Cơ bản nơi công sở Nhật Lab

Thời trang, oshare (おしゃれ), là vì bản thân; chỉnh trang diện mạo, midashinami (身だしなみ), là vì người đối diện. Với hai thước đo là cảm giác sạch sẽ và TPO, bạn học cách chuẩn bị để không bị thiệt trong vài giây đầu tiên của cuộc gặp.

Người gặp bạn lần đầu đã hình thành ấn tượng từ mái tóc, quần áo, giày dép và đồ mang theo, trước cả khi bạn mở lời. Điều quan trọng ở đây là chỉnh trang diện mạo (midashinami) và thời trang (oshare) là hai chuyện khác nhau. Thời trang thể hiện sở thích của chính mình, và người quyết định hay dở là bản thân bạn. Chỉnh trang diện mạo là sự quan tâm để không gây khó chịu cho người đối diện, và người quyết định hay dở là đối phương cùng bối cảnh lúc đó. Vì vậy, "tôi thấy thích" không phải là lý do có giá trị trong chuyện chỉnh trang diện mạo. Khi phân vân, hãy đổi câu hỏi thành: nhìn từ phía đối phương thì trông ra sao.

Cụ thể, trước khi ra khỏi nhà đi làm, hãy soi lại mình theo thứ tự từ trên xuống dưới. Tóc có che mắt không, có bị bù xù vì ngủ dậy không. Râu đã cạo chưa, nếu để râu thì đã tỉa gọn dáng chưa. Cổ áo và cổ tay áo sơ mi có bẩn không, nếp nhăn đã được là phẳng chưa. Có chiếc cúc nào sắp rơi không. Móng tay đã cắt ngắn và đều chưa. Giày có bẩn không, gót giày có mòn vẹt không. Mùi là thứ bản thân khó nhận ra, nên hãy dùng nước hoa và keo vuốt tóc ở mức nhẹ, đồng thời để ý xem mùi thức ăn hay mùi thuốc lá còn vương lại không. Tránh việc mặc lại chiếc sơ mi của hôm trước chỉ vì thấy mùi không đáng ngại. Chiếc mũi của chính mình là thứ kém tin cậy nhất.

Mặc gì thì do TPO quyết định, tức là thời gian, địa điểm và tình huống. Trước hết, nếu nơi làm việc có quy định về trang phục thì quy định đó được ưu tiên hàng đầu. Cách nói "office casual" không có định nghĩa chung trên toàn quốc, phạm vi được chấp nhận khác nhau tùy từng công ty, nên hãy xác nhận chuẩn mực của công ty mình rồi mới điều chỉnh theo. Khi phân vân ở những điểm không có quy định thành văn, nghiêng về phía chỉn chu thay vì phía xuề xòa thì sẽ không sai. Ngày có khách đến hoặc đi thăm khách thì chỉnh tề thêm một bậc cho hợp với đối phương; ngày đi tham quan nhà máy hay công trường thì tuân theo các điều kiện về đồ bảo hộ và giày dép mà phía bên kia chỉ định. Như vậy, cùng một bộ đồ nhưng tình huống đổi thì mức độ phù hợp cũng đổi.

Với com-lê, kích cỡ có tác dụng hơn giá tiền. Nếu vị trí vai và chiều dài tay áo vừa vặn thì dù không đắt tiền, bộ đồ vẫn trông chỉn chu. Nguyên tắc cơ bản với phụ kiện là hạn chế số lượng: đeo thêm đồng hồ hay nhẫn cũng không làm tăng lòng tin. Về cặp, hãy chọn loại đủ lớn để đựng tài liệu khổ A4 mà không phải gấp, và đặt xuống sàn thì tự đứng được, như vậy khi đến chỗ khách hàng động tác của bạn sẽ không luống cuống. Ngày làm việc tại nhà và tham gia họp trực tuyến thì cách nghĩ cũng vậy. Dù trên màn hình chỉ thấy nửa người trên, vẫn có lúc bạn phải đứng dậy giữa chừng, và những việc phải ra ngoài đột xuất cũng xảy ra. Hãy thay sang bộ đồ mà người ngoài công ty nhìn thấy cũng không sao, rồi trước khi bắt đầu, kiểm tra cả phạm vi lọt vào khung hình, phông nền, và hướng ánh sáng sao cho khuôn mặt không bị tối.

Chuẩn bị diện mạo (tối hôm trước và sáng hôm sau)
Tối hôm trước 1: Xem lịch ngày mai, xác nhận có khách đến, đi gặp khách hay ra hiện trường không
Tối hôm trước 2: Lấy sẵn bộ đồ sẽ mặc, kiểm tra nếp nhăn, chỉ sờn và cúc áo
Tối hôm trước 3: Đánh giày và thay lại đồ trong cặp
Hôm sau 1: Chỉnh tóc, râu và móng tay
Hôm sau 2: Đứng trước gương soi từ trên xuống dưới theo thứ tự cổ áo, cổ tay áo, gấu áo, giày
Hôm sau 3: Kiểm tra mùi hương và mùi sau khi ăn rồi mới ra khỏi nhà

Chỉnh trang diện mạo, midashinami (身だしなみ)

Chỉnh trang cách ăn mặc sao cho không gây khó chịu cho người đối diện. Tiêu chuẩn phán đoán không nằm ở sở thích của mình mà ở đối phương và bối cảnh.

Cảm giác sạch sẽ, seiketsukan (清潔感)

Ngoài việc thực sự sạch sẽ, còn là trạng thái mà nhìn vào cũng thấy sạch sẽ. Các điểm cần kiểm tra chính là tóc, móng tay, giày, cổ áo và cổ tay áo, nếp nhăn và mùi.

TPO

Chữ cái đầu của time (thời gian), place (địa điểm), occasion (tình huống). Là cách nghĩ rằng cùng một bộ đồ nhưng tình huống đổi thì mức độ phù hợp cũng đổi.

Dress code (quy định trang phục)

Quy tắc về trang phục được yêu cầu tại một dịp nào đó. Ở lễ nghi hay tiệc chiêu đãi, phía chủ trì có khi nêu rõ, và khi đã được nêu thì phải tuân theo.

Office casual

Tên gọi chung cho trang phục đi làm thoải mái hơn com-lê. Không có định nghĩa chung trên toàn quốc, phạm vi cho phép khác nhau tùy công ty, nên phải xác nhận chuẩn mực của công ty mình.

Sự lưu tâm đến mùi

Hạn chế mùi từ nước hoa, keo vuốt tóc, thức ăn, thuốc lá... Bản thân đã quen nên khó nhận ra, và sở thích thì mỗi người mỗi khác.

Trang phục khi làm việc tại nhà

Sự chuẩn bị bao gồm cả phạm vi lọt vào khung hình họp trực tuyến và phông nền. Quan niệm chỉ cần chỉnh tề nửa người trên sẽ sụp đổ ngay khoảnh khắc bạn đứng dậy.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Chào trước, nhìn vào đối phương, bằng giọng đủ nghe. Bạn sẽ nắm vững những điều cơ bản của lời chào và 3 kiểu cúi chào dùng phân biệt theo tình huống, chi tiết đến cả thứ tự động tác.

Ở nơi làm việc, một ngày có rất nhiều dịp để chào hỏi. Điều tạo ra khác biệt ở đây không phải nội dung mà là việc ra tay trước. Chỉ cần bạn cất lời trước khi đối phương nói, ấn tượng đã khác. Bằng giọng đủ nghe, nhìn vào mắt người đối diện, và nếu được thì hãy dừng việc đang làm lại. Đáp lời trong khi vẫn dán mắt vào màn hình máy tính thì cũng chẳng khác mấy với việc không đáp. Buổi sáng thì "Ohayou gozaimasu" (chào buổi sáng), với người ngoài công ty thì "Osewa ni natte orimasu" (cảm ơn quý vị đã quan tâm giúp đỡ), với người sắp ra ngoài thì "Itterasshaimase" (chúc đi bình an), với người vừa quay về thì "Okaerinasaimase" (mừng anh chị đã về), khi tự mình về trước thì "Osaki ni shitsurei shimasu" (xin phép về trước), còn bên ở lại thì đáp "Otsukaresama deshita" (anh chị đã vất vả rồi). Lưu ý, "Gokurousama" được xem là cách nói để người trên úy lạo người dưới, nên thông lệ được chia sẻ rộng rãi là không dùng với cấp trên.

Nét mặt đến trước cả lời nói. Khi nghe chuyện, hãy nhếch khóe miệng lên và xoay cả người về phía đối phương. Nếu bạn thấy khó khi phải nhìn thẳng vào mắt liên tục, hãy đặt tầm mắt không phải vào chính con mắt mà vào vùng quanh mắt hoặc quãng lông mày, đối phương vẫn cảm nhận được là mình đang được nhìn. Nếu cứ cắm mắt vào tài liệu trên tay, người ta sẽ hiểu là bạn không lắng nghe. Trong tình huống đeo khẩu trang, vì phần miệng bị che nên hãy chú ý đến biểu cảm vùng mắt và ngữ điệu giọng nói.

Cúi chào chia thành 3 loại lớn. Eshaku (会釈) là kiểu nhẹ nhất, dùng khi đi ngang qua nhau ở hành lang, khi ra vào phòng, khi đi ngang trước mặt khách. Keirei (敬礼), còn gọi là futsuurei (普通礼, lễ thường), là chuẩn mực cho các tình huống trang trọng như khi đón khách, khi chào hỏi tại nơi mình đến thăm, khi trao đổi danh thiếp. Saikeirei (最敬礼) là kiểu sâu nhất, dùng khi tạ lỗi lớn, cảm ơn sâu sắc, hoặc tiễn khách trong dịp trang trọng. Góc gập nửa người trên thông thường được cho là khoảng 15 độ với eshaku, khoảng 30 độ với keirei, khoảng 45 độ với saikeirei, nhưng con số này dao động tùy trường phái, chứ không phải bắt buộc chính xác phải bao nhiêu độ. So với việc đo góc, điều quan trọng hơn là để mức độ sâu tương ứng với mức độ tình cảm.

Về mặt hình thức, cần nắm là tư thế và thứ tự. Đứng khép hai gót chân, giữ lưng thẳng và gập nửa người trên từ phần hông. Nếu chỉ cúi mỗi cổ thì trông thiếu chững chạc. Hai tay đặt chồng nhẹ phía trước hoặc buông tự nhiên hai bên thân. Cúi xuống thì dừng lại một nhịp, từ từ nâng lên, và cuối cùng nhìn đối phương thêm một lần nữa. So với doujirei (同時礼) là vừa nói vừa cúi cùng lúc, thì gosenkourei (語先後礼) tức nói lời trước rồi mới cúi đầu được xem là lịch sự hơn. Trong tình huống cùng cúi chào với đối phương, hãy bắt đầu cúi trước họ và ngẩng lên sau khi họ đã ngẩng, như vậy sự tôn trọng mới truyền đạt được. Khi tiễn khách, ý nghĩa nằm ở chỗ lúc đối phương ngoảnh lại thì thấy phía mình vẫn đang đứng tiễn, nên đừng quay vào ngay khoảnh khắc họ quay lưng, mà hãy tiễn cho đến khi không còn nhìn thấy bóng dáng họ nữa.

Trình tự cúi chào (theo hình thức gosenkourei)
1: Dừng bước, khép hai gót chân
2: Nhìn vào mắt đối phương
3: Nói lời chào (Ohayou gozaimasu / Osewa ni natte orimasu)
4: Giữ lưng thẳng và gập nửa người trên từ phần hông
5: Dừng lại một nhịp ở điểm thấp nhất
6: Từ từ nâng nửa người trên lên
7: Nhìn vào mắt đối phương thêm một lần nữa

Ra tay trước khi chào hỏi

Tự mình cất tiếng trước đối phương. So với thế bị động chỉ đáp lại, ấn tượng thay đổi rất nhiều.

Eshaku (会釈)

Kiểu cúi chào nhẹ nhất trong 3 loại. Dùng khi đi ngang qua nhau ở hành lang, khi ra vào phòng... Thông thường được cho là khoảng 15 độ.

Keirei (敬礼, lễ kính) — còn gọi futsuurei (普通礼)

Kiểu cúi chào chuẩn mực cho tình huống trang trọng. Dùng khi đón khách, chào hỏi tại nơi đến thăm, trao đổi danh thiếp. Thông thường được cho là khoảng 30 độ.

Saikeirei (最敬礼, lễ kính nhất)

Kiểu cúi chào sâu nhất. Dùng khi tạ lỗi lớn, cảm ơn sâu sắc, tiễn khách trong dịp trang trọng. Thông thường được cho là khoảng 45 độ.

Gosenkourei (語先後礼)

Hình thức nói lời trước, nhìn đối phương một nhịp rồi mới cúi chào. Được xem là lịch sự hơn doujirei (同時礼), tức vừa nói vừa cúi cùng lúc.

Giao tiếp bằng ánh mắt

Hướng tầm mắt về phía đối phương. Nếu thấy khó khi phải nhìn thẳng vào mắt liên tục, nên đặt tầm mắt vào vùng quanh mắt hoặc quãng lông mày.

Gokurousama và Otsukaresama

"Gokurousama" được xem là cách nói để người trên úy lạo người dưới, nên thông lệ là dùng "Otsukaresama deshita" với cấp trên.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Hành động sớm 5 phút, tin xấu càng phải báo sớm, và một câu "tôi rời chỗ một lát". Lòng tin được tạo nên từ sự tích lũy của 3 điều này.

Trước hết là thời gian. Giờ bắt đầu làm việc không phải là "giờ đến công ty" mà là "giờ đã ngồi vào chỗ và có thể bắt tay vào việc". Di chuyển, thay đồ, khởi động máy tính đều phải xong trước đó. Mức tham khảo phổ biến là họp thì ngồi vào chỗ trước 5 phút, đi thăm khách thì đến quầy lễ tân trước giờ hẹn 5 phút; đến quá sớm cũng khiến đối phương phải cuống lên chuẩn bị nên cần tránh. Khi biết mình sẽ trễ, hãy gọi điện ngay tại thời điểm đó. Email hay tin nhắn thì chưa chắc đối phương đã xem. Điều cần truyền đạt là sự thật rằng mình sẽ trễ, lý do, và giờ dự kiến đến nơi. Chỉ khi biết được giờ dự kiến thì đối phương mới sắp xếp lại lịch được.

Tiếp theo là báo cáo. Khi nhận chỉ thị, hãy nhắc lại các điểm chính, xác nhận thời hạn và hình thức của sản phẩm rồi ghi chép lại. Khi báo cáo thì nói kết luận trước, sau đó đến diễn biến, cuối cùng là suy nghĩ của bản thân, mỗi phần tách bạch. Trộn lẫn sự thật với suy đoán sẽ khiến người nghe phán đoán sai. Với công việc kéo dài, hãy chèn báo cáo giữa chừng ở các mốc phân đoạn. Bởi dù giữa chừng có đi lệch hướng thì chính người làm cũng khó thấy, và phát hiện càng sớm thì việc sửa càng nhỏ. Và điều quan trọng nhất là tin càng xấu càng phải truyền đạt sớm. Những cái cớ như để tự mình gỡ lại đã, chờ lúc cấp trên vui vẻ đã, điều tra nguyên nhân xong đã... tất cả đều làm chậm báo cáo, và trong khoảng thời gian đó các phương án có thể chọn cứ ít dần đi.

Khi rời chỗ ngồi, hãy nói kèm một câu. Nếu đã báo cho người ngồi gần về nơi mình đến và giờ dự kiến quay lại, thì với những cuộc gọi hay khách đến trong lúc đó, người xung quanh có thể ứng đáp rằng "anh ấy dự kiến quay lại khoảng ◯◯ giờ". Việc màn hình máy tính vẫn mở không phải là bằng chứng bạn đang có mặt. Việc rời chỗ lâu hoặc ra ngoài thì phải phản ánh vào lịch biểu hoặc bảng thông báo dùng chung. Khi ra về thì hãy cất lời với những người còn ở lại rồi mới đi.

Cuối cùng là cách ứng xử tại chỗ. Điện thoại di động trong cuộc họp thì về nguyên tắc phải chuyển sang chế độ im lặng trước khi bắt đầu, đặt trên bàn và không đụng vào. Dù đã tắt tiếng, nếu bạn nhìn màn hình hay thao tác thì người đang phát biểu vẫn nhận ra. Nếu có liên lạc không thể bỏ qua, hãy xin phép trước rồi rời chỗ. Thông tin biết được trong công việc thì không viết lên mạng xã hội cá nhân. Dù giấu tên công ty, đối phương vẫn có thể bị nhận diện từ ngày tháng hay địa điểm, và dù thu hẹp phạm vi công khai thì cũng không chặn được việc bị đăng lại. Tiếp tục bàn chuyện công việc trên xe hay trong quán cà phê lúc di chuyển cũng nguy hiểm y như vậy. Hút thuốc thì hút ở nơi đã quy định, và không rời chỗ nhiều lần trong giờ làm việc. Về việc hút thuốc thụ động tại nơi làm việc, Điều 68 khoản 2 Luật An toàn và Vệ sinh Lao động yêu cầu người sử dụng lao động phải nỗ lực thực hiện các biện pháp thích hợp tùy theo tình hình thực tế, nhằm ngăn ngừa việc người lao động hít phải khói thuốc thụ động trong không gian trong nhà hoặc môi trường tương đương. Sự lưu tâm đến mùi và tiếng ồn cũng là một phần của sự quan tâm dành cho những người cùng làm việc trong một không gian.

Trình tự khi sắp bị trễ
1: Ngay khi biết mình sẽ trễ, tính ra giờ dự kiến đến nơi
2: Gọi điện cho đối phương (không chỉ gửi email cho xong)
3: Xin lỗi về việc mình đến trễ
4: Trình bày lý do một cách ngắn gọn
5: Báo giờ dự kiến đến nơi
6: Xin chỉ thị về việc xử lý lịch hẹn ra sao
7: Khi đến nơi, xin lỗi lại một lần nữa trực tiếp

Hành động sớm 5 phút

Cách canh thời gian: họp thì ngồi vào chỗ trước 5 phút, đi thăm khách thì đến lễ tân trước 5 phút. Đến quá sớm cũng khiến đối phương phải cuống lên chuẩn bị nên cần tránh.

Hourensou (報連相)

Chữ đầu của houkoku (報告, báo cáo), renraku (連絡, thông báo), soudan (相談, xin ý kiến). Báo cáo là việc đã xong, thông báo là sự thật cần chia sẻ, xin ý kiến là việc muốn nhờ phán đoán.

Nói kết luận trước

Cách nói trình bày kết quả trước, rồi tách riêng phần diễn biến và suy nghĩ của bản thân ra nói sau. Người nghe sẽ dễ đưa ra phán đoán tiếp theo.

Báo cáo giữa chừng

Truyền đạt tiến độ khi công việc còn đang dở. Sửa được độ lệch hướng khi nó còn nhỏ. Công việc càng kéo dài thì hiệu quả càng lớn.

Một câu khi rời chỗ

Khi rời chỗ ngồi thì báo cho người xung quanh nơi mình đến và giờ dự kiến quay lại. Việc ứng đáp điện thoại và khách đến sẽ không bị ách tắc.

Ngăn ngừa hút thuốc thụ động

Ngăn việc bị phơi nhiễm khói thuốc của người khác. Điều 68 khoản 2 Luật An toàn và Vệ sinh Lao động quy định nghĩa vụ nỗ lực của người sử dụng lao động trong việc thực hiện các biện pháp thích hợp tùy theo tình hình thực tế.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

"Kim chỉ nam về kính ngữ" của Cục Văn hóa Nhật Bản chia kính ngữ thành 5 loại. Bài này sắp xếp rõ tôn kính ngữ, khiêm nhường ngữ I, khiêm nhường ngữ II, lịch sự ngữ và mỹ hóa ngữ, mỗi loại là kính ngữ dùng để đề cao ai.

Khi gọi điện cho đối tác, chỉ trong một đoạn hội thoại ngắn đã lần lượt xuất hiện "hành vi của đối phương", "hành vi của bản thân" và "hành vi của người trong công ty mình". Chỉ riêng động từ "nói" thôi: nếu đối phương nói thì dùng ossharu (おっしゃる), nếu mình nói với đối phương thì dùng moushiageru (申し上げる), nếu trình bày một cách trang trọng về phía mình thì dùng mousu (申す) — từ được chọn đổi khác. Chọn từ nào không phải do mức độ lịch sự quyết định, mà do câu nói đó đang đề cao ai. Nhầm lẫn chỗ này là bạn sẽ hạ thấp đối phương hoặc nâng người nhà mình lên.

Kim chỉ nam chia kính ngữ thành 5 loại: tôn kính ngữ (尊敬語, sonkeigo — dạng irassharu, ossharu), khiêm nhường ngữ I (謙譲語Ⅰ, kenjougo I — dạng ukagau, moushiageru), khiêm nhường ngữ II tức trang trọng ngữ (謙譲語Ⅱ／丁重語, kenjougo II / teichougo — dạng mairu, mousu), lịch sự ngữ (丁寧語, teineigo — dạng desu, masu) và mỹ hóa ngữ (美化語, bikago — dạng osake, oryouri). Theo cách chia 3 nhóm trước đây, khiêm nhường ngữ I và II được gộp thành "khiêm nhường ngữ", còn lịch sự ngữ và mỹ hóa ngữ được gộp thành "lịch sự ngữ". Hầu hết các tai nạn kính ngữ xảy ra ở nơi làm việc đều tập trung đúng vào phần được chia lại này, tức là ở chỗ khác nhau giữa khiêm nhường ngữ I và khiêm nhường ngữ II.

Tôn kính ngữ là loại dùng để nói về hành vi, sự việc, trạng thái... của phía đối phương hoặc của bên thứ ba, theo cách đề cao nhân vật đó. "Sensei wa raishuu kaigai e irassharu" (thầy tuần sau sẽ đi nước ngoài) thì đề cao thầy với tư cách người thực hiện hành vi; "sensei no onamae" (quý danh của thầy) thì đề cao thầy với tư cách người sở hữu; "oisogashii" (bận rộn) thì đề cao người đang ở trạng thái đó. Khiêm nhường ngữ I là loại dùng cho hành vi, sự việc đi từ phía mình hướng đến phía đối phương hoặc bên thứ ba, để đề cao nhân vật ở đích đến đó. Chữ ukagau trong "sensei no tokoro ni ukagau" (đến chỗ thầy) đang đề cao thầy, tức là nơi mình đến. Ngoài ra, kudasaru (くださる) vừa đề cao người thực hiện hành vi vừa mang thêm ý nhận được ơn huệ; itadaku (いただく) thì vừa đề cao đích đến vừa mang thêm ý nhận được ơn huệ.

Khiêm nhường ngữ II (trang trọng ngữ) là loại dùng để trình bày một cách trang trọng về hành vi, sự việc của phía mình, hướng tới người nghe hoặc người đọc. Mairu (参る), mousu (申す), itasu (いたす), oru (おる), zonjiru (存じる) thuộc loại này. Khác biệt lớn so với khiêm nhường ngữ I là nó dùng được cả khi không có đích đến nào xứng đáng để đề cao: "otouto no tokoro ni ukagaimasu" (đến chỗ em trai tôi) là dùng sai vì hóa ra đề cao chính em trai mình, nhưng "otouto no tokoro ni mairimasu" thì không có vấn đề gì. Mặt khác, khiêm nhường ngữ II về cơ bản dùng cho việc của phía mình, nên dùng cho hành vi của phía đối phương như "dochira kara mairimashita ka" là không thích hợp. Ngoài ra, nó thường đi kèm với masu.

Lịch sự ngữ là loại thêm desu, masu để trình bày một cách lịch sự với người nghe hoặc người đọc; ở mức độ lịch sự cao hơn nữa còn có (de) gozaimasu. Mỹ hóa ngữ là loại nói về sự vật một cách đẹp đẽ hơn như osake (お酒, rượu), oryouri (お料理, món ăn), và không có chức năng đề cao ai cả. Cuối cùng, có ba nguyên tắc khi dùng tôn kính ngữ và khiêm nhường ngữ I: không đề cao phía mình; đề cao phía đối phương là cách dùng điển hình; với bên thứ ba thì phán đoán tổng hợp, nếu thấy đề cao là thích hợp hơn thì đề cao, nhưng phải lưu ý không đề cao bên thứ ba mà nhìn từ phía đối phương sẽ không được xem là đối tượng đáng đề cao.

Thứ tự khi chọn kính ngữ
1 Xác định đó là hành vi của ai (phía mình, hay phía đối phương và bên thứ ba)
2 Nếu là hành vi của phía đối phương hoặc bên thứ ba thì dùng tôn kính ngữ (sensei ga irasshaimasu)
3 Nếu là hành vi của phía mình thì xem đích đến có người đáng đề cao hay không
4 Nếu có thì dùng khiêm nhường ngữ I (sensei no tokoro ni ukagaimasu)
5 Nếu không thì dùng khiêm nhường ngữ II (otouto no tokoro ni mairimasu)
6 Cuối câu thì chỉnh bằng lịch sự ngữ (desu / masu / (de) gozaimasu)

Tôn kính ngữ (尊敬語, sonkeigo)

Kính ngữ nói về hành vi, sự việc, trạng thái... của phía đối phương hoặc bên thứ ba theo cách đề cao nhân vật đó. Irassharu, ossharu, nasaru, meshiagaru, otsukai ni naru, onamae, oisogashii...

Khiêm nhường ngữ I (謙譲語Ⅰ, kenjougo I)

Kính ngữ nói về hành vi, sự việc đi từ phía mình hướng đến phía đối phương hoặc bên thứ ba, theo cách đề cao nhân vật ở đích đến. Ukagau, moushiageru, ome ni kakaru, sashiageru, otodoke suru...

Khiêm nhường ngữ II (謙譲語Ⅱ, kenjougo II) — trang trọng ngữ (丁重語, teichougo)

Kính ngữ trình bày hành vi, sự việc của phía mình một cách trang trọng với người nghe hoặc người đọc. Mairu, mousu, itasu, oru, zonjiru, setcho (拙著, sách hèn mọn của tôi), shousha (小社, tiểu công ty chúng tôi)... Thường đi kèm masu.

Lịch sự ngữ (丁寧語, teineigo)

Kính ngữ trình bày một cách lịch sự với người nghe hoặc người đọc: desu, masu. Ở mức độ lịch sự cao hơn nữa còn có (de) gozaimasu.

Mỹ hóa ngữ (美化語, bikago)

Loại nói về sự vật một cách đẹp đẽ hơn: osake, oryouri. Không có chức năng đề cao ai trong số người thực hiện hành vi, đích đến hay người nghe; được xếp vào kính ngữ theo nghĩa rộng.

Đề cao (立てる, tateru)

Đặt nhân vật đó ở vị trí cao trên phương diện ngôn từ khi nói. Cách gọi chỉ đặc điểm chung, bao gồm cả trường hợp thật lòng kính trọng lẫn trường hợp chỉ tôn trọng vị thế hoặc giữ khoảng cách.

Kudasaru và itadaku

Kudasaru là tôn kính ngữ, itadaku là khiêm nhường ngữ I, mỗi từ đều mang thêm ý nghĩa "nhận được ơn huệ từ hành vi đó".

Nguồn: Báo cáo kiến nghị của Hội đồng Thẩm định Văn hóa "Kim chỉ nam về kính ngữ" (ngày 2 tháng 2 năm Heisei 19, tức năm 2007) Chương 2 Cơ chế của kính ngữ, Mục 1 Các loại kính ngữ và chức năng của chúng

Kính ngữ có dạng đặc định là thay hẳn bằng một từ khác đã định sẵn, và dạng phổ quát áp được cho nhiều từ. Bài này nắm cách phân biệt お và 御, những dạng không tạo được, cùng cách phân biệt kính ngữ kép với chuỗi kính ngữ.

Tôn kính ngữ có dạng đặc định, tức thay hẳn iku (đi), kuru (đến), iru (ở) bằng irassharu; iu (nói) bằng ossharu; suru (làm) bằng nasaru; taberu (ăn), nomu (uống) bằng meshiagaru; kureru (cho) bằng kudasaru; và có dạng phổ quát áp được rộng rãi cho nhiều từ. Các dạng phổ quát là "o (go) ...... ni naru", "...... (ra) reru", "...... nasaru", "go ...... nasaru", "o (go) ...... da (desu)", "o (go) ...... kudasaru". Điều cần lưu ý ở đây là "o (go) ...... suru": đây là hình thức của khiêm nhường ngữ I nên không dùng làm tôn kính ngữ được. Ngoài ra, "go ...... sareru" vốn được xem là không phải hình thức thích hợp của tôn kính ngữ.

Nguyên tắc phân biệt お và 御 là "お + từ thuần Nhật (wago)" và "御 + từ gốc Hán (kango)". Chẳng hạn yomu (đọc) → oyomi ni naru, dekakeru (ra ngoài) → odekake ni naru, riyou suru (sử dụng) → goriyou ni naru, shusseki suru (dự) → goshusseki ni naru. Tuy nhiên, ở mỹ hóa ngữ thì dù đứng trước từ gốc Hán người ta vẫn chuộng お như oryouri (món ăn), okeshou (trang điểm); và ngoài mỹ hóa ngữ cũng có những ví dụ bất quy tắc như ogen (tình trạng sức khỏe), ogenki (khỏe mạnh). Hơn nữa, theo tập quán còn có những động từ không kết hợp được với お・御 nên không tạo được dạng "o (go) ...... ni naru". Kim chỉ nam nêu oshini ni naru, goshippai ni naru, gounten ni naru là các ví dụ không tạo được, và chỉ ra cách nói thay thế lần lượt là onakunari ni naru / nakunarareru, shippai nasaru / shippai sareru, unten nasaru / unten sareru. Goran ni naru, oide ni naru, oyasumi ni naru, omeshi ni naru là các ví dụ tạo theo cách bất quy tắc.

Dạng đặc định của khiêm nhường ngữ I gồm ukagau, moushiageru, zonjiageru, sashiageru, itadaku, ome ni kakaru, ome ni kakeru, goran ni ireru, haiken suru, haishaku suru. Dạng phổ quát là "o (go) ...... suru", "o (go) ...... moushiageru", "...... te itadaku", "o (go) ...... itadaku". Vì "o (go) ...... suru" là hình thức đề cao đích đến, nên chỉ tạo được với những động từ có nhân vật ở đích đến. Todokeru (giao), annai suru (hướng dẫn) có đích đến nên nói được otodoke suru, goannai suru; nhưng taberu (ăn), jousha suru (lên xe) thì không hình dung được nhân vật ở đích đến, nên không tạo được dạng otabe suru, gojousha suru. Dạng phổ quát của khiêm nhường ngữ II chỉ có "...... itasu", và dạng này chỉ dùng được với động từ biến cách sa (sahen doushi).

Khi muốn thêm nghĩa khả năng, trước hết hãy chuyển sang hình thức kính ngữ rồi mới chuyển sang dạng khả năng. Tôn kính ngữ thì có meshiagareru, oyomi ni nareru, goriyou ni nareru; khiêm nhường ngữ I thì có ukagaeru, otodoke dekiru, gohoukoku dekiru. Ngược lại, "o (go) ...... dekiru" là dạng khả năng của khiêm nhường ngữ I "o (go) ...... suru", nên dùng cho hành vi của đối phương là không thích hợp. Câu "gojousha dekimasen" ở nhà ga nên sửa thành "gojousha ni naremasen" mới thích hợp, và cũng có thể nói "gojousha itadakemasen" hoặc "gojousha wa dekimasen". Với những từ ghép giữa động từ và tính từ như wakarinikui (khó hiểu), yomiyasui (dễ đọc), thì chỉ chuyển phần động từ sang tôn kính ngữ, thành owakari ni narinikui, oyomi ni nariyasui.

Việc dùng hai lần cùng một loại kính ngữ cho một từ gọi là kính ngữ kép (二重敬語, nijuu keigo), ví dụ là oyomi ni narareru. Kính ngữ kép nói chung được xem là không thích hợp, nhưng cũng có những trường hợp đã định hình thành tập quán như omeshiagari ni naru, omie ni naru, oukagai suru, oukagai itasu, oukagai moushiageru. Ngược lại, việc chuyển hai từ trở lên thành kính ngữ rồi nối bằng te thì gọi là chuỗi kính ngữ (敬語連結, keigo renketsu), và về cơ bản được chấp nhận nếu từng kính ngữ riêng lẻ đều thích hợp và sự kết hợp không vô lý. Oyomi ni natte irassharu, oyomi ni natte kudasaru là các ví dụ. Tuy nhiên, những chuỗi làm cho hành vi của đối phương bị diễn đạt bằng khiêm nhường ngữ I và thành ra đề cao chính mình, như "sensei wa watashi no ie ni ukagatte kudasatta" hay "watashi wa sensei ni goannai shite itadaita", là không thích hợp; ở câu sau, bỏ chữ shite đi thành "goannai itadaku" là ổn.

Trợ từ cũng cần lưu ý. Kudasaru lấy thầy làm chủ ngữ, còn itadaku lấy bản thân làm chủ ngữ, nên phải nói "sensei ga shidou shite kudasatta" và "sensei ni shidou shite itadaita". Nếu nói "sensei ga goshidou itadaita" thì vì itadaku mang nghĩa nhận, được, câu đó hóa thành thầy đã nhận sự chỉ dẫn của một nhân vật khác.

Các mẫu nói lại cho đúng
goriyou sareru → goriyou ni naru / riyou nasaru / riyou sareru
gojousha dekimasen → gojousha ni naremasen / gojousha itadakemasen
owakari nikui → owakari ni narinikui
oyomi yasui → oyomi ni nariyasui
gounten ni naru → unten nasaru / unten sareru
goannai shite itadaku → goannai itadaku
oyomi ni narareru → oyomi ni naru

Dạng đặc định (特定形, tokuteikei)

Hình thức tạo kính ngữ bằng cách thay hẳn từ đó bằng một từ khác, như iku → irassharu, tazuneru → ukagau.

Dạng phổ quát (一般形, ippankei)

Hình thức tạo kính ngữ bằng cách áp một khuôn cho nhiều từ khác nhau, như "o (go) ...... ni naru", "o (go) ...... suru".

Kính ngữ kép (二重敬語, nijuu keigo)

Dùng hai lần cùng một loại kính ngữ cho một từ, như oyomi ni narareru. Nói chung không thích hợp, nhưng cũng có những trường hợp đã định hình thành tập quán như omeshiagari ni naru, oukagai suru.

Chuỗi kính ngữ (敬語連結, keigo renketsu)

Chuyển hai từ trở lên thành kính ngữ rồi nối bằng trợ từ liên kết te, như oyomi ni natte irassharu. Về cơ bản được chấp nhận nếu từng kính ngữ đều thích hợp và không vô lý.

お + từ thuần Nhật, 御 + từ gốc Hán

Nguyên tắc phân biệt お và 御: oyomi ni naru / goriyou ni naru. Tuy nhiên mỹ hóa ngữ thì dù là từ gốc Hán vẫn chuộng お, và có những bất quy tắc như ogen, ogenki.

o (go) ...... dekiru

Dạng khả năng của khiêm nhường ngữ I "o (go) ...... suru". Dùng được cho hành vi của mình, nhưng không dùng làm tôn kính ngữ diễn tả khả năng của đối phương. Dạng khả năng của tôn kính ngữ là "o (go) ...... ni nareru".

Khiêm nhường ngữ II ở danh từ

Những từ gắn thêm gu (愚), shou (小), setsu (拙), hei (弊) để nói khiêm tốn về phía mình, như guken (愚見, thiển ý), shousha (小社), setcho (拙著), heisha (弊社, tệ xá công ty chúng tôi). Gần như chỉ dùng trong văn viết.

Nguồn: Báo cáo kiến nghị của Hội đồng Thẩm định Văn hóa "Kim chỉ nam về kính ngữ" (ngày 2 tháng 2 năm Heisei 19, tức năm 2007) Chương 2 Cơ chế của kính ngữ, Mục 2 Hình thức của kính ngữ / cùng tài liệu, Chương 3 Cách dùng kính ngữ cụ thể, Mục 2 Cách chọn kính ngữ cho thích hợp

Tai nạn kính ngữ hay gặp nhất ở nơi làm việc là dùng khiêm nhường ngữ I cho hành vi của đối phương. Bài này xem lại các trường hợp nhầm lẫn mà Kim chỉ nam nêu ví dụ cụ thể, cùng chỗ dùng đúng của sasete itadaku.

Nói với khách ở quầy lễ tân rằng "tantousha ni ukagatte kudasai" (xin quý khách hỏi người phụ trách), hỏi cấp trên "sono fairu mo omochi shimasu ka" (sếp có mang cả tệp đó đi không), viết trong thông báo rằng "gozaitaku suru hitsuyou wa arimasen" (quý vị không cần phải có mặt ở nhà). Tất cả những câu này đều là ví dụ được Kim chỉ nam nêu ra về việc dùng khiêm nhường ngữ I dù đó là hành vi của đối phương. Ukagau, okiki suru, otazune suru, omochi suru, gozaitaku suru đều là hình thức khiêm nhường ngữ I nên không dùng được cho hành vi của khách hay của cấp trên. Phải chuyển sang tôn kính ngữ lần lượt thành okiki kudasai / otazune kudasai, omochi ni narimasu ka, gozaitaku nasaru hitsuyou / gozaitaku no hitsuyou. Dù có gắn thêm kudasai như "tantousha ni okiki shite kudasai" thì sự thật okiki suru là khiêm nhường ngữ I vẫn không đổi, nên vẫn không dùng được.

Cũng có trường hợp nhầm lẫn ở khiêm nhường ngữ II. Nói với thầy Katou rằng "Ashita wa, Tanaka sensei no tokoro ni mairimasu." thì cũng không thành ra đề cao thầy Tanaka. Bởi mairu là kính ngữ trình bày trang trọng với người đối diện, chứ không có chức năng đề cao bên thứ ba xuất hiện trong câu chuyện. Muốn đề cao thầy Tanaka thì phải nói ukagaimasu. Ngược lại, có những cách nói tuy chứa mairu hay mousu nhưng không hoạt động với tư cách khiêm nhường ngữ II. "Gojisan kudasai" (xin mang theo), "omoushide kudasai" (xin trình báo), "omoushikomi kudasai" (xin đăng ký) đều dùng cho hành vi của phía đối phương mà không có vấn đề gì. Nếu vẫn thấy gợn thì có thể nói lại thành "omochi kudasai", "osshatte kudasai". Câu "Sono you ni moushitsutaete okimasu." (tôi sẽ chuyển lời như vậy) cũng vậy: đó là lời trình bày trang trọng với giám đốc, tức đối phương, chứ không nâng cấp dưới lên.

Việc gắn お hay 御 vào phía mình không phải lúc nào cũng bị cấm. Nếu là khiêm nhường ngữ I đề cao đích đến, như "(sensei o) omachi suru" (chờ thầy), "(Yamada-san ni) gosetsumei o shitai" (muốn giải thích với anh Yamada), thì hoàn toàn không có vấn đề; và cũng có trường hợp dùng như mỹ hóa ngữ, như "watashi no okashi" (bánh kẹo của tôi). Cái không được gắn là những trường hợp đề cao chính động tác hay sự việc của phía mình như "watashi no okangae" (ý nghĩ của tôi), "watashi no goryokou" (chuyến du lịch của tôi) — đó là lỗi dùng tôn kính ngữ cho phía mình.

Cả itadaku lẫn kudasaru đều dùng được. "Goriyou itadaku" là khiêm nhường ngữ I, "goriyou kudasaru" là tôn kính ngữ; đối tượng được đề cao giống nhau, và điểm biểu thị nhận thức rằng mình nhận được ơn huệ cũng giống nhau, nên phán đoán của Kim chỉ nam là cả hai đều dùng kính ngữ một cách thích hợp. Tuy nhiên, tài liệu cũng nêu rằng cách dùng "goriyou itadaku" được tiếp nhận khác nhau tùy từng người.

"(O / go) ...... (sa) sete itadaku" là hình thức dùng khi việc phía mình làm là được sự cho phép của phía đối phương hoặc bên thứ ba, và có sự thật hoặc cảm nhận rằng nhờ đó mình nhận được ơn huệ. Câu "Kopii o torasete itadakemasu ka." (tôi xin phép sao chụp được không) nói trước khi sao chụp cuốn sách của đối phương thì thỏa mãn điều kiện này. Còn "Happyou sasete itadakimasu." ở đầu buổi báo cáo nghiên cứu, hay "Honjitsu, kyuugyou sasete itadakimasu." trên tờ giấy dán thông báo nghỉ, thì trong trường hợp không có điều kiện xin phép sẽ hơi dài dòng, và nói "happyou itashimasu", "kyuugyou itashimasu" sẽ gọn hơn. Câu "○○ koukou o sotsugyou sasete itadakimashita." khi tự giới thiệu bị đánh giá là không thích hợp trong trường hợp người nghe thấy chẳng có sự cho phép lẫn ơn huệ nào.

Quyết định kính ngữ theo việc đó là hành vi của ai
Hành vi của đối phương hoặc cấp trên → tôn kính ngữ (okiki ni naru / otazune ni naru / omochi ni naru)
Hành vi của mình có đích đến cần đề cao → khiêm nhường ngữ I (okiki suru / otazune suru / omochi suru)
Trình bày trang trọng với đối phương về việc phía mình → khiêm nhường ngữ II (mairu / mousu / itasu / oru)
Gắn thêm kudasai cũng không biến khiêm nhường ngữ I thành tôn kính ngữ
Khi được cho phép rồi làm và nhận được ơn huệ → sasete itadaku

Nhầm lẫn đối tượng

Cách dùng sai người được đề cao, như dùng khiêm nhường ngữ I cho hành vi của đối phương, hay dùng tôn kính ngữ cho hành vi của mình. Kim chỉ nam nêu rất nhiều ví dụ cụ thể.

Okiki suru, otazune suru

Cùng là khiêm nhường ngữ I như ukagau. Không dùng được cho hành vi của khách hay cấp trên. Khi muốn nhờ đối phương đi hỏi thì chuyển sang tôn kính ngữ: okiki kudasai, otazune kudasai.

Gojisan kudasai (御持参ください)

Tuy chứa chữ 参 của mairu nhưng ở đây chữ 参 không hoạt động như khiêm nhường ngữ II, nên dùng cho hành vi của phía đối phương không có vấn đề gì. Omoushide kudasai, omoushikomi kudasai cũng vậy.

Moushitsutaeru (申し伝える)

Cách nói trình bày trang trọng với đối phương về việc mình sẽ chuyển lời cho người phía mình. Không thành ra nâng cấp dưới là người nhận lời nhắn lên.

Goriyou itadaku (御利用いただく)

Khiêm nhường ngữ I. Là cách diễn đạt hành vi của phía đối phương hoặc bên thứ ba từ lập trường của mình, và cũng là kính ngữ thích hợp y như tôn kính ngữ "goriyou kudasaru".

Sasete itadaku (させていただく)

Hình thức dùng khi việc phía mình làm là (a) được sự cho phép của phía đối phương hoặc bên thứ ba, và (b) nhờ đó mình nhận được ơn huệ. Mức chấp nhận thay đổi tùy vào việc thỏa mãn các điều kiện đó đến đâu.

Nguồn: Báo cáo kiến nghị của Hội đồng Thẩm định Văn hóa "Kim chỉ nam về kính ngữ" (ngày 2 tháng 2 năm Heisei 19, tức năm 2007) Chương 3 Cách dùng kính ngữ cụ thể, Mục 2 Cách chọn kính ngữ cho thích hợp

Cùng một người được nhắc đến, nhưng nói với ai thì kính ngữ đổi khác. Bài này xem xét theo từng tình huống: cách xử lý người nhà, lời úy lạo và lời khen, cách nhờ vả, và kính ngữ theo sổ tay hướng dẫn.

Đối với đối tác, cấp trên cũng là người phía mình, tức người uchi (ウチ, bên trong). Trưởng phòng Tanaka mà hằng ngày bạn vẫn nói bằng kính ngữ, khi nói với người ngoài công ty thì gọi là "Tanaka" cũng không có vấn đề gì. Cũng có cách nói vừa nêu chức vụ vừa xếp vào diện uchi như "buchou no Tanaka" (Tanaka, trưởng phòng của chúng tôi); ở tình huống trang trọng có thể nói "heisha no buchou", ở tình huống thoải mái hơn thì "uchi no buchou". Cần lưu ý là "Tanaka buchou" — cách gọi này không phải là cách gọi xếp vào diện uchi nên không thích hợp. Về gia đình mình cũng vậy, ở tình huống trang trọng thì về cơ bản phải nói chichi (cha), haha (mẹ), sofu (ông), sobo (bà), ani (anh trai), ane (chị gái).

Ranh giới uchi và soto (ソト, bên ngoài) được vạch lại mỗi khi đối phương thay đổi. Nếu bạn dẫn chương trình tiệc tất niên chỉ có nhân viên công ty, thì đề cao giám đốc và nói "Shachou kara goaisatsu o itadakimasu." là được; còn ở buổi tiệc có nhiều người ngoài công ty thì đề cao những người đó và nói "Shachou kara goaisatsu o moushiagemasu." Trường hợp tổ trưởng chuyển lời phát biểu của trưởng ban cho trưởng phòng nghe, có quan điểm cho rằng nhìn từ trưởng phòng thì trưởng ban không được xem là đối tượng đáng đề cao, nên đừng đề cao trưởng ban mà hãy dùng khiêm nhường ngữ II: "Kachou wa, kono you ni moushite orimashita." Mặt khác cũng có quan điểm chấp nhận "osshatte imashita" với lý do đề cao trưởng ban thì cũng là đề cao cả trưởng phòng ở trên nữa; trong trường hợp đó, có thể lưu tâm mà hạ bớt mức kính ngữ xuống cỡ "iwarete imashita". Ngoài ra, ở trường học, khi báo cho phụ huynh biết thầy Tanaka đồng nghiệp đang vắng mặt, theo ý thức uchi và soto thì phải nói "Tanaka wa orimasen.", nhưng khảo sát dư luận cho thấy nhiều người ủng hộ cách gọi "Tanaka sensei", và cũng có cách trung lập là gọi bằng chức danh "Tanaka kyouyu" (giáo viên Tanaka).

Lời úy lạo và lời khen đều có chiều. "Gokurousama" về cơ bản là cách nói gửi lòng úy lạo tới người đã làm việc vì phía mình, mà úy lạo thì hướng từ người ở trên xuống người ở dưới, nên được cho là tốt hơn cả là đừng dùng với người bề trên. Với cấp trên đã chỉ dạy công việc cho mình thì hãy bày tỏ lòng biết ơn bằng "Arigatou gozaimashita.", còn khi cấp trên đã cùng mình vất vả làm giấy tờ ra về thì nói "Otsukaresama de gozaimashita." là được. Về lời khen cũng vậy: việc được khen về đồ mặc trên người, đồ mang theo hay ngoại hình về cơ bản chỉ diễn ra giữa những người thân thiết, nên khen chiếc cà vạt của một giảng viên không mấy thân thiết thì không thể nói là thích hợp. Truyền đạt rằng nội dung bài giảng dễ hiểu, rằng mình học được nhiều, thì thích hợp hơn. Ngoài ra, hãy tránh hỏi thẳng người bề trên về năng lực, ý định hay nguyện vọng, mà chuyển sang dạng hỏi về sự thật, như "Furansugo mo ohanashi ni narimasu ka." (thầy có nói cả tiếng Pháp không).

Cách xưng hô và cách nhờ vả cũng có khuôn. "Anata" hiện nay thường dùng với người ngang hàng hoặc dưới mình, là từ khó dùng với người bề trên. Với người mình biết tên thì gọi bằng tên, còn với người không biết tên thì dùng kính ngữ cho hành động của họ và nói "Okangae o okikase kudasai." (xin cho tôi được nghe ý kiến của quý vị) là tránh được. Trên phong bì thư, dù đã rõ họ tên mà lại viết "Yamada Ichirou sensei onchuu" là không thích hợp, vì onchuu (御中) là chữ đề bên cạnh dùng để gửi tới những người liên quan bên trong một tổ chức hay cơ quan. Trong lời nhờ vả, nếu bạn không phải người chịu trách nhiệm mà lại nói "Kono shigoto o shite itadakimasu." thì hóa ra là cách diễn đạt như thể mình có quyền quyết định, nên hãy nhường phán đoán cho đối phương bằng "shite itadakemasu ka", "onegai dekimasu ka". Thay vì đột ngột đặt xuống bàn một câu "Kore, onegai shimasu.", chỉ cần thêm lời rào đón như "sumimasen ga" là ấn tượng đã khác.

Kính ngữ theo sổ tay hướng dẫn trong tiếp khách tuy hữu hiệu về mặt khuôn mẫu, nhưng cũng có cái đã định hình trong trạng thái sai. Câu "Gochuumon no shina wa osoroi ni narimashita deshou ka." (các món quý khách gọi đã đủ cả chưa ạ) thì vì "o ...... ni naru" là hình thức tôn kính ngữ nên hóa ra đang đề cao một vật là món ăn được gọi. Phải nói "Gochuumon no shina wa, soroimashita deshou ka." hoặc "Gochuumon no shina wa, ijou de yoroshii deshou ka." Kim chỉ nam vừa chỉ ra rằng khi sổ tay đưa ra cách dùng kính ngữ quá rập khuôn theo từng tình huống thì ngược lại dễ gây khó chịu, hoặc dễ dẫn đến cách dùng kính ngữ thừa thiếu không hợp bối cảnh, vừa nói rằng nó vẫn hữu hiệu với tư cách cẩm nang cho người chưa thuần thục.

Cách nói lại theo từng tình huống
Nói "Gokurousama deshita" với người bề trên → "Arigatou gozaimashita" (đổi sang lời cảm ơn)
Với cấp trên đã cùng làm việc → "Otsukaresama de gozaimashita"
"Furansugo mo ohanashi ni naremasu ka" → "Furansugo mo ohanashi ni narimasu ka" (hỏi về sự thật)
"Doko e irassharu tsumori desu ka" → "Dochira e irasshaimasu ka"
Không phải người chịu trách nhiệm mà nói "shite itadakimasu" → "shite itadakemasu ka"
"Gochuumon no shina wa osoroi ni narimashita deshou ka" → "Gochuumon no shina wa, soroimashita deshou ka"

Uchi và soto (ウチ・ソト)

Sự phân biệt giữa phạm vi được coi là phía mình và phía đối phương ở bên ngoài phạm vi đó. Với người ngoài công ty thì cấp trên của mình cũng bị xử lý như người uchi, nói mà không đề cao.

Buchou no Tanaka (部長の田中)

Cách gọi vừa nêu chức vụ vừa xếp vào diện uchi. "Tanaka", "heisha no buchou" cũng được. "Tanaka buchou" không phải cách gọi xếp vào diện uchi nên không thích hợp khi nói với bên ngoài.

Gokurousama (御苦労様)

Cách nói úy lạo người đã làm việc vì phía mình. Vì úy lạo là hướng từ người ở trên xuống người ở dưới, nên tốt hơn cả là đừng dùng với người bề trên.

Otsukaresama (お疲れ様)

Cách nói úy lạo mà mọi người trao cho nhau sau khi cùng làm việc. Nếu là cách nói lịch sự như "Otsukaresama de gozaimashita" thì dùng với cấp trên cũng được.

Tondemo gozaimasen (とんでもございません)

Cách nói khiêm tốn gạt nhẹ lời khen hay lời tán dương của đối phương. Hiện nay việc dùng trong những tình huống như vậy được xem là không có vấn đề gì.

Onchuu (御中)

Chữ đề bên cạnh biểu thị việc gửi tới những người liên quan bên trong một tổ chức hay cơ quan chứ không phải tới một cá nhân cụ thể. Thêm vào khi đã rõ họ tên là không thích hợp.

Kính ngữ theo sổ tay hướng dẫn

Bản chỉ dẫn cụ thể cách dùng ngôn từ trong các tình huống như tiếp khách. Hữu hiệu về mặt khuôn mẫu, nhưng dùng quá rập khuôn thì dễ dẫn đến kính ngữ thừa thiếu.

Nguồn: Báo cáo kiến nghị của Hội đồng Thẩm định Văn hóa "Kim chỉ nam về kính ngữ" (ngày 2 tháng 2 năm Heisei 19, tức năm 2007) Chương 3 Cách dùng kính ngữ cụ thể, Mục 3 Cách dùng kính ngữ trong các tình huống cụ thể

Danh thiếp được đối xử như chính khuôn mặt của đối phương. Nếu gộp thứ tự đưa, cách nhận và cả cách đặt trên bàn thành một mạch liền, bạn sẽ không cuống trong vài chục giây đầu tiên của cuộc gặp.

Khi bạn được mời vào phòng tiếp khách và ngồi chờ, người phụ trách bước vào. Việc trao đổi danh thiếp bắt đầu từ đây. Trước hết hãy đứng dậy và di chuyển tới vị trí không có cái bàn hay chiếc cặp chắn giữa mình và đối phương. Vươn tay qua bàn để đưa là kiểu giản lược, cần tránh ở buổi gặp trang trọng lần đầu. Hãy để hộp danh thiếp ở chỗ lấy ra được ngay, đừng tạo ra khoảng thời gian lục lọi dưới đáy cặp. Trước khi ra khỏi nhà, hãy kiểm tra danh thiếp xem có bị quăn góc hay bẩn không, tên phòng ban và số điện thoại có còn là thông tin cũ không, và số lượng mang theo đã dư ra so với số người dự kiến chưa.

Thông lệ được thừa nhận rộng rãi là bên đến thăm đưa trước, bên có vị thế thấp hơn đưa trước. Nếu là bên bán và bên mua thì bên bán đưa trước. Cao thấp về chức vụ chỉ là tiêu chuẩn để định thứ tự trong nội bộ cùng một bên, hoặc khi cả hai bên đều có nhiều người; quan hệ giữa bên đi thăm và bên tiếp đón được đặt lên trước. Khi đưa, hãy đặt danh thiếp lên trên hộp danh thiếp, xoay sao cho chữ hướng chính diện về phía đối phương, và chìa ra bằng hai tay ở tầm ngực. Đồng thời, xưng danh theo thứ tự tên công ty, tên phòng ban, họ tên. Danh thiếp không được đọc ngay khoảnh khắc trao đi, nên việc truyền đạt bằng giọng nói mới có ý nghĩa. Nếu đối phương đưa trước, hãy nhận trước rồi nói thêm "Moushiokuremashita" (xin lỗi vì đã xưng danh chậm) và tiếp đó đưa danh thiếp của mình.

Trên thực tế, việc cả hai cùng chìa ra một lúc lại xảy ra nhiều hơn, và điều này gọi là trao đổi cùng lúc. Vừa chìa danh thiếp của mình bằng tay phải, vừa dùng hộp danh thiếp cầm ở tay trái để đỡ lấy danh thiếp của đối phương; nhận xong thì lập tức chuyển sang cầm bằng hai tay. Lúc này, chú ý đừng đặt ngón tay lên phần chữ ghi tên công ty hay họ tên. Nếu có tên nào bạn không biết đọc thế nào, cứ hỏi ngay tại chỗ "Shitsurei desu ga, nan to oyomi sureba yoroshii deshou ka" (xin lỗi, tôi nên đọc tên này thế nào ạ) cũng không sao. Nếu cứ đoán mò rồi gọi mãi thì cái sai sẽ định hình và về sau khó sửa. Với tổ hợp mình đi cùng cấp trên và phía đối tác cũng nhiều người, thì những người ở vị trí cao nhất của hai bên trao đổi trước, tiếp đó mới đến những người ở vị trí thấp hơn.

Trao đổi xong thì ngồi vào chỗ. Danh thiếp nhận được nên đặt ở mép bàn phía mình, xếp khớp với thứ tự chỗ ngồi của đối phương, như vậy bạn sẽ nói chuyện mà không nhầm lẫn tên với mặt. Khi chỉ có một tấm thì đặt lên trên hộp danh thiếp. Trong suốt buổi trao đổi thì cứ để ra ngoài, đến lúc kết thúc thì cất đi theo động tác của đối phương. Cất trước sẽ trông như tín hiệu rằng bạn muốn kết thúc sớm. Nếu nhận ra mình đã hết danh thiếp, đừng giấu mà hãy xin lỗi "Moushiwake gozaimasen, meishi o kirashite orimasu" (thành thật xin lỗi, tôi đã hết danh thiếp) rồi xưng danh bằng miệng, sau đó hôm khác đưa lại hoặc gửi qua bưu điện. Ngoài ra, danh thiếp nhận được có ghi họ tên và thông tin liên lạc nên thuộc về thông tin cá nhân, vì vậy phải lưu giữ theo cách đã quy định trong công ty, và khi hủy cũng theo đúng trình tự đã quy định.

5 bước trao đổi danh thiếp
1: Đứng dậy, di chuyển tới vị trí không có bàn hay cặp chắn giữa
2: Đặt danh thiếp lên trên hộp danh thiếp, xoay hướng chính diện về phía đối phương
3: Vừa xưng danh theo thứ tự tên công ty, phòng ban, họ tên, vừa chìa ra bằng hai tay ở tầm ngực
4: Tay phải đưa đi, tay trái dùng hộp danh thiếp đỡ lấy danh thiếp của đối phương rồi chuyển sang cầm hai tay
5: Ngồi vào chỗ, đặt ở mép bàn phía mình khớp với thứ tự chỗ ngồi của đối phương

Hộp danh thiếp

Vật đựng để mang danh thiếp theo người, đồng thời làm bệ đỡ khi trao. Khi đưa thì đặt danh thiếp lên trên hộp, khi nhận thì cầm hộp ở tay trái làm khay đỡ.

Nguyên tắc về thứ tự đưa

Thông lệ bên đến thăm đưa trước, bên có vị thế thấp hơn đưa trước. Cao thấp về chức vụ là tiêu chuẩn để định thứ tự trong nội bộ cùng một bên, hoặc khi nhiều người gặp nhiều người.

Trao đổi cùng lúc

Hình thức cả hai bên cùng chìa danh thiếp một lúc. Tay phải đưa, tay trái dùng hộp danh thiếp đỡ lấy, nhận xong thì chuyển sang cầm hai tay.

Cách đặt danh thiếp

Sau khi ngồi thì đặt ở mép bàn phía mình, xếp khớp với thứ tự chỗ ngồi của đối phương. Khi chỉ có một tấm thì đặt lên trên hộp danh thiếp.

Khi hết danh thiếp

Cách xử lý là xin lỗi về sự thật đó, xưng danh bằng miệng, rồi hôm khác đưa lại hoặc gửi qua bưu điện. Chỉ lặng lẽ nhận thôi thì đối phương chẳng còn lại thông tin liên lạc của bạn.

Choudai suru (頂戴する)

Cách nói dùng khi nhận danh thiếp. Nói "Choudai itashimasu" (xin phép nhận) rồi đỡ bằng hai tay thì động tác và lời nói khớp nhau.

Quản lý danh thiếp

Danh thiếp nhận được là thông tin cá nhân gồm họ tên, nơi công tác và liên lạc, nên phải lưu giữ theo quy tắc của công ty và khi hủy cũng theo cách đã quy định.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Giới thiệu ai trước. Chỉ một điểm đó thôi đã quyết định ấn tượng của cả buổi gặp. Hãy ghi nhớ theo 2 trục: trong công ty và ngoài công ty, người trên và người dưới.

Khi bạn dẫn cấp trên đi thăm đối tác, hoặc khi bạn cho khách gặp cấp trên của mình, người nối hai bên lại chính là bạn với vai trò người giới thiệu. Mục đích của việc giới thiệu là để hai người dễ bắt đầu câu chuyện sau đó. Vì vậy đừng chỉ nói mỗi họ tên rồi thôi, mà hãy thêm ngắn gọn những thông tin làm đầu mối câu chuyện như tên công ty, phòng ban, công việc người đó phụ trách. Ngược lại, những chuyện riêng tư như quê quán hay hoàn cảnh gia đình, cũng như lời đánh giá về người đó, thì không được đưa ra khi chưa có sự đồng ý của chính họ.

Nguyên tắc về thứ tự có 2 điều. Điều thứ nhất xuất phát từ cách nghĩ: trao thông tin trước cho người đáng được đề cao. Đối với người ngoài công ty thì người của công ty mình là người nhà, nên hãy giới thiệu người công ty mình trước cho người ngoài công ty. Điều thứ hai là chuyện trong nội bộ cùng một bên: giới thiệu người ở dưới trước cho người ở trên. Nếu trong công ty bạn cho trưởng phòng gặp nhân viên mới, thì giới thiệu nhân viên mới trước cho trưởng phòng.

Có tình huống mà 2 điều này trông như xung đột nhau. Đó là khi cho trưởng phòng của đối tác gặp giám đốc công ty mình. Chỉ xét chức vụ thì giám đốc ở trên, nhưng đối với đối phương ngoài công ty thì bất kể chức vụ cao đến đâu, phía công ty mình vẫn là người nhà, nên hãy giới thiệu giám đốc công ty mình trước cho trưởng phòng của đối tác. Cao thấp về chức vụ chỉ là tiêu chuẩn để định thứ tự trong nội bộ cùng một bên, chứ không vượt qua được ranh giới trong và ngoài công ty. Trường hợp cùng một bên có nhiều người thì giới thiệu lần lượt từ người ở vị trí cao nhất.

Động tác của bên đang được giới thiệu cũng đã định sẵn. Hãy đứng dậy trước khi phần giới thiệu bắt đầu, và trong lúc được giới thiệu thì hướng về phía đối phương mà chờ. Nếu giữa chừng bạn tự chìa danh thiếp ra hay bắt đầu nói bổ sung thì mạch bị đứt. Giới thiệu xong rồi mới tự xưng danh và chuyển sang trao đổi danh thiếp. Khi gọi đối phương trong lúc trò chuyện sau phần giới thiệu, hãy gắn sama vào họ tên, hoặc thêm chức vụ vào sau họ tên. Nếu chỉ gọi bằng mỗi chức vụ, hoặc gọi là sochira-sama (quý vị bên đó), thì sẽ không rõ đang chỉ ai. Ngoài ra, khi được đối tác nhờ giới thiệu người phụ trách ở một công ty khác, nhất định phải hỏi và được sự đồng ý của người phụ trách đó rồi mới cho hai bên gặp nhau. Thông tin liên lạc là thông tin của chính người đó, không phải thứ để trao cho bên thứ ba mà không xin phép.

Trình tự giới thiệu
1: Đứng ở vị trí để hai người có thể đối diện nhau, thu hút sự chú ý của cả hai
2: Giới thiệu người công ty mình trước cho đối phương ngoài công ty
3: Thêm ngắn gọn tên công ty, phòng ban, họ tên và công việc phụ trách
4: Tiếp đó, giới thiệu đối phương ngoài công ty cho người công ty mình
5: Giới thiệu xong thì mỗi người tự xưng danh và chuyển sang trao đổi danh thiếp

Thứ tự giới thiệu

Nguyên tắc giới thiệu người công ty mình trước cho người ngoài công ty, và giới thiệu người ở dưới trước cho người ở trên. Cứ nghĩ là trao thông tin trước cho người đáng được đề cao thì sẽ không phân vân.

Người nhà và người ngoài công ty

Đối với đối phương ngoài công ty thì người của công ty mình, bất kể chức vụ, đều được xử lý như người nhà. Vì vậy dù là giám đốc công ty mình cũng phải giới thiệu trước cho trưởng phòng của đối tác.

Cho gặp mặt

Hành vi nối hai người chưa quen biết nhau. Thêm ngắn gọn nơi công tác và mảng phụ trách thì hai người sẽ dễ bắt đầu câu chuyện sau đó.

Tư thế trong lúc được giới thiệu

Đứng dậy trước khi phần giới thiệu bắt đầu, chờ đến khi xong rồi mới tự xưng danh. Không chìa danh thiếp hay bắt đầu nói giữa chừng.

Sự đồng ý cho việc giới thiệu

Khi giới thiệu một bên thứ ba, phải xin phép và được chính người đó đồng ý trước. Thông tin liên lạc và danh thiếp là thông tin của chính họ, không trao đi khi chưa xin phép.

Cách xưng hô

Sau khi giới thiệu thì gọi bằng họ tên gắn sama, hoặc họ tên kèm chức vụ. Tránh gọi bằng mỗi chức vụ, gọi là sochira-sama, hay gọi bằng tên riêng.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Chuyến thăm đã bắt đầu từ trước khi bước vào cửa. Từ cách hẹn lịch đến lời chào cáo từ, ta đi lại khuôn mẫu theo dòng thời gian.

Trước hết là hẹn lịch. Dù qua điện thoại hay email, nội dung cần truyền đạt vẫn như nhau: mục đích, thời lượng ước chừng, vài phương án ngày giờ mong muốn, và nếu có người đi cùng thì số người cùng họ tên. Chỉ khi nắm được những điều này, đối phương mới quyết định được ai sẽ ra tiếp, dùng phòng nào, chuẩn bị những gì. Ngày giờ thì ưu tiên sự thuận tiện của đối phương. Chốt xong thì ghi lại ngày giờ, địa điểm, phòng ban và họ tên người phụ trách bên đó, cách đi đường, rồi xác nhận lại lịch vào hôm trước. Việc thay đổi hay hủy thì liên lạc ngay tại thời điểm biết được.

Đúng ngày, hãy đến tòa nhà trước 10 phút, chỉnh trang lại ở nhà vệ sinh hoặc chỗ gần đó, rồi canh sao cho ra quầy lễ tân đúng 5 phút trước giờ hẹn. Nếu ra lễ tân sớm tới tận 30 phút thì thành ra gọi đối phương ra trong lúc họ còn đang chuẩn bị, ngược lại gây phiền hà. Nếu đến vừa đúng giờ thì bạn sẽ bị trễ đúng bằng khoảng thời gian di chuyển từ lễ tân lên phòng. Khi giao thông trục trặc và có nguy cơ trễ, hãy gọi điện cho bên đó ngay tại thời điểm biết được, trình bày tình hình cùng giờ dự kiến đến nơi và xin chỉ thị. Email thì chưa chắc đối phương đã xem, nên không dùng cho những liên lạc gấp.

Thông lệ là cởi áo khoác trước khi bước vào tòa nhà của đối phương. Điều này xuất phát từ cách nghĩ không mang bụi bặm bên ngoài vào trong. Áo khoác đã cởi thì lộn lớp lót ra ngoài, vắt lên cánh tay mà cầm; ô thì cắm vào giá để ô ở lối vào hoặc cho vào túi đựng ô. Ở quầy lễ tân, hãy nói tên công ty và họ tên của mình, phòng ban và họ tên người mình có hẹn, cùng giờ hẹn. Đủ bốn thứ đó là người ta chuyển lời được. Không cần giải thích cả nội dung công việc ở quầy lễ tân.

Khi được mời vào phòng tiếp khách thì ngồi vào chỗ được mời. Có nguyên tắc khách đến thăm ngồi ở chỗ dưới (shimoza), nhưng khi bên tiếp đón đã mời chỗ thì ngoan ngoãn nghe theo mới hợp lễ. Nếu không có ai hướng dẫn thì ngồi chờ ở chỗ dưới. Cặp đặt dưới chân, không đặt lên bàn hay lên chiếc ghế bên cạnh. Tài liệu hay bảng dán trong phòng thì không cầm lên xem, còn đồ uống được dọn ra thì đợi người phụ trách tới mời rồi mới dùng. Người phụ trách bước vào thì đứng dậy chào.

Xong việc thì chính bạn là bên kết thúc câu chuyện. Đối phương ở vào thế khó mở lời, nên cứ chờ thì buổi gặp sẽ kéo dài quá mức cần thiết. Hãy nói lời cảm ơn, dọn tài liệu, và áo khoác thì ra khỏi tòa nhà mới mặc. Khi được tiễn ra tận thang máy, hãy vào trong rồi xoay người lại, cúi đầu cho tới khi cửa đóng hẳn. Bởi bên tiễn vẫn đứng đó cho đến khi cửa đóng. Sang hôm sau chuyến thăm, nếu bạn vừa cảm ơn vừa sắp xếp lại những điều đã chốt tại chỗ và những việc sẽ làm tiếp rồi gửi cho người phụ trách, thì sẽ không còn lệch lạc trong nhận thức giữa hai bên.

Trình tự xưng danh ở quầy lễ tân
1: Cởi áo khoác trước khi bước vào tòa nhà, vắt lên cánh tay mà cầm
2: Nói tên công ty và họ tên của mình ở quầy lễ tân
3: Nói phòng ban và họ tên người mình có hẹn
4: Nói giờ hẹn (tôi có hẹn lúc 14 giờ)
5: Di chuyển theo hướng dẫn, vào phòng tiếp khách thì ngồi vào chỗ được mời

Cuộc hẹn (appointment)

Lời hẹn đến thăm. Chốt được bằng cách nêu mục đích, thời lượng, các phương án ngày giờ mong muốn và số người đi cùng. Ngày giờ thì ưu tiên sự thuận tiện của đối phương.

Ra lễ tân trước 5 phút

Mức tham khảo là ra quầy lễ tân trước giờ hẹn 5 phút. Đến tòa nhà trước 10 phút, chỉnh trang xong rồi mới ra lễ tân. Đến quá sớm cũng khiến đối phương phải cuống lên chuẩn bị.

Cách xử lý áo khoác

Thông lệ là cởi trước khi bước vào tòa nhà của đối phương. Lộn lớp lót ra ngoài, vắt lên cánh tay mà cầm; lúc về thì ra khỏi tòa nhà mới mặc.

Xưng danh ở quầy lễ tân

Nói bốn thứ: tên công ty, họ tên của mình, phòng ban và họ tên người mình có hẹn, và giờ hẹn. Không cần giải thích cả nội dung công việc.

Chờ ở chỗ dưới (shimoza, 下座)

Khi không có ai hướng dẫn thì ngồi chờ ở chỗ dưới. Tuy nhiên nếu bên tiếp đón đã mời chỗ thì ngồi vào chỗ đó mới hợp lễ.

Cáo từ (辞去, jikyo)

Việc xin phép rời khỏi nơi mình đến thăm. Xong việc thì bên đến thăm chủ động kết thúc, đó mới là cách tôn trọng thời gian của đối phương.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Để không đứng đờ ra trước câu hỏi "nên mời khách ngồi đâu", bạn hãy nắm nguyên tắc chỗ xa cửa ra vào nhất là chỗ trên, cùng cách áp dụng nó vào phòng tiếp khách, phòng họp và phòng kiểu Nhật.

Thứ tự chỗ ngồi (席次, sekiji) là thông lệ định chỗ ngồi tùy theo vị thế của những người có mặt. Nó không do luật pháp quy định, chỉ là một quy ước biến tấm lòng đề cao đối phương thành hình thức nhìn thấy được. Tuy nhiên, chính vì là quy ước nên nếu không biết mà làm ngược lại thì có khi bị hiểu là "coi thường tôi". Điều cơ bản chỉ có một: chỗ xa cửa ra vào nhất là chỗ trên (上座, kamiza), chỗ gần cửa ra vào nhất là chỗ dưới (下座, shimoza), còn gọi là chỗ cuối (末席, masseki). Nếu hiểu đây là cách nghĩ rằng càng xa những thứ gây mất yên tĩnh — người ra vào lộn xộn, tiếng động ngoài hành lang lọt vào, cửa bỗng nhiên mở — thì càng là chỗ cao, bạn sẽ tự phán đoán được ngay cả trong căn phòng lần đầu bước vào.

Ở phòng tiếp khách, còn thêm yếu tố đẳng cấp của đồ đạc. Ghế dài (sofa) được xem là cao hơn ghế đơn, nên với bộ bàn ghế tiếp khách gồm ghế dài đối diện ghế đơn, thì chiếc ghế dài ở phía xa cửa vào là chỗ trên nhất. Ngay trong cùng một chiếc ghế dài, phía xa cửa vào là trên, phía gần cửa vào là dưới. Khi đã mời khách vào, hãy chìa lòng bàn tay và nói "Douzo oku e okake kudasai" (xin mời quý vị ngồi phía trong) để khách ngồi, còn phía công ty mình ngồi ở phía gần cửa vào. Khi dọn trà cũng theo thứ tự từ chỗ trên xuống, phía khách trước, phía công ty mình sau.

Ở phòng họp, hình thức phổ biến là ngồi đối diện nhau qua chiếc bàn dài. Hàng xa cửa vào là phía khách, hàng gần cửa vào là phía công ty mình. Về thứ hạng trong cùng một hàng, có trường phái coi phía gần trung tâm (gần ghế chủ tọa hoặc người điều hành) là cao hơn, lại có trường phái xếp theo thứ tự xa dần cửa ra vào. Vì đây là chỗ ý kiến chia rẽ, nên nếu có bảng tên chỗ ngồi hay có cách làm của nơi mình công tác thì cứ theo đó. Với căn phòng có 2 cửa ra vào, hãy lấy cửa chính mà người ta thực sự ra vào nhiều làm chuẩn. Cũng có khi chỗ tốt nhất thay đổi tùy cách sử dụng căn phòng, chẳng hạn chỗ đối diện máy chiếu hay chỗ dễ nhìn bảng trắng; vậy nên khi phân vân, hãy vừa hướng dẫn vừa nêu lý do như "chỗ này nhìn rõ hơn ạ, xin mời quý vị" thì sẽ không mất lòng ai.

Ở phòng kiểu Nhật, chuẩn không phải là khoảng cách tới cửa vào mà là hốc tường tokonoma (床の間). Chỗ trước tokonoma, tức chỗ quay lưng về phía tokonoma, là chỗ trên; chỗ gần cửa ra vào như cửa kéo fusuma là chỗ dưới. Cách nghĩ ở đây là vị trí quay lưng vào bức thư họa treo tường hay lọ hoa có đẳng cấp cao nhất. Về nệm ngồi zabuton, phép tắc là chờ được mời rồi mới ngồi, không đứng mà bước lên trên nệm, cũng không tự ý xê dịch vị trí nệm. Ngoài ra, có khi bạn định ngồi ở chỗ dưới thì phía đối phương lại mời lên chỗ trên. Hãy tỏ ý khiêm nhường một lần, và nếu họ mời thêm lần nữa thì cảm ơn rồi ngồi xuống. Từ chối mãi sẽ làm mất thể diện của người muốn tiếp đãi mình, và như vậy là đi lệch khỏi mục đích của thứ tự chỗ ngồi.

Trình tự xác định thứ tự chỗ ngồi
1. Xác nhận vị trí cửa ra vào. Nếu có nhiều cửa thì lấy cửa mà người ta chủ yếu dùng làm chuẩn
2. Lấy chỗ xa cửa đó nhất làm chỗ trên, chỗ gần nhất làm chỗ dưới
3. Nếu có cả ghế dài và ghế đơn thì đọc lại thứ hạng, coi ghế dài là cao hơn
4. Nếu là phòng kiểu Nhật thì đổi chuẩn từ cửa vào sang tokonoma, chỗ trước tokonoma là chỗ trên
5. Nếu người ở vị trí cao có vấn đề sức khỏe hay có nguyện vọng riêng thì ưu tiên điều đó hơn nguyên tắc

Chỗ trên (上座, kamiza)

Chỗ ngồi dành cho người có vị thế cao nhất tại đó. Về nguyên tắc là chỗ xa cửa ra vào nhất. Ở phòng kiểu Nhật là chỗ trước tokonoma, ở bàn tròn cũng là chỗ xa cửa ra vào nhất.

Chỗ dưới (下座, shimoza) — chỗ cuối (末席, masseki)

Chỗ gần cửa ra vào nhất. Người đảm nhận các vai trò phải di chuyển như dọn trà, chuyển lời, thanh toán sẽ ngồi đó. Là chỗ của người trẻ, người tổ chức, hoặc bên hướng dẫn.

Bộ bàn ghế tiếp khách

Đồ đạc trong phòng tiếp khách gồm ghế dài (sofa), ghế đơn và bàn. Ghế dài được xem là cao hơn ghế đơn.

Tokonoma (床の間)

Phần tường trong phòng kiểu Nhật được nâng cao lên một bậc để trang trí thư họa hay hoa. Chỗ trước nó là chỗ trên. Ở phòng kiểu Nhật, đây là chuẩn của thứ tự chỗ ngồi.

Bên hướng dẫn

Bên dẫn khách vào phòng, mời chỗ và dọn trà. Về nguyên tắc ngồi ở chỗ dưới, nhận lấy vị trí gần cửa và gần lối đi lại.

Thông lệ

Quy ước đã định hình do được thực hành rộng rãi, chứ không phải luật pháp hay quy chế. Thứ tự chỗ ngồi thuộc loại này, và các chi tiết khác nhau tùy ngành nghề và công ty.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Cùng là "xe hơi" nhưng ai cầm vô lăng thì chỗ trên đảo ngược. Bài này ghi nhớ 4 trường hợp — taxi, xe nhà do đối phương lái, tàu hỏa và thang máy — kèm theo lý do của từng cái.

Trong trường hợp người lái là một tài xế chuyên nghiệp thuộc bên thứ ba, như taxi hay xe hire, thì chỗ trên là ghế sau lưng ghế lái. Bởi đó là vị trí lên xuống thong thả và được xem là an toàn nhất trong xe. Kế đến là ghế sau lưng ghế phụ, nếu hàng ghế sau ngồi 3 người thì đến ghế giữa, và cuối cùng ghế phụ là chỗ cuối. Ghế phụ là chỗ cuối vì người ngồi đó phải báo điểm đến cho tài xế, xác nhận đường đi, thanh toán tiền và nhận hóa đơn. Nói cách khác, "chỗ làm việc nhiều nhất" là chỗ cuối; hiểu rằng nó được định bởi vai trò chứ không hẳn bởi đẳng cấp của vị trí thì sẽ thấy thông suốt.

Điều đó đảo ngược nguyên xi khi là xe nhà mà người của bên đối tác hoặc cấp trên của công ty mình tự cầm vô lăng. Trường hợp này thì ghế phụ là chỗ trên. Bởi lễ nghi của người đi cùng là không để người đang lái xe phải ngồi một mình, mà ngồi bên cạnh làm bạn trò chuyện. Đem cái "sau lưng ghế lái là chỗ trên" của taxi áp vào xe nhà thì hóa ra đối xử với người đang lái giúp mình như một tài xế, ngược lại thành thất lễ. Điểm phân định không phải loại xe hay quãng đường, mà chỉ một điều: người lái là bên thứ ba, hay là phía đối phương hoặc người nhà.

Trên tàu hỏa, chỗ ngồi cạnh cửa sổ quay mặt về hướng tàu chạy được xem là chỗ trên. Bởi ngắm được cảnh, và cũng đỡ gánh nặng say tàu xe vốn dễ xảy ra khi ngồi quay lưng lại hướng đi. Khi dùng hàng 3 ghế trên tàu Shinkansen chẳng hạn, thì ghế cạnh cửa sổ là cao nhất, kế đến ghế cạnh lối đi, và ghế giữa bị kẹp hai bên chật chội nhất là thấp nhất. Thông thường bạn nên tự nhận lấy ghế cạnh lối đi có người qua lại hoặc ghế giữa. Tuy nhiên ở đây cũng vậy, nếu có lý do như muốn duỗi chân, hay xuống ở ga giữa chừng, thì nguyện vọng của chính người đó được ưu tiên. Thứ tự chỗ ngồi là phương tiện của lòng hiếu khách, chứ không phải mục đích.

Với thang máy, chuẩn không phải vị trí mà là bảng điều khiển. Chỗ trước bảng điều khiển có nhiệm vụ bấm tầng đến, giữ cho cửa mở, trông chừng người lên xuống, nên là chỗ cuối. Phía trong, đặc biệt là phía trong tính từ bảng điều khiển, là chỗ trên. Nếu là buồng thang chưa có ai, thì bên hướng dẫn bước vào trước để giữ bảng điều khiển, mở cửa và đón khách vào. Khi ra thì khách ra trước. Ngược lại, khi đã có sẵn vài người trong buồng và không cần giành bảng điều khiển, thì bạn lấy tay giữ cửa và mời khách vào trước. Nếu chỉ nhớ mỗi câu "khách trước" rồi áp cho cả lúc vào lẫn lúc ra thì sẽ chẳng còn ai giữ cửa, nên hãy ghi nhớ bằng lý do tại sao lại làm như vậy.

Trình tự hướng dẫn khách trong thang máy
1. Nhìn xem buồng thang vừa tới có người bên trong không
2. Nếu chưa có ai thì mình vào trước, đứng trước bảng điều khiển
3. Giữ nút mở cửa và nói "douzo" để đón khách vào
4. Nếu đã có người bên trong thì lấy tay giữ cửa và mời khách vào trước
5. Bấm tầng đến, tới nơi thì bấm nút mở cửa và mời khách ra trước
6. Mình ra sau cùng, rồi lấy tay chỉ hướng đi và tiếp tục dẫn đường

Xe hire (ハイヤー)

Xe thuê bao trọn gói có kèm tài xế. Điểm người lái là bên thứ ba thì giống taxi, nên cách nghĩ về thứ tự chỗ ngồi cũng giống nhau.

Ghế phụ

Ghế bên cạnh ghế lái. Là chỗ đảo ngược tùy tình huống: chỗ cuối nếu tài xế là bên thứ ba, chỗ trên nếu là xe nhà do phía đối phương hay người nhà lái.

Bảng điều khiển

Bảng xếp các nút chọn tầng và nút đóng mở trong thang máy. Người đứng trước nó phải đảm nhận việc thao tác, nên đó là chỗ cuối.

Hướng tàu chạy

Hướng mà tàu tiến tới. Ghế cạnh cửa sổ quay mặt về hướng này được xem là chỗ trên, và được xử lý cao hơn ghế quay lưng lại hướng đó.

Luồng di chuyển (動線, dousen)

Lối mà người ta đi lại. Khi phán đoán thứ tự chỗ ngồi mà ta nhìn vào quan hệ vị trí với cửa ra vào và lối đi, ấy là do cách nghĩ càng xa luồng di chuyển này thì càng yên tĩnh.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Cách nghĩ về thứ tự chỗ ngồi vẫn tiếp diễn cả ở khoảng thời gian trước và sau lúc ngồi. Bài này gom lại cách đi hành lang và cầu thang, vị trí của người tổ chức trong bàn tiệc, cho đến cách xoay bàn tròn kiểu Trung Hoa.

Ở hành lang, phần giữa được xem là cao, phía sát tường là thấp. Hãy mời khách đi ở phía giữa, còn bên dẫn đường thì đi chếch phía trước chừng vài bước để chỉ hướng đi. Đi ngay sau lưng thì không chỉ được đường, còn đứng chắn ngay trước mặt rồi đi giật lùi thì nguy hiểm. Ở chỗ rẽ, hãy dừng lại một nhịp, khép các ngón tay lại chỉ hướng rồi mới rẽ. Tránh giơ một ngón tay ra chỉ trỏ. Tốc độ đi thì theo đối phương, thỉnh thoảng ngoái lại xem khoảng cách, như vậy sẽ không thành ra bỏ rơi họ lại phía sau.

Về cầu thang, các cách giải thích chia rẽ ở chỗ khi lên thì người dẫn đường đi trước hay đi sau, khi xuống thì thế nào. Đã chia rẽ như vậy thì thay vì khăng khăng bên nào mới đúng, ưu tiên sự an toàn và sự dễ hiểu mới là thực tế. Điều nói được chung là: mời khách đi ở phía có tay vịn; trước khi lên thì báo trước điểm đến bằng câu như "Tôi xin dẫn quý vị lên phòng tiếp khách ở tầng 3"; và không nhìn xuống người ta từ trên cao, cũng không bám sát ngay sau lưng họ. Ở cầu thang hẹp, chỉ cần nói thêm một câu "Osaki ni shitsurei itashimasu" (xin phép đi trước) rồi bước lên trước thì bản thân cuộc tranh luận về thứ tự cũng không còn thành vấn đề.

Trong bữa tiệc chiêu đãi hay bàn tiệc, chuẩn mực cũng không đổi. Nếu là phòng chiếu tatami thì chỗ trước tokonoma là chỗ trên, tức chỗ của khách chính; chỗ gần cửa ra vào nhất là chỗ dưới, tức chỗ của người tổ chức. Người tổ chức ngồi ở chỗ dưới là vì phải di chuyển để gọi món, gọi thêm đồ uống, trao đổi với người của nhà hàng, và thanh toán. Thứ tự dẫn chỗ cũng đã định sẵn: khách chính ngồi xuống rồi các thành viên còn lại mới ngồi. Nếu hướng dẫn trước chỗ gửi áo khoác và hành lý cồng kềnh thì sẽ không phải cuống lên sau khi đã yên vị.

Bàn tròn của món ăn Trung Hoa vì tròn nên dễ khiến người ta phân vân, nhưng vẫn vậy: chỗ xa cửa ra vào nhất là chỗ của khách chính, chỗ gần cửa ra vào nhất là chỗ của chủ nhân bên mời. Bên trái khách chính là vị trí thứ hai, bên phải là vị trí thứ ba, và từ đó trở đi, càng xa khách chính theo kiểu xen kẽ trái phải thì càng thấp. Ở Nhật, điều này dựa trên cách nghĩ "tả thượng vị" (左上位, sajoui) tức lấy bên trái làm trên; nhưng trong nghi lễ quốc tế hay kiểu Trung Quốc cũng có khi lấy bên phải làm trên, nên nếu có bảng tên chỗ ngồi hoặc hướng dẫn của ban tổ chức thì cứ theo đó. Mâm xoay thường được xoay theo chiều kim đồng hồ bắt đầu từ khách chính, và khi bạn gắp xong thì dừng ở vị trí người kế tiếp dễ gắp. Tiệc đứng thì không có thứ tự chỗ ngồi theo nghĩa ngồi vào bàn, nhưng vẫn cần chào hỏi khách chính và những người ở vị trí cao, còn những chiếc ghế được kê sẵn thì hãy xem là ghế nghỉ.

Trình tự người tổ chức thực hiện trong bữa tiệc
1. Trước giờ bắt đầu, tự mắt xác nhận vị trí cửa ra vào và tokonoma của căn phòng
2. Định chỗ xa cửa ra vào nhất là chỗ của khách chính
3. Bố trí những người ở vị trí cao theo thứ tự bên trái rồi bên phải khách chính
4. Mình ngồi ở chỗ gần cửa ra vào nhất, giữ vị trí nói chuyện được với người của nhà hàng
5. Dẫn người đã tới từ chỗ treo áo khoác vào tận chỗ ngồi
6. Chờ khách chính ngồi xuống rồi mới mời các thành viên còn lại ngồi

Khách chính (主賓, shuhin)

Vị khách đáng được đề cao nhất trong buổi tiệc đó. Trong bữa chiêu đãi thì được dẫn lên chỗ trên, và cả việc ngồi, lời chào lẫn màn nâng ly đều lấy khách chính làm điểm khởi đầu.

Người tổ chức (幹事, kanji)

Người lo việc sắp xếp, điều hành và thanh toán cho buổi tiệc. Ngồi ở chỗ dưới gần cửa ra vào nhất để dễ di chuyển.

Tả thượng vị (左上位, sajoui)

Cách nghĩ lấy bên trái làm trên khi hai bên ngang hàng. Việc coi bên trái khách chính là vị trí thứ hai, bên phải là thứ ba ở bàn tròn là dựa vào đây. Nghi lễ quốc tế hay kiểu Trung Quốc cũng có khi lấy bên phải làm trên.

Mâm xoay

Chiếc mâm xoay được đặt ở giữa bàn tròn. Xoay theo chiều kim đồng hồ bắt đầu từ khách chính, gắp xong thì dừng ở vị trí người kế tiếp dễ gắp.

Hình thức tiệc đứng

Hình thức đứng ăn uống và trò chuyện chứ không ngồi vào bàn. Không có thứ tự chỗ ngồi, nhưng không được lược bỏ việc chào hỏi khách chính và những người ở vị trí cao.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Vì không nhìn thấy mặt nhau nên chỉ giọng nói và lời lẽ làm nên ấn tượng về công ty. Bài này định hình thành trình tự khuôn mẫu của việc nhận điện thoại: tốc độ nhấc máy, câu đầu tiên, chuyển máy và giữ máy.

Với điện thoại gọi đến công ty, một mức tham khảo là nhấc máy trong vòng 3 hồi chuông. Khi đã quá số đó, hãy nói thêm một câu "Omatase itashimashita" (xin lỗi đã để quý vị chờ) trước khi xưng danh. Bởi nếu cứ xưng danh như không có chuyện gì thì người ta cảm thấy khoảng thời gian mình đã chờ bị coi như không tồn tại. Câu đầu tiên là "Hai, ○○ kabushiki-gaisha de gozaimasu", tức nối tiếp sau "hai" là tên công ty. Trong điện thoại công việc thì không dùng "moshimoshi". Nó bị hiểu là cách gọi suồng sã, hơn nữa còn làm việc xưng danh chậm lại, tạo ra một khoảng thời gian mà đối phương không biết mình đã gọi cho ai.

Việc chuẩn bị trước khi nhấc ống nghe thật ra cũng là chỗ quyết định thắng thua. Hãy luôn để sẵn giấy ghi và bút cạnh máy điện thoại, chừa tay thuận ra để viết được và cầm ống nghe bằng tay còn lại. Nhấc ống nghe lên rồi mới đi tìm bút thì trong vài giây đó bạn sẽ nghe sót tên công ty và tên người. Khi đối phương xưng danh, hãy nhắc lại để xác nhận và chào: "○○ kabushiki-gaisha no △△ sama de irasshaimasu ne. Itsumo osewa ni natte orimasu". Việc nhắc lại có ý nghĩa ngăn nhầm lẫn ngay cả khi bạn đã nghe rõ, nên đừng lược bỏ.

Khi chuyển máy cho người được chỉ định, nhất định phải bấm giữ máy rồi mới cất tiếng gọi. Dù bạn có lấy tay bịt ống nghe thì cuộc trò chuyện trong công ty vẫn có thể lọt tới tai đối phương, và nếu những câu nội bộ như "hôm nay có ông nọ bà kia đến đấy" mà lọt ra thì không cứu vãn được. Khi chuyển máy, hãy báo cho người được chỉ định biết là ai gọi rồi mới giao máy. Mức tham khảo cho thời gian giữ máy là khoảng 30 giây, nếu có nguy cơ vượt quá thì hãy quay lại máy một lần và trình bày tình hình "Moushiwake gozaimasen, mou sukoshi ojikan o itadakemasu deshou ka" (thành thật xin lỗi, xin quý vị cho thêm chút thời gian được không), hoặc đề nghị gọi lại. Nếu bị bỏ mặc trong trạng thái giữ máy, đối phương sẽ bất an vì không biết nên cúp hay nên chờ.

Một điều nữa cần lưu ý khi chuyển máy là cách gọi người của công ty mình. Đối với đối phương ngoài công ty thì cấp trên của công ty mình được xử lý như người phía mình, nên dùng kính xưng hay tôn kính ngữ kiểu "Tanaka buchou wa seki o hazushite irasshaimasu" là sai. "Kim chỉ nam về kính ngữ" của Cục Văn hóa nêu ra tình huống nói về trưởng phòng Tanaka của công ty mình với đối tác, và giải thích rằng gọi "Tanaka" thì không có vấn đề gì, cũng có thể gọi kèm chức vụ như "buchou no Tanaka", nhưng cách gọi "Tanaka buchou" thì không phải cách gọi xử lý như người phía mình nên không thích hợp. Hình thức an toàn là "Buchou no Tanaka wa, tadaima seki o hazushite orimasu".

5 bước nhận điện thoại
1. Nhấc ống nghe trong vòng 3 hồi chuông, nối sau "hai" là xưng tên công ty
2. Nghe tên công ty và họ tên đối phương, nhắc lại để xác nhận, rồi chào hỏi
3. Nghe nội dung công việc, ghi lại ngày giờ, số lượng và các danh từ riêng vào giấy
4. Nếu có người được chỉ định thì bấm giữ máy, báo là ai gọi rồi giao máy
5. Nếu tự mình xử lý thì nhắc lại các điểm chính, nói tên mình rồi mới cúp máy

3 hồi chuông

Số hồi chuông được xem là mức tham khảo để nhấc máy. Nếu vượt quá thì thêm "Omatase itashimashita" làm câu đầu tiên.

Người được chỉ định (名指し人, nazashinin)

Người trong công ty mà đối phương nêu tên muốn nói chuyện. Trước khi chuyển máy thì báo cho chính người đó biết là ai gọi.

Giữ máy

Chức năng tạm dừng cuộc gọi để đối phương chờ. Mức tham khảo là khoảng 30 giây, khi vượt quá thì quay lại máy một lần và trình bày tình hình.

Nhắc lại (復唱, fukushou)

Lặp lại tên công ty, họ tên, ngày giờ, số lượng đã nghe được để xác nhận. Dù đã nghe rõ vẫn làm, để ngăn nhầm lẫn.

Uchi và soto

Sự phân biệt giữa người phía mình và những người khác. Đối với đối phương ngoài công ty thì cấp trên của công ty mình cũng được xử lý như người phía mình và không gắn kính xưng.

Câu đầu tiên

Lời nói đầu tiên phát ra khi nhấc máy. Cơ bản là nối sau "hai" rồi xưng tên công ty; trong công việc thì không dùng "moshimoshi".

Nguồn: Báo cáo kiến nghị của Hội đồng Thẩm định Văn hóa "Kim chỉ nam về kính ngữ" (ngày 2 tháng 2 năm Heisei 19, tức năm 2007) Chương 3 Cách dùng kính ngữ cụ thể / ※ Phần còn lại là thông lệ thương mại không có quy định pháp lý

Chính lúc người được chỉ định vắng mặt mới là lúc người nhận máy thể hiện tay nghề. Bài này nắm cách báo vắng mặt, khuôn mẫu phiếu nhắn tin, và các bước chuẩn bị khi mình gọi đi.

Khi người được chỉ định vắng mặt, trước hết hãy báo việc họ vắng mặt và thời điểm dự kiến quay lại. Điểm mấu chốt là ghép sự thật với mức tham khảo thành một cặp, kiểu "Ainiku seki o hazushite orimasu. 15 ji goro modoru yotei de gozaimasu" (rất tiếc, anh ấy đang rời chỗ, dự kiến khoảng 15 giờ sẽ về). Không cần giải thích tỉ mỉ lý do vắng mặt, và hãy tránh nói thẳng những chuyện riêng tư như "anh ấy ra ngoài vì việc riêng", "anh ấy đang đi bệnh viện". Việc cho số di động của người đó khi chưa được phép cũng cần tránh y như vậy; nếu cần thì chuyển thành hình thức gọi lại. Trên cơ sở đó, hãy hỏi xem đối phương muốn được gọi lại, muốn để lại lời nhắn, hay đồng ý để bạn thay mặt nghe nội dung công việc.

Khi nhận lời nhắn, hãy làm thành một tờ ghi chú cho thấy đủ 5 điều: khi nào, ai gọi, việc gì, muốn xử lý ra sao, và ai là người nhận. Thiếu bất cứ điều nào trong 5 điều này thì người được chỉ định sẽ phải đi hỏi lại người khác để xác nhận, sinh ra công đôi lần. Đặc biệt những con số như ngày giờ, số lượng, số tiền, số điện thoại rất dễ nghe nhầm, nên nhất định phải nhắc lại. Với những thứ dễ lẫn như "1 giờ" và "7 giờ", nói lại thành "13 giờ nhé", "7 giờ tối nhé" để xác nhận thì chắc chắn hơn. Cuối cùng, nói "Watakushi, △△ ga uketamawarimashita" (tôi là △△, đã tiếp nhận ạ) để cho biết tên mình, đối phương sẽ yên tâm vì biết mình đã nói chuyện với ai.

Cũng quan trọng là đừng chỉ đặt tờ ghi chú lên bàn rồi coi như xong. Tờ giấy đặt đó sẽ lẫn vào đống tài liệu. Khi người được chỉ định quay về thì hãy trao tận tay, và truyền đạt các điểm chính bằng miệng nữa. Nếu là việc gấp thì đừng chờ họ quay về, hãy báo trước qua điện thoại di động hoặc ứng dụng chat. Ngay cả khi họ đang họp, hãy xác nhận xem cần liên lạc trước thời điểm nào, rồi chọn cách nào đó mà nội bộ phán đoán được, chẳng hạn luồn tờ ghi chú vào phòng họp. Nếu cứ quyết "đang họp nên không làm gì cả" thì có khi sẽ không kịp.

Khi bạn gọi đi, trước lúc nối máy hãy liệt kê thành các gạch đầu dòng nội dung công việc, kết luận và những con số cần thiết, đồng thời chuẩn bị sẵn tài liệu trong tầm tay. Đã lấy đi thời gian của đối phương thì nên tránh việc vừa nói vừa mới sắp xếp suy nghĩ. Khi nối máy thì xưng tên công ty và họ tên của mình, khi được chuyển sang người cần gặp thì xưng danh lại, hỏi xem có tiện không bằng câu "Tadaima ojikan yoroshii deshou ka" rồi mới vào việc. Khung giờ cũng cần lưu tâm. Ngay sau giờ bắt đầu làm việc, giờ nghỉ trưa và sát giờ tan làm thường rất bận nên tránh; còn gọi trước giờ bắt đầu hoặc sau giờ tan làm thì rơi vào ngoài giờ làm việc của đối phương nên cũng tránh. Khi cúp máy, thông thường bên gọi cúp trước, nhưng nếu đối phương là đối tác hoặc người bề trên thì hãy chờ họ cúp, rồi lấy ngón tay ấn nhẹ cần gạt trước khi đặt ống nghe xuống.

Trình tự gọi điện đi
1. Liệt kê thành gạch đầu dòng nội dung công việc, kết luận và những con số cần thiết, để tài liệu trong tầm tay
2. Xác nhận tên công ty, phòng ban, họ tên và số điện thoại của đối phương
3. Gọi vào khung giờ tránh ngay sau giờ bắt đầu làm việc, giờ nghỉ trưa và sát giờ tan làm
4. Khi nối máy thì xưng tên công ty và họ tên của mình, nêu tên người cần gặp
5. Khi được chuyển sang người cần gặp thì xưng danh lại, hỏi xem có tiện nói chuyện không
6. Nói kết luận trước rồi trình bày công việc, nhắc lại những điều đã chốt để xác nhận
7. Nói lời cảm ơn, bên gọi nhẹ nhàng đặt ống nghe xuống trước

Phiếu nhắn tin

Bản ghi để truyền đạt nội dung cuộc gọi cho người được chỉ định. Viết 5 điểm: ngày giờ nhận, đối phương, nội dung công việc, nguyện vọng của bên đó, và người nhận.

Gọi lại

Việc phía mình gọi lại cho họ. Xác nhận số máy và khung giờ thuận tiện của đối phương, đồng thời báo cả mức tham khảo về thời điểm sẽ gọi lại.

Uketamawaru (承る)

Khiêm nhường ngữ của "nhận", "nghe". Việc xưng "Watakushi, △△ ga uketamawarimashita" làm rõ ai là người đã tiếp nhận.

Hỏi xem có tiện không

Trước khi vào việc thì xác nhận bằng câu "Tadaima ojikan yoroshii deshou ka". Nếu đối phương đang bận thì gọi lại vào lúc khác.

Những con số dễ nghe nhầm

1 giờ và 7 giờ, hay 4 và 7... Nói lại thành "13 giờ", "7 giờ tối" rồi nhắc lại thì ngăn được nhầm lẫn.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Khiếu nại, đối phương nghe không rõ, điện thoại di động, gọi nhầm số. Tình huống càng không suôn sẻ thì càng cần khuôn mẫu. Bài này cũng sắp xếp luôn những cái bẫy của kính ngữ theo sổ tay hướng dẫn.

Cuộc gọi khiếu nại gần như được định đoạt ngay ở động tác đầu tiên. Trước hết hãy nghe hết đến cuối mà không ngắt lời, và ghi các điểm chính vào giấy. Nếu giữa chừng bạn chỉ ra rằng "chuyện đó là hiểu lầm ạ" thì đối phương sẽ cảm thấy không được lắng nghe, và câu chuyện rối thêm. Nghe hết một lượt rồi thì xin lỗi về việc đã khiến họ khó chịu. Điều này khác với việc thừa nhận trách nhiệm toàn bộ, và là phần nói được ngay cả ở giai đoạn còn chưa rõ sự việc thực hư ra sao. Trên cơ sở đó, hãy xác nhận sự thật theo thứ tự khi nào, cái gì, đã ra sao, rồi tách bạch những gì trả lời được ngay tại chỗ với những gì cần xác minh thêm. Nguy hiểm nhất là trả lời bằng suy đoán cho những điều mình không trả lời được, vì sau đó sẽ phải đính chính và làm sự việc lớn thêm. Hãy báo thời hạn gọi lại và người phụ trách, xưng tên mình, rồi ngay sau cuộc gọi phải chia sẻ với cấp trên và bộ phận phụ trách.

Khi giọng đối phương nghe không rõ, hãy tránh cách nói lấy đối phương làm chủ ngữ kiểu "giọng anh nhỏ quá tôi không nghe được", mà dùng cách nói đặt nguyên nhân về phía đường truyền: "Osoreirimasu, sukoshi odenwa ga tooi you desu" (xin lỗi, hình như đường dây hơi xa ạ). Tệ nhất là giả vờ đã nghe được rồi cứ thế tiếp tục, vì câu chuyện sẽ được chốt lại với nội dung sai. Khi không biết chữ Hán trong tên người, cũng hãy hỏi ngay tại chỗ: "Osoreirimasu ga, dono you na ji o okaki ni narimasu ka" (xin lỗi, quý vị viết bằng chữ nào ạ). Những họ có nhiều cách viết như "Saitou" thì đặc biệt cần xác nhận, vì đoán mò mà viết thì bản ghi sẽ mang tên một người khác.

Khi gọi vào máy di động của đối phương, phía mình không biết được họ đang di chuyển hay đang họp. Hãy xưng danh rồi xác nhận "Tadaima ohanashi shite mo yoroshii deshou ka" (bây giờ tôi nói chuyện có tiện không ạ) trước khi vào việc. Khi họ không bắt máy thì tránh gọi đi gọi lại liên tục không nghỉ, hãy giãn thời gian ra, hoặc để lại lời nhắn trong hộp thư thoại gồm tên công ty, họ tên, đại ý công việc và số để gọi lại. Trường hợp có người gọi nhầm số đến cũng vậy: đã là cuộc gọi đến công ty mình thì ấn tượng về cách ứng đáp sẽ thành ấn tượng về công ty. Nếu đối phương đọc số thì đối chiếu với số của mình rồi báo chỗ khác nhau, chứ đừng cúp máy không nói gì hay trách móc sự bất cẩn của họ.

Cuối cùng là cách dùng từ. Trong cái gọi là kính ngữ theo sổ tay hướng dẫn, có những cách nói nghe thì lịch sự nhưng thật ra lệch nghĩa. Chữ "~ no hou" trong "tantousha no hou ni otsunagi shimasu" vốn là cách nói chỉ phương hướng hoặc một phía trong nhiều phía, nên cách dùng làm mờ đối tượng là điều nên tránh. Chữ "~ ni narimasu" trong "kochira ga shiryou ni narimasu" là cách nói biểu thị sự biến đổi, nên không hợp để thuyết minh về một thứ không biến đổi. "Yoroshikatta deshou ka" cũng bị xem là không tự nhiên ở chỗ dùng thì quá khứ cho điều sắp xác nhận. "Kim chỉ nam về kính ngữ" của Cục Văn hóa cũng nêu "Gochuumon no shina wa osoroi ni narimashita deshou ka" làm ví dụ của loại kính ngữ theo sổ tay này, giải thích rằng hình thức tôn kính ngữ "o ...... ni naru" đã khiến món hàng được đề cao, và cho rằng nói "soroimashita deshou ka" là được. Ngoài ra, những hình thức gắn "o" vào động tác của chính mình như "omachi shite orimasu" (chúng tôi xin chờ) là khiêm nhường ngữ I đề cao đối phương nên không có vấn đề gì.

Trình tự khi nhận cuộc gọi khiếu nại
1. Nghe hết đến cuối mà không ngắt lời, ghi các điểm chính và trình tự thời gian vào giấy
2. Xin lỗi về việc đã khiến họ khó chịu
3. Xác nhận sự thật theo thứ tự khi nào, cái gì, đã ra sao
4. Tách bạch những gì trả lời được ngay tại chỗ với những gì cần xác minh thêm
5. Không trả lời bằng suy đoán, báo thời hạn gọi lại và người phụ trách
6. Xưng tên mình, và ngay sau cuộc gọi chia sẻ với cấp trên và bộ phận phụ trách

Ứng phó tuyến đầu

Việc xử lý do người tiếp nhận khiếu nại đầu tiên thực hiện. Bốn trụ cột là: lắng nghe, xin lỗi, xác nhận sự thật, và hứa thời hạn gọi lại.

Odenwa ga tooi (お電話が遠い)

Cách nói khuôn mẫu khi giọng đối phương nghe không rõ. Bằng cách đặt nguyên nhân về phía đường truyền chứ không phải đối phương, ta tạo ra hình thức không trách móc họ.

Kính ngữ theo sổ tay hướng dẫn

Tên gọi chung cho những cách nói lan rộng như một khuôn mẫu tiếp khách. Cũng được "Kim chỉ nam về kính ngữ" của Cục Văn hóa nhắc tới, và có những ví dụ sai về hình thức kính ngữ.

Khiêm nhường ngữ I (謙譲語Ⅰ, kenjougo I)

Kính ngữ đề cao nhân vật ở đích đến của hành vi phía mình, như omachi suru, ukagau. Gắn "o" vào động tác của chính mình cũng không phải là sai.

Hộp thư thoại

Chức năng để lại nội dung khi đối phương không bắt máy. Ghi âm ngắn gọn tên công ty, họ tên, đại ý công việc và số để gọi lại.

Nguồn: Báo cáo kiến nghị của Hội đồng Thẩm định Văn hóa "Kim chỉ nam về kính ngữ" (ngày 2 tháng 2 năm Heisei 19, tức năm 2007) Chương 3 Cách dùng kính ngữ cụ thể / ※ Phần còn lại là thông lệ thương mại không có quy định pháp lý

Ấn tượng về công ty gần như được định đoạt trong vài chục giây từ lúc nhận ra có khách cho đến lúc nối được với người phụ trách. Bài này biến thành khuôn mẫu: cách hỏi để khách xưng danh, câu nói khi phải để khách chờ, và cách hành xử khi người phụ trách vắng mặt.

Khi nhận ra có khách, hãy dừng việc đang làm, đứng dậy, nhìn vào mắt họ và đón bằng câu "Irasshaimase". Điều quan trọng ở đây là tốc độ chứ không phải nội dung. Cách ứng đáp kiểu phải để khách lên tiếng gọi mới phản ứng, hay cứ ngồi im chỉ gật đầu chào cho xong, thì nhìn từ phía khách sẽ đọng lại thành "mấy giây bị phớt lờ". Chỉ cần xoay cả người lại ngay khoảnh khắc có người đứng ở quầy lễ tân, ấn tượng đã gần như được định đoạt.

Tiếp theo, hãy xác nhận tên công ty và họ tên, nội dung công việc, và có hẹn trước hay không. Hãy đặt một lời đệm rồi hỏi dưới dạng nhờ vả, kiểu "Osoreirimasu ga, onsha-mei to onamae o oukagai dekimasu deshou ka" (xin lỗi, cho tôi được hỏi tên quý công ty và quý danh ạ). Khi họ đã xưng danh thì nhắc lại: "○○ shouji no Satou sama de irasshaimasu ne". Nhắc lại là cách duy nhất xóa bỏ được cái nghe nhầm ngay trước mặt đối phương, đồng thời cũng là tín hiệu rằng "tôi đã tiếp nhận chắc chắn". Việc có hẹn trước hay không là điều cần xác nhận sau khi họ đã xưng danh, chứ không được đặt làm điều kiện trước khi họ xưng danh.

Cách nói khi chuyển tiếp có quy tắc riêng. Khi nói với người ngoài công ty về một người của công ty mình, người đó được xử lý là phía mình, tức là uchi, nên không gắn kính xưng. Không nói "Tanaka buchou ga tadaima mairimasu" mà nói "Buchou no Tanaka ga tadaima mairimasu". Kim chỉ nam về kính ngữ của Cục Văn hóa cũng nói rằng khi xử lý cấp trên theo diện uchi thì gọi "Tanaka" hoặc "buchou no Tanaka" là được, còn cách gọi "Tanaka buchou" thì không phải cách gọi xử lý theo diện uchi nên không thích hợp. Khi nối máy nội bộ tới người phụ trách, hãy báo tên công ty, họ tên, nội dung công việc, có hẹn trước hay không, và chỗ đang mời khách ngồi chờ.

Khi người phụ trách vắng mặt, đừng kết thúc câu chuyện bằng mỗi câu "anh ấy không có ở đây". Bao giờ về, người khác thay thế có giải quyết được việc không, có nhận lời nhắn không, liên lạc lại sau có được không. Việc ứng đáp là phải bày cả bốn phương án đó ra cho khách chọn. Nếu được gửi danh thiếp hay tài liệu, hãy nói rõ là mình nhận giữ, xưng phòng ban và họ tên của mình rồi mới nhận. Việc cho đối phương biết ai đã nhận giữ chính là chỉ rõ nơi quy trách nhiệm.

6 bước ứng đáp tại quầy lễ tân
1. Trong vòng 3 giây dừng tay, đứng dậy, nhìn vào mắt và nói "Irasshaimase"
2. "Osoreirimasu ga, onsha-mei to onamae o oukagai dekimasu deshou ka"
3. Nhắc lại: "○○ shouji no Satou sama de irasshaimasu ne"
4. Xác nhận nội dung công việc và việc có hẹn trước hay không
5. Xin phép: "Kakunin shite mairimasu node, shoushou omachi itadakemasu deshou ka"
6. Báo cho người phụ trách tên công ty, họ tên, nội dung công việc, có hẹn hay không, chỗ khách đang chờ

Chuyển tiếp (取り次ぎ, toritsugi)

Việc nối vị khách hoặc nội dung công việc nhận được tại quầy lễ tân hay qua điện thoại tới người phụ trách trong công ty. Bao gồm cả việc truyền đạt sao cho người phụ trách phán đoán được ai đến vì việc gì.

Cuộc hẹn (appointment)

Lời hẹn gặp mặt đã thỏa thuận từ trước. Vì cách hành xử của lễ tân thay đổi tùy có hẹn hay không, nên nhất định phải xác nhận sau khi khách đã xưng danh.

Lời đệm (クッション言葉)

Những lời như "osoreirimasu ga" (xin lỗi nhưng), "sashitsukae nakereba" (nếu không phiền) đặt trước lời nhờ vả hay lời từ chối để làm dịu cú va chạm.

Nhắc lại (復唱, fukushou)

Lặp lại ngay tại chỗ tên công ty và họ tên mà đối phương đã xưng, để xác nhận. Sửa được cái nghe nhầm ngay trước mặt họ.

Cách gọi người nhà

Cách gọi người của công ty mình khi nói với người ngoài công ty, không gắn kính xưng, kiểu "buchou no Tanaka".

Phiếu nhắn tin

Tờ giấy ghi lại nội dung công việc gửi cho người vắng mặt. Viết tên công ty, họ tên, liên lạc của đối phương, nội dung công việc, ngày giờ nhận và tên người nhận.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Nguyên tắc dẫn đường là "đi trước khách một chút, nhưng không chắn phía trước khách". Nếu đã định sẵn vị trí đứng và lời nói cho bốn tình huống hành lang, cầu thang, thang máy và cửa, thì sẽ không còn cảnh phân vân.

Điều cơ bản của dẫn đường là đi chếch phía trước khách chừng vài bước. Ở vị trí chếch phía trước thì bạn vừa lấy thân người chỉ được hướng đi, lại vừa không chắn tầm nhìn của khách. Đi ngay chính diện phía trước thì thành ra cứ chìa lưng ra mãi và còn chắn lối. Đi ngang hàng thì không dẫn đường được, còn đi chếch phía sau thì lại bắt khách phải tự dò đường. Thỉnh thoảng ngoái lại để khớp nhịp bước, và ở chỗ rẽ thì lên tiếng trước một quãng: "Kochira de gozaimasu" (lối này ạ). Khi chỉ hướng thì ngửa lòng bàn tay lên, khép các ngón lại và chỉ bằng cả cánh tay. Những cử chỉ như chỉ bằng một ngón trỏ hay hất cằm ra hiệu thì tránh dùng với người.

Trước khi bắt đầu dẫn đường, hãy nói rõ đích đến và tầng: "Tôi xin dẫn quý vị lên phòng tiếp khách số một ở tầng 4". Chỉ vậy thôi là khách đã biết mình đang được đưa đi đâu, và sự thư thái trong lúc đi bộ khác hẳn. Ở cầu thang, người ta cho rằng phải lưu tâm để không đứng ở vị trí nhìn xuống khách, và cách giải thích thường gặp là khi lên thì khách đi trước, khi xuống thì người dẫn đường đi trước. Tuy nhiên cách giải thích trước sau này khác nhau tùy công ty và tùy khóa đào tạo, nên hãy coi hai điều chắc chắn chung nhau là: báo trước tầng đích đến, và nói "Ashimoto ni oki o tsuke kudasai" (xin quý vị cẩn thận dưới chân).

Với thang máy, cách hành xử thay đổi tùy buồng thang không có ai hay đã có khách bên trong. Khi không người thì xin phép "Osaki ni shitsurei shimasu" rồi người dẫn đường vào trước, đứng trước bảng điều khiển và giữ cửa. Bởi nếu để khách vào trước thì thành ra giao việc đóng mở cửa cho khách. Khi đã có người bên trong thì lấy tay giữ cửa từ bên ngoài, mời khách vào trước, còn mình vào sau và đứng gần bảng điều khiển. Khi ra thì cả hai trường hợp đều là người dẫn đường bấm nút mở giữ cửa và mời khách ra trước. Việc chỗ trước bảng điều khiển trở thành vị trí của bên dẫn đường cũng khớp với việc trong cách nghĩ về thứ tự chỗ ngồi thì chỗ trước bảng điều khiển là chỗ cuối.

Với cánh cửa, cách hành xử đảo ngược tùy chiều mở. Cửa mở ra ngoài, tức kéo về phía mình, thì người dẫn đường sau khi mở vẫn giữ nguyên vị trí đó mà đỡ cửa được, nên bạn cứ đứng ở phía ngoài và nói "douzo" để khách vào trước. Cửa mở vào trong, tức đẩy về phía trong, thì đứng ngoài không giữ mãi được, nên hãy nói "Shitsurei shimasu" rồi người dẫn đường vào trước, giữ cửa từ bên trong cho khách đi qua. Tiêu chí phán đoán cần nhớ không phải là "khách trước" mà là "đừng để khách phải chạm vào cửa". Chỉ một điều đó là ra được đáp án cho cả hai chiều.

Những câu nói khi dẫn đường
Báo đích đến trước: "Tôi xin dẫn quý vị lên phòng tiếp khách số một ở tầng 4"
"Kochira e douzo" và ngửa lòng bàn tay lên chỉ hướng
Trước chỗ rẽ một quãng: "Kochira de gozaimasu"
Ở cầu thang: "Ashimoto ni oki o tsuke kudasai"
Ở thang máy: xin phép "Osaki ni shitsurei shimasu" rồi vào trước
Ở phòng tiếp khách: "Kochira e okake kudasai" và mời khách ngồi chỗ trên

Chếch phía trước

Vị trí chếch về phía trước so với hướng đi của khách. Là vị trí đứng cơ bản của người dẫn đường, vừa chỉ được hướng vừa không chắn tầm nhìn.

Bàn tay dẫn hướng

Cử chỉ ngửa lòng bàn tay lên, khép các ngón lại và chỉ hướng bằng cả cánh tay. Tránh chỉ bằng một ngón.

Cửa mở ra ngoài

Cánh cửa kéo về phía mình để mở. Người dẫn đường kéo ra rồi giữ, mời khách đi qua trước.

Cửa mở vào trong

Cánh cửa đẩy về phía trong để mở. Người dẫn đường vào trước, giữ cửa từ bên trong cho khách đi qua.

Bảng điều khiển

Mặt bảng xếp các nút chọn tầng và nút đóng mở của thang máy. Trong thứ tự chỗ ngồi thì đây là chỗ cuối, và là vị trí người dẫn đường đứng.

Chỗ trên (上座, kamiza)

Chỗ ngồi ở phía xa cửa vào. Ở phòng tiếp khách thì mời khách ngồi vào đây.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Dẫn vào phòng tiếp khách rồi mới là màn chính. Bài này gộp thành một chuỗi động tác liền mạch: cách mời chỗ trên, thứ tự dọn trà và vị trí đặt, cách xử lý đĩa lót chén, và việc tiễn khách cho tới khi cửa đóng hẳn.

Khi đã dẫn khách vào phòng tiếp khách, hãy lấy tay chỉ chỗ ngồi ở phía xa cửa vào, tức chỗ trên, và mời "Kochira e okake kudasai". Chỗ gần cửa vào là chỗ dưới nên không phải chỗ để mời khách. Nếu khách chọn chỗ khác thì đừng ép. Nếu khách vẫn mặc áo khoác thì hãy ngỏ lời "Oazukari itashimasu" (để tôi xin giữ giúp ạ). Việc ứng đáp chỉ đến chỗ ngỏ lời, còn có gửi hay không là do khách quyết định. Vòng ra sau lưng cởi áo cho khách mà không xin phép là hành vi chạm vào cơ thể người khác nên không được phép.

Khi bưng trà vào, trước cửa hãy tạo trạng thái có thể đặt tạm khay xuống bàn phụ hay chỗ nào đó, rồi gõ cửa, chờ tiếng đáp, nói "Shitsurei itashimasu" rồi mới vào. Việc chờ tiếng đáp là để không cắt ngang bất ngờ câu chuyện giữa khách và người phụ trách. Thứ tự dọn ra là: trước hết từ người ở vị trí cao nhất phía khách, dọn xong hết phía khách rồi mới chuyển sang người ở vị trí cao nhất phía công ty mình. Nếu dọn cho trưởng phòng công ty mình trước khách thì thành ra đặt người nhà lên trên khách. Vị trí đặt về cơ bản là chếch phía trước bên phải khách; khi tài liệu đang bày ra thì đừng tự tiện di chuyển chúng, mà xin phép "Kochira ni okasete itadakimasu" (xin phép cho tôi đặt ở đây) rồi đặt vào chỗ trống.

Chén trà và đĩa lót thì bưng riêng, đến ngay trước lúc đặt xuống mới đặt chén lên đĩa lót rồi mới dọn ra. Bởi nếu để nguyên trên đĩa mà bưng thì trà sánh ra do nghiêng sẽ làm ướt đĩa lót, và bạn sẽ đưa cái đĩa lót bẩn ra trước mặt khách. Nếu chén trà có hoa văn thì xoay sao cho nhìn từ phía khách là chính diện, và dùng cả hai tay. Cũng có ý kiến nói rằng với đĩa lót có vân gỗ thì đặt sao cho vân gỗ song song với khách, nhưng những chi tiết loại này thì cách giải thích khác nhau tùy công ty và tùy vùng, nên trước hết hãy định hình cho chắc ba điều: bưng riêng, dọn bằng hai tay, và dọn theo thứ tự từ phía khách trước. Dọn xong thì cầm khay áp bên hông người, cúi chào một cái ở cửa rồi khép cửa nhẹ nhàng.

Việc tiễn khách thì phạm vi thay đổi tùy quan hệ với đối phương và tùy tập quán trong công ty: kết thúc ngay trước phòng tiếp khách, ra tới sảnh thang máy, ra tới cửa chính, hay tiễn ra tận xe. Dù phạm vi tới đâu thì điểm chung vẫn là cách kết thúc. Nếu là thang máy thì nói "Honjitsu wa arigatou gozaimashita" (hôm nay xin cảm ơn quý vị) và cứ cúi đầu chờ cho tới khi cửa đóng hẳn. Nếu ngẩng đầu lên ngay trước lúc cửa khép thì trong mắt khách trông như bạn bỏ dở giữa chừng. Trước khi khách về, hãy kiểm tra xem đã trả lại áo khoác và hành lý nhận giữ chưa, có ai bỏ quên gì không. Đợi khách về mất rồi thì không cứu vãn được nữa.

7 bước dọn trà
1. Gõ cửa vài cái, chờ tiếng đáp rồi nói "Shitsurei itashimasu"
2. Đặt tạm khay lên bàn phụ hoặc phía chỗ dưới
3. Đặt chén trà lên đĩa lót, xoay hoa văn về chính diện nhìn từ phía khách
4. Dọn lần lượt từ người ở vị trí cao nhất phía khách, xong hết phía khách rồi mới sang phía công ty mình
5. Đặt bằng hai tay vào vị trí chếch phía trước bên phải khách, không chồng lên tài liệu
6. Dọn xong thì cầm khay áp bên hông người
7. Cúi chào một cái ở cửa, nói "Goyukkuri douzo" rồi khép cửa nhẹ nhàng

Chỗ trên (上座, kamiza)

Chỗ ngồi ở phía xa cửa vào. Ở phòng tiếp khách thì mời khách ngồi vào đây.

Chỗ dưới (下座, shimoza)

Chỗ ngồi ở phía gần cửa vào. Bên phải ra vào và làm việc chuyển tiếp sẽ ngồi đó.

Đĩa lót chén (茶托, chataku)

Chiếc đĩa lót đặt dưới chén trà. Bưng riêng với chén trà, ngay trước lúc dọn ra mới đặt chén lên.

Bàn phụ

Chiếc bàn nhỏ kê ở góc phòng tiếp khách. Dùng làm chỗ đặt tạm khay.

Đồ nhận giữ

Áo khoác, danh thiếp, tài liệu... mà khách gửi gắm. Vì thành trách nhiệm của người nhận nên phải xưng danh rồi mới nhận.

Tiễn khách

Việc đi kèm và đưa tiễn vị khách ra về. Cúi đầu cho tới một mốc kết thúc nào đó như cửa đóng lại, hay chiếc xe khuất tầm mắt.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Văn bản gửi ra ngoài công ty được dựng từ những bộ phận có thứ tự và có cặp đôi cố định. Bài này nắm bộ khung không được phá vỡ: tổ hợp đầu ngữ và kết ngữ, vị trí của lời chào theo mùa, cho tới phần liệt kê tóm gọn nội dung chính thành từng gạch đầu dòng.

Văn bản gửi ra ngoài xếp từ trên xuống theo thứ tự: ngày phát hành, tên người nhận, tên người gửi, tiêu đề, chính văn, phần liệt kê, chữ "ijou" (hết), rồi thông tin liên lạc của người phụ trách. Ngày thì ghi ngày phát hành văn bản và đặt ở đầu. Bởi đó là bản ghi làm đầu mối khi về sau cần tra cứu. Hình thức phổ biến là tên người nhận đặt bên trái, tên người gửi đặt bên phải. Tiêu đề thì đặt sao cho chỉ một dòng là biết văn bản nói về cái gì và có tính chất ra sao, chẳng hạn "Thư mời tham dự buổi giới thiệu sản phẩm mới". "Cách nghĩ về soạn thảo công văn" của Cục Văn hóa cũng nói rằng ở phần tiêu đề phải cho thấy chủ đề và tính chất của văn bản, và nên dùng những từ như báo cáo, đề xuất, trả lời, tổ chức; cách nghĩ này áp nguyên vào tiêu đề của văn bản gửi ra ngoài cũng đúng.

Chính văn bắt đầu bằng đầu ngữ (頭語, tougo), rồi tới tiền văn, chủ văn, mạt văn, và đóng lại bằng kết ngữ (結語, ketsugo). Tiền văn là lời chào theo mùa và lời hỏi thăm sức khỏe đối phương; chủ văn là nội dung chính mở đầu bằng "sate" (vậy thì); mạt văn là lời chào kết thúc. Trong "Kiến thức cơ bản về thư tín" của Japan Post cũng nêu cấu trúc đầu ngữ, tiền văn, chính văn, mạt văn và phần cuối thư, đồng thời giải thích rằng kết ngữ phải tương ứng với đầu ngữ. Lời chào theo mùa đặt ở lối vào của tiền văn, và chọn cách diễn đạt hợp với mùa. Nếu dùng cùng một cách diễn đạt quanh năm thì nó đâu còn là lời chào theo mùa nữa.

Đầu ngữ và kết ngữ đã định sẵn thành cặp. Theo bảng liệt kê của Japan Post: haikei (拝啓) của thư thông thường ứng với keigu (敬具), keihaku (敬白), haigu (拝具); kinkei (謹啓) của thư trang trọng ứng với kinpaku (謹白), kingen (謹言), keihaku (敬白); kyuukei (急啓) của thư gấp ứng với sousou (草々), sousou (早々); haifuku (拝復) của thư trả lời ứng với keigu (敬具), haitou (拝答); và zenryaku (前略) của kiểu giản lược ứng với sousou (草々), sousou (早々), fuitsu (不一). Zenryaku là lời tuyên bố "tôi xin lược bỏ tiền văn", nên viết zenryaku rồi lại tiếp lời chào theo mùa là tự mâu thuẫn. Đã viết đầu ngữ thì phải đóng lại bằng kết ngữ tương ứng, không được lược bỏ. Zenryaku là kiểu giản lược nên không dùng cho thư đề nghị chính thức gửi đối tác lần đầu hoặc gửi người bề trên.

Những thông tin mà người đọc sẽ nhặt ra để dùng, như ngày giờ, địa điểm, số tiền, số bản, thì đừng vùi vào trong chính văn mà hãy đưa vào phần liệt kê. Sau kết ngữ, viết chữ "ki" (記) ở giữa dòng, bên dưới xếp các mục thành gạch đầu dòng, và cuối cùng viết "ijou" (以上) canh phải để đóng lại. Mở bằng "ki" thì đóng bằng "ijou" là một cặp, không có chuyện chỉ có một vế. Nếu cứ viết tiếp thành văn xuôi thì bản thân việc lập phần liệt kê chẳng còn ý nghĩa, nên đã dựng phần liệt kê thì nhất định phải viết thành từng gạch đầu dòng.

Trật tự của văn bản gửi ra ngoài
1. Reiwa năm ○ tháng ○ ngày ○ (canh phải, ngày phát hành)
2. Công ty cổ phần ○○, Phòng Kinh doanh, Trưởng phòng Yamada Ichirou kính gửi (canh trái)
3. Công ty cổ phần △△, Phòng Tổng vụ, Tanaka Hanako (canh phải)
4. Thư mời tham dự buổi giới thiệu sản phẩm mới (canh giữa, tiêu đề)
5. Haikei. Thời tiết dạo này, kính chúc quý công ty ngày càng thịnh vượng. (đầu ngữ và tiền văn)
6. Sate, lần này bên công ty chúng tôi... (chủ văn)
7. Trước hết, tuy giản lược, chúng tôi xin gửi lời mời qua thư này. Keigu (mạt văn và kết ngữ)
8. Ki / gạch đầu dòng ngày giờ, địa điểm, đồ cần mang / Ijou (canh phải)

Đầu ngữ (頭語, tougo)

Từ đặt ở đầu thư hoặc văn bản gửi ra ngoài: haikei, kinkei, zenryaku, haifuku... Đi thành cặp với kết ngữ.

Kết ngữ (結語, ketsugo)

Từ đóng lại chính văn: keigu, kinpaku, sousou... Mỗi đầu ngữ đã định sẵn từ tương ứng.

Tiền văn (前文, zenbun)

Phần lời chào theo mùa và lời hỏi thăm sức khỏe, đặt sau đầu ngữ. Khi dùng zenryaku thì lược bỏ phần này.

Chủ văn (主文, shubun)

Phần nội dung chính, mở đầu bằng những từ như "sate". Viết chính mục đích của văn bản.

Phần liệt kê (記書き, kigaki)

Phần nêu chữ "ki" sau kết ngữ rồi tóm gọn ngày giờ, địa điểm... thành gạch đầu dòng. Đóng lại bằng "ijou".

Tiêu đề

Dòng đề mục nêu chủ đề và tính chất của văn bản trong một dòng. Trong "Cách nghĩ về soạn thảo công văn" thì gọi là hyoudai (標題).

Nguồn: Japan Post "Kiến thức cơ bản về thư tín — Hình thức cơ bản của lá thư" (tra cứu tháng 8 năm 2026)

Với văn bản nội bộ thì cắt bỏ lời chào và chỉ giữ lại các điểm chính mới là đúng. Ngược lại, kính xưng ở phần người nhận thì không cắt được. Bài này định hình cách phân biệt sama, onchuu, kakui, sensei, và cách viết mặt trước phong bì.

Văn bản nội bộ, tức các loại thông báo, báo cáo, tờ trình ringisho, biên bản họp..., là công cụ nghiệp vụ trao đổi trong cùng một tổ chức. Không cần lời chào theo mùa, không cần đầu ngữ lẫn kết ngữ. Hãy xếp theo thứ tự tiêu đề, kết luận, lý do, chi tiết; và kính ngữ thì chỉ dừng ở mức "desu, masu". Số người đọc càng nhiều thì viết càng ngắn càng truyền đạt nhanh và chính xác. "Cách nghĩ về soạn thảo công văn" của Cục Văn hóa cũng nêu ra việc phải viết câu ngắn và mỗi câu chỉ có một luận điểm. Nếu đẩy kết luận xuống cuối thì thời gian đọc sẽ chồng chất lên đúng bằng số người phải đọc.

Kính xưng được định bởi loại người nhận. Cá nhân thì dùng "sama" (様), tổ chức hoặc phòng ban thì dùng "onchuu" (御中), còn khi gửi cùng một văn bản cho nhiều người thì dùng "kakui" (各位). Lỗi hay gặp nhất ở đây là chồng kính xưng lên nhau. "Kakui" bản thân nó đã là kính xưng tương đương "thưa quý vị", nên không viết "kakui-sama" hay "kakui-dono". Với những đối tượng được gọi là "sensei" như bác sĩ, giáo viên, luật sư thì "sensei" đã đóng vai trò kính xưng, nên cũng không viết "sensei-sama". Japan Post cũng cho rằng việc chồng kính xưng khi gửi tới đoàn thể hay phòng ban, kiểu "○○ ka onchuu Yuubin Tarou sama", là sai.

Đặc biệt dễ nhầm là khi viết tên tổ chức và tên cá nhân cạnh nhau. Onchuu là chữ đề bên cạnh mang nghĩa gửi tới những người liên quan bên trong tổ chức hay cơ quan chứ không phải một người cụ thể, nên nếu đã rõ họ tên thì nó mâu thuẫn với điểm đó. Kim chỉ nam về kính ngữ cũng cho rằng cách viết "○○ chuugakkou Yamada Ichirou sensei onchuu" là không thích hợp, và nói rằng viết "○○ chuugakkou Yamada Ichirou sensei" là được. Kính xưng ở phần người nhận thì một địa chỉ nhận chỉ một cái. Hãy dứt khoát: gửi tổ chức thì onchuu, gửi cá nhân thì sama.

Ở mặt trước phong bì, tên công ty phải viết bằng tên chính thức "Kabushiki-gaisha ○○" chứ không viết tắt thành "(kabu)". Việc chữ "kabushiki-gaisha" đứng trước hay đứng sau chính là bản thân tên chính thức của công ty, nên không phải thứ mà người viết muốn đảo cho dễ đọc thì đảo. Họ tên thì viết ở giữa và to hơn một chút sẽ dễ cân đối bố cục. Tem dán ở vị trí góc trên bên trái khi để phong bì theo chiều dọc. Thông thường, những chữ chỉ nội dung bên trong hay cách xử lý thì viết thêm ở góc dưới bên trái mặt trước: khi muốn đích thân người nhận mở thì viết "shinten" (親展, thư riêng), khi muốn chỉ rõ loại giấy tờ thì viết kiểu "seikyuusho zaichuu" (請求書在中, bên trong có hóa đơn). Mặt sau thì viết địa chỉ và họ tên người gửi, bằng cỡ chữ nhỏ hơn mặt trước.

Trình tự viết mặt trước phong bì
1. Mã bưu chính viết trong ô khung
2. Tên công ty viết bằng tên chính thức có chữ "kabushiki-gaisha", không viết tắt
3. Viết tên phòng ban, chức danh; họ tên viết ở giữa và to hơn một chút
4. Kính xưng chỉ một cái cho mỗi địa chỉ nhận. Cá nhân thì sama, tổ chức thì onchuu
5. Chữ chỉ nội dung bên trong hay cách xử lý thì viết thêm ở góc dưới bên trái mặt trước
6. Tem dán ở góc trên bên trái khi để phong bì theo chiều dọc
7. Mặt sau viết địa chỉ và họ tên người gửi, cỡ chữ nhỏ hơn mặt trước

Onchuu (御中)

Chữ đề bên cạnh cho biết thư gửi tới những người liên quan bên trong tổ chức hay cơ quan, chứ không phải một cá nhân cụ thể. Không dùng cạnh tên cá nhân.

Kakui (各位)

Kính xưng hướng tới từng người trong nhiều người nhận. Vì tương đương "thưa quý vị" nên không gắn thêm sama hay dono ở phía sau.

Shinten (親展)

Chữ cho biết muốn đích thân người nhận mở phong bì. Viết thêm ở mặt trước phong bì.

Zaichuu (在中)

Chữ chỉ loại nội dung bên trong phong bì. Viết kiểu "seikyuusho zaichuu", giúp bên nhận phân loại.

Ringisho (稟議書)

Văn bản nội bộ do người phụ trách khởi thảo, lần lượt lấy dấu phê duyệt của những người liên quan để được quyết định. Không viết lời chào.

Chữ đề bên cạnh (脇付け, wakizuke)

Chữ viết thêm bên cạnh phần người nhận. Onchuu hay shinten thuộc loại này.

Nguồn: Japan Post "Mẹo nhỏ về thư tín — Cách viết mặt trước và mặt sau phong bì" (tra cứu tháng 8 năm 2026)

Tiêu đề, ô người nhận, khuôn mẫu nội dung, thư trả lời, tệp đính kèm. Tai nạn email hầu hết xảy ra ở năm chỗ này. Và đều là những thứ ngăn được chỉ bằng một phút trước khi bấm gửi.

Tiêu đề là cái tên để người ta chọn "mở cái này trước đã" giữa danh sách trong hộp thư đến. Chỉ ghi "Osewa ni natte orimasu" hay "Xin liên hệ" thì chưa mở ra vẫn không biết bên trong là gì. Nếu xếp được ra rằng đây là việc gì, muốn người ta làm gì, hạn đến khi nào — kiểu "[Đề nghị] Về việc phát hành lại hóa đơn kỳ tháng 9 (trước ngày 5 tháng 9)" — thì người đọc quyết định được thứ tự ưu tiên trước cả khi mở thư. Xếp một dãy dấu chấm than để thúc giục thì cũng chẳng làm tăng thêm chút dữ liệu nào để họ phán đoán mức độ khẩn cấp. Đây cũng chính là tinh thần của việc "Cách nghĩ về soạn thảo công văn" của Cục Văn hóa bảo rằng tiêu đề phải cho thấy chủ đề và tính chất của văn bản.

Ô người nhận có ba loại. TO là người mà bạn muốn họ xử lý hoặc trả lời, CC là người bạn muốn họ nắm nội dung, BCC dùng khi không muốn để những người nhận khác nhìn thấy địa chỉ. Những địa chỉ đưa vào TO và CC thì toàn bộ người nhận đều nhìn thấy. Đây chính là chỗ xảy ra tai nạn: nếu bạn xếp nhiều công ty khác nhau vốn không quen biết nhau vào TO hay CC thì hóa ra bạn đã trao thông tin liên lạc của đối tác cho bên thứ ba. Nếu gửi hàng loạt thì hãy đưa vào BCC, hoặc gửi từng thư một. Để trống TO thì CC vẫn hiện ra y như vậy, nên bỏ trống TO không phải là cách giải quyết.

Phần nội dung xếp theo thứ tự: tên người nhận, lời chào và xưng danh, nội dung công việc, lời kết, chữ ký. Nếu gửi ra ngoài công ty thì ghi đủ tên công ty, phòng ban, họ tên: "Kabushiki-gaisha ○○ Soumubu Yamada sama". Không có tên người nhận thì khi thư được chuyển tiếp người ta không biết thư gửi cho ai; không xưng danh thì đối phương phải đoán người gửi từ địa chỉ email. "Otsukaresama desu" là lời chào nội bộ nên không dùng với bên ngoài. Nguyên tắc là một thư một việc. Gộp chung lại thì nửa sau bị đọc lướt qua, và thư trả lời cũng thường chỉ trả lời một nửa. Nếu không tách được thì đặt tiêu đề nhỏ để phân đoạn. Trong thư trả lời thì giữ lại phần trích dẫn để rõ mình đang đáp lại điều gì, và chữ "Re:" ở tiêu đề thì về nguyên tắc để nguyên. Khi chủ đề đã đổi thì gửi lại bằng một tiêu đề mới sẽ dễ tìm về sau hơn.

Tệp đính kèm và gửi nhầm thì phải ngăn bằng quy trình chứ không phải bằng sự chú ý. Đã viết là có đính kèm thì trước khi gửi phải nhìn tận mắt xem đã đính kèm thật chưa. Tệp dung lượng lớn nếu vượt giới hạn của bên nhận thì sẽ không tới nơi mà chẳng ai hay, nên hãy xác nhận trước hoặc bàn với họ một cách chuyển giao khác. Chia nhỏ ra gửi thì đẩy công ghép lại sang cho đối phương, còn nén lại cũng không đảm bảo là sẽ dưới mức giới hạn. Với chuyện gửi nhầm, cách sắp xếp thứ tự sau đây rất hiệu quả: viết xong phần nội dung rồi cuối cùng mới nhập địa chỉ người nhận, và cài đặt sẵn khoảng thời gian cho phép thu hồi thư. Thói quen cứ chọn ngay mục đầu tiên khi danh sách gợi ý địa chỉ hiện ra chính là nguyên nhân điển hình của tai nạn gửi nhầm sang một người khác trùng họ. Lời đề nghị thì kèm lời đệm, và viết cụ thể điều muốn người ta làm cùng với thời hạn. Lời nhắc thì đừng quy ngay là đối phương sơ suất, mà hãy chừa cho họ một lối thoát bằng câu "nếu là do thư đi lạc nhau thì tôi thành thật xin lỗi", rồi mới nhờ họ xác nhận tình hình.

Kiểm tra trước khi bấm nút gửi
1. Địa chỉ người nhận có đúng không. Có chọn nhầm sang người khác trùng họ hoặc tên hiển thị na ná không
2. Có sót cấp trên hay người liên quan lẽ ra phải đưa vào CC không
3. Chỉ nhìn tiêu đề đã biết nội dung công việc và thời hạn chưa
4. Chữ Hán trong tên công ty, tên phòng ban, họ tên ở phần người nhận có đúng không
5. Tệp đã ghi là đính kèm có thực sự được đính kèm không
6. Điều muốn đối phương làm và thời hạn đã viết trong nội dung chưa
7. Chữ ký có đủ tên công ty, họ tên và thông tin liên lạc không

Tiêu đề

Dòng đề mục của email. Đặt tên sao cho biết được nội dung công việc, đối tượng và thời hạn thì người đọc quyết định được thứ tự ưu tiên trước cả khi mở thư.

CC

Ô để đưa vào những người bạn muốn chia sẻ nội dung. Địa chỉ đưa vào đây thì toàn bộ người nhận đều nhìn thấy, và về nguyên tắc không yêu cầu họ xử lý gì.

BCC

Ô để gửi mà những người nhận khác không nhìn thấy. Dùng khi gửi hàng loạt cho nhiều người vốn không quen biết nhau.

Chữ ký

Khối gồm tên công ty, phòng ban, họ tên và thông tin liên lạc đặt ở cuối nội dung thư. Giúp đối phương khỏi phải đi tìm cách liên lạc.

Trả lời có trích dẫn

Việc trả lời trong khi vẫn giữ lại nguyên văn của đối phương. Đối phương sẽ biết bạn đang đáp lại điều gì.

Thư đi lạc nhau

Tình trạng hai bên liên lạc lỡ nhau. Dùng làm lời rào đón trước khi nhắc nhở thì đối phương vẫn giữ được thể diện mà trả lời.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Giám đốc thành viên hội đồng và kiểm soát viên là những cơ quan do Luật Công ty quy định; còn shachou hay senmu là cách gọi nội bộ mà công ty tự do đặt ra. Trước hết, bài này sắp xếp rõ rằng hai tầng này là hai thứ khác nhau.

Trong những từ chỉ "người có chức lớn" của công ty có trộn lẫn hai loại: loại do luật pháp quy định và loại do công ty tự do quyết định. Cái mà Luật Công ty quy định là các cơ quan như đại hội đồng cổ đông, torishimariyaku (取締役, giám đốc thành viên hội đồng), hội đồng torishimariyaku, daihyou torishimariyaku (代表取締役, giám đốc đại diện), kansayaku (監査役, kiểm soát viên) — quyền hạn của chúng được ghi trong luật và được đăng ký. Ngược lại, với những cách gọi như shachou (社長, tổng giám đốc), fuku-shachou (副社長, phó tổng giám đốc), senmu (専務), joumu (常務), honbuchou (本部長, giám đốc khối), thì Luật Công ty không có định nghĩa "shachou là gì". Đó là thứ công ty tự đặt ra theo hệ thống chức danh nội bộ, nên cùng là "senmu" nhưng khác công ty thì quyền hạn và đãi ngộ cũng khác. Không đem ý nghĩa chức vụ của công ty này áp sang công ty khác — đó là điểm xuất phát của lĩnh vực này.

Luật Công ty quy định rằng công ty cổ phần bắt buộc phải đặt một hoặc từ hai torishimariyaku trở lên (Luật Công ty, Điều 326 khoản 1). Ngược lại, hội đồng torishimariyaku, kế toán tham dự, kiểm soát viên, hội đồng kiểm soát viên, kiểm toán viên kế toán... là những cơ quan tùy ý, chỉ đặt nếu điều lệ công ty quy định (cùng điều, khoản 2). Nói cách khác, "công ty cổ phần không có hội đồng torishimariyaku" chẳng phải bất hợp pháp cũng chẳng phải ngoại lệ. Ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty chỉ có duy nhất một torishimariyaku cũng không hiếm. Ngoài ra, trong trường hợp có đặt hội đồng torishimariyaku thì số torishimariyaku phải từ ba người trở lên (Luật Công ty, Điều 331 khoản 5).

Người nắm quyền đại diện cho công ty là daihyou torishimariyaku. Ở công ty có đặt hội đồng torishimariyaku thì hội đồng đó phải chọn ra daihyou torishimariyaku trong số các torishimariyaku (Luật Công ty, Điều 362 khoản 3), và daihyou torishimariyaku có quyền thực hiện mọi hành vi trong hay ngoài tố tụng liên quan đến nghiệp vụ của công ty (Luật Công ty, Điều 349 khoản 4). Ở nhiều công ty, người ta chồng cách gọi "shachou" lên daihyou torishimariyaku thành danh xưng "daihyou torishimariyaku shachou", nhưng đó chỉ là viết cạnh nhau địa vị pháp lý và cách gọi nội bộ, chứ không có chức vụ pháp lý nào tên là shachou cả.

Dẫu vậy, cái tên "shachou" vẫn có uy tín xã hội. Luật Công ty quy định rằng trong trường hợp gắn các danh xưng như shachou, fuku-shachou cho một torishimariyaku không phải là daihyou torishimariyaku, thì công ty phải chịu trách nhiệm trước bên thứ ba ngay tình về hành vi mà torishimariyaku đó đã làm (Luật Công ty, Điều 354). Cái này gọi là daihyou torishimariyaku biểu kiến. Nghĩa là chức danh trên danh thiếp là dữ liệu phán đoán quan trọng đối với đối phương. Ngoài ra, "yakuin" (役員, thành viên ban lãnh đạo) theo Luật Công ty là chỉ torishimariyaku, kế toán tham dự và kiểm soát viên (Luật Công ty, Điều 329 khoản 1); còn shikkou yakuin (執行役員, giám đốc điều hành) mà trong ngôn ngữ thường ngày hay được xếp vào yakuin thì lại không thuộc yakuin của điều luật này. Shikkou yakuin là cách gọi không có quy định trong Luật Công ty; có công ty đặt họ ở tư cách người lao động, có công ty thì để torishimariyaku kiêm nhiệm.

Dòng chảy cho tới khi "shachou" được xác định ở công ty có hội đồng torishimariyaku
1. Đại hội đồng cổ đông bầu chọn torishimariyaku (Luật Công ty, Điều 329 khoản 1)
2. Toàn bộ torishimariyaku được chọn tổ chức thành hội đồng torishimariyaku (Luật Công ty, Điều 362 khoản 1)
3. Hội đồng torishimariyaku chọn ra daihyou torishimariyaku trong số các torishimariyaku (Luật Công ty, Điều 362 khoản 3)
4. Công ty căn cứ quy chế nội bộ mà trao cho người đó danh xưng shachou
5. Trên danh thiếp thì ghi là "daihyou torishimariyaku shachou"

Đại hội đồng cổ đông (株主総会)

Cơ quan quyết định ý chí của công ty, gồm các cổ đông. Bầu chọn các yakuin như torishimariyaku (Luật Công ty, Điều 329 khoản 1). Ở công ty có hội đồng torishimariyaku thì những việc được quyền nghị quyết bị giới hạn ở phần luật định và phần điều lệ định (Luật Công ty, Điều 295 khoản 2).

Torishimariyaku (取締役)

Cơ quan mà Luật Công ty bắt buộc phải đặt; công ty cổ phần cần từ một người trở lên (Luật Công ty, Điều 326 khoản 1). Là vị trí đảm nhận quyết định ý chí kinh doanh, khác với chức vụ của người lao động như trưởng phòng.

Hội đồng torishimariyaku (取締役会)

Cơ quan tổ chức bởi toàn bộ torishimariyaku. Quyết định việc chấp hành nghiệp vụ, giám sát việc thực thi chức trách của torishimariyaku, chọn và bãi nhiệm daihyou torishimariyaku (Luật Công ty, Điều 362). Là cơ quan tùy ý, đặt khi điều lệ quy định.

Daihyou torishimariyaku (代表取締役)

Torishimariyaku nắm quyền đại diện cho công ty. Ở công ty có hội đồng torishimariyaku thì hội đồng chọn ra trong số các torishimariyaku (Luật Công ty, Điều 362 khoản 3).

Kansayaku (監査役, kiểm soát viên)

Cơ quan kiểm tra việc thực thi chức trách của torishimariyaku và lập báo cáo kiểm tra (Luật Công ty, Điều 381 khoản 1). Đứng ở phía kiểm tra chứ không phải phía chấp hành nghiệp vụ.

Daihyou torishimariyaku biểu kiến (表見代表取締役)

Cơ chế theo đó, khi gắn danh xưng shachou, fuku-shachou... cho một torishimariyaku không phải daihyou torishimariyaku, thì công ty chịu trách nhiệm trước bên thứ ba ngay tình về hành vi của người đó (Luật Công ty, Điều 354).

Shikkou yakuin (執行役員)

Danh xưng do công ty đặt ra cho vị trí đảm nhận việc chấp hành nghiệp vụ. Không có quy định trong Luật Công ty, và không nằm trong yakuin của Luật Công ty, Điều 329 khoản 1. Vị trí được định vị khác nhau tùy từng công ty.

Điều lệ công ty (定款)

Văn bản quy định các quy tắc cơ bản của công ty. Việc có đặt hội đồng torishimariyaku hay kiểm soát viên hay không cũng do điều lệ quy định (Luật Công ty, Điều 326 khoản 2).

Nguồn: Luật Công ty Nhật Bản, Điều 326, Điều 329, Điều 331, Điều 349, Điều 354, Điều 362, Điều 381

Bài này nắm trật tự phổ biến từ kaichou xuống tới shunin, cùng quyền phê duyệt đi kèm chức vụ. Tiền đề lớn là: cả thứ bậc lẫn quyền hạn đều khác nhau tùy từng công ty.

Thông thường người ta hay kể trật tự từ trên xuống là kaichou (会長, chủ tịch), shachou (社長), fuku-shachou (副社長), senmu (専務), joumu (常務), honbuchou (本部長), buchou (部長, trưởng phòng), jichou (次長, phó phòng), kachou (課長, trưởng ban), kakarichou (係長, tổ trưởng), shunin (主任, chủ nhiệm); và theo lệ thì gọi khoảng từ kaichou tới joumu là tầng yakuin, khoảng từ honbuchou tới kachou là tầng quản lý. Tuy nhiên đây chỉ là thông lệ, chẳng có luật nào quy định thứ bậc này. Honbuchou và buchou ai trên ai thì tùy công ty; có công ty coi shunin là chức quản lý, lại có công ty chỉ để đó là một cách gọi trong hàng nhân viên thường. Khi nhìn danh thiếp của công ty khác, an toàn nhất là đừng phán đoán thứ bậc bằng thước đo của công ty mình, mà hãy xác nhận vị trí của người đó trong chính công ty họ.

Trong chức vụ có sự phân biệt giữa chức tuyến (line) và chức tham mưu (staff). Chức tuyến là vị trí có cấp dưới, ra mệnh lệnh công việc và vận hành tổ chức; buchou, kachou, kakarichou thuộc loại này. Chức tham mưu là vị trí không có cấp dưới, chống đỡ tổ chức bằng chuyên môn; có khi người ta đặt ra tantou buchou (担当部長, trưởng phòng phụ trách), senmon buchou (専門部長, trưởng phòng chuyên môn) — được đãi ngộ ở cấp buchou nhưng không có cấp dưới. Nghĩa là danh thiếp ghi "buchou" cũng chưa chắc đã có cấp dưới. Đây là sự phân biệt không liên quan gì tới hình thức tuyển dụng hay nơi làm việc, nên đừng lẫn lộn.

Tên chức vụ có khi được gắn thêm những chữ như "dairi" (代理, quyền), "kokoroe" (心得, tạm quyền), "hosa" (補佐, trợ lý), "tsuki" (付, trực thuộc). Thông thường, kachou dairi là vị trí thay mặt kachou thực hiện chức trách, kachou hosa là vị trí giúp việc cho kachou, buchou tsuki là vị trí đặt trực thuộc buchou; nhưng cái này cũng nặng nhẹ khác nhau tùy công ty. Trong thực tiễn, nhìn xem người đó quyết được cái gì thì hữu ích hơn là đếm thứ bậc.

Thứ được viết thành văn bản về "quyết được cái gì" chính là quy chế quyền hạn công việc. Ở nhiều công ty, người ta lập bảng theo số tiền chi hoặc theo loại hợp đồng, ghi rõ chức vụ nào thì được phê duyệt đến đâu. Chẳng hạn tới 100.000 yên thì kachou, tới 1.000.000 yên thì buchou, vượt quá thì phải lên yakuin. Nếu biết cấp trên của mình quyết được tới đâu, bạn sẽ biết tờ trình ringi cần đưa lên tới cấp nào, và số lần bị trả lại sẽ giảm. Ngoài ra, dù có thực hiện việc ủy quyền cho cấp dưới thì trách nhiệm quản lý của bên ủy quyền cũng không mất đi, và nghĩa vụ báo cáo của bên được ủy quyền cũng không mất. Phạm vi ủy quyền nhất định phải được làm rõ bằng văn bản.

Trình tự xác nhận đường đi của việc phê duyệt
1. Mở tập quy chế nội bộ tới phần quy chế quyền hạn công việc
2. Xem hồ sơ của mình thuộc vào phân loại nào
3. Xác nhận rằng người phê duyệt thay đổi theo số tiền và thời hạn hợp đồng
4. Xác nhận đường đi tới người phê duyệt, và các bộ phận cần hội ý
5. Nếu phân vân thì hỏi cấp trên xem ai là người phê duyệt trước khi khởi thảo

Chức quản lý

Vị trí chịu trách nhiệm vận hành một bộ phận hay một ban, và chỉ huy cấp dưới. Thường chỉ buchou, kachou..., nhưng tính từ đâu trở lên là chức quản lý thì khác nhau tùy công ty.

Chức tuyến (line)

Chức vụ có cấp dưới, ra mệnh lệnh công việc và vận hành tổ chức. Buchou, kachou, kakarichou...

Chức tham mưu (staff)

Chức vụ không có cấp dưới, chống đỡ tổ chức bằng chuyên môn. Có những dạng như tantou buchou, senmon buchou — dù ở cấp chức vụ đó nhưng không có cấp dưới.

Quy chế quyền hạn công việc

Quy chế nội bộ quy định theo số tiền và theo loại hồ sơ rằng chức vụ nào được phê duyệt tới đâu.

Quyền phê duyệt

Quyền phê chuẩn cuối cùng đối với một hồ sơ. Theo lệ thì số tiền càng lớn hoặc loại hợp đồng càng khác nhau thì chức vụ cần thiết càng đi lên cao.

Ủy quyền

Việc người ở trên giao quyền phê duyệt của mình cho người ở dưới. Phạm vi giao phải được làm rõ bằng văn bản, và trách nhiệm quản lý của bên giao vẫn còn.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Bài này nắm xem các phòng ban chính như tổng vụ, nhân sự, kế toán đang làm gì, cùng cơ chế ringi qua đó mọi việc được quyết định trong nội bộ công ty.

Các phòng ban của công ty chia thành hai nhóm lớn: nhóm tạo ra doanh thu và nhóm chống đỡ cho nhóm kia. Kinh doanh và sản xuất thuộc nhóm trước; tổng vụ, nhân sự, kế toán... thuộc nhóm sau, và bên chống đỡ được gọi gộp là bộ phận quản trị hay bộ phận corporate. Điều nhân viên mới nên nhớ trước tiên là "khi gặp khó thì phải đi đâu". Đồ dùng hỏng thì tới tổng vụ, hỏi về chấm công hay điều chuyển thì tới nhân sự, quyết toán chi phí thì tới kế toán, kiểm tra hợp đồng thì tới pháp chế, máy tính trục trặc thì tới hệ thống thông tin — chỉ cần biết địa chỉ cần tìm là tốc độ làm việc đã khác.

Hai cái tên giống nhau dễ bị lẫn là kế toán (経理, keiri) và tài vụ (財務, zaimu). Kế toán là việc ghi chép các giao dịch hằng ngày và lập báo cáo tài chính; tài vụ là việc huy động và vận dụng vốn, còn thương lượng với ngân hàng và xoay xở dòng tiền thì do tài vụ đảm nhận. Tổng vụ và nhân sự cũng thường tách riêng: tổng vụ lo tạp vụ của toàn công ty như tòa nhà, đồ dùng, quản lý văn thư, công việc hành chính cho đại hội đồng cổ đông; nhân sự lo những việc liên quan tới con người như tuyển dụng, bố trí, đánh giá, đào tạo. Tuy nhiên, ở công ty quy mô nhỏ thì tổng vụ có khi kiêm luôn nhân sự và kế toán, cách chia khác nhau tùy từng công ty.

Khi cần quyết một việc gì đó trong nội bộ, văn bản đi vòng qua những người liên quan để thu thập phê chuẩn chính là tờ trình ringisho (稟議書). Người khởi thảo viết mục đích, nội dung, số tiền, hiệu quả; qua bước hội ý của các phòng ban liên quan; rồi người có quyền phê duyệt phê chuẩn. Việc phê chuẩn gọi là kessai (決裁, quyết phê); việc người đã được ủy quyền trước tự mình quyết định dưới trách nhiệm của mình gọi là senketsu (専決, chuyên quyết); việc quyết thay khi người có quyền phê duyệt vắng mặt gọi là daiketsu (代決, đại quyết). Với hồ sơ đã daiketsu thì theo lệ phải làm bước kouetsu (後閲), tức cho chính người đó xem lại sau. Những lối tắt như mượn con dấu của người khác để đóng, hay đặt hàng trước khi có quyết phê, đều là vi phạm quy chế.

Ringi mất thời gian, nên thay vì bất ngờ đẩy hồ sơ đi vòng, việc nemawashi (根回し) — giải thích trước tôn chỉ cho các phòng ban liên quan — rất hiệu quả. Nemawashi không phải thủ đoạn để nhảy qua bước hội ý, mà là sự chuẩn bị chính đáng nhằm thống nhất luận điểm trước khi văn bản đi vòng, để giảm việc phải làm lại. Phần lớn các trường hợp bị trả lại đều do ba nguyên nhân: "không có căn cứ cho số tiền", "không có kết quả xem xét so sánh với phương án khác", "không rõ cần cái gì trước khi nào". Nếu trước khi khởi thảo bạn xác nhận người phê duyệt và nơi cần hội ý, chuẩn bị đủ tài liệu đính kèm như báo giá hay bảng so sánh rồi mới đẩy đi, thì sẽ thông ngay lần đầu.

Dòng chảy cho tới khi ringi được thông qua
1. Người khởi thảo viết mục đích, nội dung, số tiền, hiệu quả để lập tờ trình ringisho
2. Đính kèm các tài liệu làm căn cứ như báo giá, bảng so sánh
3. Giải thích nội dung với cấp trên trực tiếp và được họ đồng ý
4. Đưa đi hội ý ở các phòng ban liên quan (pháp chế, kế toán, hệ thống thông tin...)
5. Người có quyền phê duyệt ra quyết phê
6. Nhận được quyết phê rồi mới chuyển sang thực hiện việc đặt hàng hay ký hợp đồng

Bộ phận quản trị

Tên gọi chung cho các bộ phận chống đỡ cho khối kinh doanh, như tổng vụ, nhân sự, kế toán, pháp chế. Còn gọi là bộ phận corporate.

Tờ trình ringisho (稟議書)

Văn bản nội bộ dùng để thu thập phê chuẩn bằng cách đi vòng qua những người liên quan mà không phải mở cuộc họp. Khởi thảo kèm theo mục đích, nội dung, số tiền, hiệu quả và tài liệu căn cứ.

Kessai (決裁, quyết phê)

Việc người có quyền phê duyệt phê chuẩn cuối cùng đối với hồ sơ. Nhận được quyết phê rồi mới chuyển sang thực hiện việc đặt hàng hay ký hợp đồng.

Senketsu (専決, chuyên quyết)

Việc người đã được ủy quyền trước tự mình quyết định dưới trách nhiệm của mình. Phạm vi được quy định trong quy chế quyền hạn công việc.

Daiketsu (代決, đại quyết)

Việc quyết thay khi người có quyền phê duyệt vắng mặt. Theo lệ thì sau đó phải làm bước kouetsu, tức cho chính người đó xác nhận lại.

Hội ý (合議, gougi)

Thủ tục lấy ý kiến hoặc sự xác nhận của các phòng ban liên quan trước khi quyết phê. Nơi cần hội ý đã được định sẵn theo từng loại hồ sơ: hợp đồng thì pháp chế, chi tiêu thì kế toán.

Nemawashi (根回し)

Việc giải thích tôn chỉ cho những người liên quan trước khi đẩy văn bản đi vòng, để nắm trước các luận điểm và mối lo ngại. Là sự chuẩn bị nhằm giảm việc phải làm lại.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Báo cáo, thông báo và xin ý kiến trông thì giống nhau nhưng khác cả nơi gửi lẫn mục đích. Công việc bắt đầu từ chỗ tiếp nhận chỉ thị cho chính xác và phản hồi lại cho chính xác.

Hourensou (報連相) là từ ghép các chữ đầu của houkoku (報告, báo cáo), renraku (連絡, thông báo), soudan (相談, xin ý kiến). Báo cáo là trả lại kết quả hoặc diễn biến cho người đã ra chỉ thị; thông báo là cho những người liên quan biết một sự thật; xin ý kiến là hỏi quan điểm hay lời khuyên khi phân vân trong phán đoán. Điểm mấu chốt là nơi gửi khác nhau: báo cáo đi lên trên, thông báo đi ngang và ra xung quanh, xin ý kiến hướng tới cấp trên hoặc đàn anh. Thất bại phổ biến nhất của kiểu "tưởng là mình đã nói rồi" chính là sự bỏ sót: đã báo cáo cấp trên nhưng chưa thông báo cho phòng ban liên quan.

Báo cáo thì nói kết luận trước. Trật tự là: "Về vụ công ty A, họ nói muốn lùi thời hạn giao hàng thêm 1 tuần. Lý do là vật tư bên họ bị chậm. Ảnh hưởng tới phía ta thì...". Nếu bắt đầu kể từ diễn biến thì người nghe vừa phải chờ kết luận vừa phải ôm giữ thông tin, và phán đoán bị chậm. Và nguyên tắc sắt là tin càng xấu càng phải truyền đạt sớm. Càng để lâu thì phương án chọn được càng ít, nên dù chưa giải quyết xong cũng hãy rào đón "vẫn chưa giải quyết được nhưng..." rồi đưa sự thật ra. Điều làm cấp trên khốn khổ nhất là đúng ngày hết hạn mới lần đầu được biết có vấn đề.

Khi tiếp nhận chỉ thị, được gọi thì trước hết hãy cầm theo giấy ghi và bút. Nguyên tắc cơ bản là nghe hết câu chuyện đến cuối và không chen ngang giữa chừng; nghe xong thì kiểm tra xem có sót gì trong 5W2H không, tức là khi nào, ở đâu, ai, cái gì, tại sao, bằng cách nào, và bao nhiêu tiền. Đặc biệt là thời hạn và hình thức của sản phẩm — tức làm tới đâu — thì nhất định phải xác nhận. Nếu bị bảo "làm càng sớm càng tốt" thì hãy chủ động nêu ngày giờ cụ thể để thống nhất: "Trong hôm nay có được không ạ?". Cuối cùng nhắc lại các điểm chính, và cả chuỗi công việc còn kéo dài tới lúc về chỗ ngồi sắp xếp lại ghi chú và định lịch bắt tay vào việc.

Khi làm việc tại nhà, những điều lẽ ra tự nhiên truyền đi được nhờ ngồi gần nhau thì lại không truyền đi được. Hãy chia sẻ ngắn gọn lúc bắt đầu công việc, lúc xong một chặng, và lúc kết thúc. Chat có ưu điểm là đối phương tự chọn được thời gian đọc, nhưng đổi lại không hợp với việc gấp, nên hãy chuyển sang gọi điện hoặc họp. Việc xin ý kiến để nhờ phán đoán thì đừng qua lại dài dòng bằng mỗi chữ viết, hãy chuyển thành một cuộc gọi ngắn. Làm được ba sự chuyển đổi này thì dù ở xa nhau công việc vẫn chạy. Mặt khác, cuộc gọi không để lại bản ghi, nên những điều đã chốt thì nhất định phải viết thành chữ và chia sẻ. Dù có bản ghi hình thì vì mất thời gian đi tìm, việc viết ra các điểm chính vẫn không thể lược bỏ.

6 bước tiếp nhận chỉ thị
1. Được gọi thì cầm theo giấy ghi và bút
2. Nghe hết câu chuyện đến cuối, không chen ngang giữa chừng
3. Kiểm tra chỗ còn sót trong 5W2H (đặc biệt là thời hạn và hình thức của sản phẩm)
4. Hỏi cả bối cảnh vì sao công việc đó là cần thiết
5. Nhắc lại các điểm chính để thống nhất nhận thức
6. Về chỗ ngồi thì sắp xếp lại ghi chú và định lịch bắt tay vào việc

Báo cáo (報告, houkoku)

Trả lại kết quả hoặc diễn biến cho người đã ra chỉ thị. Nói kết luận trước, và tách bạch sự thật với ý kiến của bản thân khi truyền đạt.

Thông báo (連絡, renraku)

Cho những người liên quan biết một sự thật. Không phải để đòi hỏi phán đoán; điểm mấu chốt là đưa được tới toàn bộ những người chịu ảnh hưởng.

Xin ý kiến (相談, soudan)

Hỏi quan điểm hay lời khuyên của cấp trên, đàn anh khi phân vân trong phán đoán. Mang theo sẵn tình hình và các phương án thì sẽ chốt được trong thời gian ngắn.

5W2H

Bảy mục cần xác nhận: khi nào, ở đâu, ai, cái gì, tại sao, bằng cách nào, bao nhiêu tiền. Dùng để kiểm tra chỗ còn sót khi tiếp nhận chỉ thị.

Báo cáo giữa chừng

Báo cáo tiến độ dở dang trước khi công việc kết thúc. Với công việc dài, nếu định sẵn các mốc để chèn vào thì sửa được độ lệch hướng sớm.

Nhắc lại (復唱, fukushou)

Đọc to lặp lại các điểm chính của chỉ thị đã nhận, để kiểm tra xem nhận thức hai bên có khớp nhau không.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Bài này nắm cách sắp xếp khi ôm nhiều việc cùng lúc, cách truyền đạt tiến độ, và những điều cơ bản về mặt luật pháp liên quan tới thời giờ làm việc và nghỉ phép.

Khi công việc chồng lên nhau, hãy sắp xếp theo hai trục: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Thứ vừa khẩn cấp vừa quan trọng thì ưu tiên nhất, nhưng cái quyết định thành quả lại là thứ quan trọng mà không khẩn cấp, tức là lập kế hoạch, cải tiến, học tập và xây dựng quan hệ. Nếu không giành lấy thời gian cho phần này trước thì nó luôn bị đẩy ra sau. Thứ khẩn cấp mà không quan trọng, chẳng hạn những câu hỏi trả lời được ngay, thì ta hay bắt tay vào trước; nhưng nếu bị vùi trong đó thì công việc quan trọng lần nào cũng dồn tới sát hạn. Thứ không khẩn cấp cũng không quan trọng thì hãy hỏi cấp trên, kể cả chuyện có bỏ được không. Khi phân vân, đo bằng câu hỏi "nếu chậm thì ai khổ và khổ tới mức nào" chứ không chỉ bằng thời hạn, thì sẽ dễ quyết hơn.

PDCA là cách nghĩ xoay vòng bốn giai đoạn Plan (kế hoạch), Do (thực hiện), Check (đánh giá), Act (cải tiến). Điều quan trọng là nhất định phải có bước Check, bởi làm xong bỏ đó thì sẽ lặp lại đúng thất bại cũ. Để đánh giá được thì ngay ở giai đoạn kế hoạch phải định sẵn bằng con số hoặc bằng trạng thái rằng "cái gì trở thành thế nào thì coi là thành công". Nếu mục tiêu còn mơ hồ mà đã chuyển sang thực hiện thì về sau chẳng có cách nào mà đánh giá.

Lịch trình thì lập bằng cách tính ngược từ thời hạn. Nếu xếp thời gian làm việc kín mít không kẽ hở thì chắc chắn sẽ chậm vì có việc chen ngang và việc phải làm lại, nên hãy chừa trống khoảng hai phần mười tổng thời gian làm phần dư. Đừng quên tính cả thời gian chờ người khác kiểm tra và chờ phê duyệt vào quy trình. Với công việc dài thì tự mình đặt các mốc hạn giữa chừng và báo cáo giữa chừng tại đó. Ngay tại thời điểm biết mình sắp bị chậm, hãy nói kết luận trước, rồi cho biết đã tiến tới đâu, nguyên nhân là gì, cần cái gì, và khi nào thì nộp được. Báo cáo quá vụn vặt lại lấy mất thời gian của đối phương, nên định sẵn các mốc rồi hãy báo là tốt nhất.

Thời giờ làm việc có mức trần theo luật. Luật Tiêu chuẩn Lao động quy định không được cho người lao động làm việc quá 40 giờ một tuần và quá 8 giờ một ngày, không tính thời gian nghỉ giải lao (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 32). Muốn cho họ làm quá mức đó thì phải ký thỏa ước bằng văn bản với công đoàn do quá bán người lao động tổ chức, hoặc với người đại diện cho quá bán người lao động, và phải nộp cho cơ quan hành chính (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 36). Thỏa ước này chính là cái thường được gọi là thỏa ước 36. Làm thêm giờ thì không phải cứ tự mình phán đoán rồi bắt đầu, mà phải xin phép theo thủ tục công ty quy định. Về nghỉ giải lao cũng vậy, luật quy định phải cho nghỉ giữa giờ làm ít nhất 45 phút nếu thời giờ làm việc vượt quá 6 giờ, và ít nhất 1 giờ nếu vượt quá 8 giờ (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 34 khoản 1).

Về nghỉ phép năm có hưởng lương, luật quy định phải cấp 10 ngày làm việc, liên tục hoặc chia nhỏ, cho người lao động đã làm việc liên tục 6 tháng tính từ ngày được tuyển dụng và đi làm từ 8 phần 10 tổng số ngày làm việc trở lên (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 39 khoản 1). Từ đó về sau, số ngày được cộng thêm tùy theo số năm làm việc liên tục. Khi xin nghỉ, bạn không có nghĩa vụ phải giải thích lý do. Tuy nhiên, trong trường hợp việc cho nghỉ vào đúng thời điểm được yêu cầu sẽ cản trở sự vận hành bình thường của doanh nghiệp, thì công ty có thể cho nghỉ vào thời điểm khác (cùng điều, khoản 5). Về mặt thực tiễn, phép tắc là khi đã chốt ngày nghỉ thì xin phép sớm, và báo cho những người liên quan biết tình hình các hồ sơ đang chạy, đầu mối liên lạc trong lúc mình vắng mặt, và phương châm xử lý.

5 bước báo cáo khi sắp bị chậm
1. Cất tiếng ngay tại thời điểm biết mình sắp bị chậm
2. Nói kết luận trước (em không kịp thời hạn ban đầu ạ)
3. Cho biết hiện đã làm xong tới đâu
4. Truyền đạt cụ thể nguyên nhân chậm trễ và sự hỗ trợ cần thiết
5. Tự mình đề xuất khi nào thì nộp được

Mức độ khẩn cấp

Mức độ về việc phải làm xong trước khi nào. Đo bằng độ gần của thời hạn.

Mức độ quan trọng

Mức độ mà công việc đó tác động tới thành quả. Đo bằng câu hỏi nếu chậm thì ai khổ và khổ tới mức nào thì dễ phán đoán.

PDCA

Cách tiến hành lặp lại bốn giai đoạn Plan (kế hoạch), Do (thực hiện), Check (đánh giá), Act (cải tiến). Bỏ qua bước đánh giá thì sẽ lặp lại đúng thất bại cũ.

Tính ngược

Việc lập kế hoạch bằng cách lần ngược quy trình lên từ thời hạn. Chừa phần dư để phòng việc chen ngang và việc chờ người khác kiểm tra.

Thỏa ước 36 (36協定)

Tên thường gọi của thỏa ước lao động cần có để cho người lao động làm quá thời giờ làm việc luật định. Phải ký thỏa ước bằng văn bản và nộp cho cơ quan hành chính (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 36).

Nghỉ phép năm có hưởng lương

Kỳ nghỉ 10 ngày làm việc được cấp cho người lao động đã làm việc liên tục 6 tháng và đi làm từ 8 phần 10 tổng số ngày làm việc trở lên (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 39 khoản 1). Không cần giải thích lý do khi xin nghỉ.

Quyền đổi thời điểm nghỉ

Cơ chế cho phép công ty cho nghỉ vào thời điểm khác, trong trường hợp việc cấp phép năm vào đúng thời điểm được yêu cầu sẽ cản trở sự vận hành bình thường của doanh nghiệp (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 39 khoản 5).

Nguồn: Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 32, Điều 34, Điều 36, Điều 39 / ※ Phần còn lại là thông lệ thương mại không có quy định pháp lý

Càng lúc không suôn sẻ thì càng cần khuôn mẫu. Bài này gom lại động tác đầu tiên khi mắc lỗi, cách nhờ người khác và cách từ chối, phép tắc họp hành, và việc bàn giao.

Động tác đầu tiên khi nhận ra mình mắc lỗi chỉ gói gọn trong hai điều: không giấu, và báo ngay cho cấp trên. Thứ tự là: trước hết chặn thiệt hại lan rộng, tiếp đó truyền đạt sự thật, chỉ ra phạm vi ảnh hưởng, đưa ra phương án ứng phó tạm thời và xin chỉ thị, cuối cùng tổng hợp nguyên nhân và biện pháp ngăn tái diễn. Việc phân tích nguyên nhân để lúc bình tĩnh rồi làm cũng được; cái cần trước là chặn thiệt hại. Nếu bạn định một mình gỡ lại và tiêu tốn thời gian thì trong lúc đó ảnh hưởng cứ lan ra. Đừng mở đầu bằng lời biện bạch, hãy đưa sự thật ra trước bằng câu "Em xin lỗi, có chuyện thế này đã xảy ra", và khi giải thích thì tách bạch suy đoán với sự thật. Trong những trường hợp có nguy cơ dẫn tới rò rỉ thông tin như gửi nhầm email, hãy xác nhận cách ứng phó ở tư cách công ty trước khi tự mình phán đoán mà liên lạc với đối phương.

Khi nhờ người khác làm việc, hãy truyền đạt bốn điều: bối cảnh, sản phẩm cần có, thời hạn và khối lượng. Chỉ nói "nhờ cậu cái này" thì bên nhận không biết phải làm ra cái gì, và rốt cuộc phải làm lại. Nhờ vả là hành vi làm tăng việc cho người ta, nên hãy xác nhận tình hình của họ, và nếu gấp thì thêm lý do một cách ngắn gọn. Kể lể dài dòng về hoàn cảnh bận rộn của mình thì cũng không giúp xác định được nội dung công việc cho họ. Ngược lại, khi từ chối một lời nhờ vả thì đừng bật ra ngay "tôi không làm được", mà hãy đặt một lời đệm như "osoreirimasu ga" (xin lỗi anh chị nhưng...), rồi nêu lý do không nhận được cùng với thứ mình làm thay được — chẳng hạn một thời hạn khác, chỉ một phần, hay một người phụ trách khác. Nhận bừa rồi để rơi mất thời hạn thì gây phiền hà hơn nhiều so với việc từ chối ngay từ đầu.

Chất lượng cuộc họp được quyết định bởi việc phát trước mục đích và chương trình nghị sự. Trong chương trình nghị sự hãy ghi các đề mục, thời lượng của từng đề mục, và những điều muốn chốt trong cuộc họp đó; tài liệu thì gửi trước. Trong lúc họp thì không chỉ ghi phát biểu mà ghi cả lý do dẫn tới quyết định, và lúc kết thúc thì đọc to các điều đã quyết cùng các việc tồn để xác nhận. Những thứ nhất định phải có trong biên bản là: ngày giờ và địa điểm, người dự, đề mục, các điều đã quyết, các việc tồn, và lịch lần sau. Việc tồn chỉ vận hành được khi đủ cả ba điểm: ai, trước khi nào, làm gì. Cả những đề mục chưa ra kết luận cũng vậy: nếu không ghi lại rằng nó còn treo và ai sẽ chốt trước khi nào, thì cuộc họp sau sẽ lặp lại đúng cuộc tranh luận cũ. Biên bản càng sớm thì giá trị càng cao, nên hãy lấy mốc là chia sẻ trong ngày.

Bàn giao là công việc tạo ra trạng thái mà người kế nhiệm không cần hỏi bạn thì công việc vẫn chạy. Hãy tổng hợp vào bản bàn giao: danh mục nghiệp vụ phụ trách, các hồ sơ đang chạy cùng tình trạng của chúng, những người liên quan và đầu mối liên lạc, diễn biến quá khứ và những điểm cần lưu ý, chỗ để giấy tờ và dữ liệu. Bàn giao chỉ bằng miệng thì chắc chắn có chỗ sót. Đặc biệt là "những lời hứa không còn lưu trong văn bản" và "diễn biến của những vụ suýt thành rắc rối" — đây là phần khiến người kế nhiệm khổ nhất, nên nhất định phải viết ra và để lại.

6 bước cho động tác đầu tiên khi nhận ra mình mắc lỗi
1. Trước hết chặn không cho thiệt hại lan rộng (dừng việc gửi đi, xuất hàng, công bố)
2. Không giấu, báo ngay cho cấp trên
3. Giải thích sự thật theo trình tự thời gian (tách bạch suy đoán với sự thật)
4. Chỉ ra phạm vi ảnh hưởng (tới ai, lan tới đâu)
5. Đưa ra phương án ứng phó tạm thời và xin chỉ thị
6. Bình tĩnh rồi mới điều tra nguyên nhân và tổng hợp biện pháp ngăn tái diễn

Động tác đầu tiên

Hành động đầu tiên thực hiện ngay sau khi vấn đề xảy ra. Hai trụ cột là chặn thiệt hại lan rộng và báo sớm cho cấp trên.

Ngăn tái diễn

Việc sửa lại cơ chế hay quy trình để cùng một vấn đề không xảy ra lần thứ hai. Việc phân tích nguyên nhân thì làm sau khi đã ứng phó tạm thời xong.

Lời đệm (クッション言葉)

Cách nói đặt trước lời nhờ vả hay lời từ chối để làm dịu ấn tượng, như "osoreirimasu ga" (xin lỗi nhưng...), "ainiku desu ga" (rất tiếc là...).

Chương trình nghị sự (agenda)

Tài liệu phát trước, ghi các đề mục của cuộc họp, thời lượng của từng đề mục và những điều muốn chốt. Là thứ để người dự chuẩn bị trước khi vào họp.

Biên bản họp

Bản ghi của cuộc họp. Viết ngày giờ và địa điểm, người dự, đề mục, các điều đã quyết, các việc tồn, lịch lần sau. Cả những việc còn treo cũng để lại.

Bản bàn giao

Văn bản tổng hợp danh mục nghiệp vụ, các hồ sơ đang chạy, người liên quan, điểm cần lưu ý và chỗ để tài liệu, dùng khi thay người phụ trách.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Bài này nắm các bậc từ doanh thu cho tới khi sinh ra lợi nhuận, và việc báo cáo kết quả kinh doanh hay bảng cân đối kế toán là những giấy tờ chụp lại cái gì, bắt đầu từ cách đọc những con số thực tế.

Các con số của công ty được xem xét bằng cách gọt dần khoản lời qua từng bậc. Trước hết, doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán ra số tiền gọi là lợi nhuận gộp, ở hiện trường thì gọi là arari (粗利, lãi thô) (Quy tắc Tính toán Công ty, Điều 89). Lãi thô cho thấy bản thân món hàng hay dịch vụ đó có sức mạnh tới đâu. Tiếp theo, trừ đi chi phí bán hàng và chi phí quản lý chung — tức các khoản cần cho việc bán như chi phí nhân sự, tiền thuê nhà, chi phí quảng cáo — thì ra lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (cùng văn bản, Điều 90), và con số này biểu thị kiếm được bao nhiêu từ nghề chính. Rồi cộng thêm doanh thu ngoài hoạt động kinh doanh vào lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh và trừ đi chi phí ngoài hoạt động kinh doanh như lãi vay, thì ra lợi nhuận thường xuyên (cùng văn bản, Điều 91). Nếu "lãi thô thì có mà lợi nhuận kinh doanh lại mỏng" thì đọc ra được rằng nguyên nhân nằm ở cách bán hàng hoặc cách chi các khoản gián tiếp.

Trong báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy dòng chảy kiếm được bao nhiêu và tiêu bao nhiêu trong một khoảng thời gian nhất định như một năm. Bảng cân đối kế toán cho thấy số dư tại một thời điểm là ngày kết sổ: đang có những gì và có nghĩa vụ trả cho ai bao nhiêu. Bảng cân đối kế toán được quy định phải trình bày phân chia thành ba phần là tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu (Quy tắc Tính toán Công ty, Điều 73), và tổng tài sản nhất định phải khớp với tổng của nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Báo cáo kết quả kinh doanh thì được chia thành doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý chung, doanh thu ngoài hoạt động kinh doanh, chi phí ngoài hoạt động kinh doanh, lợi nhuận bất thường, tổn thất bất thường (cùng văn bản, Điều 88). Nếu ngay từ đầu đã ghi vào đầu sự khác nhau giữa giấy tờ xem dòng chảy và giấy tờ xem số dư thì sẽ không bị rối.

Chia chi phí thành định phí và biến phí thì tầm nhìn sẽ sáng ra. Định phí là chi phí hầu như không đổi dù doanh thu tăng hay giảm, tiêu biểu là tiền thuê văn phòng và lương nhân viên chính thức. Biến phí là chi phí tăng giảm theo doanh thu, gồm chi phí nguyên vật liệu, tiền nhập hàng, hoa hồng bán hàng ăn theo doanh thu. Giá bán trừ đi biến phí của một đơn vị thì được số tiền gọi là lợi nhuận biên; lấy định phí chia cho lợi nhuận biên thì tìm ra được điểm hòa vốn, tức sản lượng bán mà không lỗ cũng không lời. Xếp vào loại nào thì thay đổi tùy ngành nghề và tùy hình thức hợp đồng, nên hãy phán đoán theo thực tế của công ty mình.

Với thiết bị dùng lâu dài, người ta không tính toàn bộ vào chi phí của năm mua, mà phân bổ vào chi phí theo số năm sử dụng. Đó là khấu hao (Luật Thuế Pháp nhân, Điều 31). Với phương pháp đường thẳng thì hình dung là lấy nguyên giá chia cho số năm sử dụng hữu ích sẽ ra khoản khấu hao mỗi năm. Thuế tiêu dùng là cơ chế mà doanh nghiệp nộp phần chênh lệch sau khi lấy số thuế đã nhận cùng với doanh thu trừ đi số thuế đã trả khi nhập hàng và chi phí (Luật Thuế Tiêu dùng, Điều 30). Thuế suất tiêu chuẩn là tổng cộng 10 phần trăm, thuế suất ưu đãi là tổng cộng 8 phần trăm (cùng văn bản, Điều 29). Phần thuế tiêu dùng còn nằm trong tay là số tiền cuối cùng sẽ phải nộp, nên về mặt xoay xở dòng tiền, ý thức đừng trộn nó với khoản lời của mình thì an toàn hơn. Việc tính toán và kê khai cụ thể thì hãy hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán viên thuế.

Tìm sản lượng bán tại điểm hòa vốn (ví dụ)
Giá bán 900 yên, biến phí mỗi đơn vị 400 yên, định phí 3.000.000 yên mỗi tháng
Lợi nhuận biên mỗi đơn vị: 900 − 400 = 500 yên
Sản lượng tại điểm hòa vốn: 3.000.000 ÷ 500 = 6.000 đơn vị
Thử lại (doanh thu): 900 × 6.000 = 5.400.000 yên
Thử lại (chi phí): 400 × 6.000 + 3.000.000 = 5.400.000 yên, khớp nhau

Lợi nhuận gộp (lãi thô, arari)

Số tiền lấy doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán. Cho thấy biên lời của bản thân món hàng hay dịch vụ (Quy tắc Tính toán Công ty, Điều 89).

Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh

Số tiền lấy lợi nhuận gộp trừ đi chi phí bán hàng và chi phí quản lý chung. Cho thấy kiếm được bao nhiêu từ nghề chính (Quy tắc Tính toán Công ty, Điều 90).

Lợi nhuận thường xuyên

Số tiền lấy lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh cộng doanh thu ngoài hoạt động kinh doanh rồi trừ chi phí ngoài hoạt động kinh doanh. Là thực lực tính cả các khoản lãi lỗ thường xuyên ngoài nghề chính như tiền lãi (Quy tắc Tính toán Công ty, Điều 91).

Bảng cân đối kế toán

Giấy tờ cho thấy tình trạng tài chính tại một thời điểm. Được chia thành ba phần là tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu (Quy tắc Tính toán Công ty, Điều 73).

Định phí và biến phí

Khoản tốn một mức cố định bất kể doanh thu là định phí, khoản tăng giảm theo doanh thu là biến phí. Dùng để tính điểm hòa vốn.

Khấu hao

Cách nghĩ phân bổ nguyên giá của tài sản dùng lâu dài vào chi phí theo số năm sử dụng (Luật Thuế Pháp nhân, Điều 31).

Nguồn: Quy tắc Tính toán Công ty, Điều 89, Điều 90, Điều 91

Bài này nắm trật tự của các giấy tờ vận hành một giao dịch và việc mỗi giấy tờ chứng minh điều gì, rồi hiểu liền một mạch tới các quy tắc về tem thuế, bảo mật và giao dịch thầu phụ.

Giấy tờ của một giao dịch có thứ tự, và mỗi loại mang một vai trò. Bản báo giá là lời chào rằng với điều kiện này, số tiền này thì làm được; đơn đặt hàng là lời đề nghị của bên mua; giấy nhận đơn là sự chấp nhận của bên nhận; phiếu giao hàng là bản ghi việc đã giao; nghiệm thu là mốc bên nhận kiểm tra nội dung và công nhận đạt yêu cầu; rồi tới hóa đơn và việc thanh toán. Bản thân hợp đồng thành lập khi bên kia chấp nhận lời đề nghị đã nêu rõ nội dung, và trừ trường hợp pháp luật có quy định đặc biệt thì không cần hình thức văn bản (Bộ luật Dân sự, Điều 522). Dẫu vậy người ta vẫn trao đổi văn bản là để lưu lại nội dung đã thỏa thuận, tránh cảnh về sau cãi nhau ai nói ai không nói.

Nghiệm thu là một mốc rất quan trọng trong thực tiễn, thường là điểm khởi đầu của việc thanh toán. Hãy kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng; nếu có vấn đề thì báo ngay ở giai đoạn này. Khi vật giao không phù hợp với nội dung hợp đồng về chủng loại, chất lượng hay số lượng, bên mua có thể yêu cầu bổ khuyết như sửa chữa hoặc giao vật thay thế (Bộ luật Dân sự, Điều 562). Ngoài ra, hợp đồng khoán việc là hợp đồng mà một bên cam kết hoàn thành một công việc và bên kia cam kết trả thù lao cho kết quả đó (Bộ luật Dân sự, Điều 632). Nếu ngay từ đầu đã thống nhất lấy cái gì làm mốc hoàn thành thì sẽ không cãi nhau lúc nghiệm thu.

Về thuế tem, nghĩa vụ nộp thuế thuộc về người lập ra các văn bản nêu tại Phụ lục số một của Luật Thuế Tem, tức văn bản chịu thuế (Luật Thuế Tem, Điều 3). Thứ hay gặp nhất là biên lai; giấy biên nhận tiền hoặc chứng khoán có giá được miễn thuế nếu số tiền nhận ghi trên đó dưới 50.000 yên (cùng luật, Phụ lục số một, văn bản loại 17). Tem không phải cứ dán là xong, mà phải hủy dấu rõ ràng bằng cách đóng vắt qua cả văn bản lẫn hoa văn của con tem (cùng luật, Điều 8 khoản 2). Cách xử lý trong trường hợp chỉ trao đổi bằng dữ liệu điện tử có những chỗ còn phân vân trong phán đoán, nên hãy hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán viên thuế.

Hợp đồng bảo mật, tức NDA, là cam kết không dùng thông tin biết được trong lúc trao đổi hay hợp tác vào mục đích khác, và không tiết lộ cho bên thứ ba. Về cơ bản là ký trước khi nói chuyện. Đi kèm với đó, việc quản lý trong nội bộ cũng không thể thiếu. Bí mật kinh doanh theo Luật Phòng chống Cạnh tranh Không lành mạnh là thứ thỏa mãn cả ba điều kiện: được quản lý như bí mật, là thông tin kỹ thuật hoặc kinh doanh hữu ích cho hoạt động kinh doanh, và chưa được biết đến công khai (cùng luật, Điều 2 khoản 6). Nghĩa là thông tin không được quản lý thì khó được bảo vệ. Về quy tắc giao dịch thầu phụ, Luật Phòng chống Chậm trả Tiền Thầu phụ đã được sửa đổi và có hiệu lực vào ngày 1 tháng 1 năm 2026, tên gọi tắt là Luật Chuẩn hóa Giao dịch Nhận thầu của Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ, thường gọi là Luật Toritekiho. Việc trả bằng hối phiếu bị cấm, tiêu chuẩn về số lượng nhân viên được bổ sung vào bên cạnh tiêu chuẩn vốn điều lệ trước đây, và việc ủy thác vận chuyển cần thiết cho việc giao vật phẩm chế tạo cũng được đưa vào phạm vi điều chỉnh — nghĩa là phạm vi đã mở rộng ra.

1. Thống nhất quy cách và thời hạn giao hàng, rồi xin bản báo giá
2. Qua được bước phê duyệt nội bộ rồi mới phát hành đơn đặt hàng
3. Nhận giấy nhận đơn, lưu lại bằng văn bản việc hợp đồng đã thành lập
4. Nhận hàng thì đối chiếu phiếu giao hàng với hiện vật
5. Nghiệm thu, nếu có chỗ không phù hợp thì liên lạc ngay ở giai đoạn này
6. Sau khi nghiệm thu hoàn tất thì nhận hóa đơn và thanh toán đúng kỳ hạn

Bản báo giá

Lời chào rằng với điều kiện này, số tiền này thì làm được. Là giấy tờ để thống nhất số tiền và quy cách trước khi đặt hàng.

Giấy nhận đơn

Giấy tờ cho thấy bên nhận đã chấp nhận lời đề nghị là đơn đặt hàng. Trở thành bằng chứng hợp đồng đã thành lập.

Nghiệm thu

Việc kiểm tra xem hàng giao có đúng như đơn đặt hàng không và công nhận là đạt. Thường là điểm khởi đầu của việc thanh toán.

Văn bản chịu thuế

Văn bản nêu tại Phụ lục số một của Luật Thuế Tem. Người lập ra nó có nghĩa vụ nộp thuế tem (cùng luật, Điều 3).

NDA (hợp đồng bảo mật)

Hợp đồng cam kết không dùng thông tin biết được vào mục đích khác và không tiết lộ cho bên thứ ba. Về cơ bản là ký trước buổi trao đổi.

Luật Chuẩn hóa Giao dịch Nhận thầu của Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ

Tên gọi tắt của đạo luật có hiệu lực ngày 1 tháng 1 năm 2026 nhờ việc sửa đổi Luật Phòng chống Chậm trả Tiền Thầu phụ. Thường gọi là Luật Toritekiho.

Nguồn: Bộ luật Dân sự, Điều 522; Luật Thuế Tem, Điều 3; Luật Phòng chống Cạnh tranh Không lành mạnh, Điều 2 khoản 6

Bài này xác nhận quy tắc về giờ làm và ngày nghỉ, tỷ lệ phụ trội của tiền làm thêm giờ, sự khác nhau giữa bảo hiểm xã hội và bảo hiểm lao động, cho tới cách đọc bảng lương, kèm theo căn cứ điều luật.

Nguyên tắc về thời giờ làm việc là 8 giờ một ngày và 40 giờ một tuần, không tính thời gian nghỉ giải lao (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 32). Muốn cho làm quá mức đó thì phải ký thỏa ước bằng văn bản với công đoàn do quá bán người lao động tổ chức hoặc với người đại diện cho quá bán, tức thỏa ước 36, và nộp cho cơ quan hành chính (cùng luật, Điều 36 khoản 1). Giới hạn thời gian được kéo dài về nguyên tắc là 45 giờ một tháng và 360 giờ một năm (cùng điều, khoản 4). Nghỉ giải lao thì phải cho nghỉ giữa giờ làm từ 45 phút trở lên nếu thời giờ làm việc vượt quá 6 giờ, và từ 1 giờ trở lên nếu vượt quá 8 giờ (cùng luật, Điều 34). Ngày nghỉ là ít nhất 1 lần mỗi tuần, hoặc từ 4 ngày trở lên trong 4 tuần (cùng luật, Điều 35).

Nghỉ phép năm có hưởng lương được cấp 10 ngày làm việc cho người lao động đã làm việc liên tục 6 tháng tính từ ngày được tuyển dụng và đi làm từ 8 phần 10 tổng số ngày làm việc trở lên (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 39 khoản 1). Sau đó số ngày được cộng thêm tùy theo số năm thâm niên. Nguyên tắc là cấp vào đúng thời điểm người lao động yêu cầu, còn công ty chỉ dừng ở chỗ được đổi sang thời điểm khác khi việc đó cản trở sự vận hành bình thường của doanh nghiệp (cùng điều, khoản 5). Trong điều luật không có nghĩa vụ giải thích lý do nghỉ. Kèm theo đó, với người lao động được cấp từ 10 ngày một năm trở lên, công ty phải chỉ định thời điểm và cho họ nghỉ 5 ngày trong vòng 1 năm kể từ ngày mốc (cùng điều, khoản 7).

Tỷ lệ tối thiểu của tiền lương phụ trội được luật định. Làm ngoài giờ là từ 25 phần trăm trở lên, làm vào ngày nghỉ luật định là từ 35 phần trăm trở lên (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 37 khoản 1; Sắc lệnh Chính phủ số 5 năm Heisei 6, tức năm 1994). Phần làm ngoài giờ vượt quá 60 giờ trong một tháng thì thành từ 50 phần trăm trở lên (cùng khoản, phần trừ). Với lao động ban đêm, về nguyên tắc là từ 22 giờ (10 giờ tối) đến 5 giờ sáng, cần phụ trội từ 25 phần trăm trở lên (cùng điều, khoản 4); và nếu giờ làm thêm rơi vào ban đêm thì cộng dồn từng phần lại. Ngoài ra, phụ cấp gia đình và phụ cấp đi lại không được tính vào tiền lương làm cơ sở tính lương phụ trội (cùng điều, khoản 5).

Chia bảo hiểm thành 2 hệ mà nhớ thì sẽ không rối. Bảo hiểm y tế và bảo hiểm hưu trí phúc lợi là cái gọi là bảo hiểm xã hội, phí bảo hiểm do người lao động và người sử dụng lao động gánh mỗi bên một nửa (Luật Bảo hiểm Y tế, Điều 161; Luật Bảo hiểm Hưu trí Phúc lợi, Điều 82). Bảo hiểm tai nạn lao động và bảo hiểm việc làm được gọi gộp là bảo hiểm lao động; phí bảo hiểm tai nạn lao động không có phần người lao động gánh, còn bảo hiểm việc làm thì người lao động cũng gánh một phần (Luật về Thu phí Bảo hiểm Lao động, Điều 31). Bảng lương gồm ba khu vực là chấm công, khoản chi trả và khoản khấu trừ; lấy tổng số tiền chi trả trừ đi tổng khấu trừ thì ra số tiền thực lĩnh. Nguyên tắc trả lương là bằng tiền mặt, trực tiếp cho người lao động, trả toàn bộ, ít nhất 1 lần mỗi tháng, và ấn định một ngày cố định (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 24).

Tính tiền làm thêm giờ (trường hợp tiền lương mỗi giờ là 2.000 yên)
Tỷ lệ phụ trội làm ngoài giờ: 1 + 0,25 = 1,25
Mỗi giờ: 2.000 × 1,25 = 2.500 yên
Phần 2 giờ làm ngoài giờ: 2.500 × 2 = 5.000 yên
Nếu 2 giờ đó còn rơi vào ban đêm: 1 + 0,25 + 0,25 = 1,5
Mỗi giờ: 2.000 × 1,5 = 3.000 yên

Thời giờ làm việc luật định

Nguyên tắc về thời giờ làm việc là 8 giờ một ngày, 40 giờ một tuần, không tính thời gian nghỉ giải lao (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 32).

Thỏa ước 36 (36協定)

Thỏa ước lao động phải ký và nộp để cho người lao động làm ngoài giờ hoặc làm vào ngày nghỉ (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 36 khoản 1). Giới hạn về nguyên tắc là 45 giờ một tháng, 360 giờ một năm.

Nghỉ phép năm có hưởng lương

Kỳ nghỉ có hưởng lương 10 ngày làm việc, cấp cho người lao động đã làm việc liên tục 6 tháng và đi làm từ 8 phần 10 tổng số ngày làm việc trở lên (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 39 khoản 1).

Tiền lương phụ trội

Khoản lương cộng thêm: làm ngoài giờ từ 25 phần trăm trở lên, ngày nghỉ luật định từ 35 phần trăm trở lên, ban đêm từ 25 phần trăm trở lên (Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 37).

Tổng số tiền chi trả và số tiền thực lĩnh

Tổng của lương cơ bản và các khoản phụ cấp là tổng số tiền chi trả; lấy nó trừ đi tổng khấu trừ thì ra số tiền thực lĩnh.

Bảo hiểm lao động

Tên gọi chung của bảo hiểm tai nạn lao động và bảo hiểm việc làm. Phí bảo hiểm tai nạn lao động không có phần người lao động gánh (Luật Thu phí Bảo hiểm Lao động, Điều 31).

Nguồn: Luật Tiêu chuẩn Lao động, Điều 32, Điều 34, Điều 35, Điều 37, Điều 39

Để bảo vệ cả công ty lẫn bản thân, bài này nắm các dạng quấy rối, cách xử lý thông tin cá nhân, mạng xã hội và rò rỉ thông tin, giao dịch nội gián, và lằn ranh tối thiểu của bản quyền.

Quấy rối quyền lực tại nơi làm việc được sắp xếp theo 3 yếu tố: là lời nói và hành vi dựa trên nền tảng một quan hệ ưu thế, là thứ vượt quá phạm vi cần thiết và tương xứng về mặt công việc, và làm tổn hại môi trường làm việc của người lao động. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ thực hiện các biện pháp cần thiết về quản lý tuyển dụng như xây dựng hệ thống tiếp nhận tư vấn (Luật Xúc tiến Tổng hợp Chính sách Lao động, Điều 30 khoản 2 mục 1). Kim chỉ nam của Bộ trưởng Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi nêu 6 dạng tiêu biểu: tấn công về thể chất, tấn công về tinh thần, cô lập khỏi quan hệ con người, đòi hỏi quá mức, giao việc dưới mức, và xâm phạm đời tư. Ý đồ gây hại không nằm trong các yếu tố nên dù không có ác ý vẫn có thể bị coi là quấy rối; mặt khác, điều này cũng không phủ định việc chỉ dạy nằm trong phạm vi cần thiết và tương xứng về mặt công việc — hãy nắm cả hai mặt đó.

Quấy rối tình dục được sắp xếp thành dạng người lao động chịu bất lợi về điều kiện lao động do cách ứng xử của họ trước lời nói và hành vi mang tính tình dục, và dạng môi trường làm việc bị tổn hại bởi lời nói và hành vi mang tính tình dục; người sử dụng lao động có nghĩa vụ thực hiện biện pháp (Luật Bình đẳng Cơ hội Việc làm Nam Nữ, Điều 11 khoản 1). Loại do lời nói và hành vi liên quan tới mang thai, sinh nở thì do Điều 11 mục 3 của cùng luật, còn loại do lời nói và hành vi liên quan tới việc sử dụng các chế độ như nghỉ chăm con hay nghỉ chăm sóc người thân thì do Điều 25 Luật Nghỉ chăm con và Chăm sóc người thân, mỗi bên quy định nghĩa vụ thực hiện biện pháp. Ở tất cả các loại, việc sa thải hay đối xử bất lợi khác vì lý do người đó đã đi tư vấn hoặc đã hợp tác trình bày sự thật khi được hỏi đều bị cấm.

Khi xử lý thông tin cá nhân, trước hết phải xác định mục đích sử dụng ở mức cụ thể nhất có thể (Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, Điều 17 khoản 1). Không được xử lý vượt quá phạm vi cần thiết để đạt mục đích sử dụng đã xác định, nếu chưa có sự đồng ý trước của chính chủ (cùng luật, Điều 18 khoản 1). Khi đã thu thập thì phải nhanh chóng thông báo cho chính chủ hoặc công bố, trừ trường hợp đã công bố trước mục đích sử dụng (cùng luật, Điều 21 khoản 1). Việc cung cấp cho bên thứ ba thì về nguyên tắc phải có sự đồng ý trước của chính chủ, trừ những trường hợp như có căn cứ pháp luật (cùng luật, Điều 27 khoản 1). Chủng tộc, tín ngưỡng, thân phận xã hội, tiền sử bệnh, tiền án tiền sự... được xếp vào thông tin cá nhân cần lưu ý đặc biệt và đòi hỏi cách xử lý thận trọng hơn (cùng luật, Điều 2 khoản 3).

Với rò rỉ thông tin, điều cơ bản là: không mang ra ngoài, không cho xem, không kết nối. Đừng mang danh sách khách hàng hay thẻ ra vào tòa nhà chung với đồ cá nhân, đừng mở màn hình ở nơi công cộng, đừng cắm vật mang tin cá nhân vào dữ liệu công việc. Với mạng xã hội, dù bạn nghĩ đó chỉ là chuyện nội bộ, thì ngay khoảnh khắc nó ra chỗ công khai là không lấy lại được nữa. Người liên quan tới công ty mà biết được sự thật trọng yếu về nghiệp vụ của công ty niêm yết nhờ chức trách của mình thì không được mua bán cổ phiếu của công ty đó cho tới khi sự thật trọng yếu ấy được công bố (Luật Giao dịch Sản phẩm Tài chính, Điều 166 khoản 1). Tác phẩm của người khác thì không được dùng khi chưa xin phép, trừ những trường hợp như trích dẫn một tác phẩm đã công bố cho phù hợp với thông lệ chính đáng và trong phạm vi chính đáng theo mục đích trích dẫn (Luật Bản quyền, Điều 32 khoản 1). Quyền tác giả về nguyên tắc tồn tại tới 70 năm sau khi tác giả qua đời (cùng luật, Điều 51 khoản 2). Nếu phân vân trong từng trường hợp cụ thể thì nhất định phải hỏi bộ phận quản trị trong công ty hoặc chuyên gia.

Trình tự kiểm tra trước khi xử lý thông tin cá nhân
1. Nói thành lời để xác định rõ dùng vào việc gì
2. Kiểm tra xem mục đích đó đã thông báo cho chính chủ hay đã công bố chưa
3. Rà soát xem có đang dùng vượt quá phạm vi mục đích không
4. Nếu đưa ra ngoài công ty thì kiểm tra xem đã có sự đồng ý trước của chính chủ chưa
5. Xem có lẫn thông tin cá nhân cần lưu ý đặc biệt như tiền sử bệnh không
6. Dữ liệu không còn cần thiết thì xóa dứt điểm theo cách đã quy định

3 yếu tố của quấy rối quyền lực

Lời nói và hành vi dựa trên nền tảng một quan hệ ưu thế; vượt quá phạm vi cần thiết và tương xứng về mặt công việc; làm tổn hại môi trường làm việc (Luật Xúc tiến Tổng hợp Chính sách Lao động, Điều 30 khoản 2).

6 dạng

Các dạng tiêu biểu do kim chỉ nam của Bộ trưởng Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi nêu ra: tấn công về thể chất, tấn công về tinh thần, cô lập khỏi quan hệ con người, đòi hỏi quá mức, giao việc dưới mức, xâm phạm đời tư.

Dạng đánh đổi và dạng môi trường

Chịu bất lợi về điều kiện lao động do cách ứng xử trước lời nói và hành vi mang tính tình dục là dạng đánh đổi; môi trường làm việc bị tổn hại bởi lời nói và hành vi mang tính tình dục là dạng môi trường (Luật Bình đẳng Cơ hội Việc làm Nam Nữ, Điều 11).

Thông tin cá nhân cần lưu ý đặc biệt

Thông tin cá nhân chứa những mô tả cần được lưu tâm đặc biệt như chủng tộc, tín ngưỡng, thân phận xã hội, tiền sử bệnh, tiền án tiền sự (Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, Điều 2 khoản 3).

Sự thật trọng yếu

Sự thật quan trọng về nghiệp vụ của công ty niêm yết. Người liên quan tới công ty mà biết được nhờ chức trách thì bị cấm mua bán trước khi công bố (Luật Giao dịch Sản phẩm Tài chính, Điều 166).

Trích dẫn

Việc sử dụng một tác phẩm đã công bố cho phù hợp với thông lệ chính đáng và trong phạm vi chính đáng theo mục đích (Luật Bản quyền, Điều 32 khoản 1). Phải nêu xuất xứ, và lấy phần viết của mình làm chính.

Nguồn: Luật Xúc tiến Tổng hợp Chính sách Lao động, Điều 30 khoản 2; Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, Điều 17; Luật Bản quyền, Điều 32

Lấy quà mừng cưới làm trung tâm, bạn sẽ nắm liền một mạch cách chọn dây mizuhiki, ý nghĩa của noshi, cách viết chữ ghi mặt trước, cách chuẩn bị phong bao mừng, và cả cách trả lời thiệp mời.

Khi tặng đồ vật hay tiền mặt trong việc mừng, trước hết hãy chọn dây mizuhiki (水引). Với những chuyện vui có xảy ra bao nhiêu lần cũng được thì dùng nút thắt nơ choumusubi (蝶結び) — có thể tháo ra buộc lại nhiều lần — còn gọi là hanamusubi (花結び). Với những chuyện mong chỉ có một lần duy nhất như đám cưới thì dùng nút thắt chết musubikiri (結び切り) không tháo được, mà awaji musubi (あわじ結び) là một dạng của nó. Lễ mừng khỏi bệnh kaiki-iwai (快気祝い) cũng là chuyện tốt hơn cả là đừng lặp lại nên người ta chọn musubikiri. Nhầm chỗ này thì ý nghĩa hóa ra ngược lại, nên hãy xác nhận mục đích trước khi mua bao. Ngoài ra, các phép tắc chi li có sự khác biệt theo vùng miền, nên khi phân vân thì hỏi người lớn tuổi hoặc cửa hàng là chắc nhất.

Noshi (のし), viết bằng chữ Hán là 熨斗, là món trang trí dài mảnh gắn ở góc trên bên phải của tờ giấy bọc hay phong bao mừng. Vốn dĩ nó là bào ngư phơi khô được dát mỏng ra, mang ý nghĩa gửi kèm đồ tươi sống. Vì vậy, khi tặng chính đồ tươi sống như cá hay thịt thì không gắn chồng thêm nó nữa. Nó là dấu hiệu của việc mừng nên cũng không gắn cho việc tang. Các loại bao và giấy bọc bán sẵn thường đã in sẵn, nên chỉ cần chọn đúng loại hợp mục đích là tự khắc thành đúng hình thức.

Chữ ghi mặt trước viết ở giữa, phía trên dây mizuhiki; còn tên người tặng viết ở giữa, phía dưới dây mizuhiki, cỡ chữ nhỏ hơn chữ ghi mặt trước một chút. Với quà mừng cưới thì phổ biến là kotobuki (寿, thọ), oiwai (御祝), gokekkon oiwai (御結婚御祝); và hình thức viết iwai gokekkon (祝御結婚) để tránh con số 4 chữ cũng được dùng rộng rãi. Khi ghi nhiều tên, vì viết dọc thì bên phải là vị trí cao hơn, nên hãy xếp lần lượt từ người có địa vị hoặc tuổi tác cao nhất sang bên phải. Khi đông người thì viết hoka ichidou (外一同, cùng toàn thể) bên trái tên người đại diện, còn tên tất cả mọi người thì ghi vào bao lót bên trong hoặc một tờ giấy riêng. Bút viết thì cơ bản là bút lông hoặc bút dạ ngòi lông với mực đậm.

Ruột phong bao mừng và cách trao cũng có khuôn. Việc mừng thì chuẩn bị tiền mới tinh để biểu thị tấm lòng đã sắp sẵn từ trước, và cho vào sao cho chân dung nằm ở mặt trước của bao lót và chân dung đó hướng lên trên. Số tiền thì viết bằng chữ số Hán ở mặt trước bao lót, còn địa chỉ và họ tên thì viết ở mặt sau. Khi mang đi thì bọc trong tấm vải fukusa (袱紗), tới quầy tiếp nhận thì lấy ra khỏi fukusa và trao bằng hai tay sao cho mặt trước hướng về phía người nhận. Fukusa cho việc mừng thì dùng gam màu ấm, việc tang thì gam màu lạnh, còn màu tím thì được cho là dùng được cho cả hai.

Thiệp mời thì nhận được là gửi trả lời càng sớm càng tốt. Trường hợp tham dự thì gạch hai nét xóa chữ go trong go-shusseki (御出席) và khoanh tròn chữ shusseki, còn go-kesseki (御欠席) không dùng tới thì gạch hai nét xóa cả cụm chữ. Với go-houmei (御芳名) thì xóa tới chữ gohou, giữ lại chữ mei, rồi viết tên mình bên dưới. Với go-juusho (御住所) thì chỉ xóa chữ go. Chữ gyou hay ate ở phần người nhận thì gạch hai nét xóa đi và sửa thành sama. Nếu ở phần trống bạn thêm một câu chúc mừng và một lời nói về niềm vui được tham dự thì ấn tượng sẽ tốt lên.

Cách viết thư trả lời thiệp mời
1. Nhận được thì bỏ vào hòm thư càng sớm càng tốt
2. Gạch hai nét xóa chữ go trong go-shusseki, khoanh tròn chữ shusseki
3. Go-kesseki không dùng tới thì gạch hai nét xóa cả cụm chữ
4. Với go-houmei thì xóa tới chữ gohou, giữ chữ mei rồi viết tên mình
5. Chữ gyou hoặc ate ở phần người nhận thì gạch hai nét xóa đi và viết sama
6. Thêm một câu chúc mừng vào phần trống

Mizuhiki (水引)

Dây buộc trên phong bao mừng hay giấy bọc. Ý nghĩa thay đổi theo kiểu thắt nút, và người ta dùng phân biệt choumusubi với musubikiri.

Choumusubi (蝶結び, nút nơ)

Kiểu thắt có thể buộc lại nhiều lần, còn gọi là hanamusubi. Dùng cho những chuyện lặp lại cũng tốt như mừng sinh con hay quà giữa năm ochuugen.

Musubikiri (結び切り, nút thắt chết)

Kiểu thắt không tháo được. Dùng cho những chuyện tốt hơn cả là đừng lặp lại như mừng cưới, mừng khỏi bệnh, việc tang. Awaji musubi cũng là một dạng của nó.

Noshi (のし)

Món trang trí dài mảnh gắn ở góc trên bên phải giấy bọc. Vốn là bào ngư phơi khô, mang ý nghĩa gửi kèm đồ tươi sống. Không gắn cho chính đồ tươi sống và cho việc tang.

Chữ ghi mặt trước (表書き, omotegaki)

Chữ nêu mục đích, viết phía trên dây mizuhiki. Quà mừng cưới thì là kotobuki, oiwai, gokekkon oiwai... Tên thì viết phía dưới mizuhiki, cỡ nhỏ hơn một chút.

Fukusa (袱紗)

Tấm vải để bọc phong bao mừng hay phong bao viếng khi mang đi. Việc mừng thì gam màu ấm, việc tang thì gam màu lạnh, còn màu tím được cho là dùng được cho cả hai.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi

Bài này sắp xếp cách hành xử ở lễ canh thức và lễ tiễn biệt, chữ ghi mặt trước của phong bao phúng viếng thay đổi theo tôn giáo, những từ nên tránh, cho tới thời điểm và chữ ghi mặt trước của ochuugen và oseibo.

Nhận được tin buồn thì hãy xác nhận ngày giờ, địa điểm, tên tang chủ và hình thức tôn giáo. Tsuya (通夜, lễ canh thức) là nghi lễ tiến hành vào ban đêm, kokubetsushiki (告別式, lễ tiễn biệt) là nghi lễ nói lời từ biệt với người đã khuất, và cũng có nhiều khi người ta chỉ dự một trong hai. Trường hợp vội vã chạy tới lễ canh thức thì người ta cho rằng mặc thường phục như bộ com-lê màu trầm cũng không sao, còn lễ tiễn biệt thì thường được giải thích là về cơ bản phải mặc tang phục. Trang sức thì để tối giản, tránh những thứ lấp lánh hay lòe loẹt. Chuỗi hạt juzu là thứ dùng ở nơi hành lễ theo Phật giáo, còn theo Thần đạo hay Cơ Đốc giáo thì không mang. Nếu công ty hay địa phương có thông lệ riêng thì hãy theo bên đó.

Chữ ghi mặt trước của phong bao phúng viếng thay đổi theo tôn giáo nên nhất định phải xác nhận trước. Theo nghi thức Phật giáo thì gokouden (御香典) hay gokouryou (御香料) dùng được rộng rãi; theo Thần đạo thì dùng gotamagushiryou (御玉串料) hay gosakakiryou (御榊料); theo Cơ Đốc giáo thì dùng gohanaryou (御花料). Goreizen (御霊前) thường được dùng ở lễ canh thức và tang lễ theo Phật giáo; mặt khác, với phái Tịnh độ Chân tông thì người ta giải thích rằng do giáo lý cho rằng qua đời là lập tức thành Phật nên dùng gobutsuzen (御仏前). Khi không rõ tông phái thì chọn chữ ghi mặt trước an toàn như gokouden, hoặc hỏi phía tang gia hay nhà tang lễ là chắc nhất. Chữ ghi mặt trước có tục lệ viết bằng mực nhạt.

Phong bao phúng viếng thì dùng mizuhiki thắt nút chết musubikiri, và không gắn noshi vốn là dấu hiệu của việc mừng. Với tiền cho vào bên trong, trái ngược với tiền mới tinh của việc mừng, người ta không dùng tiền mới để tránh gây ấn tượng rằng mình đã chuẩn bị sẵn vì đoán trước điều bất hạnh; và có thông lệ là nếu trong tay chỉ có tiền mới thì gấp cho có nếp một lần rồi mới cho vào. Fukusa thì chọn gam màu lạnh. Ở quầy tiếp nhận thì lấy ra khỏi fukusa, nói lời chia buồn rồi trao bằng hai tay sao cho mặt trước hướng về phía người nhận. Mức tham khảo về số tiền và các phép tắc chi li thì thay đổi tùy vùng miền và tùy mối quan hệ, nên nếu trong công ty có tiền lệ thì hãy xác nhận.

Về cách dùng từ, hãy dùng những câu khuôn mẫu như "Kono tabi wa goshuushou-sama de gozaimasu" (xin chia buồn cùng gia quyến), "Kokoro yori okuyami moushiagemasu" (tôi thành thật chia buồn), và không hỏi nguyên nhân qua đời hay nói chuyện dài dòng. Những từ lặp như kasanegasane, tabitabi, kaesugaesu, masumasu gợi liên tưởng tới việc điều bất hạnh lặp lại nên bị tránh như những từ kiêng kỵ. Những cách nói như "Gomeifuku o oinori shimasu" (cầu cho vong linh siêu thoát), kuyou (cúng dường), joubutsu (thành Phật) là từ ngữ nhà Phật, nên không dùng ở nơi hành lễ theo Thần đạo hay Cơ Đốc giáo. Khi không dự được thì hãy sắp xếp gửi điện chia buồn sao cho kịp lễ canh thức hoặc lễ tiễn biệt, gửi tới nhà tang lễ và đề tên tang chủ.

Ochuugen (お中元) và oseibo (お歳暮) là lời chào theo mùa để bày tỏ lòng biết ơn thường ngày, chứ không phải quà mừng. Mizuhiki thì dùng choumusubi vì đây là chuyện lặp lại hằng năm, và chữ ghi mặt trước là gochuugen (御中元), goseibo (御歳暮). Thời điểm tặng có sự khác biệt theo vùng miền: ochuugen thì đại khái từ đầu tháng 7 tới khoảng giữa tháng, có vùng thì tới khoảng giữa tháng 8; oseibo thì từ đầu tháng 12 tới khoảng ngày 20. Quá thời điểm thì đổi chữ ghi mặt trước: ochuugen thì cho tới tiết Lập thu là shochuu-omimai (暑中御見舞), qua Lập thu thì là zansho-omimai (残暑御見舞); oseibo thì sang năm mới cho tới hết matsunouchi là gonenga (御年賀), sau đó là kanchuu-omimai (寒中御見舞). Với người bề trên thì cũng có khi dùng shochuu-oukagai (暑中御伺), zansho-oukagai (残暑御伺). Vì không phải quà mừng nên người ta cho rằng tặng cho cả người đang có tang cũng được, nhưng hãy tránh mizuhiki đỏ trắng, thông thường thì dùng thẻ giấy trơn không hoa văn.

Trình tự sắp xếp gửi điện chia buồn
1. Xác nhận ngày giờ và địa điểm của lễ canh thức và lễ tiễn biệt
2. Tính ngược ra thời điểm kịp một trong hai lễ rồi đăng ký gửi
3. Nơi nhận là nhà tang lễ, tên người nhận là họ tên đầy đủ của tang chủ
4. Nếu không rõ tang chủ thì thêm chữ "go-izoku-sama" (kính gửi tang quyến) sau tên người đã khuất
5. Loại bỏ khỏi nội dung những từ lặp và những từ không hợp tôn giáo
6. Phần người gửi thì ghi tên công ty, tên phòng ban và họ tên

Tsuya (通夜, lễ canh thức)

Nghi lễ tiến hành trước tang lễ. Vì mang tính chất vội vã chạy tới nên người ta cho rằng mặc thường phục màu trầm cũng không sao.

Gotamagushiryou (御玉串料)

Chữ ghi mặt trước dùng trong tang lễ theo Thần đạo. Gosakakiryou cũng được dùng. Ở nơi hành lễ Thần đạo thì không dùng chuỗi hạt juzu.

Gohanaryou (御花料)

Chữ ghi mặt trước dùng trong tang lễ theo Cơ Đốc giáo. Không dùng những từ nhà Phật như meifuku hay kuyou.

Từ kiêng kỵ (忌み言葉, imikotoba)

Những từ bị tránh trong việc tang vì gợi liên tưởng tới việc điều bất hạnh lặp lại, như kasanegasane, tabitabi, kaesugaesu.

Điện chia buồn (弔電, chouden)

Bức điện chia buồn gửi khi không dự được. Sắp xếp gửi tới nhà tang lễ và đề tên tang chủ, sao cho kịp lễ canh thức hoặc lễ tiễn biệt.

Kanchuu-omimai (寒中御見舞)

Chữ ghi mặt trước khi tặng sau khi đã qua matsunouchi. Sang năm mới cho tới hết matsunouchi thì dùng gonenga.

※ Không có quy định pháp lý nào về việc này. Đây là bản tổng hợp các thông lệ kinh doanh được thừa nhận rộng rãi