้นตอนการแนะนำ
1: ยืนในตำแหน่งที่ทั้งสองคนหันเข้าหากันได้ แล้วดึงความสนใจของทั้งสองฝ่าย
2: แนะนำคนของบริษัทตัวเองให้อีกฝ่ายที่เป็นคนนอกบริษัทรู้จักก่อน
3: เสริมสั้น ๆ ด้วยชื่อบริษัท แผนก ชื่อ-นามสกุล และงานที่รับผิดชอบ
4: จากนั้นแนะนำอีกฝ่ายที่เป็นคนนอกบริษัทให้คนของบริษัทตัวเองรู้จัก
5: เมื่อแนะนำจบแล้ว แต่ละฝ่ายจึงแนะนำตัวเองและย้ายไปสู่การแลกนามบัตร

ลำดับการแนะนำ

หลักที่ว่าแนะนำคนของบริษัทตัวเองให้คนนอกบริษัทรู้จักก่อน และแนะนำผู้ที่อยู่ต่ำกว่าให้ผู้ที่อยู่สูงกว่ารู้จักก่อน ถ้าคิดว่าให้ส่งข้อมูลไปยังผู้ที่ควรยกย่องก่อน ก็จะไม่ลังเล

คนในพวกเดียวกันกับคนนอกบริษัท

เมื่ออยู่ต่อหน้าคนนอกบริษัท คนของบริษัทตัวเองถูกปฏิบัติเป็นคนในพวกเดียวกันโดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่ง ดังนั้นแม้เป็น shachō ของบริษัทตัวเอง ก็ต้องแนะนำให้ buchō ของคู่ค้ารู้จักก่อน

การพาไปพบกัน

การกระทำที่เชื่อมคนสองคนซึ่งไม่รู้จักกันเข้าด้วยกัน หากเสริมสังกัดและงานที่รับผิดชอบสั้น ๆ ทั้งสองคนก็จะเริ่มบทสนทนาต่อจากนั้นได้ง่าย

ท่าทีระหว่างถูกแนะนำ

ให้ลุกขึ้นยืนก่อนการแนะนำจะเริ่ม รอจนจบแล้วจึงแนะนำตัวเอง อย่าหยิบนามบัตรออกมาหรือเริ่มพูดกลางคัน

ความยินยอมในการแนะนำ

เมื่อจะแนะนำบุคคลที่สาม ต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าตัวไว้ล่วงหน้า ช่องทางติดต่อและนามบัตรเป็นข้อมูลของเจ้าตัว จึงไม่ส่งต่อโดยพลการ

วิธีเรียก

หลังการแนะนำให้เรียกด้วยชื่อ-นามสกุลเติม sama หรือเสริมตำแหน่งไว้กับชื่อ-นามสกุล เลี่ยงการเรียกด้วยตำแหน่งเพียงอย่างเดียว การเรียกว่า sochira-sama และการเรียกด้วยชื่อตัว

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

การไปเยือนเริ่มตั้งแต่ก่อนเข้าประตู เราจะไล่ตามแบบแผนไปตามกระแสเวลา ตั้งแต่วิธีนัดหมายจนถึงคำกล่าวลากลับ

อันดับแรกคือการนัดหมาย ไม่ว่าทางโทรศัพท์หรืออีเมล เนื้อหาที่ต้องแจ้งเหมือนกัน คือ ธุระ เวลาที่ต้องใช้โดยประมาณ ตัวเลือกวันเวลาที่ต้องการหลาย ๆ ตัวเลือก และถ้ามีผู้ร่วมเดินทางก็แจ้งจำนวนคนและชื่อ อีกฝ่ายรู้สิ่งเหล่านี้แล้วจึงจะตัดสินใจได้ว่าใครจะออกมาพบ จะใช้ห้องไหน และต้องเตรียมอะไร วันเวลาให้ถือความสะดวกของอีกฝ่ายเป็นหลัก เมื่อตกลงแล้วให้จดวันเวลา สถานที่ แผนกและชื่อผู้รับผิดชอบของอีกฝ่าย และเส้นทางเดินทางไว้ แล้วยืนยันกำหนดการอีกครั้งในวันก่อนหน้า การเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกให้แจ้งทันทีในจุดที่รู้

ในวันนัด ให้ไปถึงอาคารก่อน 10 นาที จัดการแต่งกายให้เรียบร้อยในห้องน้ำหรือบริเวณใกล้เคียง แล้วจึงไปแสดงตัวที่แผนกต้อนรับให้ตรงกับก่อนเวลานัด 5 นาที ถ้าไปแสดงตัวที่แผนกต้อนรับเร็วถึง 30 นาที ก็จะกลายเป็นเรียกอีกฝ่ายที่กำลังเตรียมตัวออกมา กลับกลายเป็นสร้างความลำบากให้ ส่วนการไปถึงตรงเวลาพอดี ก็จะสายไปเท่ากับเวลาที่ใช้เดินจากแผนกต้อนรับไปยังห้อง เมื่อท่าทางจะสายเพราะระบบขนส่งขัดข้อง ให้โทรศัพท์หาอีกฝ่ายทันทีในจุดที่รู้ แจ้งสถานการณ์และเวลาที่คาดว่าจะไปถึง แล้วขอคำสั่ง อีเมลไม่แน่ว่าอีกฝ่ายจะเห็น จึงไม่ใช้กับการติดต่อเร่งด่วน

เสื้อโค้ทมีธรรมเนียมว่าให้ถอดก่อนเข้าอาคารของอีกฝ่าย มาจากแนวคิดที่ว่าไม่นำฝุ่นจากภายนอกเข้าไป เสื้อโค้ทที่ถอดแล้วให้กลับด้านซับในออกด้านนอก พาดแขนถือไว้ ส่วนร่มให้ใส่ไว้ในที่วางร่มตรงทางเข้าหรือในถุงใส่ร่ม ที่แผนกต้อนรับให้แจ้งชื่อบริษัทและชื่อ-นามสกุลของตัวเอง แผนกและชื่อผู้ที่นัดไว้ และเวลานัด ถ้าครบ 4 อย่างนี้ก็ส่งเรื่องต่อได้แล้ว ไม่จำเป็นต้องอธิบายเนื้อหาของธุระถึงที่แผนกต้อนรับ

เมื่อถูกพาเข้าห้องรับรองแล้ว ให้นั่งที่นั่งที่ถูกเชิญ แม้จะมีหลักว่าผู้มาเยือนนั่ง shimoza (下座 ที่นั่งด้านล่าง) แต่เมื่อฝ่ายเจ้าบ้านเชิญให้นั่ง การทำตามอย่างว่าง่ายจึงถูกต้องตามมารยาท กรณีไม่มีการชี้แนะ ให้รอที่ shimoza กระเป๋าให้วางไว้ที่พื้นข้างเท้า อย่าวางบนโต๊ะหรือบนเก้าอี้ข้าง ๆ เอกสารหรือสิ่งที่ติดประกาศอยู่ในห้องอย่าหยิบขึ้นมาดู ส่วนเครื่องดื่มที่ยกมาเสิร์ฟ ให้ดื่มหลังจากผู้รับผิดชอบเข้ามาและเชิญแล้ว เมื่อผู้รับผิดชอบเดินเข้ามาให้ลุกขึ้นยืนทักทาย

เมื่อธุระเสร็จสิ้น ให้ฝ่ายเราเป็นผู้ปิดการสนทนา อีกฝ่ายอยู่ในสถานะที่พูดขึ้นได้ยาก ถ้ามัวแต่รอ เรื่องก็จะยืดยาวเกินความจำเป็น กล่าวขอบคุณ เก็บเอกสาร ส่วนเสื้อโค้ทให้สวมหลังออกจากอาคารแล้ว เมื่อได้รับการส่งถึงลิฟต์ ให้ก้าวเข้าไปแล้วหันกลับมา ก้มศีรษะจนกว่าประตูจะปิด เพราะฝ่ายที่มาส่งจะยืนอยู่จนประตูปิด ในวันถัดจากวันที่ไปเยือน หากเรียบเรียงสิ่งที่ตกลงกันได้ในวันนั้นและสิ่งที่จะทำต่อไป ส่งให้ผู้รับผิดชอบพร้อมกับคำขอบคุณ ก็จะไม่มีความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนหลงเหลืออยู่

ขั้นตอนการแจ้งตัวที่แผนกต้อนรับ
1: ถอดเสื้อโค้ทก่อนเข้าอาคาร แล้วพาดแขนถือไว้
2: แจ้งชื่อบริษัทและชื่อ-นามสกุลของตัวเองที่แผนกต้อนรับ
3: แจ้งแผนกและชื่อของผู้ที่นัดไว้
4: แจ้งเวลานัด (มีนัดไว้เวลา 14 นาฬิกาครับ)
5: เดินตามการนำทาง และในห้องรับรองให้นั่งที่นั่งที่ถูกเชิญ

appointment การนัดหมาย

การนัดไปเยือน ทำได้โดยแจ้งธุระ เวลาที่ต้องใช้ ตัวเลือกวันเวลาที่ต้องการ และจำนวนผู้ร่วมเดินทาง วันเวลาให้ถือความสะดวกของอีกฝ่ายเป็นหลัก

การแจ้งตัวก่อน 5 นาที

เกณฑ์คร่าว ๆ คือไปแสดงตัวที่แผนกต้อนรับก่อนเวลานัด 5 นาที ให้ถึงอาคารก่อน 10 นาที จัดการแต่งกายให้เรียบร้อยแล้วจึงมุ่งไปที่แผนกต้อนรับ การไปถึงเร็วเกินไปก็ทำให้อีกฝ่ายต้องรีบเตรียมตัว

การจัดการเสื้อโค้ท

ธรรมเนียมที่ให้ถอดก่อนเข้าอาคารของอีกฝ่าย กลับด้านซับในออกด้านนอกแล้วพาดแขนถือไว้ ขากลับให้สวมหลังออกจากอาคารแล้ว

การแจ้งตัวที่แผนกต้อนรับ

การแจ้ง 4 อย่าง คือชื่อบริษัท ชื่อ-นามสกุลของตัวเอง แผนกและชื่อของผู้ที่นัดไว้ และเวลานัด ไม่จำเป็นต้องอธิบายเนื้อหาของธุระ

การรอที่ shimoza (下座)

การนั่งรอที่ที่นั่งด้านล่างเมื่อไม่มีการชี้แนะ อย่างไรก็ตาม หากฝ่ายเจ้าบ้านเชิญให้นั่งที่ใด การนั่งที่นั่งนั้นจึงถูกต้องตามมารยาท

jikyo (辞去) การลากลับ

การกล่าวลาจากที่ที่ไปเยือน เมื่อธุระเสร็จสิ้น การให้ฝ่ายที่ไปเยือนเป็นผู้ปิดการสนทนาคือรูปแบบที่ให้เกียรติเวลาของอีกฝ่าย

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

เพื่อไม่ให้ตัวแข็งค้างกับคำถามว่า “ควรให้นั่งตรงไหนดี” เราจะฝึกหลักที่ว่าที่นั่งซึ่งไกลจากประตูที่สุดคือ kamiza (上座) และวิธีนำไปใช้กับห้องรับรอง ห้องประชุม และห้องแบบญี่ปุ่น

ลำดับที่นั่ง (sekiji 席次) คือธรรมเนียมที่กำหนดตำแหน่งนั่งตามสถานะของผู้ที่อยู่ในที่นั้น ไม่ได้กำหนดไว้ด้วยกฎหมาย เป็นเพียงข้อตกลงที่ทำให้ความรู้สึกยกย่องอีกฝ่ายปรากฏเป็นรูปที่มองเห็นได้ แต่เพราะเป็นข้อตกลงนี่เอง หากไม่รู้แล้วทำกลับด้าน ก็อาจถูกรับว่า “ถูกดูเบา” ได้ หลักมีเพียงข้อเดียว คือที่นั่งที่ไกลจากทางเข้าออกที่สุดคือ kamiza (上座 ที่นั่งด้านบน) และที่นั่งที่ใกล้ทางเข้าออกที่สุดคือ shimoza (下座 ที่นั่งด้านล่าง) หรือ masseki (末席 ที่นั่งท้ายสุด) ถ้าเข้าใจว่าเป็นแนวคิดที่ว่า ยิ่งไกลจากความไม่สงบ เช่น คนเข้าออกจนไม่สงบ เสียงจากทางเดินลอดเข้ามา ประตูเปิดขึ้นมากะทันหัน ก็ยิ่งอยู่สูงกว่า เราก็จะตัดสินเองได้แม้อยู่ในห้องที่เพิ่งเข้าเป็นครั้งแรก

ในห้องรับรองจะมีเรื่องศักดิ์ของเฟอร์นิเจอร์เข้ามาเพิ่ม เก้าอี้ยาว (โซฟา) ถือว่าอยู่สูงกว่าเก้าอี้เดี่ยว ดังนั้นถ้าเป็นชุดรับแขกที่เก้าอี้ยาวกับเก้าอี้เดี่ยวหันหน้าเข้าหากัน เก้าอี้ยาวฝั่งที่ไกลจากทางเข้าคือ kamiza อันดับหนึ่ง และภายในเก้าอี้ยาวตัวเดียวกัน ฝั่งที่ไกลจากทางเข้าอยู่บน ฝั่งที่ใกล้ทางเข้าอยู่ล่าง เมื่อพาแขกเข้ามาแล้วให้แบมือชี้พร้อมกล่าวว่า “dōzo oku e o-kake kudasai (เชิญนั่งด้านในเลยครับ)” แล้วให้ท่านนั่ง ส่วนฝ่ายบริษัทตัวเองนั่งฝั่งที่ใกล้ทางเข้า ตอนเสิร์ฟน้ำชาก็เสิร์ฟไล่จาก kamiza โดยเสิร์ฟฝ่ายแขกก่อน ฝ่ายบริษัทตัวเองทีหลัง

ในห้องประชุม รูปแบบที่พบทั่วไปคือนั่งหันหน้าเข้าหากันโดยมีโต๊ะยาวคั่น แถวที่ไกลจากทางเข้าคือฝ่ายแขก แถวที่ใกล้ทางเข้าคือฝ่ายบริษัทตัวเอง ส่วนลำดับภายในแถวนั้น มีทั้งสำนักที่ถือว่าใกล้ตรงกลาง (ใกล้ที่นั่งประธานหรือผู้ดำเนินการ) อยู่สูงกว่า และสำนักที่ถือว่าไล่จากไกลทางเข้าออก เนื่องจากเป็นจุดที่ความเห็นแตกกัน หากมีป้ายชื่อที่นั่งหรือแนวปฏิบัติของที่ทำงานก็ให้ทำตามนั้น ในห้องที่มีทางเข้าออก 2 จุด ให้ยึดทางเข้าหลักที่คนเข้าออกมากจริง ๆ เป็นเกณฑ์ นอกจากนี้ ที่นั่งที่ดีที่สุดยังเปลี่ยนไปตามวิธีใช้ห้องนั้นด้วย เช่น ตรงหน้าโปรเจกเตอร์ หรือตำแหน่งที่มองไวต์บอร์ดได้ชัด ถ้าลังเลก็เสริมเหตุผลตอนนำทางว่า “ทางนี้มองเห็นชัดกว่าครับ เชิญครับ” ก็จะไม่มีใครขุ่นเคือง

ในห้องแบบญี่ปุ่น เกณฑ์ไม่ใช่ระยะห่างจากทางเข้า แต่เป็น tokonoma (床の間 ช่องเว้าประดับ) ที่นั่งหน้า tokonoma คือหันหลังให้ tokonoma เป็น kamiza ส่วนที่นั่งใกล้ทางเข้าออกอย่างประตูเลื่อน fusuma เป็น shimoza มาจากแนวคิดที่ว่าตำแหน่งที่หันหลังให้ภาพแขวนและแจกันดอกไม้มีศักดิ์สูงที่สุด zabuton (座布団 เบาะรองนั่ง) ให้นั่งหลังจากถูกเชิญแล้ว และถือเป็นมารยาทว่าอย่าเดินเหยียบบน zabuton ทั้งที่ยืนอยู่ และอย่าขยับตำแหน่งเอง อนึ่ง บางครั้งเราตั้งใจจะนั่ง shimoza แต่ฝ่ายโน้นเชิญให้นั่ง kamiza ให้แสดงการเกรงใจสักครั้งหนึ่ง แล้วถ้าถูกเชิญซ้ำก็กล่าวขอบคุณและนั่งลง การปฏิเสธต่อไปเรื่อย ๆ จะเป็นการทำให้อีกฝ่ายที่ตั้งใจจะต้อนรับเสียหน้า และหลุดออกจากวัตถุประสงค์ของลำดับที่นั่ง

ขั้นตอนการตัดสินลำดับที่นั่ง
1. ตรวจตำแหน่งของทางเข้าออก ถ้ามีหลายจุดให้ยึดทางเข้าที่คนใช้เป็นหลักเป็นเกณฑ์
2. ถือว่าที่นั่งที่ไกลจากทางเข้านั้นที่สุดคือ kamiza และที่นั่งที่ใกล้ที่สุดคือ shimoza
3. ถ้ามีทั้งเก้าอี้ยาวและเก้าอี้เดี่ยว ให้อ่านใหม่ว่าเก้าอี้ยาวอยู่สูงกว่า
4. ถ้าเป็นห้องแบบญี่ปุ่น ให้เปลี่ยนเกณฑ์จากทางเข้าเป็น tokonoma และถือว่าหน้า tokonoma คือ kamiza
5. ถ้าผู้ที่อยู่สูงกว่ามีปัญหาสุขภาพหรือมีความประสงค์ ให้ถือสิ่งนั้นสำคัญกว่าหลัก

kamiza (上座)

ที่นั่งของผู้ที่มีสถานะสูงที่สุดในที่นั้น โดยหลักคือที่นั่งที่ไกลจากทางเข้าออกที่สุด ในห้องแบบญี่ปุ่นคือหน้า tokonoma และแม้เป็นโต๊ะกลมก็คือที่นั่งที่ไกลจากทางเข้าออกที่สุด

shimoza (下座) หรือ masseki (末席)

ที่นั่งที่ใกล้ทางเข้าออกที่สุด เป็นที่นั่งของผู้ที่รับบทบาทซึ่งต้องเคลื่อนไหว เช่น เสิร์ฟน้ำชา ติดต่อประสานงาน จ่ายเงิน เป็นที่นั่งของคนรุ่นใหม่ ผู้จัดงาน หรือฝ่ายที่นำทาง

ชุดรับแขก

เฟอร์นิเจอร์ในห้องรับรองที่ประกอบด้วยเก้าอี้ยาว (โซฟา) เก้าอี้เดี่ยว และโต๊ะ ถือว่าเก้าอี้ยาวอยู่สูงกว่าเก้าอี้เดี่ยว

tokonoma (床の間)

ส่วนหนึ่งของผนังห้องแบบญี่ปุ่นที่ยกสูงขึ้นหนึ่งระดับเพื่อประดับภาพแขวนและดอกไม้ ด้านหน้าของมันคือ kamiza ในห้องแบบญี่ปุ่นนี่คือเกณฑ์ของลำดับที่นั่ง

ฝ่ายที่นำทาง

ฝ่ายที่พาแขกไปยังห้อง เชิญให้นั่ง และเสิร์ฟน้ำชา โดยหลักจะนั่ง shimoza และรับตำแหน่งที่ใกล้ประตูและเส้นทางเดิน

ธรรมเนียมปฏิบัติ

ข้อตกลงที่ลงหลักปักฐานเพราะทำกันมาอย่างกว้างขวาง ไม่ใช่กฎหมายหรือระเบียบ ลำดับที่นั่งจัดอยู่ในกลุ่มนี้ และรายละเอียดต่างกันไปตามวงการและบริษัท

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

แม้เป็น “รถ” เหมือนกัน kamiza ก็สลับที่กันได้ตามว่าใครเป็นคนจับพวงมาลัย เราจะจำ 4 กรณี คือแท็กซี่ รถส่วนตัวที่อีกฝ่ายขับ รถไฟ และลิฟต์ พร้อมเหตุผลของแต่ละกรณี

กรณีที่ผู้ขับเป็นคนขับมืออาชีพซึ่งเป็นบุคคลที่สาม อย่างแท็กซี่หรือรถเช่าพร้อมคนขับ kamiza คือที่นั่งหลังคนขับ เพราะขึ้นลงได้อย่างสงบ และถือกันว่าเป็นตำแหน่งที่ปลอดภัยที่สุดในรถ ถัดมาคือที่นั่งหลังที่นั่งข้างคนขับ ถ้านั่งเบาะหลัง 3 คนก็เป็นตรงกลาง และที่นั่งข้างคนขับคือที่นั่งท้ายสุด ที่ที่นั่งข้างคนขับเป็นที่นั่งท้ายสุดก็เพราะผู้ที่นั่งตรงนั้นต้องบอกจุดหมายกับคนขับ ตรวจสอบเส้นทาง ชำระค่าโดยสาร และรับใบเสร็จ พูดอีกอย่างคือ “ที่นั่งที่ทำงานมากที่สุด” คือที่นั่งท้ายสุด ถ้าคิดว่ามันตัดสินด้วยบทบาทมากกว่าศักดิ์ของตำแหน่งเอง ก็จะเข้าใจได้กระจ่าง

สิ่งที่กลับด้านกันตรง ๆ คือรถส่วนตัวที่บุคคลจากคู่ค้าหรือหัวหน้าของบริษัทตัวเองจับพวงมาลัยเอง กรณีนี้ที่นั่งข้างคนขับคือ kamiza เพราะถือเป็นมารยาทของผู้ร่วมเดินทางที่จะไม่ปล่อยให้ผู้ขับอยู่คนเดียว แต่นั่งข้าง ๆ เป็นคู่สนทนา ถ้าเอาหลัก “หลังคนขับคือ kamiza” ของแท็กซี่มาใช้กับรถส่วนตัว ก็จะกลายเป็นปฏิบัติต่ออีกฝ่ายที่ขับรถให้เสมือนเป็นคนขับรถรับจ้าง กลับกลายเป็นเสียมารยาท จุดแบ่งการตัดสินไม่ใช่รุ่นรถหรือระยะทาง แต่คือจุดเดียว ว่าผู้ขับเป็นบุคคลที่สาม หรือเป็นฝ่ายอีกฝ่ายหรือคนในพวกเดียวกัน

ในรถไฟ ถือว่าที่นั่งริมหน้าต่างซึ่งหันไปทางทิศที่รถวิ่งคือ kamiza เพราะมองเห็นทิวทัศน์ และภาระจากอาการเมารถที่มักเกิดเมื่อนั่งหันหลังก็น้อยกว่า กรณีใช้ที่นั่งแถวละ 3 ที่อย่างในรถไฟชินคันเซ็น ถือว่าริมหน้าต่างอยู่สูงกว่า ถัดมาคือริมทางเดิน และตรงกลางซึ่งถูกขนาบทั้งสองข้างจนอึดอัดที่สุดอยู่ต่ำกว่า โดยทั่วไปเราควรรับที่นั่งริมทางเดินที่มีคนเดินผ่านไปมาหรือที่นั่งตรงกลางไว้เอง อย่างไรก็ตาม ตรงนี้ก็เช่นกัน หากมีเหตุผลอย่างอยากเหยียดขาหรือจะลงระหว่างทาง ความประสงค์ของเจ้าตัวมาก่อน ลำดับที่นั่งเป็นวิธีการของการต้อนรับ ไม่ใช่วัตถุประสงค์

ลิฟต์ใช้แผงควบคุมเป็นเกณฑ์ ไม่ใช่ตำแหน่ง หน้าแผงควบคุมมีหน้าที่กดชั้นปลายทาง กดค้างให้ประตูเปิด และคอยดูการขึ้นลง จึงเป็นที่ยืนท้ายสุด ส่วนด้านใน โดยเฉพาะฝั่งด้านในเมื่อมองจากแผงควบคุม คือ kamiza ถ้าเป็นตัวลิฟต์ที่ไม่มีใครอยู่ ให้ฝ่ายที่นำทางก้าวเข้าไปก่อนเพื่อคุมแผงควบคุม แล้วเปิดประตูค้างไว้ต้อนรับแขกเข้ามา ตอนออกให้แขกออกก่อน ในทางกลับกัน หากมีคนอยู่หลายคนแล้วและไม่จำเป็นต้องยึดแผงควบคุม ก็ใช้มือกันประตูไว้แล้วให้แขกก้าวเข้าไปก่อน ถ้าจำแค่คำว่า “แขกก่อน” แล้วเอาไปใช้กับทั้งตอนเข้าและตอนออก ก็จะไม่มีใครกันประตูไว้ จึงขอให้จำด้วยเหตุผลว่าทำไมจึงทำเช่นนั้น

ขั้นตอนการนำทางแขกในลิฟต์
1. ดูว่าในตัวลิฟต์ที่มาถึงมีคนอยู่หรือไม่
2. ถ้าไม่มีใครอยู่ ให้ตัวเองก้าวเข้าไปก่อน แล้วยืนหน้าแผงควบคุม
3. กดปุ่มเปิดค้างไว้ แล้วกล่าวว่า “dōzo” ต้อนรับแขกเข้ามา
4. ถ้ามีคนอยู่แล้ว ให้ใช้มือกันประตูไว้แล้วให้แขกก้าวเข้าไปก่อน
5. กดชั้นปลายทาง เมื่อถึงแล้วกดปุ่มเปิดและให้แขกออกก่อน
6. ตัวเองออกเป็นคนสุดท้าย แล้วใช้มือชี้ทิศทางที่จะไปเพื่อนำทางต่อ

hire (ハイヤー) รถเช่าพร้อมคนขับ

รถที่เช่าเหมาพร้อมคนขับ จุดที่ผู้ขับเป็นบุคคลที่สามเหมือนกับแท็กซี่ แนวคิดเรื่องลำดับที่นั่งจึงเหมือนกัน

ที่นั่งข้างคนขับ

ที่นั่งข้าง ๆ ที่นั่งคนขับ เป็นที่นั่งที่กลับด้านตามสถานการณ์ คือเป็นที่นั่งท้ายสุดหากผู้ขับเป็นบุคคลที่สาม แต่เป็น kamiza หากเป็นรถส่วนตัวที่ฝ่ายอีกฝ่ายหรือคนในพวกเดียวกันขับ

แผงควบคุม

แผงที่มีปุ่มเลขชั้นและปุ่มเปิดปิดเรียงกันอยู่ในลิฟต์ ผู้ที่ยืนอยู่หน้าแผงนี้เป็นผู้รับหน้าที่ควบคุม ตรงนั้นจึงเป็นที่ยืนท้ายสุด

ทิศที่รถวิ่ง

ทิศทางที่รถไฟกำลังมุ่งไป ถือว่าที่นั่งริมหน้าต่างซึ่งหันไปทางนี้เป็น kamiza และอยู่สูงกว่าที่นั่งที่หันหลังให้

เส้นทางเดิน

เส้นทางที่ผู้คนเคลื่อนที่ เวลาตัดสินลำดับที่นั่ง การดูความสัมพันธ์ของตำแหน่งกับทางเข้าออกและทางเดิน มาจากแนวคิดที่ว่ายิ่งไกลจากเส้นทางเดินนี้ก็ยิ่งอยู่ได้อย่างสงบ

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

แนวคิดเรื่องลำดับที่นั่งยังต่อเนื่องไปถึงช่วงเวลาก่อนและหลังการนั่งด้วย เราจะจับหลักตั้งแต่วิธีเดินในทางเดินและบันได ตำแหน่งของผู้จัดงานในโต๊ะเลี้ยง ไปจนถึงวิธีหมุนโต๊ะกลมแบบจีน รวมไว้ด้วยกัน

ในทางเดิน ถือว่าตรงกลางอยู่สูงกว่า ฝั่งติดผนังอยู่ต่ำกว่า ให้แขกเดินฝั่งตรงกลาง ส่วนฝ่ายที่นำทางเดินเฉียงไปข้างหน้าราว 2-3 ก้าวเพื่อชี้ทิศทางที่จะไป ถ้าเดินตามหลังตรง ๆ ก็ชี้เส้นทางไม่ได้ และการยืนตรงหน้าแล้วเดินถอยหลังก็อันตราย ตรงหัวมุมให้หยุดยืนสักครั้ง แบมือเรียงนิ้วชี้บอกทิศทางก่อน แล้วจึงเลี้ยว ขอให้เลี่ยงการชูนิ้วเดียวชี้บอก ความเร็วในการเดินให้ปรับตามอีกฝ่าย และหันกลับไปดูระยะห่างเป็นระยะ ๆ ก็จะไม่กลายเป็นทิ้งอีกฝ่ายไว้ข้างหลัง

เรื่องบันไดนั้น คำอธิบายแตกต่างกันไปว่าตอนขึ้นผู้นำทางไปก่อนหรือตามหลัง และตอนลงเป็นอย่างไร ในเมื่อความเห็นแตกกัน แทนที่จะฟันธงว่าอันไหนถูก การถือความปลอดภัยและความเข้าใจง่ายเป็นหลักย่อมใช้ได้จริงกว่า สิ่งที่พูดได้ร่วมกันคือ ให้แขกเดินฝั่งราวจับ บอกจุดหมายไว้ก่อนจะขึ้นว่า “จะนำทางไปยังห้องรับรองชั้น 3 ครับ” และอย่ามองลงมาที่อีกฝ่ายจากที่สูง หรือเดินประชิดด้านหลังตรง ๆ ในบันไดที่แคบ ถ้าเสริมสักคำว่า “o-saki ni shitsurei itashimasu (ขออนุญาตเดินนำก่อนนะครับ)” แล้วเดินนำไป การถกเถียงเรื่องลำดับก็จะไม่เป็นปัญหาเลย

ในงานเลี้ยงอาหารและโต๊ะเลี้ยงก็เช่นกัน เกณฑ์ไม่เปลี่ยน ถ้าเป็นห้องเสื่อทาทามิ หน้า tokonoma (床の間) คือ kamiza (上座) และเป็นที่นั่งของแขกผู้มีเกียรติ ส่วนที่นั่งที่ใกล้ทางเข้าออกที่สุดคือ shimoza (下座) และเป็นที่นั่งของผู้จัดงาน ที่ผู้จัดงานนั่ง shimoza ก็เพราะต้องเคลื่อนไหวเพื่อสั่งอาหาร สั่งเครื่องดื่มเพิ่ม พูดคุยกับพนักงานร้าน และชำระเงิน ลำดับการนำทางก็กำหนดไว้เช่นกัน คือให้แขกผู้มีเกียรตินั่งก่อน แล้วผู้เข้าร่วมคนอื่นจึงนั่ง ถ้านำทางบอกที่ฝากเสื้อโค้ทและสัมภาระใหญ่ไว้ก่อน ก็จะไม่ต้องลนลานหลังนั่งลงแล้ว

โต๊ะกลมของอาหารจีนกลม ๆ จึงมักทำให้สับสน แต่ก็ยังเหมือนเดิม คือที่นั่งที่ไกลจากทางเข้าออกที่สุดเป็นที่นั่งของแขกผู้มีเกียรติ และที่นั่งที่ใกล้ทางเข้าออกที่สุดเป็นที่นั่งของเจ้าภาพฝ่ายผู้เชิญ ที่นั่งซ้ายมือของแขกผู้มีเกียรติเป็นที่นั่งลำดับ 2 ขวามือเป็นลำดับ 3 จากนั้นยิ่งห่างออกจากแขกผู้มีเกียรติสลับซ้ายขวาไปเรื่อย ๆ ก็ยิ่งอยู่ต่ำลง ในญี่ปุ่นเป็นไปตามแนวคิด “ซ้ายอยู่สูงกว่า” แต่ในพิธีการระหว่างประเทศหรือแบบจีนบางครั้งถือว่าขวาอยู่สูงกว่า จึงให้ทำตามป้ายชื่อที่นั่งหรือคำแนะนำของผู้จัดหากมี จานหมุนโดยทั่วไปให้หมุนตามเข็มนาฬิกาโดยเริ่มจากแขกผู้มีเกียรติ และเมื่อตัวเองตักแล้วให้หยุดในตำแหน่งที่คนถัดไปตักได้สะดวก งานเลี้ยงแบบยืนไม่มีลำดับที่นั่งแบบนั่งโต๊ะอยู่แล้ว แต่การทักทายแขกผู้มีเกียรติและผู้ที่อยู่สูงกว่ายังจำเป็น และขอให้ถือว่าเก้าอี้ที่วางไว้มีไว้สำหรับพัก

ขั้นตอนที่ผู้จัดงานทำในงานเลี้ยงอาหาร
1. ตรวจตำแหน่งทางเข้าออกของห้องและตำแหน่งของ tokonoma ด้วยตาตัวเองก่อนเริ่มงาน
2. กำหนดให้ที่นั่งที่ไกลจากทางเข้าออกที่สุดเป็นที่นั่งของแขกผู้มีเกียรติ
3. จัดผู้ที่อยู่สูงกว่าไว้ตามลำดับ ซ้ายมือของแขกผู้มีเกียรติ แล้วขวามือ
4. ตัวเองนั่งที่นั่งที่ใกล้ทางเข้าออกที่สุด เพื่อยึดตำแหน่งที่คุยกับพนักงานร้านได้
5. นำทางผู้ที่มาถึงจากที่แขวนเสื้อโค้ทไปยังที่นั่ง
6. รอให้แขกผู้มีเกียรตินั่งก่อน แล้วจึงให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นนั่ง

shuhin (主賓) แขกผู้มีเกียรติ

แขกที่ควรยกย่องที่สุดในงานนั้น ในงานเลี้ยงอาหารจะนำทางไปยัง kamiza และประกอบทั้งการนั่ง การกล่าวทักทาย และการดื่มอวยพร โดยยึดแขกผู้มีเกียรติเป็นจุดตั้งต้น

kanji (幹事) ผู้จัดงาน

ผู้ที่รับผิดชอบการจัดเตรียม การดำเนินงาน และการชำระเงินของงาน นั่ง shimoza ที่ใกล้ทางเข้าออกที่สุดเพื่อให้เคลื่อนไหวสะดวก

ซ้ายอยู่สูงกว่า (左上位)

แนวคิดที่ถือว่าในบรรดาผู้ที่เท่ากัน ฝั่งซ้ายอยู่สูงกว่า การที่โต๊ะกลมถือว่าซ้ายมือของแขกผู้มีเกียรติเป็นลำดับ 2 และขวามือเป็นลำดับ 3 ก็มาจากแนวคิดนี้ ในพิธีการระหว่างประเทศหรือแบบจีนบางครั้งถือว่าขวาอยู่สูงกว่า

จานหมุน

แท่นหมุนที่วางอยู่ตรงกลางโต๊ะกลม ให้หมุนตามเข็มนาฬิกาโดยเริ่มจากแขกผู้มีเกียรติ และเมื่อตักเสร็จให้หยุดในตำแหน่งที่คนถัดไปตักได้สะดวก

งานเลี้ยงแบบยืน

รูปแบบที่ไม่นั่งโต๊ะ แต่ยืนกินดื่มและสนทนากัน ไม่มีลำดับที่นั่งแบบนั่งโต๊ะ แต่ไม่ละเว้นการทักทายแขกผู้มีเกียรติและผู้ที่อยู่สูงกว่า

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

เพราะมองไม่เห็นหน้ากัน เสียงและถ้อยคำจึงกลายเป็นภาพลักษณ์ของบริษัททั้งหมด เราจะทำให้แบบแผนของการรับสายแน่นขึ้นเป็นขั้นตอน ตั้งแต่ความเร็วในการรับ ประโยคแรก การโอนสาย ไปจนถึงการพักสาย

โทรศัพท์ที่โทรเข้ามาที่บริษัท ถือกันว่าเกณฑ์คร่าว ๆ อย่างหนึ่งคือให้รับภายใน 3 เสียงเรียก เมื่อเลยจากนี้ไปแล้ว ให้เสริมสักคำก่อนแจ้งชื่อว่า “o-matase itashimashita (ขออภัยที่ให้รอครับ)” เพราะถ้าแจ้งชื่อราวกับไม่มีอะไรเกิดขึ้น อีกฝ่ายจะรู้สึกเหมือนเวลาที่รอไปถูกทำให้เป็นเหมือนไม่เคยมีอยู่ ประโยคแรกให้พูดว่า “hai, บริษัท ○○ kabushiki-gaisha (株式会社) de gozaimasu” คือต่อจาก “hai” ด้วยชื่อบริษัท ในโทรศัพท์ทางธุรกิจไม่ใช้คำว่า “moshimoshi” เพราะจะถูกรับว่าเป็นการเรียกแบบกันเอง อีกทั้งยังทำให้การแจ้งชื่อล่าช้า เกิดช่วงเวลาที่อีกฝ่ายไม่รู้ว่าตนโทรไปหาใคร

การเตรียมตัวก่อนยกหูขึ้นก็เป็นจุดชี้ขาดเช่นกัน ให้วางกระดาษจดและปากกาไว้ข้างโทรศัพท์เสมอ ปล่อยมือข้างที่ถนัดให้ว่างเพื่อเขียนได้ แล้วถือหูด้วยมืออีกข้าง ถ้ายกหูขึ้นแล้วค่อยหาปากกา ไม่กี่วินาทีนั้นก็จะพลาดฟังชื่อบริษัทและชื่อคนไป เมื่ออีกฝ่ายแจ้งชื่อแล้ว ให้ทวนเพื่อยืนยันและกล่าวทักทายว่า “บริษัท ○○ kabushiki-gaisha (株式会社) no △△-sama de irasshaimasu ne. itsumo osewa ni natte orimasu” การทวนมีความหมายในการป้องกันความสับสนแม้จะได้ยินชัดแล้ว จึงอย่าละเว้น

เมื่อจะโอนสายให้ผู้ที่ถูกระบุชื่อ ต้องกดพักสายก่อนแล้วจึงเรียก แม้จะใช้มือปิดหูโทรศัพท์ไว้ บทสนทนาภายในบริษัทก็อาจดังไปถึงอีกฝ่ายได้ และถ้าเสียงกันเองอย่าง “วันนี้คนนั้นคนนี้มาอยู่นะ” หลุดออกไป ก็แก้ไขไม่ได้ ตอนโอนสายให้แจ้งผู้ที่ถูกระบุชื่อว่าเป็นโทรศัพท์จากใคร แล้วจึงเปลี่ยนมือ การพักสายมีเกณฑ์คร่าว ๆ ราว 30 วินาที ถ้าท่าทางจะเกินกว่านั้น ให้กลับมารับสักครั้งแล้วแจ้งสถานการณ์ว่า “mōshiwake gozaimasen, mō sukoshi o-jikan o itadakemasu deshō ka (ขออภัยครับ ขอเวลาอีกสักครู่ได้ไหมครับ)” หรือเสนอว่าจะโทรกลับ ถ้าถูกทิ้งค้างไว้ในสถานะพักสาย อีกฝ่ายจะไม่รู้ว่าควรวางสายหรือควรรอ และเกิดความกังวล

อีกเรื่องที่ต้องระวังในการโอนสายคือจะเรียกคนของบริษัทตัวเองอย่างไร เมื่ออยู่ต่อหน้าคนนอกบริษัท หัวหน้าของบริษัทตัวเองถูกปฏิบัติเป็นบุคคลฝ่ายเรา การใช้คำนำหน้าหรือ sonkeigo อย่าง “ทานากะ-buchō wa seki o hazushite irasshaimasu” จึงกลายเป็นความผิด “แนวทางเรื่องคำสุภาพ” ของสำนักงานวัฒนธรรมหยิบยกสถานการณ์ที่พูดกับคู่ค้าถึง buchō (部長 หัวหน้าฝ่าย) ทานากะของบริษัทตัวเอง แล้วอธิบายว่า การเรียกว่า “ทานากะ” ไม่มีปัญหา และจะเรียกโดยระบุตำแหน่งไว้ด้วยอย่าง “ทานากะ ผู้เป็น buchō” ก็ได้ แต่การเรียกว่า “ทานากะ-buchō” ไม่นับเป็นการเรียกแบบปฏิบัติเป็นฝ่ายตัวเอง จึงไม่เหมาะสม รูปที่ปลอดภัยคือ “ทานากะ ผู้เป็น buchō ตอนนี้ไม่อยู่ที่โต๊ะครับ”

วิธีรับโทรศัพท์ 5 ขั้นตอน
1. ยกหูภายใน 3 เสียงเรียก แล้วต่อจาก “hai” ด้วยการแจ้งชื่อบริษัท
2. ฟังชื่อบริษัทและชื่อ-นามสกุลของอีกฝ่าย ทวนเพื่อยืนยัน แล้วกล่าวทักทาย
3. ฟังธุระ และจดวันเวลา จำนวน และคำเฉพาะลงในกระดาษจด
4. ถ้ามีผู้ถูกระบุชื่อ ให้กดพักสาย แจ้งว่าเป็นโทรศัพท์จากใคร แล้วเปลี่ยนมือ
5. กรณีรับมือเอง ให้ทวนประเด็นสำคัญ แจ้งชื่อของตัวเอง แล้วจึงวางสาย

3 เสียงเรียก

จำนวนครั้งของเสียงเรียกเข้าที่ถือเป็นเกณฑ์คร่าว ๆ ว่าควรรับสายภายในนั้น หากเกินให้เสริม “o-matase itashimashita” เป็นประโยคแรก

ผู้ถูกระบุชื่อ

คนในบริษัทที่อีกฝ่ายระบุชื่อมาว่าต้องการคุยด้วย ก่อนโอนสายให้แจ้งเจ้าตัวว่าเป็นโทรศัพท์จากใคร

การพักสาย

ฟังก์ชันที่หยุดการสนทนาชั่วคราวเพื่อให้อีกฝ่ายรอ เกณฑ์คร่าว ๆ ราว 30 วินาที ถ้าจะเกินให้กลับมารับสักครั้งแล้วแจ้งสถานการณ์

การทวน

การพูดซ้ำชื่อบริษัท ชื่อ-นามสกุล วันเวลา และจำนวนที่ได้ยินเพื่อยืนยัน ทำเพื่อป้องกันความสับสนแม้จะได้ยินชัดแล้ว

uchi (ウチ) กับ soto (ソト)

การแยกว่าเป็นบุคคลฝ่ายตัวเองหรือไม่ เมื่ออยู่ต่อหน้าคนนอกบริษัท หัวหน้าของบริษัทตัวเองก็ถูกปฏิบัติเป็นฝ่ายตัวเองและไม่เติมคำนำหน้า

ประโยคแรก

ถ้อยคำแรกที่เปล่งออกมาเมื่อรับโทรศัพท์ หลักคือต่อจาก “hai” ด้วยการแจ้งชื่อบริษัท และในทางธุรกิจไม่ใช้ “moshimoshi”

แหล่งอ้างอิง: รายงานของสภาการวัฒนธรรม “แนวทางเรื่องคำสุภาพ (敬語の指針)” (วันที่ 2 กุมภาพันธ์ ปี Heisei 19) บทที่ 3 การใช้คำสุภาพอย่างเป็นรูปธรรม / ※ ส่วนที่เหลือเป็นธรรมเนียมการค้าที่ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ

ตอนที่ผู้ถูกระบุชื่อไม่อยู่นี่แหละคือจุดที่ผู้รับสายได้แสดงฝีมือ เราจะจับหลักวิธีแจ้งว่าไม่อยู่ แบบแผนของบันทึกฝากข้อความ และการจัดลำดับเมื่อเราเป็นฝ่ายโทรออก

เมื่อผู้ถูกระบุชื่อไม่อยู่ อันดับแรกให้แจ้งว่าไม่อยู่ พร้อมกับกำหนดที่คาดว่าจะกลับ ประเด็นสำคัญคือจับข้อเท็จจริงกับเกณฑ์คร่าว ๆ มาไว้ด้วยกัน เช่น “ขออภัยครับ ตอนนี้ไม่อยู่ที่โต๊ะครับ มีกำหนดกลับราว 15 นาฬิกาครับ” ไม่จำเป็นต้องอธิบายเหตุผลที่ไม่อยู่โดยละเอียด และควรเลี่ยงการแจ้งเรื่องส่วนตัวตรง ๆ อย่าง “ออกไปทำธุระส่วนตัวครับ” “ไปโรงพยาบาลครับ” การบอกหมายเลขโทรศัพท์มือถือของเจ้าตัวโดยพลการก็ควรเลี่ยงเช่นกัน ถ้าจำเป็นก็ให้ทำเป็นรูปแบบโทรกลับ จากนั้นจึงถามว่าจะให้โทรกลับดีไหม จะรับฝากข้อความได้หรือไม่ หรือจะให้เราฟังธุระแทนได้หรือไม่

เมื่อรับฝากข้อความ ให้ทำเป็นบันทึกที่รู้ครบ 5 อย่าง คือ เมื่อใด จากใคร ธุระเรื่องอะไร ต้องการให้ทำอย่างไร และใครเป็นผู้รับเรื่อง หากขาดข้อใดข้อหนึ่งใน 5 อย่างนี้ ผู้ถูกระบุชื่อก็ต้องไปถามคนอื่นซ้ำเพื่อยืนยัน เกิดงานซ้ำสองรอบ โดยเฉพาะตัวเลขอย่างวันเวลา จำนวน จำนวนเงิน และหมายเลขโทรศัพท์ ฟังผิดได้ง่าย จึงต้องทวนเสมอ สิ่งที่สับสนได้ง่ายอย่าง “1 นาฬิกา” กับ “7 นาฬิกา” ถ้าเปลี่ยนคำพูดแล้วยืนยันว่า “13 นาฬิกาใช่ไหมครับ” “19 นาฬิกา (บ่าย 7 โมง) ใช่ไหมครับ” ก็จะแน่นอน สุดท้ายถ้าแจ้งชื่อตัวเองว่า “watakushi, △△ ga uketamawarimashita (กระผม △△ เป็นผู้รับเรื่องครับ)” อีกฝ่ายก็จะรู้ว่าได้คุยกับใครและรู้สึกอุ่นใจ

การไม่จบแค่วางบันทึกไว้บนโต๊ะก็สำคัญเช่นกัน บันทึกที่วางไว้จะปะปนไปกับเอกสาร เมื่อผู้ถูกระบุชื่อกลับมาให้ยื่นให้กับมือ และแจ้งประเด็นสำคัญด้วยวาจาด้วย ถ้าเป็นธุระเร่งด่วน อย่ารอให้เจ้าตัวกลับมา ให้แจ้งไปก่อนทางโทรศัพท์มือถือหรือแชท ต่อให้อยู่ระหว่างประชุม ก็ให้ตรวจสอบว่าต้องติดต่อภายในเมื่อใด แล้วทำให้อยู่ในรูปที่ตัดสินใจกันได้ภายในบริษัท เช่น สอดบันทึกเข้าไปให้ ถ้าฟันธงว่า “อยู่ระหว่างประชุมก็เลยไม่ทำอะไร” บางครั้งก็จะไม่ทัน

เมื่อเราเป็นฝ่ายโทรออก ก่อนต่อสายให้เขียนธุระ ข้อสรุป และตัวเลขที่จำเป็นเป็นข้อ ๆ และเตรียมเอกสารไว้ใกล้มือ ในเมื่อเราขอแบ่งเวลาของอีกฝ่ายมา การคิดไปคุยไปจึงเป็นสิ่งที่ควรเลี่ยง เมื่อสายต่อติดให้แจ้งชื่อบริษัทและชื่อ-นามสกุลของตัวเอง เมื่อเปลี่ยนเป็นผู้ถูกระบุชื่อแล้วให้แจ้งชื่ออีกครั้ง แล้วถามความสะดวกว่า “tadaima o-jikan yoroshii deshō ka (ตอนนี้สะดวกคุยไหมครับ)” ก่อนจึงเข้าสู่ธุระ ช่วงเวลาก็ต้องคำนึงถึงด้วย ช่วงหลังเริ่มงานใหม่ ๆ ช่วงพักกลางวัน และช่วงใกล้เลิกงาน มักมีงานรุมเร้า จึงควรเลี่ยง ส่วนการโทรก่อนเวลาเริ่มงานหรือหลังเลิกงานถือเป็นนอกเวลาทำงานของอีกฝ่าย จึงควรเลี่ยงเช่นกัน ตอนวางสาย โดยทั่วไปถือว่าฝ่ายที่โทรไปวางก่อน แต่หากอีกฝ่ายเป็นคู่ค้าหรือผู้อาวุโสกว่า ให้รอให้อีกฝ่ายวางก่อน แล้วใช้นิ้วกดปุ่มตัดสายอย่างเบามือก่อนวางหูลง

ขั้นตอนการโทรออก
1. เขียนธุระ ข้อสรุป และตัวเลขที่จำเป็นเป็นข้อ ๆ แล้ววางเอกสารไว้ใกล้มือ
2. ตรวจสอบชื่อบริษัท แผนก ชื่อ-นามสกุล และหมายเลขโทรศัพท์ของอีกฝ่าย
3. โทรในเวลาที่เลี่ยงช่วงหลังเริ่มงานใหม่ ๆ ช่วงพักกลางวัน และช่วงใกล้เลิกงาน
4. เมื่อสายต่อติด ให้แจ้งชื่อบริษัทและชื่อ-นามสกุลของตัวเอง แล้วบอกชื่อผู้ที่ต้องการคุยด้วย
5. เมื่อเปลี่ยนเป็นผู้ถูกระบุชื่อแล้ว ให้แจ้งชื่ออีกครั้ง แล้วถามว่าสะดวกคุยหรือไม่
6. แจ้งธุระโดยเริ่มจากข้อสรุป แล้วทวนสิ่งที่ตกลงกันเพื่อยืนยัน
7. กล่าวขอบคุณ แล้วฝ่ายที่โทรไปวางหูลงอย่างเบามือ

บันทึกฝากข้อความ

บันทึกสำหรับส่งเนื้อหาของโทรศัพท์ให้ผู้ถูกระบุชื่อ เขียน 5 จุด คือ วันเวลาที่รับเรื่อง อีกฝ่าย ธุระ ความประสงค์ของฝ่ายนั้น และผู้รับเรื่อง

การโทรกลับ

การที่ฝ่ายเราโทรไปใหม่ ให้ตรวจสอบหมายเลขและช่วงเวลาที่อีกฝ่ายสะดวก และแจ้งเกณฑ์คร่าว ๆ ว่าจะโทรกลับราวเมื่อใดด้วย

uketamawaru (承る)

เป็น kenjōgo ของ “รับ” และ “ฟัง” การแจ้งชื่อว่า “watakushi, △△ ga uketamawarimashita” ทำให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับมือ

การถามความสะดวก

การยืนยันก่อนเข้าสู่ธุระว่า “tadaima o-jikan yoroshii deshō ka” ถ้าอีกฝ่ายกำลังยุ่งก็โทรใหม่อีกครั้ง

ตัวเลขที่ฟังผิดได้ง่าย

เช่น 1 นาฬิกากับ 7 นาฬิกา หรือ 4 กับ 7 ถ้าเปลี่ยนคำพูดแล้วทวนว่า “13 นาฬิกา” “19 นาฬิกา” ก็ป้องกันความสับสนได้

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

ข้อร้องเรียน อีกฝ่ายที่ฟังไม่ออก โทรศัพท์มือถือ และโทรผิดเบอร์ สถานการณ์ที่ไปได้ไม่สวยยิ่งต้องมีแบบแผน พร้อมกันนี้จะเรียบเรียงหลุมพรางของคำสุภาพตามคู่มือด้วย

โทรศัพท์ร้องเรียนตัดสินกันเกือบทั้งหมดที่การรับมือช่วงแรก อันดับแรกให้ฟังจนจบโดยไม่ขัด และจดประเด็นสำคัญไว้ ถ้าท้วงกลางเรื่องว่า “นั่นเป็นความเข้าใจผิดครับ” อีกฝ่ายจะรู้สึกว่าไม่มีใครรับฟัง และเรื่องจะยิ่งยุ่ง เมื่อฟังจบรอบหนึ่งแล้ว ให้ขอโทษต่อการที่ทำให้อีกฝ่ายรู้สึกไม่สบายใจ สิ่งนี้เป็นคนละเรื่องกับการยอมรับความรับผิดชอบทั้งหมด และเป็นส่วนที่กล่าวได้แม้ยังอยู่ในขั้นที่ยังไม่ทราบข้อเท็จจริง จากนั้นให้ตรวจสอบข้อเท็จจริงตามลำดับว่า เมื่อใด อะไร และกลายเป็นอย่างไร แล้วแยกสิ่งที่ตอบได้ตรงนั้นออกจากสิ่งที่ต้องไปตรวจสอบ การตอบสิ่งที่ตอบไม่ได้ด้วยการคาดเดาคืออันตรายที่สุด เพราะต้องมาแก้ไขทีหลังและทำให้ปัญหาใหญ่ขึ้น ให้แจ้งกำหนดที่จะโทรกลับและผู้รับผิดชอบ แจ้งชื่อของตัวเอง และหลังวางสายให้แจ้งหัวหน้าและแผนกที่รับผิดชอบทันที

เมื่อเสียงของอีกฝ่ายฟังไม่ชัด ให้เลี่ยงวิธีพูดที่เอาอีกฝ่ายเป็นประธานอย่าง “เสียงเบาจนไม่ได้ยินครับ” แล้วใช้วิธีพูดที่โยนสาเหตุไปที่สายว่า “osore irimasu, sukoshi o-denwa ga tōi yō desu (ขออภัยครับ สายดูเหมือนจะไกลไปหน่อยครับ)” การแกล้งทำเป็นได้ยินแล้วคุยต่อคือสิ่งที่แย่ที่สุด เพราะเรื่องจะถูกสรุปไปทั้งที่เนื้อหาผิด ตอนที่ไม่รู้ว่าชื่อเขียนด้วยตัวคันจิใด ก็ให้ถามตรงนั้นเลยว่า “osore irimasu ga, dono yō na ji o o-kaki ni narimasu ka (ขออภัยครับ เขียนด้วยตัวอักษรแบบใดครับ)” นามสกุลที่มีวิธีเขียนหลายแบบอย่าง “ไซโต้” ยิ่งต้องยืนยัน เพราะถ้าเดาแล้วเขียน บันทึกก็จะกลายเป็นของคนอื่น

เมื่อโทรไปที่โทรศัพท์มือถือของอีกฝ่าย เราไม่มีทางรู้ว่าอีกฝ่ายกำลังเดินทางอยู่หรืออยู่ระหว่างประชุม ให้แจ้งชื่อแล้วยืนยันว่า “tadaima o-hanashi shite mo yoroshii deshō ka (ตอนนี้คุยได้ไหมครับ)” ก่อนจึงเข้าสู่ธุระ เมื่ออีกฝ่ายไม่รับ ควรเลี่ยงการโทรซ้ำหลายครั้งติด ๆ กันโดยไม่เว้นระยะ ให้เว้นเวลา หรือฝากข้อความเสียงไว้โดยบอกชื่อบริษัท ชื่อ-นามสกุล ภาพรวมของธุระ และหมายเลขที่จะให้โทรกลับ กรณีมีคนโทรผิดเบอร์เข้ามาก็เช่นกัน ในเมื่อเป็นโทรศัพท์ที่โทรเข้ามาที่บริษัทเรา ความประทับใจจากการรับมือก็กลายเป็นภาพลักษณ์ของบริษัท ถ้าอีกฝ่ายบอกหมายเลขมา ก็เทียบกับหมายเลขของเราแล้วแจ้งว่าต่างกันตรงไหน อย่าวางสายเงียบ ๆ หรือตำหนิความไม่ระวังของอีกฝ่าย

สุดท้ายคือการใช้ถ้อยคำ ในบรรดาสิ่งที่เรียกว่าคำสุภาพตามคู่มือ มีวิธีพูดที่ฟังดูสุภาพแต่ความหมายจริง ๆ เคลื่อนไป คำว่า “~ no hō (〜のほう)” ใน “tantōsha no hō ni o-tsunagi shimasu” โดยแท้จริงเป็นวิธีพูดที่ชี้ทิศทางหรือชี้ฝ่ายหนึ่งในบรรดาหลายฝ่าย การใช้เพื่อทำให้เป้าหมายพร่าเลือนจึงเป็นสิ่งที่ควรเลี่ยง คำว่า “~ ni narimasu (〜になります)” ใน “kochira ga shiryō ni narimasu” เป็นวิธีพูดที่แสดงการเปลี่ยนแปลง จึงไม่เหมาะกับการอธิบายสิ่งที่ไม่เปลี่ยนแปลง ส่วน “yoroshikatta deshō ka (よろしかったでしょうか)” ก็ถือว่าไม่เป็นธรรมชาติตรงที่ใช้รูปอดีตกับสิ่งที่กำลังจะยืนยันต่อจากนี้ “แนวทางเรื่องคำสุภาพ” ของสำนักงานวัฒนธรรมก็ยกตัวอย่างคำสุภาพตามคู่มือเช่นนี้ว่า “go-chūmon no shina wa o-soroi ni narimashita deshō ka” และอธิบายว่าเป็นความผิดที่รูป sonkeigo “o ... ni naru” ทำให้กลายเป็นยกย่องตัวสินค้า พร้อมระบุว่าพูดว่า “soroimashita deshō ka” เป็นต้นก็พอ อนึ่ง รูปที่มี “o” เติมหน้าการกระทำของตัวเองอย่าง “o-machi shite orimasu” เป็น kenjōgo I ที่ยกย่องอีกฝ่าย จึงไม่มีปัญหา

ขั้นตอนเมื่อรับโทรศัพท์ร้องเรียน
1. ฟังจนจบโดยไม่ขัด จดประเด็นสำคัญและลำดับเวลาไว้
2. ขอโทษต่อการที่ทำให้อีกฝ่ายรู้สึกไม่สบายใจ
3. ตรวจสอบข้อเท็จจริงตามลำดับว่า เมื่อใด อะไร และกลายเป็นอย่างไร
4. แยกสิ่งที่ตอบได้ตรงนั้นออกจากสิ่งที่ต้องไปตรวจสอบ
5. อย่าตอบด้วยการคาดเดา ให้แจ้งกำหนดที่จะโทรกลับและผู้รับผิดชอบ
6. แจ้งชื่อของตัวเอง และหลังวางสายให้แจ้งหัวหน้าและแผนกที่รับผิดชอบทันที

การรับมือขั้นแรก

การรับมือของผู้ที่รับเรื่องร้องเรียนเป็นคนแรก มีเสาหลัก 4 อย่าง คือ ฟัง ขอโทษ ตรวจสอบข้อเท็จจริง และให้สัญญาเรื่องกำหนดที่จะโทรกลับ

o-denwa ga tōi (お電話が遠い)

สำนวนสำเร็จรูปเมื่อเสียงของอีกฝ่ายฟังไม่ชัด การโยนสาเหตุไปที่สายแทนที่จะเป็นอีกฝ่าย ทำให้กลายเป็นรูปที่ไม่ตำหนิอีกฝ่าย

คำสุภาพตามคู่มือ

คำเรียกรวมของวิธีพูดที่แพร่หลายในฐานะแบบแผนของงานบริการลูกค้า “แนวทางเรื่องคำสุภาพ” ของสำนักงานวัฒนธรรมก็หยิบยกไว้ และมีตัวอย่างที่ผิดในแง่รูปของคำสุภาพ

kenjōgo I (謙譲語Ⅰ)

คำสุภาพที่ยกย่องบุคคลซึ่งเป็นปลายทางของการกระทำของฝ่ายตัวเอง เช่น o-machi suru, ukagau แม้จะมี “o” เติมหน้าการกระทำของตัวเองก็ไม่ผิด

ระบบฝากข้อความเสียง

ฟังก์ชันที่ฝากธุระไว้เมื่ออีกฝ่ายไม่รับสาย ให้บันทึกอย่างกระชับด้วยชื่อบริษัท ชื่อ-นามสกุล ภาพรวมของธุระ และหมายเลขที่จะให้โทรกลับ

แหล่งอ้างอิง: รายงานของสภาการวัฒนธรรม “แนวทางเรื่องคำสุภาพ (敬語の指針)” (วันที่ 2 กุมภาพันธ์ ปี Heisei 19) บทที่ 3 การใช้คำสุภาพอย่างเป็นรูปธรรม / ※ ส่วนที่เหลือเป็นธรรมเนียมการค้าที่ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ

ไม่กี่สิบวินาทีตั้งแต่สังเกตเห็นแขกจนถึงตอนที่เชื่อมไปยังผู้รับผิดชอบ ตัดสินภาพลักษณ์ของบริษัทไปเกือบหมดแล้ว เราจะทำให้วิธีถามเพื่อขอให้แจ้งชื่อ คำพูดสักคำเมื่อต้องให้รอ และวิธีเคลื่อนไหวเมื่อผู้รับผิดชอบไม่อยู่ กลายเป็นแบบแผน

เมื่อสังเกตเห็นแขก ให้หยุดงานที่ทำอยู่ ลุกขึ้นยืน มองตาอีกฝ่าย แล้วต้อนรับว่า “irasshaimase” สิ่งสำคัญตรงนี้คือความเร็วมากกว่าเนื้อหา การรอให้อีกฝ่ายเอ่ยทักก่อนแล้วค่อยตอบสนอง หรือการนั่งอยู่กับที่แล้วทำ eshaku ให้พอผ่าน ๆ ในสายตาของแขกจะหลงเหลืออยู่ในฐานะ “ไม่กี่วินาทีที่ถูกเมิน” แค่หันทั้งตัวไปทางนั้นในวินาทีที่มีคนมายืนที่แผนกต้อนรับ ความประทับใจก็แทบจะตัดสินไปแล้ว

ต่อมาให้ตรวจสอบชื่อบริษัทและชื่อ-นามสกุล ธุระ และว่ามีนัดหรือไม่ ให้วางคำนุ่มนวลไว้ก่อนแล้วถามในรูปของการขอร้อง เช่น “osore irimasu ga, onsha-mei to o-namae o o-ukagai dekimasu deshō ka (ขออภัยครับ ขอทราบชื่อบริษัทและชื่อของท่านได้ไหมครับ)” เมื่อได้รับการแจ้งชื่อแล้วให้ทวนว่า “บริษัท ○○ shōji no ซาโต้-sama de irasshaimasu ne” การทวนเป็นวิธีเดียวที่จะลบความเข้าใจผิดต่อหน้าอีกฝ่ายได้ และในเวลาเดียวกันก็เป็นสัญญาณว่า “รับทราบแน่นอนแล้ว” ส่วนเรื่องว่ามีนัดหรือไม่ เป็นสิ่งที่ตรวจสอบหลังจากได้รับการแจ้งชื่อแล้ว อย่าเอาไปตั้งเป็นเงื่อนไขก่อนการแจ้งชื่อ

วิธีพูดตอนส่งเรื่องต่อมีข้อกำหนดอยู่ เมื่อพูดกับคนนอกบริษัทถึงบุคคลของบริษัทตัวเอง เราปฏิบัติต่อบุคคลนั้นเป็นฝ่ายตัวเอง คือเป็น uchi (ウチ) จึงไม่เติมคำนำหน้าแสดงความเคารพ ไม่ใช้ว่า “ทานากะ-buchō ga tadaima mairimasu” แต่ใช้ว่า “buchō (部長 หัวหน้าฝ่าย) no ทานากะ ga tadaima mairimasu” แนวทางเรื่องคำสุภาพของสำนักงานวัฒนธรรมก็ระบุว่า เมื่อจะปฏิบัติต่อหัวหน้าแบบคนใน uchi จะเรียกว่า “ทานากะ” หรือ “ทานากะ ผู้เป็น buchō” ก็พอ ส่วนการเรียกว่า “ทานากะ-buchō” ไม่นับเป็นการเรียกแบบปฏิบัติต่อคนใน uchi จึงไม่เหมาะสม เมื่อจะต่อสายภายในไปยังผู้รับผิดชอบ ให้แจ้งชื่อบริษัท ชื่อ-นามสกุล ธุระ ว่ามีนัดหรือไม่ และสถานที่ที่ให้แขกรออยู่

เมื่อผู้รับผิดชอบไม่อยู่ อย่าจบบทสนทนาด้วยคำว่า “ไม่อยู่ครับ” จะกลับเมื่อใด ให้คนอื่นแทนได้หรือไม่ จะรับฝากข้อความไหม หรือจะติดต่อกลับไปดี การเรียงสี่อย่างนี้ให้แขกเลือกจึงจะนับว่าเป็นการรับมือ หากได้รับฝากนามบัตรหรือเอกสาร ให้กล่าวว่าจะรับฝากไว้อย่างแน่นอน แจ้งแผนกและชื่อ-นามสกุลของตัวเองก่อน แล้วจึงรับ การแสดงให้อีกฝ่ายเห็นว่าใครเป็นผู้รับฝาก ก็คือที่ตั้งของความรับผิดชอบนั่นเอง

6 ขั้นตอนการรับมือที่แผนกต้อนรับ
1. หยุดมือและลุกขึ้นยืนภายใน 3 วินาที มองตาแล้วกล่าวว่า “irasshaimase”
2. “osore irimasu ga, onsha-mei to o-namae o o-ukagai dekimasu deshō ka”
3. ทวนว่า “บริษัท ○○ shōji no ซาโต้-sama de irasshaimasu ne”
4. ตรวจสอบธุระ และว่ามีนัดหรือไม่
5. ขออนุญาตว่า “kakunin shite mairimasu node, shōshō o-machi itadakemasu deshō ka”
6. แจ้งผู้รับผิดชอบถึงชื่อบริษัท ชื่อ-นามสกุล ธุระ ว่ามีนัดหรือไม่ และสถานที่ที่รออยู่

การส่งเรื่องต่อ

การเชื่อมแขกและธุระที่รับมาจากแผนกต้อนรับหรือโทรศัพท์ ไปยังผู้รับผิดชอบภายในบริษัท ครอบคลุมถึงการแจ้งในรูปที่ผู้รับผิดชอบตัดสินได้ว่าใครมาด้วยธุระอะไร

การนัดหมาย

การนัดพบที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า วิธีเคลื่อนไหวของแผนกต้อนรับเปลี่ยนไปตามว่ามีนัดหรือไม่ จึงต้องตรวจสอบเสมอหลังจากได้รับการแจ้งชื่อแล้ว

คำนุ่มนวล (cushion words)

ถ้อยคำที่วางไว้ก่อนการขอร้องหรือการปฏิเสธเพื่อลดแรงกระแทก เช่น “osore irimasu ga” “sashitsukae nakereba”

การทวน

การพูดซ้ำชื่อบริษัทและชื่อ-นามสกุลที่อีกฝ่ายแจ้งมาเพื่อยืนยันตรงนั้น ทำให้แก้ความเข้าใจผิดได้ต่อหน้าอีกฝ่าย

การเรียกแบบคนใน

วิธีเรียกบุคคลของบริษัทตัวเองโดยไม่เติมคำนำหน้าแสดงความเคารพเมื่อพูดกับคนนอกบริษัท เช่น “ทานากะ ผู้เป็น buchō”

บันทึกฝากข้อความ

กระดาษที่เขียนธุระซึ่งฝากถึงผู้ที่ไม่อยู่ เขียนชื่อบริษัท ชื่อ-นามสกุล ช่องทางติดต่อ ธุระ วันเวลาที่รับเรื่อง และชื่อของผู้รับเรื่อง

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

หลักของการนำทางคือ “เดินนำหน้าแขกเล็กน้อย แต่ไม่บังทางแขก” ถ้ากำหนดตำแหน่งยืนและคำที่เอ่ยไว้ล่วงหน้าใน 4 สถานการณ์ คือทางเดิน บันได ลิฟต์ และประตู ก็จะไม่มีสถานการณ์ที่ต้องลังเลอีก

พื้นฐานของการนำทางคือเดินเฉียงไปข้างหน้าแขกราว 2-3 ก้าว ถ้าอยู่เฉียงไปข้างหน้า ก็ใช้ลำตัวชี้ทิศทางที่จะไปได้ อีกทั้งยังไม่บังสายตาแขก ถ้าเดินตรงหน้า ก็จะกลายเป็นหันหลังให้ตลอดและยังขวางทางด้วย ถ้าเดินเรียงข้าง ๆ ก็ไม่เป็นการนำทาง และถ้าอยู่เฉียงไปข้างหลังก็จะกลายเป็นให้แขกหาทางเอง ให้หันกลับไปดูเป็นระยะเพื่อปรับจังหวะก้าว และตรงหัวมุมให้เอ่ยก่อนถึงว่า “kochira de gozaimasu (ทางนี้ครับ)” เวลาชี้ทิศทางให้หงายฝ่ามือขึ้น เรียงนิ้วชิดกัน แล้วชี้ด้วยทั้งแขน ท่าทางอย่างการชูนิ้วชี้เดียวหรือการใช้คางชี้ ควรเลี่ยงเมื่อทำต่อคน

ก่อนเริ่มนำทาง ให้บอกจุดหมายและชั้นว่า “จะนำทางไปยังห้องรับรองที่หนึ่ง ชั้น 4 ครับ” เพียงเท่านี้แขกก็รู้ว่าตัวเองกำลังถูกพาไปที่ไหน และความสงบใจระหว่างเดินก็ต่างออกไป ในบันไดถือกันว่าต้องระวังอย่ายืนในตำแหน่งที่มองลงมาที่แขกจากที่สูง และคำอธิบายที่พบมากคือตอนขึ้นให้แขกไปก่อน ตอนลงให้ผู้นำทางไปก่อน อย่างไรก็ตาม คำอธิบายเรื่องก่อนหลังนี้แตกต่างกันไปตามบริษัทและการอบรม จึงขอให้ถือว่าสิ่งที่ตรงกันอย่างแน่นอนมี 2 อย่าง คือการบอกชั้นที่เป็นจุดหมายไว้ก่อน และการเอ่ยว่า “ashimoto ni o-ki o tsuke kudasai (ระวังปลายเท้าด้วยนะครับ)”

ลิฟต์นั้นการเคลื่อนไหวเปลี่ยนไปตามว่าในตัวลิฟต์ไม่มีใครอยู่ หรือมีคนอยู่ก่อนแล้ว เมื่อไม่มีคนอยู่ ให้ผู้นำทางขออนุญาตว่า “o-saki ni shitsurei shimasu” แล้วก้าวเข้าไปก่อน ไปยืนหน้าแผงควบคุมและกันประตูไว้ เพราะถ้าให้แขกเข้าไปก่อน ก็จะกลายเป็นปล่อยการเปิดปิดประตูให้เป็นภาระของแขก เมื่อมีคนอยู่แล้ว ให้ใช้มือกันประตูไว้จากด้านนอกและให้แขกก้าวเข้าไปก่อน ส่วนตัวเองเข้าไปทีหลังและยืนใกล้แผงควบคุม ตอนออกนั้นไม่ว่ากรณีใด ให้ผู้นำทางกดปุ่มเปิดกันประตูไว้ แล้วให้แขกออกก่อน การที่หน้าแผงควบคุมเป็นตำแหน่งของฝ่ายนำทางนั้น ยังตรงกับที่แนวคิดเรื่องลำดับที่นั่งถือว่าหน้าแผงควบคุมเป็นที่ยืนท้ายสุดด้วย

ประตูนั้นการเคลื่อนไหวกลับด้านตามทิศที่เปิด ประตูที่เปิดออกด้านนอกโดยดึงเข้าหาตัว ผู้นำทางที่เปิดสามารถยืนกันประตูไว้ในตำแหน่งนั้นได้ต่อ จึงยืนอยู่ด้านนอกอย่างนั้น แล้วกล่าวว่า “dōzo” ให้แขกผ่านไปก่อน ส่วนประตูที่เปิดเข้าด้านในโดยผลักไปข้างหน้า ถ้ายืนอยู่ด้านนอกก็กันไว้ต่อไม่ได้ จึงกล่าวว่า “shitsurei shimasu” แล้วผู้นำทางเข้าไปก่อน กันประตูจากด้านในและให้แขกผ่านเข้ามา เกณฑ์ตัดสินที่ควรจำไม่ใช่ “ให้แขกไปก่อน” แต่คือ “อย่าให้แขกต้องแตะประตู” ข้อเดียวนี้ให้คำตอบได้กับทั้งสองทิศทาง

คำที่เอ่ยตอนนำทาง
บอกจุดหมายไว้ก่อนว่า “จะนำทางไปยังห้องรับรองที่หนึ่ง ชั้น 4 ครับ”
กล่าวว่า “kochira e dōzo” พร้อมหงายฝ่ามือขึ้นชี้ทิศทาง
ก่อนถึงหัวมุมกล่าวว่า “kochira de gozaimasu”
ที่บันไดกล่าวว่า “ashimoto ni o-ki o tsuke kudasai”
ที่ลิฟต์ขออนุญาตว่า “o-saki ni shitsurei shimasu” แล้วก้าวเข้าไปก่อน
ในห้องรับรองกล่าวว่า “kochira e o-kake kudasai” เพื่อเชิญให้นั่ง kamiza

เฉียงไปข้างหน้า

ตำแหน่งที่เฉียงไปข้างหน้าเมื่อเทียบกับทิศที่แขกเดินไป เป็นตำแหน่งยืนพื้นฐานของผู้นำทาง ชี้ทิศทางได้โดยไม่บังสายตา

มือที่นำทาง

ท่าทางที่หงายฝ่ามือขึ้น เรียงนิ้วชิดกัน แล้วชี้ทิศทางด้วยทั้งแขน ให้เลี่ยงการชี้ด้วยนิ้วเดียว

ประตูเปิดออกด้านนอก

ประตูที่เปิดโดยดึงเข้าหาตัว ผู้นำทางดึงและกันไว้ แล้วให้แขกผ่านไปก่อน

ประตูเปิดเข้าด้านใน

ประตูที่เปิดโดยผลักไปข้างหน้า ผู้นำทางเข้าไปก่อน กันไว้จากด้านในแล้วให้แขกผ่านเข้ามา

แผงควบคุม

ด้านที่มีปุ่มเลขชั้นและปุ่มเปิดปิดเรียงกันในลิฟต์ ในลำดับที่นั่งถือเป็นที่ยืนท้ายสุด และเป็นตำแหน่งที่ผู้นำทางยืน

kamiza (上座)

ที่นั่งฝั่งที่ไกลจากทางเข้า ในห้องรับรองให้เชิญแขกนั่งฝั่งนี้

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

งานจริงเริ่มหลังจากพาเข้าห้องรับรองแล้ว เราจะทำให้การเชิญนั่ง kamiza ลำดับการเสิร์ฟน้ำชาและตำแหน่งที่วาง การจัดการจานรอง และการยืนส่งจนประตูปิดสนิท กลายเป็นชุดท่าทางที่ต่อเนื่องกัน

เมื่อพาเข้าห้องรับรองแล้ว ให้ใช้มือชี้ที่นั่งฝั่งที่ไกลจากทางเข้า คือ kamiza (上座) แล้วเชิญว่า “kochira e o-kake kudasai” ที่นั่งใกล้ทางเข้าคือ shimoza (下座) จึงไม่ใช่ที่นั่งที่จะนำทางแขกไป ถ้าแขกเลือกที่นั่งอื่นก็อย่าฝืนบังคับ ถ้าแขกยังสวมเสื้อโค้ทอยู่ ให้เสนอว่า “o-azukari itashimasu (ขอรับไปเก็บให้นะครับ)” การเสนอเท่านั้นคือหน้าที่ของการรับมือ ส่วนจะฝากหรือไม่เป็นสิ่งที่แขกตัดสิน การเดินอ้อมไปข้างหลังแล้วถอดให้โดยไม่บอกกล่าวเป็นการกระทำที่แตะต้องร่างกายอีกฝ่าย จึงไม่ได้รับอนุญาต

เมื่อยกน้ำชาเข้าไป ให้อยู่ในสภาพที่วางถาดลงบนโต๊ะข้างหรือที่อื่นได้สักครั้งตรงหน้าประตู แล้วจึงเคาะประตูและรอคำตอบ กล่าวว่า “shitsurei itashimasu” แล้วเข้าไป การรอคำตอบก็เพื่อไม่ให้ตัดบทสนทนาระหว่างแขกกับผู้รับผิดชอบโดยกะทันหัน ลำดับการเสิร์ฟคือเริ่มจากผู้ที่อยู่สูงกว่าฝั่งแขกก่อน เสิร์ฟฝั่งแขกจนครบทุกคนแล้วจึงย้ายไปยังผู้ที่อยู่สูงกว่าฝั่งบริษัทตัวเอง ถ้าเสิร์ฟ buchō (部長 หัวหน้าฝ่าย) ของบริษัทตัวเองก่อนแขก ก็เท่ากับวางคนในพวกเดียวกันไว้เหนือแขก ตำแหน่งที่วางโดยหลักคือเฉียงไปทางขวาด้านหน้าของแขก ถ้ามีเอกสารกางอยู่ก็อย่าขยับโดยพลการ ให้ขออนุญาตว่า “kochira ni okasete itadakimasu (ขอวางตรงนี้นะครับ)” แล้ววางในที่ว่าง

ถ้วยชากับจานรองให้ยกแยกกันมา แล้วเพิ่งวางถ้วยลงบนจานรองก่อนจะเสิร์ฟ ถ้ายกมาโดยวางซ้อนกันอยู่ น้ำชาที่หกจากการเอียงจะทำให้จานรองเปียก และกลายเป็นเสิร์ฟจานรองที่เปื้อนแล้วต่อหน้าแขก ถ้าถ้วยชามีลวดลาย ให้หันให้อยู่ตรงหน้าเมื่อมองจากแขก และใช้สองมือจับ มีคนบอกด้วยว่าจานรองที่มีลายไม้ควรวางให้ลายไม้ขนานกับแขก แต่รายละเอียดทำนองนี้มีคำอธิบายต่างกันไปตามบริษัทและท้องถิ่น จึงขอให้ทำสามอย่างนี้ให้แน่นก่อน คือยกแยกกันมา เสิร์ฟด้วยสองมือ และเสิร์ฟไล่จากฝั่งแขกก่อน เมื่อเสิร์ฟเสร็จให้ถือถาดไว้ข้างลำตัว โค้งคำนับหนึ่งครั้งที่ทางออกแล้วปิดประตูอย่างเบามือ

การส่งกลับนั้นขอบเขตเปลี่ยนไปตามความสัมพันธ์กับอีกฝ่ายและธรรมเนียมภายในบริษัท เช่น จบที่หน้าห้องรับรอง ออกไปถึงโถงลิฟต์ ออกไปถึงประตูใหญ่ หรือส่งถึงรถ ไม่ว่าขอบเขตจะเป็นที่ใด สิ่งที่ตรงกันคือวิธีจบ ถ้าเป็นลิฟต์ก็กล่าวว่า “honjitsu wa arigatō gozaimashita” แล้วก้มศีรษะรอจนกว่าประตูจะปิดสนิท ถ้าเงยหน้าขึ้นตอนก่อนประตูจะปิด ในสายตาแขกจะดูเหมือนเราตัดจบกลางคัน ก่อนแขกกลับ ให้ตรวจว่าคืนเสื้อโค้ทหรือสัมภาระที่รับฝากไว้แล้วหรือยัง และมีของลืมหรือไม่ ถ้ากลับไปแล้วก็สายเกินแก้

7 ขั้นตอนการเสิร์ฟน้ำชา
1. เคาะประตู 2-3 ครั้งตรงหน้าประตู รอคำตอบแล้วกล่าวว่า “shitsurei itashimasu”
2. วางถาดลงบนโต๊ะข้างหรือฝั่ง shimoza สักครั้ง
3. วางถ้วยชาลงบนจานรอง หันลวดลายให้อยู่ตรงหน้าเมื่อมองจากแขก
4. เสิร์ฟไล่จากผู้ที่อยู่สูงกว่าฝั่งแขก เสิร์ฟแขกจนครบแล้วจึงย้ายไปฝั่งบริษัทตัวเอง
5. วางด้วยสองมือในตำแหน่งเฉียงไปทางขวาด้านหน้าของแขก โดยไม่ทับเอกสาร
6. เมื่อเสิร์ฟเสร็จให้ถือถาดไว้ข้างลำตัว
7. โค้งคำนับหนึ่งครั้งที่ทางออก กล่าวว่า “goyukkuri dōzo” แล้วปิดอย่างเบามือ

kamiza (上座)

ที่นั่งฝั่งที่ไกลจากทางเข้า ในห้องรับรองให้เชิญแขกนั่งฝั่งนี้

shimoza (下座)

ที่นั่งฝั่งที่ใกล้ทางเข้า เป็นที่นั่งของฝ่ายที่ต้องเข้าออกและส่งเรื่องต่อ

chataku (茶托) จานรองถ้วยชา

จานที่รองไว้ใต้ถ้วยชา ให้ยกแยกจากถ้วยชา แล้วจึงวางซ้อนก่อนเสิร์ฟ

โต๊ะข้าง

โต๊ะเล็กที่วางไว้ตามมุมห้องรับรองเป็นต้น ใช้เป็นที่วางถาดสักครู่หนึ่ง

ของที่รับฝาก

เสื้อโค้ท นามบัตร เอกสาร ฯลฯ ที่แขกฝากไว้ กลายเป็นความรับผิดชอบของผู้รับ จึงต้องแจ้งชื่อก่อนแล้วจึงรับ

การส่งกลับ

การติดตามไปส่งแขกที่กำลังกลับ ให้ก้มศีรษะจนถึงจุดตัด เช่น ประตูปิด หรือรถลับสายตาไป

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

เอกสารที่ส่งออกนอกบริษัทประกอบขึ้นจากชิ้นส่วนที่มีลำดับและมีคู่ตายตัว เราจะจับโครงกระดูกที่ห้ามทำให้พังทลาย ตั้งแต่การจับคู่คำขึ้นต้นกับคำลงท้าย ตำแหน่งของคำทักทายตามฤดูกาล ไปจนถึงส่วน ki-gaki ที่สรุปเนื้อหาหลักเป็นข้อ ๆ

เอกสารส่งออกนอกบริษัทเรียงจากบนลงล่างตามลำดับ วันที่ส่ง ชื่อผู้รับ ชื่อผู้ส่ง ชื่อเรื่อง เนื้อความ ส่วน ki-gaki (記書き) คำว่า ijō (以上) และช่องทางติดต่อของผู้รับผิดชอบ วันที่ให้เขียนวันที่ออกเอกสารแล้ววางไว้บนสุด เพราะเป็นบันทึกที่เป็นเงื่อนงำเมื่อจะสอบถามย้อนหลัง รูปแบบทั่วไปคือวางชื่อผู้รับไว้ทางซ้าย และชื่อผู้ส่งไว้ทางขวา ชื่อเรื่องให้ตั้งชื่อที่อ่านบรรทัดเดียวก็รู้ว่าเป็นเอกสารเรื่องอะไรและมีลักษณะแบบใด เช่น “คำเชิญเข้าร่วมงานแนะนำสินค้าใหม่” “แนวคิดในการจัดทำเอกสารราชการ” ของสำนักงานวัฒนธรรมก็ระบุว่าในหัวเรื่องให้แสดงประเด็นหลักและลักษณะของเอกสาร โดยใช้คำอย่าง รายงาน ข้อเสนอ คำตอบ การจัดงาน แนวคิดนี้นำมาใช้กับชื่อเรื่องของเอกสารส่งออกนอกบริษัทได้ตรง ๆ เช่นกัน

เนื้อความเริ่มจากคำขึ้นต้น (tōgo 頭語) ตามด้วยส่วนนำ ส่วนหลัก ส่วนปิดท้าย แล้วปิดด้วยคำลงท้าย (ketsugo 結語) ส่วนนำคือคำทักทายตามฤดูกาลและถ้อยคำถามไถ่สารทุกข์สุกดิบของอีกฝ่าย ส่วนหลักคือเนื้อหาหลักที่เปิดด้วยคำว่า “sate (さて)” และส่วนปิดท้ายคือคำทักทายปิดท้าย ในความรู้พื้นฐานเรื่องจดหมายของไปรษณีย์ญี่ปุ่นก็แสดงโครงสร้าง คำขึ้นต้น ส่วนนำ เนื้อความ ส่วนปิดท้าย และส่วนท้ายเรื่อง พร้อมอธิบายว่าคำลงท้ายให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้น คำทักทายตามฤดูกาลให้วางไว้ตรงทางเข้าของส่วนนำ และเลือกสำนวนที่เข้ากับฤดู ถ้าใช้สำนวนเดียวกันตลอดทั้งปี มันก็ไม่ใช่คำทักทายตามฤดูกาลอีกต่อไป

คำขึ้นต้นและคำลงท้ายกำหนดไว้เป็นคู่ ในตารางของไปรษณีย์ญี่ปุ่นระบุว่า haikei (拝啓) ของจดหมายทั่วไปคู่กับ keigu (敬具), keihaku (敬白), haigu (拝具) ส่วน kinkei (謹啓) ของจดหมายที่เป็นทางการคู่กับ kinpaku (謹白), kingen (謹言), keihaku (敬白) ส่วน kyūkei (急啓) ของจดหมายเร่งด่วนคู่กับ sōsō (草々), sōsō (早々) ส่วน haifuku (拝復) ของจดหมายตอบกลับคู่กับ keigu (敬具), haitō (拝答) และ zenryaku (前略) ที่เป็นแบบย่อคู่กับ sōsō (草々), sōsō (早々), fuitsu (不一) คำว่า zenryaku เป็นการประกาศว่า “ขอละส่วนนำ” ดังนั้นการเขียน zenryaku แล้วต่อด้วยคำทักทายตามฤดูกาลจึงขัดแย้งกันเอง เมื่อเขียนคำขึ้นต้นแล้วก็จำเป็นต้องปิดด้วยคำลงท้ายที่สอดคล้องกัน ละเว้นไม่ได้ และเนื่องจาก zenryaku เป็นแบบย่อ จึงไม่ใช้กับหนังสือขอความอนุเคราะห์อย่างเป็นทางการที่ส่งถึงคู่ค้าครั้งแรกหรือผู้อาวุโสกว่า

ข้อมูลที่ผู้อ่านจะหยิบออกไปใช้ เช่น วันเวลา สถานที่ จำนวนเงิน และจำนวนชุด อย่าฝังไว้ในเนื้อความ แต่ให้ทำเป็นส่วน ki-gaki หลังคำลงท้ายให้เขียนคำว่า “ki (記)” ไว้ตรงกลาง แล้วเรียงรายการเป็นข้อ ๆ ไว้ข้างใต้ สุดท้ายเขียนคำว่า “ijō (以上)” ชิดขวาเพื่อปิด การเปิดด้วย “ki” แล้วปิดด้วย “ijō” เป็นคู่กัน ไม่มีการมีเพียงข้างเดียว ถ้าจะเขียนต่อเป็นความเรียงอยู่ดี ก็ไม่มีความหมายที่จะทำเป็นส่วน ki-gaki ตั้งแต่แรก ดังนั้นเมื่อตั้งส่วน ki-gaki ขึ้นแล้วต้องทำเป็นข้อ ๆ เสมอ

การเรียงลำดับของเอกสารส่งออกนอกบริษัท
1. วันที่ ○ เดือน ○ ปี Reiwa (令和) ○ (ชิดขวา / วันที่ออกเอกสาร)
2. บริษัท ○○ kabushiki-gaisha (株式会社) แผนกขาย buchō (部長 หัวหน้าฝ่าย) Yamada Ichirō-sama (ชิดซ้าย)
3. บริษัท △△ kabushiki-gaisha (株式会社) แผนกธุรการ Tanaka Hanako (ชิดขวา)
4. คำเชิญเข้าร่วมงานแนะนำสินค้าใหม่ (กึ่งกลาง / ชื่อเรื่อง)
5. haikei (拝啓) jika masumasu go-seiei no koto to o-yorokobi mōshiagemasu. (คำขึ้นต้นและส่วนนำ)
6. sate, kono tabi heisha de wa...... (ส่วนหลัก)
7. mazu wa ryakugi nagara shochū o motte go-annai mōshiagemasu. keigu (敬具) (ส่วนปิดท้ายและคำลงท้าย)
8. ki (記) / เขียนวันเวลา สถานที่ และของที่ต้องนำมาเป็นข้อ ๆ / ijō (以上) (ชิดขวา)

tōgo (頭語) คำขึ้นต้น

คำที่วางไว้ตรงจุดเริ่มเขียนของจดหมายและเอกสารส่งออกนอกบริษัท เช่น haikei, kinkei, zenryaku, haifuku เป็นคู่กับคำลงท้าย

ketsugo (結語) คำลงท้าย

คำที่ปิดเนื้อความ เช่น keigu, kinpaku, sōsō คำที่สอดคล้องกันถูกกำหนดไว้ตามคำขึ้นต้นแต่ละคำ

zenbun (前文) ส่วนนำ

ส่วนที่วางไว้หลังคำขึ้นต้น ประกอบด้วยคำทักทายตามฤดูกาลและคำถามไถ่สารทุกข์สุกดิบ เมื่อใช้ zenryaku จะละส่วนนี้

shubun (主文) ส่วนหลัก

ส่วนเนื้อหาหลักที่เปิดด้วยคำอย่าง “sate” เขียนวัตถุประสงค์ของเอกสารโดยตรง

ki-gaki (記書き)

ส่วนที่ยกคำว่า “ki (記)” ขึ้นหลังคำลงท้าย แล้วสรุปวันเวลาและสถานที่เป็นข้อ ๆ ปิดด้วยคำว่า “ijō (以上)”

ชื่อเรื่อง

หัวข้อที่แสดงประเด็นหลักและลักษณะของเอกสารในบรรทัดเดียว ใน “แนวคิดในการจัดทำเอกสารราชการ” เรียกว่าหัวเรื่อง

แหล่งอ้างอิง: ไปรษณีย์ญี่ปุ่น “ความรู้พื้นฐานเรื่องจดหมาย รูปแบบพื้นฐานของจดหมาย” (ตรวจสอบเมื่อเดือน 8 ปี 2026)

เอกสารภายในบริษัทตัดคำทักทายทิ้งแล้วเหลือไว้แต่ประเด็นสำคัญจึงจะถูก ในทางกลับกัน คำนำหน้าในการจ่าหน้าตัดไม่ได้ เราจะทำให้การใช้ sama, onchū, kakui และ sensei ต่างกัน รวมถึงการเขียนหน้าซอง แน่นขึ้น

เอกสารภายในบริษัท คือหนังสือแจ้ง รายงาน ringisho (稟議書 หนังสือขออนุมัติเวียน) บันทึกการประชุม เป็นต้น เป็นเครื่องมือในการทำงานจริงที่รับส่งกันภายในองค์กรเดียวกัน จึงไม่ต้องมีคำทักทายตามฤดูกาล คำขึ้นต้น หรือคำลงท้าย ให้เรียงตามลำดับ ชื่อเรื่อง ข้อสรุป เหตุผล และรายละเอียด ส่วนคำสุภาพให้หยุดไว้แค่ระดับ “desu / masu” ยิ่งมีคนอ่านมาก ยิ่งสั้นก็ยิ่งสื่อได้เร็วและแม่นยำ “แนวคิดในการจัดทำเอกสารราชการ” ของสำนักงานวัฒนธรรมก็ยกไว้ว่าให้ทำประโยคหนึ่ง ๆ ให้สั้น และให้หนึ่งประโยคมีประเด็นเดียว ถ้าเลื่อนข้อสรุปไปไว้ท้ายสุด เวลาที่ใช้อ่านก็จะทบขึ้นตามจำนวนคนอ่าน

คำนำหน้าตัดสินตามชนิดของผู้รับ บุคคลใช้ “sama (様)” องค์กรหรือแผนกใช้ “onchū (御中)” และเมื่อส่งเอกสารเดียวกันให้คนหลายคนใช้ “kakui (各位)” ความผิดที่พบมากที่สุดตรงนี้คือการซ้อนคำนำหน้า “kakui” ตัวมันเองเป็นคำนำหน้าที่เท่ากับ “ทุกท่าน” อยู่แล้ว จึงไม่เขียนว่า “kakui-sama” หรือ “kakui-dono” ส่วนอีกฝ่ายที่เรียกว่า “sensei (先生)” เช่น แพทย์ ครูอาจารย์ ทนายความ คำว่า sensei ทำหน้าที่เป็นคำนำหน้าอยู่แล้ว จึงไม่เขียนว่า “sensei-sama” เช่นกัน ไปรษณีย์ญี่ปุ่นก็ระบุว่าการซ้อนคำนำหน้าเมื่อจ่าถึงหน่วยงานหรือแผนก เช่น “○○-ka onchū Yūbin Tarō-sama” เป็นความผิด

สิ่งที่ผิดได้ง่ายเป็นพิเศษคือเมื่อเขียนชื่อองค์กรกับชื่อบุคคลเรียงกัน onchū เป็นคำต่อท้ายที่มีความหมายว่าจ่าถึงผู้เกี่ยวข้องที่อยู่ภายในองค์กรหรือหน่วยงานนั้น ไม่ใช่บุคคลที่เจาะจง ดังนั้นถ้ารู้ชื่ออยู่แล้วก็ขัดกับจุดนั้น แนวทางเรื่องคำสุภาพก็ระบุว่าการเขียนว่า “โรงเรียนมัธยมต้น ○○ Yamada Ichirō-sensei onchū” ไม่เหมาะสม และให้เขียนว่า “โรงเรียนมัธยมต้น ○○ Yamada Ichirō-sensei” ก็พอ คำนำหน้าในการจ่าหน้ามีได้หนึ่งคำต่อหนึ่งผู้รับ ขอให้ตัดสินใจไปเลยว่าจ่าถึงองค์กรใช้ onchū จ่าถึงบุคคลใช้ sama

ในการเขียนหน้าซอง ชื่อบริษัทให้เขียนด้วยชื่อทางการว่า “บริษัท ○○ kabushiki-gaisha (株式会社)” ไม่ย่อเป็น “(株)” การที่คำว่า kabushiki-gaisha อยู่หน้าหรือหลังชื่อ ก็คือชื่อทางการของบริษัทนั้นเอง ไม่ใช่สิ่งที่ผู้เขียนจะสลับที่ให้อ่านง่ายตามใจได้ ชื่อ-นามสกุลถ้าเขียนไว้ตรงกลางด้วยตัวใหญ่หน่อยก็จะจัดสมดุลได้ง่าย แสตมป์ให้ติดในตำแหน่งที่เป็นมุมบนซ้ายเมื่อวางซองเป็นแนวตั้ง คำที่แสดงสิ่งที่อยู่ข้างในหรือวิธีจัดการ โดยทั่วไปให้เขียนกำกับไว้ที่มุมล่างซ้ายของด้านหน้า เมื่อต้องการให้ผู้รับเปิดด้วยตนเองก็เขียนว่า “shinten (親展 เปิดเฉพาะผู้รับ)” เมื่อต้องการแสดงชนิดของเอกสารก็เขียนว่า “seikyūsho zaichū (請求書在中 มีใบแจ้งหนี้อยู่ข้างใน)” เป็นต้น ส่วนด้านหลังให้เขียนที่อยู่และชื่อ-นามสกุลของผู้ส่ง ด้วยตัวอักษรเล็กกว่าด้านหน้า

ขั้นตอนการเขียนหน้าซอง
1. เขียนรหัสไปรษณีย์ในกรอบ
2. ชื่อบริษัทให้เขียนด้วยชื่อทางการว่า “kabushiki-gaisha (株式会社)” ไม่ย่อ
3. เขียนชื่อแผนกและชื่อตำแหน่ง ส่วนชื่อ-นามสกุลเขียนตรงกลางด้วยตัวใหญ่หน่อย
4. คำนำหน้ามีได้เพียงหนึ่งคำต่อหนึ่งผู้รับ บุคคลใช้ sama องค์กรใช้ onchū
5. คำที่แสดงสิ่งที่อยู่ข้างในหรือวิธีจัดการ ให้เขียนกำกับที่มุมล่างซ้ายของด้านหน้า
6. แสตมป์ติดที่มุมบนซ้ายเมื่อวางซองเป็นแนวตั้ง
7. ด้านหลังเขียนที่อยู่และชื่อ-นามสกุลของผู้ส่ง ด้วยตัวอักษรเล็กกว่าด้านหน้า

onchū (御中)

คำต่อท้ายที่แสดงว่าจ่าถึงผู้เกี่ยวข้องที่อยู่ภายในองค์กรหรือหน่วยงานนั้น ไม่ใช่บุคคลที่เจาะจง จึงไม่ใช้เรียงคู่กับชื่อบุคคล

kakui (各位)

คำนำหน้าที่มุ่งไปยังอีกฝ่ายหลายคนแต่ละคน เท่ากับ “ทุกท่าน” จึงไม่เติม sama หรือ dono ไว้ข้างหลัง

shinten (親展)

คำที่แสดงว่าต้องการให้ผู้รับเปิดซองด้วยตนเอง เขียนกำกับไว้ที่ด้านหน้าของซอง

zaichū (在中)

คำที่แสดงชนิดของสิ่งที่อยู่ในซอง เขียนว่า “seikyūsho zaichū (請求書在中)” เป็นต้น ช่วยให้ฝ่ายผู้รับคัดแยกได้

ringisho (稟議書)

เอกสารภายในบริษัทที่ผู้รับผิดชอบร่างขึ้น แล้วขอตราประทับอนุมัติจากผู้เกี่ยวข้องตามลำดับจนได้รับการวินิจฉัย ไม่ต้องเขียนคำทักทาย

wakizuke (脇付け) คำต่อท้าย

คำที่เขียนกำกับไว้ข้างชื่อผู้รับ เช่น onchū และ shinten

แหล่งอ้างอิง: ไปรษณีย์ญี่ปุ่น “เกร็ดความรู้เรื่องจดหมาย วิธีเขียนหน้าซองและหลังซอง” (ตรวจสอบเมื่อเดือน 8 ปี 2026)

ชื่อเรื่อง ช่องผู้รับ แบบแผนของเนื้อความ การตอบกลับ และไฟล์แนบ อุบัติเหตุของอีเมลเกิดขึ้นที่ห้าจุดนี้แทบทั้งหมด และล้วนป้องกันได้ด้วยหนึ่งนาทีก่อนส่ง

ชื่อเรื่องคือชื่อที่ทำให้อีกฝ่ายเลือกว่า “เปิดอันนี้ก่อนดีกว่า” จากรายการในกล่องจดหมายเข้า ถ้ามีแค่ “osewa ni natte orimasu” หรือ “แจ้งเพื่อทราบ” ก็ไม่รู้เนื้อหาจนกว่าจะเปิด แต่ถ้าเรียงไว้ว่าเป็นธุระอะไร ต้องการให้ทำอะไร และภายในเมื่อใด เช่น “【คำขอ】เรื่องการออกใบแจ้งหนี้ประจำเดือน 9 ใหม่ (ภายในวันที่ 5 เดือน 9)” ผู้อ่านก็ตัดสินลำดับความสำคัญได้ก่อนเปิด การเรียงเครื่องหมายอัศเจรีย์เพื่อเร่งก็ไม่ได้เพิ่มวัตถุดิบให้ตัดสินความเร่งด่วนเลย เป็นแนวคิดเดียวกับที่แนวคิดในการจัดทำเอกสารราชการของสำนักงานวัฒนธรรมบอกให้แสดงประเด็นหลักและลักษณะของเอกสารไว้ในหัวเรื่อง

ช่องผู้รับมีสามช่อง TO คืออีกฝ่ายที่ต้องการให้ดำเนินการหรือตอบกลับ CC คืออีกฝ่ายที่อยากให้รับรู้เนื้อหาไว้ ส่วน BCC ใช้เมื่อไม่ต้องการให้ผู้รับคนอื่นเห็นที่อยู่ผู้รับ ที่อยู่ที่ใส่ไว้ใน TO และ CC ผู้รับทุกคนมองเห็นได้ ตรงนี้คือจุดที่อุบัติเหตุเกิด ถ้าเรียงบริษัทอื่นหลายบริษัทที่ไม่รู้จักกันไว้ใน TO หรือ CC ก็เท่ากับส่งช่องทางติดต่อของคู่ค้าให้บุคคลที่สาม ถ้าจะส่งพร้อมกันหลายรายก็ใส่ไว้ใน BCC หรือส่งทีละฉบับ การเว้น TO ให้ว่างก็ยังเห็น CC ได้เหมือนเดิม การเว้น TO ว่างจึงไม่ได้แก้ปัญหา

เนื้อความเรียงตามลำดับ ชื่อผู้รับ คำทักทายและการแจ้งชื่อ ธุระ คำปิดท้าย และลายเซ็นท้ายอีเมล ถ้าส่งออกนอกบริษัทก็ใส่ให้ครบทั้งชื่อบริษัท แผนก และชื่อ-นามสกุล เช่น “บริษัท ○○ kabushiki-gaisha (株式会社) แผนกธุรการ Yamada-sama” ถ้าไม่มีชื่อผู้รับ เวลาถูกส่งต่อก็ไม่รู้ว่าจ่าถึงใคร และถ้าไม่แจ้งชื่อ อีกฝ่ายก็ต้องเดาผู้ส่งจากที่อยู่อีเมล คำว่า “otsukaresama desu” เป็นคำทักทายภายในบริษัท จึงไม่ใช้กับคนนอกบริษัท หลักคือหนึ่งฉบับต่อหนึ่งธุระ ถ้าเขียนรวมกัน ครึ่งหลังจะถูกอ่านข้าม และคำตอบก็มักจะได้มาแค่ด้านเดียว กรณีที่แยกไม่ได้ก็ให้ใส่หัวข้อคั่นไว้ ในการตอบกลับให้คงข้อความที่ยกมาไว้เพื่อให้รู้ว่าตอบเรื่องอะไร และคำว่า “Re:” ในชื่อเรื่องโดยหลักให้คงไว้อย่างนั้น เมื่อหัวข้อเปลี่ยนไปแล้ว การตั้งชื่อเรื่องใหม่แล้วส่งใหม่จะทำให้ค้นหาย้อนหลังได้ง่ายกว่า

ไฟล์แนบและการส่งผิดคนป้องกันได้ด้วยขั้นตอน ไม่ใช่ด้วยความตั้งใจจดจ่อ เมื่อเขียนไปว่าแนบไฟล์มาด้วย ก่อนส่งให้ใช้ตามองว่าแนบมาจริงหรือไม่ ไฟล์ที่มีขนาดใหญ่ ถ้าเกินขีดจำกัดของฝ่ายผู้รับก็จะไม่ถึงและไม่มีใครรู้ตัว จึงต้องตรวจสอบล่วงหน้าหรือปรึกษาเรื่องวิธีส่งมอบแบบอื่น การแบ่งส่งเป็นการผลักภาระการรวมไฟล์ให้อีกฝ่าย และการบีบอัดก็ไม่รับประกันว่าจะต่ำกว่าขีดจำกัด ส่วนการส่งผิดคนนั้น การจัดลำดับให้ใส่ที่อยู่ผู้รับเป็นอย่างสุดท้ายหลังเขียนเนื้อความเสร็จ และการตั้งค่าช่วงเวลาผ่อนผันให้ยกเลิกการส่งได้ ใช้ได้ผล นิสัยที่พอมีรายชื่อผู้รับขึ้นมาแล้วเลือกอันแรกไปเลย เป็นสาเหตุคลาสสิกของอุบัติเหตุส่งไปหาคนอื่นที่นามสกุลเดียวกัน คำขอร้องให้เสริมคำนุ่มนวลไว้ด้วย และเขียนสิ่งที่ต้องการให้ทำกับกำหนดเวลาอย่างเป็นรูปธรรม ส่วนการทวงถาม อย่าฟันธงว่าเป็นความผิดพลาดของอีกฝ่าย ให้ทำเป็นรูปที่สร้างทางถอยไว้ก่อนด้วยคำว่า “หากเป็นเพราะการสวนทางกันก็ขออภัยด้วยครับ” แล้วจึงขอให้ช่วยตรวจสอบสถานการณ์

การตรวจก่อนกดปุ่มส่ง
1. ที่อยู่ผู้รับถูกต้องหรือไม่ ได้เลือกคนอื่นที่นามสกุลเดียวกันหรือชื่อแสดงคล้ายกันหรือเปล่า
2. หัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้องที่ควรใส่ใน CC ตกหล่นไปหรือไม่
3. อ่านแค่ชื่อเรื่องแล้วรู้ธุระและกำหนดเวลาหรือไม่
4. ตัวคันจิของชื่อบริษัท ชื่อแผนก และชื่อ-นามสกุลของผู้รับถูกต้องหรือไม่
5. ไฟล์ที่เขียนไว้ว่าจะแนบ ได้แนบมาจริงหรือไม่
6. สิ่งที่ต้องการให้อีกฝ่ายทำและกำหนดเวลา เขียนไว้ในเนื้อความหรือไม่
7. ในลายเซ็นท้ายอีเมลมีชื่อบริษัท ชื่อ-นามสกุล และช่องทางติดต่อหรือไม่

ชื่อเรื่อง

หัวข้อของอีเมล ถ้าตั้งชื่อที่รู้ธุระ เป้าหมาย และกำหนดเวลา ผู้อ่านก็ตัดสินลำดับความสำคัญได้ก่อนเปิด

CC

ช่องที่ใส่อีกฝ่ายที่อยากแบ่งปันเนื้อหาให้รับรู้ ที่อยู่ที่ใส่ไว้ผู้รับทุกคนมองเห็น และโดยหลักไม่ได้ขอให้ดำเนินการ

BCC

ช่องที่ส่งในรูปที่ผู้รับคนอื่นมองไม่เห็น ใช้กับการส่งพร้อมกันไปยังอีกฝ่ายหลายรายที่ไม่รู้จักกัน

ลายเซ็นท้ายอีเมล

กลุ่มข้อมูลชื่อบริษัท แผนก ชื่อ-นามสกุล และช่องทางติดต่อ ที่วางไว้ท้ายเนื้อความ ทำให้อีกฝ่ายไม่ต้องเสียเวลาหาวิธีติดต่อ

การตอบกลับพร้อมข้อความที่ยกมา

การตอบกลับโดยคงข้อความของอีกฝ่ายไว้ ทำให้อีกฝ่ายรู้ว่าเป็นคำตอบต่อเรื่องใด

การสวนทางกัน

สภาพที่การติดต่อสวนทางกันอยู่ ถ้าใช้เป็นคำนำหน้าการทวงถาม อีกฝ่ายก็ตอบกลับได้โดยยังรักษาหน้าไว้

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

torishimariyaku และ kansayaku เป็นองค์กรที่กฎหมายบริษัทกำหนดไว้ ส่วน shachō และ senmu เป็นชื่อเรียกภายในที่บริษัทตั้งขึ้นเองได้อย่างอิสระ อันดับแรกเราจะเรียบเรียงว่าสองชั้นนี้เป็นคนละเรื่องกัน

ถ้อยคำที่ใช้ชี้ “คนใหญ่คนโต” ของบริษัทมีสองชนิดปะปนกันอยู่ คือสิ่งที่กฎหมายกำหนดไว้ กับสิ่งที่บริษัทกำหนดเองอย่างอิสระ สิ่งที่กฎหมายบริษัท (会社法) กำหนดคือองค์กรอย่างที่ประชุมผู้ถือหุ้น torishimariyaku (取締役 กรรมการ) คณะกรรมการ daihyō-torishimariyaku (代表取締役 กรรมการผู้มีอำนาจแทนบริษัท) และ kansayaku (監査役 ผู้ตรวจสอบ) ซึ่งมีอำนาจเขียนไว้ในกฎหมายและมีการจดทะเบียนด้วย ในทางกลับกัน ชื่อเรียกอย่าง shachō (社長 ประธานบริษัท), fuku-shachō (副社長 รองประธานบริษัท), senmu (専務), jōmu (常務), honbuchō (本部長 หัวหน้าสำนัก) นั้น กฎหมายบริษัทไม่มีคำนิยามว่า “shachō คืออะไร” เนื่องจากเป็นสิ่งที่บริษัทกำหนดขึ้นในฐานะระบบตำแหน่งภายใน คำว่า senmu เหมือนกันแต่ถ้าคนละบริษัท อำนาจและสิทธิประโยชน์ก็ต่างกัน จุดตั้งต้นของเรื่องนี้คืออย่านำความหมายของตำแหน่งไปใช้กับบริษัทอื่น

กฎหมายบริษัทกำหนดว่า บริษัท kabushiki-gaisha (株式会社) ต้องมี torishimariyaku หนึ่งคนหรือมากกว่านั้น (กฎหมายบริษัท มาตรา 326 วรรค 1) ในทางกลับกัน คณะกรรมการ ที่ปรึกษาบัญชี kansayaku คณะ kansayaku ผู้สอบบัญชี เป็นต้น เป็นองค์กรที่จะตั้งก็ได้หากกำหนดไว้ในข้อบังคับบริษัท (มาตราเดียวกัน วรรค 2) พูดอีกอย่างคือ “บริษัท kabushiki-gaisha ที่ไม่มีคณะกรรมการ” ไม่ได้ผิดกฎหมายและไม่ใช่ข้อยกเว้น ในวิสาหกิจขนาดกลางและเล็ก บริษัทที่มี torishimariyaku เพียงคนเดียวก็ไม่ใช่เรื่องแปลก อนึ่ง เมื่อจะตั้งคณะกรรมการ กำหนดว่า torishimariyaku ต้องมีสามคนขึ้นไป (กฎหมายบริษัท มาตรา 331 วรรค 5)

ผู้ที่มีอำนาจกระทำการแทนบริษัทคือ daihyō-torishimariyaku ในบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการ กำหนดว่าคณะกรรมการต้องคัดเลือก daihyō-torishimariyaku จากบรรดา torishimariyaku (กฎหมายบริษัท มาตรา 362 วรรค 3) และ daihyō-torishimariyaku มีอำนาจกระทำการทั้งปวงเกี่ยวกับกิจการของบริษัท ทั้งในทางศาลและนอกศาล (กฎหมายบริษัท มาตรา 349 วรรค 4) ในหลายบริษัท จะซ้อนชื่อเรียกว่า “shachō” ลงบน daihyō-torishimariyaku แล้วเรียกตัวเองว่า “daihyō-torishimariyaku shachō” แต่นี่เป็นเพียงการเขียนสถานะตามกฎหมายเรียงคู่กับชื่อเรียกภายในบริษัทเท่านั้น ไม่ได้มีตำแหน่ง shachō ตามกฎหมายอยู่จริง

อย่างไรก็ตาม ชื่อ “shachō” ก็มีความน่าเชื่อถือทางสังคม กฎหมายบริษัทกำหนดว่า กรณีที่ให้ชื่อ shachō หรือ fuku-shachō เป็นต้น แก่ torishimariyaku ที่ไม่ใช่ daihyō-torishimariyaku บริษัทต้องรับผิดชอบต่อบุคคลที่สามผู้สุจริต สำหรับการกระทำที่ torishimariyaku ผู้นั้นได้กระทำไป (กฎหมายบริษัท มาตรา 354) เรียกสิ่งนี้ว่า hyōken daihyō-torishimariyaku (表見代表取締役 กรรมการผู้มีอำนาจแทนบริษัทโดยปรากฏภายนอก) หมายความว่าตำแหน่งบนนามบัตรเป็นวัตถุดิบสำคัญในการตัดสินใจของอีกฝ่าย นอกจากนี้ คำว่า “yakuin (役員 กรรมการบริหาร)” ตามกฎหมายบริษัทหมายถึง torishimariyaku ที่ปรึกษาบัญชี และ kansayaku (กฎหมายบริษัท มาตรา 329 วรรค 1) ส่วน shikkō yakuin (執行役員 ผู้บริหารสายปฏิบัติการ) ที่ในภาษาพูดมักถูกนับรวมเป็น yakuin นั้น ไม่จัดเป็น yakuin ตามบทบัญญัตินี้ shikkō yakuin เป็นชื่อเรียกที่กฎหมายบริษัทไม่ได้กำหนดไว้ มีทั้งบริษัทที่ตั้งขึ้นในฐานะลูกจ้าง และบริษัทที่ให้ torishimariyaku ควบตำแหน่ง

ลำดับกว่าจะได้ “shachō” ในบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการ
1. ที่ประชุมผู้ถือหุ้นแต่งตั้ง torishimariyaku (กฎหมายบริษัท มาตรา 329 วรรค 1)
2. torishimariyaku ที่ได้รับเลือกทั้งหมดประกอบกันเป็นคณะกรรมการ (กฎหมายบริษัท มาตรา 362 วรรค 1)
3. คณะกรรมการคัดเลือก daihyō-torishimariyaku จากบรรดา torishimariyaku (กฎหมายบริษัท มาตรา 362 วรรค 3)
4. บริษัทให้ชื่อเรียก shachō แก่ผู้นั้นตามระเบียบภายในบริษัท
5. บนนามบัตรระบุว่า “daihyō-torishimariyaku shachō (代表取締役社長)”

ที่ประชุมผู้ถือหุ้น

องค์กรตัดสินใจของบริษัทที่ประกอบด้วยผู้ถือหุ้น เป็นผู้แต่งตั้ง yakuin เช่น torishimariyaku (กฎหมายบริษัท มาตรา 329 วรรค 1) ในบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการ เรื่องที่ลงมติได้จำกัดอยู่เฉพาะที่กฎหมายและข้อบังคับบริษัทกำหนด (กฎหมายบริษัท มาตรา 295 วรรค 2)

torishimariyaku (取締役)

องค์กรที่กฎหมายบริษัทบังคับให้ต้องตั้ง บริษัท kabushiki-gaisha ต้องมีหนึ่งคนขึ้นไป (กฎหมายบริษัท มาตรา 326 วรรค 1) เป็นสถานะที่ทำหน้าที่ตัดสินใจในการบริหาร เป็นคนละสถานะกับตำแหน่งของลูกจ้างอย่าง buchō

คณะกรรมการ (取締役会)

องค์กรที่ประกอบด้วย torishimariyaku ทั้งหมด ทำหน้าที่ตัดสินใจการดำเนินกิจการ กำกับดูแลการปฏิบัติหน้าที่ของ torishimariyaku และคัดเลือกหรือถอดถอน daihyō-torishimariyaku (กฎหมายบริษัท มาตรา 362) เป็นองค์กรที่จะตั้งก็ได้เมื่อกำหนดไว้ในข้อบังคับบริษัท

daihyō-torishimariyaku (代表取締役)

torishimariyaku ที่มีอำนาจกระทำการแทนบริษัท ในบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการ คณะกรรมการเป็นผู้คัดเลือกจากบรรดา torishimariyaku (กฎหมายบริษัท มาตรา 362 วรรค 3)

kansayaku (監査役)

องค์กรที่ตรวจสอบการปฏิบัติหน้าที่ของ torishimariyaku และจัดทำรายงานการตรวจสอบ (กฎหมายบริษัท มาตรา 381 วรรค 1) ยืนอยู่ฝ่ายที่ตรวจสอบ ไม่ใช่ฝ่ายที่ดำเนินกิจการ

hyōken daihyō-torishimariyaku (表見代表取締役)

กลไกที่ว่า เมื่อให้ชื่ออย่าง shachō หรือ fuku-shachō แก่ torishimariyaku ที่ไม่ใช่ daihyō-torishimariyaku บริษัทต้องรับผิดต่อบุคคลที่สามผู้สุจริตสำหรับการกระทำของผู้นั้น (กฎหมายบริษัท มาตรา 354)

shikkō yakuin (執行役員)

ชื่อเรียกที่บริษัทตั้งขึ้นในฐานะผู้รับหน้าที่ดำเนินกิจการ กฎหมายบริษัทไม่ได้กำหนดไว้ และไม่รวมอยู่ใน yakuin ตามกฎหมายบริษัท มาตรา 329 วรรค 1 การจัดวางตำแหน่งต่างกันไปในแต่ละบริษัท

ข้อบังคับบริษัท (定款)

เอกสารที่กำหนดกฎพื้นฐานของบริษัท การจะตั้งคณะกรรมการหรือ kansayaku หรือไม่ ก็กำหนดไว้ในข้อบังคับบริษัท (กฎหมายบริษัท มาตรา 326 วรรค 2)

แหล่งอ้างอิง: กฎหมายบริษัท (会社法) มาตรา 326 / มาตรา 329 / มาตรา 331 / มาตรา 349 / มาตรา 354 / มาตรา 362 / มาตรา 381

เราจะจับหลักการเรียงลำดับทั่วไปตั้งแต่ kaichō จนถึง shunin และอำนาจอนุมัติที่มาพร้อมกับตำแหน่ง โดยมีข้อตั้งต้นใหญ่ว่าทั้งลำดับชั้นและอำนาจต่างกันไปในแต่ละบริษัท

โดยทั่วไปมักพูดถึงกันโดยเรียงจากบนลงล่างว่า kaichō (会長 ประธานกรรมการ), shachō (社長 ประธานบริษัท), fuku-shachō (副社長 รองประธานบริษัท), senmu (専務), jōmu (常務), honbuchō (本部長 หัวหน้าสำนัก), buchō (部長 หัวหน้าฝ่าย), jichō (次長 รองหัวหน้าฝ่าย), kachō (課長 หัวหน้าแผนก), kakarichō (係長 หัวหน้าหน่วย) และ shunin (主任 หัวหน้างาน) และตามธรรมเนียมจะเรียกตั้งแต่ kaichō ถึงราว jōmu ว่าชั้น yakuin (役員 กรรมการบริหาร) และตั้งแต่ honbuchō ถึงราว kachō ว่าชั้นผู้บริหารจัดการ อย่างไรก็ตาม นี่เป็นเพียงธรรมเนียมปฏิบัติเท่านั้น ไม่มีกฎหมายใดกำหนดลำดับชั้นนี้ไว้ ระหว่าง honbuchō กับ buchō ใครอยู่สูงกว่าก็ต่างกันไปตามบริษัท และมีทั้งบริษัทที่ปฏิบัติต่อ shunin ในฐานะผู้บริหารจัดการ กับบริษัทที่ให้เป็นเพียงชื่อเรียกในหมู่พนักงานทั่วไป เมื่อเห็นนามบัตรของบริษัทอื่น การไม่ตัดสินลำดับชั้นด้วยไม้บรรทัดของบริษัทตัวเอง แต่ตรวจสอบการจัดวางตำแหน่งในบริษัทของอีกฝ่าย ย่อมปลอดภัยกว่า

ตำแหน่งมีการแบ่งเป็นสายบังคับบัญชา (line) กับสายสนับสนุน (staff) สายบังคับบัญชาคือสถานะที่มีลูกน้อง ออกคำสั่งงานและขับเคลื่อนองค์กร ได้แก่ buchō, kachō และ kakarichō ส่วนสายสนับสนุนคือสถานะที่ไม่มีลูกน้อง แต่ค้ำจุนองค์กรด้วยความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง บางครั้งมีการตั้งตำแหน่งอย่าง buchō ผู้รับผิดชอบ หรือ buchō เชี่ยวชาญเฉพาะทาง ที่ได้รับสิทธิประโยชน์ระดับ buchō แต่ไม่มีลูกน้อง หมายความว่าแม้บนนามบัตรจะเขียนว่า “buchō” ก็ไม่แน่ว่ามีลูกน้อง เป็นการแบ่งที่ไม่เกี่ยวกับรูปแบบการจ้างงานหรือสถานที่ทำงาน จึงอย่าสับสน

ชื่อตำแหน่งบางครั้งมีคำอย่าง “dairi (代理 รักษาการแทน)” “kokoroe (心得 รักษาการ)” “hosa (補佐 ผู้ช่วย)” “tsuki (付 สังกัด)” ต่อท้ายอยู่ โดยทั่วไป kachō-dairi หมายถึงสถานะที่ทำหน้าที่แทน kachō, kachō-hosa หมายถึงสถานะที่ช่วยเหลือ kachō และ buchō-tsuki หมายถึงสถานะที่ขึ้นตรงกับ buchō แต่สิ่งเหล่านี้ก็มีน้ำหนักต่างกันไปตามบริษัทเช่นกัน ในการทำงานจริง การดูว่าผู้นั้นตัดสินใจอะไรได้บ้าง มีประโยชน์กว่าการนับลำดับชั้น

สิ่งที่เขียน “ตัดสินใจอะไรได้บ้าง” ออกมาเป็นเอกสารคือระเบียบอำนาจตามหน้าที่ ในหลายบริษัทจะทำเป็นตารางว่าตำแหน่งใดอนุมัติได้ถึงระดับใด แยกตามจำนวนเงินที่จ่ายและชนิดของสัญญา เช่น ไม่เกิน 100,000 เยนเป็น kachō ไม่เกิน 1,000,000 เยนเป็น buchō และถ้าเกินกว่านั้นเป็น yakuin เป็นต้น ถ้ารู้ว่าหัวหน้าของตัวเองตัดสินใจได้ถึงไหน ก็จะรู้ว่าต้องเสนอ ringi (稟議 การขออนุมัติเวียน) ขึ้นไปถึงระดับใด และการถูกตีกลับก็จะลดลง อนึ่ง ต่อให้ทำการมอบอำนาจให้ผู้ที่อยู่ต่ำกว่า ก็ไม่ได้ทำให้ความรับผิดชอบในการกำกับดูแลของฝ่ายที่มอบหมดไป และหน้าที่รายงานของฝ่ายที่ได้รับมอบก็ไม่ได้หมดไปเช่นกัน ขอบเขตที่มอบต้องทำให้ชัดเจนเป็นเอกสารเสมอ

ขั้นตอนการตรวจสอบเส้นทางการอนุมัติ
1. เปิดระเบียบอำนาจตามหน้าที่ในชุดระเบียบภายในบริษัท
2. ดูว่าเรื่องของตัวเองจัดอยู่ในหมวดใด
3. ตรวจสอบว่าผู้อนุมัติเปลี่ยนไปตามจำนวนเงินและระยะเวลาของสัญญา
4. ตรวจสอบเส้นทางจนถึงผู้อนุมัติ และแผนกที่ต้องร่วมพิจารณา
5. ถ้าลังเล ให้ยืนยันผู้อนุมัติกับหัวหน้าก่อนจะร่างเรื่อง

ผู้บริหารจัดการ

สถานะที่รับผิดชอบการดำเนินงานของฝ่ายหรือแผนก และสั่งการลูกน้อง โดยทั่วไปหมายถึง buchō และ kachō เป็นต้น แต่จะนับตั้งแต่ไหนว่าเป็นผู้บริหารจัดการนั้นต่างกันไปตามบริษัท

สายบังคับบัญชา (line)

ตำแหน่งที่มีลูกน้อง ออกคำสั่งงานและขับเคลื่อนองค์กร เช่น buchō, kachō, kakarichō

สายสนับสนุน (staff)

ตำแหน่งที่ไม่มีลูกน้อง แต่ค้ำจุนองค์กรด้วยความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง เช่น buchō ผู้รับผิดชอบ หรือ buchō เชี่ยวชาญเฉพาะทาง มีรูปแบบที่แม้อยู่ระดับตำแหน่งก็ไม่มีลูกน้อง

ระเบียบอำนาจตามหน้าที่

ระเบียบภายในบริษัทที่กำหนดว่าตำแหน่งใดอนุมัติเรื่องได้ถึงระดับใด แยกตามจำนวนเงินและชนิดของเรื่อง

อำนาจอนุมัติ

อำนาจที่จะอนุมัติเรื่องเป็นขั้นสุดท้าย ตามธรรมเนียมแล้วยิ่งจำนวนเงินมากหรือชนิดของสัญญาต่างออกไป ตำแหน่งที่ต้องใช้ก็ยิ่งสูงขึ้น

การมอบอำนาจ

การที่ผู้อยู่สูงกว่ามอบอำนาจอนุมัติที่ตนมีให้ผู้ที่อยู่ต่ำกว่า ต้องทำขอบเขตที่มอบให้ชัดเจนเป็นเอกสาร และความรับผิดชอบในการกำกับดูแลของฝ่ายที่มอบยังคงอยู่

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

เราจะจับหลักว่าแผนกหลัก ๆ อย่างธุรการ บุคคล และบัญชี ทำอะไรกันบ้าง และกลไก ringi ที่ทำให้เรื่องต่าง ๆ ถูกตัดสินภายในบริษัท

แผนกในบริษัทแบ่งใหญ่ ๆ ได้เป็นฝ่ายที่สร้างยอดขาย กับฝ่ายที่ค้ำจุนฝ่ายแรก ฝ่ายขายและฝ่ายผลิตเป็นแบบแรก ส่วนฝ่ายธุรการ บุคคล บัญชี เป็นต้น เป็นแบบหลัง และเรียกฝ่ายที่ค้ำจุนรวมกันว่าฝ่ายบริหารจัดการหรือฝ่ายคอร์ปอเรต สิ่งที่พนักงานใหม่ควรจำก่อนคือ “เมื่อเดือดร้อนต้องไปหาที่ไหน” เช่น ของใช้สำนักงานพังไปหาธุรการ เรื่องเวลาทำงานและการโยกย้ายปรึกษาบุคคล การเคลียร์ค่าใช้จ่ายไปหาบัญชี การตรวจสัญญาไปหากฎหมาย และคอมพิวเตอร์มีปัญหาไปหาระบบสารสนเทศ เพียงรู้ว่าต้องไปที่ไหน ความเร็วในการทำงานก็เปลี่ยนไปแล้ว

สิ่งที่ชื่อคล้ายกันจนสับสนได้ง่ายคือบัญชีกับการเงิน บัญชีคืองานที่บันทึกรายการค้าประจำวันแล้วจัดทำงบการเงิน ส่วนการเงินคืองานที่จัดหาและบริหารเงินทุน การเจรจากับธนาคารและการจัดการกระแสเงินสดเป็นหน้าที่ของการเงิน ธุรการกับบุคคลก็มักแยกกันเช่นกัน ธุรการดูแลงานสารบรรณของทั้งบริษัท เช่น อาคารสำนักงาน ของใช้ การจัดการเอกสาร และงานธุรการของที่ประชุมผู้ถือหุ้น ส่วนบุคคลทำงานที่เกี่ยวกับคน เช่น การสรรหา การจัดวางกำลังคน การประเมิน และการฝึกอบรม อย่างไรก็ตาม ในบริษัทขนาดเล็กบางครั้งธุรการก็ควบงานบุคคลหรือบัญชีด้วย วิธีแบ่งจึงต่างกันไปตามบริษัท

เมื่อจะตัดสินอะไรภายในบริษัท เอกสารที่เวียนไปยังผู้เกี่ยวข้องเพื่อรวบรวมการอนุมัติเรียกว่า ringisho (稟議書 หนังสือขออนุมัติเวียน) ผู้ร่างเรื่องเขียนวัตถุประสงค์ เนื้อหา จำนวนเงิน และผลที่ได้ ผ่านการร่วมพิจารณาของแผนกที่เกี่ยวข้อง แล้วผู้มีอำนาจอนุมัติจึงอนุมัติ การอนุมัติเรียกว่า kessai (決裁) การที่ผู้ได้รับมอบอำนาจไว้ล่วงหน้าตัดสินใจด้วยความรับผิดชอบของตนเองเรียกว่า senketsu (専決) และการตัดสินใจแทนเมื่อผู้มีอำนาจอนุมัติไม่อยู่เรียกว่า daiketsu (代決) เรื่องที่ผ่าน daiketsu ตามธรรมเนียมจะทำ kōetsu (後閲) คือให้เจ้าตัวดูย้อนหลังในภายหลัง ทางลัดอย่างการยืมตราประทับของผู้อื่นมาประทับ หรือการสั่งซื้อไปก่อนได้รับอนุมัติ ล้วนเป็นการฝ่าฝืนระเบียบ

ringi ใช้เวลานาน จึงอย่าเวียนเอกสารในทันที แต่การทำ nemawashi (根回し) คือการอธิบายเจตนารมณ์ให้แผนกที่เกี่ยวข้องทราบไว้ล่วงหน้า จะได้ผล nemawashi ไม่ใช่วิธีการข้ามการร่วมพิจารณา แต่เป็นการเตรียมการอันชอบธรรมเพื่อจัดประเด็นให้ตรงกันก่อนเอกสารจะเวียน แล้วลดการต้องย้อนกลับไปแก้ การถูกตีกลับส่วนใหญ่มีสาเหตุอยู่สามอย่าง คือ “ไม่มีที่มาที่ไปของจำนวนเงิน” “ไม่มีผลการพิจารณาเปรียบเทียบกับทางเลือกอื่น” และ “ไม่รู้ว่าต้องมีอะไรภายในเมื่อใด” ถ้าตรวจสอบผู้อนุมัติและแผนกที่ต้องร่วมพิจารณาก่อนร่างเรื่อง และเตรียมเอกสารแนบอย่างใบเสนอราคาและตารางเปรียบเทียบให้ครบก่อนเวียน ก็จะผ่านในรอบเดียว

กระแสกว่า ringi จะผ่าน
1. ผู้ร่างเรื่องเขียนวัตถุประสงค์ เนื้อหา จำนวนเงิน และผลที่ได้ ทำเป็น ringisho
2. แนบเอกสารที่เป็นที่มาที่ไป เช่น ใบเสนอราคาและตารางเปรียบเทียบ
3. อธิบายเนื้อหาให้หัวหน้าโดยตรงและขอความเห็นชอบ
4. เวียนให้แผนกที่เกี่ยวข้องร่วมพิจารณา (กฎหมาย บัญชี ระบบสารสนเทศ เป็นต้น)
5. ผู้มีอำนาจอนุมัติทำการอนุมัติ
6. เมื่อได้รับอนุมัติแล้วจึงลงมือปฏิบัติ เช่น สั่งซื้อหรือทำสัญญา

ฝ่ายบริหารจัดการ

คำเรียกรวมของฝ่ายที่ค้ำจุนฝ่ายธุรกิจ เช่น ธุรการ บุคคล บัญชี กฎหมาย เรียกว่าฝ่ายคอร์ปอเรตก็ได้

ringisho (稟議書)

เอกสารภายในบริษัทที่ใช้ขอความเห็นชอบโดยเวียนไปยังผู้เกี่ยวข้องแทนการเปิดประชุม ร่างขึ้นโดยแนบวัตถุประสงค์ เนื้อหา จำนวนเงิน ผลที่ได้ และเอกสารที่เป็นที่มาที่ไป

kessai (決裁) การอนุมัติ

การที่ผู้มีอำนาจอนุมัติเห็นชอบเรื่องเป็นขั้นสุดท้าย เมื่อได้รับอนุมัติแล้วจึงลงมือปฏิบัติ เช่น สั่งซื้อหรือทำสัญญา

senketsu (専決)

การที่ผู้ได้รับมอบอำนาจไว้ล่วงหน้าตัดสินใจด้วยความรับผิดชอบของตนเอง ขอบเขตถูกกำหนดไว้ในระเบียบอำนาจตามหน้าที่

daiketsu (代決)

การตัดสินใจแทนเมื่อผู้มีอำนาจอนุมัติไม่อยู่ ตามธรรมเนียมจะทำ kōetsu คือให้เจ้าตัวตรวจดูในภายหลัง

gōgi (合議) การร่วมพิจารณา

ขั้นตอนการขอความเห็นหรือการตรวจสอบจากแผนกที่เกี่ยวข้องก่อนการอนุมัติ แผนกที่ต้องร่วมพิจารณาถูกกำหนดไว้ตามชนิดของเรื่อง เช่น สัญญาไปที่กฎหมาย รายจ่ายไปที่บัญชี

nemawashi (根回し)

การอธิบายเจตนารมณ์ให้ผู้เกี่ยวข้องทราบก่อนเวียนเอกสาร เพื่อรับรู้ประเด็นและข้อกังวลไว้ล่วงหน้า เป็นการเตรียมการเพื่อลดการต้องย้อนกลับไปแก้

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

การรายงาน การแจ้งข่าว และการปรึกษา ดูคล้ายกันแต่ผู้รับและวัตถุประสงค์ต่างกัน งานเริ่มต้นจากการรับคำสั่งอย่างแม่นยำและตอบกลับอย่างแม่นยำ

hōrensō (報連相) คือคำที่นำหัวของ hōkoku (報告 การรายงาน), renraku (連絡 การแจ้งข่าว) และ sōdan (相談 การปรึกษา) มาต่อกัน การรายงานคือการส่งผลลัพธ์หรือความคืบหน้ากลับไปยังผู้ที่ออกคำสั่ง การแจ้งข่าวคือการบอกข้อเท็จจริงให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ ส่วนการปรึกษาคือการขอความเห็นหรือคำแนะนำเมื่อลังเลว่าจะตัดสินใจอย่างไร ประเด็นสำคัญคือผู้รับต่างกัน การรายงานมุ่งขึ้นบน การแจ้งข่าวมุ่งไปด้านข้างหรือรอบตัว และการปรึกษามุ่งไปยังหัวหน้าหรือรุ่นพี่ ความล้มเหลวแบบ “นึกว่าบอกไปแล้ว” ที่พบมากที่สุดคือการตกหล่นที่ว่า รายงานหัวหน้าแล้วแต่ไม่ได้แจ้งแผนกที่เกี่ยวข้อง

การรายงานให้กล่าวจากข้อสรุปก่อน เรียงว่า “เรื่องของบริษัท A ครับ เขาขอให้ยืดกำหนดส่งออกไป 1 สัปดาห์ครับ เหตุผลคือชิ้นส่วนของฝ่ายเขาล่าช้า ผลกระทบต่อฝ่ายเราคือ...” ถ้าเริ่มเล่าจากลำดับเหตุการณ์ ผู้ฟังก็ต้องแบกข้อมูลไว้พลางรอข้อสรุป และการตัดสินใจก็ช้าลง และกฎเหล็กคือข่าวร้ายยิ่งต้องแจ้งให้เร็ว ยิ่งเวลาผ่านไป ทางเลือกที่หยิบใช้ได้ก็ยิ่งลดลง ดังนั้นแม้ยังไม่ได้แก้ไข ก็ให้เกริ่นว่า “ยังแก้ไม่ได้ครับ แต่...” แล้วนำข้อเท็จจริงออกมา สิ่งที่ทำให้หัวหน้าเดือดร้อนที่สุดคือการเพิ่งได้รู้ปัญหาในวันครบกำหนด

เมื่อจะรับคำสั่ง พอถูกเรียกให้ถือกระดาษจดและเครื่องเขียนไปด้วยก่อน หลักคือฟังเรื่องจนจบและไม่พูดแทรกกลางคัน แต่เมื่อฟังจบแล้วให้ตรวจสอบว่ามี 5W2H ตกหล่นหรือไม่ คือ เมื่อใด ที่ไหน ใคร อะไร ทำไม อย่างไร และเท่าไร โดยเฉพาะกำหนดส่งและรูปของผลงานว่าต้องทำถึงไหน ต้องยืนยันเสมอ ถ้าถูกบอกว่า “เอาให้เร็วที่สุดเท่าที่ทำได้” ก็ให้เราเป็นฝ่ายเสนอวันเวลาที่เป็นรูปธรรมว่า “ภายในวันนี้ได้ไหมครับ” แล้วตกลงกัน สุดท้ายให้ทวนประเด็นสำคัญ และเมื่อกลับมาที่โต๊ะแล้วก็จัดระเบียบบันทึก แล้วกำหนดแผนว่าจะเริ่มเมื่อใด ทั้งหมดนี้คือชุดงานหนึ่งชุด

ในการทำงานที่บ้าน สิ่งที่เคยส่งถึงกันเองตามธรรมชาติเพราะนั่งใกล้กัน จะไม่ส่งถึงกันอีกต่อไป ให้แบ่งปันสั้น ๆ ตอนเริ่มงาน ตอนถึงจุดแบ่งช่วง และตอนจบงาน แชทมีข้อดีที่อีกฝ่ายเลือกเวลาอ่านได้ แต่ในทางกลับกันก็ไม่เหมาะกับธุระเร่งด่วน จึงให้เปลี่ยนไปใช้โทรศัพท์หรือการประชุม ส่วนการปรึกษาเพื่อขอคำวินิจฉัย อย่าโต้ตอบกันยาว ๆ ด้วยตัวอักษรอย่างเดียว ให้เปลี่ยนเป็นการคุยสายสั้น ๆ ถ้าสลับสามอย่างนี้ได้ ต่อให้อยู่ห่างกันงานก็เดินได้ ในทางกลับกัน การคุยสายไม่มีบันทึกหลงเหลือ สิ่งที่ตกลงกันแล้วจึงต้องทำเป็นตัวอักษรแล้วแบ่งปันเสมอ ต่อให้มีวิดีโอบันทึกไว้ การค้นหาก็ใช้เวลา จึงละเว้นการทำประเด็นสำคัญให้เป็นตัวอักษรไม่ได้

วิธีรับคำสั่ง 6 ขั้นตอน
1. พอถูกเรียกให้ถือกระดาษจดและเครื่องเขียนไปด้วย
2. ฟังเรื่องจนจบ ไม่พูดแทรกกลางคัน
3. ตรวจสอบว่ามี 5W2H ตกหล่นหรือไม่ (โดยเฉพาะกำหนดส่งและรูปของผลงาน)
4. ถามภูมิหลังด้วยว่าทำไมงานนั้นจึงจำเป็น
5. ทวนประเด็นสำคัญเพื่อให้ความเข้าใจตรงกัน
6. เมื่อกลับมาที่โต๊ะให้จัดระเบียบบันทึก และกำหนดแผนว่าจะเริ่มเมื่อใด

hōkoku (報告) การรายงาน

การส่งผลลัพธ์หรือความคืบหน้ากลับไปยังผู้ที่ออกคำสั่ง กล่าวข้อสรุปก่อน และแยกข้อเท็จจริงออกจากความคิดเห็นของตัวเองเมื่อสื่อสาร

renraku (連絡) การแจ้งข่าว

การบอกข้อเท็จจริงให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ ไม่ใช่การขอคำวินิจฉัย ประเด็นสำคัญคือให้ถึงทุกคนที่ได้รับผลกระทบ

sōdan (相談) การปรึกษา

การขอความเห็นหรือคำแนะนำจากหัวหน้าหรือรุ่นพี่เมื่อลังเลว่าจะตัดสินใจอย่างไร ถ้าเตรียมสถานการณ์และทางเลือกไปด้วย ก็จะตัดสินได้ในเวลาสั้น

5W2H

รายการที่ต้องตรวจสอบเจ็ดข้อ คือ เมื่อใด ที่ไหน ใคร อะไร ทำไม อย่างไร และเท่าไร ใช้ตรวจสิ่งที่ตกหล่นเมื่อรับคำสั่ง

การรายงานระหว่างทาง

การรายงานความคืบหน้าระหว่างทางก่อนงานจะเสร็จ ในงานที่ยาว ถ้ากำหนดจุดแบ่งไว้แล้วใส่เข้าไป ก็จะแก้ทิศทางที่เบี่ยงเบนได้เร็ว

การทวน

การพูดซ้ำประเด็นสำคัญของคำสั่งที่ได้รับออกมาเป็นเสียง เพื่อยืนยันว่าความเข้าใจตรงกันหรือไม่

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

เราจะจับหลักวิธีเรียงลำดับเมื่อแบกงานหลายอย่างพร้อมกัน วิธีแจ้งความคืบหน้า และพื้นฐานตามกฎหมายเรื่องเวลาทำงานและวันหยุด

เมื่องานทับซ้อนกัน ให้เรียงด้วยสองแกน คือความเร่งด่วนกับความสำคัญ สิ่งที่ทั้งเร่งด่วนและสำคัญมาก่อนสิ่งอื่น แต่สิ่งที่กำหนดผลงานคือสิ่งที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน นั่นคือการวางแผน การปรับปรุง การเรียนรู้ และการสร้างความสัมพันธ์ ตรงนี้ถ้าไม่กันเวลาไว้ก่อนก็จะถูกผลักไปทีหลังเสมอ ส่วนสิ่งที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ เช่น คำถามที่ตอบกลับได้ทันที เรามักเผลอลงมือทำก่อน แต่ถ้าจมอยู่กับสิ่งเหล่านี้ งานสำคัญก็จะไปอยู่ชิดกำหนดส่งทุกครั้ง ส่วนสิ่งที่ทั้งไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ ให้ปรึกษาหัวหน้ารวมถึงว่าจะเลิกทำได้หรือไม่ เมื่อลังเล ถ้าวัดด้วย “ถ้าช้าแล้วใครเดือดร้อนแค่ไหน” ไม่ใช่แค่กำหนดส่ง ก็จะตัดสินได้ง่ายขึ้น

PDCA คือแนวคิดที่หมุนสี่ขั้น ได้แก่ Plan (วางแผน), Do (ลงมือ), Check (ประเมิน), Act (ปรับปรุง) สิ่งสำคัญคือต้องใส่ Check เข้าไปเสมอ ถ้าทำแล้วปล่อยทิ้งไว้ ก็จะพลาดซ้ำแบบเดิม การจะประเมินได้ จำเป็นต้องกำหนดไว้ตั้งแต่ขั้นวางแผนว่า “อะไรกลายเป็นอย่างไรจึงจะเรียกว่าสำเร็จ” ด้วยตัวเลขหรือสภาพ ถ้าเป้าหมายยังคลุมเครือแล้วลงมือทำ ภายหลังก็ไม่มีทางประเมินได้

ตารางงานให้จัดโดยนับย้อนจากกำหนดส่ง ถ้าเรียงเวลาทำงานติดกันจนไม่มีช่องว่าง ก็จะช้าแน่นอนเพราะงานแทรกและการต้องย้อนกลับไปแก้ จึงควรเว้นราวสองในสิบของทั้งหมดไว้เป็นเวลาสำรอง และอย่าลืมรวมเวลารอการตรวจสอบและการอนุมัติจากผู้อื่นเข้าไปในกระบวนการด้วย งานที่ยาวให้ตั้งกำหนดส่งระหว่างทางของตัวเองไว้ แล้วรายงานระหว่างทางตรงจุดนั้น เมื่อรู้ว่าท่าทางจะช้า ให้พูดข้อสรุปก่อน แล้วบอกว่าคืบหน้าไปถึงไหน สาเหตุคืออะไร ต้องการอะไร และเมื่อไรจึงจะส่งได้ การรายงานที่ละเอียดเกินไปจะแย่งเวลาของอีกฝ่าย จึงควรกำหนดจุดแบ่งแล้วค่อยรายงาน

เวลาทำงานมีเพดานตามกฎหมาย กฎหมายมาตรฐานแรงงานกำหนดว่า ห้ามให้ทำงานเกิน 40 ชั่วโมงต่อ 1 สัปดาห์ และ 8 ชั่วโมงต่อ 1 วัน โดยไม่นับเวลาพัก (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 32) การจะให้ทำงานเกินกว่านี้ ต้องทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรกับสหภาพแรงงานที่ประกอบด้วยลูกจ้างเกินกึ่งหนึ่ง หรือกับผู้แทนลูกจ้างเกินกึ่งหนึ่ง และต้องยื่นแจ้งต่อหน่วยงานปกครอง (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 36) ข้อตกลงนี้คือสิ่งที่เรียกกันทั่วไปว่า ข้อตกลงมาตรา 36 (36協定) การทำงานล่วงเวลาไม่ใช่สิ่งที่เริ่มเองตามดุลพินิจของตัวเอง แต่ต้องยื่นขอตามขั้นตอนที่บริษัทกำหนด เรื่องเวลาพักก็เช่นกัน กำหนดว่ากรณีเวลาทำงานเกิน 6 ชั่วโมงต้องให้พักอย่างน้อย 45 นาที และกรณีเกิน 8 ชั่วโมงต้องให้พักอย่างน้อย 1 ชั่วโมง โดยให้อยู่ระหว่างเวลาทำงาน (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 34 วรรค 1)

วันหยุดพักผ่อนประจำปีโดยได้รับค่าจ้าง กำหนดว่าต้องให้แก่ลูกจ้างที่ทำงานต่อเนื่อง 6 เดือนนับจากวันที่เข้าทำงาน และมาทำงานตั้งแต่ 8 ใน 10 ส่วนขึ้นไปของวันทำงานทั้งหมด เป็นจำนวน 10 วันทำงาน จะติดต่อกันหรือแบ่งก็ได้ (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 39 วรรค 1) หลังจากนั้นจำนวนวันจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนปีที่ทำงานต่อเนื่อง การใช้สิทธิ์ไม่มีหน้าที่ต้องอธิบายเหตุผล อย่างไรก็ตาม กรณีที่การให้หยุดในช่วงเวลาที่ร้องขอจะขัดขวางการดำเนินกิจการตามปกติ บริษัทสามารถให้หยุดในช่วงเวลาอื่นได้ (มาตราเดียวกัน วรรค 5) ในทางปฏิบัติ เมื่อกำหนดวันหยุดได้แล้วให้ยื่นขอแต่เนิ่น ๆ และแจ้งผู้เกี่ยวข้องถึงสถานะของงานที่กำลังดำเนินอยู่ ช่องทางติดต่อระหว่างที่ไม่อยู่ และแนวทางรับมือ จึงจะถือว่าถูกมารยาท

การรายงานเมื่อท่าทางจะช้า 5 ขั้นตอน
1. เอ่ยทันทีในจุดที่รู้ว่าท่าทางจะช้า
2. พูดข้อสรุปก่อน (ไม่ทันกำหนดเดิมครับ)
3. แสดงว่าตอนนี้เสร็จไปถึงไหนแล้ว
4. แจ้งสาเหตุของความล่าช้าและความช่วยเหลือที่ต้องการอย่างเป็นรูปธรรม
5. เสนอเองว่าเมื่อไรจึงจะส่งได้

ความเร่งด่วน

ระดับว่าต้องทำให้เสร็จภายในเมื่อใด วัดจากความใกล้ของกำหนดส่ง

ความสำคัญ

ระดับว่างานนั้นมีผลต่อผลงานมากเพียงใด ถ้าวัดจากว่าถ้าช้าแล้วใครเดือดร้อนแค่ไหน ก็จะตัดสินได้ง่าย

PDCA

วิธีดำเนินงานที่ทำซ้ำสี่ขั้น ได้แก่ Plan (วางแผน), Do (ลงมือ), Check (ประเมิน), Act (ปรับปรุง) ถ้าข้ามการประเมินก็จะพลาดซ้ำแบบเดิม

การนับย้อน

การจัดแผนโดยย้อนกระบวนการขึ้นไปทีละขั้นจากกำหนดส่ง เผื่อเวลาสำรองไว้สำหรับงานแทรกและการรอผู้อื่นตรวจสอบ

ข้อตกลงมาตรา 36 (36協定)

ชื่อเรียกทั่วไปของข้อตกลงระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างที่จำเป็นเพื่อให้ทำงานเกินเวลาทำงานตามกฎหมาย ต้องทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรและยื่นแจ้งต่อหน่วยงานปกครอง (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 36)

วันหยุดพักผ่อนประจำปีโดยได้รับค่าจ้าง

วันหยุดจำนวน 10 วันทำงานที่ให้แก่ลูกจ้างซึ่งทำงานต่อเนื่อง 6 เดือนและมาทำงานตั้งแต่ 8 ใน 10 ส่วนขึ้นไปของวันทำงานทั้งหมด (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 39 วรรค 1) การใช้สิทธิ์ไม่ต้องอธิบายเหตุผล

สิทธิเปลี่ยนช่วงเวลา

กลไกที่บริษัทสามารถให้หยุดในช่วงเวลาอื่นได้ เมื่อการให้หยุดในช่วงเวลาที่ร้องขอจะขัดขวางการดำเนินกิจการตามปกติ (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 39 วรรค 5)

แหล่งอ้างอิง: กฎหมายมาตรฐานแรงงาน (労働基準法) มาตรา 32 / มาตรา 34 / มาตรา 36 / มาตรา 39 / ※ ส่วนที่เหลือเป็นธรรมเนียมการค้าที่ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ

ยิ่งเรื่องไปได้ไม่สวยก็ยิ่งต้องมีแบบแผน เราจะรวบรวมการรับมือขั้นแรกเมื่อทำผิดพลาด การขอร้องผู้อื่นและวิธีปฏิเสธ มารยาทในการประชุม และการส่งต่องาน

การรับมือขั้นแรกเมื่อรู้ตัวว่าพลาด สรุปได้ที่การไม่ปิดบัง และการแจ้งหัวหน้าทันที ลำดับคือ หยุดความเสียหายไม่ให้ลุกลามก่อน จากนั้นแจ้งข้อเท็จจริง แสดงขอบเขตผลกระทบ เสนอแนวทางรับมือเฉพาะหน้าและขอคำสั่ง แล้วสุดท้ายจึงสรุปสาเหตุและการป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ การวิเคราะห์สาเหตุจะทำตอนใจเย็นแล้วก็ได้ สิ่งที่ต้องมาก่อนคือการหยุดความเสียหาย ถ้าใช้เวลาไปกับการพยายามกู้คืนด้วยตัวเองคนเดียว ระหว่างนั้นผลกระทบก็จะขยายออกไป อย่าเริ่มด้วยข้อแก้ตัว ให้เอาข้อเท็จจริงออกมาก่อนว่า “ขออภัยครับ เกิดเรื่องแบบนี้ขึ้น” และอธิบายโดยแยกการคาดเดาออกจากข้อเท็จจริง กรณีที่อาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูล เช่น การส่งอีเมลผิดคน ให้ตรวจสอบแนวทางรับมือในฐานะบริษัทก่อน อย่าติดต่ออีกฝ่ายด้วยดุลพินิจของตัวเอง

เมื่อจะขอร้องให้ผู้อื่นทำงาน ให้สื่อสารสี่อย่าง คือภูมิหลัง ผลงานที่ต้องการ กำหนดส่ง และปริมาณ ถ้าพูดแค่ “ฝากอันนี้ด้วยนะ” ฝ่ายที่รับก็ไม่รู้ว่าต้องทำอะไรออกมา และจะกลายเป็นต้องทำใหม่ การขอร้องคือการเพิ่มงานให้อีกฝ่าย จึงต้องตรวจสอบสถานการณ์ของอีกฝ่าย และถ้าเร่งด่วนก็เสริมเหตุผลสั้น ๆ ไว้ด้วย ต่อให้เล่าเหตุผลว่าตัวเองยุ่งแค่ไหนยาว ๆ เนื้องานของอีกฝ่ายก็ไม่ได้ถูกกำหนดอยู่ดี ในทางกลับกัน เมื่อจะปฏิเสธคำขอ อย่าพูดว่า “ทำไม่ได้” ทันที ให้วางคำนุ่มนวลอย่าง osore irimasu ga ไว้ก่อน แล้วแสดงเหตุผลที่รับไม่ได้ และสิ่งที่ทำแทนได้ เช่น กำหนดส่งอื่น ทำเพียงบางส่วน หรือผู้รับผิดชอบคนอื่น การรับปากส่งเดชแล้วพลาดกำหนดส่ง สร้างความเดือดร้อนมากกว่าการปฏิเสธตั้งแต่แรกมาก

การประชุมนั้นคุณภาพถูกกำหนดด้วยการแจกวัตถุประสงค์และวาระก่อนเปิดประชุม ในวาระให้เขียนหัวข้อ เวลาที่ใช้ของแต่ละหัวข้อ และสิ่งที่ต้องการตัดสินในการประชุมครั้งนั้น ส่วนเอกสารให้ส่งไว้ล่วงหน้า ระหว่างประชุมให้บันทึกไม่เพียงคำพูด แต่รวมถึงเหตุผลที่นำไปสู่การตัดสินด้วย และตอนจบให้อ่านทวนสิ่งที่ตัดสินและงานที่ต้องไปทำต่อเพื่อยืนยัน สิ่งที่ต้องมีในบันทึกการประชุมแน่ ๆ คือวันเวลาและสถานที่ ผู้เข้าร่วม หัวข้อ สิ่งที่ตัดสิน งานที่ต้องไปทำต่อ และกำหนดการครั้งถัดไป งานที่ต้องไปทำต่อจะทำงานได้ก็ต่อเมื่อครบสามจุด คือ ใคร ภายในเมื่อใด และทำอะไร หัวข้อที่ยังไม่ได้ข้อสรุปก็เช่นกัน ถ้าไม่ทิ้งไว้ว่ายังไม่ตัดสิน และใครจะสะสางให้จบภายในเมื่อใด การประชุมครั้งหน้าก็จะถกเถียงเรื่องเดิมซ้ำ บันทึกการประชุมยิ่งเร็วก็ยิ่งมีค่า จึงยึดการแบ่งปันภายในวันนั้นเป็นเกณฑ์

การส่งต่องานคือการสร้างสภาพที่ผู้รับช่วงทำงานเดินได้โดยไม่ต้องมาถามเรา ให้รวบรวมไว้ในเอกสารส่งมอบงาน ได้แก่ รายการงานที่รับผิดชอบ เรื่องที่กำลังดำเนินอยู่พร้อมสถานะ ผู้เกี่ยวข้องและช่องทางติดต่อ ความเป็นมาในอดีตและข้อควรระวัง และที่เก็บเอกสารกับข้อมูล การส่งต่อด้วยวาจาอย่างเดียวจะมีตกหล่นแน่นอน โดยเฉพาะ “ข้อตกลงที่ไม่ได้หลงเหลืออยู่ในเอกสาร” และ “ความเป็นมาของเรื่องที่เกือบกลายเป็นปัญหา” เป็นส่วนที่ผู้รับช่วงเดือดร้อนที่สุด จึงต้องเขียนทิ้งไว้เสมอ

การรับมือขั้นแรกเมื่อรู้ตัวว่าพลาด 6 ขั้นตอน
1. หยุดไม่ให้ความเสียหายลุกลามก่อน (หยุดการส่ง การจัดส่งสินค้า การเผยแพร่)
2. ไม่ปิดบัง และแจ้งหัวหน้าทันที
3. อธิบายข้อเท็จจริงตามลำดับเวลา (แยกการคาดเดาออกจากข้อเท็จจริง)
4. แสดงขอบเขตผลกระทบ (ถึงใคร และไปไกลแค่ไหน)
5. แสดงแนวทางรับมือเฉพาะหน้าแล้วขอคำสั่ง
6. เมื่อใจเย็นแล้วจึงตรวจหาสาเหตุ และสรุปการป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

การรับมือขั้นแรก

การกระทำแรกที่ทำทันทีหลังเกิดปัญหา มีเสาหลักคือการหยุดความเสียหายไม่ให้ลุกลาม และการแจ้งหัวหน้าให้เร็ว

การป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

การแก้กลไกหรือขั้นตอนเพื่อไม่ให้ปัญหาเดิมเกิดขึ้นเป็นครั้งที่สอง การวิเคราะห์สาเหตุทำหลังจากการรับมือเฉพาะหน้าเสร็จแล้ว

คำนุ่มนวล (cushion words)

สำนวนที่วางไว้ก่อนการขอร้องหรือการปฏิเสธเพื่อทำให้ความรู้สึกนุ่มลง เช่น “osore irimasu ga” “ainiku desu ga”

วาระการประชุม

เอกสารที่แจกล่วงหน้าซึ่งเขียนหัวข้อของการประชุม เวลาที่ใช้ของแต่ละหัวข้อ และสิ่งที่ต้องการตัดสิน มีไว้ให้ผู้เข้าร่วมเตรียมตัวมาได้

บันทึกการประชุม

บันทึกของการประชุม เขียนวันเวลาและสถานที่ ผู้เข้าร่วม หัวข้อ สิ่งที่ตัดสิน งานที่ต้องไปทำต่อ และกำหนดการครั้งถัดไป เรื่องที่ยังไม่ตัดสินก็ต้องทิ้งไว้ด้วย

เอกสารส่งมอบงาน

เอกสารที่รวบรวมรายการงาน เรื่องที่กำลังดำเนินอยู่ ผู้เกี่ยวข้อง ข้อควรระวัง และที่เก็บเอกสาร ไว้เมื่อมีการเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

เราจะจับหลักขั้นตอนกว่ากำไรจะเกิดจากยอดขาย และว่างบกำไรขาดทุนกับงบดุลเป็นเอกสารที่ฉายภาพอะไร โดยเริ่มจากวิธีอ่านตัวเลขจริง

ตัวเลขของบริษัทดูโดยหักกำไรลงทีละขั้น อันดับแรก ยอดขายหักด้วยต้นทุนขายได้เป็นกำไรขั้นต้น ซึ่งหน้างานเรียกว่า arari (粗利 กำไรหยาบ) (ระเบียบการคำนวณของบริษัท ข้อ 89) กำไรขั้นต้นแสดงว่าสินค้าหรือบริการนั้นเองมีพลังมากเพียงใด ต่อมา เมื่อหักค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร คือค่าใช้จ่ายที่จำเป็นต่อการขาย เช่น ค่าแรง ค่าเช่า ค่าโฆษณา ก็จะได้กำไรจากการดำเนินงาน (ระเบียบเดียวกัน ข้อ 90) ซึ่งแสดงว่าธุรกิจหลักหาเงินได้มากเพียงใด ยิ่งกว่านั้น เมื่อเอากำไรจากการดำเนินงานบวกรายได้อื่น และหักค่าใช้จ่ายอื่นอย่างดอกเบี้ยเงินกู้ ก็ได้เป็นกำไรปกติ (ระเบียบเดียวกัน ข้อ 91) ถ้า “กำไรขั้นต้นออกมาดีแต่กำไรจากการดำเนินงานบาง” ก็อ่านได้ว่าสาเหตุอยู่ที่วิธีขายหรือวิธีลงต้นทุนทางอ้อม

ในบรรดางบการเงิน งบกำไรขาดทุนแสดงกระแสว่าในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น 1 ปี หาเงินได้เท่าไรและใช้ไปเท่าไร ส่วนงบดุลแสดงยอดคงเหลือ ณ จุดเวลาหนึ่งคือวันสิ้นงวด ว่ามีอะไรอยู่บ้างและมีหน้าที่ต้องคืนใครเท่าไร งบดุลกำหนดให้แสดงโดยแบ่งเป็น 3 ส่วน คือสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น (ระเบียบการคำนวณของบริษัท ข้อ 73) และผลรวมของสินทรัพย์ต้องเท่ากับผลรวมของหนี้สินกับส่วนของผู้ถือหุ้นเสมอ ส่วนงบกำไรขาดทุนแบ่งเป็นยอดขาย ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร รายได้อื่น ค่าใช้จ่ายอื่น กำไรพิเศษ และขาดทุนพิเศษ (ระเบียบเดียวกัน ข้อ 88) ถ้าใส่ความต่างระหว่างเอกสารที่ดูกระแสกับเอกสารที่ดูยอดคงเหลือไว้ในหัวตั้งแต่แรก ก็จะไม่สับสน

ค่าใช้จ่ายถ้าแยกเป็นต้นทุนคงที่กับต้นทุนผันแปรก็จะมองเห็นภาพชัดขึ้น ต้นทุนคงที่คือค่าใช้จ่ายที่เสียเป็นจำนวนเกือบคงที่ไม่ว่ายอดขายจะเพิ่มหรือลด ตัวแทนคือค่าเช่าสำนักงานและเงินเดือนพนักงานประจำ ส่วนต้นทุนผันแปรคือค่าใช้จ่ายที่เพิ่มลดตามยอดขาย ได้แก่ค่าวัตถุดิบ ค่าซื้อสินค้า และค่านายหน้าการขายที่ผูกกับยอดขาย ราคาขายหักด้วยต้นทุนผันแปรต่อหน่วยเรียกว่ากำไรส่วนเกิน และเมื่อเอาต้นทุนคงที่หารด้วยกำไรส่วนเกิน ก็จะได้จุดคุ้มทุน ซึ่งเป็นจำนวนขายที่ไม่ขาดทุนและไม่ได้กำไร การจะจัดว่าอยู่ฝั่งไหนเปลี่ยนไปตามประเภทธุรกิจและรูปแบบสัญญา จึงขอให้ตัดสินตามสภาพจริงของบริษัทตัวเอง

อุปกรณ์ที่ใช้ยาวนาน จะไม่ลงเป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวนในปีที่ซื้อ แต่จะปันส่วนเป็นค่าใช้จ่ายตามจำนวนปีที่ใช้ นี่คือค่าเสื่อมราคา (กฎหมายภาษีเงินได้นิติบุคคล มาตรา 31) ถ้าเป็นวิธีเส้นตรง ภาพคร่าว ๆ ของค่าเสื่อมราคาแต่ละปีคือราคาที่ได้มาหารด้วยอายุการใช้งาน ส่วนภาษีการบริโภคเป็นกลไกที่ผู้ประกอบการนำภาษีที่รับมาพร้อมยอดขาย มาหักด้วยภาษีที่จ่ายไปกับการซื้อและค่าใช้จ่าย แล้วจึงนำส่ง (กฎหมายภาษีการบริโภค มาตรา 30) อัตรามาตรฐานรวมเป็น 10 เปอร์เซ็นต์ และอัตราลดหย่อนรวมเป็น 8 เปอร์เซ็นต์ (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 29) ส่วนของภาษีการบริโภคที่ยังอยู่ในมือเราคือเงินที่สุดท้ายต้องนำส่ง ในแง่การจัดการกระแสเงินสด ถ้ามีสำนึกว่าอย่าเอาไปปนกับกำไรของตัวเองก็จะปลอดภัย การคำนวณและการยื่นแบบอย่างเป็นรูปธรรม ขอให้ตรวจสอบกับสำนักงานสรรพากรหรือผู้สอบบัญชีภาษี

การหาจำนวนขาย ณ จุดคุ้มทุน (ตัวอย่าง)
ราคาขาย 900 เยน, ต้นทุนผันแปรต่อหน่วย 400 เยน, ต้นทุนคงที่ 3,000,000 เยนต่อเดือน
กำไรส่วนเกินต่อหน่วย: 900 − 400 = 500 เยน
จำนวน ณ จุดคุ้มทุน: 3,000,000 ÷ 500 = 6,000 หน่วย
ตรวจทาน (ยอดขาย): 900 × 6,000 = 5,400,000 เยน
ตรวจทาน (ค่าใช้จ่าย): 400 × 6,000 + 3,000,000 = 5,400,000 เยน ตรงกัน

กำไรขั้นต้น (arari 粗利)

ยอดขายหักด้วยต้นทุนขาย แสดงส่วนต่างกำไรของตัวสินค้าหรือบริการเอง (ระเบียบการคำนวณของบริษัท ข้อ 89)

กำไรจากการดำเนินงาน

กำไรขั้นต้นหักด้วยค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร แสดงว่าธุรกิจหลักหาเงินได้มากเพียงใด (ระเบียบการคำนวณของบริษัท ข้อ 90)

กำไรปกติ

กำไรจากการดำเนินงานบวกรายได้อื่นและหักค่าใช้จ่ายอื่น เป็นความสามารถที่รวมกำไรขาดทุนตามปกติที่อยู่นอกธุรกิจหลัก เช่น ดอกเบี้ย เข้าไปด้วย (ระเบียบการคำนวณของบริษัท ข้อ 91)

งบดุล

เอกสารที่แสดงฐานะทางการเงิน ณ จุดเวลาหนึ่ง แบ่งเป็น 3 ส่วน คือสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น (ระเบียบการคำนวณของบริษัท ข้อ 73)

ต้นทุนคงที่และต้นทุนผันแปร

สิ่งที่เสียเป็นจำนวนคงที่ไม่ว่ายอดขายจะเป็นอย่างไรคือต้นทุนคงที่ ส่วนสิ่งที่เพิ่มลดตามยอดขายคือต้นทุนผันแปร ใช้ในการคำนวณจุดคุ้มทุน

ค่าเสื่อมราคา

แนวคิดที่ปันส่วนราคาที่ได้มาของสินทรัพย์ที่ใช้ยาวนาน เป็นค่าใช้จ่ายตามจำนวนปีที่ใช้งาน (กฎหมายภาษีเงินได้นิติบุคคล มาตรา 31)

แหล่งอ้างอิง: ระเบียบการคำนวณของบริษัท (会社計算規則) ข้อ 89 / ข้อ 90 / ข้อ 91

เราจะจับหลักลำดับการเรียงของเอกสารที่ขับเคลื่อนการค้า และว่าแต่ละฉบับพิสูจน์อะไร แล้วเข้าใจต่อเนื่องไปถึงกฎเรื่องอากรแสตมป์ การรักษาความลับ และการรับช่วงงาน

เอกสารของการค้ามีลำดับ และแต่ละฉบับมีบทบาทของตน ใบเสนอราคาคือการยื่นเสนอว่าทำได้ด้วยเงื่อนไขนี้และจำนวนเงินนี้ ใบสั่งซื้อหรือใบสั่งของคือคำเสนอของฝ่ายผู้ซื้อ ใบตอบรับหรือใบรับคำสั่งซื้อคือคำสนองของฝ่ายผู้รับงาน ใบส่งของคือบันทึกว่าได้ส่งมอบแล้ว การตรวจรับคือจุดแบ่งที่ฝ่ายผู้รับตรวจดูเนื้อในแล้วรับรองว่าผ่าน จากนั้นจึงเป็นใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน ตัวสัญญาเองเกิดขึ้นเมื่ออีกฝ่ายให้คำสนองต่อคำเสนอที่แสดงเนื้อหาไว้ และไม่ต้องมีแบบพิธีอย่างการทำเป็นหนังสือ เว้นแต่กรณีที่กฎหมายกำหนดไว้เป็นพิเศษ (ประมวลกฎหมายแพ่ง มาตรา 522) กระนั้นที่ยังทำเอกสารแลกกันก็เพื่อเก็บเนื้อหาของข้อตกลงไว้ ไม่ให้ภายหลังกลายเป็นเถียงกันว่าพูดหรือไม่ได้พูด

การตรวจรับเป็นจุดแบ่งที่สำคัญมากในทางปฏิบัติ เพราะมักเป็นจุดตั้งต้นของการชำระเงิน ให้ตรวจจำนวน ข้อกำหนด และคุณภาพ ถ้ามีปัญหาก็แจ้งในขั้นนี้ เมื่อสิ่งของที่ส่งมอบไม่เป็นไปตามเนื้อหาของสัญญาในด้านชนิด คุณภาพ หรือจำนวน ผู้ซื้อสามารถเรียกให้แก้ไขให้ครบถ้วนได้ เช่น การซ่อมแซมหรือการส่งมอบของทดแทน (ประมวลกฎหมายแพ่ง มาตรา 562) อนึ่ง สัญญาจ้างทำของคือสัญญาที่คู่สัญญาฝ่ายหนึ่งตกลงว่าจะทำงานให้สำเร็จ และอีกฝ่ายตกลงว่าจะจ่ายค่าตอบแทนต่อผลของงานนั้น (ประมวลกฎหมายแพ่ง มาตรา 632) ถ้าปรับความเข้าใจกันตั้งแต่แรกว่าอะไรถือว่าสำเร็จ ก็จะไม่มีเรื่องกันตอนตรวจรับ

อากรแสตมป์นั้น ผู้ที่จัดทำเอกสารที่ระบุไว้ในบัญชีแนบท้ายที่หนึ่งของกฎหมายอากรแสตมป์ คือเอกสารที่ต้องเสียอากร มีหน้าที่เสียภาษี (กฎหมายอากรแสตมป์ มาตรา 3) สิ่งที่พบบ่อยคือใบเสร็จรับเงิน ซึ่งใบรับเงินหรือหลักทรัพย์นั้นกำหนดว่าได้รับยกเว้นภาษีหากจำนวนเงินที่รับซึ่งระบุไว้ต่ำกว่า 50,000 เยน (กฎหมายเดียวกัน บัญชีแนบท้ายที่หนึ่ง เอกสารลำดับที่ 17) อากรแสตมป์เพียงแค่ติดยังไม่พอ ต้องขีดฆ่าให้ปรากฏชัดโดยคร่อมระหว่างเอกสารกับลวดลายของดวงแสตมป์ (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 8 วรรค 2) ส่วนการปฏิบัติกรณีที่รับส่งกันด้วยข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพียงอย่างเดียว มีบางสถานการณ์ที่การวินิจฉัยแตกต่างกัน จึงขอให้ตรวจสอบกับสำนักงานสรรพากรหรือผู้สอบบัญชีภาษี

สัญญารักษาความลับ หรือที่เรียกว่า NDA คือการให้สัญญาว่าจะไม่ใช้ข้อมูลที่รู้มาจากการประชุมหรือการทำงานร่วมกันนอกวัตถุประสงค์ และจะไม่เปิดเผยต่อบุคคลที่สาม โดยหลักคือทำไว้ก่อนจะพูดคุยกัน พร้อมกันนั้นการจัดการภายในบริษัทก็ขาดไม่ได้ ความลับทางการค้าตามกฎหมายป้องกันการแข่งขันที่ไม่เป็นธรรม คือสิ่งที่เข้าครบ 3 ข้อ ได้แก่ ถูกจัดการในฐานะความลับ เป็นข้อมูลทางเทคนิคหรือทางการค้าที่เป็นประโยชน์ต่อกิจกรรมทางธุรกิจ และยังไม่เป็นที่รู้กันทั่วไป (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 2 วรรค 6) หมายความว่าข้อมูลที่ไม่ได้จัดการไว้ย่อมได้รับความคุ้มครองยาก ส่วนกฎเรื่องการรับช่วงงานนั้น กฎหมายป้องกันการชำระค่าจ้างช่วงล่าช้าฯ ถูกแก้ไขและมีผลบังคับใช้เมื่อวันที่ 1 เดือน 1 ปี 2026 ชื่อย่อคือกฎหมายว่าด้วยการทำให้การรับงานของวิสาหกิจขนาดกลางและเล็กเป็นธรรม และเรียกกันทั่วไปว่ากฎหมาย tekitaihō (取適法) โดยห้ามการชำระด้วยตั๋วเงิน เพิ่มเกณฑ์จำนวนพนักงานเข้าไปนอกเหนือจากเกณฑ์ทุนจดทะเบียนเดิม และเพิ่มการว่าจ้างขนส่งที่จำเป็นต่อการส่งมอบสิ่งของที่ผลิตเข้ามาเป็นเป้าหมายด้วย ขอบเขตจึงกว้างขึ้น

1. ปรับความเข้าใจเรื่องข้อกำหนดและกำหนดส่ง แล้วขอใบเสนอราคา
2. ผ่านการอนุมัติภายในบริษัทก่อน แล้วจึงออกใบสั่งซื้อ
3. รับใบตอบรับ แล้วเก็บไว้เป็นเอกสารว่าสัญญาเกิดขึ้นแล้ว
4. เมื่อรับของแล้ว ให้เทียบใบส่งของกับของจริง
5. ตรวจรับ และหากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดก็แจ้งในขั้นนี้
6. เมื่อการตรวจรับเสร็จสิ้น จึงรับใบแจ้งหนี้และชำระเงินตามกำหนด

ใบเสนอราคา

การยื่นเสนอว่าทำได้ด้วยเงื่อนไขนี้และจำนวนเงินนี้ เป็นเอกสารสำหรับตกลงจำนวนเงินและข้อกำหนดให้ตรงกันก่อนการสั่งซื้อ

ใบรับคำสั่งซื้อ

เอกสารที่แสดงว่าฝ่ายผู้รับงานได้ให้คำสนองต่อคำเสนอซึ่งก็คือใบสั่งซื้อ กลายเป็นหลักฐานว่าสัญญาเกิดขึ้นแล้ว

การตรวจรับ

การตรวจดูว่าสิ่งที่ส่งมอบเป็นไปตามที่สั่งหรือไม่ แล้วรับรองว่าผ่าน มักเป็นจุดตั้งต้นของการชำระเงิน

เอกสารที่ต้องเสียอากร

เอกสารที่ระบุไว้ในบัญชีแนบท้ายที่หนึ่งของกฎหมายอากรแสตมป์ ผู้ที่จัดทำมีหน้าที่เสียอากรแสตมป์ (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 3)

NDA (สัญญารักษาความลับ)

สัญญาที่ให้คำมั่นว่าจะไม่ใช้ข้อมูลที่ได้รู้มานอกวัตถุประสงค์ และจะไม่เปิดเผยต่อบุคคลที่สาม โดยหลักคือทำไว้ก่อนการประชุม

กฎหมายว่าด้วยการทำให้การรับงานของวิสาหกิจขนาดกลางและเล็กเป็นธรรม

ชื่อย่อของกฎหมายที่มีผลบังคับใช้เมื่อวันที่ 1 เดือน 1 ปี 2026 จากการแก้ไขกฎหมายป้องกันการชำระค่าจ้างช่วงล่าช้าฯ เรียกกันทั่วไปว่ากฎหมาย tekitaihō (取適法)

แหล่งอ้างอิง: ประมวลกฎหมายแพ่ง (民法) มาตรา 522, กฎหมายอากรแสตมป์ (印紙税法) มาตรา 3, กฎหมายป้องกันการแข่งขันที่ไม่เป็นธรรม (不正競争防止法) มาตรา 2 วรรค 6

เราจะตรวจสอบพร้อมหลักฐานจากตัวบทกฎหมาย ตั้งแต่กฎเรื่องเวลาทำงานและวันหยุด อัตราเพิ่มพิเศษของค่าล่วงเวลา ความต่างระหว่างประกันสังคมกับประกันแรงงาน ไปจนถึงวิธีอ่านสลิปเงินเดือน

หลักของเวลาทำงานคือ 8 ชั่วโมงต่อ 1 วัน และ 40 ชั่วโมงต่อ 1 สัปดาห์ โดยไม่นับเวลาพัก (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 32) การจะให้ทำงานเกินกว่านี้ ต้องทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรกับสหภาพแรงงานที่ประกอบด้วยลูกจ้างเกินกึ่งหนึ่ง หรือกับผู้แทนลูกจ้างเกินกึ่งหนึ่ง คือที่เรียกกันว่าข้อตกลงมาตรา 36 (36協定) แล้วยื่นแจ้งต่อหน่วยงานปกครอง (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 36 วรรค 1) เพดานของเวลาที่ขยายได้โดยหลักคือ 45 ชั่วโมงต่อ 1 เดือน และ 360 ชั่วโมงต่อ 1 ปี (มาตราเดียวกัน วรรค 4) เวลาพักนั้น กรณีเวลาทำงานเกิน 6 ชั่วโมงให้พักตั้งแต่ 45 นาทีขึ้นไป และกรณีเกิน 8 ชั่วโมงให้พักตั้งแต่ 1 ชั่วโมงขึ้นไป โดยให้อยู่ระหว่างเวลาทำงาน (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 34) ส่วนวันหยุดคืออย่างน้อย 1 ครั้งทุกสัปดาห์ หรือตั้งแต่ 4 วันขึ้นไปตลอดช่วง 4 สัปดาห์ (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 35)

วันหยุดพักผ่อนประจำปีโดยได้รับค่าจ้าง จะให้ 10 วันทำงานแก่ลูกจ้างที่ทำงานต่อเนื่อง 6 เดือนนับจากวันที่เข้าทำงาน และมาทำงานตั้งแต่ 8 ใน 10 ส่วนขึ้นไปของวันทำงานทั้งหมด (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 39 วรรค 1) หลังจากนั้นจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนปีที่ทำงาน หลักคือให้ในช่วงเวลาที่ลูกจ้างร้องขอ และบริษัททำได้เพียงเปลี่ยนไปเป็นช่วงเวลาอื่นเมื่อจะขัดขวางการดำเนินกิจการตามปกติเท่านั้น (มาตราเดียวกัน วรรค 5) ในตัวบทไม่มีหน้าที่ต้องอธิบายเหตุผลของการใช้สิทธิ์ พร้อมกันนี้ สำหรับลูกจ้างที่ได้รับสิทธิ์ตั้งแต่ 10 วันขึ้นไปต่อปี บริษัทต้องกำหนดช่วงเวลาแล้วให้ใช้สิทธิ์จำนวน 5 วันภายใน 1 ปีนับจากวันฐาน (มาตราเดียวกัน วรรค 7)

อัตราขั้นต่ำของค่าจ้างเพิ่มพิเศษกำหนดไว้ในกฎหมายและกฎหมายลำดับรอง การทำงานล่วงเวลาคือตั้งแต่ 25 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไป และการทำงานในวันหยุดตามกฎหมายคือตั้งแต่ 35 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไป (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 37 วรรค 1 และพระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 5 ปี Heisei 6) ส่วนของการทำงานล่วงเวลาที่เกิน 60 ชั่วโมงต่อ 1 เดือนจะเป็นตั้งแต่ 50 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไป (วรรคเดียวกัน ข้อยกเว้นท้ายวรรค) การทำงานยามดึก ซึ่งโดยหลักคือตั้งแต่ 22 นาฬิกาถึง 5 นาฬิกา ต้องเพิ่มพิเศษตั้งแต่ 25 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไป (มาตราเดียวกัน วรรค 4) และถ้าการทำงานล่วงเวลาคาบเกี่ยวยามดึก ก็นำแต่ละส่วนมาบวกกัน อนึ่ง เงินช่วยเหลือครอบครัวและค่าเดินทางไม่นำมารวมเป็นค่าจ้างฐานของค่าจ้างเพิ่มพิเศษ (มาตราเดียวกัน วรรค 5)

การประกันถ้าจำโดยแยกเป็น 2 สายก็จะไม่สับสน ประกันสุขภาพและประกันบำนาญลูกจ้างคือที่เรียกว่าประกันสังคม เบี้ยประกันลูกจ้างและนายจ้างรับภาระคนละครึ่ง (กฎหมายประกันสุขภาพ มาตรา 161, กฎหมายประกันบำนาญลูกจ้าง มาตรา 82) ส่วนประกันอุบัติเหตุจากการทำงานและประกันการว่างงานเรียกรวมกันว่าประกันแรงงาน เบี้ยประกันอุบัติเหตุจากการทำงานไม่มีส่วนที่ลูกจ้างรับภาระ ส่วนประกันการว่างงานลูกจ้างรับภาระบางส่วนด้วย (กฎหมายว่าด้วยการจัดเก็บเบี้ยประกันแรงงานฯ มาตรา 31) สลิปเงินเดือนประกอบด้วย 3 ช่อง คือการลงเวลา รายได้ และรายการหัก และเงินที่รับจริงคือยอดจ่ายสุทธิซึ่งได้จากยอดรวมรายได้หักด้วยผลรวมของรายการหัก หลักของค่าจ้างคือต้องจ่ายเป็นเงินตรา จ่ายให้ลูกจ้างโดยตรง จ่ายเต็มจำนวน อย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง และกำหนดวันที่แน่นอน (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 24)

การคำนวณค่าล่วงเวลา (กรณีค่าจ้างต่อ 1 ชั่วโมงเท่ากับ 2,000 เยน)
อัตราเพิ่มพิเศษของการทำงานล่วงเวลา: 1 + 0.25 = 1.25
ต่อ 1 ชั่วโมง: 2,000 × 1.25 = 2,500 เยน
ส่วนของการทำงานล่วงเวลา 2 ชั่วโมง: 2,500 × 2 = 5,000 เยน
กรณี 2 ชั่วโมงนั้นคาบเกี่ยวยามดึกด้วย: 1 + 0.25 + 0.25 = 1.5
ต่อ 1 ชั่วโมง: 2,000 × 1.5 = 3,000 เยน

เวลาทำงานตามกฎหมาย

หลักของเวลาทำงานที่ว่า 8 ชั่วโมงต่อ 1 วัน และ 40 ชั่วโมงต่อ 1 สัปดาห์ โดยไม่นับเวลาพัก (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 32)

ข้อตกลงมาตรา 36 (36協定)

ข้อตกลงระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างที่ทำและยื่นแจ้งเพื่อให้ทำงานล่วงเวลาหรือทำงานในวันหยุด (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 36 วรรค 1) เพดานโดยหลักคือ 45 ชั่วโมงต่อ 1 เดือน และ 360 ชั่วโมงต่อ 1 ปี

วันหยุดพักผ่อนประจำปีโดยได้รับค่าจ้าง

วันหยุดที่ได้รับค่าจ้างจำนวน 10 วันทำงาน ซึ่งให้แก่ลูกจ้างที่ทำงานต่อเนื่อง 6 เดือนและมาทำงานตั้งแต่ 8 ใน 10 ส่วนขึ้นไปของวันทำงานทั้งหมด (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 39 วรรค 1)

ค่าจ้างเพิ่มพิเศษ

ค่าจ้างส่วนที่บวกเพิ่ม คือการทำงานล่วงเวลาตั้งแต่ 25 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไป วันหยุดตามกฎหมายตั้งแต่ 35 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไป และยามดึกตั้งแต่ 25 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไป (กฎหมายมาตรฐานแรงงาน มาตรา 37)

ยอดรวมรายได้และเงินที่รับจริง

ผลรวมของเงินเดือนพื้นฐานและเงินช่วยเหลือคือยอดรวมรายได้ ส่วนยอดจ่ายสุทธิที่หักผลรวมของรายการหักออกไปแล้วคือเงินที่รับจริง

ประกันแรงงาน

คำเรียกรวมของประกันอุบัติเหตุจากการทำงานและประกันการว่างงาน เบี้ยประกันอุบัติเหตุจากการทำงานไม่มีส่วนที่ลูกจ้างรับภาระ (กฎหมายว่าด้วยการจัดเก็บเบี้ยประกันแรงงานฯ มาตรา 31)

แหล่งอ้างอิง: กฎหมายมาตรฐานแรงงาน (労働基準法) มาตรา 32 / มาตรา 34 / มาตรา 35 / มาตรา 37 / มาตรา 39

เพื่อปกป้องทั้งบริษัทและตัวเอง เราจะจับหลักรูปแบบของการคุกคาม การจัดการข้อมูลส่วนบุคคล โซเชียลมีเดียกับการรั่วไหลของข้อมูล การซื้อขายโดยใช้ข้อมูลภายใน และเส้นขั้นต่ำของลิขสิทธิ์

การคุกคามด้วยอำนาจในที่ทำงานเรียบเรียงได้ด้วย 3 ข้อ คือเป็นคำพูดหรือการกระทำที่มีความสัมพันธ์เหนือกว่าเป็นภูมิหลัง เป็นสิ่งที่เกินขอบเขตที่จำเป็นและสมควรในทางการงาน และทำให้สภาพแวดล้อมการทำงานของลูกจ้างเสียหาย นายจ้างมีหน้าที่ต้องใช้มาตรการที่จำเป็นในการบริหารการจ้างงาน เช่น การจัดระบบรับเรื่องปรึกษา (กฎหมายส่งเสริมนโยบายแรงงานแบบองค์รวม มาตรา 30-2 วรรค 1) แนวทางของรัฐมนตรีว่าการกระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการ ยก 6 ประเภทที่เป็นตัวแทนไว้ ได้แก่ การทำร้ายทางร่างกาย การทำร้ายทางจิตใจ การตัดขาดจากความสัมพันธ์กับผู้อื่น การเรียกร้องเกินควร การเรียกร้องน้อยเกินควร และการล่วงล้ำความเป็นส่วนตัว เจตนาที่จะทำร้ายไม่ได้อยู่ในองค์ประกอบ ดังนั้นแม้ไม่มีเจตนาร้ายก็อาจเข้าข่ายได้ แต่ในอีกด้านหนึ่งก็ไม่ได้ปฏิเสธการชี้แนะที่อยู่ในขอบเขตที่จำเป็นและสมควรในทางการงาน ขอให้จับทั้งสองด้านนี้ไว้

การคุกคามทางเพศเรียบเรียงได้เป็นรูปแบบที่ได้รับผลเสียเกี่ยวกับเงื่อนไขการทำงานจากการที่ลูกจ้างตอบสนองต่อคำพูดหรือการกระทำในเชิงเพศ กับรูปแบบที่สภาพแวดล้อมการทำงานเสียหายจากคำพูดหรือการกระทำในเชิงเพศ และนายจ้างมีหน้าที่ต้องใช้มาตรการ (กฎหมายความเท่าเทียมของโอกาสการจ้างงานชายหญิง มาตรา 11 วรรค 1) ส่วนที่เกิดจากคำพูดหรือการกระทำเกี่ยวกับการตั้งครรภ์และการคลอดบุตร กำหนดหน้าที่ใช้มาตรการไว้ในกฎหมายเดียวกัน มาตรา 11-3 และที่เกิดจากคำพูดหรือการกระทำเกี่ยวกับการใช้สิทธิ์ตามระบบ เช่น การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรหรือการลาเพื่อดูแลผู้ป่วย กำหนดไว้ในกฎหมายการลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรและดูแลผู้ป่วย มาตรา 25 ทั้งหมดนี้ห้ามการเลิกจ้างหรือการปฏิบัติที่เป็นผลเสียอื่นใด โดยอ้างเหตุว่าผู้นั้นได้เข้าปรึกษา หรือได้ให้ความร่วมมือกับการดำเนินการต่อเรื่องปรึกษาแล้วกล่าวถึงข้อเท็จจริง

เมื่อจะจัดการข้อมูลส่วนบุคคล อันดับแรกให้ระบุวัตถุประสงค์ของการใช้ให้เจาะจงที่สุดเท่าที่ทำได้ (กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล มาตรา 17 วรรค 1) และห้ามจัดการเกินขอบเขตที่จำเป็นต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ โดยไม่ได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลไว้ล่วงหน้า (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 18 วรรค 1) เมื่อได้ข้อมูลมา ให้แจ้งเจ้าของข้อมูลหรือประกาศโดยเร็ว เว้นแต่กรณีที่ได้ประกาศวัตถุประสงค์ของการใช้ไว้ล่วงหน้าแล้ว (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 21 วรรค 1) การให้แก่บุคคลที่สาม หลักคือต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลไว้ล่วงหน้า เว้นแต่กรณีที่อาศัยกฎหมายเป็นต้น (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 27 วรรค 1) ส่วนเชื้อชาติ ความเชื่อ สถานะทางสังคม ประวัติการเจ็บป่วย ประวัติอาชญากรรม เป็นต้น เป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องใช้ความระมัดระวัง ต้องจัดการอย่างรอบคอบยิ่งขึ้น (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 2 วรรค 3)

การรั่วไหลของข้อมูลมีพื้นฐานว่า อย่านำออก อย่าให้ดู อย่าเชื่อมต่อ อย่าพกรายชื่อลูกค้าและบัตรผ่านเข้าอาคารไปพร้อมกับของส่วนตัว อย่าเปิดหน้าจอในที่สาธารณะ อย่าเอาสื่อบันทึกข้อมูลส่วนตัวไปเชื่อมกับข้อมูลของงาน ส่วนโซเชียลมีเดียนั้น แม้จะตั้งใจว่าเป็นเรื่องภายในบริษัท แต่วินาทีที่มันออกไปสู่พื้นที่สาธารณะก็เอากลับคืนไม่ได้ ผู้เกี่ยวข้องกับบริษัทที่ได้รู้ข้อเท็จจริงสำคัญเกี่ยวกับกิจการของบริษัทจดทะเบียนเป็นต้นจากการปฏิบัติหน้าที่ ห้ามซื้อขายหุ้นของบริษัทนั้นเป็นต้น เว้นแต่หลังจากข้อเท็จจริงสำคัญนั้นถูกเปิดเผยต่อสาธารณะแล้ว (กฎหมายว่าด้วยธุรกรรมผลิตภัณฑ์ทางการเงิน มาตรา 166 วรรค 1) ส่วนงานอันมีลิขสิทธิ์ของผู้อื่น ใช้โดยไม่ได้รับอนุญาตไม่ได้ ยกเว้นกรณีเช่นการอ้างอิงงานที่ได้เผยแพร่แล้ว โดยสอดคล้องกับธรรมเนียมอันเป็นธรรมและอยู่ในขอบเขตอันสมควรตามวัตถุประสงค์ของการอ้างอิง (กฎหมายลิขสิทธิ์ มาตรา 32 วรรค 1) ลิขสิทธิ์โดยหลักคงอยู่จนถึง 70 ปีหลังผู้สร้างสรรค์เสียชีวิต (กฎหมายเดียวกัน มาตรา 51 วรรค 2) หากลังเลในการวินิจฉัยเป็นราย ๆ ไป ขอให้ปรึกษาฝ่ายบริหารจัดการภายในบริษัทหรือผู้เชี่ยวชาญเสมอ

ขั้นตอนการตรวจสอบก่อนจัดการข้อมูลส่วนบุคคล
1. พูดออกมาเป็นคำแล้วระบุให้ชัดว่าจะใช้เพื่ออะไร
2. ตรวจดูว่าได้แจ้งวัตถุประสงค์นั้นแก่เจ้าของข้อมูลหรือประกาศไว้แล้วหรือยัง
3. ตรวจสอบว่าไม่ได้ใช้ในทางที่เกินขอบเขตของวัตถุประสงค์
4. ถ้าจะส่งออกนอกบริษัท ให้ตรวจว่ามีความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลไว้ล่วงหน้าหรือไม่
5. ดูว่ามีข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องใช้ความระมัดระวัง เช่น ประวัติการเจ็บป่วย ปะปนอยู่หรือไม่
6. ข้อมูลที่ไม่จำเป็นแล้วให้ลบทิ้งอย่างแน่นอนด้วยวิธีที่กำหนดไว้

องค์ประกอบ 3 ข้อของการคุกคามด้วยอำนาจ

คำพูดหรือการกระทำที่มีความสัมพันธ์เหนือกว่าเป็นภูมิหลัง สิ่งที่เกินขอบเขตที่จำเป็นและสมควรในทางการงาน และการที่สภาพแวดล้อมการทำงานเสียหาย (กฎหมายส่งเสริมนโยบายแรงงานแบบองค์รวม มาตรา 30-2)

6 ประเภท

รูปแบบที่เป็นตัวแทนซึ่งแนวทางของรัฐมนตรีว่าการกระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการ แสดงไว้ ได้แก่ การทำร้ายทางร่างกาย การทำร้ายทางจิตใจ การตัดขาดจากความสัมพันธ์กับผู้อื่น การเรียกร้องเกินควร การเรียกร้องน้อยเกินควร และการล่วงล้ำความเป็นส่วนตัว

แบบแลกเปลี่ยนและแบบสภาพแวดล้อม

การได้รับผลเสียด้านเงื่อนไขการทำงานจากการตอบสนองต่อคำพูดหรือการกระทำในเชิงเพศคือแบบแลกเปลี่ยน ส่วนการที่สภาพแวดล้อมการทำงานเสียหายจากคำพูดหรือการกระทำในเชิงเพศคือแบบสภาพแวดล้อม (กฎหมายความเท่าเทียมของโอกาสการจ้างงานชายหญิง มาตรา 11)

ข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องใช้ความระมัดระวัง

ข้อมูลส่วนบุคคลที่มีข้อความซึ่งต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษ เช่น เชื้อชาติ ความเชื่อ สถานะทางสังคม ประวัติการเจ็บป่วย ประวัติอาชญากรรม (กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล มาตรา 2 วรรค 3)

ข้อเท็จจริงสำคัญ

ข้อเท็จจริงสำคัญเกี่ยวกับกิจการของบริษัทจดทะเบียนเป็นต้น ผู้เกี่ยวข้องกับบริษัทที่ได้รู้จากการปฏิบัติหน้าที่ถูกห้ามซื้อขายก่อนการเปิดเผยต่อสาธารณะ (กฎหมายว่าด้วยธุรกรรมผลิตภัณฑ์ทางการเงิน มาตรา 166)

การอ้างอิง

การใช้งานอันมีลิขสิทธิ์ที่ได้เผยแพร่แล้ว โดยสอดคล้องกับธรรมเนียมอันเป็นธรรมและอยู่ในขอบเขตอันสมควรตามวัตถุประสงค์ (กฎหมายลิขสิทธิ์ มาตรา 32 วรรค 1) ต้องแสดงแหล่งที่มา และให้ข้อเขียนของตัวเองเป็นส่วนหลัก

แหล่งอ้างอิง: กฎหมายส่งเสริมนโยบายแรงงานแบบองค์รวม (労働施策総合推進法) มาตรา 30-2, กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (個人情報保護法) มาตรา 17, กฎหมายลิขสิทธิ์ (著作権法) มาตรา 32

โดยยึดของขวัญแต่งงานเป็นหลัก เราจะฝึกต่อเนื่องกันตั้งแต่วิธีเลือก mizuhiki ความหมายของ noshi วิธีเขียนหน้าซอง การจัดซองใส่เงินอวยพร ไปจนถึงการตอบบัตรเชิญ

เมื่อจะมอบสิ่งของหรือเงินสดในงานมงคล อันดับแรกให้เลือก mizuhiki (水引 เชือกผูกซอง) งานมงคลที่เกิดขึ้นกี่ครั้งก็ดีให้ใช้ chōmusubi (蝶結び ผูกโบว์) ซึ่งแก้แล้วผูกใหม่ได้หลายครั้ง อีกชื่อหนึ่งคือ hanamusubi (花結び) ส่วนเรื่องที่อยากให้เกิดเพียงครั้งเดียวอย่างการแต่งงาน ให้ใช้ musubikiri (結び切り ผูกตาย) ซึ่งแก้ไม่ออก และ awaji-musubi (あわじ結び) ซึ่งเป็นชนิดหนึ่งของมัน ส่วนของขวัญฉลองหายป่วย kaiki-iwai (快気祝い) ก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรเกิดซ้ำ จึงเลือก musubikiri เช่นกัน ถ้าเข้าใจตรงนี้ผิด ความหมายจะกลับตาลปัตร ขอให้ตรวจสอบวัตถุประสงค์ก่อนซื้อซอง อนึ่ง มารยาทในรายละเอียดต่างกันไปตามท้องถิ่น เมื่อลังเลก็ถามผู้อาวุโสหรือร้านค้าจึงจะแน่นอน

noshi (のし) ซึ่งเขียนด้วยคันจิว่า 熨斗 คือเครื่องประดับเรียวยาวที่ติดอยู่มุมบนขวาของกระดาษห่อหรือซองใส่เงินอวยพร เดิมทีคือเนื้อหอยเป๋าฮื้อตากแห้งที่รีดให้บาง มีความหมายว่าแนบของสดไปด้วย ดังนั้นเมื่อจะมอบของสดเองอยู่แล้วอย่างปลาหรือเนื้อ จึงไม่ติดซ้ำเข้าไปอีก และเนื่องจากเป็นเครื่องหมายของงานมงคล จึงไม่ติดในงานอวมงคลด้วย ซองและกระดาษห่อที่ขายทั่วไปมักพิมพ์มาให้ล่วงหน้าอยู่แล้ว เพียงเลือกให้ตรงกับวัตถุประสงค์ ก็จะได้รูปแบบที่ถูกต้องเองโดยธรรมชาติ

omotegaki (表書き ข้อความหน้าซอง) เขียนไว้ตรงกลางเหนือ mizuhiki ส่วนชื่อของผู้มอบเขียนไว้ตรงกลางใต้ mizuhiki ด้วยตัวเล็กกว่าข้อความหน้าซองเล็กน้อย ถ้าเป็นของขวัญแต่งงาน คำที่ใช้ทั่วไปคือ kotobuki (寿), o-iwai (御祝), go-kekkon o-iwai (御結婚御祝) และรูปแบบที่เลี่ยงคำ 4 ตัวอักษรโดยเขียนว่า shuku go-kekkon (祝御結婚) ก็ใช้กันอย่างกว้างขวาง การเขียนชื่อร่วมกันนั้น เนื่องจากเขียนแนวตั้งแล้วขวาอยู่สูงกว่า จึงเรียงจากผู้ที่มีตำแหน่งหรืออายุสูงกว่าไปทางขวาตามลำดับ เมื่อมีคนจำนวนมาก ให้เขียนคำว่า hoka ichidō (外一同 และคณะ) ไว้ทางซ้ายของชื่อผู้แทน แล้วเขียนชื่อทุกคนไว้ในซองในหรือกระดาษแยกต่างหาก เครื่องเขียนโดยหลักคือพู่กันหรือปากกาพู่กันหมึกเข้ม

สิ่งที่อยู่ในซองใส่เงินอวยพรและวิธีมอบก็มีแบบแผน งานมงคลให้เตรียมธนบัตรใหม่ให้ครบเพื่อแสดงว่าเป็นน้ำใจที่เตรียมไว้ล่วงหน้า และใส่โดยให้รูปบุคคลอยู่ด้านหน้าของซองใน และหันให้รูปบุคคลนั้นอยู่ด้านบน จำนวนเงินเขียนด้วยตัวเลขคันจิไว้ด้านหน้าของซองใน ส่วนที่อยู่และชื่อ-นามสกุลเขียนไว้ด้านหลัง เมื่อจะถือไปให้ห่อด้วย fukusa (袱紗 ผ้าห่อ) แล้วที่โต๊ะลงทะเบียนจึงหยิบออกจาก fukusa และมอบด้วยสองมือโดยหันด้านหน้าไปทางอีกฝ่าย ถือกันว่า fukusa ของงานมงคลใช้โทนสีอุ่น งานอวมงคลใช้โทนสีเย็น ส่วนสีม่วงใช้ได้ทั้งสองงาน

การตอบบัตรเชิญ เมื่อได้รับแล้วให้ส่งกลับให้เร็วที่สุดเท่าที่ทำได้ กรณีเข้าร่วม ให้ขีดสองเส้นทับตัว go (御) ของคำว่า go-shusseki (御出席) แล้ววงกลมคำว่า shusseki ส่วนคำว่า go-kesseki (御欠席) ที่ไม่ใช้ ให้ขีดสองเส้นทับทั้งคำ ส่วนคำว่า go-hōmei (御芳名) ให้ขีดทับถึงตัว go-hō (御芳) แล้วเหลือคำว่า mei ไว้ และเขียนชื่อตัวเองไว้ใต้นั้น ส่วนคำว่า go-jūsho (御住所) ให้ขีดทับเฉพาะตัว go ในช่องจ่าหน้า คำว่า yuki (行) หรือ ate (宛) ให้ขีดสองเส้นทับแล้วแก้เป็น sama (様) ถ้าเสริมคำอวยพรและคำสักคำที่บอกความยินดีที่ได้ไปร่วมงานไว้ตรงที่ว่าง ก็จะประทับใจยิ่งขึ้น

วิธีเขียนตอบบัตรเชิญ
1. เมื่อได้รับแล้วให้หย่อนตู้ไปรษณีย์ให้เร็วที่สุดเท่าที่ทำได้
2. ขีดสองเส้นทับตัว go ของ go-shusseki (御出席) แล้ววงกลมคำว่า shusseki
3. คำว่า go-kesseki (御欠席) ที่ไม่ใช้ ให้ขีดสองเส้นทับทั้งคำ
4. คำว่า go-hōmei (御芳名) ให้ขีดทับถึง go-hō เหลือ mei ไว้ แล้วเขียนชื่อ
5. คำว่า yuki (行) หรือ ate (宛) ในช่องจ่าหน้า ให้ขีดสองเส้นทับแล้วเขียนว่า sama (様)
6. เสริมคำอวยพรสักคำไว้ตรงที่ว่าง

mizuhiki (水引)

เชือกที่ผูกคาดซองใส่เงินอวยพรและกระดาษห่อ ความหมายเปลี่ยนไปตามวิธีผูก ใช้ chōmusubi กับ musubikiri ให้ต่างกัน

chōmusubi (蝶結び) ผูกโบว์

วิธีผูกที่แก้แล้วผูกใหม่ได้กี่ครั้งก็ได้ อีกชื่อคือ hanamusubi ใช้กับเรื่องที่เกิดซ้ำได้ เช่น ของขวัญคลอดบุตรและ o-chūgen

musubikiri (結び切り) ผูกตาย

วิธีผูกที่แก้ไม่ออก ใช้กับเรื่องที่ไม่ควรเกิดซ้ำ เช่น ของขวัญแต่งงาน ของขวัญฉลองหายป่วย และงานอวมงคล awaji-musubi ก็เป็นชนิดหนึ่งของมัน

noshi (のし)

เครื่องประดับเรียวยาวที่ติดอยู่มุมบนขวาของกระดาษห่อ เดิมคือเนื้อหอยเป๋าฮื้อตากแห้ง มีความหมายว่าแนบของสดไปด้วย ไม่ติดกับของสดเองและงานอวมงคล

omotegaki (表書き)

คำบอกวัตถุประสงค์ที่เขียนไว้เหนือ mizuhiki ถ้าเป็นของขวัญแต่งงานก็เช่น kotobuki (寿), o-iwai (御祝), go-kekkon o-iwai (御結婚御祝) ส่วนชื่อเขียนไว้ใต้ mizuhiki ด้วยตัวเล็กกว่าเล็กน้อย

fukusa (袱紗)

ผ้าที่ใช้ห่อซองใส่เงินอวยพรหรือซองเงินช่วยงานศพเพื่อถือไป ถือกันว่างานมงคลใช้โทนสีอุ่น งานอวมงคลใช้โทนสีเย็น ส่วนสีม่วงใช้ได้ทั้งสอง

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

เราจะเรียบเรียงตั้งแต่วิธีวางตัวในงานสวดอภิธรรมและงานอำลา ข้อความหน้าซอง kōden ที่เปลี่ยนไปตามศาสนา ถ้อยคำที่ควรเลี่ยง ไปจนถึงช่วงเวลาและข้อความหน้าซองของ o-chūgen และ o-seibo

เมื่อได้รับข่าวการเสียชีวิต ให้ตรวจสอบวันเวลา สถานที่ ชื่อเจ้าภาพ และรูปแบบทางศาสนา tsuya (通夜 งานสวดอภิธรรม) คือพิธีที่จัดในตอนกลางคืน ส่วน kokubetsu-shiki (告別式 งานอำลา) คือพิธีกล่าวลาผู้วายชนม์ และมีหลายกรณีที่ไปร่วมเพียงงานใดงานหนึ่ง กรณีที่รีบไปร่วม tsuya โดยด่วน ถือกันว่าใส่ชุดธรรมดาอย่างสูทสีทึบก็ไม่เป็นไร ส่วน kokubetsu-shiki โดยทั่วไปอธิบายกันว่าชุดไว้ทุกข์เป็นหลัก เครื่องประดับให้ใช้แต่พอประมาณ และเลี่ยงของที่แวววาวหรือหรูหรา ส่วนลูกประคำ juzu (数珠) เป็นของที่ใช้ในงานแบบพุทธ ในงานแบบชินโตหรือแบบคริสต์จะไม่ถือไป หากบริษัทหรือท้องถิ่นมีธรรมเนียมที่กำหนดไว้ ก็ขอให้ทำตามนั้น

ข้อความหน้าซอง kōden (香典 เงินช่วยงานศพ) เปลี่ยนไปตามศาสนา จึงต้องตรวจสอบล่วงหน้าเสมอ แบบพุทธใช้คำว่า go-kōden (御香典) หรือ go-kōryō (御香料) ได้อย่างกว้างขวาง แบบชินโตใช้ o-tamagushi-ryō (御玉串料) หรือ o-sakaki-ryō (御榊料) และแบบคริสต์ใช้ o-hana-ryō (御花料) ส่วนคำว่า go-reizen (御霊前) มักใช้ในงาน tsuya และงานศพแบบพุทธ แต่ในนิกาย Jōdo-shinshū (浄土真宗) มีคำอธิบายว่าให้ใช้ go-butsuzen (御仏前) ตามคำสอนที่ว่าเมื่อสิ้นชีวิตก็เป็นพุทธะทันที เมื่อไม่ทราบนิกาย ให้ใช้ข้อความหน้าซองที่ปลอดภัยอย่าง go-kōden หรือสอบถามฝ่ายเจ้าภาพหรือบริษัทจัดงานศพจึงจะแน่นอน ข้อความหน้าซองมีธรรมเนียมให้เขียนด้วยหมึกจาง

ซองเงินช่วยงานศพให้ใช้ mizuhiki แบบ musubikiri และไม่ติด noshi ซึ่งเป็นเครื่องหมายของงานมงคล ธนบัตรที่ใส่เข้าไปนั้น ตรงข้ามกับธนบัตรใหม่ของงานมงคล คือไม่ใช้ธนบัตรใหม่เพื่อเลี่ยงภาพว่าเตรียมไว้เพราะคาดหมายเรื่องร้ายล่วงหน้า และมีธรรมเนียมว่าเมื่อมีแต่ธนบัตรใหม่อยู่ในมือ ก็ให้พับเป็นรอยเสียครั้งหนึ่งแล้วจึงใส่ fukusa ให้เลือกโทนสีเย็น ที่โต๊ะลงทะเบียนให้หยิบออกจาก fukusa กล่าวคำแสดงความเสียใจ แล้วมอบด้วยสองมือโดยหันด้านหน้าไปทางอีกฝ่าย เกณฑ์คร่าว ๆ ของจำนวนเงินและมารยาทในรายละเอียดเปลี่ยนไปตามท้องถิ่นและความสัมพันธ์ หากบริษัทมีแบบอย่างที่เคยทำมาก็ขอให้ตรวจสอบ

ในการใช้ถ้อยคำ ให้ใช้แบบสำเร็จรูป เช่น “kono tabi wa go-shūshōsama de gozaimasu (ขอแสดงความเสียใจอย่างยิ่งครับ)” และ “kokoro yori o-kuyami mōshiagemasu (ขอแสดงความอาลัยจากใจครับ)” และอย่าถามสาเหตุการเสียชีวิตหรือคุยยืดยาว คำซ้ำอย่าง kasanegasane (重ね重ね), tabitabi (たびたび), kaesugaesu (返す返す), masumasu (ますます) ชวนให้นึกถึงการที่ความโชคร้ายเกิดซ้ำ จึงเลี่ยงในฐานะ imi-kotoba (忌み言葉 คำต้องห้าม) ส่วนคำพูดอย่าง “go-meifuku o o-inori shimasu (ขอให้ไปสู่สุคติ)”, kuyō (供養 การอุทิศส่วนกุศล) และ jōbutsu (成仏 การบรรลุพุทธภาวะ) เป็นคำของศาสนาพุทธ จึงไม่ใช้ในงานแบบชินโตหรือแบบคริสต์ เมื่อไปร่วมไม่ได้ ให้จัดส่ง chōden (弔電 โทรเลขแสดงความอาลัย) โดยจ่าถึงสถานที่จัดงานและถึงเจ้าภาพ ให้ทันงาน tsuya หรือ kokubetsu-shiki

o-chūgen (お中元) และ o-seibo (お歳暮) เป็นคำทักทายตามฤดูกาลเพื่อสื่อความขอบคุณในชีวิตประจำวัน ไม่ใช่การอวยพร mizuhiki ใช้ chōmusubi เพราะเป็นสิ่งที่ทำซ้ำทุกปี และข้อความหน้าซองเขียนว่า go-chūgen (御中元) และ go-seibo (御歳暮) ช่วงเวลาที่มอบมีความต่างกันตามท้องถิ่น โดย o-chūgen ถือกันว่าอยู่ราวต้นถึงกลางเดือน 7 และบางท้องถิ่นถึงกลางเดือน 8 ส่วน o-seibo ถือกันว่าอยู่ตั้งแต่ต้นเดือน 12 ถึงราววันที่ 20 เมื่อเลยช่วงเวลาไปแล้วให้เปลี่ยนข้อความหน้าซอง โดย o-chūgen ถ้าถึงวัน risshū (立秋 เริ่มฤดูใบไม้ร่วง) ให้ใช้ shochū o-mimai (暑中御見舞) และเมื่อเลย risshū แล้วให้ใช้ zansho o-mimai (残暑御見舞) ส่วน o-seibo เมื่อขึ้นปีใหม่แล้วจนถึง matsu-no-uchi (松の内 ช่วงประดับต้นสน) ให้ใช้ o-nenga (御年賀) และหลังจากนั้นใช้ kanchū o-mimai (寒中御見舞) กับผู้อาวุโสกว่าบางครั้งก็ใช้ shochū o-ukagai (暑中御伺) และ zansho o-ukagai (残暑御伺) เนื่องจากไม่ใช่การอวยพร จึงถือกันว่ามอบให้ผู้ที่อยู่ในช่วงไว้ทุกข์ได้ แต่ให้เลี่ยง mizuhiki สีแดงขาว และโดยทั่วไปใช้แผ่นป้ายเปล่าไม่มีลวดลายแทน

ขั้นตอนการจัดส่ง chōden
1. ตรวจสอบวันเวลาและสถานที่ของ tsuya และ kokubetsu-shiki
2. นับย้อนหาเวลาที่จะทันงานใดงานหนึ่ง แล้วยื่นคำสั่งส่ง
3. ปลายทางคือสถานที่จัดงาน และชื่อผู้รับคือชื่อเต็มของเจ้าภาพ
4. ถ้าไม่ทราบเจ้าภาพ ให้เสริมคำว่า go-izoku-sama (ご遺族様 เรียนครอบครัวผู้วายชนม์) ไว้กับชื่อผู้วายชนม์
5. ตัดคำซ้ำและคำที่ไม่เข้ากับศาสนาออกจากข้อความ
6. ใส่ชื่อบริษัท ชื่อแผนก และชื่อ-นามสกุล ไว้ในช่องผู้ส่ง

tsuya (通夜)

พิธีที่จัดก่อนงานศพ ด้วยลักษณะที่เป็นการรีบไปร่วมโดยด่วน จึงถือกันว่าใส่ชุดธรรมดาสีทึบก็ไม่เป็นไร

o-tamagushi-ryō (御玉串料)

ข้อความหน้าซองที่ใช้ในงานศพแบบชินโต และใช้ o-sakaki-ryō (御榊料) ด้วย ในงานแบบชินโตไม่ใช้ลูกประคำ

o-hana-ryō (御花料)

ข้อความหน้าซองที่ใช้ในงานศพแบบคริสต์ ไม่ใช้คำของศาสนาพุทธอย่าง meifuku หรือ kuyō

imi-kotoba (忌み言葉) คำต้องห้าม

ถ้อยคำที่เลี่ยงในงานอวมงคลเพราะชวนให้นึกถึงการที่ความโชคร้ายเกิดซ้ำ เช่น kasanegasane, tabitabi, kaesugaesu

chōden (弔電)

โทรเลขแสดงความอาลัยที่ส่งเมื่อไปร่วมงานไม่ได้ จัดส่งโดยจ่าถึงสถานที่จัดงานและถึงเจ้าภาพ ให้ทันงาน tsuya หรือ kokubetsu-shiki

kanchū o-mimai (寒中御見舞)

ข้อความหน้าซองเมื่อมอบหลังจากพ้นช่วง matsu-no-uchi ไปแล้ว ส่วนตั้งแต่ขึ้นปีใหม่จนถึง matsu-no-uchi ให้ใช้ o-nenga (御年賀)

※ ไม่มีข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ เป็นการเรียบเรียงธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง